秘书任职资格标准秘书.docx
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秘书任职资格标准秘书
秘书任职资格标准(分级标准)
职位名称
秘书
职类
职能类
职位代码
职种
秘书
职位概要
对机构或领导工作的有效开展承担服务、支持、参谋职责。
职位等级(5级)
初级秘书、中级秘书、高级秘书、副主任秘书、主任秘书
主要分布部门
集团董事长办公室,集团总裁办公室,企业办公室
包含二级职位
文稿秘书、商务秘书、公务秘书
基本任职条件
文化程度
本科以上
专业要求
经济类、管理类、文秘类等专业。
性格特征
外向、开朗、热情、严谨
基本素质
●廉洁自律、诚实守信;
●服务意识及保密意识强;
●有很好的心理承受能力与毅力;
●有奉献精神,能承受工作时间的不固定性。
第1级:
初级秘书
一、角色定义
●具有本领域内基本的专业知识和技能。
了解本领域内的相关规范及企业的规章制度。
●能够在他人指导下开展信息处理、文件处理、接待、行政管理、会议安排等简单例行的秘书工作。
二、职业发展
中级秘书
三、行为标准
行为模块
行为要项
行为标准
1行政管理
1.1信息处理
●能大致判断电话、信函、口头、文件信息并做出恰当处理。
●将信息筛选、分析的结果及时上报主管。
1.2公文管理
●公文的收发与登记。
●按流程流转公文。
●将必要的公文存档。
1.3档案管理
●在指导下对档案分类。
●对分类档案定期与不定期整理、存档或存放。
1.4接待管理
●接待文明有礼,问明来意,汇报主管。
●做好接待相关服务工作。
1.5会议管理
●安排会前准备、会场布置工作。
●做好必要的会议服务。
●做好会议记录。
●做好会议后续工作。
1.6事务管理
●完成领导交办的事务性工作。
●协助做好后勤保障事务。
●做好会议及会议室服务工作。
2文稿撰写
信函起草
●协助起草基本的商务信函。
四、经验与成果
●一年以上企业相关工作经验,半年以上秘书或相关职位工作经验。
五、必备知识
●了解企业发展史、企业品牌和企业文化。
●熟悉企业规章制度及业务流程。
●了解基本的文书写作知识。
●了解基本的档案管理知识。
●掌握必要的商务礼仪知识。
●具备基本的管理学知识。
●掌握必要的现代化办公设备操作知识。
六、技能要求
●能够熟练操作常用办公软件。
●拥有良好的口头表达能力。
●具备一定的行政管理能力。
●具备基本的文稿撰写能力。
第2级:
中级秘书
一、角色定义
●具有本领域内相当的专业知识和技能。
正确理解秘书岗位要求,准确执行相关工作,能够发现一般问题。
●能够独立开展信息处理、文件处理、接待、行政管理、会议安排等简单例行的秘书工作;能够在指导下开展文稿撰写、公关关系协调等工作。
二、职业发展
高级秘书
三、行为标准
行为模块
行为要项
行为标准
1行政管理
1.1信息处理
●能妥善处理绝大部分电话、信函、口头与文件信息。
●将信息处理意见或结果及时上报主管并适时与他人进行沟通交流。
1.2公文管理
●负责处理日常公文。
●流转领导审批文件。
●对领导审批文件进行预审,汇报重要文件内容,将审批意见及原文件快速反馈。
●妥善处理领导审阅文件。
1.3档案管理
●合理进行档案分类。
●能对分类档案妥善处理和保存。
1.4接待管理
●能独立完成日常接待活动,衔接各接待流程。
●协助做好记录、服务、订餐、礼品、送客等延续性工作。
1.5会议管理
●会议组织。
●安排会前准备、会场布置工作。
●做好必要的会议服务。
●做好会议记录。
●做好会议后续工作。
1.6事务管理
●完成领导交办的事务性工作。
●安排后勤保障事务。
1.7领导日程安排
●协助完成领导日程表,及时与其它人员沟通信息。
●根据日程表协助领导妥善安排、增减相关工作。
2文稿撰写
2.1领导讲话整理
●准确记录,协助做好领导讲话整理。
2.2会议纪要撰写
●准确记录,协助完成专题会议纪要撰写。
2.3信函起草
●起草基本的商务和公务信函。
3.公共关系协调
3.1协助领导协调新闻媒体关系
●配合做好新闻媒体接待、采访、关系维护等相关工作。
3.2领导社会关系资源管理
●更新领导名片数据库。
●做好领导社会关系资源维护的服务性工作。
4.领导指示督办
督办领导的各项指示
●调查领导需要了解的情况,准确汇报。
●将领导指示下传,及时、双向反馈事件进展或处理结果。
●执行领导交办的任务。
5.决策支持
专题调研
●参与部分专项课题研究。
四、经验与成果
●两年以上企业相关工作经验,一年以上秘书工作经验。
五、必备知识
●熟悉企业发展史、企业品牌和企业文化。
●掌握文书写作知识。
●具备档案管理知识。
六、技能要求
●具备分析问题、解决问题的能力。
●具备一定的文稿撰写能力。
●具备一定的公共关系协调能力。
●能够开展相关的调查与研究工作。
●具备一定的情报收集能力。
第3级:
高级秘书
一、角色定义
●熟练掌握秘书的基本知识和行为技能,对相关领域的知识有相当的了解。
能够发现本领域和业务流程中的重大问题,并提出合理有效的解决方案。
●能够独立、熟练地完成秘书的大多数工作任务;成为领导参谋;能有效指导他人的日常工作。
二、职业发展
副主任秘书
三、行为标准
行为模块
行为要项
行为标准
1行政管理
1.1信息处理
●掌握各类信息,对信息筛选、分析后妥善处理,通报重要信息。
1.2公文管理
●提出公文处理意见。
●及时掌握公文及文件处理情况。
1.3档案管理
●——
1.4接待管理
●接待活动策划。
●接待活动组织及接待人员安排。
●有效指导他人衔接接待环节。
1.5会议管理
●会议组织。
●会议材料准备。
●会场控制。
1.6事务管理
●——
1.7领导日程安排
●负责安排领导日程表,及时与其它人员沟通信息。
2文稿撰写
2.1领导讲话整理
●准确记录,做好领导讲话整理。
2.2领导讲话撰写
●起草领导在不同活动中的讲话稿。
2.3会议纪要撰写
●准确记录,完成会议纪要撰写。
2.4信函起草
●起草必要的商务和公务信函。
3.公共关系协调
3.1协助领导维护各级党委政府高端公共关系
●协助领导维护各级党委政府高端公共关系,做好走访、接待、回访等工作。
3.2协助领导协调新闻媒体关系
●新闻媒体事件策划。
●领导采访活动的协调。
●采访主题确认及内容准备。
●新闻媒体关系建立及维护。
3.3协助领导协调社会公众组织
●与协会、高校、社区等社会公众组织的关系建立及有效维护。
3.4协助领导维护政府职能部门高端公共关系
●协助领导维护政府职能部门高端公共关系,做好走访、接待、回访等工作。
3.5领导社会关系资源管理
●协调领导各类社会活动。
●领导社会资源的维护。
3.6危机公关
●对恶意破坏或是突发特殊事件给领导或企业造成的危机,采取一系列自救措施,消除影响、恢复形象。
4.领导指示督办
督办领导的各项指示
●调查领导需要了解的情况,及时、准确汇报。
●将领导指示下传,及时、双向反馈事件进展或处理结果。
●执行领导交办的任务。
●督办领导交办他人执行的任务。
5.决策支持
5.1专题调研
●参与必要的专项课题研究,参与调研报告撰写。
5.2情报信息收集
●收集国家政治、经济、文化宏观信息,为领导决策提供参考依据。
四、经验与成果
●两年以上秘书工作经验。
五、必备知识
●熟悉企业发展史、企业品牌和企业文化。
●熟悉企业规章制度及业务流程。
●具备新闻写作、文字构架知识。
●熟悉商务关系管理。
●具备必要的公共关系管理知识。
●具备基本的管理学知识。
六、技能要求
●较强的分析问题、解决问题能力。
●具备良好的文稿撰写能力。
●能够综合协调公司内外关系。
●较强的公关技能和策划能力。
●能够开展相关的调查与研究工作。
●具备良好的情报收集能力。
第4级:
副主任秘书
一、角色定义
●具有精通的、全面的专业知识和技能。
能基本解决秘书岗位职责内遇到的复杂、重大性问题。
●领导参谋,并可有效指导他人工作。
二、职业发展
主任秘书
三、行为标准
行为模块
行为要项
行为标准
1行政管理
1.1信息处理
●——
1.2公文管理
●——
1.3档案管理
●——
1.4接待管理
●——
1.5会议管理
●——
1.6事务管理
●——
1.7领导日程安排
●——
2文稿撰写
2.1领导讲话整理
●审核领导讲话整理。
2.2领导讲话撰写
●撰写并审核领导在重要活动中的讲话稿。
2.3会议纪要撰写
●撰写并审核会议纪要。
2.4信函起草
●审核商务和公务信函。
3.公共关系协调
3.1协助领导维护各级党委政府高端公共关系
●——
3.2协助领导协调新闻媒体关系
●——
3.3协助领导协调社会公众组织
●——
3.4协助领导维护政府职能部门高端公共关系
●——
3.5领导社会关系资源管理
●——
3.6危机公关
●——
4.领导指示督办
督办领导的各项指示
●——
5.决策支持
5.1专题调研
●负责领导指定的专项课题研究,形成调研报告。
5.2情报信息收集
●——
四、经验与成果
●三年以上秘书工作经验。
五、必备知识
●精通企业发展史、企业品牌和企业文化。
●精通企业规章制度及业务流程。
●精通新闻写作、文字构架知识。
●掌握商务关系管理。
●掌握相当的管理学知识。
●具备公共关系管理知识。
六、技能要求
●较强的分析问题、解决问题能力。
●能够综合协调公司内外关系。
●具备很强的文稿撰写能力。
●拥有较强的公关技能和策划能力。
●具备较强的调查与研究能力。
●具备较强的情报收集能力。
第5级:
主任秘书
一、角色定义
●精通专业知识。
可以承担重大事件的策划、组织,承担重大项目运作。
●领导参谋;可独立指导整个秘书部门的有效运作。
二、职业发展
三、行为标准
行为模块
行为要项
行为标准
1行政管理
1.1信息处理
●——
1.2公文管理
●——
1.3档案管理
●——
1.4接待管理
●——
1.5会议管理
●——
1.6事务管理
●——
1.7领导日程安排
●——
2文稿撰写
2.1领导讲话整理
●——
2.2领导讲话撰写
●——
2.3会议纪要撰写
●——
2.4信函起草
●——
3.公共关系协调
3.1协助领导维护各级党委政府高端公共关系
●——
3.2协助领导协调新闻媒体关系
●——
3.3协助领导协调社会公众组织
●——
3.4协助领导维护政府职能部门高端公共关系
●——
3.5领导社会关系资源管理
●——
3.6危机公关
●——
4.领导指示督办
督办领导的各项指示
●——
5.决策支持
5.1专题调研
●——
5.2情报信息收集
●——
四、经验与成果
●五年以上秘书工作经验。
五、必备知识
●精通新闻写作、文字构架知识。
●精通商务关系管理。
●具备丰富的管理学知识。
●精通公共关系管理。
六、技能要求
●极强的分析问题、解决问题能力。
●具备很强的文稿撰写能力。
●能够综合协调公司内外关系。
●拥有很强的公关技能和策划能力。
●具备很强的调查与研究能力。
●具备较强的情报收集能力。
注:
表格里的“——”表示该项与前一级要求相同,参照前一级。
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- 秘书 任职 资格 标准