行政管理制度 V11.docx
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行政管理制度 V11.docx
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行政管理制度V11
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目录1
第二章行政管理4
一、考勤4
1、考勤管理规定目的4
2、适用范围4
3、考勤4
4、缺勤5
5、请假:
5
6、外派人员考勤及请假:
6
1)病假.事假按实际请假时间计算,最小请假单位为1小时;6
2)带薪休假的最小请假单位为1小时,不足1小时按1小时计算;7
3)婚假.男员工陪产假的最小请假单位为1天;7
7、各类休假:
7
a)审批7
c)连续病假2个工作日(含)以上的由部门/地区经理签批;7
c)产假工资8
其它产假期间的工资为个人基本工资的100%;8
e)审批9
8、加班:
9
9、考勤相关文档10
二、环境管理(保洁)11
1、目的:
11
2、适用范围11
3、公共场所管理11
4、办公场所管理12
四、资产管理13
1、目的13
2、资产定义13
3、年度预算及季度计划13
4、资产申请及采购14
5、验收14
6、报销建帐14
7、资产日常管理16
8、资产核查16
9、资产损坏和丢失17
10、资产报废及销帐17
11、资产管理相关文档17
五、安全管理17
1、目的17
2、职责17
3、安全保全措施18
6、非生产性采购管理规定20
目的:
20
7、适用范围21
8、采购管理通则21
9、采购流程控制环节:
21
10、违反采购流程(Bypass)处罚:
22
十一、印章管理23
1、印章管理规定目的23
规范公司用章,规范公司对外形象23
2、适用范围23
3、相关人员职责:
23
4、印章管理24
5、印章的刻制、换发和缴销26
6、其他27
十二、差旅管理规定35
1、目的:
35
2、适用范围:
35
3、差旅费用支出及报销原则:
35
十三、公司奖惩制度37
1、目的37
2、管理总则37
3、被处罚的行为37
4、处罚等级及流程38
5、审批权限39
8、通用奖惩条例39
9、常规业务规则奖惩条例:
39
10、专项奖惩条例40
11、诚信惩罚条例40
十四、合同及合同编号管理41
1、合同操作指南41
2、合同编号管理规范目的46
3、适用范围46
1、合同编号规则:
46
十六、文件管理制度48
十七、保密管理48
1、保密管理规定目的:
48
2、适用范围:
48
3、保密定义及范围:
48
4、保密行为规范:
49
5、相关责任人、责任部门及其职责:
50
6、奖励、处罚:
51
第二章行政管理
一、考勤
1、考勤管理规定目的
为了加强管理,严格执行公司工作纪律,结合各地区实际业务情况,特制定本管理规定。
2、适用范围
本规定适用于全体源泰试用、正式、实习人员。
临时人员考勤另行规定。
3、考勤
1)工作时间:
周一至周五:
8:
30-12:
00;上午
13:
30-17:
30。
下午
周六:
9:
00-12:
00上午
13:
30-17:
00下午
1)填写《考勤说明条》的原则:
a)公司实行人工考勤。
由人力资源部指定专人进行考勤管理。
b)员工上班期间外出的,必须向直接上级说明。
在次日须如实提交《考勤说明条》。
c)为及时统计出勤情况并参与工资核算,应在缺勤发生2个工作日内提交《考勤说明条》,考勤说明条未在事后一周内补写者,将给予10元/人次的罚款。
当月累计3次以上(含3次),按每次30元罚款(如:
累计5次,罚款150元)。
d)伪造《考勤说明条》是违反诚信原则的行为,一旦发现并确认属实,当事人将受到包括解除劳动合同在内的处理;
4、缺勤
1)缺勤定义及扣款
a)晚于规定的上班时间10分钟以上的记为“迟到”;早于规定的工作时间10分钟以上的离岗记为“早退”。
b)迟到、早退在30分钟内的,按照30元/人次罚款。
当月累计3次以上(含3次),按每次50元罚款(如:
累计3次,罚款150元)。
c)迟到、早退,考勤员必须填写考勤说明条(对于迟到、早退的全部时间给予说明),按照未说明缺勤处理。
2)未说明缺勤
a)迟到、早退且未在规定时间内提交考勤说明,按照未说明缺勤处理;
b)未说明缺勤扣款(最小单位为1小时,不足1小时按照1小时处理)
c)未说明缺勤扣款=月工资/当月应出勤天数/8*缺勤时数
3)旷工
a)未经上级批准(具审批权限的)不上班为旷工。
部门发现员工旷工后,由直接上级以填写考勤说明条及时通知考勤员,遇有连续旷工3个工作日等情节严重的,应以书面形式通知人力资源部,以便及时做出处罚决定。
b)扣款
c)旷工扣款=未说明缺勤扣款*3
d)处罚:
连续旷工3个工作日或一年内累计旷工5个工作日者,公司有权对其做出包括解除劳动合同关系在内的处罚决定。
5、请假:
1)请假原则:
a)休假需事前申请,经批准后执行;遇紧急事件不能事前申请的,需及时告知直接上级。
2)请假程序:
a)员工休假前先提交休假申请,经直接上级(具审批权限的)批复,在收到经签批的书面考勤条后方可休假;
b)如遇紧急性事件而缺勤的,必须尽快以电话或其它方式告知直接上级,说明情况及可能所需的休假时间,返岗后第一个工作日内补交考勤说明。
3)请假细则:
a)请假、休假凡超过3天的,需提前一周填写《休假审批单》(见附件1),书面报部门/地区经理审批,签字后的《休假审批单》交人力资源部备案后,方可休假;
b)请假、休假超过一周的,提前半个月填写《休假审批单》,(见附件1),书面报部门/地区经理审核,总经理审批签字后的《休假审批单》交HR备案后,方可休假;
c)请假、休假原则上不允许与其他假日连休,特殊情况的,报上级审批,同意连休的,最长一次性休假、请假也不得超过15自然日;
d)项目人员由于存在工作的特殊性,要求请假1天(可预见)即需要提前一周申请,休假3天要提前半个月申请,并且最长一次性请、休假不得超过1周,以适应项目的运作需要;
e)所有人在休假期间,必须保持通讯和邮件畅通,如果业务需要,必须按照要求提前终止假期,或暂停所有休假申请,以上级要求为准。
f)未得到书面确认,或未按照要求执行,擅自离岗按旷工处理。
6、外派人员考勤及请假:
外派人员考勤.请假等均需遵守工作地的规定,并由当地统计考勤;
外派人员在外派期间发生的病假、事假、生育产假、迟到、未说明缺勤、旷工等,工资扣款与当地员工一致;
除工资扣款外,外派人员外派期间请事假,事假当日不享受外派津贴。
请假单位:
1)病假.事假按实际请假时间计算,最小请假单位为1小时;
带薪休假的最小请假单位为1小时,不足1小时按1小时计算;
婚假.男员工陪产假的最小请假单位为1天;
其他休假请假单位另见本规定中的相关说明。
7、各类休假:
1)法定休假日:
a)元旦(1天).春节(3天).清明节(1天).劳动节(1天).端午节(1天).中秋节(1天).国庆节(3天)为国家规定的法定休假日;根据当地政府规定和公司实际运营情况,公司将实时进行调整放假。
2)带薪休假:
a)参照带薪休假管理规定。
3)婚假:
a)员工在公司工作期间登记结婚,初婚可享受3个工作日的带薪婚假;初婚符合晚婚条件的员工(男25周岁以上,女23周岁以上)结婚,另外奖励7个工作日带薪婚假;
b)婚假应在婚姻登记后12个月内使用,逾期作废;如离职,未休婚假时数,不予补偿。
c)审批:
员工本人提出申请,由员工的直接上级(具审批权限的)签批。
第一次申请休婚假时需将结婚证复印件在考勤员处备案。
4)事假:
a)审批
b)连续事假2个工作日(含)以内由员工的直接上级(具审批权限的)签批;
c)连续事假2个工作日至5天(含)由部门/地区经理签批;
d)连续事假1个月以上,按员工自动离职处理,需办理离职手续(特殊情况需由人力资源部批准备案);
e)部门/地区经理应综合考虑员工本人要求和工作安排来审批事假。
f)扣款:
事假扣款=月工资/月应出勤天数/8*事假时数
5)病假:
a)审批
b)连续病假2(含)个工作日以上,应向签批人及考勤员出示医疗机构的病假证明;
c)连续病假2个工作日(含)以上的由部门/地区经理签批;
d)连续病假超过20个工作日,由部门/地区经理签批,如遇有重大疾病的需及时知会人力资源部。
e)病假扣款
f)年度累计病假在20(含)个工作日以内的:
1.病假扣款=月工资/月应出勤天数/8*病假时数*20%;
g)年度累计病假在20至60(含)个工作日的部分:
1.病假扣款=月工资/月应出勤天数/8*病假时数*40%;
h)年度累计病假在60至120(含)个工作日的部分:
1.病假扣款=月工资/月应出勤天数/8*病假时数*60%;
i)年度累计病假超过120个工作日的部分:
1.病假扣款=月工资/月应出勤天数/8*病假时数*80%;
j)病假工资低于当地最低工资标准的按最低工资标准支付。
6)女员工产假:
a)
a)产假原则:
公司的产假政策根据国家计划生育政策制定,以下休假天数为计划生育政策执行。
b)产假类别:
i.生育产假:
90天,难产增加15天;多胞胎生育的,每多生育一个婴儿,增加15天产假;已婚妇女年满24岁初育为晚育,增加30天晚育奖励假。
生育产假为日历天数,遇节假日不顺延。
ii.流产假:
已婚女员工怀孕不满4个月流产的,凭医院证明,给予15天的产假,最多不超过30天;怀孕4个月以上流产的,凭医院证明,给予42天产假;流产假为日历天数,遇节假日不顺延。
其它情况,按照病假处理。
iii.哺乳时间:
有不满一周岁婴儿的女员工(哺乳期),每天有两次哺乳时间,每次30分钟,可合并一次使用,不能延休。
多胞胎生育的,每多哺乳一个婴儿,每次增加30分钟。
iv.节育手术:
执行政府计划生育政策做节育手术的,凭医疗机构证明享受政府规定的休假。
c)产假工资
女员工因参加产前检查及哺乳休假的,视同其正常劳动支付工资;
其它产假期间的工资为个人基本工资的100%;
个人基本工资如低于当地最低工资标准的,按最低工资标准发放。
d)填写“考勤说明条“时应在“备注”中注明产假类别。
e)审批
f)生育产假应一次休完。
休产假最早可在产前15天开始。
由部门/地区经理根据本人申请进行签批,并将产假证明交考勤员备案。
7)男员工陪产假:
a)陪产假原则:
给予配偶生育期间的男员工5个工作日的陪产假,陪产假期间视同其正常劳动支付工资;
b)审批:
陪产假在配偶生育产假期间休完,过期作废。
由部门/地区经理根据本人申请进行签批,第一次申请时需将《出生医学证明》复印件交考勤员备案。
8)丧假:
a)员工的直系亲属(父母.配偶.子女.配偶父母)去世时,有3个工作日带薪丧假,如需到外地奔丧则享有带薪路程假(以实际路程车票/机票时间为准);
b)审批:
丧假一次休完,由部门/地区经理根据员工申请进行签批。
8、加班:
1)加班定义:
a)指因业务需要,经部门/地区经理签字批准,由上级安排员工在标准工作时间以外工作的情况。
以下情况不计入加班:
b)对于出差以及参加基于提升个人能力或增进团队成员间相互了解的培训、活动及会议等情况。
c)因常规的目标任务没有达成,需要延长工作时间的。
2)加班原则:
a)每个岗位应对自己的工作目标与结果负责,不断提高工作效率,在工作时间内积极完成本职工作,不提倡加班。
b)对于非常规性的紧急任务或其它特殊情况,必须通过加班才能完成的,方可申请加班。
c)加班需事前申报计划,说明加班事由.所需时间及人数,经部门/地区经理签字批准。
d)如遇有突发性事件需加班的,应及时告知部门/地区经理,并在事后5个工作日内报部门/地区经理审批。
e)经批准后的加班人员,加班时必须在《加班登记表》上登记,作为实际加班出勤的记录。
3)加班审批程序:
a)加班计划申报:
由员工填写《加班计划表》,提前3个工作日(紧急情况除外)报部门/地区经理审批。
b)审批:
部门/地区经理对加班计划的必要性.合理性进行审批,对加班较多的处或岗,应进行工作量、效率、人岗配置等方面的分析与改善。
c)计划执行与备案:
依据批准后的加班计划安排人员加班;经批准的加班计划,应及时递交当地考勤员备案。
4)加班时数统计:
a)加班最小单位为1小时。
b)实际加班时数小于批准时数的,按实际时数计算;大于批准时数的,经地区经理批准后,按实际时数计算,否则按批准时数计算。
5)加班报酬:
a)员工按照批准的加班计划加班后,部门/地区经理应在2个月内为员工安排同等时间的补休。
b)超过2个月没有安排补休的,应以基本工资为基数支付加班工资:
c)延长工作时间的,按150%支付加班工资。
d)在超过工作时间安排加班的,优先享受同等时间的补休,员工休假必须优先冲减加班补休时间,不能补休的按200%支付加班工资。
e)在法定休假日安排加班的,按300%支付加班工资。
解释权限:
本规定由人力资源部负责解释。
9、考勤相关文档
二、环境管理(保洁)
1、目的:
维护良好的环境不仅仅能够使客户获得满意的的服务,同时也为内部员工提供了工作的优良场所并获得宽松、愉快的心情。
2、适用范围
本规定适用于公司所有部门。
3、公共场所管理
公共场所是指各办公地点办公区过道、走廊、卫生间等共同使用的区域。
1)公共场所环境卫生责任人
2)公共场所环境卫生责任人对环境卫生负有全面责任的人员。
a)设有勤杂员的部门/地区,勤杂员为公共区域环境卫生的责任人。
b)未设勤杂员的部门/地区,实行值日制度,每日全体员工分组负责公共场所的环境卫生进行部门/地区内的卫生清洁,当日值日员工为公共场所环境卫生的责任人。
3)卫生责任人的主要工作
a)清扫地面,擦拭地面、桌面、设备、形象墙、背景板、信息栏、白板等。
b)整理公共场所的物品,如报架、桌面、窗台等。
c)负责垃圾的清理。
d)监督检查部门/地区整体的卫生状况。
e)开关公共区域、设施的电源。
f)部门/地区负责人认为应由卫生责任人承担的其他任务。
4)公共场所的环境维护和保持
a)严禁公共场所、家具、设备上乱写、乱画、乱刻、乱贴,保持公共场所的家具、设备的整洁。
b)将废纸、废物入篓,剩水、剩茶倒入指定地点,保持地面整洁。
c)在信息栏发布信息避免随意张贴。
d)保持卫生间的卫生及时冲洗。
e)保持报架整齐有序,避免随处乱放。
f)公共场所不得放与工作无关的物品,如员工水杯、饭盒、食品、衣物等。
g)将有毒有害废弃物(硒鼓、墨盒、电池、签字笔芯、涂改液、光盘、磁盘等)统一回收处理。
4、办公场所管理
办公场所是指各部门/地区公共场所以外的区域,包括个人的办公位、备件库等。
1)办公场所环境卫生责任人
各办公位的使用人均为各责任人,备件库的责任人为备件管理员。
2)办公场所的环境维护和保持
a)保持个人办公区域卫生,办公桌椅、计算机表面、电话机等物品上避免有尘土并且摆放合理整齐,地面不得有纸屑、废物。
b)个人办公区域不得张贴资料。
c)办公区内不得堆放资料、纸箱等物品,以上物品在个人办公区域确实无法保存的,应在各部门/地区负责人同意的区域存放。
d)下班离开前,应将台面的物品归位,锁好贵重物品和重要文件,关闭所用计算机的电源,若最后离开者应负责关好电灯、门窗及室内总闸。
e)客户和外来人员一般不得进入办公区域,会客接待必须安排在洽谈区域。
3)无论在公共区域和办公区域,均应遵守如下规定
a)严禁在上班时间扎堆、聊天、大声喧哗。
b)严禁在上班时间和客户面前吃东西。
c)保持桌面整洁,严禁桌面上放置与工作无关的报刊杂务。
四、资产管理
1、目的
规范源泰公司资产管理,加强成本控制,保障资产安全,提高资产利用率,发挥资产最大功效。
2、资产定义
资产:
是指在使用过程中保持原有实物形态,使用期限在一年以上的,生产经营用或非生产经营用的设备及物品。
在此资产包括固定资产和低值易耗品。
固定资产:
固定资产是指单位价值在2000元以上,并在使用过程中始终保持其原有实物形态的劳动资料和其他物质资料。
低值易耗品:
是指单位价值在2000元以下的非一次性消耗物品。
其价值一次性记入当期费用。
IT资产:
IT资产包括一切与信息技术相关的硬件与软件产品。
详细分类如下表:
IT资产类别
设备分类
硬
件
计算机设备
台式机,笔记本,服务器及其周边零部件。
主板、CPU、内存条、声卡、显卡、硬盘、键盘、鼠标、显示器、光驱、视频采集卡等
网络设备
路由器、交换机、防火墙、电话交换机、电话机
外设
打印机、传真机、复印机、扫描仪、电话会议设备。
其他
摄像机、网络检测设备。
相机
软
件
软件光盘介质及许可协议
各系统正版光盘及许可协议、序列号。
非IT资产:
除IT资产外的其他资产统称为非IT资产。
专用类资产:
指研发类及信息化专项类资产
3、年度预算及季度计划
1)每年2月-3月编制年度计划,年度开始前确定固资、低值易耗品的采购计划年度预算。
在预算和计划内的固资、低值易耗品可执行采购。
年度预算不能突破。
各部门/地区经理指定部门资产管理员填写《年度固定资产计划》,人力资源部进行汇总后就购置必要性及对经营损益的影响进行审核,转交财务进行审核后,报总经理审批后,完成后反馈。
2)季度计划:
每季末月按照公司统一的预算安排,各部门经理将下季度拟购置的资产按要求汇总,交给公司人力资源部。
每季末月20日前,人力资源部对各组织单位上报的季度计划进行初审,手签版和电子版报到财务部审核,总经理审批。
人力资源部开始执行步骤;
4、资产申请及采购
1)本年度除新建地区、新员工入职需求外,其他所有更新资产的需求,均本着“先出后入”的原则(即,先执行完资产报废流程,再申请新资产)
2)所有审批单上均要有部门资产管理员及地区/部门经理签字,且必须在预算内申请,如有预算内调整请明示被调整的预算内容
3)申请台式机时,请将显示器和主机分开填写
4)当同时申请低耗和固资时,请将审批单分开填写(500元以下无需到总部申请;
5)当购置单价超过5000元(含),或者在同一供应商处一次性采购超过5000元(含)时,要签订采购合同(对于厂商已有公开的明确的售后服务承诺保证、或售后服务承诺保证已在总的框架协议中明确的产品采购可不签合同),合同须经总经理办公室审核
5、验收
各组织单位资产管理员和资产使用人、供应商依据合同规定的验收标准,在验收日内共同验收完毕,并在《固定资产/低值易耗品收货单》上签字确认。
要点:
验收人员不能是采购人员,必须有资产责任人的签字;
6、报销建帐
1)报销单价小于500元(不含)的,经验收后,由各组织单位负责人、资产管理员审批签字在部门内直接报销低值易耗品及摊销。
各资产管理员自行进行建账管理、维护并进行日常管理;
2)单价超过500元(含)的,各组织单位将《报销单》、发票、《采购审批单》、《固定资产及低值易耗品收货单》给财务部,按照签字权规定总经理签批后,拿到总部建账并报销,款项由总部直接汇给报销单上所列的供应商。
由财务建立资产帐,人力资源部创建资产编号、维护并进行日常管理。
3)关于发票
a)由于可以抵税,尽量开具增值税专用发票,500元以上需要在总部报销建帐管理的低耗\固资,发票抬头为“河北源泰文化传播有限公司”
b)低耗和固资分别开具发票报销(即,500元-2000元一张发票;2000元以上一张发票)
c)发票内容必须与收货单上所有信息一致,且必须标明名称、品牌、型号、单价、数量、总金额。
4)使用职责
a)资产使用人/挂账人(指资产建账时登记的挂账人):
b)对名下资产负有保管职责,主要包括:
保证资产完整、安全,日常注意维护保养,不得私自拆卸资产部件,不得私自变更资产配置及资产标签。
资产转移(包括调岗、离岗)需及时办理调拨手续;发现丢失、损坏时,及时向资产管理员申报。
c)资产使用部门(指各组织单位):
i.负责部门资产的完整性和合理使用,不得擅自出售、转让或挪作他用,杜绝闲置浪费。
定期盘点,并按照资产管理规定的要求及时提供相关信息。
ii.通过宣传教育增强部门员工资产管理意识,并协助、督促员工按制度流程操作。
iii.凡收受客户馈赠的固定资产(如仪器设备等),部门需在收到赠物后的两周内报总部财务部办理建账手续,零值入账。
7、资产日常管理
1)资产调拨
a)同一部门内使用人发生变化:
各资产管理员填写《固定资产变更调拨单》,经各组织单位负责人签字确认后留底。
各资产管理员进行记录变更。
b)资产所属成本中心或挂帐人发生变化:
办理调拨手续,由各地内勤填写《固定资产变更调拨单》,经各组织单位负责人签字确认后传真给总部资产管理员,总部资产管理员审核表格的填写是否规范、内容是否属实等,按照签字权规定签字确认后办理调拨手续。
。
2)资产维修
报修:
资产使用人向各资产管理员报修。
保内的各资产管理员负责联系找厂家维修;保外的各资产管理员负责联系授权维修机构维修进行维修。
费用审批:
各地区资产保外维修涉及维修费用经部门经理签字确认同意维修费用后,总经理审批,各地资产管理员依据维修发票进行报销。
8、资产核查
1)每年8月,开展资产核查,总部提供截至到7月的资产数据;
2)各组织单位资产管理员负责组织资产核查,把实物与数据核对;
3)核查结果提交核查报告,邮寄到总部,内容包括:
核查结果描述;
责任人、使用人签字的资产清单;
不相符的资产及不相符的原因书面说明。
4)需要时总部派人参与各组织单位的资产核查,不定期对各组织单位的资产管理情况抽查;
9、资产损坏和丢失
1)责任人在两周内填写《资产丢失申报表》,详述丢失时间、地点、原因并附报案证明材料,人力资源部核实确认后签字。
2)总部资产管理员接到《资产丢失申报表》及相关附件后,鉴定丢失责任,根据赔偿原则给予处理建议,由人力资源部审批。
3)总部资产管理员负责归档保管相关文件,将复印件反馈申报部门,并于月底汇总后,交财务部执行扣款手续。
4)赔偿原则参见《源泰资产管理规定(暂行)》。
10、资产报废及销帐
11、资产管理相关文档
五、安全管理
1、目的
人员安全是一个首要的、也是最重要的问题。
我们要对客户及员工的安全负责。
对员工来说,安全体现在他们每天的工作中。
对管理层来说,安全就是他们对每名员工和客户应承担的承诺。
“不安全状况”是指任何会造成(或是潜在地造成)客户或员工受伤的状况。
2、职责
1)管理层在安全方面的职责
a)尽管安全与每个人息息相关,你的直接参与也是十分重要的。
最安全的部门通常是良好地执行了安全计划。
这就意味着应由表现优秀的人员来担任执行此项工作的负责人。
安全执行人应由管理层人员担任。
b)安全计划的执行人,应定期与管理层和员工开会。
在会议中,他们应针对有关安全的议题进行介绍或评估。
此议题应与部门最近发生的事故或一个新的安全程序有关。
这些会议的举行,可以显示出部门执行安全计划的决心。
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