职能职责流程图.docx
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职能职责流程图
尚蛙网络科技(江苏)有限公司
文件名称
部门职能、职责、流程手册
文件编号
A-2-013
版本
1.2
制订部门
管理中心
制订日期
2013/1/1
页次
1OF82
目录
目录1
1.0前言4
1.1各部门负责人的树型图4
2.0企业管理委员会职能5
3.0各部门负责人职责6
3.1总经理主要职责6
3.2市场部总监主要职责6
3.3运营部总监主要职责7
3.4技术部总监主要职责7
3.5人力资源部总监主要职责7
3.6产品部总监主要职责8
3.7营销部部总监主要职责8
4.0管理中心行政部职能9
4.1行政部主要职责9
4.2前台文员岗位职责9
4.3行政办事员岗位职责10
4.4办公设备维修程序10
4.5文具申购程序11
4.6办公室管理规定11
4.7会议室管理规定13
4.8空调使用管理规定13
5.0人力资源部职能14
5.1主要职责14
5.2培训总监职责14
5.3人事文员职责14
5.4新进人员报到程序15
5.5尚蛙网络招聘现场训导新员工大纲15
5.6招聘程序17
5.7员工考核制度19
5.8员工工作效绩考核表20
6.0文控岗位职能24
7.0技术研发部岗位职能25
7.1技术部产品经理职责25
7.2技术人员职责25
7.3设计人员职责26
8.0市场部岗位职能27
8.1市场推广职责概述27
8.2网站推广岗位职责27
8.3网络运营岗位职责27
9.0产品部职能29
9.1产品部经理职责29
9.2行销科职责29
9.3行销科职责流程图30
9.4展览会指导书31
9.5产品部常用表格32
9.6客服科职责36
9.7客服科的奖惩管理36
9.8客服科工作流程37
10.0财务中心职能38
10.2总监管理会计职责38
10.3财务会计助理职责38
10.4管理会计助理职责38
10.5存货会计职责38
10.6存货会计助理职责38
10.7分公司存货会计职责39
10.8办事处核算会计职责39
10.9银行出纳职责39
10.10现金出纳职责39
10.11财务部付款程序39
10.12付款报销流程图40
10.13差旅费报销标准41
10.14财务中心送货/提货员岗位职责41
10.15财务常用表单42
10.16财务中心奖罚管理条例43
10.17尚蛙网络科技(江苏)有限公司财务管理制度(见附件)。
43
尚蛙网络科技(江苏)有限公司55
固定资产购置审批表56
合同审批表57
10.18内部审计制度58
11.0营销中心职责62
11.1营销中心监理职责62
11.2电话业务部职责62
11.3国际业务部职责62
11.4大客户部职责62
11.5营销中心助理职责63
11.6销售人员职责64
11.7营销中心常用表单65
12.0运营部职能79
12.1运营副总裁职责:
79
12.2网站运营总监的职责79
12.3《VIPCLUB》杂志主编的职责79
12.4网站编辑职责79
12.5网络推广的职责80
12.6杂志编辑的职责80
12.7客户关系专员职责80
12.8网络运营岗位职责81
1.0前言
本手册是为了让公司每个员工、每个部门明确自己该做什么、不该做什么,如何做、做不好会有什么后果,目的是确保本公司的运作生命力和工作/生产效率随着产量、产品数量的变化而变化提高。
在本手册实施过程中,将会根据实施效果进行不同程度的修订。
原则上每三个月必须与企业的运作做一次比较,评估本手册的消极部分并进行修订,修订权在管理中心总监,并呈交总经理审核。
本手册由管理中心正、副总监负责落实并内审(内容包括:
ISO9000、5S、职能、职责、流程)。
1.1各部门负责人的树型图
2.0企业管理委员会职能
2.1企业管理委员会是以管理中心总监为常务负责人,以工作发展需求为目的而发起;
2.2企业管理委员会由常务负责人召集例会并确定会议议题,成员由各部门的中高级管理人员及指定的部分人员组成;
2.3企业管理委员会每周六下午5:
30以后总结本周工作计划并拟定下周工作计划;
2.4企业管理委员会在例会期间听取部门工作人员对企业综合管理方面的意见和建议,对各项管理制度和业务运作流程进行评估和评价;
2.5对公司职能运作进行改善和贯彻;
2.6不定期召开各部门人员会议或发调查问卷,对公司各种情况进行了解,并进行相应配合;
2.7对公司员工工作环境和生活环境优化;
2.8修正市场战略目标和公司工作内容,修正组织结构和各层次人员的数量及德才标准;
3.0各部门负责人职责
3.1总经理主要职责
3.1.1对于公司的发展方向、经营方针进行决策;
3.1.2随时或定期听取中高级管理人员的工作汇报,并保持对他们工作的指派和监察;
3.1.3具有对中高级管理人员的最终人事任免权以及各部门内部人事变动的监察权;
3.1.4对部门的合并、分解等结构方面的调整做最终决定;
3.1.5负责领导和监控财务中心、研发中心、制造中心、供应中心;
3.1.6总监公司的重大外交事务;
3.1.7协调各部门的运作关系;
3.1.8处理公司内外的重大突发性事件;
3.1.9调配全公司的资金运作;
3.1.10定期或不定期召开总经理办公会议;
3.1.11处理一些特殊订单(低价单、大客户、特殊行业用户、特殊行业的贸易);
3.1.12质量、消防、税务、计生、安全第一责任人;
3.1.13制定、颁布公司的质量方针和目标,并组织落实;
3.1.14主持管理评审、保证公司的质量体系持续有效运行;
3.1.15任命管理者代表,批准和发布实施质量手册;
3.1.16审核调整重要部门周工作计划;
3.1.17领导和监督大客户部运作;
3.1.18其他重大事务处理。
3.2市场部总监主要职责
3.2.1制定各分公司、办事处的市场信息反馈制度,收集市场信息,把握市场动态,并协调办事处、渠道及兼职之间的关系;
3.2.2完善渠道业绩考核规则,对市场人员的销售业绩进行综合评估确认,提高市场人员的销售积极性;
3.2.3制定用户产品报价,规划产品的市场定位,制定市场营销策略;
3.2.4提交用户产品开发计划,上交周六周工作计划总结会讨论;
3.2.5全公司合同审批,样品外放及货款回收管理;
3.2.6管理区域经理按公司规定做好所辖区域的工作;
3.2.7根据总经理办公会议的用户产品销售预测,编写市场运营计划书,计划分为年、季、月三种,并将计划书抄报总经理;
3.2.8总监国内大客户、国际和电话销售业务,并与制造中心进行协调,把大客户的销售需求纳入公司的生产计划;
3.2.9组织并参与行销策划宣传工作;
3.2.10根据与财务中心提交的报表,对市场人员的财务收支状况进行监督管理,对市场费用报销进行审批;
3.2.11及时召开新产品的行销和销售会议,与会对象为营销中心员工;
3.2.12召集市场会议,确定会议议题;
3.3运营部总监主要职责
3.3.1全面负责公司的运营事务;
3.3.2负责公司运营事务的对外接口和对内工作安排;
3.3.3处理公司日常运作中的突发事件,重大事件上报总经理;
3.3.4修订及执行公司战略规划及与网站日常营运作相关的制度体系、业务流程;;
3.3.5策划推进及组织协调公司重大运营计划、进行市场发展跟踪和策略调整;
3.3.6建立规范、高效的运营管理体系并优化完善;
3.3.7制定公司运营标准并监督实施;
3.3.8制定公司运营指标、年度发展计划,推动并确保营业指标的顺利完成;
3.3.9全面负责《VIPCLUB》杂志的编辑工作。
3.3.10策划每一期杂志的主题。
安排好各个栏目,组织编辑进行写作。
3.3.12组织杂志的文字编辑工作,对杂志的策划,采编,广告等进行详细的指导;
3.3.13对美术编辑的编辑效果进行控制,力求美观大方;
3.3.14对编辑部进行量化考核和工作质量控制;
3.4技术部总监主要职责
3.4.1负责网站的程序设计,编制,以及个性功能的实现;
3.4.2负责网站服务器的维护和安全工作;
3.4.3处理公司日常运作中的有创新的事件并上报总经理;
3.4.4负责组成技术小组,指导开展技术工作;
3.4.5指导运营部做好市场调查;
3.4.6保障公司技术部门的有效创意开发;
3.4.7全面负责技术创新和市场创新的修正和贯彻;
3.5人力资源部总监主要职责
3.5.1全面统筹规划公司的人力资源战略;
3.5.2建立并完善人力资源管理体系,研究、设计人力资源管理模式(包含招聘、绩效、培训、薪酬及员工发展等体系的全面建设),制定和完善人力资源管理制度;
3.5.3向公司高层决策者提供有关人力资源战略、组织建设等方面的建议,并致力于提高公司的综合管理水平;
3.5.4塑造、维护、发展和传播企业文化
3.5.5组织制定公司人力资源发展的各种规划,并监督各项计划的实施;
3.5.6为公司总监以上的管理者进行职业生涯规划设计;
3.5.7及时处理公司管理过程中的重大人力资源问题;
3.5.8完成总经理临时交办的各项工作任务。
3.6产品部总监主要职责
3.6.1岗位目标:
使产品适应市场,让市场选择我们;
3.6.2协助营总经理确定产品发展目标与战略和制定年度产品营销计划;
3.6.3负责产品部日常管理的工作安排;
3.6.4处理各分公司,办事处新产品开发要求市场反馈信息,给出新产品规划及现有产品的改进方案,跟踪新产品的开发进度;
3.6.5收集客户投诉及质量问题,并跟踪改进进度;;
3.6.6指导行销部进行产品形象,广告及展览会的策划;
3.6.7收集行业动态,结合公司产品,提出新产品及发展方向;
3.6.8确定新产品的配件供应商及其推广方案的确定和实施;
3.6.9重点客户配套方案的提出及其跟踪;
3.6.10负责网站的结构规划及其电子商务的推广;
3.6.11协调市场与产品开发,生产部之间的关系;
3.6.12审核下属每周填写的《新产品开发任务单》,并上报总经理
3.7营销部部总监主要职责
3.7.1对总体商户市场区域进行规划和划分,制定市场区域管理制度,明确业务运作规则,对公司客户进行统一汇总管理,对各市场区域负责人的人事任免提议;
3.7.2完善销售业绩考核规则,对业务人员的销售业绩进行综合评估确认,提高业务人员的销售积极性;
3.7.3制定产品报价,规划产品的市场定位,制定市场营销策略;
3.7.4提交产品开发计划,上交周六周工作计划总结会讨论;
3.7.5全公司合同审批,样品外放及货款回收管理;
3.7.6管理区域经理按公司规定做好所辖区域的工作;
3.7.7根据总经理办公会议的销售预测,编写市场运营计划书,计划分为年、季、月三种,并将计划书抄报总经理;
3.7.8总监国内大客户、国际和电话销售业务,并与制造中心进行协调,把大客户的销售需求纳入公司的生产计划;
3.7.9组织并参与行销策划宣传工作;
3.7.10组织有关人员向销售人员介绍新产品的性能、配置、价格、配件附件及适用范围等情况,新产品介绍会前应组织编制产品介绍书;
3.7.11组织行业性用户的营销专题活动;
3.7.12对销售人员的奖金发放进行审核实施;
3.7.13根据重大投诉,提出相关部门责任人弹赅建议。
4.0管理中心行政部职能
4.1行政部主要职责
4.1.1公司规章制度、员工手册、职能流程的制定、宣传与贯彻、监督与执行;
4.1.2为转正员工签订劳动合同、办理养老保险及医疗保险;
4.1.3办理员工工作证;
4.1.4组织公司员工节假日的活动;
4.1.5公司办公环境的改善,办公设备的增添;
4.1.6公司行政事务纠纷的妥善处理;
4.1.7办公用品的批准与发放;
4.1.8企业文化的管理与加强;
4.1.9接待来访客人及与需会见员工的联络;
4.1.10公司财产安全的维护;
4.1.11公司劳动年审、工资年审相关事项的办理;
4.1.12公司各种相关性证件的办理;
4.1.13公司会议室的管理;
4.1.14将尚蛙网络各部门职能、职责、流程手册作出评估或修正。
4.2前台文员岗位职责
4.2.1时刻坚守岗位,并遵守公司各项相关规章制度,做好本职工作;
4.2.2接待来访客人进入公司,应做到大方得体,礼貌待人,问清对方来意及找哪位,及时与需会见职员取得联系,征得对方同意,方可安排接待地点并及时上茶水,做到落座有茶,客走撤茶。
接待来访客人需注意以下事项:
a、礼貌地接待来访客人,并请对方出示有效证件(身份证、暂住证或工作证)及在〈来访客人登记表〉上详细登记后,通知有关部门或人员;
b、不得让闲杂人员(如送盒饭者)进入公司办公区域;如无业务、工作之必要,公司职员在上班时间会见亲友,应取得总经理的特别准许;
c、凡进入公司办公区域的来访客人,须以有效证件作抵押,发贵宾卡,作为进入公司办公区域的通行证件;
d、客人离开公司时,须以贵宾卡换回其有效证件后,方可放行;
e、若有关部门或人员不能立即会客,前台工作人员应带客人进入会客室等候。
4.2.3认真做好内部人员上班期间出入情况的记录,并收取出入单存档并录入电脑;
4.2.4及时、准确的接、转电话,语言应礼貌、简洁、清晰。
接电话统一用语:
“您好!
尚蛙网络!
请问找哪位……,请稍等!
”
4.2.5对接收的特快专递及挂号信做好登记,做到出入分明;
4.2.6每天中午下班后,必须待值班人员交接后,方可离去。
4.3行政办事员岗位职责
4.3.1为转正员工签订劳动合同、办理养老保险及医疗保险;
4.3.2办理员工工作证、广州市暂住证;
4.3.3公司劳动年审、工资年审相关事项的办理;
4.3.4公司各种相关性证件的办理。
4.3.5公司车辆的管理;
4.3.6公司会议室的管理
4.3.4办公用品的批准与发放
4.3.1公司办公环境的改善,办公设备的增添;
4.4办公设备维修程序
①填《办公设备维修申请单》
②行政部根据情况作不同处理
③将维修完毕的设备交要求部门
④原设备管理人员确认已维修好设备
4.5文具申购程序
注:
蓝色笔不准采购,违者自负
4.6办公室管理规定
4.6.1办公环境的5S管理:
a、办公场所使用的物品必须是能够使用的,不能用的物品应及时清理,不得停放办公室现场;
b、办公桌面的电话、文具、文件夹须提放整齐并做好标记,避免造成杂乱现象;
c、办公场所地面禁止有杂物,废纸等垃圾一律放于废纸篓,不可随处乱扔;
d、下班要养成整理办公桌面的习惯,离开座位时须保待桌椅整齐。
4.6.2办公纪律
a、遵守上、下班时间,工作专心,不擅自离开工作岗位;
b、上班时,工卡要佩戴在襟前;
c、上班时间不闲聊、不串岗,不打扰他人工作;
d、严禁用公司电脑玩游戏;
e、工作时间不打私人电话,接听私人电话最长不超过5分钟,需打长途电话的员工请持个人的200卡或IP卡;
f、工作时间禁止阅读与工作无关的书籍,报纸应放于报夹上,禁止随处乱放;
g、除因工作需要经总监批准外,员工不得携带公司物品离开公司;
h、不得在公司内饮酒、赌博、吵架、打架、工作时间不得吃零食、打瞌睡;
i、办公场所不得吸烟(含下班时间),非加班时间不得在公司吃早、中、晚餐;
j、不得利用业务或工作上的方便,贪污公司的财物或搞有损于公司利益的行为;
k、在职期间不得接受其他公司的雇用或私下从事的报酬工作;
l、不得私自利用公司的设备、工具、汽车等获取私人利益。
4.6.3个人素质及修养
a、员工每天早上上班初次相见,要礼貌热情点头致意,互问“早上好”;下班离开时互相道别;
b、对待新进员工须发扬团结助人的公司文化,从工作、生活上给予热诚帮助和指导;
c、有客户或外宾来访时,如相遇,应微笑点头致意并礼让来宾先行,不得怠慢来宾,不得无礼观望、议论,应体现尚都人的礼貌修养;
d、办公时间应避免谈论与工作无关事宜,不背后议论是非、发牢骚,对公司或某人、某事存在不满情绪,应通过沟通合理渠道反映解决;
e、员工上班必须衣着整齐大方,办公场所严禁穿背心、超短裙、拖鞋,有工作服的部门上班时必须穿戴工作服,注意团队的面貌和精神,言行举止应体现文明礼貌;
f、工作认真严谨,树立高度责任心,领导交办的事情要迅速处理并及时汇报,以便领导随时掌握事情的动态,避免因疏忽而造成损失;
g、对本职工作要尽职尽责,密切配合相关部门的工作,经常保持沟通,同事间应互相尊重。
h、下级应严格服从上级的安排,上级应多关心、体贴下属,提倡尊重与沟通;
i、每位员工都应爱护公司的设备、物品、工具等,公司提倡节约(如用单面纸打草稿等),反对浪费;
j、接听电话要迅速、热情礼貌、语言清晰得体。
对于打错的电话要耐心说服,切忌生硬回绝;对于投诉电话,任何员工接听都必须非常诚恳,代表公司向客户致歉后转相关负责人给予尽快处理;
k、不搞小团伙,拉帮结派,不讲不利于公司团结的话,不做不利于团结的事,提倡团结协作,集体奋斗精神;
l、加强学习和积极进取,钻研业务,努力提高自身综合素质;
m、忠诚老实,不利用工作机会谋求私利,假公济私,贪污腐化;
n、遵守职业道德,不随意向外人谈论公司机密,不随意丢放文件,不私下谈论薪金及奖金。
a)在办公室动作及言谈者要控制音量,不干扰他人办公,进入他人办公室应请示或报告,得允许后才可入内。
4.7会议室管理规定
4.7.1各部门需要使用会议室,请提前半天告知行政部,以作安排。
4.7.2部门每周固定使用会议室的,请向行政部上交详细申请书。
4.7.3板笔及板擦到保安员处领取,会议完毕后,交回保安员。
4.7.4使用者要爱惜会议室的公共财物,时刻保持室内清洁,会议完毕后椅子摆放整齐。
4.7.5会议室钥匙由保安员保管,临时需占用会议室的,须经行政部同意后方可使用。
4.8空调使用管理规定
为了节约能源,保持良好的工作环境,现对中央空调的开放作出如下规定:
4.8.1开放时间为上班时间:
上午8:
30-12:
00,下午13:
00-19:
00;
4.8.2原则上就室内温度高于27℃湿度高70时方可开放中央空调;
4.8.3空调开放时必须事先将公司的所有窗户关好;
4.8.4空调的管理由行政部指派专人负责;
4.8.5行政部做好对空调的保养工作。
5.0人力资源部职能
5.1主要职责
5.1.1人员的招聘:
安排面试、背景调查、考核、上岗;
5.1.2员工人事档案的建立与管理;
5.1.3员工的入职、辞职、辞退手续的办理;
5.1.4员工的考勤检查记录上报程序,福利的规定发放;
5.1.5培训:
企业文化、员工手册培训、岗前培训、素质培训、专业性培训;
5.1.6员工的转正、异动手续的办理;
5.1.7公司员工工资水平的制定;
5.1.8与员工进行积极沟通;
5.1.9制定员工年度及升级考核标准等激励制度。
5.2培训总监职责
5.2.1根据管理中心总监的工作计划统筹人力资源部日常工作安排,按年、月、周分别做出部门工作计划;
5.2.2主持每周人力资源部例会并及时向直属上级汇报;
5.2.3根据公司总体发展计划进行公司人事制度的建立、推行及修订;
5.2.4制订人力资源部各工作流程;
5.2.5负责对人力资源部员工进行培训,以提高他们的办事能力和办事效率;
5.2.6配合公司经营目标,依据人力分析,人力预测的结果,拟订人力资源发展计划及人员编制数,并依据人力发展计划,筹划各项教育及培训;
5.2.7根据当地生活水准、工资市场情况及公司政策,制订合理的员工待遇方法;
5.2.8定期检查下属各岗位的工作;
5.2.9制订员工年度及升级考核标准。
5.3人事文员职责
5.3.1办理公司新进人员的入职手续,并在三个工作日内确认新进职员所填资料的真实性(如查实家庭电话等);
5.3.2对离职人员的交接工作进行监督,确保各部门负责人在离职清单上签字的有效性并做好离职人员考勤工作;
5.3.3每月5日前根据上月工卡和前台的出入记录表统计上月员工的考勤记录,交行政总监;
5.3.4根据招聘计划草拟招聘广告,落实招聘时间;
5.3.5根据部门申请,办理部门间人事异动手续;
5.3.6培训主任外出期间行使其授权范围的任务。
5.4新进人员报到程序
①新进人员持录取通知书到前台报到
②前台负责登记并介绍至人力资源
③新进员工填入职表、查各种证件原件并收复印件,办理入职手续
④讲解员工手册并开介绍信
⑤新进人员持介绍信到相关部门报到
5.5尚蛙网络招聘现场训导新员工大纲
5.5.1公司从事的行业、产品用途、口号:
公司从事的行业:
a、电子票券;b、电子凭证。
产品用途:
零售行业、互联网的网银接口
口号:
打造中国电子凭证第一品牌。
5.5.2公司共有多少人:
分公司有:
北京、广州
5.5.3公司的社会福利和职工文体活动:
①每月15日发上月工资
报酬由以下2项组成:
Ⅰ工资:
包括基本工资、工龄工资
Ⅱ津贴:
包括岗位(技术)津贴、特岗津贴、住房津贴、交通补贴
5.5.4公司对员工的要求:
勤劳、做事合格率要高,做人做事要友善。
深入了解公司的文化和管理,推动公司的文化和管理的发展,充分溶入团队合作理念,不准单干。
5.5.5公司对员工的再教育方向:
就业理念:
竞争发展的理念。
企业的竞争推动社会的发展,员工的竞争推动企业的发展。
行业知识:
不管以往专业,在尚都必经重修公司所从事的专业知识培训。
5.5.6企业营理:
按《尚蛙网络职能手册》对上岗员工详细培训后方可上岗,上岗员工必须严格执行职能流程,遵守职责。
5.5.7质量管理:
按ISO-9001体系严格执行。
5.5.8员工目标:
让愿意在“仁、义、德、才、信”方面提高自己的员工在尚都有一个美好的人生。
5.6招聘程序
5.6.1外部招聘程序
1材料准备.人力资源部根据招聘要求,准备材料:
a、招聘内容;b、公司宣传资料;
2选择招聘渠道。
招聘渠道主要有以下三种:
a、参加人才交流会;b、大专院校现场招聘;c、刊登报纸广告
3收集应聘资料;
4初选.主要根据个人应聘材料和第一印象作初步筛选;
5初试.公司招聘初试题(基础知识及基本素质);
6复试.公司招聘复试题(专业知识题);
7面试.所缺职位部门总监人员实行面试,填写《面试人员测评表》,交人力资源部;
8确认最终人选。
人力资源部根据《面试人员测评表》结果,上报总监经理确定后填写录取通知书或电话通知应聘人员。
5.6.2内部选聘、任命程序
1员工获得内聘信息后需经所在部门总监批准后向人力资源部推荐;
2选聘对象的考核包括所缺职位专业知识的考核及所缺职位部门总监的面试.
5.7员工考核制度
5.7.1员工考核包括试用期满考核、季度考核及年度考核
5.7.2员工考核实施细则
5.7.2.1公司新进员工的标准试用期为三个月,组长/总监级岗位异动的考核期为1个月,经理级岗位异动考核期为2个月。
对试用期满并通过考核的员工,公司将予以转正;于试用期间表现优异者,根据所属总监的申请,公司可适应缩短试用期,但最低试用期限不能
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