人力资源部规范化管理工具箱.docx
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人力资源部规范化管理工具箱
人力资源部规范化管理工具箱
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目录
第二章人力资源规划管理4
第一节人力资源规划岗位职责4
一、人力资源规划主管岗位职责4
二、人力资源规划专员岗位职责4
第二节人力资源规划管理制度5
一、人力资源规划管理制度5
二、人力资源管理预算制度14
第三节人力资源规划管理表格23
一、年度人员需求预测表23
二、人员编制调整表23
三、人员增补申请表24
第三章员工招聘管理25
第一节招聘岗位职责25
一、招聘主管岗位职责25
二、招聘专员岗位职责25
第二节招聘管理制度26
一、员工聘用管理办法26
二、招聘面试管理制度27
第三节招聘管理表格30
一、应聘人员登记表30
二、人员面试记录表31
三、面试成绩评定表32
第四章员工培训管理34
第一节培训岗位职责34
一、培训主管岗位职责34
二、培训专员岗位职责34
第二节培训管理制度35
一、新员工培训制度35
二、在职人员培训制度38
第三节培训管理表格40
一、新员工培训计划表40
二、新员工培训评定表40
三、员工培训申请表41
四、员工培训评估表41
第五章员工绩效管理42
第一节绩效岗位职责42
一、绩效主管岗位职责42
二、绩效专员岗位职责42
第二节绩效管理制度43
一、员工绩效考核管理制度43
二、基层人员绩效管理制度48
第三节绩效管理表格52
一、月度绩效考核表52
二、基层管理人员考核表52
三、人力资源部绩效指标53
第六章薪酬福利管理54
第一节薪酬岗位职责54
一、薪酬主管岗位职责54
二、薪酬专员岗位职责54
第二节薪酬管理制度55
一、员工薪酬管理制度55
二、员工福利管理制度61
三、新进人员核薪管理办法63
第三节薪酬管理表格65
一、员工工资汇总表65
二、员工薪资调整表66
三、员工福利申请表66
第七章人事事务管理67
第一节人事事务岗位职责67
一、人事事务主管岗位职责67
二、人事事务专员岗位职责67
第二节人事事务管理制度68
一、考勤管理制度68
二、加班管理制度70
三、出差管理制度71
四、人事档案管理制度75
第三节人事事务管理表格78
一、员工出勤统计表78
二、员工出差申请表79
三、员工调动申请表80
四、员工离职申请表81
第八章员工关系管理83
第一节员工关系岗位职责83
一、员工关系主管岗位职责83
二、员工关系专员岗位职责83
第二节员工关系管理制度84
一、劳动合同管理办法84
二、劳动争议处理办法86
第三节员工关系管理表格88
一、解除劳动合同申请表88
二、劳动合同顺延登记表88
第二章人力资源规划管理
第一节人力资源规划岗位职责
一、人力资源规划主管岗位职责
人力资源规划主管的岗位职责是在人力资源部经理的领导下,根据本企业整体发展战略,科学地预测、分析企业在未来的人力资源供给和需求情况,制定必要的方针与措施,确保企业在需要的时间和需要的岗位上获得需要的人才,从而保证企业战略发展目标的如期实现,其具体岗位职责如表2-1所示。
表2-1人力资源规划主管岗位职责
1.人力资源规划管理体系的修订与完善
(1)根据企业的战略规划制定人力资源管理规划制度,编制“人力资源规划书”,报各级领导审批后组织实施
(2)整合、分析、统计和评估现有人力资源,提交人力资源分析报告
(3)制定人力资源管理费用和人工成本的总额预算及控制规划
(4)制订企业年度人员储备计划,组织相关人员开展企业人才储备管理工作
(5)制订各岗位人员的配备和使用计划
(6)制订并完善企业各项招聘计划、培训计划、绩效考核计划、薪酬管理计划和员工关系管理计划
2.岗位体系框架设计
(1)组织开展岗位分析工作,设计本企业的岗位体系框架
(2)负责企业各类岗位的设置、调整与维护工作
二、人力资源规划专员岗位职责
人力资源规划专员的岗位职责是在人力资源规划主管的领导下,协助其完成企业人力资源的规划、开发等各项工作,其具体职责如表2-2所示。
表2-2人力资源规划专员岗位职责
1.人力资源信息的收集与整理
(1)收集企业现有人力资源使用情况的信息和相关数据(行业数据和企业数据),整理后上报人力资源规划主管
(2)整理人力资源规划相关文件,并及时归档保存
2.人力资源规划需求分析
定期进行企业人力资源需求调查,并进行需求分析与预测,制定并提交企业人力资源需求分析与预测报告
3.岗位框架的建立与维护
(1)对企业的各类岗位进行分析,建立企业岗位框架并定期维护
(2)编制企业岗位说明书,并定期进行修改与完善
4.人员编制规划
(1)起草各部门年度人员编制计划
(2)建立企业人才库,开展企业人才储备管理工作
第二节人力资源规划管理制度
一、人力资源规划管理制度
下面是某企业的人力资源规划管理制度,供读者参考。
制度名称
人力资源规划管理制度
编号
执行部门
第1章总则
第1条目的
为了规范公司的人力资源规划工作,运用科学合理的方法有效地进行人力资源预测、投资和控制,并在此基础上制订岗位编制、人员配置、教育培训、薪资分配、职业发展、人力资源投资等方面的全局性计划,确保公司战略发展目标顺利实现,特制定本制度。
第2条作用
(1)确保满足公司在经营发展过程中对人力资源的需求,获得并储备一定数量的具备特定知识和技能的人才。
(2)能够有效地调整人员的分布状况,把人工成本控制在合理的范围内。
(3)有助于调动员工积极性,建设训练有素、运作灵活的员工队伍,增强公司对未知环境的适应能力。
(4)能够有效预测公司潜在的人员过剩或人力不足的问题,以便及时采取应对措施。
(5)减少公司关键岗位、关键技术和关键环节对外部环境的依赖性。
第3条各部门的工作职责
人力资源部是公司人力资源规划的归口管理部门,其他职能部门各自负责本部门的人力资源规划工作,各部门具体工作职责如下表所示。
人力资源规划管理中各部门的工作职责
部门
具体工作职责
人力资源部
(1)负责制定、修改人力资源规划制度
(2)负责人力资源规划的总体编制工作
(3)负责公司人力资源规划所需数据的收集和确认工作
(4)负责开发人力资源规划工具和方法,并对公司各部门提供人力资源规划指导
(5)编制“公司年度人力资源规划书”,报各部门负责人审核和总经理审批
各职能部门
(1)向人力资源规划专员提供真实详细的历史数据和预测数据
(2)及时配合人力资源部完成本部门人员需求的申报工作
公司高层
负责对公司的人力资源规划工作进行总体指导、监督和决策
第4条制定原则
公司在制定人力资源规划时需遵循以下四项原则,具体如下表所示。
人力资源规划制定原则
基本原则
详细说明
动态原则
(1)人力资源规划应根据公司内外部环境的变化而经常调整
(2)人力资源规划在具体执行过程中应具有灵活性
(3)应对人力资源具体规划措施实施动态监控
适应原则
(1)适应公司内外部环境:
制定人力资源规划时应充分考虑公司内外部环境因素以及这些因素的变化趋势
(2)适应公司战略目标:
人力资源规划应当同公司的战略发展目标相适应,确保二者之间能够相互协调
保障原则
(1)人力资源规划工作应保证对公司人力资源的有效供给
(2)人力资源规划应能够保证公司和员工的共同发展
系统原则
人力资源规划要反映出公司人力资源的结构,使各种不同类型的人才有机地结合起来,通过优势互补来实现组织的系统性功能
第2章人力资源规划细则
第5条人力资源规划内容
人力资源规划的主要内容包括以下七个方面,具体如下表所示。
人力资源规划的主要内容
规划项目
主要内容
预算内容
总体规划
人力资源管理的总体目标和配套制度
预算总额
配备计划
中、长期内不同职务、部门或工作类型的人员的分布状况
因人员总体规模变化而引起的费用变化
离职计划
因各种原因离职的人员情况及其所在岗位的情况
安置费
补充计划
需补充人员的岗位、补充人员的数量、对人员的要求
招聘、选拔费用
使用计划
人员晋升政策、晋升时间,轮换工作的岗位情况、人员情况、轮换时间
岗位变化引起的薪酬福利等支出的变化
职业计划
骨干人员的使用和培养方案
人员薪酬及培训费用
劳动关系计划
减少和预防劳动争议、改善劳动关系的目标和措施
诉讼费及可能的赔偿费用
培训开发计划
培训对象、目的、内容、时间、地点、讲师等
培训投入、脱产人员工资及脱产引起的损失
绩效与薪酬福利计划
个人及部门的绩效标准、衡量方法,薪酬结构、工资总额、工资关系、福利以及绩效与薪酬的对应关系等
薪酬福利的变动额
第6条人力资源规划程序
公司人力资源规划基本程序如下图所示。
人力资源规划基本程序
1.人力资源规划环境分析
(1)人力资源部z正式制定人力资源规划前,必须向各职能部门收集各类数据(如下表所示),人力资源规划专员负责从中提炼出所有与人力资源规划有关的数据信息,并且整理编报,为有效制定人力资源规划提供数据支持。
需要收集整理的各类数据
需要从各职能部门
收集的数据资料
(1)公司整体战略规划数据
(2)企业组织结构数据
(3)财务规划数据(4)市场营销规划数据
(5)生产规划数据(6)新项目规划数据
(7)各部门年度规划数据
需要本部门整理的相关资料
(1)人力资源政策数据
(2)公司文化特征数据
(3)公司行为模型特征数据(4)薪酬福利水平数据
(5)培训开发水平数据(6)绩效考核数据
(7)人事信息数据(8)职能开发数据
(2)人力资源部在获取以上数据的基础上组织内部讨论,将人力资源规划系统划分为环境层次、数量层次、部门层次,为每一个层次设定一个标准,再由这些不同的标准衍生出不同的人力资源规划活动计划。
(3)人力资源部应制订“年度人力资源规划工作进度计划”,报请各职能部门负责人、人力资源部负责人和公司总裁审批后,再通告公司全体人员。
(4)人力资源部根据公司经营战略计划和目标要求以及“年度人力资源规划工作进度计划”,向各部门下发“人力资源职能水平调查表”和“各部门人力资源需求申报表”,并在限定工作日内由各部门职员填完后收回。
(5)人力资源部在收集完所有数据之后,安排专职人员对数据进行统计分析,制作“年度人力资源规划环境分析报告”,并由专门的审核小组完成环境分析的审核工作。
公司人力资源环境分析审核小组的成员包括各部门负责人、人力资源部环境分析专员、人力资源部负责人。
(6)人力资源部应将“年度人力资源规划环境分析报告”报请公司总裁审核批准后方可使用。
(7)在进行人力资源环境分析期间,各职能部门应该根据本部门的业务需要和实际情况,及时全面地向人力资源部提交与人力资源有关的信息数据。
人力资源环境分析工作人员应该认真吸收接纳各职能部门提交的相关信息。
2.人力资源需求预测
(1)在“年度人力资源规划环境分析报告”经过公司高级管理层审核批准后,人力资源部人力资源规划专员结合企业战略发展方向和各部门经营计划、年度计划,运用各种预测工具,对公司人力资源的整体需求情况进行科学的趋势预测和统计分析。
(2)人力资源需求预测的常用方法有以下四种。
①管理人员判断法。
即企业各级管理人员根据自己的经验和直觉,自下而上确定未来所需人员。
具体工作方法如下图所示。
管理人员判断法示意图
这种人力资源需求预测方法主要适用于短期预测。
②经验预测法。
即根据以往的经验对人力资源需求进行预测。
具体方法:
根据企业的生产经营计划及劳动定额或每个人的生产能力、销售能力、管理能力等进行预测。
由于不同人的经验会有差别,不同新员工的能力也有差别,特别是管理人员、销售人员,他们在能力、业绩方面的差别更大。
所以,若采用这种方法预测人员需求,要注意经验的积累和预测的准确度。
③德尔菲法。
又称专家规定程序调查法,即使专家们对影响组织某一领域发展的因素(如组织未来对劳动力的需求)达成一致意见的结构化方法。
具体方法:
人力资源部作为中间人,将第一轮预测中专家们各自单独提出的意见集中起来并加以归纳后反馈给他们,然后重复这一循环,使专家们有机会修改他们的预测并说明修改的原因。
一般情况下重复3~5次之后,专家们的意见即趋于一致。
这里所说的专家,可以是来自一线的管理人员,也可以是高层经理;可以是企业内部人员,也可以是外部人员。
公司选择专家的标准是他们对影响企业的内部因素的了解程度。
为了使该方法更有效、更明确,应掌握以下技巧。
A.要给专家提供相关的历史资料以及有关的统计分析结果,以便其准确做出判断。
例如,人员安排情况和生产趋势的资料。
B.允许专家粗估数字,不要求特别精确,但要让他们说明预测数字的可信度。
C.使过程尽可能简化,特别是不要询问那些与预测无关的问题。
D.对人员的分类和定义、职务名称、部门名称要统一,要保证所有专家能从同一角度理解这些分类和定义。
E.要取得高层管理人员和专家对德尔菲法的支持。
④趋势分析法。
这种定量分析方法的基本思路是:
确定组织中哪一种因素与劳动力数量和结构的关系最密切,然后找出这种因素随聘用人数的变化而变化的规律,由此推断未来的人力资源需求。
趋势分析法的工作流程如下图所示。
趋势分析法工作流程
选择与劳动力数量有关的组织因素是需求预测的关键一步。
这个因素至少应满足两个条件:
第一,组织因素应与组织的基本特性直接相关;第二,所选因素的变化必须与所需人员的数量变化成比例。
有了与聘用人数有关的组织因素和劳动生产率,我们就能够估计出劳动力的需求数量了。
例如:
某医院预计每天将接收150个住院病人,而每三个护士可以护理10个病人,那么,该医院对护士的需求量就是45人。
在运用趋势分析法做预测时,可以完全根据经验估计,也可以利用计算机进行回归分析。
所谓回归分析法,就是利用历史数据找出某一个或几个组织因素与人力资源需求量的关系,并将这一关系用一个数学模型表示出来,借助这个数学模型,就可推测企业在未来的人力资源需求。
(3)人力资源需求预测的步骤如下图所示。
人力资源需求预测的步骤
(4)人力资源部人力资源规划人员对公司人力资源需求预测情况进行统计分析之后,制作“年度人力资源需求趋势预测报告”,报请公司领导审核、批准。
3.人力资源供给预测
(1)人力资源供给预测的主要内容有以下两点。
①内部人员拥有量预测即根据现有人力资源及其未来变动情况,预测出规划期内各时间点的人员拥有量。
②外部供给量预测即确定在规划期内各时间点上可以从企业外部获得的各类人员的数量。
由于外部人力资源的供给存在较高的不确定性,所以外部供给量的预测应侧重于关键人员,如各类高级管理人员、技术骨干人员等。
(2)人力资源供给预测的步骤如下图所示。
人力资源供给预测的步骤
(3)人力资源部人力资源规划专员对公司人力资源供给预测情况进行统计分析之后,制作“年度人力资源供给趋势预测报告”,并上报公司领导审核、批准。
4.人力资源供需平衡决策
人力资源部负责人审核批准“年度人力资源需求趋势预测报告”和“年度人力资源供给趋势预测报告”之后,由公司人力资源部组建“人力资源规划供需平衡决策工作组”,工作组成员包括公司高层、各职能部门负责人、人力资源部人员等。
5.讨论并确定各项人力资源计划
(1)人力资源部在完成公司“人力资源规划供需平衡决策工作组”的工作之后,指定专门人员完成决策信息整理工作,并且制订“年度人力资源规划书制定时间安排计划”。
(2)人力资源部召开制定人力资源规划的专项工作会议。
6.编制人力资源规划书并组织实施
(1)人力资源部指派专人汇总全部人力资源规划具体项目计划,编制“年度人力资源规划书”,经人力资源部全体职员核对后报公司各职能部门负责人审议评定,并交由公司人力资源部负责人审核通过后报请公司总裁批准。
(2)人力资源部负责在公司内部组织实施“公司年度人力资源规划书”的沟通活动,确保全体职员知晓人力资源规划的内容,以保证人力资源规划工作的顺利实施。
第7条人力资源规划工作评估
成功的人力资源规划可以在较长的时期内使公司的人力资源状况始终与经营需求基本保持一致。
定期与非定期的人力资源规划工作评估,能引起公司高层领导重视,使有关政策和措施得以落实,有利于调动员工积极性,提高人力资源管理工作的效益。
具体评估工作可以从以下三个方面进行。
(1)管理层是否可以及时采取各种措施来防止人力资源费用变得难以控制,并由此减少公司人工成本。
(2)公司是否有充裕的时间来发现人才。
(3)管理层的培训工作是否可以得到更好的规划。
第3章附则
第8条制定与解释
本制度由人力资源部负责制定和解释。
第9条制度的实施
本制度自发布之日起执行。
编制人员
审核人员
批准人员
编制日期
审核日期
批准日期
二、人力资源管理预算制度
下面是某企业的人力资源管理预算制度,供读者参考。
制度名称
人力资源管理预算制度
编号
执行部门
第1章总则
第1条目的
为合理安排人力资源管理活动资金,规范人力资源管理活动的费用支出,在遵循企业战略目标和人力资源战略规划目标的前提下,依据公司预算管理相关规定,特制定本制度。
第2条适用范围
人力资源管理预算的编制、执行与调整均参照本制度执行。
第3条各部门职责
人力资源部是人力资源管理预算的主要执行部门,其他各职能部门负责本部门的人力资源规划工作并提供相关数据,公司预算委员会负责预算的审查、核准等工作,具体工作职责如下表所示。
人力资源管理预算中各部门的职责
部门
具体工作职责
人力资源部
(1)根据公司人力资源战略规划及年度经营计划,编制年度人力资源管理预算,并报预算委员会审批
(2)负责公司人力资源管理预算所需数据的收集和确认工作
(3)按时进行各项费用的月度预算,并编制费用预算表
(4)及时预测费用变化情况,对预算提出修改意见
各职能部门
需向人力资源部提供真实详细的历史数据和预测数据,配合人力资源部完成本部门人力资源需求的申报工作
预算委员会
(1)负责审核人力资源管理年度预、决算报告及中长期预算、规划
(2)审定并下达正式预算
(3)根据预算执行过程中遇到的问题,及时组织对预算进行调整
第4条作用
公司实施人力资源预算管理的作用主要有以下三个方面。
(1)人力资源管理预算是对公司整体人力资源活动的一系列量化的计划安排,有利于人力资源战略规划及年度工作计划的监控执行,并能够及时对可能出现的各种变化做好准备。
(2)可促进公司各类资源的有效配置,提高资源利用效率。
(3)加强对费用支出的控制,有效降低人力资源管理成本。
第2章细则
第5条预算编制的时间
(1)人力资源部除应在编订年度经营计划书时提送年度管理资金预算外,还应于每月日前将接下来三个月的费用预算资料送会计部,以利于汇编。
人力资源管理费用的构成要素
(2)人力资源部应于每月日前编妥接下来三个月的各项费用预算表,并于次月日前编妥上月实际费用与预计费用比较表呈总经理核阅。
该表一式三份,一份自存,一份留存总经理办公室,一份送财务部。
第6条预算编制的依据
(1)董事会确定的经营发展规划及人力资源战略规划。
(2)以往各年度人力资源管理活动的实际费用情况及本年度预计的内外部变化因素。
第7条预算编制的原则
预算编制应遵循可行性、客观性、科学性和经济性的原则。
第8条预算编制管理
1.人力资源管理费用的构成要素
人力资源管理费用的构成要素如下图所示。
人力资源管理费用的构成要素
2.人力资源管理费用预算的编制项目
人力资源管理费用预算的编制项目如下表所示。
人力资源管理费用预算的编制项目
活动项目
费用项目
招聘
广告费、招聘会会务费、高校奖学金
人才测评
测评费
培训
教材费、讲师劳务费、培训费、差旅费
公务出国
护照费、签证费
调研
专题研究会议费、协会会员费
劳动合同
认证费
辞退
补偿费
劳动纠纷
法律咨询费
办公业务
办公用品与设备费
残疾人安置
残疾人就业保证费
薪酬水平市场调查
调研费
第9条人力资源管理费用预算的编制流程
人力资源部应按照下图所示的流程进行人力资源管理费用预算的编制工作。
人力资源管理费用预算的编制流程
各关键环节的说明如下表所示。
人力资源预算编制关键节点说明
任务概要
人力资源预算编制
关键节点
相关说明
①
人力资源部考察上一年度人力资源管理费用的预算、决算情况
②
对历年预决算情况进行对比研究,分析费用的分布状况及使用趋势
③
人力资源部同时对公司的生产经营状况进行分析
④
人力资源部调查了解影响人力成本的因素及费用支出方向
⑤
人力资源部根据公司发展目标及上一年度经营状况,预测公司下一年度的生产经营状况
⑥
人力资源部根据本部门规划,预测当年可能发生的费用,并对当年已发生费用进行结算
⑦
人力资源部根据上述各项数据编制下一年度的人力资源管理费用预算
人力资源部在进行实际预算时,应考虑各项可能发生变化的因素,留出预备费,以备发生预算外支出。
第10条人力资源管理费用预算的审批
人力资源部做好年度预算后,编制年度预算书,并在个工作日内上报预算委员会进行核准、审批。
第11条人力资源管理费用预算的执行与控制
1.人力资源管理费用预算的执行
(1)人力资源部在收到预算委员会的批复后,按照计划实施年度预算。
(2)人力资源部应按时填写费用分摊预算执行表,按预算项目详细记录预算额、实际发生额、累计预算额、累计实际发生额等,具体如下表所示。
人力资源部费用分摊预算执行表
填报单位:
填报人:
填报时间:
项目
月度累计
季度累计
年度累计
预算额
实际发生额
预算额
实际发生额
预算额
实际发生额
费用使用额
培训费用
外派学习
入职培训
业务培训
……
小计
薪金费用
员工工资
保险总额
福利费用
其他
小计
……
总计
2.人力资源管理费用预算的控制
(1)预算控制的方法主要有金额管理、项目管理、数量管理。
金额管理:
从预算的金额方面进行管理。
项目管理:
从预算的项目方面进行管理。
数量管理:
对一些预算项目除进行金额管理外,还要从预算的数量方面进行管理。
(2)在预算管理过程中,预算内的项目由人力资源部经理和总经理进行控制、预算委员会和财务部进行监督;预算外的支出由主管财务的副总经理和总经理直接控制。
(3)预算目标是与业绩考核相挂钩的硬性指标,一般情况下不得超支。
公
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