河北省科学技术厅公文处理细则送审稿WORD16页.docx
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河北省科学技术厅公文处理细则送审稿WORD16页
省科学技术厅公文处理细则
(送审稿)
一、总则
第一条为进一步加强省科技厅公文处理规范化、制度化建设,根据《湖北省国家行政机关公文处理实施细则》及《湖北省政府办公厅公文运转规则》的有关规定,结合实际,特制定本细则。
第二条省科技厅公文处理的管理工作由办公室具体负责,各处室应相互协调,密切配合,切实做到及时、准确、安全、保密。
第三条省科技厅公文处理主要包括公文的接收、分办、办理、传批、审核、签发、复核、缮印和归档等。
二、公文接收
第四条收发室负责接收有关方面寄送省科技厅或省科技厅办公室的文件、信件等;机要室负责于每工作日下午3时到省委办公厅公文交换站领取一次文件(特殊情况按通知时间领取);接收领取时要认真检查核对单位、件数和密封情况,确认无误后方可签收。
第五条收到上述公文、信件等,收件人是领导同志(注明姓名)的,送领导同志拆封;收件人是各处室的,由各处室签收、拆封;收件人是省科技厅和省科技厅领导(或负责同志,未注明姓名)的,由办公室签收、拆封;收件人是省科技厅党组和省科技厅党组负责同志(未注明姓名)的,由党组秘书签收、拆封;人民来信由办公室签收并按相关规定处理。
第六条签收公文应签清姓名,同时注明签收时间。
三、公文分办
第七条办公室签收的公文,要分类进行编号、登记,并按根据以下原则分办:
(一)办件。
即各有关单位报送、发送或转送省科技厅需要办理或审批的公文。
凡来文单位要求省科技厅答复或办理,提出请予“阅示、审批、阅处、研复、审查、批示”等文件,原则上都属于办件。
根据来文内容要求,按照各处室职责任务和业务归口管理的原则,由办公室提出分办和拟办意见。
其中:
业务明确的加盖收文处理章,直接分送承办处室;业务涉及两个以上处室的,填附“湖北省科技厅公文处理单”,明确主办处室牵头会商有关处室办理;重要文件和上级机关或领导的交办事项,以及内容较综合、业务分工有交叉的公文,由办公室填附“湖北省科技厅公文处理单”,提出拟办意见,送厅领导批示后,按厅领导批示意见交相关处室办理。
(二)传件。
即由省委、省政府发来的普发性公文及电报。
收到的传件,由机要室登记、加附文件传阅单报办公室主任签署意见后,送厅领导传阅。
对于发至县团级的传件,由机要室登记、加盖收回处理章后直接分发各处室;发至省军级的以及份数较少或密级较高的,由机要室按分管领导批示的范围送有关领导传阅,传阅过程中领导对有关事项作出批示的,应及时按领导批示交相关处室办理。
公文需要复印的,由办公室登记报经分管领导同意后复印分发各位领导及各处室;如不需复印的,按分管领导批示的范围传阅或分送有关处室阅办。
各类电报由机要室登记编号后按分管领导批示传批、阅办。
(三)阅件。
即各有关单位报送、发送或转送省科技厅不需要办理或审批的公文。
阅件由办公室根据来文内容,呈送相关领导阅知,或加盖收文处理章后送相关处室处理。
第八条承办处室如对公文分办有异议,应注明意见并在当日内送办公室商转其他处室承办;公文涉及两个或两个以上处室的,由办公室提出建议,报分管领导批示明确主办处室,相关处室配合办理。
第九条需要省科技厅审批或办理的公文,除领导同志交办的外,未经办公室登记、编号并填附公文处理单的,各处室不予办理,也不得送请领导同志审批;特殊紧急情况下送批,应及时到办公室补办登记手续。
第十条寄送省科技厅的简报、资料、信息等,除署名的以外,由办公室按其内容分发有关领导和处室。
第十一条省科技厅收到的公文,凡公文内容、行文规则和程序明显不符合相关规定的,由办公室写明情况呈分管领导批示后,填写退文公函,将公文退回来文单位。
四、公文办理
第十二条承办处室根据拟办、批办意见,对来文提出的问题进行具体处理。
(一)承办处室收到办件后,应主动积极办理,不得拖延积压。
紧急办件应随到随办。
限期办件在规定的期限内办理;对于未规定办理时限的上级机关交办件及平行部门商办件,应在收文后10个工作日内办理完毕并回复;对于收到的申请批准类公文,应在收文后20个工作日内办理完毕并回复;对于涉及面广、情况比较复杂的办件,一般应在30天内办理完毕。
(二)涉及多个处室的办件,由主办处室会同有关部门共同办理,主要处室应牵头做好协调工作,并负责汇总和办文。
(三)对领导有批示意见的办件,要遵照领导意图具体办理。
未经领导批办的文件,要遵照有关文件精神和规定及办文的惯例进行办理。
(四)承办处室对所办文件不能只提出意向性意见,而应提供文件办理的最终结果,并告之原发文单位。
第十三条办件办理结果的反馈一般采用书面形式,由承办处室接照发文程序办理。
办文时须附收文及文件处理单一并交档案室归档。
五、公文传批
第十四条公文的传批、传阅原则上按照领导同志排序依次送批、送阅,传批件由后向前送批,传阅件由前向后送阅。
公文传批过程中,如遇领导同志出差、出访或因其他原因不便批阅公文时,由办公室报请相关领导确定传批方式。
第十五条领导同志阅批后的公文,应按“谁送退谁”的原则及时退文,不得横传,以免泄密和丢失文件。
第十六条传批紧急公文时,应根据紧急程度在公文右上角加盖“急件”或“特急件”章,“特急件”须注明建议传批完毕的时限。
第十七条下班时间或节假日,除“特急件”、“急件”以外的其他公文原则上不要传批。
六、发文处理的原则要求
第十八条贯彻“党政分开”的原则。
凡属党内事项,应以省科技厅党组名文行文,并依照党委系统公文处理的有关规定进行处理。
行政事项应以省科技厅行政机关名义行文。
第十九条发文处理工作,必须做到及时、准确、安全,且行文应当确有必要,切实贯彻精简和效用的原则。
(一)控制文件规格。
能以函件形式发文的,不以文件形式发文;能以“白头”文件印发的,不印发红头文件;能以办公室文件印发的,不以省科技厅文件印发。
(二)精简文件数量。
凡能通过电话、传真、网络解决问题的不印发文件。
要控制文件发送范围,减少发文份数。
凡已及时公开发布的文件,不必层层传发。
(三)提高文件质量。
起草文件要注意针对性、指导性和可操作性,突出主题,不搞“穿靴戴帽”,倡导清新简练的文风,做到意尽文止、条理清楚、文字精炼。
(四)提高公文传输效率。
在严格安全保密的前提下,充分利用信息化系统,减少纸质公文数量,提高公文处理时效。
七、常用公文种类
第二十条省科技厅发文常用种类:
(一)报告。
用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问等。
(二)请示。
用于向上级机关请求指示或批准事项。
(三)通知。
用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文;印发重要的规范性文件;传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;下达科技计划和经费预算;任免和聘用干部等。
(四)通报。
用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
(五)批复。
用于批准答复下级机关请示事项。
(六)函。
用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项等。
(七)决定。
用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
(八)会议纪要。
用于记载和传达会议情况和议事事项。
(九)意见。
用于对重要问题提出见解和处理办法。
八、公文格式
第二十一条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
(一)秘密等级和保密期限。
秘密公文应当在文头分别标明密级。
密级公文应当在文头标明份数序号。
密级的确定应执行《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施办法以及《科学技术部保密规定》等。
在确定密级的同时,应确定保密期限。
(二)紧急程度。
紧急公文应在文头分别标明“特急”、“急件”。
一般根据公文所要办理事项的紧急程度及要求办理的时限来确定。
会签文件必须在七个工作日内答复,办理上级机关交办文件,必须在10个工作日内回复。
(三)发文机关标识。
发文机关应写全称(湖北省科学技术厅)或规范化简称(湖北省科技厅)。
主送省内有关单位时,应省略“湖北”;主送省外有关单位时,必须注明“湖北”。
联合行文,文头由联合行文的各机关的全称或规范化简称按序排列,主办机关应当排列在前;落款(或生效标识域)一般由发文机关印章或签署(与文头一致按序排列)和成文日期两个内容组成。
(四)发文字号。
发文字号包括机关代字、年份、序号。
年份、序号用阿拉伯数字;年份应标全称,用六角括号﹝﹞括入;序号不编虚位。
联合行文只标明主办机关发文字号。
厅发文字号由办公室统一管理。
(五)签发人。
上行文“请示”、“报告”、“意见”,应当在首页注明签发人姓名;联合上报的公文,要按版头发文机关标识的顺序注明联合上报机关的签发姓名。
其中,“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
(六)公文标题。
公文标题一般由发文机关全称或规范化简称、事由、文种三部分组成。
公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容,并准确标明公文种类。
标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
标题可分一行或多行居中排布,回行时应做到词意完整、排列对称、间距恰当。
(七)主送机关。
主送机关是行文对象,是收受公文、要求承办或答复该公文的单位,应准确确定。
主送机关要写全称或规范化简称、统称。
多个主送机关,可按承办该公文的责任大小或时间前后的顺序排列,或按行政区划序列、政府机构设置序列等有关规定顺序排列。
主送机关涉及多个系统的,一般按党、政、军、群顺序排列。
省科技厅向下级科技管理部门普遍发送的公文,主送机关名称排列惯例为“各市、州、县科技局”或“各市、州、直管市及神农架林区科技局”。
(八)正文。
是公文的主体部分,用来表达公文的内容。
(九)附件。
公文如有附件,应当在正文之后,成文时间之前注明附件顺序和名称。
附件应按顺序与公文正文一起装订。
(十)印章。
公文除会议纪要和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。
联合上报的文件,由主办机关加盖印章。
其他联合发文,联合发文机关都应加盖印章。
(十一)成文日期。
成文日期以负责人签发的日期为准;联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。
如负责人签发后,因故未能及时发文,时间超过20天的,成文时间的改动由承办单位提出,并经厅办公室批准或报签发人改定。
成文日期应用汉字将年、月、日标全,“零”写为“〇”。
(十二)附注。
附注是对公文的发送范围、使用时需要注意的事项及与公文有关的情况说明。
公文如有附注,应当加括号标注在成文日期下一行。
(十三)主题词。
上报省人民政府和省人民政府办公厅的公文,应按国务院办公厅印发的《国务院公文主题词表》(1997年12月修订)标注主题词。
上报中共湖北省委和中共湖北省委办公厅的公文,按照中共中央办公厅1998年8月修订的《公文主题词表》标注主题词。
省科技厅的其他公文,参照《科学技术部公文主题词表》标注主题词。
(十四)抄送机关。
指除主送机关外,与公文有关系、需要使其知道或执行公文内容的其他机关,应当使用全称或者规范化简称。
一般上级机关排在前面,然后是不相隶属机关、下级机关。
(十五)印发机关。
厅发文、厅办公室发文的印发机关为省科技厅办公室。
(十六)印发日期。
印发日期以公文校对后送印的日期为准,用阿拉伯数字标识。
第二十二条公文中各组成部分的标识规则,参照《国家行政机关公文格式》(GB/T9704—1999)国家标准执行。
第二十三条公文用纸一般采用国际标准A4型(长297毫米、宽210毫米)。
左侧装订。
九、行文规则
第二十四条省科技厅行文应根据职权范围和隶属关系确定。
可以向省人民政府其他部门及各地人民政府的相关业务部门行文。
给下级机关的重要行文,应当同时抄送直接上级机关。
除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,未经省人民政府批准同意,不得向下一级人民政府正式行文。
第二十五条厅内设机构除办公室外不得对外正式行文,不得以处(室)文件形式对外(包括本系统)正式行文,不得对外制发政策性和规范性文件,不得代替本厅审批下达一些应该由厅审批下达的事项。
工作上的联系和事务性的通知,确需行文的,可以采用发便函的形式。
人事方面和党的工作系统确需联系和报告的事项报分管领导同意可作例外。
第二十六条坚持会签制度。
对内容涉及其他部门职权范围内的公文,应先征求有关部门的意见,未经有关部门协商一致并会签的,不得行文;会签中如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,若仍不能取得一致意见,并认为确有必要行文,主办部门可以列明各方理据,对不同意见如实加以说明并提出建设性意见,并与有关部门继续会签后报请上级机关协调或裁定。
第二十七条省科技厅与省人民政府其他部门或各地人民政府以及同级人民团体和行使行政职能的事业单位等可以联合行文。
联合行文应当确有必要且单位不宜过多。
第二十八条根据省科技厅职能范围和隶属关系办理发文时,凡职能范围内能够解决或通过与其他部门能够协商解决的事项,一般不要向省人民政府行文,也不要报送要求省人民政府批转或省人民政府办公厅转发解决该类事项的公文。
第二十九条省科技厅机关或所属单位一般不得越级行文,如确需越级行文,应经批准。
向中共湖北省委、省人民政府的“请示”、“意见”或“报告”,须以中共湖北省科学技术厅党组或湖北省科学技术厅名义报送。
第三十条“请示”应当一文一事。
一般只送主管上级机关,如需同时送其他机关,应当用抄送形式,但不得同时抄送下级机关。
第三十一条“请示”和“报告”要区分开。
“报告”中不得夹带请示事项。
第三十二条除上级机关领导直接交办的事项外,“请示”、“意见”或“报告”原则上不得以机关名义直接报送上级机关领导者个人。
凡直接报送领导者个人的公文,需在前言部分说明领导者是如何直接交办的,并随文附上领导者原批示复印件。
十、发文办理
第三十三条发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、传递等程序。
(一)拟稿。
草拟公文应当做到:
1、符合国家的法律、法规和方针、政策及有规定。
如提出新的政策规定,要切实可行,并就其必要性加以说明。
2、情况确实,观点明确,条理清楚,表述准确,结构严谨,直述不曲,字词规范、标点正确,文字精练,篇幅力求简短。
3、人名、地名、数字、引文准确。
引用公文应先引标题,后引发文字号。
引用外文应当注明中文含义。
日期应当写具体的年、月、日。
4、结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“
(一)”,第三层为“1.”,第四层为“
(1)”。
5、必须使用国家法定计量单位。
6、用词用字准确、规范。
文内使用简称,一般应当先用全称,并注明简称。
使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
7、公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
8、草拟公文要用规定的稿纸,在装订线以内书写,或用微机打印,但要符合有关的保密规定。
草拟以及修改、签批公文,须使用毛笔、钢笔或签字笔,不得使用圆珠笔和铅笔,以符合存档要求。
9、承办人拟稿时要用统一印制的公文发文处理笺,逐项填写准确、齐全。
(二)审核。
公文送厅领导签发之前,必须按规定程序进行审核。
审核的重点是:
是否需要行文,是否符合国家法律、法规和方针、政策及有关规定,是否与有关部门、地区协商、会签,文字表述、文种使用、公文格式等是否符合有关规定,发文稿纸各项填写是否齐全、准确。
对不符合要求的公文稿退回重办。
(三)签发。
公文由厅领导签发。
党组发文,由党组书记或副书记签发,或由党组书记或副书记委托其他党组成员签发。
以科技厅名义制发的上行文,经分管厅领导签署意见后,由厅长或主持日常工作的副厅长签发;以科技厅名义制发的下行文或平行文,根据公文内容由分管厅领导签发,分管厅领导不在时,由其委托其他厅领导签发。
涉及其他厅领导分管工作的,需经有关厅领导审核后再签发。
厅领导签发时,应当明确签署意见,并写上姓名和审批时间;其他厅领导审批圈阅,应当视为同意。
已经厅领导签发的公文稿,如有必要作实质性修改,须报经签发人同意。
(四)缮印。
厅发文由厅文印部门负责打字、印刷。
(五)校对。
承办处室负责校对,一般需经二校。
终校后由承办人签字,然后付印。
(六)用印。
承办人须将印好的公文(包括附件),连同发文稿纸、定稿和办文依据件送印章管理部门。
印章管理部门进行复核确认无误后按要求予以盖章。
除代章外,印章应与发文机关名称一致。
(七)登记、分发。
公文由承办处室分发、封装、登记后统一送收发室发送。
秘密公文,收发室签收后,通过专送或机要交通发送。
(八)印送份数。
草拟公文时,应根据主送、抄送机关和厅内有关要求准确计算印刷份数,填入发文稿纸。
报送省人民政府的“请示”,属请省人民政府领导出席会议接见外宾等事务性工作的送3份,其他内容的送5份;“报告”送5份;报请省人民政府审批的法规性文件送10份;答复省政府有关办理事项的反馈情况送5份。
党组发文、厅发文盖章时办公室留2份,分送厅领导需按厅领导每人一份由办公室统一发送。
第三十四条省科技厅发文办理应按照以下程序:
(一)公文承办处室拟稿;
(二)承办处室负责人核稿;
(三)对于需要厅内会签的公文,送有关处室或单位会签;
(四)办公室审稿;
(五)厅领导签发;
(六)需要厅外其他部门会签的公文,由厅主办处室负责送出会签;
(七)经厅领导签发的公文,由办公室送印;
(八)文印室打印;
(九)承办处室校对、装订;
(十)承办处室送办公室盖章;
(十一)承办处室负责分发、封装、登记;
(十二)承办处室送厅收发部门发送;
(十三)紧急公文由承办处室负责全程跟踪办理;
(十四)对于发出的公文,由承办处室负责答复和督查落实公文中所涉及的有关事项。
十一、发文立卷、归档和销毁
第三十五条省科技厅制发的公文应当根据《中华人民共和国档案法》、《湖北省档案管理条例》和《省科技厅档案工作管理办法》的有关规定登记整理、立卷、归档,任何人不得保存应当归档的公文。
第三十六条为防止公文档案材料遗失,公文在办公室盖章时,留存发文稿纸、底稿、办文依据件和2份正本,厅机要室予以登记、保管。
立卷工作按有关要求办理。
第三十七条联合办理的公文,原件由主办单位立卷。
会办单位可以将相关材料交给主办单位一并立卷,会办单位保存复制件。
第三十八条公文归档,应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷,要保证档案的齐全、完整,能正确反映本机关的主要工作情况,以便于保管和利用。
公文底稿的处理,一般公文只保存签发人签字的定稿,重要公文要同时保存历次修改稿。
第三十九条没有存查和归档价值的公文,经过鉴别和主管领导人批准,可以定期销毁。
销毁秘密公文,要进行登记,送指定的地点,由两人监销,保证不丢失、不漏销。
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