word技巧使用.docx
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word技巧使用.docx
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word技巧使用
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1楼
一、Alt键的妙用
1. 按住Alt键(或同时按住鼠标上的两个按钮)再拖动左右(上下)边距,可精确调整其值(在标尺上会显示具体值)。
2. 按住Alt再进行相应操作,还可以精确调整图形、艺术字等“对象”的形状、大小和在文档中的位置等。
3. 按住Alt后单击任意单元格可快速选定单元格所在列。
按Alt键后双击表格中任意位置,可快速选定整个表格。
4. 按住Alt后拖动鼠标可以按列选定文本。
5. 按住Alt拖动菜单命令或工具栏上的图标可删除或移动该项到其他位置(同时还按住Ctrl则复制)。
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4楼
四、关于快捷键、菜单、工具栏
1. 在主菜单上添加命令或工具按钮:
使用800×600像素以上的分辨率,主菜单右边有很多空位置,把最常用的命令或图标放在上面,好处多多!
2. 快速自定义快捷键:
按下“Ctrl+Alt+Num”组合键后,鼠标指针会变为花朵形,再执行要定义快捷的键盘或鼠标操作后,就会弹出“自定义键盘”对话框让你指定快捷键。
3. 漂移下拉菜单:
单击工具栏中“字体颜色”、“填充色”、“外围边框”等图标右侧的下拉按钮后,再拖动弹出列表的标题条到窗口中,可使该菜单漂移。
∙2007-6-113:
38
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∙卫东电脑
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5楼
五、关于图形(剪贴画、图片文件、自选图形)
1. 图形等“对象”的上下叠放:
插入文档的对象要和正文重叠,必须先设置图片格式中“文字环绕”为“无环绕”(此时图片浮于文字上方),“叠放层次”设为“置于文字下方”就可将图片叠放在文字下面,形成“背景”或“水印”。
2. 编辑环绕顶点:
单击“图片”工具栏上“文字环绕”中的“编辑环绕顶点”,图片周围会出现许多顶点,拖动它们可以调整文字环境位置,按住Ctrl键再单击顶点间连线(顶点)可以增加(或删除)顶点。
3. 图形裁剪后的恢复:
可以用“图片”工具栏中的“裁剪”工具逆向拖动来恢复被裁剪掉的部分。
4. 旋转、编辑:
插入文档中“剪贴画”,如果你先“取消组合”,再“组合”,就可整体旋转了。
“取消组合”还可以修改各组成部分(以文件方式插入的剪贴画可双击后编辑)。
5. 图片的再现:
插入文档的图片,有时在改变显示比例等操作时会不翼而飞,此时,单击“绘图”工具栏上的“选定”按钮,丢失的图片就无处藏身。
6. 图片或其他对象的“选定“:
当图片等置于文字下或其他对象下时,有时再也不能用鼠标选定。
只要单击“绘图”中的“选定”图标后,再移到对象上,就能单击“或划框”选定(选定一个后再按Tab可切换选定不同层次)。
7. 移动或复制对象:
按住Shift后再拖动可按垂直或水平方向移动(同时还按Ctrl则复制)图形等对象到新位置。
∙2007-6-113:
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6楼
六、自动加密Word文档
随着办公自动化的普及,用Word的人越来越多,我作为一家公司的文员,更离不开Word。
公司为了保守商业机密,规定所有的Word文档必须加密,每次在Word菜单“工具”→“选项”的“保存”页中给文档加密不仅麻烦,而且密码常常被遗忘。
为了省事,我用自动宏给Word做了一个通用密码,只要新建一个Word文档它就会自动进行加密工作,很方便!
先录制一个新的宏。
运行Word,在它的菜单中依次选择“工具”→“宏”→“录制新宏”。
这时弹出一个“录制宏”对话框,我们在“宏名”中输入“Autonew”,在“将宏保存在”中选择“所有文档(Normal.dot)”,然后点击“确定”按钮。
选择Word菜单的“工具”→“选项”,在“选项”对话框中选择“保存”页,然后在“打开权限密码”中输入自己定义的通用密码,比如“4rt84f”等,当输入完毕后单击“确定”按钮,
这时会弹出一个“确认密码”的对话框,我们只需再次键入密码就行了,然后单击“确定”按钮。
在Word菜单中依次选择“工具”→“宏”→“停止录制”。
选择Word菜单的“文件”→“退出”,关闭Word,这样宏的录制工作就完成了。
使用自动加密的Word文档。
以后使用Word时,只需点击“新建空白文档”按钮(注:
运行Word后Word自动新建的那个空文档没有被加密,只有手工新建的文档才会自动加密),就可如往常一样工作,根本感觉不出它有什么特殊的地方。
验证加密效果。
当我们完成工作后,照常保存并关闭文档,你同样感觉不到它有什么特殊之处,但如有人想打开这个文档,便会发现必须输入密码才行!
∙2007-6-113:
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7楼
七、巧用“稿纸”格式
在Word2000中,用户可以利用“稿纸向导”生成稿纸格式的文档。
可是,如何生成“小字本”格式的文档呢?
问题的关键在于掌握稿纸格式的制作过程。
Word2000提供的稿纸格式是用绘图工具绘制并插入“页眉”中得到的,因此利用“稿纸”格式也要从这一点下手:
①左击“文件/新建”选单项,选择“稿纸向导”,生成20×20的稿纸文档;
②左击“视图/页眉和页脚”选单项;
③左击“绘图”工具栏中的“选择对象”按钮;
④右击“稿纸”,选择“组合/取消组合”命令;
⑤拖动方格列,排成31×20的“小字本”格式;
⑥左击“文件/页面设置”,选择“文档网格”卡;
⑦将每页行数设置为31后确定;
⑧关闭“页眉/页脚”即可。
∙2007-6-113:
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∙卫东电脑
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8楼
八、妙用Word中的自动图文集输入个人信息
在使用Word工作、学习过程中,经常要重复的输入自己的个人信息。
如:
姓名、单位、家庭(学校)地址、电话、电子信箱、QQ号码……对于这样重复的劳动你是不是早就厌烦了?
其实有许多办法可以解决这个问题的,比方说使用Word中的“自动图文集”就可以轻松地解决这个问题,帮助您快速地完成这些重复性地操作。
“自动图文集”的使用步骤如下:
①首首先选择需要存储在自动图文集中的文字(可以包括图片、段落格式等,哈,在个人签名中加入个漂亮的图片可真的很不错)。
比方说我选定地就是以下文字:
姓名:
蔬菜
家庭地址:
中国
电话:
1234567
电子信箱:
feiyang@
QQ号码:
88888888
②单击菜单项“插入”→“自动图文集”→“新建”。
在弹出的创建“自动图文集”对话框中,输入“自动图文集”的名字,如你的名字。
在本例中假设你输入的是“个人信息”。
③现在,请你在Word中键入“个人信息”。
刚一输入完毕就会弹出一个浅黄色提示框,此时按F3键,预定义的图文格式就会自动输出在光标所在位置。
如果不需要该定义的格式,继续键入其他内容即可跳过。
在你新建了“个人信息”这个“自动图文集”之后,它会出现在“插入”菜单中的“自动图文集”→“正文”中,通过点击该菜单也可以输出您自定义的图文格式。
∙2007-6-113:
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9楼
九、Word的压缩功能
如果你有一台电脑而没有打印机,你一定希望在Word中编辑的文档所占的空间比较小,这样就可以直接将一个文档拷贝到软盘上,再到有打印机的电脑上打印。
一般来说,如果Word文档中没有图片,那么一张软盘足可以容纳下一个文档。
当文档中有图片的时候,这时文档所占的空间就比较大,有时一张软盘装不下。
这种情况通常有两种解决办法。
一是通过压缩软件将文档压缩,将压缩后的文档拷贝到一张软盘上,再到其它的电脑上解压。
二是将一个文档分为几个小文档,将它们分别拷贝到几张软盘上,再到其它的电脑上合并。
我想,这两种办法都是非常不方便的。
笔者经过实践,发现Word本身对于含有图片的文档,有效果极佳的“压缩”功能。
当然,这不同于真正的压缩,只是笔者对这种功能的命名。
“压缩”方法非常简单,步骤如下:
第一、不要通过剪贴板将图片直接粘贴到文档中。
如果需要剪贴板里面的图片,应通过Windows的“画笔”,将其存为一个文档。
第二、再将这些图片文档直接插入到文档的相应位置。
第三、选择Word“编辑”下的“全选”项,选择该图片,再选择“编辑”下的“复制”项。
第四、重新建立一个新文档,选择“编辑”下的“粘贴”项,将图片粘贴到新文档中。
至此,读者可以发现,通过剪贴板将图片直接拷贝所建立的文档,与通过插入图片文档所建立的文档相比,后者所占的空间小得多。
再将后者通过第三、第四步处理得到的文档与未处理者相比,所占的空间又有明显地减小。
∙2007-6-113:
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∙卫东电脑
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10楼
十、Word打印到文件的应用
Word文件打印时,在打印参数设置窗口中有一个选项,叫打印到文件。
如果用鼠标点一下使其选中,再点确定进行打印,将弹出一个文件保存窗口,让用户选择WORD打印文件的保存位置,再确定,WORD的内容将输出到一个打印文件中,默认的文件扩展名是 .prn。
那么什么情况下需要使用这个功能,又如何使用这个功能呢?
一、 为什么要使用WORD打印文件?
1.普通WORD文件的打印必须要相应版本的WORD的支持,而打印文件不须要WORD的支持,甚至不须要汉字操作系统的支持,这就为WORD文件的异地打印提供了便利。
你只要知道异地打印机的型号,就可以将保存的打印文件传递过去打印,而不必担心是否有相应的操作系统,是否有WORD以及是什么版本。
2.在进行文件传送时,为考虑系统和编辑器的兼容性,常使用文本格式,但文本格式损失了全部的文字格式信息,不能处理图片信息。
而打印文件则克服了这个缺点,其中包含了打印控制、文字、图片等全部相关信息。
3.prn 文件具有较小的体积,为文件交换提供便利。
二、生成打印文件
打印操作与正常打印完全相同,在设置打印参数时要将“打印到文件”复选框选上,在弹出的窗口中填好打印文件保存的位置和文件名,确定即可。
三、打印文件的使用
使用打印文件需要先转换到MSDOS方式下,然后用COPY命令将打印文件发送到打印机,命令格式如下:
copy 文件名 prn /b
命令共四个部分,其中prn 指将输出设备指定为打印机;
/b 指以二进制方式输出,如无此参数,图片等信息可能无法正确打印。
四、需要注意的几个问题
1.WORD打印文件生成以后,就不能再用WORD等编辑工具打开和编辑了,只能直接发送到打印机。
2.打印时,打印机必须先打开,并连机。
3.生成WORD打印文件时,必须考虑用什么打印机打印这个文件,打印机的选择可在打印参数设置窗口的打印机名称下拉框中选择。
选择不同的打印机,生成的打印文件是不同的,如果选用其它打印机,可能打印不出正确的文字格式及图片。
4.打印文件的打印质量和打印参数的各项设置有关。
∙2007-6-113:
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60.15.34.*
11楼
你辛苦,我收藏了。
∙2007-6-121:
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∙卫东电脑
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12楼
12、去除默认的输入法:
打开选项窗口,点击其中的“编辑”选项卡,去除最下面的“输入法控制处于活动状态”前的对号,点击确定。
重新启动Word后,就会发现微软拼音不会一起启动了。
13、翻译文字:
先要安装好字典库,连线上网,通过网上资源翻译。
选择准备翻译的文字,然后点选Word菜单栏“工具”→“信息检索”;界面右边将出现“信息检索”版面。
在“搜索”栏选择“翻译”,再在“翻译”栏选择“将”哪国语言“翻译为”哪国语言,结果马上就会显示出来。
要快速翻译下一个词,可以按住Alt键不放,然后点选生词。
14、给图片注解文字:
选定要添加说明的图片,单击鼠标右键,在快捷功能菜单中选“题注”,以打开题注窗口;然后在“标签”栏选择“公式”、“表格”或“图表”;最后在“题注”栏输入注解文字,再点“确定”按钮结束。
此时,注解文字会自动显示在图片下方。
注解文字可以随时更改,如改变字体大小,或者删除等等。
15、制作水印:
Word2003具有添加文字和图片两种类型水印的功能,而且能够随意设置大小、位置等等。
在Word菜单栏点击“格式”→“背景”→“水印”。
在“水印”对话框中选择“文字水印”,然后在“文字”栏选择合适的字句,或另外输入文字;或在“水印”对话框中选择“图片水印”,然后找到要作为水印图案的图片。
最后按“确定”,水印就会出现在文字后面。
∙2007-6-613:
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∙卫东电脑
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13楼
16、自动更正错误词组:
可以通过Word2003自动更正写错的词组。
比如“为虎作伥”容易写成“为虎做伥”,依次点击“工具-自动更正选项”菜单,在弹出的“自动更正”窗口中选择“自动更正”标签项,在下面的替换文本框中输入“为虎做伥”,然后在替换为文本框中输入“为虎作伥”,点击确定。
这样以后如果在文章中再次输入“为虎做伥”的时候,Word就会自动更正为“为虎作伥”。
用同样的办法我们可以把容易混淆的一些词组或是成语添加到自动更正中,让你的Word识别词组能力更强、更智能化。
17、轻松统计文档字数:
打开Word文档,然后依次点击“工具-字数统计”菜单,就可以清楚的看到这篇文档的统计信息,也可以通过打开文档属性窗口,接着选择“摘要”标签,然后点击“高级”按钮,这时也可以看到该文档的详细统计信息。
但是需要统计多篇文档的总字数,这样一篇篇的统计,也就太慢了,效率也很低。
可以先打开其中任意一篇文档,然后依次点击“插入-文件”菜单,然后把其它文档全部插入进来,合并成一篇文档,然后再点击“字数统计”菜单项,就可以轻松的查看所有文档的总字数了。
18、一版多页显示:
先按“预览打印”图标,或点击“文件”→“打印预览”,Word将处于“预览”模式;在工具栏上单击鼠标右键,选择“常用”。
这时,Word的菜单栏下一排会出现“常用”工具栏。
再在工具栏上右击鼠标,选择“自定义”,进入自定义设置状态;现在,将“打印预览”工具栏上的“多页”按钮拖到“常用”工具栏上。
关闭“自定义”窗口,再关闭“预览”模式;以后,点击Word“常用”工具栏上的“多页”按钮,就可以选择一页显示多少个版面了。
∙2007-6-613:
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14楼
12、去除默认的输入法:
打开选项窗口,点击其中的“编辑”选项卡,去除最下面的“输入法控制处于活动状态”前的对号,点击确定。
重新启动Word后,就会发现微软拼音不会一起启动了。
13、翻译文字:
先要安装好字典库,连线上网,通过网上资源翻译。
选择准备翻译的文字,然后点选Word菜单栏“工具”→“信息检索”;界面右边将出现“信息检索”版面。
在“搜索”栏选择“翻译”,再在“翻译”栏选择“将”哪国语言“翻译为”哪国语言,结果马上就会显示出来。
要快速翻译下一个词,可以按住Alt键不放,然后点选生词。
14、给图片注解文字:
选定要添加说明的图片,单击鼠标右键,在快捷功能菜单中选“题注”,以打开题注窗口;然后在“标签”栏选择“公式”、“表格”或“图表”;最后在“题注”栏输入注解文字,再点“确定”按钮结束。
此时,注解文字会自动显示在图片下方。
注解文字可以随时更改,如改变字体大小,或者删除等等。
15、制作水印:
Word2003具有添加文字和图片两种类型水印的功能,而且能够随意设置大小、位置等等。
在Word菜单栏点击“格式”→“背景”→“水印”。
在“水印”对话框中选择“文字水印”,然后在“文字”栏选择合适的字句,或另外输入文字;或在“水印”对话框中选择“图片水印”,然后找到要作为水印图案的图片。
最后按“确定”,水印就会出现在文字后面。
16、自动更正错误词组:
可以通过Word2003自动更正写错的词组。
比如“为虎作伥”容易写成“为虎做伥”,依次点击“工具-自动更正选项”菜单,在弹出的“自动更正”窗口中选择“自动更正”标签项,在下面的替换文本框中输入“为虎做伥”,然后在替换为文本框中输入“为虎作伥”,点击确定。
这样以后如果在文章中再次输入“为虎做伥”的时候,Word就会自动更正为“为虎作伥”。
用同样的办法我们可以把容易混淆的一些词组或是成语添加到自动更正中,让你的Word识别词组能力更强、更智能化。
17、轻松统计文档字数:
打开Word文档,然后依次点击“工具-字数统计”菜单,就可以清楚的看到这篇文档的统计信息,也可以通过打开文档属性窗口,接着选择“摘要”标签,然后点击“高级”按钮,这时也可以看到该文档的详细统计信息。
但是需要统计多篇文档的总字数,这样一篇篇的统计,也就太慢了,效率也很低。
可以先打开其中任意一篇文档,然后依次点击“插入-文件”菜单,然后把其它文档全部插入进来,合并成一篇文档,然后再点击“字数统计”菜单项,就可以轻松的查看所有文档的总字数了。
18、一版多页显示:
先按“预览打印”图标,或点击“文件”→“打印预览”,Word将处于“预览”模式;在工具栏上单击鼠标右键,选择“常用”。
这时,Word的菜单栏下一排会出现“常用”工具栏。
再在工具栏上右击鼠标,选择“自定义”,进入自定义设置状态;现在,将“打印预览”工具栏上的“多页”按钮拖到“常用”工具栏上。
关闭“自定义”窗口,再关闭“预览”模式;以后,点击Word“常用”工具栏上的“多页”按钮,就可以选择一页显示多少个版面了。
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