Excel 基础知识Word格式.docx
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Excel 基础知识Word格式.docx
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三、Excel界面
启动Excel后可看到它的主界面(如下图)。
最上面的是标题栏,标题栏左边是Excel的图标,后面显示的是现在启动的应用程序的名称,接着的连字符后面是当前打开的工作簿的名称;
标题栏最右边的三个按钮分别是最小化、最大化/恢复按钮和关闭按钮,
标题栏下面是菜单栏,单击菜单栏上的项目通常出现的不是全部菜单,菜单最下面有个向下的箭头,单击它就可以打开全部菜单了。
菜单栏下面是工具栏,熟练使用工具栏中的按钮可以提高我们的工作效率。
以上栏目是一般的Windows应用程序都有的。
工具栏的下面的一些栏目就是Excel特有的。
左边是名称框,我们可以在名称框里给一个或一组单元格定义一个名称,也可以从名称框中直接选择定义过的名称来选中相应的单元格。
右边是编辑栏,选中单元格后可以在编辑栏中输入单元格的内容,如公式或文字及数据等。
在编辑栏中单击准备输入时,名称框和编辑栏中间会出现图中所示三个按钮:
左边的错号是“取消”按钮,它的作用是恢复到单元格输入以前的状态;
中间的对号是“输入”按钮,就是确定输入栏中的内容为当前选定单元格的内容了;
等号是“编辑公式”按钮,单击等号按钮表示要在单元格中输入公式(有的版本是fX,即“插入函数”)
名称框下面灰色的小方块是“全选按钮”,单击它可以选中当前工作表的全部单元格。
全选按钮右边的A、B、C...是列标,单击列标可以选中相应的列。
全选按钮下面的1、2、3...是行标,单击行标可以选中相应的整行。
中间最大的区域就是Excel的工作表区,也就是放置表格内容的地方;
工作表区的右边和下面有两个滚动条,是翻动工作表查看内容用的。
在工作表区的下面,左边的部分用来管理工作簿中的工作表,如下图所示。
我们把一个Excel的文档叫做工作簿,在一个工作簿中可以包含很多的工作表。
Sheet1,Sheet2……等等都代表着一个工作表,这些工作表组成了一个工作簿。
单击“Sheet2”,就可以转到表Sheet2中,同样,单击“Sheet3”,“Sheet4”,都可以转到相应的表中。
四个带箭头的按钮是标签滚动按钮。
单击向右的箭头可以让标签整个向右移动一个位置,即从Sheet2开始显示。
单击带竖线的向右箭头,最后一个表的标签就显露了出来。
单击向左的箭头,下面的标签整个向左移动了一个表。
单击带竖线的向左的箭头,最左边的表就又是Sheet1了。
这只是改变工作表标签的显示,当前编辑的工作表是没有改变的。
界面的最下面是状态条。
Excel的状态条可以显示当前的键盘的几个Lock键的状态,右边有一个“NUM”的标记,表示现在的Numlock是打开的,按一下键盘上的“NumLock”键,这个标记就消失了,表示不再是NumLock状态,按一下“CapLock”键,就显示出CAPS,表示CapsLock状态是打开的,再按一下CapLock键,它就会消失。
四、Excel工作部分的基本结构
Exce工作部分的基本结构由工作簿、工作表和单元格组成:
1、工作簿:
工作簿是指在Excel环境中用来储存并处理工作数据的文件。
当启动Excel时,就自动打开了工作簿,一个工作簿内最多可以有255个工作表,工作簿内除了可以存放工作表外,还可以存放宏表、图表等。
2、工作表:
工作表是指由“65536”个行和“256”个列所构成的一个表格。
行的编号由上至下有“1”到“65536”编号;
列号则由左到右采用字母编号为“A”…“IV”(共256列)。
默认情况下,每一个工作簿文件会打开3个工作表文件。
这些工作表分别以Sheet1、Sheet2、Sheet3来命名。
实际上可以根据需要添加工作表,一个工作簿内最多可以有255个工作表,还可以通过“重命名”更改默认的工作表名称。
例如将Sheet1改为“商品销售”;
Sheet2改为“商品库存”等。
3、单元格;
构成工作表的多个长方形的“存储单元”就是单元格,我们输入的任何数据都将保存在这些“单元格”中。
这些数据可以是一个字符串、一组数字、一个公式或者一个图形、声音等等。
每个单元格都有其固定的地址。
比如“A3”,就代表了“A”列的第“3”行的单元格。
同样,一个地址也唯一地表示一个单元格,例如:
“B5”指的是“B”列与第“5”行交叉位置上的单元格。
因此,“B5”亦称单元格地址或单元格名称。
在Excel环境中,每一张工作表由65536×
256个单元格所构成。
由于一个工作簿文件可能会有多个工作表,为了区分不同工作表的单元格,要在地址前面增加工作表名称。
例如:
Sheet2!
A6。
就说明了该单元格是“Sheet2”工作表中的“A6”单元格。
(
注意:
工作表名与单元格之间必须使用“!
”号来分隔。
)
(二)工作簿与工作表
一、工作簿
1、新建工作簿
启动Excel后,首先看到的是Book1工作簿,这是系统的一个默认工作簿。
如果要建立一个新的工作簿,其操作步骤如下:
◎在菜单栏内依次选择“文件”→“新建”。
◎在窗口右侧任务栏内选择“空白工作簿”,或选择“本机上的模板”然后在“模板”对话框中点击“工作簿”,就可以看到新的工作簿Book2。
依此方法可以新建Book3、Book4……
2、更改工作簿字体及大小
工作簿的字体和大小可根据需要予以更改。
更改的方法如下:
◎依次选择“工具”→“选项”→“常规”。
◎在“常规”选项卡的“标准字体”栏内打开字体清单,根据需要选取其
一。
同时在“大小”框中选取适当的字号。
单击“确定”。
◎按照提示关闭Excel。
重新打开的Excel工作簿就可使用更改后的字体和大小。
原来的工作簿的字体和大小仍旧保持不变。
3、多个工作簿之间切换
如果Excel窗口中同时打开了不只一个工作簿,为便于编辑,需要在各工作簿之间进行切换。
下面介绍两种切换方法:
方法一:
假设屏幕上可以同时见到两个工作簿,book1在前,book2在后.单击book2可以看到的地方,则book2会显示在屏幕前面成为当前活动窗口,即可进行操作。
与此同时,book1退居后面。
同样的方法也可以使book1窗口显示在前面,book2窗口退居后面。
方法二:
在菜单栏中点击“窗口”,弹出的下拉菜单中列出了当前打开的所有工作簿的名称(如图)。
其中,有√号的是当前工作簿。
单击另外的一个工作簿,这个工作簿就会转换到前面成为为当前工作簿。
原来的当前工作簿就会隐退到后面。
如果再单击这个隐退的工作簿,它又会出现在前面,再次成为当前工作簿。
方法三:
按注Alt键.再点击Tab键.点击一次,屏幕上就会出现一个工作簿成为当前工作簿。
再按Alt键.并点击Tab键.就会出现另一个工作簿成为当前工作簿。
.连续点击直到出现需要的工作簿为止。
4、保存工作簿
工作表或工作簿编好后,要注意即时保存,防止成果丢失。
保存的方法是:
在Excel中单击工具栏中的“保存”按钮或“文件”菜单中的“保存”命令,如果文档没有保存过,就会弹出“另存为”对话框,如右图:
在“保存位置”中选好目录,在“文件名”中输入名字,单击“保存”按扭就可以了。
如果编辑的文件以前已经保存过了,则自动进行保存,不弹出“另存为”对话框。
按快捷键Ctrl+S也与单击“保存”命令效果相同。
5、退出工作簿
如果Excel窗口中建立了多个工作簿,要退出当前的工作簿,可打开“文件”菜单,单击“关闭”命令,或单击工作簿右上角“×
”,号就可以退出当前工作簿,其他工作簿仍保留在Excel窗口。
二、工作表
1、新建工作表
通常情况下,一个工作簿只有sheet1、sheet2、sheet3等3个工作表。
如果要增加新的工作表可采取以下方法:
新建单个工作表。
右键单击工作表标签,在弹出菜单中选择“插入”,再在“插入”对话框中选择“工作表”,(也可以在工具栏中依次选择“插入”→“工作表”)在当前工作表标签前面就会出现一个新的工作表标签。
如果还要增加工作表,可接着按F4键,按一次就会增加一个工作表。
同时新建多个工作表。
在工具栏中依次选择“工具”→“选项”。
在“选项”对话框中打开“常规”选项卡,然后在“新工作簿内的工作表数”数字框中输入要达到的最高数字(如13),单击“确定”,再在工具栏内按“新建”,工作表标签区内就会增加到13个工作表的标签。
就是在这个工作簿内有13个工作表。
2、选定工作表
一个工作簿里通常有3个或3个以上的工作表,工作表标签栏内就是这些工作表的名称。
其中显示为高亮度的标签就是当前工作表标签。
要让工作表进入工作状态,首先必须选定工作表。
选定工作表的方法有:
1、选定单个工作表:
鼠标箭头指向要选定的工作表标签,按左键,该工作表即为选定的当前工作表。
2、选定相连的多个工作表:
先单击最前面的一个工作表标签,然后按住shift键,再单击最后的一个工作表标签,相连的多个工作表即被选定。
3、选定不相连的多个工作表:
按住ctrl键,然后逐个单击需要选定的工作表标签,不相连的多个工作表即被选定。
4、在多个工作表中选定一个或少数工作表,为便于寻找,可采用以下方法:
右键单击标签滚动区任一按纽(工作表标签区左侧),然后在弹出的工作表标签列表中单击需要选定工作表标签即成。
5、在工作表标签上添加颜色,以便寻找。
方法是:
右键单击将要着色的工作表标签,在弹出的对话框中单击“工作表标签颜色”,再在颜色方块中选择一种需要的颜色,单击“确定”即成。
如果要取消(不是删除)同时选定多个工作表,可以用右键选择其中的一个工作表标签,然后在弹出的菜单中单击“取消成组工作表”.其中被选择的那个工作表成为当前工作表。
其余各表均退出选定状态。
3、工作表切换
工作簿中有多张工作表,它们不可能同时显示在一个屏幕上。
由于工作内容不同,往往需要使用不同内容的工作表,这就需要在工作表之间进行切换。
切换的方法有:
1、直接点击需要使用的工作表标签。
2、按下Ctrl+PgUp就可以切换出当前工作表前面的一份工作表;
按下Ctrl+PgDn就可以切换出当前工作表后面的一份工作表
3、单击左下角工作表选项卡中任一三角按钮,打开工作表清单,根据需要在该清单中选定一个工作表名称,该工作表就会显示出来成为当前活动工作表。
4、移动工作表
(1)在同一个工作簿中移动工作表:
用鼠标左键单击要移动的表的标签,然后拖动鼠标,在我们拖动鼠标的同时可以看到鼠标的箭头上多了一个文档的标记,同时在标签栏中有一个黑色的三角指示着工作表拖到的位置,在到达想要到达的位置时松开鼠标左键,工作表的位置就改变了。
如下图:
(2)在不同工作簿中移动工作表:
在工作表标签区选定要移动的工作表;
依次选择“编辑”→“移动或复制工作表”;
在“移动或复制工作表”对话框的工作簿框内选择一个目标工作簿;
在“下列选定工作表之前”框内选定要移动到的位置;
然后单击“确定”。
5、复制工作表:
(1)在同一工个作簿中复制工作表:
这个同移动工作表是相对应的,用鼠标拖动要复制的工作表的标签,同时按下Ctrl键,此时,鼠标上的文档标记会增加一个小的加号,现在拖动鼠标到要增加新工作表的地方,就把选中的工作表制作了一个副本。
如下图。
使用此法相当于插入一张含有与源表相同数据的新表。
新表的名字以“源工作表的名字+
(2)”命名。
(2)复制工作表到另一工作簿:
在工作表标签区选定要复制的工作表;
在“移动或复制工作表”对话框的工作簿框内选择“新工作簿”;
选中“建立副本”复选框(打勾)。
6、删除工作表
删除单个工作表:
右键单击待删除的工作表标签,然后在弹出的菜单中单击“删除”。
(或者选中要删除的工作表,打开编辑菜单,选择“删除工作表”也可以把当前编辑的工作表删除掉。
)选中的工作表被删除后,同时后面的工作表就变成了当前活动工作表。
如果要连续删除多个工作表:
可在删除第一个工作表后,接着按F4键,按一次即可删除一个工作表。
如果要同时删除多个工作表,可在选取多个工作表(选取方法见下节)以后,单击右键,再单击“删除”,选定的所有工作表就会同时被删除。
7、重命名工作表
重命名工作表是指改变工作表标签的名称,例如将“Sheet1”改为“工资表”。
双击要重新命名的工作表标签,然后直接输入新名称。
右键单击要更改名称的工作表标签,在弹出的菜单中选择“重命名”命令,然后在标签处输入新的工作表名;
先选中要重命名的工作表,打开“格式”菜单的“工作表”子菜单,选择“重命名”命令,然后输入新的名称。
8、更改工作表标签字号的大小
工作表标签位与水平滚动条在宽度相同的同一条水平线上,更改工作表标签字号的大小同更改水平滚动条的宽度,操作方法是一样的。
◎右键单击桌面空白处,在弹出的菜单中选择“属性”。
◎在“属性”对话框中依次选择“外观”→“高级”。
◎在“高级外观”对话框中打开“项目”清单,并从中选定“滚动条”。
◎在“滚动条”数据框内选择适当的时字号数值,然后单击“确定”、“应用”,在改变滚动条宽度的同时也改变了工作表标签字号的大小。
9、改变工作表的比例
在默认状态下,Excel是用100%的比例显示工作表的。
如果要改变工作表的显示比例,可以执行下列操作:
(1)依次选择“视图”→“显示比例”命令。
。
(2)在显示比例对话框中选定需要的比例数,或在“自定义”栏内输入需要的比例数。
然后单击“确定”即可。
10、
选定整个工作表
有时需要对整个工作表做全局的修改,例如改变整个工作表的字符格式或者字体的大小等,就需要选定整个工作表。
选定整个工作表的方法很简单,单击工作表左上角空白方格(亦称“选定整个工作表按钮”)即可。
11、保护工作表
为防止别人修改工作表,需要保护工作表。
保护工作表的操作步骤是:
1、在工作表标签区选定需要保护的工作表;
2、依次选择“工具”→“保护”→“保护工作表”;
3、在“保护工作表”对话框中选中“内容”、“对象”、“方案”等复选框;
4、在“保护工作表”对话框的密码拦中输入密码;
5、单击“确定”;
6、在确认密码对话框中再次输入密码,然后单击“确定”。
这样,就给这个工作表增加了一个保护密码,在工作表处于保护的状态下就不能进行修改了。
如果要修改,就得打开“工具”菜单的“保护”子菜单,单击“撤消工作表保护”命令,再在弹出的“撤消工作表保护”对话框中输入原来的密码,单击“确定”,才可以继续修改工作表。
(保护工作簿的方法与此基本相同,只是要在“工具”菜单下的“保护”子菜单中选择“保护工作簿”命令。
)
12、工作表的隐藏与恢复
将含有重要数据的工作表或者暂时不使用的工作表隐藏起来,既可减少屏幕上的窗口和工作表数量,并且有助于防止对对某些重要数据的改变。
隐藏工作表的操作步骤如下:
(1)选定要隐藏的工作表。
(2)依次选择“格式”→“工作表”→“隐藏”命令,就可以看到选定的工作表已从屏幕上消失。
工作表隐藏以后,如果要恢复它们,可按以下操作进行:
(1)依次选择“格式”→“工作表”和“取消隐藏”命令。
屏幕上出现“取消隐藏”对话框。
(2)在该对话框的“重新显示隐藏工作表”列表中选择要恢复的工作表,然后单击“确定”,该工作表就被恢复
藏工作
隐表
◎单击“全选”按钮,选定待隐藏的工作表。
◎依次选择“格式”→“工作表”,在弹出菜单中单击“隐藏”
如果要恢复隐藏的工作表,就依次选择“格式”→“工作表”,然后在弹出菜单中单击“取消隐藏”。
再在“取消隐藏”对话框中单击“确定”即可。
13、冻结窗格
冻结窗格是将工作表中的部分单元格区域进行静态处理,使它在编辑工作表其他部分时不发生移动。
此法主要用于制作大表格时冻结表头的项目名称或部分单元格区域,以便对下端或右边较远的单元格进行操作。
以下表为例,述其操作步骤。
假设选定A6单元格,然后依次选择“窗口-冻结窗格”,就会在6行与5行之间出现一条横线,此时移动窗口垂直滚动条,则6行以上单元格区域静止不动,而6行以下单元格区域可以上下移动,如表中6~10行即被移动覆盖,下面的空白单元格区域被移动上来,这样就便于就近对照表头项目名称向单元格进行编辑。
假设选定A6E6单元格,然后依次选择“窗口-冻结窗格”,就会在6行与5行和E列与D列之间出现两条交叉的横线,除移动垂直滚动条会出现方法一的效果外,如果移动水平滚动条,则E列左边的单元格区域不动,而E列右边的单元格区域可以左右移动,便于对右边的空白单元格进行编辑。
A
B
C
D
E
F
G
H
I
1
货物名称
数量
单位
单价
金额
单位成本
成本合计
利润
利润率
2
ASD
134
件
3
402
2.5
335
67
0.2
3
FGH
4
JHG
5
OK
11
LIU
12
MJH
200
5
1000
4.5
900
100
0.1
13
KJ
如果要取消冻结,则依次选择“窗口”→“取消冻结窗格”。
14、拆分窗口
拆分窗口是将一个窗口分为两个或两个以上的窗口,实际是将一个工作表拆分为两个或两个以上部分,拆分以后各部分会独自成为一个窗口,其目的是为了便于对工作表中不同的部分同时进行编辑。
拆分窗口的操作方法如下:
⑴横向拆分:
即将窗口拆分为上下两个窗口。
在需要拆分的地方选定一个单元格或一行,然后依次选择“窗口”→“拆分”。
或将鼠标移至窗口右上方标尺与工具栏之间的空白处,当指针变成上下双箭头时双击左键就会在选定的地方出现一条横向线条,将窗口划分为上下两个窗口。
窗口右侧各有一个滚动条可以控制上下移动。
⑵纵向拆分:
即将窗口拆分为左右两个窗口。
在需要拆分的地方选定一个单元格或一列,然后将鼠标移至平行滚动槽右侧的顶端空白处,当指针变成左右双箭头时双击左键就会在选定的地方出现一条垂直线条,将窗口划分为左右两个窗口。
窗口下方各有一个滚动条可以控制左右移动。
⑶纵横双向拆分:
即既有横向拆分又有纵向拆分,纵横交叉,将一个窗口拆分为4个窗口。
在预设的4个窗口的交叉点选定一个单元格,然后依次选择“窗口”-“拆分”就会出现纵横交叉的两条线,将窗口拆分为4个小窗口。
大窗口的右侧和下方各有2个滚动条分别控制4个小窗口单元格的移动。
如果要取消拆分,则依次选择“窗口”-“取消拆分”,或双击拆分窗口之间的线条即可。
(三)单元格、行、列
一、选定单元格或单元格区域
1、选定单元格:
工作表每行、每列的交差点位置就是单元格的位置,点击这个位置就选定了一个单元格。
2、选定单元格区域(连续或成片的单元格)
选定单元格区域的方法有很多:
如单击行标可以选中一行;
单击列标可以选中整列;
单击全选按钮(表格左上角的第一个格)可以选中整个工作表。
如果要选择连续的多个单元格,则需从选择区域中开始的单元格起,按下鼠标左键,拖到最后一个单元格就可以了。
如果要选定不连续的多个单元格,则需按住Ctrl键,逐个单击要选择的单元格。
如果要选定成片的多个单元格,可用鼠标指针按住左上方需要选定的单元格向右下放拖到最后一个需要选定的单元格,松开左键即成。
还有一个方法可以选定连续或成片的多个单元格。
这个方法是:
先选定第一个单元格,按住“Shift”键,再选定最后的一个单元格.
3、选定行或列
将鼠标指针移到待选行(或列)的第一个单元格,当指针变成空十字形状时向右(或下)拖动到最后一个单元格即可。
如果是选定工作表某行(或列)的所有单元格,则需将鼠标指针移到待选行(或列)的顶端,当指针变成箭头形状时单击左键即可。
二、插入单元格,行和列
1、插入单元格:
在要插入单元格的地方用右键单击,在弹出的菜单中单击“插入”,打开“插入”对话框,选择其中的一个选项:
“活动单元格右移”或“活动单元格下移”,然后单击“确定”,就可以插入单元格了。
2、插入行:
在需要插入行的地方用右键单击该行的行标(该行应有已经输入的数据),然后在弹出的菜单中单击“插入”,就在刚才选中的当前行的前面插入了一行。
原来当前行的数据移至下一行,
在需要插入行的地方用右键单击该行的行标(该行应有已经输入的数据),然后在弹出菜单中“插入”,→“行”,就在刚才选中的当前行的前面插入了一行。
在需要插入行的地方用右键单击任一单元格(该行应有已经输入的数据),在弹出菜单中单击“插入”,打开“插入”对话框,选择“整行”,然后单击“确定”,同样可
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