档案信息化管理问题及建议论文.docx
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档案信息化管理问题及建议论文
档案信息化管理问题及建议论文
第一篇:
院校基建档案信息化管理对策及建议
摘要:
随着我国城镇化进程的加速,院校对基建档案信息使用率的提高,多年的信息化建设,显著提高了我国院校基建档案管理水平,保证发挥其应有的作用,表明了在院校基建档案管理过程中若能够合理、科学运用先进的计算机软件,对院校基建档案信息化建设具有重要意义。
本文试阐述院校基建档案信息化的作用,并提出了可行的对策建议。
关键词:
院校;基建档案;信息化管理
随着网络化的日益完善,在院校基建档案管理中应充分利用先进的计算机软件,这是信息时代对院校基建档案管理工作提出的要求。
基建档案能够如实记录院校工程建设情况,在整个院校档案管理中有着重要地位,主要服务于院校的整合、发展、建设、管理、维修及改扩建。
因此,需要提高重视并综合采用多种措施提高院校基建档案信息化管理水平。
一、院校基建档案信息化的作用
(一)提高管理人员工作效率
以前,档案实体管理是院校基建档案管理的重点,基建档案的收集、整理、管理和利用都靠人工完成,管理人员工作量很大,效率也不高。
而通过实行基建档案的信息化管理,能够实现档案管理的网络化、实时化和自动化,在录入数据后能够多次反复利用,并在档案管理内部得到共享。
通过建立基建档案信息数据库,可以让检索查询利用更加简便。
以往的检索方式为管理人员在目录中寻找,然后根据目录记录到库房中查找,费时又费力,院校基建档案信息化后,能够利用网络实现即时的检索查询。
院校各部门若是需要某些建筑项目的信息,可以直接进入校园网,按照规定权限来检索查询,不必通过档案管理员,减少了管理员的工作量。
此外,还可以提升基建档案的利用效率,为院校决策机构提供准确可靠的依据。
(二)提高管理人员业务水平
服务是档案管理工作的关键,因为院校服务对象主要为行政人员、教师和学生,所以这对档案管理人员的素质提出了更高的要求。
档案管理人员要加强学习,掌握更多新的技术,紧跟时代发展的步伐。
院校基建档案管理工作的准确性、严密性、知识性和服务性,要求管理人员要具备较强的服务意识,积极开拓创新,运用更加科学、更先进的管理手段,实行科学的、标准化的管理模式,实现档案管理工作水平的提升。
院校基建档案信息化后,能够减轻管理人员的工作量,节省大量的时间,使档案管理人员有足够的时间钻研业务,学习先进的管理知识,提升管理能力。
(三)保护基建档案纸质载体
作为原始的证据材料,基建档案纸质载体客观性极强。
院校对基建档案的利用率极高,很多时候都要对某项工程的建筑施工图纸、立体图和平面图等进行查阅,因为图纸尺寸大小不同,幅度尺寸普遍很大,必须折叠存放,多次反复查阅,这样容易损坏图纸,不利于图纸档案的完整性,也无法满足院校对图纸档案的利用。
而在实现基建档案的信息化后,改变了以往纸质文件分散存放的管理模式,而是按照基建档案管理要求,在数据库中统一存放,让基建档案管理更加科学,确保了档案的安全和完整。
此外,还避免了管理人员和借用者直接接触原始材料,有效地保护了基建档案纸质载体。
二、提高院校基建档案信息化管理水平的对策建议
(一)建立基础数据,完善数字信息资源库
(二)重视网络环境建设,实现上下一体化
要重视网络环境的建设,让各院校和教育行政部门的信息更加通畅,只有这样才能将基建档案信息化管理的作用真正发挥出来,让档案信息资源得到共享。
网络环境建设是指借助网络交换机,将处理档案信息的计算机与网络服务器进行连接,把软件数据库集合为统一的系统,这样能够在权限内共享档案资源,实现数据通信。
要将本地区全部院校当成网络终端,在系统开发的时间范围内,在系统中录入院校基本建设信息和维修、改造、扩建等信息,并由相应的教育主管部门审查检验,然后进入系统之中,为今后档案信息检索、利用、统计等日常工作提供基础数据。
此外,还能够为上级部门及时提供第一手材料,便于其做出决策,从而加强对重要数据的管理,也有利于后续工作的顺利开展。
(三)加强业务流程建设,促进管理标准化规范化
在应用信息技术的过程中,能够让业务流程重组得以实现,这不只是对已有流程的修补,同时还是更深层次的再造与变革。
在业务流程重组中,标准化是主要应该解决的问题,是管理信息化应该坚持的原则。
要想让档案信息资源得到共享,标准化是基础,缺少标准化则信息化就不存在。
在基建档案信息化建设过程中,应该坚持的标准包括管理性标准、业务性标准和技术性标准,必须将这些标准落到实处,才有利于业务流程重组,实现整个系统效率与性能的提升。
若是缺乏统一的标准,则无法实现信息资源共享,容易出现信息化建设重复浪费的问题,不能提高效率。
再者,在业务流程建设过程中,还要坚持办公自动化建设标准,在设计文件档案工程流程及管理模式时,要将全面建设信息管理的思想体现出来。
(四)重视档案人员的素质培养
在院校基建档案网络化和信息化的发展过程中,需要不断提高管理人员的业务水平,当前,传统档案信息服务水平无法满足时代发展要求,主要体现在档案管理人员缺乏较强的信息化管理意识,管理理念十分落后,很少深入钻研业务、开拓创新,这样会造成硬件设备的现代化与管理人员观念落后相互并存的情况。
在院校基建档案管理中,设备越来越现代化、档案种类和载体也更加多样,对档案管理水平的要求也日益提升,这需要档案管理人员具备丰富的科学技术知识、档案管理知识以及较强的业务技能和综合素质。
院校基建档案管理人员不仅要具备丰富的知识,还要掌握一定的档案保护技术、档案学、档案管理学等专业知识。
此外,在电子文件等各种新型载体出现之后,档案管理人员还要具备计算机、光盘存贮、缩微技术及网络技术等先进管理手段,如此方可让院校基建档案管理从经验管理逐步转变为现代化管理。
所以,要进一步提升院校基建档案管理人员的素质,满足信息化建设的要求。
总之,近年来随着城镇化进程的加快,各院校招生规模不断扩大,加快了校内的基本建设,由此形成了大量的基建档案,这是院校基本建设的历史记录,是院校发展过程中的宝贵财富,同时也能够将院校基础设施建设水平反映出来。
院校基建档案工作任务重,事项多,其信息化管理水平关系着自身现代化程度。
因此,要重视对信息技术的应用,不断提高院校基建档案管理的信息化水平,从而满足新形势发展的需要,推动院校更快、更好地发展。
第二篇:
人事档案的信息化管理策略
摘要:
人事档案是个人的成长经历记录,对于用人单位而言,有着重要的指导和参考作用。
随着信息化技术的发展,传统的档案管理方式也在发生改变。
但是,由于一些观念的影响,信息化管理的开展进度缓慢。
本文就通过探讨档案管理工作信息化过程中遇到的问题,提出一些改进策略。
关键词:
人事档案;信息化管理;改进策略
随着社会的发展,规范化和诚信化是当今社会人事工作的两大标准,人事档案作为人力资源的凭证和依据,已经为社会和个人所重视。
因为人事档案是个人情况的真实记录,能够清楚地反映个人的经历和背景,这对于用人单位而言,是最直接有效的衡量凭据。
但是,目前我国大多数用人单位的人事档案还是传统的纸质材料,而且由于纸质档案的缺点,丢失档案、遗漏档案的情况时有发生。
这样不仅给个人带去一些不必要的麻烦,而且用人单位也无法全面掌握人员情况,给管理带来困难。
所以为了解决纸质档案的明显缺陷,数字化的档案已经是许多用人单位所倡导的一种方式,那么如何加强这些档案的信息化管理,已经成为用人单位必须探究的新问题。
一、人事档案管理信息化的重要性
(一)提升档案管理工作效率
因为人员流通的关系,人事档案的管理工作也变成了一项动态性的工作,所以对于档案管理人员而言,对人员档案的变更及时进行记录和修改是一项看似轻松却很繁琐的一件事。
而且由于传统的纸质文档,档案的录入还需花费管理人员的大量时间,所以工作效率想提高却找不到法门。
同时,一个单位的人员数量不少,管理人员不可能将每个人的人事信息都烂熟于心。
但如果实现档案管理信息化,一旦出现人事变动,管理人员可以通过管理软件的强大功能来减少档案变更所花费的时间,就可以大大提升工作效率。
(二)确保人事信息的及时更新
人事档案管理一旦实现信息化,管理系统的相关功能就可以对新录入的人事信息自动进行分门别类,保证人事信息的及时更新。
作为实现信息化管理最重要的功能之一,信息的及时更新能够帮助用人单位在作出相关人事决策时,不会因为遗漏而作出错误的决定,从而保证了职工的切身利益。
(三)保证人事的管理合法化
人事纠纷是现在许多用人单位比较头疼的问题,而且也让许多人的利益得不到保障。
特别是有些单位在辞退员工的工作上不规范处理,由此产生人事档案信息不全的问题,造成许多劳动纠纷。
因此,使一些简单问题复杂化,导致双方都要花费大量精力去完善人事信息,影响日常工作的顺利进行。
而如果实现人事档案的信息化,及时更新信息系统,就可以保证人事信息的准确和全面性。
因此,只要管理人员不出现人为疏漏,档案信息会一直存在系统中,为个人和单位提供最有效的凭证,从而减少劳动纠纷,并催生出一系列人事管理的合理制度,保证人事管理的合法化。
(四)保证人事档案信息的秘密性
人事档案管理工作具有很强的保密性质,传统的纸质档案发生篡改、涂改的事件不在少数,而实现信息化之后,系统的保密性增加了档案的安全性,只要加强管理系统的密码保护,人事档案信息的秘密性就可以得到保证,当然还要注意网络h客的攻击等特殊情况的出现,及时进行档案备份,以确保信息安全。
二、人事档案信息化的问题与不足
(一)对人事档案工作本身缺乏重视
人事档案管理工作是每一个用人单位的重点工作,但是不少单位的人事档案管理存在一个“雷声大、雨点小”的情况,其根本原因就是没有对人事管理工作形成一个正确的认识。
大部分人认为该项工作只是辅助性质工作,因而放松了对其的管理力度,造成档案管理工作远远落后于单位的其他工作,而也正是对人事档案管理工作的不重视,提出信息化就显得有些困难。
因为信息化就意味着要更新一整套硬件设施,这笔经费投入在许多用人单位看来,有些不值得,这也是人事档案管理信息化推进困难的原因之一。
(二)人事管理档案的信息化水平不高
管理手段上的传统。
现在许多用人单位提供的`人事档案还局限在纸质档案上,管理的中心点依旧是实体档案,没有跟上电子化档案的大潮。
所以在利用效率上依旧很低,而且档案管理的材料无论是从管理还是保管,都依旧是人工操作。
在工作量巨大的档案管理工作面前,无疑使得许多工作人员感觉力不从心。
(三)专业管理人才缺乏
档案管理工作虽然不是一项新工作,但是随着信息化的推进,这项工作也开始慢慢发生蜕变。
使得档案管理不再是一项人人都可以“兼职”的轻松活。
因此,档案管理信息化过程中的尴尬就出现了,没有专业的管理人才,使得档案管理工作出现高属性低配置的情况,影响了档案管理工作的发展进程。
三、人事档案信息化的改进策略
(一)提升人员对档案管理信息化的认识
信息化建设已经是人事档案管理工作的一个主要方向,但是许多人对于这一点还没有一个充分清醒的认识,对于信息化建设持观望态度,造成信息化进程缓慢。
所以,要实现人事档案信息化,就要改变人员的态度。
首先,对档案管理人员,要求必须是积极上进,拥有良好的学习态度,能够快速接受信息化管理过程中的新知识。
其次,提高管理人员的档案意识,实现在做好本职的管理工作时,能够认识到自身工作的重要性,这样才不至于产生懈怠,影响自身工作的积极性。
最后,要让档案管理人员认识到,这项工作是不能够一蹴而就的,需要其能够在不断地学习中,循序渐进地摸索,这样才能做好档案管理工作;
(二)建立完善的人事档案管理制度
人事档案关系到单位人员的切身利益,所以对于管理人员而言必须要细心认真。
而针对档案信息化的新要求,管理制度的重要性更加凸显,所以必须坚持制度改革的要求,从实际出发,根据单位自身的特点,制定一套完善的管理制度。
该制度应该明确档案管理信息化过程中的人员职责和工作要求,管理人员应该做到在工作中遇到问题,能够及时反应,保证事态不恶性发展。
而对人事档案的提取和查阅,应该有相关的手续流程,保证档案管理工作的严谨性。
(三)注重专业管理人才的培养
人事档案的信息化管理是一项专业性较强的工作,所以传统认为的档案管理是人人都可兼职的看法是错误的,在倡导信息化管理时,一支高素质的管理队伍是必不可少的。
管理人员在完成本职工作时,除了具有较强的专业知识外,还要根据信息化的发展程度,掌握更为先进的管理方法和电脑操作技术。
因此,用人单位在建设档案信息化时,应该加大对相关人员的培训力度,组织学习相关的知识技能,对于特殊的技能,有必要邀请专业老师进行培训,这样才能达到信息化管理要求。
(四)完善档案管理的相关硬件设施
档案管理工作的信息化,意味着要更新一大批硬件设施,比如必备的电脑、打印机等,而对于一些特殊档案的日常安全保护,灭火器以及除湿机也是必不可少的。
因为人事档案如果出现损毁,补救工作会相当困难。
所以除了及时备份,日常硬件的维护工作也非常重要。
因为相关设备的添置,防盗也成为必须注意的问题。
人事档案是重要的社会资源,对于个人和用人单位都极其重要,因为现代社会对人才的要求越来越高,人事档案作为最重要的凭证,加强对档案的管理是必然的。
而信息化的手段,可以更好地进行档案管理。
所以,只有转变观念、合理利用信息化平台、充分发挥信息化技术,才能真正提高档案管理工作的水平。
第三篇:
档案信息化管理发展趋势
摘要:
信息技术的产生,逐渐渗透到社会生活的方方面面,社会生产形式发生变化,时代要求也在改变。
为了顺应时代潮流,建设社会主义现代化,档案信息化逐渐成为了促进档案管理发展的重要手段。
本文分析了档案管理的现状,要实现档案管理的长远发展,档案的信息化管理是必然趋势,同时提出促进档案信息化管理的建议和方法。
关键字:
档案管理;发展趋势;信息化
一、档案信息化管理的内涵
档案管理是指对数据信息的收集、保存、管理利用的工作。
科技信息化时代的产生与发展,要求档案的管理方式也要做出相应的调整。
传统的档案管理方式已经不能满足现代化发展的需求,信息化档案管理模式应运而生。
档案的信息化管理是指利用数字化的档案信息资源和网络化的档案管理特性,通过信息系统平台对档案信息进行整理、传输之后,实现档案信息的资源整合,合理配置以及有效利用,最终实现档案信息资源的共享。
二、信息化管理的必然趋势
1、与时俱进的时代要求
信息技术的到来,促进社会各项活动逐渐步入电子信息时代。
传统的档案管理已经无法适应当今时代的需求,档案管理工作必须进行内部的整体改革。
电子档案便于保存、整理和查询利用的特点,已经意味着它可以取代纸质档案时代,加速促进档案管理的发展。
电子档案的应用,是档案管理信息化的一个重要标志。
2、信息化管理有利于对传统档案的管理与保存
传统的档案管理,是利用纸质档案进行整合与利用。
一方面,纸张不易保存,并且查找工作量大而繁琐,很多档案部门都无法避免地会存在档案资源的人为损坏或自然老化的问题,不利于档案的保护。
目前,档案信息保护的最好办法就是利用信息技术进行档案的电子化处理,使得档案信息化。
既利于保存,查找便捷,也可以提高管理工作的效率,降低档案资源的丢失和损坏风险。
除此之外,信息化的档案管理相较于传统的纸质管理能够节省更多的资源和管理空间。
小小的存储光盘就能够刻录大量的数据信息,优化存储设备,节省空间,也节约了整理管理时间,减轻管理工作人员的负担,有利于建立安全有序、规范稳定、利用便捷的档案管理系统,进而实现信息化档案的共享。
3、网络技术为档案信息化提供有效的管理路径
网络技术的发明与发展,各种电子产品的诞生,为档案信息化管理提供了有利的硬件设备基础。
手机、电脑、打印机、相机等已经普及到全世界,每一个电子设备都是一个信息存储共享工具。
随时随地查询信息已经成为了时代的需求。
现在每一个档案管理工作人员不用每日在庞大的档案管理室穿梭,整理、查找,这些工作都极为繁杂。
给每一个人都配置电脑设备,拥有相应的信息系统平台管理权限,直接在平台上进行相关档案信息的管理工作。
简化了档案管理流程,加速了档案管理信息化的进程,更加符合现代化社会的科学发展观。
三、推动档案信息化管理的方法
1、从理念上深刻认识,重视人才的培养
要推动档案信息化管理,就必须从传统的管理观念上进行转变。
正确认识到信息化管理是档案管理适应时代变化的必然发展趋势,培养档案信息资源共享的意识。
档案管理人员应该从传统的管理模式中走出来,树立档案管理的信息化思想,注重自身的档案管理素养、综合素质以及信息化档案管理下所需要的新的技术能力培养。
档案部门也需要加强员工专业技能的培训和指导,加速档案的信息化管理进程,尽快实现档案资源的信息化和资源共享。
2、从基础设施建设加强信息化管理
信息化管理过程中,基础设施建设是管理工作顺利进行的前提保障。
信息化设备与信息化方式不匹配,无法实现信息兼容,直接会造成档案管理工作的混乱、无法进一步开展。
所以,信息化管理必须注重基础设施的建设,建立一个整体、专业统一的设备体系,进行统一的数字化管理,对档案管理软件进行及时完善优化,实现档案的信息一体化管理。
3、在管理制度上提高信息化管理水平
档案管理能够稳定、健康地发展离不开健全的管理机制的制约。
无论是档案管理工作本身的操作规范,还是档案管理员工的行为规范,都需要制定一套科学合理的管理机制,符合信息化管理的要求。
对档案的收集、分类管理、归档工作都需要依照管理规定进行合理的操作,工作人员也必须遵照管理机制的行为准则,进行正确的管理流程,保证管理工作的顺利开展、档案信息化的建设。
处理问题的时候也必须按照统一的标准进行判断与解决,真正提高档案信息化管理水平,有序维护整个档案信息系统,更快更好地实现档案信息的共享。
第四篇:
高校后勤档案信息化管理研究
一、大数据背景下高校后勤档案管理工作新的特点
大数据统计分析应用技术是对量级数据流进行集中的统计分析处理,特别是针对多元化的数据源,非结构化数据越来越多,通过清洗,整理,筛选转化为结构数据。
当数据流量达到规模,可以通过更多的数据达到更加真实、全面的反馈。
大数据信息技术的应用,改变了档案管理的传统管理理念,同时也促进高校后勤工作者对信息数据资源的利用方式和加强后勤档案管理信息化建设的认识观念得以增强。
对后勤档案管理的数字技术手段应用和提升也提出了新的要求。
在高校后勤推动信息化建设的过程中,高校后勤各个业务服务保障部门都开发了相应的业务系统,这些业务数据产生的终端数据量和类型发生了变化,也使得高校后勤档案管理工作呈现了新的特点
(一)形成电子档案的数据量逐渐增大
高校后勤档案由后勤保障部门在各项服务保障工作中的原始信息数据形成。
后勤各个部门都依据本部门的业务内容建立相应的业务系统,如节能维修系统、库房管理系统、安防管理系统等。
按照大数据技术应用的标准,这些业务系统产生数据文件、流媒体文件、图片文件都属于后勤档案收集范围,具有很高的保存、利用价值。
目前,各类服务保障项目的增加、验收流程的严谨,使得数据保存的作用和价值愈发凸显,加强“痕迹管理”直接导致了巨大的数据量。
不仅如此,电子档案数据还包括文件本身的数字转化,通过人工方式生成新的数据类型也成为主要的数据增长来源。
(二)后勤档案数据类型多源异构
高校后勤档案涉及后勤行政管理、财务管理、工程管理等多项服务保障项目,档案数据囊括办公文件、项目合同、宣传资料等,各个业务管理系统也产生不同类型的数据档案,形成非结构化数据、半结构化数据、结构化数据共同存在、交叉联系的现象,造成了档案数据多源异构的新特点。
(三)后勤档案的利用需求更加多样化
大数据的应用背景下,高校后勤各个部门的业务系统不仅是是数据的产生者,同时也是数据的利用者。
在利用档案数据方面涉及后勤制度建设、文化建设等方面的工作。
后勤利用统计后的大数据进行分析学校师生对后勤服务保障的需求、满意度,作为不断改善、提升后勤服务保障工作的依据;同时高校后勤的功能较传统后勤有了更加丰富的内容,后勤社会化程度不断提高对后勤文化建设也提出了更高的要求,后勤内涵建设、文化宣传活动产生的流媒体资料、图片资料、特色资料档案也在不断增多。
因此,后勤档案的利用手段、方式也随着需求的丰富变得更加多样化。
(四)大数据分析提升后勤档案利用价值
高校后勤档案是后勤一线服务保障工作最直接、最真实的信息记录,并且在推动后勤档案信息化管理向大数据技术应用过渡的进程中,各个服务保障业务产生的各种中间数据、重点数据均有其利用价值。
因此,利用大数据统计分析功能对不同业务系统、工作过程产生的大量初级的、多样的、碎片化的数据进行深入地分析挖掘,才能真正激发后勤档案的宝贵利用价值。
二、大数据背景下高校后勤档案信息化管理面临的问题
随着大数据、云计算技术的应用,特别是后勤社会化改革的需要,也对高校档案信息化管理提出了更高的要求。
但是,受到档案收集、整理、归纳的传统方式影响和缺乏信息化技术应用的限制,后勤档案管理仍停留在对纸质档案的初级管理层次,尚存在以下几个问题:
(一)后勤档案管理方式传统粗放,档案信息决策功能受到限制
目前,后勤档案管理缺乏对档案中记录的各类数据进行深层次地统计、分析,忽视对各类分散信息的整理,缺乏对大数据环境下动态数据流的前端控制和全程管理的能力,使档案管理整体结构不合理,容易导致重要信息资料的价值被忽视,无法充分发挥后勤档案在服务保障项目推进过程中的指导作用,制约了利用档案中的信息资料开展推动服务保障工作的决策作用。
(二)档案信息化管理机制建设不健全,缺乏制度依据
高校后勤档案管理主要依靠兼职人员进行管理,缺乏相应的统一管理机制,后勤档案管理的制度建设还需完善。
由于后勤档案管理组织的缺失和机制建设不完善,直接造成后勤各类档案管理工作相对滞后,档案的保管、保密等工作都没有相关的制度参照执行,容易造成资料流失,严重影响档案应用效率。
(三)后勤档案信息管理风险增加,存在安全漏洞
信息技术的推广和应用,增加了后勤档案信息化管理工作的风险,直接给信息安全带来隐患。
目前后勤档案管理主要人员属于兼职,由于工作量大,工作内容繁琐,因此容易忽略档案信息安全管理。
同时由于管理人员信息化技术水平的限制,对信息安全的管理存在不足,易造成档案信息的丢失或泄露。
(四)后勤信息档案信息化技术应用率低,容易形成“信息孤岛”
在大数据信息技术应用背景下时代下,复杂多样的数据类型和存储格式使电子档案文件的统一收集难度增加,同时对档案利用的方式过于传统,缺乏多元化的利用手段,容易使各类档案形成“信息孤岛”,难以发挥其真正的信息支持功能。
三、大数据背景下高校后勤档案信息化管理的工作思路
针对目前高校后勤档案信息化管理存在的问题,在大数据背景下,尚无法完全体现后勤档案的利用价值,实现档案的有效管理。
因此,高校后勤需要通过设计建设档案信息化管理平台,并推动应用大数据统计分析技术与档案信息化管理工作相结合,实现数字化管理方式,进一步推进高校后勤档案信息化管理工作改革。
(一)树立后勤档案大数据信息化管理工作理念,为数字化管理奠定管理基础
要利用大数据信息化技术充分实现高校后勤档案利用价值,必须转变高校后勤“重藏轻用”的管理观念。
明确建立档案数字化管理是必要手段,实现数据决策支持才是档案管理工作的最终目的。
通过创新建立相应的信息化管理机制,才能更好地发挥大数据技术在档案信息化管理中的作用。
(二)建立高校后勤档案大数据信息化管理工作机制,确保管理工作规范、安全、高效
伴随高校后勤大数据信息管理工作的推进,应及时建立配套的管理制度,明确档案收集、处理、使用的工作标准和管理责任,通过制度建设规范后勤档案管理工作。
在建立完善制
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