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应用文写作教材
第一章应用文写作的基本要求
应用文是机关团体、单位或个人在日常工作、学习、生活中用以处理事务、沟通关系的具有一定的惯用格式的文体。
它强调处理事务、沟通关系方面的直接的实用价值,因而在写作上有其特定的要求。
应用文写作的基本要求,可以概括为"明确、完备、合式、得体"八个字。
"明确"、"完备"主要是从内容方面说;"合式"主要从惯用格式上说;"得体"则主要针对语言的运用而言。
一、明确。
是说行文的主旨要明确。
"主"是基本、中心;"旨"是主张、宗旨。
应用文的主旨,就是一篇应用文在提出问题、分析问题、解决问题的过程中所表达出来的基本内容与中心观点,是作者具体的行文目的的体现。
写一篇应用文,不但自己要明确行文的目的与中心,明确为什么要写这一篇应用文,主要反映什么内容;而且要让读者能迅捷而准确地明了你行文的意图,了解你的观点、要求,了解你提出的主要问题,了解该文所涉及的事务与关系。
不能让读者在读了你的来文后仍不明不白,无法了解问题的主次轻重,甚至对发文者的意图、观点产生误解。
例如某校团委为组织登山比赛活动向党委申请活动经费所写的一份《关于组织登山比赛活动的请示》,文中详细地说明了组织该项活动的目的、比赛的时间、地点、活动的具体内容、经费开支情况等,却没有明确提出"请予拨款"的要求,加上标题又没有明确反映出申请经费的意思,这就使收文者看不出发文者是在申请经费、要求拨款,而理解为发文者已有这笔经费,只是行文请求党委批准他们使用这笔经费组织一次登山比赛活动。
像这样的应用文,其主旨就是不明确的。
行文要实现主旨明确,首先要求作者对发文的目的、意图有清醒的认识;其次要求作者对行文的中心、内容的基本方面、问题的主次轻重做到心中有数;再次,要求作者在行文时还要做到"立主脑,去枝蔓",在确定主旨、中心以后,
应紧紧围绕中心、主旨来选择有关的材料,组织有关的内容。
二、完备。
是说内容要素要齐全。
所谓内容要素,指的是一篇应用文在处理事务、沟通关系上必不可少的内容因素。
应用文写作总是直接地与具体的事务相联系的,旨在解决工作、学习或生活中的某些具体问题,最讲究现实的效益。
内容要素完备这一要求,正是应用文实用性这一特点所决定的。
看一篇应用文的内容要素是否齐全完备,关键就看其能否满足处理事务、沟通关系的实际需要。
一篇应用文之所以缺乏实用价值,一个很主要的原因就是内容要素不完备。
例如,某单位向当地石油公司请求增拨石油,理由讲了不少,可到底要求增拨多少石油却只字未提,以致石油公司无法作出答复与安排。
内容要素不完备,有时还会造成主旨不明,从而影响应用文的实用价值。
如上面谈到的那份"请示",就是由于缺少了"请予拨款"这一项内容以致收文者对发文者的发文意图作了别解,使该请示失去了实用价值。
不同的应用文体有其不同的内容要素。
例如,计划,其内容要素是制定计划的"目的"、"依据"(这两点虽不一定要见诸书面,却是制定计划时不可不加考虑的内容)、"任务要求"、"方法措施"、"进程与时序";而经验总结的内容要素则为"总的工作成绩"、具体的"做法"、"效果"及"经验、体会"等;经济合同则有"标的"、"数量与质量"、"价款或酬金"、"履行的期限、地点和方式"、"违约责任"等主要条款。
我们写作应用文,一定要从实际出发,考虑该篇应用文有何非写不可、必不可少的内容,努力做到内容要素齐全完备。
三、合式。
是要求符合所用应用文体的程式性要求。
程式性是应用文的又一大特点,它主要表现为具有一定的惯用格式。
这一点,法定的行政公文与电报表现得极为突出。
拿公文来说,标题、发文字号、主送及抄送抄报机关名称、正文、附件标注、发文时间、秘密等级、缓急程度等项的写法及其书写位置等都有特定的要求,甚至连文字的书写排印、用纸的规格及装订等都有严格的规定。
就一般的文章写作而言,格式大致包括以下三个方面的内容(或者说主要反映在三个方面):
一是行款格式,主要指文字的书写排印的规定;标点符号的书写规定;标题、署名等位置的规定等等。
二是内容表达的书面形式,如分条列项式、篇段合一式、分部切块式、表格式等等。
三是正文的组织结构方式,包括行文顺序、开头结尾的安排等等。
再具体到应用文的格式来说,则还有一个重要的方面,即"结构要素"方面。
所谓结构要素,指的是构成一种应用文体的各个部分和项目(它不同于内容要素。
内容要素是就正文部分的内容来说的,而结构要素则是对于全文的结构来说的。
相对于内容要素来说,结构要素具有一定的直观性与外部性。
一篇应用文的内容要素是否完备,往往一眼看不出来,必须结合处理事务的现实需要,深入到文章的内部,通过对正文的内容作认真分析后才能了解。
而一篇应用文的结构要素是否完备,则一般可以从文章的外部形式上把握,往往可以一目了然)。
应用文的结构要素,可以分为"一般结构要素"与"特殊结构要素"两类。
"一般结构要素"指的是一种应用文体中的所有篇章都必须具备的。
例如公文中的"标题"、"发文字号"、"主送机关名称"、"正文"、"印章"、"发文时间"等等,这是每一篇公文都要具备的部分。
至于"特殊结构要素"则不是一种应用文体中的所有篇章都必须具备的,而只是其中某些或某一篇章为了满足某种特殊的需要所特别具备的。
仍以公文为例,除了上述那些"一般结构要素"外,秘密公文要标明秘密等级;紧急公文要标明缓急程度;有附件的公文要在正文之后注明附件名称与顺序;上报国务院的公文应注明签发人;会议通过的文件要在标题之下、正文之前注明会议名称与通过日期。
这秘密等级、缓急程度、附件标注、签发人姓名、会议名称与通过日期等等,便是公文的"特殊结构要素"。
应用文的结构要素,有如一部机器的零部件。
少了一个零部件往往会影响机器的组装与正常运转。
一篇应用文的结构要素残缺不全,也会影响到结构的完整,影响到应用文正常的处理,会损害其现实效用。
可以说,结构要素乃是应用文格式的主要方面。
对应用文的"一定的惯用格式",应着重从上述这几个方面去了解把握,以便使自己写出的用文达到"合式"的要求。
应用文的程式性也是由应用文的实用性所决定的。
应用文作为信息的载体,其程式性掌握利用得好,有利于迅捷、准确地传递、接收与处理信息,有利于稳妥、及时地处理事务、沟通关系。
否则容易影响接收者对信息的处理、贮存,甚至贻误大事。
例如一大学生去信国外,因不懂该国书写信封的习惯、体例,照我们的习惯去写,结果信给退了回来。
因此,我们不能把应用文的程式性理解为纯属形式主义的东西、而无视应用文写作"合式"的要求。
四、得体。
所谓得体,就是得当、恰当。
得体对于应用文来说显得十分重要,因其往往直接影响到应用文处理事务、沟通关系的现实效益。
得体的要求是多方面的。
就应用文写作而言,主要反映在三个方面:
一是文体的选用方面。
不同的应用文体有不同的功用,反映了不同的行文目的和要求,有的还反映了收发双方之间不同的身份关系。
这就有一个使用文体是否得当的问题。
例如向非上下隶属关系的有关部门请求批准,就应用"函"而不能用"请示",否则便是"搞错对象",很不得体。
又如向上级汇报工作、反映情况、提出建议就应用"报告"而不是"请示"。
又如办学招生可用"启事"、"广告"而不宜用"通告"。
二是行文方面。
这里主要指表达方式的运用与篇章结构的安排。
前者指的是要根据文体的特点来正确运用表达方式。
例如"会议通知",具有告知性、规定性。
就表达方式而言,主要是运用叙述、说明,而不用或少用抒情、描写。
后者指的是篇章结构应适应文体的特点与要求。
就拿开头来说,应用文旨在应用,要求"易见事",其开头一般应开门见山、开宗明义,而不宜搞"曲径通幽"、"烘云托月"之类。
其他如层次、段落的安排,结尾的处理等方面,不同的应用文体都各有其习惯的做法。
三是语言的运用方面。
这是应用文写作"得体"的主要方面。
我们说应用文写作要得体,主要也就是说其语言的运用要得体。
下面就着重谈谈这一方面的问题。
我们认为,应用文语言要得体,主要是要注意以下几点:
1、要符合作者在社会关系中的地位。
即叙事论理、遣词造句时要注意一定
的身份,要能正确体现出收发双方之间一定的关系。
《文心雕龙·书记》称"祢衡代书,亲疏得宜"。
这"亲疏得宜"就是指正确体现了收发双方间一定的关系。
如公文中的传送用语:
"上报"、"呈报"用于上行,"印发"、"颁发"用于下行。
倘用错了便不符合作者在社会关系中的特定位置。
《文心雕龙》所谓"若夫尊长差序,则肃以节文"不能仅仅视为维护封建等级观念,从处理事务求得实效而言,这还是有必要的。
2、要注意特定的场合与氛围,要做到和谐协调。
如贺喜时不说丧气话,严肃的场合不说俏皮话等。
又如写请柬,用于商店开张、会议开幕的可以写"敬请光临指导",而用于结婚宴请的则不宜写"指导"之类字眼。
3、要注意让对方乐于接受、易于接受。
要分辨对象,采用对方乐于接受、易于接受的言语。
为了使对方乐于接受,有必要了解对方的个性、习惯、情绪、忌讳等等。
如对比较幽默风趣的人说点俏皮话还可以;对一贯严肃、不苟言笑的人就不要耍噱头、说俏皮话。
有的人很讲究忌讳,同这种人说话在这方面就应特别注意。
一般人忌讳的话也要尽量少说。
有一个储蓄所的营业员,把"要存定期还是存活期"说成"要死的还是要活的",结果把前来储蓄的一个老人气走了。
这就是说话不得体的后果。
同一个意思往往可以有不同的说法,其中有的说法人家乐于接受,有的说法则令人感到不堪入耳。
这就要求我们在遣词造句以表情达意时要十分慎重,要尽量做到让对方乐于接受(在这方面可以说只有一个例外,那就是你是有意要激怒对方)。
此外,还要注意适合对方的文化程度、专业水平等,使对方易于理解、易于接受。
例如对文化程度不高的人,就宜尽量多用平易通俗的词语,而不要使用古奥的词语;对不熟悉某一专业的人,就不宜过多的使用该门类的专业术语。
否则,"对牛弹琴",于己于人都毫无益处。
4、语言色彩要符合特定的行文目的及内容性质的要求。
如颁布政令的要庄重严肃;通报错误的要说理严正、义正词严;申请要求的要平和委婉;报喜祝捷的要热烈欢快等等。
《文心雕龙·诏策》里说:
"故授官选贤,则义柄重离之辉;优文封策,则气含风雨之润;敕戒恒诰,则笔吐星汉之华;治戎燮伐,则声有篇二:
应用文写作教材_1_2
应用文写作实用标准
一、行政公文.........................................1
(一)决定.......................................1
(二)通知.......................................3
(三)通报.......................................7
(四)报告......................................11
(五)请示......................................13
(六)批复......................................14
(七)意见......................................15
(八)函........................................17
(九)会议纪要..................................18
二、机关事务文书....................................20
(一)工作计划..................................20
(二)工作总结..................................22
(三)调查报告..................................24
(四)工作汇报..................................25
(五)信息文体..................................27
三、应用文写作常见问题..............................29
(一)主旨不明..................................29
(二)层次不清..................................29
(三)逻辑混乱..................................30
(四)语言文字欠推敲............................31
(五)标点符号使用不规范........................36
(六)标题不规范................................37
(七)文种使用不当..............................41
(八)引文不规范................................44
(九)表述不规范................................45
(十)清稿、校对和错字、漏字等问题...............46
一、行政公文
国家行政机关的公文(包括电报)是传达贯彻党和国家的方针、政策,发布行政法规和规章,请示和答复问题,指示和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具。
根据行文制度规定,行文关系可分为以下三类:
上行文是下级机关向上级递送的文件,包括请示、报告两种;平行文是向同级或不相隶属的机关单位递送的文件,主要包括函,有时可用通知、通报;下行文是上级机关向下级机关单位递送的文件,常用公文种类包括决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。
(一)决定
1.适用范围:
⑴确定某一方面的大政方针,部署某一重要工作或安排某一重要活动。
⑵按照有关政策、章程、规定,对有功人员或有过人员进行表彰或处分。
⑶用来公布具有特殊意义的重要事项。
2.结构模式
(1)标题。
由发文单位、事由和文种三部分组成。
在有固定文头的情况下,可由事由和文种组成。
如?
关于表彰河北电网调度系统2005年度先进集体和先进个人的决定?
。
(2)正文。
一般由决定缘由、决定内容、执行要求三部分组成。
"决定缘由"概括地写明决定的根据、目的、意义及背景,常用"特作如下决定"、"现决定如下"等承启语过渡到决定内容
部分。
"决定内容"要写明决定事项的具体内容、原则、办法、措施、要求、规定事项等。
"执行要求"需提出执行本决定的要求、意见或期望。
3.参考范文
关于表彰"抗击7.24特大暴风雨灾害电网抢修"先进单
位、先进集体和先进个人的决定
公司直属各单位,公司本部各部门:
7月24日凌晨,河北南部地区突遇雷雨、冰雹、暴风极端恶劣天气,石家庄、邢台、邯郸、保定、沧州、衡水地区电网不同程度地受到影响,特别是邢台地区的任县、南和县遭受极强飑线风袭击,电力设施受损严重,电网安全受到严重威胁。
面对突如其来的特大暴风雨灾害,省公司迅速启动应急预案,科学组织、统筹安排,积极投入抗击7.24特大暴风雨灾害电网抢修斗争中。
在罕见灾情、艰巨抢修任务面前,广大员工奋勇拼搏......,创造了超高压电网抢修奇迹。
在抗击灾害、抢修电网的同时,公司胸怀大局,认真贯彻保民生、保稳定要求,......,切实履行了国有企业肩负的政治责任和社会责任。
在这场抗击灾害电网抢修战斗中,公司系统干部员工展示了良好的职业素质和崇高的精神风范,涌现出一批先进单位、先进集体和先进个人,他们的事迹感人肺腑,可歌可泣。
为总结经验,表彰先进,大力弘扬"胸怀大局、无私奉献"精神,推动公司各项工作再上新台阶,公司和公司工会决定授予:
河北省送变电公司等7个单位"抗击7.24特大暴风雨灾害电网抢修先进单位"称号;......。
希望受表彰的先进单位、集体和个人不骄不躁,发扬成绩,再立新功。
抗击7.24特大暴风雨灾害电网抢修精神是公司系统宝贵的精神财富。
公司系统广大员工要以抗击7.24特大暴风雨灾害电网抢修中的先进典型为榜样,......,为实现"一强三优"现代公司战略目标再创佳绩!
附件:
1.河北省电力公司抗击7.24特大暴风雨灾害电网抢修先进单位名单
2.河北省电力公司抗击7.24特大暴风雨灾害电网抢修先进集体名单
3.河北省电力公司抗击7.24特大暴风雨灾害电网抢修先进个人名单
××年×月×日
(二)通知
1.适用范围:
⑴发布有关法规和规章制度。
⑵批转下级单位的公文。
⑶转发上级单位和不相隶属单位的公文。
⑷传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或执行的事项。
⑸任免人员。
2.结构模式
根据通知文种的实际使用情况,可以分为指示性通知、发布性通知、批转转发性通知等几类。
具体写法如下:
(1)指示性通知。
在上级单位对下级单位就某一事项作出具体规定或就某一问题做出具体指示时使用。
①标题。
采用事由加文种的标题格式。
②正文。
先写通知缘由,应交待发布通知的背景、目的、理由等;然后用"现通知如下"、"现将有关事项通知如下"、"为此,特作如下通知"等进行过渡;后用冒号,开启下篇三:
常见应用文写作
常见应用文写作知识大全
一、条据
条据包括收条、领条、借条、欠条、请假条、留言条等等。
(一)收条、领条、借条和欠条(重点)
收条是收到别人钱物时写给对方作为凭借的条据,是一种凭证性文书。
领条是个人和组织从相关团体、组织或个人处领取物品时写给对方的凭证性条据。
借条是借到集体或个人的钱物时写给对方的凭证性条据。
欠条是指人们在经济交往中,因不能及时结清钱物手续而写给对方的凭证性条据。
这几种条据的格式基本相同,通常包括标题、正文、结语、署名和日期几部分:
标题--第一行居中以稍大字体写出"收条"、"领条"等字样。
或者写"今收到"、"今领到"等。
正文--第二行空两格书写正文。
应写清楚什么人,什么东西(钱或物),具体数量。
结语--在正文后另起一行空两格书写"此据"字样。
也可省略不写。
署名和日期--在右下方位置写上立据者姓名,并在姓名下方写上立据日期。
【示例一】
收条
今收到王强老师所归还显微镜壹台,天平壹架,完好无损。
此据
顾小英
2005.12.1
【示例二】
领条
今领回本人丢失的票夹壹只,内有本人学生证壹本,借书证壹张,人民币伍拾陆圆柒角整。
此据
王怀德
2005.12.15
【示例三】
借条
为参加艺术节,我班借用学校体育组运动服捌套,演出后(12月18日)即归还。
此据
经手人:
高二
(1)班王雨
2005.12.14
【示例四】
欠条
因购书款未带足,尚欠新华书店人民币叁佰贰拾圆整,两天内归还。
此据
东溪中学张小玲
2005.12.15
写这几种条据须注意以下三点:
1.所涉及的钱物要当面点清,察看仔细,没有问题再写条据。
2.钱款或者物品的名称要规范、准确,数量必须大写;钱款要写清币种,如"人民币"、"港元"等,末尾要加"整"字。
3.条据上的数字不能改动,如必须改动,应加盖印章,以示负责。
(二)、请假条和便条(重点)
请假条是一种特殊的最简短的书信,是为了某种原因不能上学、上班或者参加集体活动,必须向老师或领导说明理由,请求准假。
它的格式与书信基本一致,分四部分:
称谓、正文、敬祝语(可省略)、署名和日期。
【示例五】
请假条
商务培训中心:
因我行于1月10日晚举行员工大会,任何人不得缺席,所以本人1月10日晚不能回校参加培训。
特此请假,恳望批准!
此致
敬礼!
工商银行海珠营业部刘冬梅
2005年1月8日
写请假条须注意几点:
1.格式要正确。
2.语言要简洁明了,要把原因和请假时间写清楚。
3.理由要充分,情况要真实。
如有相应的证据如医生证明等,可随条附上。
留言条
怀明:
造访不遇,至憾。
如有空闲,请惠临寒舍一叙。
午安!
文西
中午11时
写留言条须注意以下几点:
1.留言条具有一定的公开性,因此要注意不要涉及隐私和机密问题。
2.交代事情要简明扼要,语言要简洁。
3.如写给十分熟悉的人,可直呼其名,也不必写敬祝语。
日期可写星期几,上午或下午,乃至几点钟。
二、启事(重点)
启事是机关团体、企事业单位,公民个人有事情需要向公众说明,或者请求有关单位、广大群众帮助时所写的一种说明事项的实用文件。
启事可张贴、登报、广播、在电视上放映。
启事一般分三部分:
第一部分标题。
在第一行中间用比正文大的字写上文种"启事"或说明事项内容和文种,如"招生启事"、"征稿启事"、"招聘中学教师启事"等。
还有一种写明启事单位名称加内容、文种,如"北京显像管厂聘请法律顾问启事"等。
第二部分正文。
在第二行空两格空两行写正文。
正文因启事所说明的事项不同而异。
总的要求是要说得有条理,清楚明白,简明扼要。
正文后可以写上"此启"或"特此启事"的结束语,现在一般启事都不写这些套话了。
第三部分落款。
在正文后偏正右边,写上启事单位名称,如"××公司"、"××人"。
单位名称已写入标题,后边就不必再写了,只写联系地址,电话号码,邮政编码,联系人,年月日。
(一)、寻物启事
寻物启事是个人或单位丢了东西,希望通过启事得到帮助找回东西的一种应用文。
寻物启事一般可张贴于丢物的地点,或贴在单位门口或街巷较显眼的位置,有的寻物启事也登在报纸上。
寻物启事内容一般包括以下几项内容。
其一,写明丢失物的名称、外观、规格、数量、品牌等,同时要写明丢失的时间和具体地点。
其二,交待清楚拾物者送还的具体方式,或注明发文者的详细地址、联络方式等。
其三,寻物启事是求人协助寻找的,故除文中写些表谢意的话外,还可以写明给以拾到者必要的酬金之类的话。
【示例一】
寻物启事
3月23日晚8∶00左右,在淮海路上遗失一个公文包,内有金额为5万的存折一份、派遣证一个及它物,有拾到者请与失主联系,失主愿重金酬谢。
失主:
×××
(联系电话:
xxxxxxx)xxxx年x月xx日
【示例二】
寻人启事
12月18日上午10时左右,我带女儿去金鹰商厦购物,女儿不慎走失。
女儿叫王晓,3岁,身高60厘米;圆脸,双眼皮,头上夹一大红色蝴蝶结发卡,上身穿鹅黄色羽绒服,下身穿红色绒线裤,脚穿红色皮鞋。
如有人发现或知道线索,请速与我联系,一定重谢。
联系电话:
xxxxxxx,手机:
xxxxxxxxxxx。
王××
2005.12.19
招领启事
招领启事则是拾到东西或收留了走失者的个人或单位,为寻找失主而使用的启事。
写法和寻物启事基本相同。
须注意的是:
如果是拾到钱物,正文部分要写明拾到的时间和地点,但不能写明钱的数量和东西的特征,以防冒领;如果是收留了走失者,则一定要具体介绍其性别、大致年龄及外貌特征等,以方便失主辨别。
【示例三】
招领启事
昨天下午活动课,我班×××同学在操场主席台南侧跑道上拾到票夹一只,内有手表一只,银行卡一张,人民币若干。
希望失主到班主
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