档案数字化建议方案.docx
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档案数字化建议方案
目录
第1章档案数字化的意义1-5
1.1保护纸质原件1-5
1.2支持更大范围的利用1-5
1.3提高查询、检索速度1-6
1.4实现社会价值和经济效益1-6
第2章档案数字化关键技术2-7
2.1图像输入技术2-7
2.1.1全能扫描功能2-7
2.1.2文件管理2-8
2.2图像自动处理技术2-8
2.2.1自定义扫描文档类型2-8
2.3OCR自动标引著录技术2-9
2.3.1OCR简介2-9
2.3.2本项目所采用的OCR及双层PDF生产流程2-9
2.4双层PDF生成模块2-10
2.4.1自动处理模块2-11
2.5OCR及双层PDF生产流程逻辑示意图2-12
2.6通过本系统生成的文本文件2-13
第3章档案数字化技术标准3-14
3.1基本原则3-14
3.2基本环节3-14
3.3数字化过程管理3-14
3.3.1档案整理3-14
3.3.2档案扫描3-15
3.3.3扫描方式3-15
3.3.4图像处理3-17
3.3.5图像存储3-18
3.3.6图像文件的命名3-18
3.3.7目录建库3-18
3.3.8数据挂接3-19
3.3.9数据验收3-19
第4章用户档案馆馆藏档案情况4-21
第5章档案数字化实施方案5-22
5.1数字化流程图5-22
5.1.1档案交接5-23
5.1.2档案整理5-23
5.1.3标引著录5-23
5.1.4档案拆分5-24
5.1.5档案的扫描5-24
5.1.6图像处理5-25
5.1.7质量检验5-27
5.1.8图像挂接5-27
5.1.9案卷整理5-27
5.2项目组织机构图与组织机能5-29
5.2.1项目总监5-29
5.2.2技术总监5-29
5.2.3项目经理5-29
5.2.4生产主管5-29
第6章售后服务与保密6-30
6.1服务与质量承诺6-30
6.1.1保密服务承诺6-30
6.1.2保密期限6-31
第7章典型案例7-32
7.1国家自然科学基金委项目档案数字化工程7-32
7.2中华全国总工会文档数字化项目7-32
7.3中国证券监督委员会7-32
7.4中科院文献中心7-33
7.5其它相关7-33
第1章档案数字化的意义
跨入新世纪,信息资源数字化已成为国际潮流,也是全球关注和各行业竞争的焦点。
信息资源数字化是人类社会文明进步的必然趋势,能否跟上国际潮流,完成信息资源电子化进程,关系到一个国家、一个民族的兴衰。
在日趋激烈的国际竞争中,谁掌握了更多的信息资源,并使之转化为经济技术优势,谁就掌握了竞争和生存发展的主动权。
胡锦涛总书记在全国档案工作会议上提出:
档案是人类活动的真实记录,是人们认识和把握客观规律的重要依据。
借助档案,我们能够更好地了解过去,把握现在,预见未来。
档案是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面,是一项高的事业的重要讲话。
为我们指明了在新一轮的国际竞争中,开发和保护档案信息资源的重要意义。
1.1保护纸质原件
历史资料是具有价值的历史文献,传统的资料管理方式,在纸质原件被借阅的过程中,由于各种原因会对原件造成损坏,致使蒙受损失。
这些原因主要有:
人为疏忽:
借阅人不慎将水、油、墨或其他污染物污染;
意外事件:
火灾等自然灾害对历史资料的损坏等;
正常损坏:
人在借阅期间,由于手上带有油或污物,手会触摸历史资料,以及纸张暴露在各种各样的外界环境中,湿度、温度等都不尽不符合档案保管的条件,因此会导致信息资料的一个自然损坏;
计算机管理的数字化信息,借阅的是数字化的信息,不存在以上的问题,有利于保护资料原件的保护。
1.2支持更大范围的利用
传统的管理方式由于不易复制,导致它无法提供更大范围的利用。
而电子化本身易于复制,并借助计算机的网络化和互联网的迅速发展,使得珍贵的信息资料能够便利的为全单位、全地区、全国甚至全世界所利用。
1.3提高查询、检索速度
随着信息数量的逐年递增,从数十万、数百万乃至数千万的纸质资料中准确而迅速的查找出需要的信息,那简直是大海捞针。
如果说要再进行更复杂的排序、筛选、全文检索等工作,可以说几乎是不可能的事情。
计算机具有高处理能力,百万级记录的响应时间在10秒以内,从海量的数据中能够迅速、准确而全面的找到数据。
1.4实现社会价值和经济效益
保存历史资料的目的,不是为了保存而保存,是为了预期将来能够利用,实现历史的社会价值和经济效益。
历史资料信息在人们的生产、生活,国家的大政方针、军事国防等社会方方面面都显示出越来越重要的作用,但是传统的手工目录式的管理,随着资料数量的越来越多,资料利用工作的越来越复杂,查询检索要求的越来越快速、准确、全面,暴露出越来越多的问题。
信息资料管理部门的地位逐渐的由以前的资料保管部门,上升到能够为本单位、为社会创造更多的价值的创利部门,信息的有偿使用不再是一个空泛、无内容的假设了。
而在整个档案有偿利用的过程中,由于数字化资料其本身所固有的方便、快捷、易复制、低成本、大范围访问等特征,伴随着Internet的发展,无纸办公的兴起,电子政务的推进,起着决定性的作用。
第2章档案数字化关键技术
2.1图像输入技术
有两方面,一是将各种纸质文件扫描输入到计算机,把各种介质的档案转换成可供计算机阅读的文件。
二是将档案的标引信息通过手工或OCR技术转换成文本数据,以便计算机查询检索
2.1.1全能扫描功能
●双面扫描--支持单双面扫描
●彩色扫描--支持各类模式的扫描,黑白、灰度或全彩色扫描
●自动删除空白页--双面扫描时,自动删除不必要的空白页
●同时扫描多份文件并自动分隔--能同时扫描多份文件,并可用一张空白页来自动分割每份文件
2.1.2文件管理
●图像格式--支持多种文档系统的图像格式,如单页及多页TIF、PDF及JPEG
●自动保存功能--扫描大量文件,遇上关机或意外关机时,系统的自动保存功能,省去了用户再扫描文件的时间
2.2图像自动处理技术
2.2.1自定义扫描文档类型
系统可针对不同文档类型定义扫描和批处理的功能选项。
可以实现同一类型档案所处理的规则相同,减少人为错误,由系统自动对图像尽寸、黑边及污渍的处理、对同一案卷档案不同文件份数进行自动分文件及存储文件名等功能。
系统还可以对标准性较强的档案(如:
红头文件)实现全自动处理,可以扫描的同时由系统自动完成对电子图像的处理、标引识别(OCR识别),数据挂接等工作。
2.3OCR自动标引著录技术
2.3.1OCR简介
OCR是英文OpticalCharacterRecognition的缩写,中文意思就是通过光学技术对文字进行识别。
OCR概念的产生是在1929年,德国的科学家Tausheck首先提出了OCR的概念,并且申请了专利。
几年后,美国科学家Handel也提出了利用技术对文字进行识别的想法。
但这种梦想直到计算机的诞生才变成了现实。
现在这一技术已经由计算机来实现,OCR的意思就演变成为利用光学技术对文字和字符进行扫描识别,转化成计算机内码。
2.3.2本项目所采用的OCR及双层PDF生产流程
2.3.2.1识别模块
具有超强的识别核心.可以识别简、繁体汉字2万多,识别的语言包括中文简、繁体、英文、日文、韩文,自动版面分析能力大大增强.最大限度减少手工操作量。
2.3.2.2纵向校对模块
可以将成百上千张图像一起校对,将识别成同一个字的图像集中在一个窗口内,先标记错误,再自动与横校进行合并,后统一改正,校对工作量减少80%,错误率可控制在万分之一。
2.3.2.3版面恢复模块
通过版面恢复编辑器,可以将原始图像的所有信息恢复过来。
比如:
字体、颜色、花边等。
2.4双层PDF生成模块
可直接在程序中进行后台PDF处理,无需在Acrobat中生成,方便而快捷。
可以选择生成多种PDF格式:
双层PDF文档包括图文混排的PDF、图在文上的PDF、图在文下的PDF等。
2.4.1自动处理模块
可以实现图像文件到PDF文件的自动转换,生成的PDF文件能够实现全文检索,可以复制贴贴,也可以对某个指定目录进行长期监视,真正实现无人操作。
2.5OCR及双层PDF生产流程逻辑示意图
2.6通过本系统生成的文本文件
此文件可用于全文检索,也可作为档案编研的基础数据
第3章档案数字化技术标准
3.1基本原则
纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用,使可以公开的档案信息资源得到共享,以满足社会对档案利用的需求。
3.2基本环节
纸质档案数字化的基本环节主要包括:
档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。
3.3数字化过程管理
应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制,确保档案原件和数字化档案信息的安全。
纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记,并及时整理、汇总,装订成册,在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。
3.3.1档案整理
在扫描之前,根据档案管理情况,按下述步骤对档案进行适当整理,并视需要作出标识,确保档案数字化质量。
3.3.1.1目录数据准备
按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求,规范档案中的目录内容。
包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。
如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等,应进行修改。
3.3.1.2拆除装订
在不去除装订物情况下,影响扫描工作进行的档案,应拆除装订物。
拆除装订物时应注意保护档案不受损害。
3.3.1.3区分扫描件和非扫描件
按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。
普发性文件区分的原则是:
无关和重份的文件要剔除,有正式件的文件可以不扫描原稿。
3.3.1.4页面修整
破损严重、无法直接进行扫描的档案,应先进行技术修复,折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描。
3.3.1.5档案整理登记
制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单,详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。
3.3.1.6装订
扫描工作完成后,拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。
恢复装订时,应注意保持档案的排列顺序不变,做到安全、准确、无遗漏。
3.3.2档案扫描
3.3.3扫描方式
根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。
大幅面档案可采用大幅面数码平台,或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描,也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。
纸张状况较差,以及过薄、过软或超厚的档案,应采用平板扫描方式;纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。
3.3.3.1扫描色彩模式
扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。
通常采用黑白二值。
页面为黑白两色,并且字迹清晰、不带插图的档案.可采用黑白二值模式进行扫描。
页面为黑白两色,但字迹清晰度差或带有插图的档案,以及页面为多色文字的档案,可以采用灰度模式扫描。
页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案,可视需要采用彩色模式进行扫描。
3.3.3.2扫描分辨率
扫描分辨率参数大小的选择,原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。
采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时,其分辨率一般均建议选择大于或等于200dpi。
特殊情况下,如文字偏小、密集、清晰度较差等,可适当提高分辨率。
需要进行OCR汉字识别的档案,扫描分辨率建议选择大于或等于200dpi。
对于印刷安迹较差的档案,应相应提高扫描分辨率,通常为300dpi以上。
3.3.3.3扫描登记
认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单,登记扫描的页数,核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致,不一致时应注明具体原因和处理方法。
3.3.4图像处理
3.3.4.1图像数据质量检查
对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。
发现不符合图像质量要求时,应重新进行图像的处理。
由于操作不当,造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时,应重新扫描。
发现文件漏扫时,应及时补扫并正确插入图像。
发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时,应及时进行调整。
认真填写相关表单,记录质检结果和处理意见。
3.3.4.2纠偏
对出现偏斜的图像应进行纠偏处理,以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。
对方向不正确的图像应进行旋转还原,以符合阅读习惯。
3.3.4.3去污
对图像页面中出现的影响图像质量的杂质,如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。
处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。
3.3.4.4图像拼接
对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像,应进行拼接处理,合并为一个完整的图像,以保证档案数字化图像的整体性。
3.3.4.5裁边处理
采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理,去除多余的白边,以有效缩小图像文件的容量,节省存储空间。
3.3.5图像存储
3.3.5.1存储格式
采用黑白二值模式扫描的图像文件,一般采用TIFF(G4)格式存储。
采用灰度模式和彩色模式扫描的文件,一般采用JPEG格式存储。
存储时的压缩率的选择,应以保证扫描的图像清晰可读的前提下,尽量减小存储容量为准则。
提供网络查询的扫描图像,也可存储为PDF或其他格式。
3.3.6图像文件的命名
纸质档案目录数据库中的每一份文件,都有一个与之相对应的唯一档号,以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。
多页文件可采用该档号建立相应文件夹,按页码顺序对图像文件命名。
3.3.7目录建库
3.3.7.1数据格式选择
目录建库应选择通用的数据格式。
所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。
3.3.7.2档案著录
按照《档案著录规则》(DA/T18)的要求进行著录,建立档案目录数据库。
3.3.7.3目录数据质量检查
采用人工校对或软件自动校对的方式,对目录数据库的建库质量进行检查。
核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确,发现不合格的数据应要求进行修改或重录。
3.3.8数据挂接
3.3.8.1汇总挂接
档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库,通过质检环节确认为“合格”后,通过网络及时加载到数据服务器端汇总。
通过编制程序或借助相应软件,可实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等,实现批量、快速挂接。
3.3.8.2数据关联
以纸质档案目录数据库为依据,将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。
将图像文件存储到相应文件夹时,要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同,图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致,图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。
通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性,建立起一一对应的关联关系,为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。
3.3.8.3交接登记
认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单,记录数据关联后的页数,核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致,不一致时应注明具体原因和处理办法。
3.3.9数据验收
3.3.9.1数据抽检
以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据,包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。
一个全宗的档案,数据验收时抽检的比率不得低于10%。
3.3.9.2验收指标
目录数据库与图像文件挂接错误,或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时,抽检标记为“不合格”。
一个全宗的档案,数字化转换质量抽检的合格率达到98%以上(含98%)时,予以验收“通过”。
合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数x100%
第4章档案数字化实施方案
4.1数字化流程图
4.1.1档案交接
按盒按件编写页号,再依据用户档案馆的要求区分扫描和不需要扫描的文件页,然后再次按序编写需要扫描的文件页号,页号编写完成后,按实际文件页数填写详细的档案交按清单,并由双方项目主管人员签字。
4.1.2档案整理
档案拆分整理前要对档案进行统一的编号,编制总页号后,要从中选中需要扫描的页面。
再一次编制所需扫描的页号,两个页号需用铅笔的颜色或位置区分,以确保档案还原时能够清楚区别和核时页数。
4.1.2.1档案修复
针对年代较久,纸张较差的档案在折分前先对有损页面进行修补,对原来装订时破坏的文字页面进行修复、对纸张破裂情况、对粘贴页面进行复印或折分等,具体的修复标准参见国家档案局相关标准及同用户档案馆商定统一标准实施。
4.1.3标引著录
标引著录为了方便查阅与管理,打印制作档案目录及档案封面,对文字录入的准确性要求较高,有的索引用户档案馆档案系统中已有,或者通过其它方式已经录入成电子文件,我们需要对这些索引进行较对及补充内容。
对所需录入的文本进行标引的录入特征制作相应的《文字录入工作说明书》,供录入员和校对人员参考。
4.1.3.1录入方式
由于文本类型不一,有印刷体、手写体、有表格内的也有表格外的文本信息,所以采用手工录入和OCR(光学字符识别)软件相结合的方式录入。
即手写体或不清晰的印刷体采用手工录入,较规整的印刷体采用OCR技术的录入方式。
4.1.3.2校对方式
校对以软件校对和打印输出对比校对相结合的方式,即对手工录入和OCR自动录入的文本打印输出进行对比校对的一校、二校、抽查校对,确保文本信息达到电子出版质量万分之二以下。
注:
文本域的录入在按照任务书上说明录入的同时,案卷目录和卷内目录的录入按档案馆进馆标准录入。
案卷目录和卷内目录的样式如下,也可根据用户档案馆文件档案的实际情况做相应调整。
4.1.4档案拆分
档案拆分前要对档案进行统一的编号,编制总页号后,要从中选中需要扫描的页面。
再一次编制所需扫描的页号,两个页号需用铅笔的颜色或位置区分,以确保档案还原时能够清楚区别和核时页数。
档案拆分时要严格按照要求对不需扫描的页面进行标注。
4.1.5档案的扫描
原件的扫描与存储格式完全按照国家档案管理的统一标准和用户档案馆的相关要求扫描。
扫描人员按照《扫描与处理工作说明书》的要求,填写移交清单(此移交清单是档案拆分人员和扫描人员共同填写)并签字领取并进行纸件扫描。
扫描图像使用先进的图像扫描处理软件,扫描人员可根据原稿质量,对系统进行定义,如自动倾斜校正、自动去污、自动分文件等批处理功能。
在由系统自动处理功能的同时,扫描人员根据原件的实际情况做相应的调整,如超大页面的处理、纸张颜色深浅及薄厚的处理、扫描时可根据不同原件的情况,调整图像的分辨率、阀值、明亮度以及扫描方式和扫描速度,确保在扫描图像质量清晰的情况下,使原件完好无损。
图像的分辨率正常情况下为200dpi,如遇字间距和行行距过密、原件本身是复印件等字迹不清楚的情况,可适当增加扫描的分辨率,但要保正图像清晰的同时,又不影响远程查询和游览的速度。
4.1.6图像处理
采用自动化处理和人工处理相结合的方式,确保图像质量的完美。
通过校对系统对图像进行校对,确保图像顺序正确、去斑点、校验。
,在校对时发现不合格图像及时返回前一工序进行改正。
4.1.6.1污渍、黑边、偏斜处理
数字化加工系统会根据原件质量的好坏对污渍的情况进行自动轻度、中度、高度去污,对纸质变质或扫描时的黑边完全自动清除、自动进行偏斜校正处理。
系统支持局部去污、并能对不能够自动处理的页面进行单页多次修正。
图像处理人员在发现扫描不合格的文件,进行登记后交扫描人员处理,双方签字确认后的表单留存备查。
使因扫描造成的不合格图像机时返回上一生产流程。
4.1.6.2全文字面的扫描密度
图像处理人员在进行处理前,扫描人员会根据不同原件的情况,提高图像扫描的分辨率、阀值、明亮度以及扫描方式,如遇字间距和行行距过密、原件本身是复印件等字迹不清楚的情况,对手写过密的要对图像进行细致的修正,确保各书写工具写出的不同颜色、深浅的文字及图像信息清晰可辩。
4.1.6.3粘帖页与表格
对粘帖页面的处理先用数字化加工软件系统进行自动处理,在扫描的时消除粘帖重叠的曲线,不能自动处理的放大后人工处理。
对字迹与表格线颜色深浅不一在扫描时进行细微调整后,图像处理时再进行局部调整。
以确保数字档案的可阅读性。
4.1.6.4一般性文本流程图
提高图像扫描的分辨率,调整阀值、明亮度以及扫描方式,采用局部处理技术对图像进行修正。
以确保数字档案游览时辨认流程图的流程线。
4.1.6.5插图页面处理
档案中有插图的要在扫描时对提高分辨率及相应调整,图文混排的页面不做拆分,在保持原始页面信息的同时使图像清晰可辩。
4.1.6.6照片页的处理
根据黑白或彩色图像对页面进行调整,对特殊照片的处理,必要时采用专业的图像处理软件进行处理,确保照片的清晰度。
4.1.6.7存储格式与页面空间
扫描色彩模式
扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。
通常采用黑白二值。
页面为黑白两色,并且字迹清晰、不带插图的档案.可采用黑白二值模式进行扫描。
页面为黑白两色,但字迹清晰度差或带有插图的档案,以及页面为多色文字的档案,可以采用灰度模式扫描。
页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案,可视需要采用彩色模式进行扫描。
分辨率:
200dpi
图像格式:
黑白或灰度:
TIFF、彩色:
JPG,
储存空间:
黑白:
B5或A4,20-30KB/页;灰度或彩色:
B5或A4,80-150KB/页
此次数字化总加工量为135万页,如按每页30计算,需要存储空间为:
50-60GB
4.1.7质量检验
对扫描处理完成后的图像页面进行检验,对档案拆分、扫描、修正、去污、文本流程图的处理、插图、照片的处理以及文本和图像页的匹配进行检验等质量进行全面检验。
对文本域录入与文本录入域的标引、文件的页号及页数进行对比,对扫描前的图像页的标引与扫描后的图像页的编号与页数进行对比,发现不合格的登记清单并退回上一流程重新处理。
4.1.8图像挂接
文本域录入和扫描处理检验后的图像成品,按年度进行文字图像与系统的挂接,不需手工挂接即可实现文本与图像页与系统的挂接。
挂接到清华紫光档案管理系统中后,进行再次的成品验收,对各种使用习惯逐页进行检验,验收合格后移交到由用户档案馆专家组成的验收小组验收。
4.1.9案卷整理
档案整理工作严格按照国家档案局规定的相关标准和用户的实际情况进行有序的整理,数字加工中心安排专人负责案卷合并与整理。
4.1.9.1原件合并
把扫描时挑出的页面插入到原来的页面位置中去,将扫描时展开的超大页面还原到扫描前的原样,把数字化中挑出的不要的多余页面提出。
4.1.9.2全卷整理
将每卷文件按形成的时间、顺序、文件类别进行整理。
4.1.9.3装订
严格按照档案馆管理的标准和用户档案馆档案管理的要求将每件档案的还原。
4.1.9.4编制目录(年度目录)
制作出用户档案馆档案装箱目录,合并各箱清单,统一编制页码,形成装箱目录,并按通用格式存储装箱目录的电子文件,以便检索与查找,或按国家档案馆的要求编制。
4.2
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