工程各类相关文字规则及表格 通用.docx
- 文档编号:17893868
- 上传时间:2023-08-04
- 格式:DOCX
- 页数:85
- 大小:254.63KB
工程各类相关文字规则及表格 通用.docx
《工程各类相关文字规则及表格 通用.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《工程各类相关文字规则及表格 通用.docx(85页珍藏版)》请在冰点文库上搜索。
工程各类相关文字规则及表格通用
采购信息管理规定
1目的
加强采购信息管理,明确采购信息的保密级别、内容、范围及传存等管理要求,以更好地执行集团信息保密制度。
2范围
适用于集团采购系统内所有人员及采购过程中涉及的成本、设计、项目部相关人员。
此规定中所指信息包括通过任何方式储存和传播的信息,包括但不限于:
电子信息、书面信息、通过口头和视觉传播的信息等。
3职责
3.1集团采购部
●负责《采购信息管理规定》的制定、修订、解释。
●负责《采购信息管理规定》执行情况的监控、指导。
4采购信息定义
4.1已对外公开披露或已经相关授权人员确定可对外公布披露的信息称为采购系统公开信息,首次披露须由公司组织进行。
4.2除公开信息外,采购系统内所有信息都称为保密信息。
5采购信息的分类
保密信息按保密级别分为三类:
内部公开、机密、绝密。
5.1内部公开
5.1.1内部公开信息是指采购系统内的一般信息,是可在集团范围内公开颁布、阅知的信息。
5.1.2内部公开信息包括:
以公司名义发出的制度要求、通知通报、人事任免、会议纪要、计划总结等信息。
5.1.3内部公开信息阅知范围:
集团全体。
5.2机密
5.2.1机密信息是指需要明确限定其阅知范围,且这一范围根据职能线条、地域、职员层级等通用标准划分的保密信息。
5.2.2机密信息包括:
项目开工面积、项目采购计划、专项业务会议纪要、工作计划与总结、集团采购月报、区域中心采购月报、各公司每月合同台帐、采购人员名录等信息。
5.2.3机密信息阅知范围:
集团管理层、集团总部负责人、地产公司负责人、采购分管领导、地产公司采购部门负责人、地产公司采购人员、集团采购部、地产公司成本负责人、集团成本部、集团审计法务部审计室。
经部门负责人审批后,可根据信息内容增加相关人员的阅知权限。
5.2.4绝密
5.2.5绝密信息是指涉及到公司成败或重大利益的关键信息,其受限阅知范围一般根据信息的具体内容来确定,通常需要准确到具体的个人或职位。
5.2.6绝密信息包括:
采购系统内部规章制度、操作指引、招标文件、投标文件、评\定标文件、协议、合同、技术标准、价格、供方信息等。
5.2.7绝密信息阅知范围:
集团分管采购系统副总经理、分公司负责人、采购分管领导、分公司采购部门负责人、分公司采购管理员、集团采购部、地产成本负责人、集团成本部。
经采购部门负责人审批后,可根据信息内容增加相关人员的阅知权限。
6管理要求
6.1招标过程管理
6.1.1招标、评标、定标过程中,除各公司招标小组人员外,其他人无权查看有关标书的任何信息。
6.1.2招标过程中,经办人员不得私自向非授权人透漏有关招标文件的任何信息,更不得引导投标供应商如何中标。
6.1.3对于已开标未做评标的标书,除采购人员外其他人无权查阅投标文件,采购人员不得私自向非授权人员透漏投标信息。
6.1.4定标过程中,招标小组成员不得向他人透漏意向定标供应商等任何定标信息。
6.2价格信息管理
6.2.1价格信息包括产品价格、运输价格、安装价格,还包括产品所对应的型号、规格、数量等信息。
6.2.2各公司由采购管理员管理价格信息,价格信息除采购、成本人员外,其他人无权查看,如遇特殊情况需报部门负责人审批。
6.2.3合作伙伴有义务对协议信息保密,如发现合作方泄密的,可追究其相关责任。
6.3供方信息管理
6.3.1供方信息包括合格供方公司信息、供应产品、联系方式、合作情况等信息。
6.3.2凡有权查阅合格供方信息人员,应严守信息,确保不向外传播。
6.3.3非授权人如需查阅合格供方信息,需报公司采购部门负责人审批。
6.4采购内网权限管理
6.4.1集团采购部具有管理采购网站的最大权限,各公司采购管理员负责本公司采购网站操作员的权限管理,未经采购部门负责人批准不得私自增、减操作员。
6.4.2各公司采购人员具有采购网站招标书撰写员、查看历史合同、供应商管理员的权限,各公司采购部门负责人、采购分管领导、集团审计法务部审计室具有招标书审核员、查看历史合同的权限,各公司成本人员具有招标书审核员权限。
6.4.3各公司采购分管领导、采购部门负责人、采购管理员、集团采购部、集团成本部、集团审计法务部审计室成员属采购网站系统管理员组,具有查看集团内各地产公司招标书、签约合同的权限。
6.4.4凡具有登录采购网站权限的集团内部人员应严格保守登录口令,未经批准不得将口令告知任何人。
6.4.5个人如在公用电脑登录采购网站后,不得选择记住密码选项,以防其他人再次登录。
6.4.6总部内网采购网站由集团采购部管理操作权限,区域中心内网采购网站由区域中心采购部管理操作权限,非区域公司由采购部门直接管理本公司内网采购网站操作权限。
6.4.7区域、一线公司内网采购网站管理员应根据信息的阅知范围设置查看权限。
成本档案管理办法
1.目的
为规范集团成本档案管理,现结合集团成本管理的实际情况,制定本管理办法。
2.范围
本管理办法适用于集团所属各房地产公司成本管理部。
3.职责
3.1集团总部成本部责本管理办法的制订、修改、指导、解释与检查。
3.2集团所属各房地产公司成本管理部负责本管理办法的贯彻执行。
4.方法与过程控制
4.1总则
4.1.1成本档案是指各房地产公司在项目开发过程中形成的与工程成本有关的且有保存价值的工程预结算、工程合同、工程变更及现场签证、招投标、相关管理制度、成本数据库、成本管理软件内容、付款台帐、图纸等应归档保存的各种纸张书面文件资料、电子文档以及其他与成本管理有关的图表、照片、录相录音、当地工程造价定额、造价信息等资料的总称;成本档案管理的工作内容包括对成本档案的收集、分类、编制、存档、查阅、保密及作废等方面的管理。
4.1.2成本档案必须具备真实性、统一性。
成本档案必须真实、准确地记载公司成本管理活动过程中形成的内容;成本档案的各组成部分必须统一,不同载体(书面纸张资料、成本数据库、成本管理软件电子文档)上的同一文件资料的名称、编号、内容、数据等必须完全一致。
4.1.3成本档案(书面纸张资料)分为三类,即工程成本类、规范制度类、其他文件资料类;其中工程成本类又分为工程合同类、工程预结算类、工程变更及现场签证类、工程招投标类;工程成本类在分类时,还要按不同的竣工项目、在建项目以及不同的建设项目、开发期数进行区分。
4.1.4成本档案必须具备可复查性,对每项工程,以合同为主线进行存档。
首先,对于每份《工程合同文本》,必须把其《评定标审批表》(或《议标、直接委托审批表》)、《工程合同审批表》、《工程预、结算审批表》直接作为其附件,并合在一起存档,同时做好相互对应的编号链接标识;而后,将隶属该合同的其他有关工程预结算类、工程变更及现场签证类、工程招投标类文件资料也依次附后存档。
4.1.5成本档案必须具备安全性及对外保密性。
成本档案实行统一归档、集中存放,不得将集团、公司、部门的成本档案以个人名义保存在个人手中;严禁任何人未经公司、部门的批准,就以个人名义超出集团的范围私自外借(复印或邮件发送等方式)集团或公司的成本文件资料或泄露成本管理方法、成本数据等行为;如有关人员的换岗或离职,则必须及时做好资料的移交、回收及登记工作。
4.1.6成本数据库及成本管理软件的内容也是成本档案的重要组成部分,不断充实和完善成本数据库以及持续应用和改进成本管理软件是成本管理部日常的重要工作。
4.1.7成本管理部应设一兼职档案管理员,该人员应具备档案基础理论知识,熟练掌握自己所负责的档案管理及相关业务,对工作认真负责、细致耐心。
4.2主要成本档案的组成及其管理办法
4.2.1工程合同资料
4.2.1.1资料组成
◆已竣工项目的完整的合同文本:
前期合同(包括规划、设计、勘察、监理、造价咨询)、施工合同(包括建筑、安装、装饰、市政)、材料设备采购合同(包括材料采购、甲方付款乙方收货的三方合同、设备购买及安装)、园林环境合同(包括室外环境的设计、施工)、营销包装合同(包括样板间装修、户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷,成本管理部结合本公司的具体情况决定此类合同是否保管)。
◆正在开发项目的的合同文本。
◆成本管理软件、成本数据库所包括的各类合同内容。
4.2.1.2资料管理
◆使用专用档案盒,按不同建设项目、不同开发期的单项工程的合同进行分类存档,档案盒上须注明编号并粘贴资料目录清单,资料目录清单中的合同部分采用成本管理软件中相应的合同清单(打印即可)。
◆对每项工程,以合同为主线进行存档,每项工程的《工程合同文本》必须把其《评定标审批表》(或《议标、直接委托审批表》)、《工程合同审批表》、《工程预、结算审批表》作为附件,合在一起存档,同时作好相互对应的编号链接标识,以便快速复查。
◆《工程合同审批表》统一印制成固定格式(可手写复印的),一式四联,第一联办公室存档,第二联工程管理部存档,第三联成本管理部存档,第四联项目部存档。
◆合同文本原件(包括合同文本、相关补充协议、合同审批表等)是由公司总办保管,成本管理部应备有合同文本等资料的原件或复印件(复印件存档,需加盖总办的专用章以示确认)。
◆其他有关规定,结合《工程合同管理办法》执行。
4.2.2工程预结算资料
4.2.2.1资料组成
◆已竣工项目的完整的决算书、结算书、预算书、估算书、预结算审批表、工程结算协议清单(或承包方确认书)、付款台帐、项目后评估报告等。
◆正在开发项目的估算书、预算书、结算资料、付款台帐等。
◆成本数据库及成本管理软件所包括的目标成本、动态成本、预结算等内容。
4.2.2.2资料管理
◆以合同为主线进行每项工程预结算资料的归类存档,即每项工程的《工程合同文本》须把相关的预结算资料依次附后,合在一起存档,以便快速复查。
◆《工程预、结算审批表》统一印制成固定格式(可手写复印的),一式三联,第一联办公室存档,第二联成本管理部存档,第三联工程管理部存档。
◆一份完整的工程预结算书应包括编制说明、分部分项工程预结算表、工料分析、工程量计算表、计价依据。
◆其中的计价依据又包括:
材料价格(政府指导价格、市场价格、甲供材料、限价材料通知书)、施(竣)工图、图纸会审记录、工程变更签证的预算书、工程竣工验收资料、其他与工程结算相关的甲乙双方确认的协议等。
◆编制说明、分部分项工程预结算表、工料分析、工程量计算表合订成册;计价依据作为附件,可分职能部门、分类别进行保管,但计价依据资料也必须具备全面、快速复查的条件。
◆使用专用档案盒,并粘贴除合同目录清单之外的工程预结算补充资料目录备注清单。
◆不同载体(各书面资料、成本数据库、成本管理软件电子文档、光盘、服务器)的同一工程预结算资料的名称、编号、内容、数据等必须完全一致。
◆对于项目竣工结、决算书,在完成其书面纸张资料归档保存的同时,还须将其电子文档刻录成光盘,或者在成本管理软件的基础资料设置中把项目竣工结、决算书的电子文档“打包”并上传至服务器,以方便保存与使用。
◆其他有相关规定,结合《工程预结算管理办法》执行。
4.2.3工程变更与现场签证资料
4.2.3.1资料组成
◆已竣工项目的完整的工程变更、现场签证资料。
◆正在开发项目的工程变更、现场签证资料。
◆成本管理软件、成本数据库所包括的工程变更、现场签证内容。
4.2.3.2资料管理
◆以合同为主线进行每项工程预结算资料的归类存档,即每项工程的《工程合同文本》须把相关的工程变更及现场签证的资料依次附后,合在一起存档,以便快速复查。
◆《工程变更通知单》、《现场签证单》统一印制成固定格式(可手写复印的),一式四联,第一联项目部存档,第二联施工单位存档,第三联成本管理部存档,第四工程管理部联存档(四联皆须盖有甲方的工程变更及现场签证专用章);《工程变更通知单》、《现场签证单》统一进行编号。
◆使用专用档案盒,并粘贴除合同目录清单之外的工程变更及现场签证的补充资料目录备注清单。
◆其他有关规定,结合《企业股份有限公司工程工程变更与现场签证管理办法》执行。
4.2.4工程招投标资料
4.2.4.1资料组成
◆已竣工项目的完整工程招标资料(评定标评审表、招标文件、答疑记录、开标评标记录等)、工程投标资料(主要是中标单位的)。
◆正在开发项目的工程招投标资料。
◆成本管理软件、成本数据库所包括的工程招标内容。
4.2.4.2资料管理
◆以合同为主线进行每项工程招投标资料的归类存档,即每项工程的《工程合同文本》须把相关的工程招投标资料依次附后,合在一起存档,以便快速复查。
◆《评定标审批表》及《议标、直接委托审批表》统一印制成固定格式(可手写复印的),一式三联,第一联办公室存档,第二联成本管理部存档,第三联工程管理部存档。
◆项目招投标资料(评定标评审表、招标文件、投标文件、承包商考察结果审批表、答疑记录、开标和评标的记录、相关会议纪要等)的收集、整理、归档、保管工作由工程管理部负责。
◆但评定标评审表(或议标及直接委托审批表)、中标单位投标文件中报价书、招标文件等作为工程预结算必要依据的招投标资料,成本管理部则应每项皆保存其原件或复印件。
◆其他有关规定,结合《企业股份有限公司工程招标管理办法》执行。
4.2.5制度类文件
4.2.5.1文件组成
◆国家及当地政府工程造价管理等有关部门颁发的与成本管理有关的规章制度、管理规范、通知、决定等文件资料。
◆集团总部颁发的与成本管理有关的规章制度、管理办法、操作指引、操作流程通知、决定等文件资料。
◆本公司及本部门制订的与成本管理有关的管理办法、实施细则、通知、决定、相关会议纪要等文件资料。
4.2.5.2文件管理
◆成本管理制度要求在集团总部、本公司网站的相应“管理制度”栏中存放(政府有关部门颁发的法规文件可除外),以便网上查询。
◆主要的、常用的成本管理制度的成本管理部打印一份,装订成册(活页形式,可及时更新),以便书面查询、使用。
4.2.6其他文件资料
其他文件资料包括目标成本、有关设计阶段成本控制的资料、相关会议纪要、同行成本比较资料、工程造价分析、相关往来文件、当地工程造价定额、信息月刊、图集等工程造价有关专业书籍等。
这类文件资料也是实行资料管理员专人负责,分类保管。
4.3成本档案管理的其他规定
4.3.1归档与立卷
◆项目立项后,资料管理员即应制定该项目文件资料的收集整理工作计划,设定阶段性归档的时间,按照边工作边收集、整理、终结卷成的要求,就每个环节上形成的技术经济文件资料,随时加以收集,并存放于事先准备好档案盒中,以备整理。
◆对工程造价影响较大的文件资料需原件存档,复印件存档须加盖公司相应资料主管部门的印章以示确认。
◆在项目开发的过程中形成的与成本有关的文件资料均需统一归档、立卷,以合同为主线、以项目为单位进行立卷,一个项目的文件资料应立成一卷或数卷,一卷即装成一个档案盒。
◆对卷内无页号的文件资料应逐页在有文字的资料的正面右下角用阿拉伯数字顺序编写页号,并在合适处标明案卷题名、案卷号、存档人及时间等。
◆卷内文件资料的排列次序为:
开发前期准备、主体建安工程、社区管网工程、园林环境工程、配套设施工程类。
◆每卷成本档案编号由部门统一拟定编号方案;各类档案必须固定存放在卷柜内,排列方法为自左至右,从上到下。
◆对立好的案卷,成本档案管理员应定时进行检查,对不符合要求的应及时予以完善或返工。
4.3.2编目与装订
◆卷内文件资料目录按卷内文件资料的排列顺序和内容并结合成本管理软件的相应内容进行编写:
第一列顺序号,以文件资料排列先后顺序逐件填写;第二列字号,填写文件资料制发部门的发文字号;第三列责任者,填写对文件资料的署名者,即对文件资料负有责任的部门和个人;第四列题名,即文件资料标题,一般应照实抄录;没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,外加“[]”以示区别;第五列日期,文件资料的形成时间;第六列页号,填写文件资料起止页号。
◆档案案卷装订的基本要求:
在建工程的档案做活页装订,已竣工工程的档案做固定页装订。
装订时,去除文件上的金属物;破损和褪色的文件材料,应进行修补或复制;文件资料应使用A4大小纸张,装订部分过窄或有字的,用纸加宽装订;纸面小的,加贴在标准的A4纸上;卷内文件资料,一般不超过二百页为宜,超过的可根据文件资料内容的阶段性分卷装订;装订要牢固、整齐、美观、装订时文件的右边和下边要取齐,不丢页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读;文件资料字迹难以辨认的,应附抄件并加以说明。
4.3.3保管与使用
◆归集、接收成本档案,档案管理员必需认真检验,并办理好登记、交接手续。
◆成本档案要求集中存放于部门档案柜,由档案管理员管理,部门各职员手中只能持有正在处理的文件资料。
◆成本档案保管必须做到七防,即防火、防盗、防光、防潮、防尘、防有害生物、防污染。
◆在现阶段,保存期在十年之内的成本档案原则上皆不能作废,须保存;保存期超过十年的成本档案如需销毁,须经公司及总部的主管部门、领导的批准。
◆对易褪色、易磨损的图纸、材料等,档案员要进行定期检查,档案的修补对借阅次
数频繁、易损的案卷,可制作副本借阅,以加强对正本的保存。
◆为维护成本档案的真实性与安全性,任何人未经批准,不得擅自涂改成本档案;每天下班要锁好档案柜。
◆如因工作需要,公司内有关部门或人员借用成本档案时,须填写《成本档案借阅登记表》(见支持文件一),经部门或公司负责人(一般由成本管理部经理批准,重要档案的借阅还应得到成本管理部主管副总的批准)批准后方可借阅;档案管理员负责档案的借阅经办工作,办理档案借阅的登记手续,在借阅人归还档案时,还应负责检查档案的完好情况,借出的文件资料由档案管理人员负责及时收回并检查完整情况,如发现遗失,需在《成本档案借阅登记表》的“备注”栏加以注明,追究借阅者责任。
◆在与集团之外的公司进行学习交流时,在维护成本档案的机密性的同时,还要注意双方应进行对等交流。
◆集团总部正常开展的审计、工作检查,则成本管理部须全力配合,并做好资料借阅的登记、回收工作。
◆应建立成本档案台帐,以记载档案收进、发出、保管、利用情况及兼职档案管理人员的变动情况,档案人员还要做好统计工作,统计数据以原始数据为准,以便输入计算机,充分利用计算机进行工程成本档案的辅助管理。
◆集团所属各房地产公司成本管理部务必严格执行本管理办法,在执行过程中,如与实际情况有不适合之处,各公司成本管理部可根据实际情况作修改之请示,报集团成本部核实,经总部分管领导批准后方可实施。
工程报送结算资料作业指引
编制
日期
审核
日期
批准
日期
流程要素
流程目标:
明确结算报审程序及注意事项,提高结算资料准确率.
流程时间要求
流程监控点数目
流程主要责任岗位
项目管理部/成本管理部
流程涉及职位数目
修订记录
日期
修订状态
修改内容
修改人
审核人
批准人
1.目的
明确结算报审程序及注意事项,细化提交结算资料的要素,提高结算效率.
2.适用范围
公司各项目工程结算。
3.术语和定义
3.1.合同清单:
指与合作方签订的,在合同中被确定的工程细目的单价及总价.
4.职责
4.1.项目管理部
4.1.1.负责与成本部就结算计划进行沟通。
4.1.2.负责督促具备结算条件的合作方按时/准确的提交工程结算资料。
4.1.3.负责审核结算资料的完备性和准确性.
4.1.4.负责在结算计划规定的时间内按时完成结算资料的审核并移交结算资料给成本部.
4.2.成本管理部
4.2.1.负责在结算计划规定的时间内按时完成结算资料的审核并根据结算金额向公司领导进行申报.
4.2.2.负责最终结算资料的完备性和可复核性.
5.工作程序
5.1.施工单位按照《结算计划》及《工程结算通知书》要求的时间按时报送结算资料给经办主管工程师.
结算资料包括:
一)通用要求
1)工程竣工验收报告或分项工程验收报告;
2)加盖红章的《结算申请报告》,格式详见附件;
3)与结算相对应的有效合同、补充协议中相关经济条款的复印件;
4)详细的工程结算造价书(含编制说明),严格按照合同约定的计价方式/计价依据进行计价,具体依据如下
a)合同清单单价或合同中约定的取费标准;
b)工程施工过程中形成的约谈记录/限价单等;
c)一些甲、乙双方签认明确费用的函件,经审批确认费用的会议纪要;
d)扣罚款单.
以上资料中约谈记录/限价单/费用函件/会议纪要及扣款罚单等提供原件,无原件者或可提供经过核对后的复印件.
结算造价书由施工单位签字/盖章后报送.
5)相关的结算工程量计算稿或后附结算图纸(包括签证附图);范围及内容必须清楚明了,具有较强的可复查性,且图纸是已经过监理及项目工程师签字确认用于施工的,或者经核对过原件的以上资料复印件。
6)符合公司ISO9000要求的经过统一编号的现场签证(后附设计变/工程指令资料)资料的原件.
7)详细填写《结算对帐单》中项目名称、已付款情况、收款帐号、收款银行等相关要求并盖章后经财务相关经办人确认,原件2份附至结算资料中。
二)对于以下工程,除以上通用要求外,须满足以下特别要求:
1)土方工程结算:
a、须提供经过甲方/监理/施工单位三方共同确认的交付场地标高图和完成面标高图.标高图中必须有明确的边界线/放坡/工作面等实际情况(合同中约定不计放坡/工作面的除外).
b、须划分详细的方格网计算图(10×10)及相关的计算书。
2)桩基工程结算
桩基工程打桩原始现场记录,包括桩号/桩规格/现状土标高/桩顶设计标高/送桩长度等,须有甲方现场工程师/监理工程师及施工单位三方共同的签字确认.
3)供货类工程结算
须提供经供货方/监理(无监理的情况除外)/总包/甲方四方签字审核的的《材料设备验收单》和配套的《材料设备价格清单》原件作为结算依据.以上单据须符合公司ISO9000要求且经过甲方统一编号方可作为结算依据。
4)园建/绿化工程类结算
结算资料在报送甲方项目部工程师之前须经过设计部园建/绿化相关工程师的确认,并由设计部的园建/绿化工程师签注结算审核意见.
5)部品工程
施工单位必须做出详细的竣工图纸供甲方现场工程师核对后确认,并提交招标图纸及变更签证作为结算依据,以便对照.
6)样板房工程
a、样板房工程由设计部装饰部接管相应的结算资料交接工作;
b、需提供通过验收意见的样板房现状说明书及其附表,。
c、在招标时主材价为暂定的,须由设计部经办工程师确认相应的主材价格;
7)总包工程
8)其他工程
5.2.项目工程师在接到施工单位结算资料10天内完成审核并移交资料至成本部;(3、4、7项除外,可在25天内完成)
1)详细审核施工单位结算资料的完整性和依据是否完备;
2)相关资料审核完备后对附图及无附图计算时现场核实的工程量进行确认并签署审核意见;
3)对相关的扣款在网上进行经办;
4)经办工程师认真填写《工程结算交接单》,施工期限/验收情况/签证份数/责任扣款务必
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 工程各类相关文字规则及表格 通用 工程 各类 相关 文字 规则 表格