费用管理规定.docx
- 文档编号:17090538
- 上传时间:2023-07-21
- 格式:DOCX
- 页数:22
- 大小:94.42KB
费用管理规定.docx
《费用管理规定.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《费用管理规定.docx(22页珍藏版)》请在冰点文库上搜索。
费用管理规定
***有限公司
文件性质:
三阶文件
文件编号
HY-WI-FA-001
生效日期
2016/01/01
批准页
第1页共16页
批 准
审 核
制 定
费用管理规定
修订记录
NO
日期
修订摘要
页次
版次变更
登录者
一、目的
加强公司费用管理,规范员工费用预算审批、费用申请的审批、费用报销程序,严控费用支出,提高管理效率。
二、原则
1、遵循集团集中统一管理的原则;
2、提前做好集团及各分厂费用(资金)使用计划并报批准,遵照先计划再使用的原则;
3、严格执行公司差旅费、接待费标准的原则;
4、特殊情况(超计划)一律报集团董事批准的原则。
三、适用范围
恒业集团大陆总部及其旗下东莞恒业印刷制品有限公司,武汉大业印刷有限公司,浙江恒业印刷制品有限公司、清远恒业包装有限公司及其他子公司。
四、内容
本规定内容主要包括资金使用计划规定、资金申请规定、费用报销规定、报销流程和报销标准。
1、资金使用计划规定
集团对公司各职能部门及旗下各分厂的资金使用严格执行按计划使用资金,即要求集团各职能部门和各分厂必须提前做好本部门/分厂的年度和月度资金使用计划呈报集团董事批准,经批准后方可使用。
1.1年度资金使用计划
集团各职能部门和各分厂在每年11月30日前做好本部门/分厂下年度资金使用计划,按程序提报集团董事批准。
1.2月度资金使用申请
集团各职能部门和各分厂在每月18号(集团各职能部门和各分厂在15号提报集团审批)做好本部门/分厂下月资金使用计划按程序提报集团董事批准。
经集团董事批准后的集团各职能部门/分厂年度/月度资金使用计划,财务部才能安排付款。
由行政部严格按照集团职能部门/分厂提报的差旅费、业务招待费及行政类事项费用计划监控集团各职部门/分厂的资金使用,对于年度/月度超计划和超标准的资金使用计划必须呈报集团董事特批。
2、资金申请规定(借款/付款范围和审批规定)
2.1借款/付款范围
2.1.1员工因公出差:
经集团主管部门负责人审批或分厂厂长审批原则上试用期内员工不得超过本人工资,正式员工不得超过本人月工资的两倍(审核借款标准参考出差员工所属集团职能部门和各分厂所作的月度差旅费费用预算标准,超标准的出差借款需呈报董事批准)。
2.1.2零星采购支出;
2.1.3业务接待费用;
2.1.4其它特殊情况;
2.1.5个人因私借款原则上一律不允许,特殊情况需集团董事(或授权人)批准;
2.2审批规定
2.2.1借款:
任何借款申请都必须填写《借款单》(附件一),注明借款部门、姓名、借款事由、预计借款金额大小写,预计还款报销日期(特殊情况除外)等事项,按《费用审批权限表》(附件二)规定费用金额权限的审批程序报有权限批准的公司领导批准后财务方可安排借款(审核借款标准参考出差员工所属集团职能部门和各分厂所作的月度差旅费费用预算标准,超标准的出差借款需呈报董事批准)。
借款原则:
前帐不清,后帐不借(特殊情况除外)。
2.2.2付款:
任何付款申请都必须填写《支付证明单》(附件三),注明请款部门、请款人、付款方式、请款事由、付款单位、开户行及账号、预计付款金额大小写等事项,按《费用审批权限表》(附件二)规定费用金额权限的审批程序报有权限批准的公司领导批准后财务方可安排付款,签名审批后对审批结果承担领导责任。
2.2.3如出现异常或损失时,审批负责人需承担相应的领导责任。
2.3费用审批权限
详见附件二《费用审批权限表》,关于《费用审批权限表》中审批项目的几点说明:
2.3.1单笔非生产物料申购指的是:
2.3.1.1经营性资产:
指用于生产、经营、办公的,单位价值较高、使用期限较长(两年以上)的设施、设备,以及经营办公用房的装修,设施、设备等资产的检修、保养等。
2.3.1.2经营性物资:
指用于生产、经营、办公的单位价值较低,一次性耗费或使用期限短的物料、配件及办公耗材等。
2.3.2单笔费用报销指的是:
差旅费报销、业务招待费报销、非生产物料费用报销(工厂正常离职人员工资除外);
2.3.3集团/分厂正常离职(含辞退)人员工资不涉及到经济补偿的由集团/分厂行政部核算,交集团/分厂财务部审核,然后交集团主管部门负责人/分厂厂长批准即可;如涉及到经济补偿的按《费用审批权限表》中规定的单笔费用报销额度规定的权限报集团行政部审核后,再报集团营运办和集团财务审批,对于个人补偿金金额超过30000元的需按程序呈报集团董事批准。
3、费用报销管理
3.1基本规定及职责:
3.1.1基本规定费用报销按公司费用报销流程执行,各项报销单必须经具有签字权限的负责人签字后凭原始凭单、报销单进行报销。
3.1.2职责
3.1.2.1经手人:
填写《费用报销单》(附件四),说明费用开支的事由,并粘贴好原始凭证。
3.1.2.2部门负责人:
核实报销单据,确认费用的真实性与合理性。
3.1.2.3行政部:
主要审核差旅费、业务招待费用及行政类事项费用是否真实、标准是否符合公司规定,审批是否有效。
3.1.2.4财务部:
主要审核原始凭证的合法性、真实性;报销金额是否写错;报销手续是否齐全;是否符合公司的费用开支标准等。
3.1.2.5厂长,集团主管部门营运办、财务部、行政部负责人:
按《费用审批审权表》中列明权限行使审批权,主要核实报销管辖部门报销费用的真实性、报销费用是否超费用预算,对于超预算费用和标准报销需呈报集团董事特批后方可报销。
3.1.2.6厂长的报销费用由集团营运办负责人签批报销,集团各职能部门负责人直属营运办管辖的由营运办负责人签批报销,非营运办管辖的部门由集团董事(或授权人)签批报销。
3.1.2.7集团董事(或授权人):
按《费用审批审权表》中列明权限行使批准权(对于报销部门超费用预算和超标准的报销行使批准权)。
集团董事不在公司期间由其授权人按其权限行使批准权。
3.1.2.7财务部:
按本规定办理报销手续。
3.2差旅费报销规定
3.2.1出差申请
3.2.1.1关于公司内部员工出差申请规定
集团各职能部门(含香港到大陆工作职员)及各分厂员工因工作需要到外地出差的,必须提前填写好《出差申请单》(附件五),并按公司规定的审批流程(参照《各分厂/集团工作项目审批权限表》审批)报有效审批人批准后方可安排出差。
公司不接受任何形式的口头出差申请,未按规定履行有效审批手续的出差事项一律无效,行政部有权不安排相关接待工作,财务部有权不予以报销相关差旅费用。
特殊情况除外。
3.2.1.2关于非公司员工出差申请规定
非本公司员工因为本公司开展业务工作需要到集团及旗下分厂出差的,由主办业务部门或陪同部门提前填写好《出差申请单》,并按公司规定的审批流程(参照《各分厂/集团工作项目审批权限表》审批)报有效审批人批准后方可安排出差,非本公司员工可按照其在服务公司的级别安排对应级别的差旅费用接待标准,如果是客户的可按公司经理级别标准安排,经执行董事或授权人特批者不在此限。
3.2.1.3关于出差人数限制规定
因公出差处理同一宗工作或业务与工作或业务相关联部门每个部门只能派1名员工出差处理工作或业务,与工作或业务相关联的部门需要指派2名或以上人员出差处理同一宗工作或业务的需呈报董事或授权人特批后方可。
3.2.1.4如果出差期间行程变更的,出差人应提前补出差申请单按公司规定的审批流程(参照《各分厂/集团工作项目审批权限表》审批)报有效审批人批准后方可变更行程安排,未经有效审批擅自变更行程而增加的费用财务部有权不予以报销。
3.2.2关于乘坐交通工具规定
3.2.2.1关于乘坐飞机规定:
分厂厂长及集团副经理级别(含)以上员工出差且直线距离在1000公里(不含)以上方可安排乘坐飞机(分厂副经理及经理出差不能乘坐飞机)。
请集团各职能部门负责人和各分厂厂长提前做好部门工作安排,公司不接受任何形式不合标准的以事情紧急为由的坐飞机的申请(如果同等条件下坐飞机票价更便宜的,行政部也可以为不合坐飞机条件的出差人员订飞机票),如因部门负责人未提前做好相关工作安排影响工作的由部门负责自行承担责任。
乘坐飞机由东莞厂行政部统一安排预订机票,对于符合本规定乘坐飞机要求并履行了有效审批手续的出差人,请提前3天以上通知东莞行政部预订飞机票,以节省公司成本。
3.2.2.2关于乘坐高铁规定:
集团及分厂主管级别和分厂副经理及经理级别员工出差方可安排乘坐高铁,乘坐高铁席别一律为二等座,乘坐一等座需要有权审批人审批(经行政部核查有二等座的虽经有权审批也不能乘坐一等座,否则财务只能按照二等座报销车票费用)严禁商务座。
乘坐高铁由出差人自行到财务部借款订票,出差员工回厂后按本规定自行报销。
如果乘坐高铁到出差地比较方便的(如东莞、深圳往来武汉,绍兴、杭州往来武汉等路线),公司所有人员(含香港到大陆工作职员)都应乘坐高铁,不能乘坐飞机。
3.2.2.3关于乘坐火车卧铺/硬座规定:
公司主管级(不含)以下员工出差只能安排乘坐火车硬卧\硬座。
乘坐火车硬卧/硬座由出差人自行到财务部借款订票,出差员工回厂后按本规定自行报销。
3.2.2.4关于乘坐公共汽车规定:
公司各级别员工出差(市内和到达出差地后)只能乘坐公共交通工具去目的地处理工作或业务,公司原则上不安排车辆接送,陪同客户除外,分厂厂长和集团副经理级别(含)以上员工出差分厂的分厂行政部方可安排车辆接送。
3.2.2.5关于乘坐的士规定:
副经理级别(不含)以下人员出差人员原则上不报销出租车费用,遇特殊情况(如
携带现金超过万元以上;
陪同重要客户;
携带重物25公斤以上;
无公交车;
紧急公务等)需经主管厂长或集团部门负责人批准后方可乘坐。
3.2.3餐费标准
公司各级员工因公到集团旗下分厂出差的原则上到分厂员工食堂就餐,否则公司财务部有权不予报销餐费。
如果在出差途中的或超过了分厂就餐时间或到分厂以外其它地方出差的,误餐费标准参照附表一《餐费标准表》中规定标准执行。
附表一:
餐费标准表
出差目的地
项目
级别
备注
集团副总监及以上
集团经理/分厂厂长
集团副经理/分厂经理
集团主管/分厂副经理
分厂主管
一般职员
员工
省内
早餐
10
10
10
8
8
8
5
乘坐飞机、高铁者中餐、晚餐统一按45元/餐标准报销
中餐
50
45
40
35
30
25
15
晚餐
50
45
40
35
30
25
15
省外
早餐
15
15
12
10
10
10
10
中餐
60
55
50
45
35
30
20
晚餐
60
55
50
45
35
30
20
香港及国外
早餐
公司统一安排
中餐
晚餐
备注:
一般职员是指主管(不含)级以下职员,如办公室职员、客服、跟单、各部门组长,下同。
主管级(含)以上人员带主管级(不含)以下员工出差时随同人员可享受领导餐费标准。
3.2.4住宿费标准
公司各级员工(含香港到大陆工作职员)因公到集团旗下分厂出差的,如分厂有客房安排住宿的一律住客房。
如分厂无客房安排住宿的,方可由分厂安排住酒店,住宿费标准参照附表二《住宿费标准表》中规定标准执行。
到分厂以外其它地点出差的住宿费标准参照以下附表中住宿费标准执行。
附表二:
住宿费标准表
级别地区
县级以下
(含县级)
市级城市
省会城市/经济特区/直辖市
香港及国外地区
说明
员工/一般职员
130元
160元
180元
公司统一安排
1、经理级以上人员单人出差或同性两人一同出差享受单房标准,可分住单间。
2、主管级(含)以上人员带主管级(不含)以下人员出差时随同人员享受领导住宿标准,单人或异性可住单人房,同性两人只能住双人房。
3、多人一同出差时按照上述原则计算,同性人员为奇数不清时按总人数加1除以2计算。
分厂主管
150元
180元
220元
集团主管/分厂副经理
200元
300元
400元
集团副经理/分厂经理
250元
350元
450元
集团经理/分厂厂长
280元
380元
480元
集团副总监/总监
300元
400元
500元
集团总经理及以上
实报实销
3.2.5电话费标准
附表三:
电话费标准表
级别
职别
标准元/月
备注
QC
整月出差补150
不定时出差补5元/天
一般职员
司机、出纳、对账
100
客服/外发跟单/PMC
100
市场部客服、业务及生产部外发跟单及PMC
分厂主管
分厂各部门主管、工程师
100
整月出差补150
业务和客服对应级别岗位增加50
分厂副经理、集团主管
150
分厂经理、集团副经理
200
分厂厂长、集团经理
300
副总监、总监
300
副总经理级及以上
300
3.2.5.1电话费补贴管理
3.2.5.1.1享有固定手机话费补贴的人员,由行政部按补贴标准将话费补贴到该员工当月工资总额中,该职员在出差期间无电话费补助(上表中备注栏中另有规定的除外);享受手机话费报销的人员必须全天24小时开机,如果因关机影响工作被投诉确认后取消当月话费补贴。
3.2.5.1.2电话费报销:
办公室、工程、保安、机长、文员、厨房组长、领班、车间组长,因工作需要开通公司短号集群网的,公司补贴集群网费5元/月;
3.2.5.1.3整月出差的指连续出差26天以上的,其余的均视为不定时出差;
3.2.5.1.4各分厂行政部定期将职员实际出差天数予以汇总并报厂长审核。
补助话费由各公司厂长根据行政部提供的职员实际出差天数,并根据话费补助标准记入出差人员当月话费标准中。
3.2.6出差费用报销规定
3.2.6.1出差人返回后必须填写差旅开支清单及《费用报销单》,按照《费用审批权限表》中关于单笔费用报销规定的审批流程报批,经有权限批准的领导批准后财务部方可报销。
未经确认和审批的《出差申请单》一律无效,凡私自定票的一律不予报销。
3.2.6.2出差期间,误餐费、交通费、住宿费、电话费按公司标准报销,且必须提供出差当地发票(不能用公司所在地发票充数,特殊情况不能取得当地发票的需事前向主管领导请示,出差后报销费用时补充书面理由进行说明后方可用其它发票充抵),超标自付,欠标不补。
实际出差自然天数计算,启程当天以12点之前为一天,之后为半天,返程当天以12点之前为半天,之后为一天。
3.2.6.3凡出差人员报销住宿费用的,必须有住宿发票说明天数、人数、单价、开票人,以上缺一不可,否则被视为无票处理。
3.2.6.4工作人员趁出差工作之便,事先经领导批准就近回家省亲办事的,其绕道车、船费,扣除出差直线单程车、船费等开支超出的部分由个人自理;绕道和在家期间不报销出差伙食补助费、住宿费和市内交通费;工作人员出差期间,因游览或非工作需要的参观而开支的一切费用均由个人自理。
3.2.6.5公司员工随车验货,卸车的,参照出差标准执行,汽车司机(不分小车、载货车)驾车出差的误餐费均按出差标准执行。
临时租用非本公司车辆送货卸车后,因事需先离开,车主付给员工交通费乘车回公司的,公司不再支付交通费。
3.2.6.6报销时间必须在出差回公司后10个工作日之内完成,否则财务不予报销,后果自负。
(经集团董事特批的除外)。
3.2.7出差人员差旅费用管理规定
3.2.7.1各级管理人员出差应本着方便工作、节约费用的原则,出差住宿尽可能选择经济型快捷酒店。
3.2.7.2因与集团其它子公司之间相互办理业务的原则上由当地子公司安排在公司内住宿和用餐,确实无法安排住宿和用餐的,由当地子公司安排外住和用餐,由子公司行政部在子公司报销集团出差人员的住宿费用、餐费和车费(按本规定级别的住宿费、餐费和车费标准报销)。
3.2.7.3公司职员赴外地参加会议、培训学习费用中已包含住宿费的,不再报销住宿费用。
如由主办单位统一安排住宿,费用自理的可凭住宿发票据实报销。
未统一安排住宿的可凭住宿发票在标准内报销。
3.2.7.4出差人员夜间乘车因故无法在中午12点以前退房的,可按半天标准报销住宿费用。
3.2.7.5报销差旅费时必须附《出差申请单》。
3.2.7.6员工出差因工作需要发生的传真费、邮资费、电话费按实际发生的费用实报实销。
3.2.7.7报销差旅费时,当次连续出差发生的费用必须一次报完,严禁拆分报销,折分报销的费用财务一律不支付。
如每次出差期间发生的“交通费、机场建设费、市内交通费、住宿费、业务招待费”等费用汇总后一次报销。
3.2.7.8分厂出差人员到分厂办事的费用各自回分厂报销;集团人员出差分厂办事的住宿费由当地安排报销,其他费用回集团报销,集团人员出差到分厂以外其他地方办事的一律回集团报销。
3.3业务接待费用报销规定
3.3.1各部门因工作之需(公司客户,重要客人,政府相关人员等)需要接待或购买礼品时,必须事先申请并填报《业务接待申请表》(附件六)后,按公司规定的审批流程(参照《各分厂/集团工作项目审批权限表》和《费用审批权限表》中关于招待客户审批权限和费用审批权限)报有效审批人批准后方可安排借款和接待。
3.3.2接待费用开支必须本着“最小支出,最大成果”的原则,充分考虑和认清每一次接待的目的和接待的方法,合理接待有效使用经费开支。
3.3.3接待费的申请、标准、结算等,一律按本规定的程序办理。
凡不按规定相关要求办理者,擅自或任意更改接待金额和超出费用开支者,任何对外接待与交际的开支费用,公司将视其情况作部分报销或不予报销。
3.3.4接待费用管理
3.3.4.1本规定的接待费包括以下所列各项费用开支项目:
A、接待费B、住宿费C、礼物费等;
3.3.4.2使用接待费注意事项:
3.3.4.2.1业务接待费包括接待来访客人的茶叶、饮料等费用,宴请客人的用餐、酒水、食品等费用,赠送客人、客户的纪念品或礼物等费用。
3.3.4.2.2公司各职能部门因公需要接待客人时,应先填报《业务接待申请表》注明接待单位,事由、姓名或人数、陪同人员数目、陪同人员姓名。
3.3.4.2.3公司用于接待来访客人的茶叶、饮料等统一由公司行政部申请,并负责购买、保管、安排及费用控制。
3.3.4.2.4以公司名义购买的纪念品或礼品,统一由公司行政部负责购买及管理。
3.3.4.2.5每个部门都必须分别进行业务接待费预算并在预算范围内使用,预算按上一年的接待平均费用来确定。
3.3.4.2.6接待的目的按下列原则分类并在《业务接待申请表》上按规定写清楚接待目的和事由:
A、接待新客户
B、现有客户到访公司
C、因公外出人员拟接待客户的
D、其他接待
3.3.5接待按对象目的以及场合分为以下三档:
A档(特别重要客人)
B档(比较重要客人)
C档(一般客人);
3.3.6接待用餐标准(含公司陪同人员)
A档:
接待标准请示集团董事(或授权人)后确定;
B档:
早餐50元/人,午餐150元/人,晚餐150元/人;
C档:
早餐30元/人,午餐100元/人,晚餐100元/人;
说明:
餐费标准含烟酒费用,原则上对口接待部门安排的接待人员不能超过被接待客户人员,陪同人员的餐费标准按接待客户的标准执行。
3.3.7接待住宿安排标准(按地区)
县级(含)以下地区:
A档300元/人、B档250/人、C档200/人
市级城市地区:
A档480元/人、B档380/人、C档300/人
省会城市、经济特区、直辖市:
A档600元/人、B档450/人、C档350/人
说明:
特殊情况经集团董事(或授权人)特批者住宿标准不在此限;陪同人员住宿标准按接待客户标准执行。
3.3.8礼品费金额标准
礼物金额视乎送礼客户重要性和必要性根据实际情況予以灵活安排,需提前报集团董事(或授权人)批准。
3.3.9报销业务接待费程序
3.3.9.1所有报销本着“谁经手、谁报销”的原则,当次接待发生的费用必须一次报完,严禁拆分报销;
3.3.9.2报销时当事人应对所经手的费用票据签名,并注明产生此费用的原因与相关人员。
报销单填写按财务要求对费用分类别做好报销凭证;按照《费用审批权限表》中关于单笔费用报销规定的审批权限和流程报有权批准领导批准后方可报销。
3.3.9.3所有报销项目原则上必须附费用发生地正规的服务业专用发票方可报销。
3.3.9.4凡有弄虚作假中饱私囊者,一经查实除从工资中扣除虚报金额外,并按公司员工《奖惩管理规定》相关规定处理。
3.3.9.5当事人不能签批本人费用报销,必须呈报上级领导审批方为有效。
3.4非生产物料费用报销规定
3.4.1集团/分厂各部门因工作需要申购非生产物料时,必须事先填写《请购单》(附件七),按《集团/分厂工作项目审批权限表》中规定的审批流程报有权批准领导批准,然后报采购部寻找供应商议价核价后,由采购部按公司《费用审批权限表》中关于单笔非生产物资申购额度审批权限报有效审批人批准后方可安排采购。
3.4.2报销审计费、法律咨询费、技术咨询费、软件使用费、租金及租赁费、保险费、招标费、广告宣传费、运输费、物业管理费、维护保养费等同类费用时必须附合同原件或复印件。
3.4.3报销非生产物料的采购费用时,必须提供《收货单》(特殊情况除外)或经申请人或受领人签收后的收料单方可报销,原则上必须提供有效发票;
3.4.4原则上每家供应商每月付款一次。
如果是新供应商的付款,必须附供应商的基本资料。
付款方式原则上为“月结”。
使用备用金进行紧急采购时,按费用报销规定执行。
3.4.5超过部门月度资金使用计划发生的费用、或违反公司有关管理制度发生的费用,经集团董事(或授权人)批准后方可报销。
3.4.6原则上必须由受款人亲自领取,他人受委托领款时须出具受款人的书面委托书,否则财务部不予办理付款手续。
3.4.7费用报销时间规定:
非生产物料的采购费用在办理完入库手续、取得采购发票后7个工作日内必须报销;款已预付、物料已办理入库手续或相关劳务合同已完成,预付款发票必须在一个月内核销。
当月其他费用必须在下月底之前全部要报销,逾期不予报销。
特殊原因未能按时报销的,需集团主管部门负责人特批。
3.4.8报销费用时必须附有效票作为依据,如增值税专用发票、普通发票、专用运输发票等有效票据。
收据、白条等无效票据经集团董事(或授权人)批准后方可报销。
3.4.9各公司/工厂财务部内部人员报销费用的不走普通费用报销流程,先由公司/工厂财务部负责人审批,再报东莞财务部及集团财务部负责人审批,如因需要还必须呈报集团董或(或授权人)批准后方可报销。
3.5供应商货款支付审批流程
3.5.1供应商货款支付计划:
集团/分厂支付供应商货款由集团物控部在每月15号前提前作好下月供应商货款支付计划,按程序报营运办和财务部审批,最后报集团董事批准。
3.5.2供应商货款支付审批:
在集团物控部报批准的供应商货款支付计划之内的付款申请,由集团营运办和集团财务部共同批准后即可支付;在集团物控部报批准的供应商货款支付计划之外的付款申请必须走特批程序报集团董事批准后方可安排支付。
3.5.3供应商货款支付需要的相关手续和单据参照本规定第3.4条相关规定执行。
3.6固定资产采购审批流程
集团/分厂因工作需要请购固定资产的,由集团职能部门负责人/厂长提报申购报告按程序报批,5万元(含)以下的由集团营运办和集团财务部共同批准后物控部可安排购买。
3.7
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 费用 管理 规定