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商务英语写作.docx
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商务英语写作
商务英语写作
1.构思正式商业信函时,须考虑以下几个方面:
1写作目的
下笔之前,一定要问自己这样一个问题:
我为什么要写这封信(即“目的”)?
是为了劝导,提供信息,还是投诉?
我希望通过这封信得到什么结果?
这样,信函写作才能做到目的明确,切中要点。
2读者对象
写信前必须明确的另一个问题是:
这封信我写给谁看(即“读者对象”)?
只有这样,才能把握好信函行文文体的得体性。
3清楚分段
如同从事任何一项写作一样,你需要把自己的观点有条理地分段表达出来。
段落有助于增加行文的明晰程度,增加信函的可读性。
4行文语言
商务信函要语义明确,可以通过信件格式和语言表达来增加明晰程度。
函件行文要简练明了;但是,在实际考试中,考生要防止使用过分简单的句子,有必要在保持意义明晰的同时,展示自己书面语言的丰富性。
写作步骤
1安排好回信的内容,考虑需要写几段?
各个段落的目的是什么?
2考虑用于各段的主要词语和词组。
3确认作文应包含所给的5个手写要点,然后再开始写作。
4信函写好后要核对以下内容:
-----信函是否已按题目要求完成各项内容?
-----内容组织、条理结构是否明晰?
-----语法、词汇及文体是否正确、得体?
5必要时作些修改,确认作文字数为120—140字。
回信说明
回信按题目要求直接进入正文,不写地址,称呼要恰当。
回信要分段落,每个段落表达一个话题。
可用数字、弹点(用圆点标明的要点)来使行文条理更加清晰。
要注意文体的恰当性,在正式信件中不宜使用缩略式,用词要准确。
要使用连接性词语使行文衔接更好。
信件结尾处要写上恰当的结束语。
信后的问候语与开头的称呼在文体上须匹配
正式商务信函必备词组。
Referringtopreviouscontact
Thankyouforyourletterof/dated…
Withreferencetoyourletterof/dated…
Furthertoyourletterof/dated…
Inreplytoyourletterof/dated…
Statingthereasonforwriting
Iamwritingtoenquireabout…
toconfirmthat…
toapologizefor/about…
inreplytoyour…
withreferenceto…
Endingaletter
Ifyouhaveanyfurtherquestions,pleasecontactmeon…
Ilookforwardtohearingfromyousoon/induecourse/inthenearfuture.
Lettersofenquiry
Iamwritingtoenquireabout…
Iaminterestedinyour…
Iwouldbeverygratefulifyoucouldsendme…
Iwouldlikefurtherinformationabout…
Lettersofapology
Iamwritingtoapologizefor/about…
Thiswasdueto…
Unfortunately,wehavebeenunableto…
Iamsorryforanyinconveniencethishascaused.
Icanassureyouthatwewill…
Lettersofcomplaint
Iamwritingtocomplainthat…
Iamnotsatisfiedwith…
Imustthereforeinsistthat…
2.商务报告的写作特点:
商务报告条理结构要明晰
报告要有条有理,读者才能很快了解其主要内容,进而确认详细阅读哪一段才能获取具体信息。
商务报告要分段落
如同从事任何一项写作一样,作者需要将自己的观点有条理地分段呈示。
在商务报告写作中,这些观点可以采取独立成段的形式,或者使用弹点。
商务报告的格式
商务报告需要有一个总的标题,然后将报告用小标题分成几个部分,这有助于方便读者阅读。
一般说来,商务报告至少有三个部分组成:
事由(introduction)、调查结果(findings)以及结论(conclusions)。
各部分中还必须有一目了然的段落或弹点。
商务报告的论点和论据
读者往往希望浏览一遍就能知道报告的大致内容。
因此,作者应确保读者能够识别哪些是论点,那些是论据。
写得较差的报告往往只是一味重复论点,而不是在清楚表明论点的基础上进行论证。
商务报告要行文顺畅
为使行文顺畅,考生要学会使用起衔接作用的词和词组:
如:
however,thismeansthat…等,要学会用引出下文的短语,如:
Thereareanumberoffactorswhich…。
写作步骤
1安排好报告内容,考虑需要写几个部分?
给各个部分写上标题。
2考虑用于各部分的主要词语和词组。
3确认作文中包含题目要求的5个要点,再开始写。
4写好后要核对以下内容:
-----是否按题目完成各项要求?
-----内容组织、条理结构是否明晰?
-----语法,词汇及文体是否正确、得体?
5如有必要,作修改润色。
确认作文字数为120—140字。
商务报告写作说明
商务报告须有一个总的题目。
每个部分都须有小标题。
行文中尽可能使用标准的常用词组。
使用文体正式的语言,不要使用缩略式。
要使用连接性词语使行文衔接更好。
报告中的事由、结论、建议部分,尽量用一个句子来完整表达、归纳。
公司名称要尽量使用缩略式,以少占字数。
商务报告必备词组
Introduction
Theaim/purposeofthisreportisto…
Thisreportaimsto…
Thisreportsetsoutto…
Findings
Itwasfoundthat…
…clearlyshow(s)that…
Conclusion(s)
Itwasconcluded/decided/agreed/feltthat…
Noconclusionswerereachedregardingthe…
Inconclusion/Onbalance…
Recommendation(s)
Wewouldrecommendthat…
Itisrecommended/proposed/suggestedthat…
Addingideas
Furthermore/Moreover/Inaddition…
Contrastingideas
However,…
Although…
Despite/Inspiteof…
Makingcomparisons
Both/Neither…
Like/Unlike…
Linkingcauseandeffect
Becauseof/asaresultof/dueto/owingto…
Thismeans…
…leadsto/resultsin…
商务报告写作技巧
(1)多用被动语态。
例如:
Itwasfeltthatfront-linestaffintheFood&BeverageDepartmentneededlanguagetrainingatalllevelsinthemostcommonforeignlanguagesusedbycustomers,especiallyEnglish,MandarinandJapanese.又例如:
Itissuggestedthatmoresalesmenshouldbeemployedassoonaspossible.以下是一些常用的句型:
Somethingwasdiscussedthat…
Somethingwasconsidered…
Differentopinionswereexpressedabout…
Itwasagreedthat…
Itwassuggestedthat…
Itwasrecommendedthat…
Itwasproposedthat…
Itwasconcludedthat…
Noconclusionwasreachedabout…
Itwasdecidedthat…
(2)表示建议时用词的不同,反映出商务报告写作者态度的不同。
以下是表示建议的句子,其建议行动的态度有“坚决strong”,“中性neutral”和“不很坚决weak”:
Nationaladvertisingmustbestopped.----坚决
Itisstronglyrecommendedthatnationaladvertisingbestopped.----坚决
Nationaladvertisingshouldbestopped.----坚决
Itisrecommendedthattelephonesellingbestopped.-----中性
Itisadvisabletoreducetelephoneselling.----中性
Theappointmentofaclientrelationsmanagercould/mightbeconsidered.----不很坚决
(3)多用名词短语来体现商务报告语体的正式性。
例如:
Weproposetoadvertiseexternally改为Externaladvertisingisproposed.对比这两句,后一句明显有正式语体风格。
又例如以下句子转化成有名词短语的句子:
Werecommendthatemployeesretireattheageof65.→
Aretirementageof65isrecommended.
Weadviseyoutoselectthematerialwell.→
Goodmaterialselectionisadvised.
(4)写作时注意Findings,Conclusion和suggestion这三个部分的区别:
Findings是存在的事实,例如:
ThesalesvolumeoflastmonthwasonlyUS$210,000.这句话只是提供了上个月销售总量这样一个事实。
Conclusion是Findings阐释,带有商务报告写作者的主观意见。
例如:
Thesalesvolumeoflastmonthwasstillverypooralthoughitincreasedby5%comparedwiththesameperiodoflastyear.这句话带有作者的主观看法:
与去年同期相比虽然增加了5%,但是仍然很差。
Suggestion也带有商务报告写作者的观点,但它是对未来的行动的建议,是需要去做的事。
而Conclusion是已经存在的事,换言之,是业已完成的行为。
商务报告写作者必须清楚它们之间的区别以免混淆。
(5)在写Findings部分时,一个topic要分一段,这样给报告阅读人一个清晰的思路,否则,不同的主题混在一起使人读起来费力。
每个段落需要有主题句,主题句一般用简单句,避免长主题句。
例如:
Thereorganizationofourhumanresourceshasbeenverysuccessful.
(6)商务报告写作常常需要比较compare和对照contrast。
比较是找出相似点,例如:
Justasinsales,inproductiontherewasaslightriselastquarter.又如BothTVsetsandDVDplayersfellsharplyinthesalesvolumeinSeptember.对照是找出不同之处。
例如:
EventhoughModelAisnotquiteaspopularasModelB,itisalmostaspowerfulasModelB.又如,AtABCCompany,themarketingstaffareveryefficient,whileatourcompany,thesalesstaffareespeciallypowerful.
(7)商务报告写作者必须熟悉图表的描述,因为在商务报告中适当地使用图表能使报告显得灵活,且使读者对某些信息有更为直观、深刻的印象。
(8)“结论”部分是根据正文而来的,所以,结论必须与正文内容直接相关。
“建议”部分又是根据结论而来的,所以“建议”部分必须与结论和正文部分直接相关。
例如,如果“结论”部分说ThepotentialmarketinChinaispromising.那么,“建议”部分就可以这么写ItissuggestedthatabranchofficeshouldbeopenedinChinaassoonaspossible.
写作测试应试小窍门
◆由于写作测试时间有限,字数有限,切记要把握题目要求中的各个要点。
要兼顾各个要点,不要在某个具体细节上花费太多笔墨,不要顾此失彼。
◆好的商务写作必须简明扼要。
行文语言要简练、明快。
考生有必要学会用简练的语言来表达各个要点,避免重复累赘现象。
◆要把握句子长度。
行文的简练程度受句子长度的影响:
长句容易引起意思混乱,特别是在一个句子同时包含几种观点的情况下。
考生应该检查自己所写的长句表达是否清晰;任何一个超过20个词的句子都可能让人感到阅读困难。
在商务写作中,一般要遵循KISS原则:
即Keepitshortandsimple(写短小简单的句子)。
但又不能过于简单,因为在考试中,考生表现出来的语言能力丰富与否直接影响其得分。
因此考生最好使用各种句子结构,但要确保所写的长句条理清晰。
◆在语义一目了然的情况下,可通过使用指示词(如等)和省略手段来避免单词和短语的重复,使行文简洁。
但考生需保证所使用的代词指代明确、省略手段不造成语义模糊。
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