胜威电话呼叫中心系统客户端座席使用手册 精品.docx
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胜威电话呼叫中心系统客户端座席使用手册 精品.docx
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胜威电话呼叫中心系统客户端座席使用手册精品
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1.概述
电话呼叫中心系统是一款功能强大的电话呼叫中心和客户关系管理系统,具备电话管理、客户关系管理、短信管理等诸多功能,系统可选采用专业的多路USB答录盒或者PCI语音卡,支持2-240路的电话管理,可帮助您快速建立专业完美的电话客户服务体系,大大提升客户满意度和企业形象,协助您在激烈的市场竞争中脱颖而出,功能详细介绍如下
电话管理功能
1.来电/呼出号码识别,客户资料自动弹屏,号码归属地自动判断,电话未接前即可了解客户详细资料、销售记录、来往记录、历史通话等,极大加强客户沟通能力,提高客户满意度和企业形象。
新来电号码自动在网上搜索相关资料。
2.通话录音,对通话过程无任何影响,录音文件自动压缩成mp3格式20G硬盘可存储2500小时左右的通话,可随时查询听取,有据可查。
3.自动语音导航(IVR),例如“按1进入价格查询,按2进入售后服务,按3转语音留言系统”等,简单明了的图形化流程设计界面,协助您快速建立电话自动业务咨询,业务受理系统。
可设定多个导航流程,根据不同的时间系统自动切换。
4.设备已包含交换机(集团电话)功能,可带2-240路的分机或座席。
外线来电号码可自动转发到分机;分机之间互转时来电号码也可转发;系统未启动时,分机自动与外线直连,不影响电话正常使用。
5.文本转语音功能(TTS),语音导航时能自动将文本转换成语音播放。
6.在线监听功能,管理可随时监听任何一个座席的通话,考核服务质量。
7.电话调查功能,通话快结束时提示客户对服务评价,例如“按1非常满意,按2满意..."。
8.语音信箱功能,电话无人值守时可让对方自动留言功能,如有新留言,电脑自动拨号通知您,将留言播放给你听取;您也可以在方便时候拨回来听取和管理留言。
9.来电防火墙功能,自动拒接黑名单来电,并保留记录。
10.号码归属地查询,支持全国固定电话,移动和联通号码的归属地查询,来电时可自动判断对方号码的归属地。
11.完善的通话记录和话务统计报表功能,详细掌握电话使用情况。
客户关系管理
1.强大的客户资料管理功能,资料内容可根据需要自由扩展,满足个性化的业务需求。
2.订单管理功能。
3.产品库存管理。
4.客户来往记录管理。
5.客户生日自动提醒。
6.文件管理,有效管理客户订单相关文件。
7.日程安排和备忘录自动提醒功能。
8.员工资料管理,员工生日自动提醒。
9.常见问题管理。
10.报表统计:
销售情况统计报表,产品销售排行统计表等。
短信管理
1.集团短信功能,可通过互联网发送和接收短信,没有发送数量限制,支持国内所有移动客户的短信收发(移动,联通,电信,网通)。
2.短信模板设置,方便客户自己设置短信模板,减少输入。
包括节日模板、生日模板等。
3.节日、生日短信发送提醒,使得您在繁忙的工作中也不会忘记发送祝福短信。
4.手机短信发送/接收:
通过线缆、红外或者蓝牙的方式等将手机和电脑连接,即可通过软件进行短信管理,例如向客户群发送短信通知,自动接收客户回复短信等,使用标准编程接口,可支持绝大部分主流手机,,推荐使用DKU-5线缆的Nokia手机进行连接。
软件支持多用户集中管理
高可靠性,低成本,扩展灵活,支持2-240路电话管理。
参数说明
∙支持A-Law、μ-Law、IMAADPCM、GSM6.10等格式的录音和放音操作;
∙支持WINDOWSWAV文件的直接录放音操作和VOX文件直接录放音操作;
∙独立信号音发生器可产生任意指定频率的单音频、双音频信号音(DTMF);
∙独立的信号音检测器可以检测任意的单音频或双音频信号,包括传真信号;
∙业界最优秀的DTMF侦测算法,可将混合在强大语音信号中的DTMF信号准确分离;
∙FSK接收器/发送器提供准确的FSK数据收发;
∙自适应回波抵消;
∙用于语音识别的Barge-in(语音打断)功能;
∙采用专业外拨算法SPECDIAL,自动完成模拟线路呼出拨号全过程,并能准确识别是人或录音电话或传真机的应答;
∙工作温度:
0℃-50℃
∙防雷击能力:
4级
∙录放音失真度:
≤2%
∙话线阻抗:
附合国家标准三元件网络阻抗
∙软件支持主流的大型数据库,可保留几年的通话记录;
应用领域
∙客户服务部门-总机、售后服务热线、汽车4S店、航空售票、快递电话中心、送水送气、旅行社、酒店前台、高档物业管理等
∙关键岗位电话录音-电力调度,交通调度等关键性生产岗位的电话录音
∙举报监督热线电话录音-公检法、海关、工商、税务、环保、药监、技术监督局等举报电话录音
∙电话开发型企业-电话营销公司,咨询公司等
电话呼叫中心系统能给您带来什么?
∙提高客户服务满意度,提升企业形象
∙电话录音长期保留,有据可查,避免纠纷
∙加强企业内控制度,考核员工的电话服务质量
∙加强对客户资料及业务资料的管理
∙提供更丰富和完善的客户沟通渠道
2.来电弹屏
⏹弹出客户详细信息
来电即弹出对方基本资料和号码归属地等,并可自动在网上搜索电话相关信息,点击右侧搜索页面红色的关闭搜索栏按钮可关闭搜索窗口,如需开启搜索页面,则可点击该窗口的“网上搜索”按钮。
若是陌生来电,则可即时添加对方信息,方便以后查阅,下次来电则自动弹出此信息。
⏹查看该客户的订单信息
可以即时增加,修改和撤消定单,管理十分方便。
点击对应订单前的
按钮,可以展开该订单的详细信息。
⏹查看该客户的来往记录
⏹查看与该客户的历史通话
●当客户来电,系统自动弹出客户的详细信息,销售记录,来往记录,历史通话记录等,让您迅速了解客户背景,改善贵公司对客户的响应能力,提升客户服务感受及企业形象
●完整保留客户信息和服务记录,不遗漏任何潜在客户和业务机会。
●系统会自动根据号码,判断对方号码的归属地,支持全国的固定电话,移动和联通号码的归属地自动判断。
●通话过程可加上备注,添加到备忘录中,系统到时会自动提醒,防止遗漏客户的要求。
3.首页
首页包括菜单栏、常用功能栏、通话记录栏和用户登陆信息栏。
默认情况下,登陆信息栏所显示的是登陆用户状态,如:
admin登陆成功。
右下角显示坐席状态:
在线、离线
3.1.今日受理记录
显示当天的该客户端今天受理客户的来电信息,点击鼠标右键可以对通话记录进行管理,例如查看通话客户的详细信息等等。
3.2.今日短信
显示当天的短信记录,点击鼠标右键可以对记录进行管理,例如查看客户的详细信息,短信内容等。
3.3.备忘录
备忘录是您商务工作中的好助手,通过备忘录功能,您可以针对不同的客户方便的制定不同的提醒内容,快到提醒时间,系统会在屏幕上弹出提醒窗口。
系统有客户生日自动提醒的功能,自动将快到生日提醒天数的所有客户资料自动弹出来,提醒您给客户送上生日的祝福(在系统设置中可以配置提前的天数)。
点击主菜单“信息”中“备忘录”子菜单。
⏹新建备忘录
在窗口左边选择单击“新建备忘录”,新建备忘录主界面如下,选择输入主题、地点、标签(按重要等级)、输入开始时间、结束时间,提醒时间(0分钟-2周),选择客户名称以及需要提醒的文字内容。
按“确定”按钮即可保存并退出备忘录窗口,选择“取消”将不对修改进行保存并退出窗口,同时系统会对取消操作进行再次确认;选择“删除”将删除已经设计好的备忘录内容。
⏹数据导出
在窗口左边选择数据导出,如上图,可选择的导出文件格式包括Excel文件、文本文件、网页文件和XML文件,单击“导出”按钮,系统将弹出保存窗口,选择要保存路径和输入要保存的文件名称,单击“保存”按钮,系统将把备忘录内容导出到指定文件中。
⏹ OUTLOOK数据同步
选择“OUTLOOK数据同步”,选择数据同步方式:
“将数据导入OutLook”或者将“从OutLook中导出数据”,单击“执行同步”,系统将自动进行数据同步,此功能要求您的机器上装有MicrosoftOfficeOutlook才能正常使用.
3.4.快速拨号
⏹保存您最常用的电话号码,可从客户资料和通话记录中,右键点击对应客户,在弹出的菜单里选择“添加到快速拨号”,则可将该客户添加到快速拨号列表。
⏹点击或者双击快速拨号列表里的客户就可以拨号。
点击右键可维护快速拨号列表。
3.5.拨号盘
⏹模拟电话键盘用于外拨号码。
输完号码后,点击拨号即可呼出。
⏹可直接通过拨号盘面板按钮,方便的进行转分机等操作
4.信息
4.1.客户资料管理
⏹客户的基本信息表
管理姓名、生日、籍贯、民族、电子邮箱、QQ、MSN等基本信息.
⏹客户电话列表
管理客户的电话号码,数量不限,当来电号码与客户资料登记一致时,系统将自动弹出该客户资料,请参见“来电弹屏”部分。
⏹相关文件
管理客户相关的文件,例如身份证图片,个人简历等。
⏹扩展信息
当系统提供的客户属性不能满足管理客户资料需求,可以通过“信息扩展配置”增加客户属性,例如需要如果对客户资料增加一个“爱好”属性,可通过“信息扩展配置”,就可对客户资料增加一个“爱好”的属性进行管理,具体操作请参见“信息扩展配置”部分说明。
⏹电话回访记录
管理配置电话回访记录,如新增、删除、修改等。
⏹短信记录
查看与该客户的短信历史记录,如:
发送、接收时间、短信内容等。
⏹销售记录(订单管理)
◆查看所有的客户订单
可以查询所有的定单,也可以指定日期、指定定单号或客户名进行准确查询,点击对应订单前的
按钮,可以展开订单的详细资料,如果电脑连了打印机也可即时将定单打印出来。
◆管理某订单的明细
右键点击需要管理的订单,选择相应的右键菜单选项,或通过双击可以对订单进行管理操作或修改客户资料。
可管理客户所有的订单信息,包括订单的金额、时间、明细、发货时间等,也可管理订单相关的文件。
例如合同、订货单等电子文档。
⏹来往记录
来往记录主要是记录与客户过去的一些来往信息。
比如来往类型:
包括客户来访、电话访问、E-MAIL问卷调查等。
管理客户相关的来往记录相关的文件,来往记录也是可扩展的,具体操作请参见“信息扩展配置”部分说明。
ØOutLook联系同步
点击窗口上的
按钮,或者在客户名称上点击右键,选择同步OutLook联系人,提供了客户资料与MicrosoftOutlook联系人同步功能,可根据需要将客户信息导出到Outlook中或者从Outlook中将联系人资料导入到客户资料,此功能要求您的电脑上装有MicrosoftOfficeOutlook才能正常使用。
4.2.客户资料导入/导出
Ø客户资料导入
⏹点击主菜单“信息”中“客户资料导入/导出”->“客户资料导入”
⏹支持将Excel的客户资料批量导入到系统中,Excel格式请参见导入文件模板
。
选择要导入的文件名称,选中后选择“导入”,系统将把选择的客户资料导入到指定的分组中
⏹在导入非本系统导出的资料时,数据格式一定要按照导入文件的样本格式修改。
包括单元格的格式,比如生日的格式为1985-5-6,不能写成1985.5.6。
最好是用格式刷把要导入的数据格式刷成样本文件的格式。
Ø客户资料导出
⏹点击主菜单“信息”中“客户资料导入/导出”->“客户资料导出”子菜单
⏹系统允许将重要的客户资料导出进行备份,根据客户重要程度可根据客户分组情况导成Excel文件、XML文件、文本文件等任一种格式,或者通过邮件,将备份出来的资料发给相邻的部门,满足不同的需要。
选择的导出客户分组后单击“导出”按钮,在弹出的对话框种输入文件名称,单击“保存”按钮,系统将根据选择的结果生成指定名称的数据文件,数据生成成功后,系统将弹出对话框提示导出成功。
4.3.产品管理
管理企业所有的产品信息,包括产品名称,价格以及库存等,订单的产生和修改会自动修改产品的库存,当产品的库存低于一定值时,系统会自动提醒。
自动提醒请参考“电话基本设置”部分。
4.4.产品进货
管理产品的进货信息,包括进货单号、进货人、进货时间等,并自动结算出总金额。
4.5.员工信息管理
管理企业员工的详细资料,员工生日系统会自动提醒。
员工资料可以和客户订单关联,可用于统计员工的业绩。
4.6.节日设置
设置当年节日的具体时间,每年需要更新修改节日的时间,当节日来临时,系统会自动弹出今天是什么,提醒您给客户发送祝福短信
4.7.可随心定制的常见问题(FAQ)库
为了提高客户服务质量,企业通常将常见问题进行分类归档,统一问题的解答即FAQ。
客服人员通过关键字或模糊查询得到相应的答案,回答给用户,这样可以避免一个企业不同人员对相同的问题有不一样的回答,统一服务标准,提高服务质量。
建立一个好的FAQ常见问题数据库可以减轻客服部门的压力,减少呼叫中心的工作强度,减少重复工作,从而降低经营成本支出。
我们提供从FAQ数据库和已有的客户服务解决方案中进行查找的强有力的集成文本检索工具,提供易于扩充FAQ数据库的工具。
可以使客户服务代表能够有效地提高服务效率,增强服务能力,从而更加容易捕捉和跟踪服务中出现的问题,迅速准确地根据客户需求分解调研、销售扩展、销售提升各个步骤中的问题,增长每一个客户在企业中的生命周期。
⏹常见问题基本信息
基本信息包括:
标题、关键字和对该问题的描述
⏹常见问题扩展信息
该问题扩展信息进行维护。
⏹常见问题相关文件
对该问题的相关文件进行增加、删除等维护操作,对该问题需要补充的信息进行跟踪。
4.8.信息设置
4.8.1.信息扩展配置
电话呼叫中心系统提供了常用的属性,可以满足大部分业务的需要,用户也可根据自身要求定制自己的客户资料、来往记录、常见问题的属性,提供了大的灵活性。
客户资料,来往记录,常见问题均可进行信息扩展。
设定预定义字段的类型(包括字符串、数字、日期、链接、备注、金额、是否等)。
需要注意当预定义的字段设定好后,字段的类型将不允许进行修改,只能修改扩展字段名称。
4.8.2.参数配置
用户可根据自身的需要配置系统参数,如:
来往类型、付款方式、部门、客户级别、电话号码属性、货运公司、订单状态、进货状态等。
对各参数进行适当的修改,以便适合自身使用。
例如系统默认的部门研发部、销售部和综合部。
但是现在某公司除了这三个部门之外还有行政部和维修部,此时就可点击参数类型里的部门,点击增加这两个部门。
4.8.3.客户资料栏目配置
用户可根据自身的需要,对客户资料栏目进行修改配置,并可选择是否显示此栏目,以便更适合自身使用。
例如需要增加一些栏目,可以通过信息扩展配置,选择客户资料扩展信息类型,来进行添加、修改、删除等操作;其他不需要的栏目可以取消对应的“是否显示”的勾即可。
5.电话
5.1.电话自动外呼
5.1.1.添加自动外呼任务
系统可添加外呼任务,自动拨打客户电话,该功能主要用于自动电话外呼。
例如公司对员工进行电话通知,煤气公司等对欠费用户进行自动电话通知,省时省力,事半功倍。
添加电话自动外呼任务后,系统会依次自动拨打任务里的客户电话,并且坐席对应的电话机同时也会响铃,若坐席接起电话时,客户还未接听电话,则坐席会听到对方响铃声,直至客户接起电话即可建立双方通话;若客户先接起电话,坐席电话也会一直响铃,直至坐席接起电话,即可建立双方通话。
执行自动外呼任务时,各条外呼任务之间均有30秒左右的等待时间,以便坐席事先做好准备工作,提高工作效率。
点击电话自动外呼,弹出如上界面,选择外呼员工,点击下一步按钮
在弹出选择电话号码界面,首先选择分组后,会显示出该分组的所有客户,选中所需客户对应右侧的加号按钮即可加入外呼收信人列表,或者点击界面上的
按钮,导入当前分组的所有客户,或则点击界面下方的加入所有客户,可将所有分组里的所有客户,加入到收信人列表,也可以点击
按钮导入存有电话号码的txt文本文件.
点击添加外呼按钮即可加入外呼任务,点击关闭按钮即可关闭该窗口。
注:
添加外呼任务可以由一个专门的坐席(如班长等)为其他所有坐席添加。
5.1.2.查询修改外呼任务
任务添加后点击电话外呼任务查询,可查询任务状态。
如:
添加时间、客户名称、电话号码、状态、外呼时间、外呼员工、外呼通道等。
并可通过右键菜单对所选外呼任务进行管理,如查看该客户资料、删除所选外呼任务、自动拨号等。
5.2.电话监听
⏹使用有监听权限的用户登陆系统或使用超级权限用户,可用任一坐席电话实时监听任何一部电话的通话情况
⏹通过监听界面也可方便直观的了解各坐席的状态情况
5.3.特殊号码管理
⏹拒接号码配置,来电防火墙功能
可将不受欢迎的号码加入到拒接的号码列表中,以后该号码来电时,系统将自动挂断,并保留呼叫记录。
需要在电话基本设置中,选中启动电话拒接功能才有效
⏹不录音号码配置
允许对特定的电话不录音,例如重要的私人电话号码。
在该界面可以新增,删除,修改不录音电话号码;不录音电话的添加,也可以直接在客户资料查询或客户资料管理中进行增加。
5.4.系统设置
⏹数据文件存放路径:
客户资料中的相关文件的存放路径
⏹来电号码提醒:
来电自动弹屏
⏹生日提醒提前天数:
设置客户生日提醒提前的天数
⏹接收录音通道端口号:
设置服务端录音通道广播来电号码的端口号,该端口需与服务端配置的相同
⏹自动网上搜索新号码资料:
来电弹屏时,遇到未知电话号码时,自动在网络上搜索该号码的信息
⏹启动时搜索生日的客户:
系统启动时自动搜索生日的客户,弹屏提醒
6.查询
6.1.资料查询
资料查询包括:
客户资料查询;订单查询;来往记录查询;产品查询;进货查询;受理记录查询;通话记录查询;短信查询;常见问题查询。
注:
通话记录查询中,可通过坐席电话收听通话录音内容。
6.2.常用查询
常用查询包括:
区号查询;手机归属地查询;常用电话查询。
6.3.筛选排序
6.3.1.资料排序
进入查询界面后,点击栏目行左侧的绿色
按钮,会出现栏目复选项,可根据需要选择需要显示的栏目信息
点击相应栏目名称会根据对应栏目进行排序
例如进入通话记录查询,点击对应栏目名称可按客户名、电话号码、时间、时长、类型、状态、归属地、录音、线路等进行排序
6.3.2.资料筛选
如果点击对应栏目靠近栏目分隔线部分时则弹出数据过滤列表,可按照对应的栏目信息进行过滤,并可自定义过滤条件
选择列表的(过滤…)选项,则弹出相应的自定义过滤条件窗口,可按照自己需要筛选出所需的数据
7.短信
7.1.发送短信
要使用发送短信功能,首先要在服务端,设置好短信发送配置(详见服务端使用说明书)
发送短信首先选择收信人,可以单个输入,也可以从电话簿中批量导入
短信内容可以即时编辑,也可以使用编辑好的摸板,多次重复使用,方便省时。
7.2.定时发送
短信、节日短信、生日短信均有定时发送功能。
勾选定时发送,选择一个时间以定时发送此短信,定时发送的短信可在“查询—短信查询”里查找(注:
未显示定时时间)
7.3.发送节日短信
当节日到达时,会以备忘录的方式提醒您发送节日祝福
一次向多个客户发送节日祝福,系统会根据不同的客户,自动变更姓名,性别(女士、先生)
7.4.发送生日短信
当今日有客户生日时,会以备忘录的方式提醒您发送生日祝福
一次向多个客户发送生日日祝福,系统会根据不同的客户,自动变更姓名,性别(女士、先生)
7.5.短信设置
短信模板设置:
节日短信模板设置:
在发送节日祝福短信时,自动调用该模板,并会根据不同的客户、节日自动替换参数:
$姓名$,$性别$,$节日名称$
生日短信模板设置:
在发送生日日祝福短信时,自动调用该模板,并会根据不同的客户自动替换参数:
$姓名$,$性别$
其他常用短信模板:
在此可以设置4个短信模板,减少您的输入
生日祝福短信提醒,设置是否在有客户生日时,以备忘录的方式提醒您给当天生日的客户发送短信。
节日祝福短信提醒,设置是否在当天是特定节日时,以备忘录的方式提醒您给客户发送节日祝福短信。
8.报表
8.1.话务统计
输入起始时间和结束时间,查询在指定日期内,呼叫类型、状态、呼叫次数、通话时长等话务情况
统计在表格和图形之间显示在这个指定的统计日期内总呼叫次数、总通话时长数、平均呼叫时长,为进一步话务统计分析提供参考
并可以导出相关的统计信息到Excel中
8.2.销售统计
⏹统计某一段时间的客户订单情况
⏹分按日统计,对每日的销售情况进行统计。
⏹按员工统计,员工的业绩一目了然。
⏹按客户统计,查看客户的消费情况,划分等级。
8.3.产品销售排行统计
⏹统计某一段时间的产品销售情况
⏹了解产品的受欢迎情况,做有针对性的销售策略
8.4.产品进货统计
⏹统计某一段时间的进货情况
9.系统
9.1.用户权限管理
⏹点击主菜单“系统”中的“用户权限管理”
⏹管理用户。
可以新增、删除用户,修改用户密码,设定超级用户
⏹设置用户对客户资料的管理权限,例如查看、修改、新增、删除等权限
⏹设置用户对菜单项及其他信息查询、删除权限。
例如查看、查询、删除等权限
通过工具条中的添加、删除按钮,可以实现添加、删除用户操作,系统默认新增的用户密码为空,点击右上角的修改权限,可修改用户权限。
可分配的权限如下:
1.超级用户拥有所有权限
2.用户菜单权限:
Ø查看权限,限制用户使用的菜单
Ø查询权限,限制用户查询所有的记录,没有该权限,用户只能查询本用户新增的记录
Ø删除权限,限制用户删除记录
3.客户资料权限:
Ø查看权限,限制用户查看的客户分组
Ø修改权限,限制用户对资料的修改
Ø新增权限,限制用户对资料的新增
Ø删除权限,限制用户对资料的删除
Ø导出权限,限制用户对资料的导出
9.2.修改登陆密码
修改当前登陆用户的登陆密码
10.坐席状态设置
在程序界面右下方的客服状态设置按钮
可设置坐席状态,如坐席需临时离开,可点击按钮,设置为离线状态,回席时再将其设置为在线状态即可,此状态可在服务器端显示。
- 配套讲稿:
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