综合行政部岗位职责及部门制度.docx
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综合行政部岗位职责及部门制度.docx
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综合行政部岗位职责及部门制度
一、前言
综合行政部作为公司的管理与服务职能部门,主要负责组织公司人力资源开发与管理工作,为公司提供和培养合格的人才;上传下达,为各部门提供后勤保障服务工作。
二、综合行政部部门职能
1、负责对公司有关工作进行综合协调。
2、统筹公司人力资源管理,制定人力资源规章制度,参与制定公司人力资源发展战略。
3、为公司吸引、选拔、保留优秀人才,为公司发展提供优质人才保障。
4、协助组织实施绩效考核,制定激励政策,充分调动员工工作积极性。
5、代表公司,与政府各职能部门沟通协调,树立公司对外良好形象。
6、保管公司印章,存档公司重要合同、文件。
7、管理固定资产、办公用品及劳保用品。
8、对公司车辆进行管理。
9、上传下达,与各部门沟通协调,提供后勤保障服务。
三、综合行政部组织结构
四、综合行政部岗位职责
1、综合行政部总监岗位职责
(1)行政隶属
直接上级:
集团副总裁、
直接下属:
综合行政部副总监、人力资源中心主任、客服中心主任
(2)主要职责
1.负责公司行政、人事、后勤及日常事务处理及相关外联活动
2.制定并完善公司的工作程序和规章制度。
3.协调并支持配合公司各部对人力计划、行政开支的管理工作,协调配合公司各部对人事、行政、后勤方面的支持
4.制定本部门年度工作目标和工作计划
5.制定绩效考核制度,组织实施绩效考核,及时解决绩效考评中出现的的各种问题,不断完善绩效管理体系
6.向公司决策者提供有关人力资源战略、组织建设等方面的建议,致力于提高公司的综合管理水平,及时处理公司管理过程出现的各类问题
7.审核部门职位设立,人员配置及职位说明书管理,把控人员招聘录用,提出录用人员岗位级别和工资的建议
8.制定公司办公费用总开支计划并加以调控
9.协助组织公司年会及公司各类活动
10.完成领导交办的其它工作任务。
2、综合行政部副总监岗位职责
(1)行政隶属
直接上级:
综合行政部总监
直接下属:
后勤中心主任、文化宣传中心主任
(2)主要职责
1.负责行政部门的日常管理
2.负责公司固定资产、办公用品的统筹管理
3.负责与政府职能部门的协调、沟通、联系工作
4.协调公司内部行政、文化宣传、后勤等工作
5.协调公司行政、后勤服务、办公设施和车辆的管理,为公司提供各类相关统计数据
6.完成领导交办的其它工作任务。
3、人力资源中心主任岗位职责
(1)行政隶属
直接上级:
综合行政部总监
直接下属:
无
(2)主要职责
1.协助制定公司人事管理制度,参与人力资源战略规划
2.负责办理员工入职、离职相关手续
3.协助制定职位说明书,并根据公司职位调整进行相应的变更,保证职位说明书与实际相符
4.办理缴纳社会保险相关事宜,并负责相关解释工作
5.根据公司人员需求情况,提出人员调配方案(包括人员内部调入和调出),经上级领导审批后实施,促进人员的优化配置
6.协助做好招聘与任用的具体事务性工作,包括刊登招聘信息、收集和汇总应聘资料、组织安排人员面试、跟踪落实面试人员的情况等
7.管理员工信息资料及各类人事资料,填制和分析各类人事统计报表
8.组织员工岗前培训,制定各部门的培训计划,经批准后实施
9.组织签订劳动合同
10.协助日常行政工作的组织与管理,提供后勤保障
11.配合财务部门做好劳动报表季、年度的统计工作
12.完成领导交办的其它工作任务。
4、综合行政部网管员岗位职责
(1)行政隶属
直接上级:
综合行政部副总监
直接下属:
无
(2)主要职责
1.负责公司网络的日常维护,保证网络畅通
2.定期检查维护公司电脑硬件设施,解决设备故障,为各部门提供技术支持
3.负责公司各类软件测试、调试工作
4.管理、维护公司网站,保证信息及时更新
5.建立相关管理制度并贯彻执行,做好相关工作记录
6.负责计算机设备的购买、安装和调试
7.及时备份各种数据,保证公司的数据安全
8.完成领导交办的其它工作任务
5、综合行政部后勤中心主管岗位职责
(1)行政隶属
直接上级:
综合行政部副总监
直接下属:
司机、后勤文员、前台秘书、设计文员、服务文员、保洁人员
(2)主要职责
1.协助行政副总监进行本部门内部管理,在权限范围内合理调配内部人员,调动每位员工的工作积极性,提高凝聚力
2.负责统筹办公用品、固定资产的登记、管理、维修
3.负责办公区域的卫生管理,提供整洁优美的办公环境
4.负责下属员工的日常管理工作,制定相关管理制度及人员岗位说明书
5.合理审核后勤发生各项费用,保证物品供应,节约公司成本
6.负责公司车辆管理,合理调配,保证用车需求
7.负责司机的安全教育,提高司机安全意识
8.负责公司经营用水、用电、及其它生活设施的管理
9.负责处理各类突发事件
10.来访客户接待、及快递收发
11.统计销售部门月度、季度、年度业绩排名情况
12.组织协调日常会议,下发相关资料及文件
13.完成领导交办的其它工作任务。
7、综合行政部后勤文员岗位职责
(1)行政隶属
直接上级:
综合行政部后勤主管
直接下属:
无
(2)主要职责
1.制定办公用品使用计划,及定制、发放办公用品
2.管理固定资产,设置固定资产台帐
3.负责工地办公区域水、电、气、电信、网络等的管理,保证电话、网络畅通,用电、用气、用水满足需要
4.负责员工每月固定费用报销的收集与基础审核
5.负责本部门资料、档案的管理,等
6.负责公共会议室的管理,做好会议、来访接待的服务工作
7.负责办公设备的登记、保养、维护
8.完成领导交办的其它工作任务。
9.统计销售部门月度、季度、年度业绩排名情况
10.组织协调日常会议,下发相关资料及文件
11.完成领导交办的其它工作任务。
8、综合行政部前台文秘岗位职责
(1)行政隶属
直接上级:
综合行政部后勤中心主任
直接下属:
无
(2)主要职责
1.负责前台接听电话,妥当应答,如有必要,做好电话记录
2.负责收发传真、信件和报刊及相应的登记工作
5.负责会谈、会务工作的安排与接待
7.接待来访客人,并通报相关部门
8.负责制作名片登记
9.掌握公司领导的日程安排,为领导接见访客做好预约工作
10.更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系资料
11.协助组织公司各类活动,协调与公司各部门关系
12.完成领导交办的其它工作任务
11、综合行政部司机岗位职责
(1)行政隶属
直接上级:
综合行政后勤中心主任
直接下属:
无
(2)主要职责
1.做好各部门的用车服务,服从领导,听从指挥,按时完成出车任务
2.做好公司所有车辆的维护保养,保持车况车貌良好,提高车辆的使用效率;未经批准,不得擅自动用车辆
3.遵守交通法规,服从交通管理,安全行车,杜绝各种交通事故发生,确保人车安全
5.注意车辆的防火、防盗等安全工作,杜绝各种隐患发生,出车前严格检查车辆,确保行车安全
6.完成领导交办的其它工作任务。
12、综合行政部客户服务中心主任
(1)行政隶属
直接上级:
综合行政部总监
直接下属:
无
(2)主要职责
1.负责统计客户相关信息,落实相关服务
2.接收客户各类相关资料、文件入档
3.办理出国考察资料收集及相关签证
4.排重销售部门资料及置换
5.协助财务部门完成相关工作
6.完成领导交办的其它工作任务。
五、综合行政部制度
一、综合行政部管理制度
1、本部门负责公司的行政、人事、后勤等综合事务,上传下达,协调与各部门关系,并提供相应保障支持工作。
2、本部门全体工作人员须在综合行政部总监领导下,高品质完成部门工作任务,忠于职守,按岗位说明书要求,高效率做好本职工作。
3、遵守考勤制度,按时上下班,保持良好的工作面貌,如遇特殊情况不能按时到岗,需提前向主管领导请假。
4、严格执行公司的各类规章制度,服从领导安排,不得借故推逶。
5、爱岗敬业,随时维护公司形象。
认可企业经营理念,认同企业文化。
以企业利益为出发点,发扬奉献精神,树立“司兴我荣,司衰我耻”的主人翁观念。
6、团结同事,礼貌待人,部门内不得发生争吵、打架等纠纷事件。
7、不得打探他人薪资,不得私下议论他人,传播、散布小道消息。
8、不得利用公司电话打接私人电话,工作时间,不得上网访问与工作无关的网址,禁止聊天、听音乐、玩游戏。
9、遵守保密原则,不得通过任何途径泄露公司商业秘密。
10、不得在工作时间串岗、闲聊、化妆等与工作无关的事情。
11、不得借办公事之机办理私事,不得冷淡、怠慢公事来客。
12、对于有关工作事宜的请示和报告,应循级而上,不可越级报告。
13、爱护公物、维护环境卫生,厉行节约、降低公司成本。
14、保证办公区域安全,下班后要将本部门所有门窗关严,切断电源,方可离开。
二、招聘制度
1.招聘原则:
(1)公司以公开招聘、择优录用为招聘的基本原则;
(2)应聘人员必须经过人力资源部、部门经理、工程总指挥或市场总监或分管总裁、总裁评估后,方可录用;
(3)在公司内有血缘、亲属关系者自本制度颁布之日起原则上不再招聘,特殊情况由总裁特批。
2.招聘程序:
各部门的人员编制每年1月份由部门申报,人力资源部审核后报公司总裁办公会批准,人力资源部备案。
3、新员工录用流程:
4.员工在入职一周内需向人力资源部提供下列证明材料:
身份证、学历学位证书、职称或职业资格证书、户口本复印件(查看原件)、近期体检报告及一寸彩色照片4张,外地人员需提供暂住证;
员工呈交公司的证明,如有住址迁移、学历职称变化、婚姻变更、子女状况或其他情况变化应在十日以内向人力资源部呈报。
关键岗位应聘人员需提供原单位工作证明,经总裁或副总裁要求,须具备担保人并提供其资料。
5.员工必须填报准确的个人资料,公司要求员工诚实正直,保留审查员工所提供的个人资料的权利,如发现证明资料有虚假,公司将立即终止试用或解除与员工的劳动合同。
6.凡被录用的新员工试用期一般不超过三个月,试用期间接受部门经理安排的工作,参加公司组织的培训和集体活动。
7.试用期间,如果员工由于个人原因决定离开,可向主管经理提出辞职,并按规定办理离职手续;同时,如果公司认为员工无法达到工作要求,可终止对其的试用。
8.转正程序
(1)试用期满后愿意转为正式员工者,经主管上级考核及试用期培训考核,合格即签定正式聘用合同,转为正式员工,享受公司正式员工待遇。
具体程序为:
(2).员工填报转正申请内容应包括:
试用期内完成的工作;对公司的了解;本岗位工作设想。
(3).部门经理/上级领导在员工申请的基础上提出明确考察意见,内容应包括:
员工的工作态度;工作能力及经验、专业知识、业务技能;团队协作及配合能力;劳动纪律情况;存在的缺点和问题;是否同意其转正。
(4).综合行政部根据部门意见,进行必要的谈话和调查,提出转正审批意见。
三、司机管理制度
为规范司机人员安全行车,保障车辆使用率,特制定本制度。
1、遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及法律法规,遵守公司规章制度,出车前必须认真做好车辆检查,确保安全行车。
2、爱惜公司车辆,保证车内卫生,严格执行车辆保养规范,保证车辆最佳状况,确保车辆正常行驶。
3、未经领导批准,不准私自出车或外借他人;凡私自用车要追究责任,所造成的一切车辆、人身事故由责任人负责。
4、驾驶员在驾驶车辆的过程中,须自觉遵守交通法规,确保安全行车。
5、驾驶员因违反交通法规而产生的行政处罚由自己承担。
6、严禁酒后驾车;禁止开车时接听手机,否则出现的后果当事司机负责。
7、服从命令,听从指挥,按时按点出车。
如遇特殊情况不能按时返回,应及时通知管理人员,并说明原因。
8、保持良好的个人形象,注意个人言行,礼貌待人、微笑服务,绝不允许在客户面前影响公司形象。
9、因公出车,所致交通事故(在保险范围内)一年内不能超过二次;若超出标准,每多发生一次交通事故,则由当事司机按保险定损费用的20%承担,依次类推30%;40%或根据事故情况扣发当月工资300元--500元。
10、驾驶员在驾驶车辆的过程中,应随时留意车辆状况,发现异常要立即停车检查并及时上报主管领导。
11、司机有责任帮助后勤主管或司机班长提供并建立行车记录,车辆维修保养记录;其内容为:
车辆行驶里程、技术状况、维修保养日期,大、中、小修日期,车辆损坏程度及原因,零件更换情况,维修费用等。
12、妥善保管随车工具和各种证件,如有工作变动,做好交接手续。
13、保证通信畅通,手机07:
00-22:
00处于开机状态,并保证充足的话费及电量。
14、车内不准吸烟,不准放置易燃易爆品,保证人车安全。
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