GOBAOBP080AP.docx
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GOBAOBP080AP
AIM
BP.080FutureProcessModel(FMO)
未来业务流程模型
深圳市高标电子科技有限公司
ERP项目
应付款管理(AP)
文档作者:
广通咨询顾问
创建日期:
SEP.30,2006
更新日期:
SEP.30,2006
文档编码:
GOBAO-BP.080-AP
当前版本:
1.0
审批签字:
高标科技项目经理
广通咨询项目经理
拷贝编号:
_____
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1
2
3
4
概述
业务流程方案的设计原则
1.统一性:
方案以统一性为原则,兼顾各分公司未来的发展,保证高标科技的整体协同效益的发挥,同时确保各分公司未来的可持续发展,系统主要信息的编码规则及分类统一;
2.先进性:
方案参考了国内一流离散制造企业的管理经验和管理理念,并充分考虑公司未来业务和管理的发展,确保流程的先进性;
3.可操作性:
方案是以高标科技现有业务流程为基础,确保流程的可操作性;
可实施性:
确保所设计的流程在ORACLE系统中可以实施。
关键改进点
4.及时确认公司负债。
5.通过三向匹配(发票单价跟采购单价、发票数量跟采购数量、发票数量跟接收数量),加强财务对采购环节的监控。
6.员工费用报销明细归集到员工个人,便于费用分析。
流程总体描述和流程清单
应付未来业务流程清单和流程描述
流程标识
事件
流程名称
流程描述说明
A9.1
一般采购发票处理
采购发票处理
A9.2
采购付款
采购付款
A9.3
员工借款
员工借款
A9.4
员工费用报销
员工费用报销
A9.5
应付关闭会计期
应付关闭会计期
A9.6
采购退款流程
采购退款流程
财务未来业务策略和注意事项
7.为保证系统安全性和数据一致性,有关AP基础数据由财务部统一维护。
8.加强系统安全性的设置,定期地有效维护系统基础数据。
9.合理分配财务人员的职责岗位,分配合理的审批权限。
10.加强对员工进行培训,使之对系统有充分认识和理解,正确使用系统,减少误操作。
11.制定行之有效的职责考核制度,定期对使用人员进行绩效考核。
应付未来流程图及描述
一般采购发票处理
业务流程图
流程说明
名称
9.1
编号
一般采购发票处理
版本
1.0
编号
任务说明
处理方式
文档输入
文档输出
负责部门/岗位
监控要点
A4.2
采购入库管理子流程
子流程
详见相关流程说明
9.1.1
与供应商对帐
手工
对帐单
仓库管理
9.1.2
收到发票并审核
对帐后,供应商根据对帐单开发票。
手工
发票/付款通知单/入库单
发票/付款通知单/入库单
应付会计
发票必须注明采购订单编号。
为方便财务人员匹配发票与采购接收信息,供应商发票必须附仓管部门提供的入库单
9.1.3
录入发票
将发票录入系统。
应付模块
入库单/发票/付款通知单/合同
入库单/发票/付款通知单/合同
应付会计
采购部门和仓管部门对采购单和入库单处理必须为日清日结,以便系统上有最新资料,进行匹配。
9.1.4
有预付款
系统自动提示该供应商的预付款情况。
应付模块
-
-
应付会计
9.1.5
核销预付款
如果供应商存在预付款,按比例核销预付款。
应付模块
-
-
应付会计
9.1.6
匹配
系统进行三路匹配,把发票数量和订单数量,发票数量和收货数量,发票价格与采购单价格进行匹配
应付模块
-
-
应付会计
系统自动对采购单信息、入库信息及发票信息进行三路匹配。
9.1.7
匹配通过
应付模块
应付会计
9.1.8
验证发票
经过匹配后再经其他复核岗位审核
应付模块
收料单/发票/合同
已审核的发票
复核会计
9.1.9
查找差异原因
若匹配存在差异,财务部及时通知相关责任部门进行跟进。
手工
-
-
相关责任部门
9.1.10
差异处理
差异的原因分供应商原因和内部原因,包括:
数量不符;
价格不符。
应责成供应商或相关责任部门修改后递交/通知财务部。
应付模块/
采购模块/
库存模块/
手工
-
-
相关责任部门/供应商
1
注意点
12.采购订单价格都为不含税价格
13.匹配订单后,如果供应商要求增加税额,可以在发票分配行中录入相应的税额,否则不需要录入税额
14.供应商或业务部门应注明“采购订单编号”
15.财务部应付会计应对入库单、供应商发票、采购订单进行三向匹配,实现财务部门对采购流程的监控,加强企业内控;
采购付款
流程说明
名称
9.2
编号
采购付款
版本
1.0
编号
任务说明
处理方式
文档输入
文档输出
负责部门/岗位
监控要点
9.2.1
填制付款申请单
手工
付款申请单
付款申请单
应付会计
9.2.2
支付现金或者远期支票
手工
付款单据
出纳
9.2.3
系统内付款
应付模块
付款凭证
应付会计
根据出纳付款单据进行系统内支付
9.2.4
是否内部代付
手工
判断付款是否为高标科技代各分部支付
A1.1
内部往来管理子流程
在内部往来中处理资金往来
注意事项
16.财务人员在录入发票时,需要依据工程合同或者付款申请书的内容同时录入发票的付款计划及付款条件。
17.如果为内部代付业务,则各分部在选择付款银行时需要选择“虚拟银行”,系统产生的付款分录为:
借:
应付帐款-供应商
贷:
应收应付中转(6131010101)
然后,根据代付金额,在内部往来事务处理中录入往来凭证:
高标科技:
借:
内部往来-五金等
贷:
银行存款
五金等分部:
借:
应收应付中转(6131010101)
贷:
内部往来-高标
3.对于远期付款,在录入远期付款时,系统产生如下分录:
借:
应付帐款-供应商
贷:
应付票据-银行支票
在远期支票到期时,要手工将付款状态从“签发”更改到“议付”,系统将会产生如下分录:
借:
应付票据-银行支票
贷:
银行存款
查询到期的远期支票信息,提交请求“远期付款到期报表”
员工借款
业务流程图
流程说明:
编号
9.3
描述
员工预付
版本
1.0
编号
任务说明
处理方式
文档输入
文档输出
负责部门/岗位
监控要点
9.3.1
填写借款单
根据相关差旅制度填写借款单。
手工
-
借款单
用款部门/员工
在申请时要有适当及足够的原始凭证正本作为附件。
9.3.2
审批
授权管理层对费用预支付的合理性进行审批。
手工
借款单
审批的借款单
授权管理层
订立分层审批制度。
9.3.3
支付现金
手工
借款单
付款单据/借款单
出纳
付款单据要及时传递到应付会计
9.3.4
输入预付款发票
根据出纳的付款单据/借款单到系统内处理预付款发票
应付模块
借款单
预付款发票凭证
应付会计
9.3.5
付款
对预付款发票进行支付
应付模块
付款单据
付款凭证
应付会计
员工费用报销
业务流程图
流程说明
编号
9.4
描述
员工费用报销
版本
1.0
编号
任务说明
处理方式
文档输入
文档输出
负责部门
监控要点
9.4.1
填写报销单
员工填写报销申请。
手工
发票/费用报销单
发票/付款通知单/费用报销单
用款部门/员工
在提交申请时用费用报销申请单而且有合法的发票作为凭证。
9.4.2
审批
授权管理层对报销费用事项的真实性、必要性、合理性以及报销单据填写规范性进行审批。
手工
发票/费用报销单
发票/费用报销单
授权管理层
对于每一笔的报销都要有适当授权领导审批。
9.4.3
费用发票输入
受理报销业务,由用款部门对报销费用进行审核。
对于不合规单据,退回报销人重新整理。
核对与批准后将数据输入系统内。
应付模块
发票/费用预支付核销申请单
发票/费用预支付核销申请单
用款部门
必须检查:
是否已经过适当部门责任人的审批;
报销单据填写的完整性、规范性;
所附发票的合法性、合规性、金额的准确性;
发票与业务事项的逻辑性。
9.4.4
有预付款
系统自动提示该员工预付款状态,判断是否要核销。
应付模块
发票/费用报销单
发票/费用报销单
应付会计
预付款核销会有以下三类情况:
超过预付的核销;
少过预付的核销(实际消费的金额不超过预支数);
等于预付的核销。
经应付会计主管审核后的单据进行判断及处理,对于情况1)根据单据直接入帐;对于情况2)通知员工向出纳缴款,出纳录入收款;对于情况3)应付会计直接入帐。
9.4.5
预付款核销
应付会计核销预付款
应付模块
发票/费用报销单
发票/费用报销单
应付会计
9.4.6
付款
出纳。
手工
付款单据
出纳
9.4.7
系统内付款
应付模块
付款凭证
应付会计
应付关帐
业务流程图
流程描述
编号
9.5
描述
应付关帐
版本
1.0
序号
描述
操作方式
文档输入
文档输出
负责部门/岗位
监控点
9.5.1
完成发票业务
每个月最后一天,应付会计检查是否所有发票业务已经完成在系统中的操作,如果有没有进行审批的发票,需要提醒有关人员进行审批
应付模块
发票/凭证
应付会计
以每个月最后一天为业务截止期,所有相关业务人员必须遵守
9.5.2
完成当月付款
应付帐会计根据付款计划,检查是否本月所有付款已经完成,如果没有完成的话,需要确认是否可以推迟到下月支付
应付模块
付款凭证
应付会计
9.5.3
传送至总帐
执行过帐程序,将有关的会计资料从应付模块传输到总帐模块
应付模块
应付会计
9.5.4
总帐分录过帐
完成凭证的过帐。
应付模块
应付会计
9.5.5
总帐与子模块对帐
应付帐会计进行核对,如果发现问题,则在应付模块调整。
应付模块
应付帐会计和总帐会计在月末关帐过程中应保持沟通,总帐会计对整个月末关帐负责。
9.5.6
是否正确
发现问题,要在应付模块及时进行调整,然后重新传送到总帐
9.5.7
关闭/打开会计期间
在所有业务完成,确认数据无误后关闭会计期间并打开下一个会计期间。
应付模块
应付会计
注意事项
18.首先,需确定应付模块的关帐日期。
19.将所有本月已发生的业务录入到系统。
20.借助关帐检查程序查找并修改错误的事务处理。
采购退款流程
业务流程图
流程描述
编号
9.6
描述
应付关帐
版本
1.0
序号
描述
操作方式
文档输入
文档输出
负责部门/岗位
监控点
9.6.1
收到退货单
财务部收到退货单
手工
退货单
9.6.2
匹配订单
财务部应付会计根据对帐单和退货单,贷项匹配相应的采购订单,产生负数发票分配行
应付模块
应付会计
注意根据退货单提示贷项匹配相应的退货订单。
9.6.3
完成发票
正常完成发票录入
应付模块
应付发票凭证
应付会计
注意事项
1、退货的时候,必须指定具体采购订单
2、对帐单上需要列明具体的采购订单
3、应付会计匹配采购订单的时候,需要注意如果此笔退货对应的订单是以前月份已经付款的订单,则在选择录入的发票类型的时候需要选择“混合”以保证在匹配负数行后,系统能支持。
附录一:
本文流程图中图例说明
图例
说明
图例
说明
开始
判断
子流程
岗位名称
动态流程连接
注释框
No连接线
内部单据
Yes连接线
外部单据
手工处理
连接代码
计算机系统处理
结束
返回
未决与已结问题
未决问题
序号
问题
解决方案
负责人
目标日期
实际日期
已结问题
序号
问题
解决方案
负责人
目标日期
实际日期
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