会计档案管理规定.docx
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会计档案管理规定.docx
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会计档案管理规定
1目的
规范和加强财务处会计档案管理。
2适用范围
财务处会计档案资料。
3参考文件
3.1财政部《会计档案管理办法》。
3.2QP-16-01质量记录控制程序
4名词定义
4.1会计档案
指会计凭证,会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映公司经济业务的重要史料和证据。
5权责
财务处负责本文件的拟、修、废及实施。
6内容
6.1会计档案的归档范围
6.1.1会计凭证类:
原始凭证,记账凭证、汇总凭证,其他会计凭证。
6.1.2会计账簿类:
总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账薄。
6.1.3财务报告类:
月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。
6.1.4其他类:
银行存款余额调节表,银行对账单,会计人员交接表,合同(包括:
土建合同、销售协议、运输合同、信贷合同、设备购置合同、设备大修合同、承兑协议、担保书),成本资料,征询函,税务资料,分析资料(包括:
销售分析、成本分析、应收应付账款分析、产成品分析、原材料库存分析、报表分析),会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册,其他应当保存的会计核算专业资料。
6.1.5各岗位应保管的会计资料的具体名称与本办法所列档案名称不符的,可以比照类似名称执行。
6.2会计档案的整理立卷
6.2.1财务处各岗位每年形成的会计档案,由档案管理员按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。
6.2.2会计凭证的整理立卷。
6.2.2.1将各种记账凭证连同所附必要、齐全的原始凭证,按照编号顺序,去掉订书钉、回形针等金属物,加上封面装订成册,装订时,以上边和左边整齐为准,右边和下边要求折叠整齐,用棉线在左上角装订,并用纸包封装订角,由装订人员在封签处加盖缝图章。
会计凭证封面见附件1。
6.2.2.2对于数量过多的原始凭证,如收、发料单等,可以按上述要求单独装订成册,加上封面封底,并在封面上注明记账凭证的日期、编号和档号,同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证的名称与编号。
6.2.2.3对于银行存款余额调节表,涉外文件,银行对账单,合同(包括:
土建合同、销售协议、运输合同、信贷合同、设备购置合同、设备大修合同、承兑协议、担保书),成本资料,征询函,税务资料,分析资料(包括:
销售分析、成本分析、应收应付账款分析、产成品分析、原材料库存分析、报表分析)等资料,也可以按上述要求单独分类装订成册,加上封面封底,并在封面上注明资料名称、日期、档号,同时在资料封面上注明资料的份数。
6.2.3会计账簿的整理立卷。
年终结账后,记账人员必须将账簿重新整理。
对活页式账簿应从第一页到最后一页顺序编定页码,不得跳页、缺号。
整理后由记账人员按要求自行装订,会计账簿封面见附件2。
对账簿扉页上的“账簿启用表”(活页账应附上“账簿启用表”)没有按规定逐项填写的应由记账人员补填。
几个总分类账户合订为一本的,应分别写明几个账簿名称,并在本脊上写上“XX账XX年度”,记账人员应将装订好的账簿交档案管理员检查,档案管理员检查无误后在账簿封面上签字或盖章。
6.2.4财务报告的整理立卷。
年终,由各岗位将本岗位编制的会计报表按时间顺序装订成册,逐项写明报表名称、页数、归档日期。
各岗位应及时将装订好的会计报表交档案室保管,档案管理员应当场仔细检查会计报表的页数是否连续、装订是否符合规定,检查合格后双方在会计报表交接表中盖章或签字。
6.2.5其他会计资料的整理立卷。
包括:
银行存款余额调节表,银行对账单,会计人员交接表,合同(包括:
土建合同、销售协议、运输合同、信贷合同、设备购置合同、设备大修合同、承兑协议、担保书),成本资料,征询函,税务资料,分析资料(包括:
销售分析、成本分析、应收应付账款分析、产成品分析、原材料库存分析、报表分析),年度终了后各岗位应装订成册,其他资料封面见附件3。
对确实需要各岗位自己保管的资料应由总会计师批准,但各岗位应将保管的资料清单交档案管理员处存档,
6.3会计档案的保管和利用
6.3.1会计档案的保管。
6.3.1.1档案管理员应及时详细登记各种送档案室保管的资料,定期编制档案室档案资料清单,清单分为记账凭证、账本和其他资料格式,清单格式见附件4、附件5、附件6。
每年年底应将档案室清单报相关主管。
6.3.1.2对保存的档案要做到完好无缺;不丢失;不破损。
并且,会计档案的信息要严格保密,不能超过规定的传递范围,财务处主管应指定人员定期或不定期地检查会计档案的保存情况。
财务处各岗位应当严格遵守会计档案查阅制度。
6.3.2会计档案的调用
6.3.2.1财务处保存的会计档案不得借出财务处。
如有特殊需要,经部门主管批准,可以提供查阅或者复制,并办理登记手续。
查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
对需要向外单位提供原始凭证、账簿及其他会计资料或复印件,必须经过部门主管批准,并在专设的登记簿上登记调阅日期、调阅人员姓名和所在部门、调阅理由、归还日期等内容后,由提供人员和收取人员共同签章。
6.3.2.2财务处内部人员可以进入档案室查阅有关档案资料。
如须将档案资料借出的,应在档案管理员处办理借出手续。
借出人员不得在会计档案上做任何记录、涂改,更不能随意抽撤单据。
如确须抽撤单据,必须经会计主管批准,并由档案管理员拆开抽撤单据后,重新装订成册并做记录。
6.3.2.3遇外部审计、总部审计和税务等单位来财务处进行审计和检查工作,或者其他的突发事件时,经相关主管批准可以由有关岗位进入档案室进行协助。
6.3.3会计档案的保管期限
序号
档案名称
保管期限
备注
一
会计凭证类
1
原始凭证
15年
2
记账凭证
15年
3
汇总凭证
15年
二
会计账簿类
4
总账
15年
包括日记总账
5
明细账
15年
6
日记账
15年
现金和银行存款账保管25年
7
固定资产卡片
固定资产报废清理后保管5年
8
辅助账簿
15年
三
财务报告类
9
主要财务指标快报
3年
10
月、季度财务报告
3年
包括文字分析
11
年度财务报告
永久
包括文字分析
四
其他类
12
领料单
2年
13
工作联系单
1年
14
会计移交清册
15年
15
会计档案保管清册
永久
16
会计档案销毁清册
永久
17
银行余额调节表
5年
18
银行对账单
5年
五
电脑资料类
19
会计报表资料
永久
必须注明文件名及路径
20
成本核算资料
永久
必须注明文件名及路径
21
其他
10年
必须注明文件名及路径
6.3.4会计档案的销毁
6.3.4.1会计资料的保管年限按照本规定执行。
对于保管期满而又无保存价值的会计资料,由档案管理员编制销毁清册,列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
6.3.4.2本部门主管应在会计档案销毁清册上签署意见。
6.3.4.3在按规定销毁会计资料时,应由专人进行监督。
监督人应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案,核对的档案销毁后,应在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告本部门主管。
6.3.5档案交接
6.3.5.1档案管理员调动工作时应编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号,册数,起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。
6.3.5.2交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由部门主管监交。
交接完毕后、交接双方和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。
6.3.6财务处各岗位应按照本办法规定及时将岗位所形成的属本办法规定范围的会计档案交档案管理员立卷、归档,不得借故拒交。
对应情况特殊由总会计师批准,可以暂时由各岗位自己保管。
但各岗位也必须将保存的档案资料登记,交档案管理员存档备查。
暂时由岗位保管档案资料,各岗位应妥善保管,严防毁损、散失和泄密。
7报告和记录表式
无
附件1:
海南好士敦海洋生物科技有限公司
会计凭证封面
年月册内记帐凭证自第号至第号共张
本月共册本册是第册
保管期限档案编号
会计主管装订人
CA-21
附件2:
海南好士敦海洋生物科技有限公司
会计账簿封面
账簿名称
年度账簿页数
本年共册本册是第册
保管期限档案编号
会计主管装订人
CA-22
附件3:
海南好士敦海洋生物科技有限公司
其他类资料封面
资料名称
本年共册本册是第册
年度卷内共张
保管期限档案编号
会计主管装订人
CA-23
附件4
记账凭证存档一览表
档案编号
年份
年续号
月份
月续号
起止号
页数
保管期限
备注
CA-24
附件5
会计账簿存档一览表
档案编号
帐簿名称
明细项目
年份
年续号
页数
保管期限
记账人
存档人
备注
CA-25
附件6
会计资料存档一览表
档案编号
资料名称
年份
月份
数量
保管期限
责任人
存档人
备注
CA-26
附件7:
会计档案存档卡
存档部门
会计档案名称
档案起止号
档案日期
存档期限
保管人
备注
CA-27
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