宣传物品票据传递及发运流程规定试行.docx
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宣传物品票据传递及发运流程规定试行
四川烟草工业有限责任公司文件
川烟工卷调[2007]2号
关于印发《四川烟草工业有限责任公司
卷烟(雪茄烟)、宣传物品票据传递
及发运流程规定(试行)》的通知
各分厂:
为进一步规范卷烟票据传递业务的流程,满足市场需求,提高效率,提升服务水平,规范各环节行为,严格按照川渝公司要求进一步提高管理水平,特制定《四川烟草工业有限责任公司卷烟(雪茄烟)、宣传物品票据传递及发运流程规定(试行)》,经公司总经理办公会批准,现予印发,请遵照执行。
特此通知。
二OO七年三月二十二日
主题词:
规章制度票据传递发运规定
抄报:
川渝中烟工业公司。
四川烟草工业有限责任公司办公室2007年3月22日印发
★四川烟草工业有限责任公司规章制度★
卷烟(雪茄烟)、宣传物品票据
传递及发运流程规定
(试行)
起草部门:
卷烟调拨部
批准人:
邓权
制度编号:
SG/07.08-2007
批准日期:
2007年3月22日
1目的和适用范围
1.1保证市场需要,适应按订单供货,规范卷烟(雪茄烟)、宣传物品票据传递以及发运的管理,按照川渝中烟工业公司的相关要求,特制定本规定。
1.2本规定适用于公司与川中烟工业公司以及公司内部的卷烟(雪茄烟)、宣传物品票据传递以及发运的流程管理。
2 原则
效率优先、兼顾成本
3 职责
3.1公司卷烟调拨部----负责将卷烟(雪茄烟)、宣传物品票据按时传
递到各分厂;
----负责运输能力的协调调度;
----负责卷烟(雪茄烟)、宣传物品及时发运及安
全到达的监控;
----负责卷烟(雪茄烟)、宣传物品发运信息的传
递反馈;
----负责货差、货损情况的协调处理;负责运费的
审核支付;
----负责公司成品烟以及宣传物品发运方面的其
他管理工作。
3.2各分厂职责----负责根据卷烟(雪茄烟)、宣传物品的到货时间要
求确定运输方式;
----负责将卷烟(雪茄烟)、宣传物品及时按要求发运和
安全到达;
----负责运输能力的调度安排;
----负责卷烟(雪茄烟)、宣传物品发运台帐的建立;
----负责卷烟(雪茄烟)、宣传物品发运信息的统计及反馈;
----负责卷烟(雪茄烟)、宣传物品到货情况的跟踪;
----负责货差、货损情况的处理;
----负责准运证的制作;
----负责到货签收单据的整理存档;
----负责运费的核对统计申报。
4 票据传递
4.1 川渝中烟工业公司营销中心(以下简称营销中心)物流部每日上午10:
30、下午14:
30两次(不含周六、周日)从营销中心业务部接收销售合同、增值税发票、出库单、传递交接表,同时将宣传物品发运清单、传递交接表在50分钟内传递至公司卷烟调拨部。
原则上绵阳分厂、西昌分厂执行每日开票、传票一次。
若营销中心物流部延时传递,由营销中心物流部票据传递员据实填写“票据传递延时记录表”。
4.2 公司卷烟调拨部在接收上述票据、清单、传递交接表后,在出库单上签字并加盖调拨专用章,并及时传递给分厂。
a)属成都分厂执行发运任务的,公司卷烟调拨部在1小时内传递至成都分厂;
b)属什邡分厂执行发运任务的,公司卷烟调拨部在3小时内传递至什邡分厂(如票据传递到时已超过正常工作时间,传递人必须在次日上午8:
30分传递到分厂);
c)属绵阳分厂执行发运任务的,公司卷烟调拨部在4小时内传递至绵阳分厂(如票据传递到时已超过正常工作时间,传递人必须在次日上午8:
30分传递到分厂);
d)属西昌分厂执行发运任务的,公司卷烟调拨部在24小时内传递至西昌分厂。
4.3 票据在传递过程中必须进行痕迹化管理,各传递及接收人必须在传递交接表上注明传递接收时间、接收人;川渝中烟工业公司营销中心物流部、公司卷烟调拨部以及公司各分厂物资管理科自行复印传递交接表存档备查。
4.4 传递交接表传递图
川渝中烟工业公司营销中心业务部(卷烟、雪茄烟)\川渝中烟工业公司营销中心办公室(宣传品清单)→川渝中烟工业公司营销中心物流部→公司调拨部(签章)→委托运输单位传递→公司各分厂物资管理科(各分厂物资管理科对执行情况进行逐笔记录存档备查)→各承运单位提货执行发运。
5 执行发运
5.1 公司各分厂物资管理科接收卷烟(雪茄烟)发运票据、宣传物品清单(含评吸测试用烟)后,本着快速高效的原则按专卖要求办理准运证、携带证;按照到货时间要求确定运输方式和调度运力,24小时内安排发运。
省内按传递表序号、省外按到达时间要求排序安排发运。
5.2 省内外急件由川渝中烟工业公司营销中心业务部在传递表上注明,川渝中烟工业公司营销中心物流部填写“急件及特殊运输要求传递表”传递至公司卷烟调拨部,卷烟调拨部加急传递至相关分厂,各分厂接收票据后30分钟内安排发运。
5.3 在发运成品烟时,各分厂物资管理科出库须对以下情况予以验证:
a)增值税发票、准运证、卷烟(雪茄烟)合同、签章的成品出库单以及运输货票是否齐全、有效、一致;出库扫码目的地是否一致;
b)司机和车辆是否为承运方所派谴;
c)车辆是否符合要求,物资管理科有权拒绝不符合要求的车辆进行装载,要求运输单位更换车辆;
d)在装车完毕后,须检验所载产品是否与票据上数量品种一致。
5.4各分厂在每周五下班前未能执行的票据,由公司各分厂安排在周六、周日执行发运(收货单位周六、周日不收货的和川渝中烟工业公司营销中心要求次周一发货的除外),严禁延期至次周一出货。
若出现前述的延期发货情况,则由各分厂作出书面说明经分厂分管厂领导签字后回复公司卷烟调拨部,公司卷烟调拨部部长签字后回复川渝中烟工业公司营销中心物流部,物流部上报川渝中烟工业公司营销中心总监。
6 到货签收单
6.1 卷烟(雪茄烟)、宣传物品(含评吸测试用烟)货到后,各承运单位送货人必须要求收货单位(人),在运输到货签收单上盖章(签字)。
6.2 各承运单位在结算运输费用时,必须附到货签收单,签收单由公司各分厂逐笔据实核对后交公司卷烟调拨部,卷烟调拨部审核后方可结算运输费用。
6.3 川渝中烟工业公司营销中心评吸测试用烟收货人必须两人以上(含两人)签字方为有效。
对于无法两人以上签字的,需由接收方出具书面说明。
6.4 到货签收单公司各分厂必须存档备查。
7信息反馈
7.1 川渝中烟工业公司营销中心物流部传递发运单据的同时需传递电子版发运情况统计表。
公司调拨部传递单据的同时也需传递电子版发运情况统计表。
7.2 公司各分厂物资管理科于次日上午10:
00前将每日发运情况统计表反馈至公司卷烟调拨部,周五、周六和周日的发运情况在次周一上午10点反馈至公司卷烟调拨部。
其中物资管理科必须填写出库时间、预计到货时间、未出库发运原因、实际到货时间。
7.3 公司卷烟调拨部于每日11:
00点前将上日发运情况统计表反馈到川渝中烟工业公司营销中心物流部。
7.4 川渝中烟工业公司营销中心物流部在收到信息的当天12:
30点前将开票信息、发运信息分区域拆分制表,以邮件形式反馈给各销区信息员。
8督导检查
8.1 川渝中烟公司公司营销中心物流部和公司卷烟调拨部共同组建物流督查小组。
8.2 督查小组每月不定期对物流服务质量进行督查,并形成月度督查报告通报川渝中烟工业公司、公司以及各分厂相关领导和部门。
8.3 督查制度由督查组对应本流程予以制定。
9 附则
9.1本流程中发生的所有记录应保存三年。
9.2本流程发布之日起实施,川渝中烟工业公司另有规定的,从其规定。
9.3本流程由公司卷烟调拨部负责解释。
10附录
10.1附录A:
急件及特殊运输要求传递表
10.2附录B:
卷烟(雪茄烟)发运统计表
10.3附录C:
宣传测试烟、宣传烟发运统计表
附录A:
急件及特殊运输要求传递表
单位:
万支 年 月 日
开票时间
收货地点
品种
数量
是否 急件
区域要求
发运方式
发运时间
要求到达时间
川渝中烟工业公司营销中心物流部传递人:
时间:
月 日 时 分
公司卷烟调拨部接收人:
时间:
月 日 时 分
分厂接收人:
时间:
月 日 时 分
附录B:
卷烟(雪茄烟)发运统计表
交易合同号
发票号
客户名称
品牌
数量
子公司接单时间
发运方式
承运单位
物资管理科接单时间
出库时间
预计到货时间
未出库原因
实际到货时间
注:
该表每月一张,新增发运按次序录入,发运完成的仍保留在表上。
其中第1-5项由川渝中烟工业公司营销中心填写,第6项由公司卷烟调拨部填写,第7-12项由分厂物资管理科填写。
附录C:
宣传测试烟、宣传烟发运统计表
序号
物料单编号
摘要
运输
地点
子公司接单时间
发运方式
承运单位
物资管理科接单时间
出库时间
预计到货时间
未出库原因
实际到货时间
注:
该表每月一张,新增发运按次序录入,发运完成的仍保留在表上。
其中前1-5项由公司卷烟调拨部填写,第6-10项由分厂物资管理科填写。
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- 关 键 词:
- 宣传 物品 票据 传递 发运 流程 规定 试行