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(一)非技术性格的人力资源工作者要求软件设计的尽量简单、好用 8
(二)摸索和变革中的中国人力资源管理体系要求软件能以不变应万变…8
(三)要有更强的安全性、可维护性和可靠性 8
四、人力资源管理信息系统的效能体现 10
(一)提高人力资源部门的工作效率 10
(二)心思想,一个优秀、完整、高效的人力资源管理信息系统 10
(三)实现人力资源的优势整合,提高企业战略决策能力 10
(四)降低管理成本,提高企业的竞争力 11
五、人力资源管理信息系统的建立与实施 11
(一)人力资源管理信息化建设的必要性 11
(二)人力资源现状和存在问题的分析 11
(三)人力资源管理信息系统实施 12
(四)人力资源管理信息系统成功实施要素 12
(五)成功实施并应用HR信息系统的关键点 12
1、全面分析实施HR信息系统的必要性 14
2、自始至终都需要来自管理层的坚定支持 14
3、以HR部门为主导及时组建项目小组 14
4、择优选择符合本企业实际的HR厂商 14
总结 15
参考文献 15
正 文
一、人力资源信息系统概述
(一)人力资源管理的含义
人力资源(HumanResources,简称HR)指在一个国家或地区中,处于劳动年龄未到劳动年龄和超过劳动年龄但具有劳动能力的人口之和。
信息系统:
信息系统是由计算机硬件、网络和通讯设备、计算机软件、信息资源、信息用户和规章制度组成的以处理信息流为目的的人机一体化系统。
信息系统的构成发展:
诺兰模型,将计算机信息系统的发展道路划分为初始阶段、扩展阶段、控制阶段、统一阶段、数据管理阶段、成熟阶段六个阶段,实现从数据处理到智能处理。
信息系统从管理过程和功能角度,分为战略计划、管理控制、操作控制和事务数据处理四个层次。
(2)人力资源信息系统的概念及构成
人力资源管理信息系统(HRISingeneral)是以信息技术和人力资源管理思想相结合,依靠信息技术对企业人力资源进行优化配置的一种管理方式。
该系统能够为一个组织的人力资源管理活动的开展提供决策、协调、控制、分析以及可视化等方面的支持。
HRIS是人力资源决策支援系统,可以随时提供人力资源决策所需的各项分析、统计资料。
人力资源信息系统是计算机用于企业人事管理的产物,它是通过计算机建立的、记录企业每个员工技能和表现的功能模拟信息库。
人力资源信息系统的构成:
人力资源信息系统的内容包括企业战略经营目标及常规经营计划,它是综合运用各种信息技术,同时与现代化的管理理念和管理手段相结合,辅助管理者进行人力资源决策和管理,它不仅是一个技术系统更重要的是一个管理系统人力资源管理信息系统是对企业人力资源进行全面管理的人和计算机相结合的系统,它综合运用各种信息技术,同时与现代化的管理理念和管理手段相结合,辅助管理者进行人力资源决策和管理,它不仅是一个技术
系统,1更重要的是一个管理系统。
人、技术支持和组织管理理念是该系统的三个核心构成要素:
1、人即企业中具有专业计算机知识的人力资源管理人员,这部分人是人力资源管理信息系统的根本,他们不仅要懂较深的网络信息知识,能熟练地操作计算机,而且还必须了解本企业人力资源的结构并具有一定的管理能力,任何先进的技术和管理理念离开了能驾驭它们的人的参与和执行,其效用都将大打折扣。
2、技术支持人力资源管理信息系统从收集数据到数据加工、储存、传送、使用和维护都离不开信息技术的支持,缺乏有效的技术支持,系统的工作效率将难以保证,管理理念的贯彻也将失去落脚点。
人力资源管理信息系统通过全面运用计算机技术、网络通讯技术、数据库技术以及运筹学、统计学、模型论和各种最优化技术,实测企业的人力资源现状并建立起企业人力资源管理专家系统,为企业提供有关人力资源问题的高质量解决方案。
3、管理理念技术为管理服务。
人力资源管理信息系统要发挥其作用仅靠技术还不行,必须与先进的管理理念结合起来。
人力资源管理的实质是将知识资源视为企业最重要的战略资源,而人力资源管理信息系统本身就渗透着知识管理的思想,其关注的是如何利用员工数据信息获得员工知识,再利用这些知识获取最大的效益,这一管理思想应贯穿于人力资源管理信息化过程的始终。
二、人力资源管理信息系统的功能与目标
人力资源管理信息系统的功能与目标:
人力资源管理信息系统是以决策管理的信息化为核心,通过选择某种流程结构,帮助决策者进人力资源管理系统的作用是能够及时、准确地对人事档案及日常人工管理工作进行分析总结。
提供各式报表以供决策使用。
功能如下:
为制定发展战略提供人力资源数据。
为人事决策提供信息支持。
为企业管理效果的评估提供反馈信息。
为其他有关人力资源活动提供快捷、准确的信息。
1赵曙明《人力资源管理研究》
比如,人力资源管理系统可以提供常规报表(按时间进度汇总的经营数据),向经理提供新员工招聘情况、辞职情况、退休情况、提升情况,员工福利报酬、劳动旷工记录等。
人力资源管理系统还能够提供例外情况报表。
比如,5月份
员工的缺勤率突然上升到300%,则人力资源管理系统将迅速地捕捉到这种变化并且及时地将信息反映到管理者手中。
人力资源管理系统还可以按要求提供完整的报表,它可以根据特殊要求提供特殊信息,如向政府机构提交的一些规定性的报表等。
通过充分发挥人力资源管理信息系统的功能,组织可以很容易的实现以下几个目标:
(一):
构建组织人力资源数据中心系统
利用人力资源管理信息统计分析功能,
企业能够及时准确的掌握企业内部员工相关信息,如员工数量、员工结构、人工成本、培训支出以及员工离职率等,确保员工数据信息的真实完整性,从而有利于更科学有效地开发与管理企业人力资源。
(二)、实现网上招聘
企业可以通过Internet向外界发布招聘信息,应聘者可以根据兴趣选择空缺职位,输入必要的应聘者信息。
应聘者申请一经成立,申请人就获得一个个人编号和密码。
申请者可以追踪求职申请状况,查询应聘的处理过程。
公司可以建立自己的人才资源库,在公司内部网络化的招聘管理系统将大大提高你的效率。
网络可以帮你寻找符合你条件的求职者,世界上每个角落的人才也有机会了解你的招聘信息,你可以测评选择你公司的应征者,可以很快得到一份详尽的人才分析报告。
在招聘的后台处理系统里,你可以更快得到更多的招聘工作分析报表。
与传统的现场招聘或借助中介机构相比较,网上招聘大大节约了人力、财力、物力、提高了招聘效率。
(三)、提供在线培训
在线培训系统的主要功能包括了在线制作课件、在线制作课程、在线制作学习计划、录入和导入试题、人工组卷和随机组卷、断电保护和考试监控、成绩查询和修改、自动评分和人工评分、用户导入导出、无限的数据分类、创建任意级别的机构、丰富的统计分析、基于角色的权限管理、数据备份和恢复等
功能。
在线培训可以让员工自主地选择自己感兴趣的内容,有针对性地培训,从而提高员工个人业务技能,使其能够适应激烈的内部岗位竞争的需要。
(四)、达到组织与员工之间无缝协作关系的目的
信息系统可以支持企业管理控制职能的实现。
控制职能是指按照既定的目标、计划和标准,对组织活动各方面的实际情况进行检查和考察,发现差距,分析原因,采取措施,予以纠正,使工作能按原计划进行。
控制职能与计划职能密不可分。
计划是控制的前提,是控制的开始;
控制是实现计划的手段,控制活动可以为计划的实现提供保证。
信息的充分、准确和及时传递对实现控制职能起着举足轻重的作用,企业管理中的一些较为重要的控制活动都必须在管理信息系统的协助下才能得以完成。
管理信息系统在企业中的作用举足轻重,如同人的神经中枢,是企业决策信息上传下达的有效方式。
三、人力资源管理信息系统的发展趋势
从人力资源管理信息系统软件开发技术上来讲,主要有以下发展趋势:
(一)、非技术性格的人力资源工作者要求软件设计的尽量简单、好用
众所周知,从事技术工作的人往往不善于也不喜欢与人打交道,而从事人力资源工作的人大都是非技术性格的人,他们大多喜欢与人打交道,不喜欢与机器打交道。
因此,他们不愿意投入精力去专研一个软件的使用,他们希望软件的操作越“傻”越好,凡是在这方面做的不够好的软件,往往都是“短命”软件,前一任软件使用人如果工作发生变动,后一任使用人往往就难以为继,很少有单位能够二度送君上“学堂”。
(二)、摸索和变革中的中国人力资源管理体系要求软件能以不变应万变
目前,我们国家正处在由传统人事管理向人力资源过渡的转型时期,人力
资源管理从思想到行动都发生着巨大的变化,今天可能采用的是“薪点工资制”,明天可能就要改为“岗变薪变”工资;
今天采用的是360度考核,明天可能就
改为了KPI考核。
这就对人力资源管理软件提出了巨大的挑战,软件如果不能够随着变革而自行适应,那么,这个软件就没有生命力。
(三)、要有更强的安全性、可维护性和可靠性
人力资源管理信息系统处理的数据都是十分重要的,不能随意存取和改变,因此必须进行严格的控制,对数据进行有效的保护,以杜绝对数据的非法操作
和防止计算机病毒的破坏。
使用时,先进行用户识别和鉴定,获得上机权的用户要根据预定好的用户权限进行存取控制,保证用户只能存取他有权存取的数据。
系统的变更要简单易行,系统由于需求和环境的变化以及自身暴露的问题,在交付用户使用后,对它进行维护是不可避免的,因此在系统开发的全过程中,就要注意软件的可维护性。
系统在发生故障或输入数据不合理的情况下,要有较高的抗干扰能力和控制故障的能力,以免系统发生停顿或遭到破坏而影响工作。
21世纪是一个竞争更加激烈的世纪,市场更注重技术、品牌、服务、管理、信息化的竞争,各行各业的竞争必定进入一个更高的层次,一方面,市场的激烈竞争突出了企业中人力资源的重要性,人力资源管理的地位日益提高;
另一方面,这也对所有参与竞争企业的管理水平和竞争力必定会提出更高的要求,
在引进或确立全新的经营思想,搭建起全新的经营管理模式之后,通过引进计算机管理来使企管理严格化、法制化,进而提升企业的市场竞争力,一定会成为中国绝大多数企业的选择。
目前,我们的人力资源建设的现状不容乐观,除了一些行业的排头、有海外背景的驻中机构及“海尔”等个别国内企业集团外,发展得较成熟的没有几家。
有些企业在人力资源管理咨询或培训的专业机构帮助下,建立起一整套管理体系,却因“水土不服”而在运行时达不到各子系统间的协调运转,要提高企业的竞争力也还尚需时日。
因此整个人力资源管理系统还需要我们在不断的努力中建立和完善。
适应信息技术发展要求的人力资源管理信息系统必将成为企业提高人力资源管理效率和水平的有力手段,随着市场竞争的进一步加剧,国家电子政务及企业电子商务、信息系统建设的不断提高,人力资源管理地位的进一步加强,越来越多的企业将会安装和应用人力资源管理信息系统。
人力资源管理系统将是未来企业人力资源管理适应环境变化的重要变革手段和主要发展趋势。
人力资源管理信息系统的应用:
第一代的人力资源管理系统———能自动计算薪资的初级阶段,产生于20
世纪60年代末期,第一代人力资源管理系统只是一种自动计算薪资的工具,既不
包含非财务信息,也不包含薪资的历史信息,几乎没有报表生成功能和薪资数据分析功能。
2
第二代第二代人力资源管理系统基本上解决了第一代系统的主要缺陷,,开始记录员工的其他基本信息包括薪资的历史数据,包括薪酬的历史数据和其他非财务的人力资源信息,具备了报表生成和薪资数据分析功能,具有了一部分人事信息管理的功能。
人力资源管理信息系统——薪资/人事管理系统阶段,出现于20世纪70年代末。
第三代人力资源管理系统——人力资源管理系统阶段,出现于20世纪90年代末,这一代HRMS的数据库将几乎所有与人力资源相关的数据都进行了收集与管理,更有强力报表生成工具、数据分析工具和信息共享的实现。
友好的用户界面、强有力的报表生成工具、分析工具和信息的共享使得人力资源管理人员得以摆脱繁重的日常工作,集中精力从战略的角度来考虑企业人力资源规划和政策。
第四代人力资源管理信息系统(e—HR)阶段,人力资源管理信息系统的第二次革命性变革出现在20世纪90年代末和21世纪初。
信息技术的运用已全方位的履盖了管理的方方面面,人力资源管理中信息技术的运用也相当广泛,从最基础的人事关系管理、人力资源日常管理到培训与开发、绩效与薪酬,信息技术的使用都可以大大提高管理效率,譬如人事测评技术的运用中,一些数据分析必须依靠信息技术,再譬如平衡计分卡的运用如果使用信息技术也将大大提高绩效评估的及时性、准确性、有效性,在人力资源规划中信息技术也可以起到极大的作用。
而这些最终都将为决策系统提供支持。
四、人力资源管理信息系统的效能体现
(一)提高人力资源部门的工作效率,构建企业高效的人力资源管理架构和流程。
人力资源管理信息系统可以处理所有定量的工作内容,比如:
员工考勤、薪酬管理,绩效考核等,大大降低了例行性工作占用人力资源管理人员时间的比例,有利于管理人员对战略性问题的思考。
此外,人力资源管理信息系统是模块整合化的工作系统,人力资源工作中关于人才规划、招聘、培训、员工薪
2洪玫《人力资源信息化管理》
酬管理、绩效考核等所有信息和流程都被经过分析而整合、输出统一的管理结果,实现人力资源管理的自动化与流程化。
(二)、心思想,一个优秀、完整、高效的人力资源管理信息系统,包括以
人为本的互动学习、问题反馈等内容,其目的是为员工提供学习和沟通的企业内部平台,实现资源共享、信息共享,实现员工参与企业人力资源管理的权利,提高管理组织绩效与职工的满意度。
(三)、实现人力资源的优势整合,提高企业战略决策能力
人力资源管理系统可以对企业的管理需求通过整合分析、进行规划性的方案设计,实现电子化人力资源管理。
对于在管理中存在的“信息孤岛”,人力资源管理系统通过加强管理流程操作的监控和信息化而将其整合,减少重复性的事务工作,辅助管理者将更多的精力投入道更高端的战略决策和业务重组中。
(四)、降低管理成本,提高企业的竞争力
人力资源管理系统的流程化提高了管理工作的标准化,使管理从个人行为向组织行为转移,形成知识和管理资源的积累,有效利用现有的资源,提高管理效率,降低企业成本。
人力资源管理系统在实施过程中可以实现对企业发展的回顾,人力资源管理中存在的问题便会暴露,因此,实施过程也是一个对制度进行改进,提高管理水平的契机。
五、人力资源管理信息系统的建立与实施
(一)人力资源管理信息化建设的必要性
信息技术的发展,引发了人力资源管理的思维方式和管理模式一系列变革,为此,人力资源管理信息化建设已势在必行。
这是因为:
在以互联网为代表的信息技术飞速发展的今天,计算机及其网络已成为人力资源管理者的主要劳动工具,不论是人员培训、岗位分析、招聘和录用资料的处理,还是面谈、笔试、绩效评估,计算机在企业的应用都很普遍。
互联网技术应用到人力资源管理中,可以使系统内的员工和领导前所未有地相互连接到一起,例如,许多国有企业建立自己的网络并与因特网互联,就有可能穿越时空利用单位内外部的人力资源解决好这一问题,从而降低人力资源成本,增加人力资源组织有更多的柔性,增强单位或部门的竞争力或适应性。
(二)人力资源现状和存在问题的分析3
我国企业信息管理的现状在市场需求的推动下,我国企业信息管理工作这些年得到了很大的发展,但仍然存在许多问题。
除资源短缺外,尚有以下弊端。
1、社会经济信息系统建设落后。
信息作为无形资源的可分享性,决定了任何信息过程都不是孤立的,企业信息工作的顺利开展,绝对离不开外部信息系统的支
持和引导。
企业信息管理系统应是开放式的,既包括企业内部生产、销售、技术、管理、财务等子系统的信息传递,也包括与外部环境的信息交流,构成一个相互
关联、相互制约的信息流网络。
由于资金不足,产生文献信息资源短缺现象,更谈不上灵敏、通畅、高效的信息网络,以及以数据库为核心、能快速反映市场动态,各子系统之间保持通畅信息渠道的现代化网络系统。
2、多数企业未建立专门信息机构。
虽然我国多数企业已开始重视经济信息工作,但是实施建立专门信息机构的只有少数大中型企业,多数企业无力也无心建立自己的信息管理机构,企业生产经营的全过程都在一种原始盲目的操作下进行,这无疑与我国市场经济发展的需要是脱节的。
(三)、人力资源管理信息系统实施
1、首先实施计划,计划要制定好了,在什么时候进行到什么程度。
2、了解客户需求,并且需求一定要清晰。
而且要经过客户同意,否则在实施过程中可能存在变更,加大工作量。
3、按照客户需求进行实施工作,使客户减轻工作量,并且实施完成后要进行试运行。
如:
工资测算、考勤测算等。
4、客户的培训一定要做好。
最好能将客户培训成一个实施顾问,这样客户使用起来自如,而且会减轻以后维护工作。
(四)、人力资源管理信息系统成功实施要素
1、人员配置(持续投入)
2、软件投入(一次性)
3、咨询费用(一次性)
4、培训费用(持续投入)
(五)、成功实施并应用HR信息系统的关键点
3李勇《建立科学培训发展体系,提高企业核心竞争力》
目前,无论是机关、事业单位、还是企业单位,人力资源管理对于组织生存与长远发展所具备的重要性都已经有了明确的认识,而人力资源管理水平的提升不仅需要高素质的管理人员,而且也需要信息化工具进行辅助。
因此,在过去的几年里,不少单位的人力资源部门都开始了本单位的人力资源信息化建设。
人力资源信息系统即HR信息系统是一套通过现代信息技术手段,提高人力资源管理的效率,实现人力资源信息共享并进行有效整合的解决方案。
HR信息系统渗透着许多先进的管理理念,如何正确实施并有效应用该系统,对于各实施主体来讲非常关键,成功实施并应用HR信息系统有八个关键点。
第一、全面分析实施HR信息系统的必要性。
首先,企业人员规模的扩充,使得传统意义上的手工处理人力资源事务已经不能充分满足企业快速发展的需要,这时候可以考虑引进HR信息系统;
其次,要充分考虑作为企业变革引领者的人力资源部门,其自身内部的各项职责分工是否明确、责任落实到个人、人力资源工作流程是否清晰等,只有把这些问题弄得非常清楚了,后续的HR信息系统的实施工作才有可能顺利向前推进;
再次,无论是自行开发HR信息系统,还是引进外部厂商成熟的HR信息系统,都需要根据企业当前需要以及企业今后发展的需要。
第二、自始至终都需要来自管理层的坚定支持。
HR信息系统作为信息化总体战略的一个重要的组成部分,能得到管理者最大限度内的认可与支持,对此项目的顺利实施和成功应用来说非常必要。
高层管理者的认同和参与,可以为整个企业提供一个典范;
特别是在该项目的初期导入阶段,中层管理者的参与可以为项目的执行提供基本的支持和协助。
第三、以HR部门为主导及时组建项目小组。
经过项目前期可行性分析之后,一旦决定要启动HR信息系统的项目实施,就需要及时组建负责该项目实施的项目小组,将有关具体工作落实到项目小组中的每个成员。
项目小组的组长一定要由公司高层领导来担任,以正确引导项目实施的方向并协调有关各方的利益;
常务副组长由人力资源部门负责人担任,以有效监督、激励、协调项目的实施工作;
副组长分别由一名熟悉公司HR工作流程及企业内部工作流程的人力资源工作者和一名公司信息化部门的信息技术骨干担任,HR信息系统是人力资源工作和信息技术的有效结合,需要熟悉基础工作的人作为日常工作的协调
人;
组4员由一名或多名对工作认真、负责的人力资源基层工作者担任,作为系统管理员的身份具体负责该系统的实施工作。
第四、择优选择符合本企业实际的HR厂商。
各HR厂商经过了多年的经验积累,在HR不同的功能模块上具有各自不同的优势,因此,功能最全的系统不一定是最合适的系统。
首先,抛开自行开发HR信息系统不谈,我们需要明确的是直接引进外部厂商的软件还是在引进的基础上进行二次开发。
目前的HR信息系统软件都有一定的扩展性,因此对于中小企业来说,可以采取直接引进的方式,而对于大型企业来说,则需要在引进的基础上进行二次开发;
其次,至于选择国内厂商还是国外厂商的产品,需要看企业的综合实力;
另外,选择
B/S结构还是C/S结构,一般来讲,网络的发达和充分应用,可以考虑选择B/S结构。
具体到各厂商不同软件的选择工作,我们需要向有关厂商发出邀请,明确基本需求的基础上请有关厂商做产品的演示,并请公司内部HR部门的全体工作者来进行评判;
在此基础上,对合意的厂商要选择其重点客户进行走访,以进一步了解该厂商软件的实际应用价值;
基本的前期考察工作结束后,要进行项目的招投标工作,最后应由公司的项目小组确定最终的厂商,有必要的话,需要由公司高层领导集体决定。
第五、企业和厂商双方项目小组的积极协调和有效沟通。
厂商方的项目小组对自己的软件非常熟悉,同时又具有成熟而丰富的实施经验,而企业方的项目小组对自己的需求、流程定义等都很明确,寻求到双方的结合点就可以顺利推动项目的实施工作。
第六、争取企业全员的参与和支持,并在HR内部进行试运行。
利用公司内部刊物、网络、会议等宣传渠道,将HR信息系统的概念、应用前景等全面传达给公司各级领导和广大员工,使之产生应用该系统的充足信心;
毕竟,系统实施后的应用才是我们实施该系统的目的所在。
同时,要利用HR信息系统本身的灵活性,在HR部门内部,用测试帐套对该系统进行全面测试,以减少全面推广应用时的错误和不足之处,并及时改进。
4沈坚《中国人力资源管理问题报告——问题·
现状·
挑战·
对策》
第七、项目实施后期,应召开全员动员大会。
由公司高层领导参加的动员大会必将显示公司对此项目的高度重视,由厂商方进行的全员培训将会正确引导广大员工充分地应用此系统。
第八、不断地修正并完善HR信息系统。
在HR信息系统进入正式的运行后,传统手工处理人力资源事务和信息化处理人力资源事务的方式在一段时间内需要同时并存,以有效转换工作方式、方法。
系统也将经过一个较为长期的维护过程,逐步发挥系统的规范化、流程化和个性化的特色,经过不断的修正和完善,系统就可步入正轨。
先前的系统管理员身份在此时要更加明确,职责更加清晰,并开通系统应用的服务热线即员工客服中心,并由系统管理员来担任负责人,详细解答系统应用中出现的种种问题。
值得指出的是,由于HR信息系统是建立在标准业务流程基础之上的,它要求员工个人的习惯服从于企业统一的管理规范,而管理只有成为大家共同遵循的一种习惯,才能
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