档案局声像档案管理制度WORD11页.docx
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档案局声像档案管理制度WORD11页
声像档案专题
课程提纲
一、认识声像档案
二、声像档案的收集归档
三、声像档案中照片档案的整理
四、声像档案中其他载体档案的整理
五、声像档案的利用
一、认识声像档案
1.声像档案的概念
2.声像档案的记录形式及载体
3.声像档案的特点
1.声像档案的概念
•是指机关、团体、企事业单位及个人在各种活动中直接形成的有查考价值的,并以磁性材料、感光材料为主要载体和以影像、声音为主要反映方式的历史记录。
包括照片、录音带、录像带、光盘等。
•需编制文字说明。
针对记录内容、记录内容产生过程及相应支持软、硬件的“文字说明”是声像档案不可缺少的部分。
2、声像档案的记录形式及载体
•金属模版(保管单位为张):
主要是唱片
•胶片(保管单位为本或卷):
主要是底片;电影胶片;幻灯片等
•磁粉(保管单位为盒):
主要是录音带、录像带;计算机硬盘和磁带等。
•光反应材料(有机染料与金属化合物)(保管单位为张):
主要是CD-R、CD-RW和DVD光盘等。
3.声像档案的特点
•一是真实的客观性;
•二是客观的形象性;
•三是相互的补充性;
•四是广泛的交流性;
•五是保管的特殊性。
二、声像档案的收集归档
•1.声像档案的立卷归档过程
•2.声像档案的归档范围
•3.声像档案的收集
•4.声像档案的归档时间
•5.声像档案的归档要求
1.声像档案的立卷归档过程
2.声像档案的归档范围(P2)
▲本单位主要职能活动和重要工作成果的记录。
▲重要人物参加与本单位、本地区有关的重大业务活动的记录。
▲本单位组织或参加的重要会议。
▲本单位开展项目鉴定或竣工验收、重要设备的开箱验收等的记录。
▲本单位或本地区重大事件及其他异常情况和现象的记录。
▲本单位生产、建设面貌、新闻发布等的记录。
▲本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹古树、自然风光以及民间风俗和著名人物的记录。
▲其它工作方面形成有查考价值的记录。
归档范围及保管期限示例(P3)
•保管期限以“长期”和“永久”为主
对照片分类中“荣誉实物”的说明(P7)
将本单位所获得的各种荣誉证书、奖状、奖牌、奖旗、奖章(杯)及纪念品等实物拍摄成的照片就是照片档案中的“荣誉实物”属类,是实物的照片,而不是实物本身。
3.声像档案的收集
(1)收集原则
•以我为主——以本单位形成的并反能反映本单位职能活动的声像材料作为收集重点;
•突出主题——要能反映出重要活动、会议等的主要内容、场景、人物的实况;
•质量精良——进行精心挑选,把主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁的声像材料归档;
•内容齐全——照片档案要照片、底片、文字说明(应含事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等诸要素)齐全,照片与底片相符;录像档案要录像片、解说词、文字说明(含录像片的片名、制式、语种等)齐全。
(2)收集方法
•集中收集——有计划、有针对性地进行阶段性收集,这是声像档案收集的重要途径;
•定向收集——向某项活动的主办、承办单位或参与活动的单位和个人进行重点收集;
•直接参与收集——派员直接参与现场拍摄;
•随时收集——档案人员平常要注意收集有关活动信息,发现线索及时跟踪,及时收集。
4.声像档案的归档时间
•声像信息材料的归档应实行“谁主办,谁负责收集整理”的原则。
•一般在形成后一个月内归档。
对一些比较重要的声像信息材料,归档时间要灵活掌握,要做到及时跟踪、尽快收集归档。
5.声像档案的归档要求
(1)按照《档案法》及相关法规规定,对属于归档范围的声像信息材料,应按照归档时间及时归档,任何单位或个人不得据为己有。
(2)除存储格式要按《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)转换为通用格式外,归档声像信息材料的内容必须是未加任何更改或修饰的原版和原件。
(3)归档声像信息材料中的数码照片等同底片,应挑选有代表性的数码照片晒成纸质(一般4R光面)归档。
(4)声像档案的载体(底片除外)及其外包装(含底片袋)上均要写上或贴上标签(必须贴牢)。
(一般不贴在光盘载体上,建议把载体信息用油性笔写在光盘上)
(5)归档的磁性载体信息或光盘文件等必须是可读文件。
必须在有关的设备上演示或检测过,运转正常,无病毒,清洁,无划伤。
内容完整、准确。
图像、声音、代码等清晰。
(6)同一项目同一类别声像信息材料应尽量存贮在同一磁性载体或光盘上;单个磁性载体或光盘上记录的问题类别或主题应尽量单一。
(7)对于制成光盘等存储的,应在相应的载体中制作出对应的机读目录或存储内容说明。
三、声像档案中照片档案的整理
(一)照片(正片)档案的整理
(二)底片档案的整理
(三)数码照片的编号
(一)照片(正片)档案的整理
照片档案整理步骤:
1.照片的分类
2.照片的筛选入册
3.照片的编号
4.填写总说明和分说明
5.编制卷内目录和像簿封面
6.编制案卷目录
7.编制照片档案目录和目录夹标签
1.照片的分类
三个主要档案类目体系
(1)机关声像档案的分类示例(代号为“G”)
G声像档案
G1照片档案
G1.1底片
G1.2照片
G1.2.1建设面貌
G1.2.2历任领导
G1.2.3会议、活动或事故
G1.2.4荣誉实物
G2录音带
G3录像带
G4磁盘
G5光盘
(2)企事业声像档案的分类示例(代号为“7”)
7声像档案
7.1照片档案
7.1.1底片
7.1.2正片
7.1.2.1建设面貌类
7.1.2.2人物类
7.1.2.3会议类
7.1.2.4荣誉实物类
7.2录音带
7.3录像带
7.4磁盘
7.5光盘
(3)学校声像档案的分类示例(代号为“SX”)
SX声像档案
SX11底片
SX12正片
SX1211历届领导类
SX1212会议类
SX1213参观视察类
SX1214重大活动类
SX1215校舍建设面貌
SX1216文体活动类
SX1217荣誉实物类
SX1218毕业生类
SX13录音带
SX14录像带
SX15幻灯片
SX16磁盘
SX17影视胶片
SX18缩微胶片
SX19光盘
2.照片的筛选入册
•将各类照片按问题分组,同一内容形成两张以上(含两张)照片称为一组,最好每组筛选4-6张;
•将筛选出来并分组的照片按时间先后顺序装入照片册,一组照片排完后,再依次排另一组照片,装满一册为一卷。
3.照片的编号
机关照片类编号
再例如:
•“G1.2.2-2”为人物类的第二本像簿
•“G1.2.2-2(012)”为人物类第二本像簿内第12张照片
注意:
每一张正片背面要贴上或手写上档案号
4.填写总说明和分说明
•对活动的时间、地点,人物的全名、具体职务及人物在照片中所处位次,活动主题及结果,本组照片的起止张号等应编写出文字说明(即“总说明”与“分说明”),文字说明的叙述要准确、全面,让陌生人看了一目了然。
•同一内容的照片,形成两张以上(含两张)照片称为一组照片,一组照片要编写“总说明”,“总说明”在像簿中占一张照片位置,每张照片要有“分说明”;只形成一张照片时,只需编写“分说明”。
•总说明编写示例:
(P8-六)
编写要素:
时间、地点、事由、人物、起止张号、摄影者
分说明编写示例:
(P8-七)
•一次活动只有一张照片时,只写“分说明”,此时“分说明”应按“总说明”的要求拟写
•如果是数码照片,编号填在“底片号”栏
•参见号是指与本张照片有联系的其它档案的档号
5.编制卷内目录和像簿封面
(1)填写照片卷内目录
•▲每个像簿内都需要附有照片卷内目录。
按像簿内照片号的顺序依次在卷内目录上逐栏写入每组照片的“照片号/底片号”的起止号、“题名”(即一组照片反映的内容“总说明”)、“拍摄时间”等。
•▲照片卷内目录一式两份,一份放像簿内,一份放照片目录夹内。
(2)编制像簿封面与背脊标签
全宗号
目录号
年度
1989-
类别
业务建设
档号
G1.2.2-1
全宗名称:
广州市***局
题名:
广州市***局业务建设照片
全宗号
13
档号
G1.2.2-1
目录号
起止张号
1-
年度
1989-
保管期限
长期
6.编制案卷目录
•以像簿为登记单位编写照片的案卷目录。
按像簿档号的先后顺序依次在案卷目录上逐栏写入每个像簿的“档号”、“题名”、“日期”、“张数或分钟”、“保管期限”等。
•照片的案卷目录只出一份,放入“声像档案目录”夹中,与照片的卷内目录(位于案卷目录之后)一起组成照片档案目录。
7.编制照片档案目录和目录夹标签
照片档案目录的组成:
目录夹案卷目录、卷内目录
编制照片档案目录夹标签
照片档案目录的装订
•“三孔一线”装订法(适用于目录的装订)
(二)底片档案的整理
•底片不分属类,按形成时间先后顺序编号入册,并将底片号完整地写在的片册对应的位置及底片袋上,装满一册为一卷,每一卷底片编一个流水张号
•底片不需另外编写卷内目录
底片整理步骤:
1.编底片张号
2.编底片册号(案卷号)
3.填写底片册封面、背脊
底片编号(机关档案)
•再如(机关档案):
•“G1.1-1”为第一本底片册
全宗号
13
目录号
年度
2006-
类别
底片
档号
G1.1-1
•“G1.1-3(100)”为第三本底片册内的第100张底片
编制底片封面与背脊标签
底片不需要制作目录,该项不填
•说明:
底片不需再细分
另一种放置底片的方法
•对于产生照片档案不多的单位,为了利用方便,底片与对应的照片放在一起
•底片要装入底片袋并编号,底片号与照片号一致
(三)数码照片编号(机关档案)
G5-13.306(211)
再如(机关):
•“G5-13”为第13张光盘
•“G5-13.306”为光盘内第306个文件夹
•“G5-13.306(211)”为光盘内第306个文件夹中尾号为211(表示数码照片自然编号中尾端三位数字不同,而此张编号为211)的数码照片
•说明:
数码照片的编号填写在“分说明”中的“底片号”栏
四、声像档案中其他载体档案的整理
1.录音、录像、光盘档案编号表示:
2.注意事项
▲录音带、录像带、光盘等载体类型的声像档案以自然的盒、张为组卷单位进行整理,一盒(张)编一个案卷号。
▲同一载体类型按时间顺序编流水号。
▲直接填写案卷目录,不需填写卷内目录。
▲录音带、录像带、光盘等声像档案的载体与包装上均应贴上它的档号,示例:
▲填写录音带、录像带、光盘等声像档案的案卷目录示例(录音带):
▲录音带、录像带、光盘等声像档案目录的组成:
“目录夹”、“案卷目录”
▲编制录音带、录像带、光盘等声像档案目录
五、声像档案的利用
•开展声像档案编研工作,出版专题图片或专题画册
•开展网上相片、音像展览,为查阅提供方便
•出版声像档案光盘
•加强部门横向合作,开展专题编研,出版专题图片展览
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