公文发文注意事项5篇修改版.docx
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公文发文注意事项5篇修改版
第一篇:
公文发文注意事项
公文格式相关要求
1.字体:
标题:
方正小标宋简体
二号
正文:
方正仿宋简体
三号第一层为“
一、”,使用三号方正黑体简体字。
第二层为“
(一)”,使用三号方正楷体简体字。
第三层为“1.”,使用三号方正仿宋简体字(可加粗处理)。
第四层为“
(1)”,使用三号方正仿宋简体字。
2.文体选择:
对上级公司或政府部门一般用“请示”、“报告”,对平级单位一般用“函”。
3.页边距:
上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm行距:
固定值28磅段前、段后都是0行
4.公文要添加单位名称“****”(一般是在28磅的段落第3行写,上面空2行),底下要有日期,格式为“2018年6月8日”。
第二篇:
发文格式及注意事项
关于2011年发文格式及注意事项需知
龙门地派温泉度假酒店
呈:
周晓州/总经理文件编号:
HR2011003
送:
黄立新/副总经理何湛文/常务副总经理备查号:
20110104自:
罗小武/人力资源部经理页数:
连本页共1页致:
各部门
事:
关于。
。
。
。
。
。
。
规定
时:
2011年1月4日
文件编号:
HR2011+空格+编号
含附件:
则在右上角写上文件编号+破折号+01,以此类推(如HR2011003-01)
备查号:
年月日
关于呈:
如需周总批示刚在呈,如不需周总批示,则呈黄总&何总,删去“送”
注:
需在每页右下角加上页码
第三篇:
公文注意事项
《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》
对组织人事部工作作全局性安排部署的,用“筑金工组发„xxxx‟xx号”;转发上级机关公文、科室干部任免等用“筑金工组通字„xxxx‟xx号”;向上级机关请求指示、批准用“筑金工组请字„xxxx‟xx号”;回复其他机关的请示用“筑金工组批复„xxxx‟xx号”;向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议以及答复上级机关的询问用“筑金工组报字„xxxx‟xx号”;机关之间发函或复函用“筑金工组函字„xxxx‟xx号”。
七类常识性错误:
越级行文,公文主旨不清,请示、报告不分,公文所附附件不全或未标注附件,请示件多头主送,体例格式不规范,文字性错误。
第四篇:
公文注意事项
《国家行政机关公文格式》需注意的问题
一、搞清党政公文格式的区别
(一)在格式名称上:
党的机关对红色反线以上部分称“版头部分”;行政机关称“公文眉首”。
党的机关对主题词及主题词以下部分称“文尾部分”;行政机关称“公文版记”。
(二)在格式设置上:
行政机关公文要求用A4型纸;党的公文要求用A4型纸,也可用16开型纸。
行政机关的秘密等级、保密期限,紧急时限都标在首页右上角;党的公文要求标在首页左上角。
行政机关公文的红色反线是一条与版心等宽、中间不间断的红色反线;党的公文红色反线在中间断开处点缀一个红色五角星。
单一行政机关制发的公文一般不署机关名称;党的机关公文要求除决议、决定、条例、规定、意见、会议纪要等文种外,正文后不得省略发文机关名称。
行政机关公文成文日期要用汉字,“零”写为“O”,党的机关公文既可用汉字,也可用阿拉伯数字书写。
行政机关公文必须使印章与正文同处一页,不得标识“此页无正文”;党的机关公文可以标识“此页无正文”,位置在该页首行顶格标识。
行政机关公文在格式的内容上较党的机关多“批(按)语”、“附注”、“红色反线”;党的机关公文格式在内容设置上较行政机关公文多“发文机关署名”和“印发传达范围”。
二、确定眉首部分的“发文机关名称”(发文机关名称由发文机关全称或者规范化简称加“文件”组成)的位置,要注意以下四点:
(一)“发文机关名称”的上沿至眉首顶部25mm,使用小标宋体字。
字的大小要求≤15mm×22mm(因国务院发文机关名称字号是这么大,其他单位公文发文机关名称字号不能大于此字号。
下级机关发文机关名称字号不大于上级机关发文机关名称字号,上行文发文机关名称字号一般采用宋体1号字;下行文发文机关名称字号一般采用宋体初号字。
(二)上行文“发文机关名称”上沿比下行文下移55mm,使之与眉首顶部距离保留80mm。
(三)如机关名称较长,要分行标识,但“文件”二字在二行居中标识,字体略大于机关名称。
(四)联合行文时,主办机关名称排在前。
如联合行文机关过多,必须保证首页显1
示正文。
也可用主办机关一家版头,在标题和公文主体尾部标明联办机关名称。
三、发文字号要求
由发文机关代字+年份+序号组成。
如北京市平谷区人民政府2004年1号文件则为:
京平政〔2007〕1号。
在这里易出两个方面的错误:
(一)多无关的字。
如上例写成京平政发〔2007〕1号或京平政〔2007〕第1号或京平政通字〔2007〕1号。
(二)序号需位或简写。
如上例写成京平政〔2007〕001号或京平政〔07〕1号
四、标题要规范。
一般由发文机关名称+公文主题+文种组成。
需注意两点:
(一)文种切忌混杂使用,如“请示报告”、“批复意见”、“方案的请示”等,都是错误的。
(二)标题中不宜出现“关于”的连用和“通知”的连用。
如《国务院办公厅关于转发民政部的通知》应改为《国务院办公厅转发民政部关于进一步加强生产救灾工作报告的通知》;××区教育局转发《市教委转发的通知》的通知应改为:
××区教育局转发《国家教委关于加强中小学思想品德教育的通知》的通知。
五、确定主送机关要注意三个方面
(一)一般通知、报告、请示、批复、函用主送机关;而决定、公告、会议纪要、意见等不用主送机关;其他文种酌情而定。
(二)确定主送机关要同时考虑行文关系和文件内容两个方面。
(三)确定上行文主送机关的原则是:
主送一个机关,按隶属关系逐级主送(别越级、别多头);不以机关名义向领导者个人行文。
六、成文日期和机关印章。
用印是使公文具备法定效力的关键环节,同时也是易于疏漏和忽视的环节;必须严格
按《国家行政机关公文格式》印制标准第七条
(六)执行。
七、关于版记有关内容的提示
(一)“抄送”是相对“主送”而言;
(二)“印发机关”不一定是“发文机关”;
(三)印发日期不一定是成文日期。
公文的常见词语、句子错误举例
1.词意不符合客观实际或不准确。
经反复核查证明,张某、李某曾在1987年9月间收受过XX公司的巨额贿款(每人分别收受现金50000元),已构成受贿罪。
案发后,二人还与XX公司业务负员XX订立攻守同盟,妄图掩盖过错。
2.词语的褒义词、贬义词和中性词混用。
如:
“在某些领导者的庇护下”和“在某些领导者的保护下”
3.同音异义带来的歧义。
独联体国家看不上2002年世界杯足球赛。
4.词语搭配不正确。
如:
他们从实际情况出发,在农业生产中,因地制宜,不断创新,终于开创出一套发达农业各项生产的经验。
“在这个车间里,勤俭节约的精神日益浓厚。
”(主谓搭配不当)
“这项主体工程也是本省化工行业中最大最先进的一项节能措施。
”(主宾搭配不当)
“这场技术竞赛是在酷热的气温中进行的。
”(定语与名词中心语搭配不当)
词语的搭配合乎事理、合乎逻辑,同时又要符合语言习惯。
上下文的词语需要相互照应配合;有时为避免不必要的重复,必须使用不同的词语。
如:
“对于未按标准交费的同志,要由其所在单位的领导进行批评教育,并责令其进行
补交。
”
5、语义含混不清晰、不便于准确理解,甚至产生歧义。
如:
“刚从大城市来到这荒僻的山区工作的确会有些不习惯,但这种不习惯实在只是一个时间问题。
”
“如果售货员与顾客吵架,值班经理应立即向负有责任的售货员提出警告,并记录在案,作为奖金发放的依据。
”
6.句子成分不完整。
如:
“从这份文件里,使全厂干部都了解到开展政治思想工作的重要性。
”
“目前,西安市正在开展整顿交通秩序。
”
“这是一支过得硬的队伍,他们每建造一座发电站,力求(„„)全优,不留任何质量隐患。
”
7.句子杂糅
“今年生产任务的提前完成,靠的是全厂干部、工人的齐心努力,各有关协作单位对本厂的积极支持和热情援助取得的。
”
8.语序安排不当。
“这样的活动乐于使广大农民群众接受。
”
“我院已于9月30日召开了先进个人先进集体表彰大会,贾平凹院长和其他学院的领导同志出席了这次会议。
”
“5月3日,我们访问了参加过五四运动的当年的爱国老人。
”
“该文件根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》的规定,由本部办公厅文电处撰拟。
”
9.不合事理,逻辑错误。
如:
“这个地区气候宜人,除气温偏低外很适合发展水产养殖业。
”(自相矛盾)
“衡量一个企业是否经营得好,要从这样一些方面考察:
第一,人尽其才;第二,有正确的经营方针;第三,有强有力的领导班子”。
(前后不对应,前面讲“是否”,后面则只讲了“是”而没讲“否”)
“只要我们统一认识,振奋精神,今年的利润指标就一定能够实现。
”(条件不充分)
“我们认为,工人技术水平的提高是完全可能的,因为工业生产需要参与其间的工人掌握必要的技术。
”(“判断”与“证明”间没有必然联系)
10.省略不当,产生歧义
“大家对护林员揭发林业局带头偷运木料的问题普遍感到非常气愤。
”
第五篇:
公文事项处理注意事项
公文处理注意事项讲座
根据公司有关领导安排和一些部门要求,今天在这里和大家就公文处理的一些注意事项进行一个交流。
为了能使我们的交流具有侧重点和针对性,我对今年投资公司制作的150多份公文进行了一个回头看,逐份进行了翻阅,对存在的问题进行了收集,结合铁路公文处理办法进行了梳理。
按照公文处理的一般流程,现在分十个方面介绍如下,不妥之出请领导和同志们批评指证。
下面涉及的问题实际都是独立存在的问题,每一个小题目都基本能说明一个问题。
有些内容为了强调和从不同角度深入说明,会重复或交叉提及,请大家理解。
一、发文稿纸填写
发文稿纸填写似乎很熟悉,很简单,但实际存在的问题不少,问题都是从发文稿纸填写不规范开始的。
不少该填写的栏目没有填写。
发文部门核稿人和综合部门核稿人主要是检查各项内容是否正确,并不应承担拟稿人剩余的工作。
二、公文格式
主送机关。
公文的主要受理机关。
应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
正文。
公文的主体,用来表述公文的内容。
从发文稿纸开
1始书写(包括打印)。
不能写此页无正文。
成文日期。
署领导签发的日期。
拟稿写年月日时,日子可以空着。
附件。
公文正文的说明、补充或者参考资料。
附件一一列出,不能写“附件1-3”,或“附件1-10”。
抄送机关。
除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关。
应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
页码。
公文页数顺序号。
应当从发文稿纸开始编页码,发文稿纸就是第一页。
文头纸上文字语句与次页文字语句要紧密衔接。
打印稿件,文头纸上要求填写的栏目和所打印的内容要对齐,不要错行,主送就主送,抄送就抄送。
文件总份数如何计算:
主送单位数、抄送单位数、存档(1份)、办文部门(1份)之和。
三、拟稿
题目如何构成:
“四合一”:
由发文单位、关于、事由和文种组成,也可不加发文单位。
正确使用文种(发文种类)。
我们公司常用的文种是:
通知、通报、函、请示和报告。
如何确定文种:
正确确定文件种类的关键是:
明确发文目的。
2通知的使用:
批转下级机关的公文;转发上级机关和不相隶属机关的公文;发布内部规章;传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项;任免人员。
通报的使用:
用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
函的使用:
适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
请示的使用:
请求上级机关指示、批准。
报告的使用:
向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
我公司只对“中国铁路总公司”(以公章为准)发送请示或汇报,不包括总公司各部门。
文稿中正文前不重复写主送单位,主送、抄送单位填写在指定位置。
四、修改
修改符号要规范,删除,增加,移位等修改应按规定标示。
五、公文核稿:
分为发文部门核稿和综合部门核稿。
一是发文部门核稿:
公文文稿送出本部门前,应当先由发文部门负责人进行审
3核。
审核的重点是:
行文理由是否充分,行文依据是否准确;
内容是否完整、准确体现发文意图;是否同现行有关公文相衔接;
内容涉及的部门或者部门职责范围内的工作事项是否经过充分协商并达成一致意见;文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
二是综合部门核稿:
按铁路公文处理办法执行。
综合部门核稿与发文部门核稿的关系:
各负其责,互不替代。
发文稿纸上有两栏,分清了责任。
本部门核稿(审核订正文稿)是综合部门核稿的基础,如果发文部门公文质量不高,综合部门核稿就没有办法有效提高和保证文稿的质量。
目前最突出的问题是无法在书面上做到整洁。
六、校对
校对有两个阶段:
一是复制前校对,二是复制后校对。
拿到综合部门打印稿后,办文部门再审查一遍,主要检查成文后的页码是否连续,有没有漏业、重页,少页;打印件文字与原稿是否一致;公章是否加盖。
4在这里,有的同志或许会问:
盖章是综合部门职责,应当由综合部门负责。
这个说法没有错,但有责任不等于解决了所有问题;同样道理,公文起草是执笔人和拟稿部门的责任,但这个责任同样需要各级领导审核检查,才能减少和避免问题。
公文处理就是这样由执笔人、承办部门、综合部门、会签部门、有关领导分工负责、共同把关的工作过程。
出现差错有一定客观原因,即使简单重复性工作也平均出现万分之六的错误,但是,可以通过层层把关来消灭错误,提高质量。
七、主件附件关系处理
主要内容必须在正文中简要表述清楚。
但不少文件主要内容没有在正文中体现,正文中没有主要内容,内容不完整。
附件的定义:
附件是对主件的补充说明,不能代替正文对主要内容的表述。
假如没有附件,主件也应当能独立说明主要内容。
主件为主,附件为次,如果主要内容不在主件里而在附件里,就是主次颠倒。
比如:
关于谈判结果的函,却没有结果;既然说“详见附件”,那对“粗见”概要的说明或叙述、介绍在哪里?
如:
谈判小组按照采购文件规定,对报价文件进行了评审,形成了谈判报告,提出了合同授予建议(详见附件一),这样的表述实际没有主要内容。
主要内容在附件里,正文中反而没有。
5评标报告问题。
格式要规范,签名要清楚并注明时间。
评标报告的内容我们不干涉,但对格式要按公文处理办法去要求。
八、原件和复制件的关系
前边我所说的七个问题,都属于一个大的方面的问题:
就是公文原件范围内的问题。
与原件相对应的的是:
复制件。
什么是复制件?
打印盖章的文件。
原件与复制件的关系是:
原件是主件,打印件是复制件,原稿的重要程度高于复制件。
了解了这个关系,我们就会认识到,原来这原件“辈份”很高,原件是复制件的“长辈”,重要程度更高,原件不是办完就不要了,也不是存起来再也没有用了,而是原件永远都对复制件起着规定、约束的作用。
确实是这样,有些公文也不一定得有复制件,机关的有些公文经领导签发后,就已经成为标准意义的公文,但根据需要并不复制或印发,存档备查,落实文件通过会议传达进行。
又比如签报,在机关,签报仅此一份,也不复制,并不能说它不是文件。
所以说没有复制件,不等于这个文件不是文件。
由此可见,原件确实比复制件重要,所以对原件的起草、审核、修改、管理就十分重要,我们一定要重视提高公文稿件
6的处理质量。
既然认识到原件这么重要,就能更好地理解今天我们为今天交流的第一个问题是从发文稿纸的正确使用开始讲起。
原来,发文稿纸承载了公文重要性的大量信息,公文的法定效力和权威性集中体现在发文稿纸上。
发文稿纸填写不全或不写正文,实际是很“奇葩”的一种做法。
九、公文管理
领导签发的文件不得改动,确有必要改动的,必须列出充足理由,报请签发该文件的领导同意。
部门承办发出的文件,包括收到的文件,应当集中管理,有个发文本,有个收文本,各员工、各小组暂时不用的文件,及时交出统一管理;需要时借阅,用过归还。
十、其他问题
今天我的发言,提出这些问题和建议,首先是从铁路公文处理办法出发的,按照铁路公文处理办法和公司有关领导的要求进行公文处理。
同时,也实际上坚持一个方法:
这个方法就是:
分清“行、对、好”的标准。
我们应当坚持的标准不能停留在也行、也对的水平上,而是应当要求自己向更好的标准努力。
因为,如果只满足“也行”、“也对”的程度,我们的公文处理工作质量就会越来越下降,而只有坚持“好”、“更好”的标准,我们的公文质量才能越来越高。
7如何追求更好这个标准?
一是严格要求自己,严肃认真地对待公文处理工作:
我们可以对自己提个要求,文件拿出来,让别人难以找到可以改动的地方。
把字写好,可以不是书法,但能体现认真。
发文稿纸填写有的实在潦草,涂改混乱。
要把自己姓名写工整,有的实在难以辨认。
二是抽出时间系统地学习公文处理有关规定:
学习铁路公文处理办法;学习铁路公文格式;学习标点符号用法;
学习国务院关于在公文和出版物上正确使用数字的规定。
三是讲究语法和修辞:
语法就是就是把话说得对,修辞就是把话说得好。
高质量的公文拟稿要语法和修辞相得益彰。
四是注意文字表述的一些具体问题
“贵单位”与“你单位”的用法确定和统一:
对地方政府、总公司各部门用“贵部门”即可。
对其他单位一般用“你单位”较好。
凡签名,请注明时间。
“等”字,不用在句末。
“等+数字”时,等前不等后。
等是“类”、“前列所有”的意思,注意体会,正确使用。
8加括号的情况和位置:
一是属于相同的句子成分,二是括号里的内容可以用所注解的内容替换。
数字用法,按规定使用。
连词(和、与、及)的用法。
助词(的、得、地)的用法。
校对时请注意我改动过的地方,体会为什么改;不理解、不赞成的提出商榷,共同探讨。
表达尽量简练,套用文件表达方式也不要一成不变,根据需要尽量简化。
修改得多的,应当清稿。
每写下一个字,要确切,要有确定的内容,要有针对性,有对应的内容。
公文处理的内容比较多,今天我们就主要的注意事项和常见问题进行了一个交流,没有涉及的事项还有很多,在今后的工作中我们随时继续交流。
今天说得不妥的地方,请领导和同志们批评指正。
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