办公自动化OA系统软件.docx
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办公自动化OA系统软件
办公自动化OA系统软件
进修要求
明白得电子政务内网——OA体系的运行情形,OA软件的安装与设备,操纵部分定义、人员定义、群组定义、操作权限设置以及体系爱护的全然操作方法。
3.1OA体系的运行情形
3.1.1OA体系软件简介
OA体系软件是电子政务收集的重要构成部分,它工作在电子政务的内网上,是电子政务的差不多应用软件。
政务部分要开展电子政务活动,起重要进步内部办公的信息化程度及干事效力,是以,OA体系软件几乎要在所有的政务部分内运行。
然则,因为在机关内部办公主动化的需求界线模糊,哪些功能由办公主动化软件实现,哪些功能应分别出来作为自力的软件或归入其他营业体系不轻易确信,也没有同一的标准,故OA体系软件相关于其他治理软件更为复杂、多变,通用性较差,个性较凸起。
与常用的办公处理软件如微软的Office套件不合,政务部分应用的OA体系软件没有同一的版本,没有同一的要求,软件的风格也因开创商采取开创对象与平台的不合而差别较大年夜。
今朝,OA软件重要有三大年夜类:
一类是基于Lotus的OA,另一类是基于J2EE的OA,还有一类是基于ASP.NET的OA。
Lotus是IBM公司专门为协同办公流程搭建的开创平台,是今朝我国当局电子政务内网推广得较多的应用平台;J2EE则是具有跨操作体系优势的开创平台;而ASP.NET则具有与Windows操作体系兼容且慎密相结合的特点。
本书采取的“求讯办公主动化体系2.0”软件是基于Lotus的OA,该软件采取Web式的设计风格,页面简洁美不雅,有用性强,操作便利。
其重要功能包含小我办公、电子信息共享、电子公函治理、电子事务治理与体系爱护,能够知足政务协同办公仿照实训操作要求。
3.1.2操作体系与软件平台要求
OA体系软件的运行须要有必定的硬件与软件情形支撑。
从硬件方面来说,对办事器的处理才能要求较高,对一样的客户端机械要求较低。
从软件方面来说,办事器与客户端的操作体系稳固性对OA软件的运行阻碍较大年夜,是以,要选择机能成熟、马脚少、安稳性高的操作体系。
1.硬件情形
(1)办事器端硬件
体系办事器的硬件设备应以包管体系运行速度和稳固为前提,建议应用以下设备:
主办事器一台,SunFire280R办事器(两个UltraSPARCIII处理器),操作体系为Solaris8),2GB内存,用于运行LotusDomino办事器。
或:
Dell专用办事器一台,Pentium4双核,操作体系为WindowsServer2003,2GB内存,320GB磁盘阵列,用于运行LotusDomino办事器。
(2)客户端硬件
体系客户端对运算机的硬件要求不高,能够安装在通俗PC上。
举荐应用:
●CPU:
IntelPentium/Celeron系列,时钟频率为1GHz或更高的处理器、AMDK6/Athlon/Duron系列或兼容的处理器。
●内存:
256MB或更高。
●硬盘:
20GB以上可用硬盘空间。
●网卡:
设备10/100MEthernetNIC。
●CD-ROM或DVD。
2.软件情形
(1)办事器端软件情形
办公主动化体系的办事器端能够运行在Unix体系和Windows2000/2003Server下,是真正的跨平台体系。
具体的软件情形能够依照选用的办事器而确信:
●Solaris8,有用于SunFire办事器。
●Windows2000/2003Server,有用于通俗PC办事器。
●LotusDominoR6.51。
IBM-Lotus公司的Notes与Domino平台是一个典范的用于开创和应用办公主动化体系的平台产品,它既能够运行在Unix(Linux)体系下,也能够运行在Windows操作体系下,从而包管了在该平台上OA软件的可移植性。
它在运算机收集情形下以客户机/办事器(C/S)模式工作,但同样能够供给B/S工作模式,即在客户端以扫瞄器与Domino办事器进行通信。
平日应用的OA系同一样采取B/S工作模式。
(2)客户端软件情形
从客户端登录OA体系,须要预先安装:
●操作体系平台,可因此MicrosoftWindows98/2000/XP。
●InternetExplorer5.0版本以上扫瞄器。
●MicrosoftOffice办公软件。
也能够在客户端安装LotusNotes产品,但对以B/S工作模式的OA软件,客户端只要有扫瞄器就能够顺利登录OA体系,从而简化了客户端的软件安装与设备。
3.2OA体系的安装与初始化
安装OA软件前,先要安装和设备LotusNotes体系平台,具体安装和设备方法拜见附录A中的介绍。
3.2.1安装与设备OA软件
1.安装
在Lotus平台上开创的OA体系,重要包含NSF数据库文件、OAIMAGES图形文件、CSS样式表文件及OAJSJavaScript和HTML文件。
个中后四者放置在办事器上供扫瞄器调用,不介入办事器法度榜样的运行。
“求讯办公主动化体系2.0”软件由一张光盘和用户手册构成,光盘上的\OA文件夹储存NSF数据库文件,\HTML文件夹储存相干关心文件。
安装前先退出Domino办事器,以便进行数据库的改换。
退出Domino办事器的方法是,在办事器运行的DOS窗口输入敕令quit再按Enter键。
运行安装光盘中的Setup.exe法度榜样,按屏幕的提示操作即可完成OA体系的安装。
也可手动进行,下面介绍手动安装步调,设Domino办事器数据文件的路径为F:
\Lotus\Domino\Data。
(1)将安装光盘\Data文件夹下的邮件模板文件mail6.ntf与设备数据库文件Domcfg.nsf复制到F:
\Lotus\Domino\Data\文件夹中调换本来的同名文件。
(2)将安装光盘\OA文件夹中的所有NSF数据库文件复制到F:
\Lotus\Domino\Data\oa文件夹中。
(3)将安装光盘\HTML文件夹中的Word控件法度榜样包WordxProj.cab、images和oaimages图形文件夹、css和oacss样式文件夹、js和oajsJavaScript文件夹复制到F:
\Lotus\Domino\Data\domino\html文件夹中。
完成OA软件安装后,重启Domino办事器。
专门留意,start.ntf是“求讯办公主动化体系2.0”的启始数据库文件,必须复制到F:
\Lotus\Domino\data\oa启始目次中,并设置为Domino办事器的主页文件。
同时还须要设置Domino办事器的其他情形参数,并对OA体系的数据库进行签名后才能运行OA体系。
2.设置Web主页
经由设置的Domino办事器启动后即供给Web办事,但默认的主页是一个赞助页面,要启动OA体系的主界面必须将OA体系的启始数据库文件作为Web的主页文件应用,这须要经由过程LotusNotes的治理法度榜样进行设置。
选择“开端”|“所有法度榜样”|“Lotus应用法度榜样”|“LotusDominoAdministrator”,启动治理设备法度榜样,打开LotusNotes口令窗口,如图3-1所示。
输入精确的口令,单击【确信】按钮,法度榜样与Domino办事器进行连接,连接成功后打开如图3-2所示的治理窗口。
图3-1LotusNotes口令窗口
图3-2LotusAdministrator治理窗口
在图3-5中,双击“主页URL”项,将该栏本来的内容“/homepage.nsf?
Open”改为“oa/start.nsf/firstpage?
Openpage”,其他栏内容保持为本来的默认值。
图3-3数据库文件列表
图3-4收集域中的办事器
图3-5主页URL设置
3.设置Web引擎
在图3-5中选择“Internet协定”|“DominoWeb引擎”选项卡,设置“会话验证”为“单办事器”,“余暇会话超时”为“30分钟”,即超出30分钟用户仍没有对屏幕操作则须要从新登录,设置“每个视图页面的缺省行数”为3000,设置“缺省搜刮成果数”为2500,其他栏内容保持为本来的默认值,如图3-6所示。
图3-6Web引擎设置
4.设置安稳性
在图3-5中选择“安稳性”选项卡,将该窗口右边部分“编程限制谁能够-”中的所有文本框中都输入“*”号,即可打开所有效户的运行权限,如图3-7所示。
图3-7安稳性设置
5.为OA数据库签名
在图3-3中单击左边窗口的oa文件夹,右边窗口将显示oa文件夹中所有的数据库文件,单击个中随便率性一个文件,再按【Ctrl+A】组合键选中所有这些文件,如图3-8所示。
单击鼠标右键,从弹出的快捷菜单中选择“签名”敕令,Domino办事器即开端对所选的数据库文件进行签名处理。
最后单击【储存并封闭】按钮,完成OA体系的设置。
封闭LotusDominoAdministrator治理设备法度榜样及Domino办事器,再次重启,OA体系即可运行。
3.2.2安装FTP办事器
图3-8数据库签名
1.安装
双击Serv-U办事器安装法度榜样Setup.exe,启动安装界面,如图3-9所示。
图3-9安装FTP办事器
按屏幕提示一步步操作,选择默认即可,完成初步安装。
2.设备
初步安装完成后,界面弹出安装领导,如图3-10所示,须要对办事器的运行情形及治理用户作进一步的设置。
图3-10安装领导
步调一:
单击【Next】按钮,显现步调二,默认即可。
步调二:
单击【Next】按钮,显现步调三,默认即可。
步调三:
单击【Next】按钮,显现步调四,输入办事器本身的IP地址,如图3-11所示;假如不输入IP地址,该FTP办事器不克不及对外供给办事,只能为本机(127.0.0.1)供给办事。
图3-11IP地址
步调四:
单击【Next】按钮,显现步调五,输入办事器主机名称:
Domain。
步调五:
单击【Next】按钮,显现步调六,是否许可匿名拜望,选择“No”。
步调六:
单击【Next】按钮,显现步调七,是否创建账号名,选择“Yes”。
步调七:
单击【Next】按钮,显现步调八,在账号登录名(Accountloginname)中输入=stones。
步调八:
单击【Next】按钮,显现步调九,在暗码框中(Password)中输入=stones。
步调九:
单击【Next】按钮,显现步调十,在主目次中(Homedirectory)中输入=C:
\ftp。
在C盘创建C:
\ftp\2004文件夹,里面存放document.doc和document1.doc,在C:
\ftp存放document.doc,这些文件可因此空文档,用于Word模块编辑流程中的文档。
步调十:
单击【Next】按钮,显现步调十一,是否锁定用户在主目次,选择“Yes”。
步调十一:
单击【Next】按钮,显现步调十二,在特权账号(AccountadminPrivilege)中选择“SystemAdministrator”。
步调十二:
单击【Next】按钮,显现步调十三,单击【Finish】按钮完成设备,如图3-12所示。
图3-12完成设备
3.启动
安装完成后,将在桌面创建FTP办事器图标“Serv-U”,双击该图标,进入FTP办事界面,如图3-13所示,单击左侧窗口中的【License】按钮,可在右侧窗口看到相干的注册信息,若还未注册,应先启动注册法度榜样,注册成功后才能启动FTP办事。
图3-13FTP运行窗口
若采取其他FTP办事器进行文件传输,为包管OA体系的正常运行,必须建立用户账号stones,暗码设置为stones,主目次设置为C:
\ftp。
3.2.3设备客户扫瞄器
客户端经由过程IE扫瞄器拜望OA体系时,常须要下载OA体系供给的控件运行,是以须要对IE进行设置,以便快速、精确地运行OA体系供给的控件。
在客户端启动IE,选择IE体系菜单的“对象”|“Internet选项”敕令,再选择“Internet选项”对话框中的“安稳”选项卡,选中“本地Intranet”,单击【自定义级别】按钮,打开“安稳设置”对话框。
设置所有的ActiveX控件和插件为“启用”状况即可,如图3-14所示。
图3-14IE扫瞄器设置
3.3软件全然操作
3.3.1启动办事器
1.启动LotusDomino办事器
图3-15LotusDomino办事器启动窗口
2.启动FTP办事器
双击桌面上FTP办事器“Serve-U”的快捷图标,将启动FTP办事器,并等待用户的拜望。
图3-16所示是FTP办事器正常启动的窗口。
图3-16FTP办事器启动窗口
若采取其他FTP办事器,启动后应包管用户账号stones能正常传输文件。
3.3.2启动客户端
客户端开机进入Windows操作体系,启动扫瞄器,在扫瞄器地址栏中输入OA体系地点办事器的域名或IP地址,将显现登录界面,如图3-17所示。
“求讯办公主动化体系2.0”是广东行政学院与广州求讯运算机科技合营开创的用于当局机关的OA体系,功能周全、界面清晰、操作简单。
为了最有效地运行该体系,建议用户将运算机屏幕的辨论率设置为1024×768模式,在运行过程中假如扫瞄器显示拦截信息,则应调低扫瞄器的安稳级别,放行OA体系的ActiveX控件。
图3-17OA体系登录界面
3.3.3用户登录
在登录界面中,输入用户名和暗码进行登录,下面以体系治理员admin登录。
当用户名与暗码输入精确,单击【进入】按钮后,用户将进入体系主界面,如图3-18所示。
当用户名与暗码输入缺点时,体系将会提示用户暗码缺点,现在需从新登录。
图3-18OA体系主窗口
OA体系主界面有五大年夜区域,分别是A、B、C、D、E区。
(1)A区:
OA体系的LOGO信息。
(2)B区:
OA体系的主菜单。
主(导航)菜单中包含了6个功能模块,当鼠标移动到菜单上时,菜单下就会弹出一个响应的子菜单,用户经由过程选择,进入响应的功能模块中进行工作。
●小我事务:
重要描述小我须要本身解决的营业信息,包含我的工作、我的设置、我的事务、公事授权、小我材料、小我文档、暗码设置、邮件体系和在线交换。
●公函治理:
收文治理、发文治理、正式发文。
●公共办公:
电子通知布告、电子论坛、电子刊物、网上查询拜望、公共信息、规章轨制、消息动态、留言板。
●行政事务:
会议治理、接待治理、信访治理、车辆治理、固定资产治理。
●体系爱护:
体系设置、流程设置、档案库设置、引导信箱设置和菜单设置等。
(3)C区:
信息栏。
信息栏包含待干事宜、行政通知布告、网上查询拜望、留言板。
●待干事宜:
当用户登录后,待干事宜信息板上会显示当前用户所需解决的事宜以及最新的邮件情形。
用户能够经由过程单击事宜标题或邮件标题,来打开文件进行扫瞄、解决。
●行政通知布告:
主假如用于单位宣布通知布告、通知的处所。
●网上查询拜望:
用于在网上聚拢工作人员的看法,也可用作相干常识测验。
●留言板:
当用户登录后,在该留言板面上会显示收到的最新留言,经由过程单击文档标题来打开文档,并进行处理。
(4)D区:
消息动态信息。
这是单位宣布最新消息的场合,包含三部分内容:
单位要闻、体系动态和综合消息。
用户界面上可直截了当不雅看首条消息和首页消息。
首条消息是指配有消息图片和内容简介的第一条消息,首页消息是指显示在首条消息之下的其他消息。
用户能够经由过程选择消息标题或消息图片来打开文档,扫瞄消息内容。
若用户想查看更多消息可单击右上角的【更多】按钮,就会打开一个消息视图,用户能够在消息视图中选择消息打开扫瞄。
(5)E区:
综合栏。
该区包含三部分内容:
引导信箱、小我日程和常用材料。
●引导信箱:
可直截了当从那个地点给单位引导写电子邮件。
●小我日程:
显示当月天天的工作筹划。
●常用材料:
当用户登录后,在常用材料板上能够经由过程单击材料标题进行响应材料的查阅。
3.4体系的治理与爱护
LotusDomino办事器及OA体系软件安装与设备完成后,体系只注册了一个用户,那确实是治理员账户admin。
接下来体系的治理与爱护工作重要由治理员完成,包含部分、岗亭及其人员的定义、群组定义、操作权限设置等。
在实际应用中,这些定义是OA体系设计人员在对应用OA体系的单位进行设计调研时须要完成的一项全然工作。
为后面进修与操作的便利动身,本书同一以南边省海边市统计局作为仿照案例,该单位各部分的本能机能定义及具体仿照材料拜见附录B。
3.4.1部分定义
要让单位的工作人员应用OA体系,每小我员都必须拥有OA体系的一个账号,为便于治理,每小我应属于某个部分,具有必定的职位,因此体系治理员起重要按某种逻辑关系定义单位内的部分与职位。
体系治理员以账户名admin登录到图3-18所示的OA体系主窗口,选择“体系爱护”|“体系设置”,进入体系治理与爱护窗口,如图3-19所示。
图3-19体系治理与爱护主窗口
在本书仿照的案例中,海边市统计局内设8个科室,正式编制64人,部分设置分为两级:
第1级是统计局本身,第2级是部属科室,级别代码分别是1和2。
依照组织机构,结合办公主动化体系的数据构造确信部分信息一览表如表3-1所示。
表3-1部分信息一览表
序号
部门简称
级别
代号
排序号
描述
0
统计局
1
TJ
1
海边统计局,局引导4人
1
办公室
2
TJ01
21
办公室,6人
2
人事科
2
TJ02
22
人事劳资科,6人
3
综合信息科
2
TJ03
23
财务金融审计科,8人
4
工交能源科
2
TJ04
24
资产投资审计科,8人
5
社科投资科
2
TJ05
25
社会科技投资科,8人
续表
序号
部门简称
级别
代号
排序号
描述
6
农业财贸科
2
TJ06
26
农业财贸科,8人
7
法制教诲科
2
TJ07
27
法制教诲科,8人
8
贸易统计科
2
TJ08
28
贸易外经统计科,8人
1.部分定义
单击图3-19左侧窗口“体系设置”左边的“+”号,展开体系设置,选择“部分名称”|“新建部分”,显现如图3-20所示的“部分名称设定”窗口。
按表3-1部分信息一览表中的内容输入一个部分后,单击【储存并新建】按钮,输入下一个部分,输入完成后,单击【封闭】按钮返回。
2.岗亭定义
选择图3-19左侧窗口“岗亭名称”|“新建岗亭名称”,显现如图3-21所示的“岗亭名称”窗口。
按表3-2岗亭信息一览表录入。
图3-20“部分名称设定”窗口图3-21“岗亭名称”窗口
表3-2岗亭信息一览表
序号
岗位名称
排序号
描述
0
局长
1
负责全局工作
1
副局长
21
协助局长工作
2
主任
22
部分重要负责人
3
副主任
23
协助主任工作
4
科长
24
部分重要负责人
5
副科长
25
协助科长工作
6
科员
26
一样工作人员
续表
序号
岗位名称
排序号
描述
7
秘书
27
一样工作人员
8
打字员
28
负责材料录入
9
借用人员
29
完成临时性工作
10
体系治理员
30
Admin,治理OA体系
3.4.2人员定义
人员定义的方法有两种,一种是单小我员录入,另一种是批量人员录入。
1.单小我员录入
单击图3-19左侧窗口“人员设置”,在人员设置窗口中单击【新建用户】,显现如图3-22所示的“用户注册”窗口。
图3-22“用户注册”窗口
在“用户注册”窗口中依次输入用户姓名、人员地点的一级部分、二级部分名称,二级部分的输入可从下拉窗口中选择,如图3-23所示。
按同样的方法输入岗亭、用户简称、姓名排序号、用户初始暗码,并选择注册邮件。
输入完成后,单击窗口右上方的【注册】按钮,完成用户的注册,用户必须在注册后才能登录OA体系。
该方法录入简便,但每次注册要花费较长时刻,故效力不高。
图3-23“选择部分名称”窗口
在“用户注册”窗口中,姓名用中文,用户简称能够用拼音,两者都能够在登录时应用,且共用一个登录暗码,一旦注册成功,两者都不克不及修改,不然将不克不及精确登录。
假如必定要改,则必须先删除,再从新注册。
是以,人名与简称弗成反复,体系治理员要事先对全部单位的人员作同一的筹划,幸免登录名的反复,包管每小我员都能正常登录OA体系。
2.批量人员录入
OA体系支撑人员的批量注册。
起首将各部分人员的信息录入至一个文本文件中,文件内容的格局为:
人员姓名*人员姓名排序号*一级部分名称*一级部分排序号*二级部分名称*二级部分排序号*岗亭名称*移动德律风号码*人员简称*暗码
说明:
文件的每一行对应一个登录账号,一行分为10个项目,各项目之间用“*”分开。
假如某项内容空白,则在两个“*”之间输入一空格,如“**”,一个账号的10个项目必须位于同一行。
应用文本的复制功能能够快速建立多个账号,但同样要留意幸免人员姓名与人员简称的反复,账号输入完成后以某个文件名储存到磁盘上备用。
单击图3-19左侧窗口中的“人员设置”,在人员设置窗口中单击【用户导入】按钮,显现如图3-24所示的“用户导入”窗口。
图3-24“用户导入”窗口
单击【扫瞄】按钮,选中已录入的用户账号文本文件,单击【导入】按钮,将完成批量用户的注册。
图3-25所示为已录入的统计局各部分人员名单。
单击“+”图标可展开各部分名称,单击“-”图标可折叠显示。
具体名单见附录B的工作人员列表。
图3-25“人员设置”窗口
3.4.3群组定义
人员定义完成后,能够按照工作义务、性质、职位等的不合建立不合的群组。
群组的建立能够使人员的操作更具有灵活性,在小我电子邮件与工作流程中选择人员时应用群组专门便利。
单击图3-19左侧窗口中的“群组设置”,再单击【新建群组】,在“群组设置”窗口中输入群组名称,单击【选择】按钮,选择群组对象,如图3-26所示。
表3-3是统计局的群组定义。
图3-26“群组设置”窗口
表3-3群组定义一览表
序号
群组名称
群组描述
群组成员
0
全部人员
统计局全部人员
(略)
1
局引导
全部局级引导
赵局长、钱局长、孙局长、李局长
2
科长
全部科级引导
黄主任、吴主任、诸科长、沈科长、朱科长、秦科长、尤科长、孔科长、曹科长、严科长、戚科长、谢科长、柏科长、水科长、窦科长、习科长、范科长、崔科长
3
科员
除局引导、科长之外人员
郑秘书、王秘书、冯秘书、陈秘书、卫科员、蒋科员、韩科员、杨科员、许科员、何科员、吕科员、施科员、张科员、华科员、金科员、魏科员、陶科员、姜科员、邹科员、俞科员、章科员、云科员、苏科员、潘科员、葛科员、彭科员、朗科员
4
办公序列
办公室、人事科
黄主任、吴主任、郑秘书、王秘书、冯秘书、陈秘书、沈科长、崔科长、韩科员、杨科员、尤科员、叶科员
续表
序号
群组名称
群组描述
群组成员
5
营业序列
人事劳资科、综合信息科、工交能源科、社科投资科、农业财贸科、法制教诲科、贸易统计科
各科室全部成员
6
收发文
介入收发文的人员,临时包含局引导和办公序列
赵局长、钱局长、
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