监理组织协调的工作方法.docx
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监理组织协调的工作方法
8组织协调的工作方法
8.1组织协调的工作任务
在工程项目建设监理中,监理工作的核心任务是“三控三管一协调”,其中的组织协调是极为重要的,监理工作是以合同管理为依据,以信息管理为手段,运用所掌握的专业知识,使用恰当的沟通协调方法,促使工程各方团结一致,力求协调各方关系,得到多方协助,促使各方协调一致进行工作,齐心协力,以达到控制成本、工期、质量、安全的目的。
协调工作除做好合同约定的内容外,还需要通过更大范围的协调,创造良好的内部人际、组织关系以及政府和社会组织的良好关系等多方面的内外条件,为工程的顺利实施创造条件。
8.2组织协调的工作原则
8.2.1公平合理原则
坚持“公开、公平、公正”的原则开展协调工作,公平维护各参建单位的合法权利。
8.2.2主动服务原则
外层关系是建设单位协调的范畴;监理要利用自己的技术和人文优势协助业主协调这些关系。
8.2.3信息沟通的原则
监理在协调中,要虚心听取各方意见,并把自己的想法、打算,要经常主动和建设单位、相关单位沟通。
8.3组织协调的工作方法
8.3.1建立健全监理机构的协调组织结构
监理机构组建完成,在明确各监理人员的职责时,同时确定总监理工程师、专业监理工程师、监理员的协调工作的工作重点,协调的主要对象,协调的工作方法。
8.3.2会议协调的方法
监理的协调会议分为第一次工地会议、工地监理例会、专题会议、监理内部会议。
第一次工地会议
第一次工地会议中需要明确施工监理的工作程序(质量、进度、计量支付、延期及索赔处理、工程变更、工程质量事故及安全事故的报告、信息传递、确定工地例会的时间、地点、出席人员、会议程序等)。
这种通过第一次会议约定各方工作程序的方式实际上是告知,并要求大家共同遵守。
监理例会
工地监理会议的主要任务是:
对照进度计划抓落实,分析质量、安全问题找原因要求整改,解决目前需要协调的问题。
专题会议
专题会议是不定期地根据当时的情况,就图纸会审、进度严重滞后或重大调整、必须马上解决的质量安全问题、分部工程验收等事项召开的协调会。
监理内部会议
监理内部会议是重要的内部沟通协调方式。
民主的内部会议能让监理机构成员心情舒畅,能够针对问题各抒己见,达到总监提纲挈领明确统一要求。
内部会议既是沟通各方信息的会议,也是答疑解惑的会议。
无论是专业问题还是工作方法的困惑,一般均能在心胸开阔、业务知识丰富的总监引导下,在内部会议上达成共识。
8.3.3交谈协调
面对面或电话交谈方式可以使某些问题获得较快速、简单解决的效果。
在合适的谈话对象、适宜的气氛(或严肃或轻松)、彼此平等的交流的情况下,会使参与协调的人对主题印象深刻,贯彻落实的力度大。
监理工作中大量的交谈协调,有些意见能很快落实。
8.3.4书面协调
监理书面协调的方式有会议纪要、联系单、通知单、备忘录。
这种协调方式是工作的需要,也是相关问题解决的依据。
8.4组织协调的保证措施
8.4.1组织措施
建立健全监理组织机构;完善职责分工及有关制度;落实组织协调工作的责任。
制定协调工作目标;将目标分解,落实到人。
制定工地会议工作制度,每周召开一次工地监理例会,随时根据实际情况组织召开专题会议。
对影响工程目标实现的干扰和风险因素进行分析、预测,采取预防协调措施。
8.4.2技术措施
监理人员的专业培训
公司总工办、人力资源部定期组织监理人员的知识理论培训,增加监理人员的专业知识和知识面。
总监在监理机构内部管理时要经常检查监理人员对设计图纸、相应规范规程的了解、掌握程度。
只有知识全面、经验丰富的监理人员才能有预见地多提一些技术性的建议,多提一些解决问题的方法,在协调问题时游刃有余。
工程项目实施过程中出现或可能出现许多问题,总监不可能涉及所有问题,就需要监理工程师和监理员在旁站、巡查过程中,运用自己的专业知识和经验发现问题、提出问题、协调解决问题。
主动协调的意识
监理工程师树立主动协调的意识,总监是各方协调的核心。
信息沟通
首先是和业主代表的沟通;工地发生的情况;监理的想法、打算,要经常主动和业主沟通,同时虚心听取各单位的意见。
做好第一次工地例会(监理交底会)
这次会有建设单位、施工各方参加,要把监理的管理程序、规定;各方的职责、权限等交代清楚,可以讨论修改再确定,并做好纪要,发出监理交底文件,作为统一步调的依据。
开好每周监理例会
监理工程师开会前应有准备,会前和建设单位先开协调会、预备会。
抓计划落实
抓计划的执行、计划的调整是协调的主要手段。
包括设计出图计划、甲供材料和设备的计划,均应按计划执行,如有偏差,及时调整。
8.4.3经济措施
编制协调目标计划,建议建设单位对提前完成者给予奖励;对拖期完工者给予处罚。
畅通沟通协调渠道,如因协调沟通而节约开支,建议建设单位按一定比例对当事人或单位进行奖励。
建议建设单位建立协调奖励基金,对协调工作出色的个人或单位进行奖励。
建议业主利用行政手段给予奖励和处罚。
8.4.4合同措施
协助建设单位签订一个好的合同,合同中涉及工作关系协调的条款,字斟句酌,不出现不利于建设单位的条款。
做好工程施工记录,积累素材,正确处理可能发生的各种协调问题。
积极主动,为建设单位当好参谋,减少由于建设单位原因导致的工期延误。
收集有关工作关系协调的信息,分析总结;定期向建设单位及有关单位提供报告,为正确的决策提供依据。
8.5组织协调的工作内容
8.5.1工程项目系统内部关系的协调
工程项目内部在人员安排上要量才录用。
对各专业人员,根据每个人的专长进行安排,做到人尽其才。
不同工程阶段人员的搭配注意能力互补和性格互补;在工作委任上要职责分明。
对组织机构内的每一个岗位,都应订立明确的目标和岗位责任,做到职能清晰,管理职能不重不漏,做到事事有人管,人人有专责;在工作中做出成绩应得到肯定,对工作不认真,应及时提出整改,使每个人热爱自己工作,对某些矛盾出现,调解沟通要及时,用个别谈话和必要的批评与自我批评方法解决。
在较大的组织协调工作上,宜从以下方面明确规定每个机构的目标职责、权限、以规章制度形式做出明文规定;根据监理有关规范约定各机构工作中的相互关系形式,分有主办、牵头和协作、配合之分。
事先约定,才不致于出现脱节、贻误工作现象。
建立信息沟通制度,如采用监理例会,业务碰头会,会议纪要,采用工作流程图或信息网络等方式来沟通信息,这样可使局部了解全局,服从并适应全局需要。
及时清除工作中的矛盾冲突,消除方法应根据矛盾或冲突的具体情况灵活掌握。
工程项目系统的需求关系的协调。
工程项目建设中有人员需求、材料需求、设备需求等,在计划环节、平衡人、财、物的需求,在工程不同环节抓计划环节,要注意抓住期限上的及时性,规格上的明确性,数量上的准确性,质量上规定性,这样才能体现计划的严肃性,发挥计划的指导作用。
在工程项目施工中,应对建设力量平衡,抓住主要关键环节。
对进度上受到人力、材料、设备、技术、自然条件的限制或人为因素的影响而造成卡脖子的环节,监理工程师通过组织各方面力量,重点解决关键问题。
解决主要矛盾,保证网络计划关键线路顺畅,保证工程项目建设有计划连续施工,完成预定目标。
8.5.2工程项目系统外部关系协调
对工程项目监理合同工作以外工作采取主动协调参考,与建设相互配合,保证在工程不同阶段做好以下工作:
协调与建设方的关系
在监理工作中,处理与建设方的关系对搞好监理工作,乃至项目的建设都是十分重要的。
处理与建设方的关系,要有热忱服务的精神,又要不卑不亢。
在工程实际中既要维护建设方的利益不受损害,也不能帮助建设方损害第三方的利益。
应当承认,虽然监理与建设方是合同关系,是平等的,但建设方毕竟是委托方,因此,必须明确建设方的主导地位。
在工作中要尊重建设方,处理时要尽可能帮助建设方出主意想办法,让建设方满意。
应当随时与建设方进行多方面的沟通,取得建设方的全力主持。
协调与设计院的关系
与设计院的关系是监理工作中较难处理的。
首先,设计监理没有象施工监理一样被强制执行;其次,设计院拥有唯一的设计变更权;第三,个别设计人员不能虚心地接受监理方的正确意见,在工作中不能积极配合。
应从维护建设利益、便于工程建设的观点出发,认真地与设计院交换意见,争取设计方的配合。
如果对方态度消极,不妨分别不同情况采取不同对策。
对设计遗漏,让承包单位与设计方协调,经监理、建设审查批准后实施。
施工中发现设计问题,监理应及时的报告建设,要求设计单位修改,以免造成大的损失;若监理单位掌握比原设计更先进的新技术、新工艺、新材料,新结构、新设备时,要主动向建设推荐,支持设计单位技术创新。
协调与总包、分包单位的关系
作为项目总监,必须结合项目的特点组织监理班子编制监理规划,必须根据承包单位的特点确定与承包单位协调配合的策略,做好监理工作。
对于社会信誉好的大型国有承包单位(挂靠除外),因为其质量保证体系健全,技术力量较强、施工机械充足,故可以把工作重点放在质量检查和进度协调上。
对于规模小、级别低的承包单位,则应把工作重点放在质量控制上,从图纸会审、方案审查、施工计划、技术交底、隐蔽验收到质量检查,事无巨细均要监理亲自过问。
处理总是要以合同为依据,以图纸、规范、法规为准绳。
施工过程中一切不出问题,没有任何纠纷是不可能的。
与承包单位相处,经常会遇到一些纠纷。
处理问题的依据必须是各方都能接受的,这就是合同、图纸、规范和法规。
作为项目总监,必须公正、廉洁。
公正才能得到信任和拥护,廉洁才能公正执法。
要做好监理工作,监理工作必须公正,只有这样才能得到建设和承包单位双方的信任,才能获得双方的支持。
协调与政府各部门的关系
本着遵守国家建设法律法规的原则下,协调与工程建设相关单位的关系,同时运用请示、报告、汇报、送审、取证、说明等协调方法和信息沟通手段。
安检站作为政府监督部门,在监督工程质量、安全,工程质量、施工安全评定方面有着不可替代的作用。
但安检站的工作毕竟是阶段性的,是离散的,而监理工作则是全过程的,连续的,故监理方对工程质量、施工安全的情况更了解,但安检站代表政府,监理方有责任将工程的实际情况如实地反映给他们,配合安检站做好工作。
8.6施工阶段各项工作的协调
8.6.1图纸会审的协调工作
图纸会审工作一般应由建设单位组织和主持,设计单位、承包单位,监理单位参加,若有必要还须请地质勘察等有关部门人员参加,各参加单位总工程师应根据工程设计等情况,确定各专业人员参加。
监理单位有义务提醒建设单位全面组织有关人员参见图纸会审。
图纸会审记录一般应由承包单位记录和整理,各有关单位签认。
会审记录要达到详细、准确、无误的要求,同时要注明会审时间、地点、参加人员的情况,会签完成后要及时送发各有关方。
8.6.2施工过程中的协调工作
由于施工过程中各种工序繁杂,不可避免的造成穿插中的矛盾。
同电使用、材料进场时间等问题也会给工程带来复杂性。
为确保工程质量、进度、投资、安全四大目标的有机结合,针对工程中可能出现的各种矛盾,要有预见性,前提是做好各种准备工作。
审核承包单位的各专项方案、技术交底、施工工艺,对各工序穿插中出现的矛盾及早发现,及早解决。
严格工序交接检验,确认上道工序验收合格,达到质量验收规范的要求,才能进行下道工序验收。
及时要求承包单位或建设提供材料进场时间表,到场材料及时验收。
同时协调建设的水电供应,特别是到装饰、装修阶段,工作面大,施工队伍多时,水电使用易产生矛盾。
应提前组织例会或在监理专题会议中协调此矛盾。
当施工过程中不可避免的出现矛盾时,监理单位负责把握全局,从总体目标出发,确保关键线路和关键工序的正常施工,同时全面协调承包单位、材料商和建设之间的工作。
8.6.3工程验收中的协调
施工过程中,监理单位随时对工程质量进行巡检,抽查,对于重点部位,采取旁站管理。
对于承包单位的阶段报验,一方面严格审查其资料是否合格,一方面组织建设、承包单位等进行验收。
如出现工期紧张的情况,可适当放宽,协调建设单位先进行工程验收。
竣工验收阶段,按照建设工程竣工验收的有关规范和要求,积极配合承包单位和建设做好工程验收工作,及时提交有关资料,确保工程顺利移交。
8.6.4出现纠纷时的协调
当工程出现纠纷时,为防止纠纷各方相互扯皮、推诿,监理单位本着公平公正、顾全大局的原则,进行调查和协调。
在调解时,采取双向沟通的方法,设法让对方以工程总体目标为出发点消除矛盾,必要时作出部分让步。
并根据沟通的进展情况和结果,按要求通过各种方式及时将信息反馈给相关各方,实现共享,提高沟通和协调效果,以便及早解决纠纷。
8.7保修阶段工作中的协调
在工程保修期间,项目监理部专门指定名监理人员进行工程协调。
随时与建设进行沟通,向建设提供工程相关的信息。
为方便建设的有效管理,我方将提供一套完整的工程监理资料。
对于工程保修期间出现的质量问题,监理单位协助建设进行调查研究,对于相关责任人,监理单位及时通知其进行整改,并对整改结果进行复查,确保工程质量达到建设要求。
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