试谈企业档案管理的重要性.docx
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试谈企业档案管理的重要性
试谈企业档案管理的重要性
如今,国有企业中档案管理已日益成为日常管理的一个子系统。
企业的文书资料、基建图纸、财务报表、人事档案、信用凭证等等,都要求要比较完整和真实地保存下来,要为日后的工作需要和解决实际问题提供历史的证明。
档案管理成为企业生产、经营等各项工作规范性管理的基础与前提。
作为企业管理工作者,必须充分认识到档案管理工作在企业生存发展中具有基础性作用和保护企业知识产权的重要性。
一、规范化、科学化的档案管理,是企业首要做好的一项基础性工作。
当今世界已进入知识经济和信息时代,信息已成为比资产更为重要的战略资源。
档案是一种重要信息资源,档案管理工作作为信息产业的组成部分,作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作,同时作为与企业同步发展的无形资产,在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。
首先必须具备完整的硬件设施,严格按照《档案法》的明确规定,以单位具体情况科学安排档案室的工作库房选址,合理分布好办公、阅览和库房三室的位置,并配备好成套必需的办公用具,为档案工作的顺利开展做好充分的准备工作。
日前,高州市档案局副局长黄汉霖在检查火星农场档案工作的时候也着重强调了档案资料在企业管理中的重要性,对该场领导十分重视档案工作、管理人员积极负责、资料收集齐全归档及时、严格实行数字化管理并注重档案资料的开发利用给予充分的肯定。
二、增强做好档案工作的自觉性,积极拓展档案信息资源。
进一步增强做好档案管理工作的自觉性,尽快突破办公室当前档案初级保管管理,行政、人事档案保管单一的阶段,在规范档案管理的前提下积极拓展档案信息资源,这是当前档案管理工作的一个重点。
目前,单位的档案管理是将平时上级下发的收文、公司内部发文和签报分别收集,于当年年底、次年年初再次筛选,将上一年度的文件分类以件装订保存,内容是简单地将行政、党群、人事、经营管理、综合业务管理制度多方面的集中起来,基本处在档案管理的初级保管阶段。
去年底,我参加了广东省档案工作学习培训(茂名班)将近一个月的课程。
通过档案专业理论知识学习和考察外地先进档案馆,我系统地了解了档案与档案工作概述的基本知识,以及如何对各类档案进行收集、分类、立卷、归档、利用等管理程序,对档案管理的各项具体工作也有了进一步的了解和把握,全方位地了解了档案管理工作的重要性、档案管理人员应该具备的职业素养,明确了日后管理档案工作的发展方向,为我今后的学习和工作奠定了扎实的专业知识和理论基础。
使我充分认识到,要将档案管理工作做细做实,首先要制定一个工作计划安排收集资料、归档工作具体时间,定时向各科室各部门收集相关文件,尽可能齐全完整,并要做到随收随归,方便平时查找,提高工作效率和档案资料的质量。
同时,要着力完善档案类目的编排和存放工作,从细处做起,保护好档案和便于今后利用档案,为解决企业发展所需各项问题发挥余力。
三、自觉提高业务技能,适应新形势下档案工作的新要求。
努力提高自身专业知识和业务能力,认真研究档案工作中遇到的新情况、新问题,完善档案管理制度加强档案管理的规范化建设,健全各项档案制度,制定相关管理制度,这是新形势下档案管理工作的基本要求。
档案工作既是一项业务性工作,又是一项管理服务性工作。
培训学习期间,我深深地感受到了所面临档案管理思路的冲击,冲击来自于资源的搜集、档案的分类方法,来自于所探究的如何针对企业特点构建档案体系、拓展档案信息资源的冲击。
我深知参加档案培训的目的,就是要把理论知识应用到实践中去。
如何能学以致用,是当前应该面对和解决的首要问题,也是日后档案管理工作的重中之重。
作为单位的专职档案工作人员,通过培训学习和日常工作的实践总结,我必须要求自己要有扎扎实实的业务功底和较强的管理能力和服务意识。
一是要认真学习档案管理知识,提高认识档案知识的水平。
不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤,而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法,夯实理论基础;二是要勤总结,勤改进,不断创新。
四、建立健全档案管理制度,确保档案管理工作规范化开展。
档案信息是一种无形资产,也是企业的宝贵财富。
为使档案信息资源不流失,要建立健全档案管理制度,有了规章制度的规范和约束,才能保证档案工作规范化的实施开展,这也是档案管理工作顺利进行的保证。
一是将档案管理制度正式纳入企业管理制度,明确管理档案的部门或人员;二是建立健全公司档案工作各项制度,依据制度对有关部门进行档案目录汇集和使用调控。
旨在提高职工档案意识,确保档案完整、准确和安全;三是办公室档案管理人员对档案管理的主要环节要照章管理,并纳入企业管理运行程序,有利于从文件材料的形成、积累、管理、归档有序进行。
而要将档案管理工作纳入企业管理程序,纳入企业各部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。
即部门档案的管理工作做到“三纳入”、“四同步”:
纳入工作计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。
以上是我在日常工作中以及参加了档案管理培训班后对档案管理的认识和体会。
我坚信在领导的重视和各部门齐心协力的配合下,档案工作不仅会成为领导和各部门的参谋助手,同时也会对提高公司工作效率和工作质量有很大的帮助。
企业档案管理对维护自身权益重要性的浅见
企业在经济运作之中总要发生各种纠纷,且以经济债务纠纷与侵权纠纷居多。
“树欲静而风不止”,说不准的无头官司会从天而降,也会说不准的经济纠葛立马发生。
企业要想减少经济运作中的麻烦与损失,要想胜券在握,就得在平素的企业管理中谨慎、细致的保存好,既有时效性又有真实性,较为翔实完整的企业档案做证据,供以后时段的官司起诉、应诉之用,才能在经济纠纷中立于不败之地。
我自1998年起到现在的十年间,从业各种纠纷多起,所涉的案子颇为胜诉、成功的结案,企业、律师、法官较为满意,有一些经验之谈,以飨同趣者。
一、就我国现行的司法理念,简述举证责任的重要性
我国现行的司法理念简述之为“告诉制”,即不告不诉(讼),且是“谁主张,谁举证”。
然对经济纠纷而言,从民法审判角度,原被告都可以举证、质证,对证据的确认,采信,直接关系到审判的结果。
所以原被告方在审理过程中,谁能完成举证责任是致关一环。
对原告来说是维权的重要手段,对被告来说是有力的抗争,对法官来说是寻求公正判决的合理支点,一经采信证据,就会依据法判决。
所以,企业在应对官司案件中,如能寻找出有力的证据材料,特别是书证、物证、人证、影像资料、录音带等等,既可以还原事实真面目,又能给法官断案依法做出公正、公平的判决,维护权益、讨回公道。
二、企业档案管理中如何融入法制意识
1.证据存在的基本要素。
企业管理千头万绪,但万变不离其宗,不论业务经营、技术研究、行政管理、人力资源、财务资金,企业文化、社区往来等等,都离不开企业档案、文印收发、签章盖印、信函交寄等等这些事务性的工作。
所以取证、索证无时不有,就看从领导到普通员工有没有法制意识与悟性。
对身边的小事、碎事留个心眼,每一步都能到位完成。
要有原始凭证、文件记录保存的习惯;要有程序制度逐级办理的手续履行;要有回执、查询的记录原始材料,特别是保留好原始件的孤本作为;要有当事人的墨迹、影像、声音、照片、字条等等都是证据的基本要素,一句话:
证据要的是原汁原味,这是最关键要素。
2.企业档案必须逐年分类设置,归纳整理,经过活化才能有价值,一目了然、科目清晰的企业文档,是企业的无价之宝。
但是这些东西多半是无生命的纸文,要使它活化才会有价值,又必须靠人为的利用才能活化。
活化工作的基础是要把企业留存文档资料分类编撰,编制目录,简述梗概、摘要内容、形成时间,附件组成等等工序完成,才可供以后时间使用时一目了然,清晰明朗的价值作用发挥。
这项工作虽为繁琐,但意义重大。
重现物质资料的活化工作,是最最基础的事情。
3.物质资料的活化工作,完全取决于管理的人为举措。
俗话说:
“铁打的营盘流水的兵”。
目前我国民法规定,维权的诉讼时效性一般为两年,特殊的诉讼时效性为一年,国际货物合同为四年。
但又说到,从权利被侵害之日起,超过二十年的人民法院不予保护。
但存在诉讼时效的开始、中止、中断与延长,都可能在二十年内发生。
基于这些,即使企业长久不衰,也会有多种变化,物不变但管理的人会变化,必须使资料,文档在活化工作的基础上,还要能传承下去,做好承前启后、前后互动,无论谁在何时接手,谁遇到什么情况,都能说出“子丑寅卯”,可以追溯清楚事情原委,这要求企业文档管理工作的活性到位,继承的延续性。
三、案例分析说明,举证责任完成官司化险为夷的实践
1.劳动争议案。
江苏农垦某企业于1993年聘用某职工为下属企业的法人代表,由于其不负责任、玩忽职守、疏于管理、从中渔利,使企业到1996年严重亏损2000多万元。
该公司为严肃纪律,将其在年底前免职离任审计。
但该员工不服从不配合,私自出境达3年之久。
2000年该公司经职代会通过,按国务院《企业职工奖惩条例》给予他开除处分。
因其在境外漂泊无踪影,开除决定无法送达本人,一方面由挂号信函寄给其妻代为转告;一方面在城市大报公告送达。
殊不知到2003年4月,是该员工到达退休的时间,他回国将公司告上法庭,认为开除决定无效。
一审法院认为:
该员工到达退休年龄且未履行送达本人程序,判令公司收回开除决定。
该公司不服一审判决,上诉二审。
上诉审理时,该公司从档案中将寄给其妻的《开除决定》信函退回件举证法庭,说明①开除决定形成时,该员工未达到退休年龄;②完成送达程序;③完成职代会讨论通过程序,请求法庭支持。
二审认定举证事实有效撤销一审判决,重新判令开除决定有效。
就是因为该公司保留了寄给该员工妻子拒领退回的一封函,告之《开除决定》的挂号信,向二审法庭举证而赢得了官司的胜诉。
2.农民工资纠纷案。
2006年江苏农垦某建筑公司清算组收到法院传票,称差欠14名农民工工资。
这些农民工持有三张欠条,是不同时间由该公司的工地办事处写出的,因此而主张他们1996年的工资权,这三张欠条都盖有工地的大印。
该公司经办人员经仔细辨认印章后,立即从企业档案卷宗中调集70多份有价值的文字记录寻找线索,发现疑点多多。
①是1998年的欠条只差欠2人工资,1999、2000年却差欠20个人的工资。
还发现即使是同一个人,差欠工资数额也不同。
同时1998年以后的时段,该公司已经重新启用新印模,且登报公告经工商部门批准的。
欠条上的“苏州工地”大印表明的工资事实是值得怀疑?
②是经查阅文档材料,有文字材料表明,这枚苏州工地的印章是当时工地负责人私自叫人在街头小摊贩刻制的,未经法人及法人代表授权,纯属私自行为。
现在主张债权的某某是当时公司的办公室主任,受当时法人代表委托与刑侦人员一同去调查此事,书证材料就是某某的笔录,同时盖有苏州市中级法院的材料专用章。
这说明主张债权的某某早在1996年就知道“苏州工地”章没有法律效力,那怎么可能在后来的日子里接受欠款责任事实,与常理相悖。
然而此人又是这14人的代理人,正由于他知情才敢做召集人;正由于他懂常理,所以他根本不可能在1998、1999、2000年认可欠条的效力,所以欠条一张连一连的出笼,倒反引人生疑。
③另外这位人物为了补证追要欠款的时效,向法院提交了具有20人签名的索债信函复印件,说明曾分别于2002、2004年向清算组主张过债权。
还提交特快专递及邮局的收据复印件。
经办人员仔细辨认,发现这些邮局的收据复印件不是寄件人的存联,也没有寄发局的邮戳,不能证明他们主张过债权。
他们如果没有在2002、2004年主张过,即使有债权2006年也超过诉讼时效,显然主张债权一说存疑。
二审法院经清算组辩称认为有理,不支持原告主张,辟开那位代理人,以特有的方式终结。
这起农民工工资案得以了结,完全是档案资料从源头上推翻原告的主张事实,又以日常收发的工作经验看出收据破绽,才终结“10多年前的工资纠纷。
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