公章管理规章制度Word格式.docx
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表1),将印章的用途、种类、名称、样式等进行详细说明。
申请上报到行政部/办公室,经董事长审核批准后,方可进行印章的刻制。
3.2审批通过后《印章刻制申请表》在各公司行政部/办公室存档备案,并开具公司介绍信委托专人到指定机关代表公司执行印章的刻制。
3.3印章样式应根据国家有关规定制作。
部门专用章采用方形式样,字体应使用宋体字和规范化的简化字,材料选用根据同行业标准和惯例确定。
3.4刻制公章、合同章、财务章、发票专用章必须按国家规定在国家法定管理
部门指定的地点办理并履行备案手续,严禁在非法定机构刻制印章。
3.5未经公司董事长批准,任何部门和个人不得擅自刻制本部门的印章。
对私自刻印、伪造公司印章的行为,公司将追究其法律责任,由此导致的所有法律、经济、民事等责任均由责任人承担。
四、印章启用
4.1印章刻制完成后,行政部/办公室应指定专人领回并交该部门领导。
填写《印章启用登记表》(附件:
表2),登记印章图样、领回时间、领交人员等信息并以蓝色印泥加盖在行政部门/办公室印章存档册中存档,以便备查。
4.2新印章启用前应由行政部/办公室下发启用通知,并注明启用日期、发放单位和使用范围。
五、印章保管
5.1公司公章、合同专用章由公司行政部/办公室专人负责保管;
财务章由财务部人员专人保管,重要印章如财务专用章、法人名章等,必须严格实行两人以上分开管理。
5.2各部门用章由部门负责人指定专人进行保管,并将管理员名单报行政部/办公室备案。
5.3公司所有印章应入柜加锁,妥善保管,随用随取,用毕立即存于原处。
节假日应封存印章,严防不测。
一旦发现丢失及异常情况,应妥善保护现场,及时报告有关领导,查明情况,及时处理。
5.4印章保管人如有岗位变动或调离公司时,须交清所保管的印章和《用印登记簿》,方准办理岗位变动或离职手续。
印章交接要在第三人监督下进行,并填写《印章移交申请表》(附件表3),由双方当事人及监督人签字。
5.5印章管理员须切实负责,不得将印章随意放臵或转交他人。
保管人由于各种原因不在工作岗位时,应将印章交由本部门领导或领导指定的专人临时保管,以保证工作需要。
5.6印章管理员对所保管的印章,应经常检查,及时清洗,细心保护。
六、印章使用
6.1由使用人填写《用印审批表》(附件表4),按照公司授权报相关领导审批后,方可用印。
6.2所有需要加盖印章的文件超过一页的应加盖骑缝章,对内容有修改的地方应经相关领导确认后加盖印章。
6.3任何印章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖印章。
严禁开具空白证明。
,印章使用人应将原文件交回保管人销毁并记录之后,重新办理加盖印章手续。
6.5印章保管人在加盖印章时要严格审查有关文件、合同、资料是否与审批内容相符,不得有涂改部分;
对加盖印章的材料,应注意落款单位必须与印章一致,用印位臵恰当,字迹端正,图形清晰。
6.6印章保管人只有印章加盖权,没有审批权。
6.7印章保管人不得在审核手续不完备的文本上加盖印章。
如遇特殊情况,相关授权领导无法签字,需在电话通知授权领导认可的情况下盖章,并督促使用人事后补齐签字。
6.8审批手续不符合规定时,印章保管人用印的,印章保管人承担一切责任;
手续齐全,出现问题由申请用印人及审批人承担相应责任。
6.9各印章保管人员应建立《用印登记簿》(附件表5),详细载明印章的使用时间、使用部门、使用人、加盖份数、审批人等内容,并定期归档。
6.10印章保管人应将加盖印章文本的重要文件复印件备存一份(财务报表除外),并连同《用印审批表》一并归档,以月为单位按照时间顺序将用印记录存档。
6.11公司印章原则上不得带出公司,因特殊情况确需带章外出不得超过一天,须填写《印章外出使用申请表》(附件表6),经授权领导批准后,方可外带印章,借用人只可将印章用于申请事由,使用完毕后应立即交回。
借印期间发生的与所借印章有关的一切后果由借印人承担。
6.12因用章不慎造成损失,公司将追究有关人员的责任,直至法律责任。
6.13私人取物、取款、挂失、办理各种证明,需用单位介绍信时,由行政管理中心严格审批,符合要求后办理并执行登记制度。
6.14对已调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的,必须持有效
证件材料,经行政部领导审批后,方可盖章。
七、公司印章的使用范围
7.1公司所有印章必须按规定范围使用,不得超出范围使用。
7.2公司公章的使用范围主要为:
7.2.1公司对外签发的文件;
7.2.2公司与相关单位联合签发的文件;
7.2.3由公司出具的证明及有关材料;
7.2.4公司对外提供的财务报告;
7.2.5公司章程、协议;
7.2.6劳动合同,聘用协议;
7.2.7担保书、承诺书等重要法律文件。
7.3公司合同专用章的使用范围主要为;
7.3.1对外投资、合资、合作协议;
7.3.2各类商事合同等。
7.4法人印,主要用于银行预留印鉴,在现金收讫和付讫,转帐结算时使用。
需加盖法人印的合同、高级管理人员人事任免文件。
7.5财务专用章,用于财务支出和收入证明的签章,主要用于收款收据、银行票据等相关业务。
7.6发票专用章,主要用于购买和开具发票使用。
7.7公司各职能部门专用章,以各部门名义印发的各类对内公文、函件上使用,禁止在对外文件上使用。
八、印章停用
8.1因需要更换新印章,在新印章启用同时,由各公司行政部/办公室对原有印章进行销毁处理申请。
8.2具有下列情况时,由印章使用部门填写《印章销毁申请表》(附件表7),详细说明原因,报公司董事长审批。
8.2.1印章使用损坏;
【篇二:
公司印章管理规章制度】
公司印章管理规章制度
印章是公司经营管理活动中行使职权,明确公司各种权利义务关系的重要凭证和工具,印章的管理应做到分散管理、相互制约,为明确使用人与管理人员的责权,特做如下公司印章使用与管理条例。
公司印章规范化管理的重要意义
公司印章以其固有的法律属性和独特的社会现象,决定着它在社会交往和市场交易中举足轻重且不可替代的法律地位与权威,其对于维护公司形象和社会信用、保障交易安全和市场秩序,进而促进经济增长和整个社会文明进步等等,都具有极为现实的重大意义。
正因为公司印章具有这些区别于其它法律行为和标的之固有特性,那些不当甚至违法使用公司印章的行为,才会为害八方,以致于形成多种刑事犯罪多发的严重态势。
因此,加强公司印章的严格规范管理和合法适当使用,有其重要的现实意义。
公司印章是公务活动的代表。
作为社会交往尤其是经济交往主体的各级各类单位,其一切的公务活动都无不与公司印章的管理与使用密切相关。
公司印章甚至成为人们判断同一行为、同一文件、同一信息和同一对象是公司活动抑或个人活动的最直接和最显着的标志。
公司印章其实就是这个公司及其全部活动的“代名词”,就是这个公司的“身份证”,其实际使用效力甚至远远超过该单位法定代表人及其代理人签章的效力。
而且事实上也是再简单不过,任何公司或者个人参与社会交往和经济交往的先决条件就是:
不得不与相关公司的印章打交道并取得该公司印章的认可。
可见,公司印章代表了所在公司的全部公务活动,是这个公司权力和金钱象征的全部,并因其实际使用而发生由该公司享有相关权益并承担相关责任之法律后果。
1.印章定义:
公司印章主要指:
公章、法人私章、合同章、财务章等各职能部门章。
2.各类印章管理的范畴:
印章的管理涉及范畴:
刻印、使用、废止、更换。
3.各类印章的具体管理条例:
3.1刻印:
3.1.1新公司成立,基本印章(公章、合同章、法人私章、财务章)的刻制,应由指定的印章管理人员负责刻制,后交由人事行政部备案,并从刻制之日起执行相关使用条例。
3.1.2因业务发展需要申请各职能部门专用章时,由需求部门填写《印章制发申请表》经总经理核准后送交人事行政部门刻制。
3.2使用:
3.2.1任何部门在启用印章前,均需与公司(人事行政部)办理领取手续,接受相应的责权告知,签定《印章签收手续》并备案。
(已经开始使用的需自通知当日补办理领取手续)
3.2.2公章:
公章由公司经理或各分公司经理保管。
各部门有需盖公章的文件、通知等,须先到人事行政部处领取并填写《印章使用申请表》,经由分公司经理核准盖章并在《印章使用申请表》中签批,盖章后经手人需将签批申请表交由人事行政部,并在《印章使用登记薄》签字。
人事行政部需将《印章使用申请表》与《印章使用登记薄》同期留档。
3.2.3合同章:
合同章由财务部保管。
主要用于公司签订各类合同使用专用章,盖章前须先到人事行政部处领取并填写《印章使用申请表》,经由公司或分公司经理审批,财务经理审核后盖章并在《印章使用申请表》中签批,经手人需将签批后申请表交由人事行政部并在
《印章使用登记薄》签字。
3.2.4法人私章:
法人私章由分公司出纳保管,主要用于银行汇票、现金支票等业务,使用时凭审批的支付申请或取汇款凭证方可盖章。
3.2.5财务章:
由财务部经理(或负责人)保管,主要用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用,发票专用章主要用于发票盖章。
3.2.6其他职能部门章:
其他职能部门章,主要适用于各部门内部使用,已经刻制的职能部门章,需由部门负责人进行保管并严格该章的使用办法。
3.3废止、更换:
3.3.1废止或缴销的印章应由保管人员填写《废止申请单》,并呈分公司经理核准后交由分公司人事行政部交由总部人事行政负责人统一废止或缴销。
3.3.2遗失印章时应由印章保管人员填写《废止申请单》,并呈分公司经理核准后,签批遗失处理及处罚办法后,交由人事行政部按批示处理,如是遗失公司基本印章时必需登报申明。
3.3.3更换印章时应由印章保管人员依公司文件填写《废止申请单》,并呈分公司经理核准后,交由人事行政部按批示处理。
如有需要须填写《印章制发申请表》申请新的印章。
4.印章保管人的责权范畴:
对于公司主要印章管理,采用的是分散管理相互监督的办法。
人事行政部主要职责是对印章的使用进行合理性管理,而印章保管人具有使用、监督、保管等多重责任与权力,具体划分如下:
4.1职能部门印章保管人对印章具有独立使用权力,同时负全部使用责任。
4.2公章的保管人无独立使用权力,但具有监督及允许使用权力,因此公章的保管人对公章的使用结果负主要责任,经手人则负部分责任,而对未经由负责人或保管人(分公司经理)签批的公章使用经手人负主要责任,保管人负部分责任。
4.3财务章的保管人无独立使用权力,但具有监督及允许使用权力,因此财务章的保管人对财务章的使用结果负主要责任,经手人则负部分责任,而对未经由保管人(财务负责人)签批的公章使用经手负主要责任,保管人负部分责任。
4.4法人私章的保管者是出纳,即是保管者又是使用者,但其无独立使用权力,需依据财务部负责人审批的支付申请或取汇款凭证方可使用,否则负全部责任。
4.5公司严禁公章、合同章、法人私章独立带离公司使用,因此保管人如遇需带公章、合同章外出办事使用时,需与办事人一同前往或指派代表一同前往。
如遇要办理工商等年检等事务,需将表格带回公司盖章。
4.7公司高、中层领导,因异地执行重大项目或完成重要业务,需要携带公司印章出差的,须经公司董事长或总经理审批并及时归还。
4.8如遇个人需开具个人相关证明,需由部门负责人以上担保签批后方能使用,但如涉及到个人经济担保与证明时,原则上一律不予证明,其不良结果由签批人与保管人以情节共同负责。
4.9所有印章的使用,必须严格执行公司的公章使用章程,做好申请和使用登记。
公司印章只适用于与公司相关业务,不得从事有损公司利益之行为。
4.10印章使用申请人及管理负责人要严格按照上述规定申请使用印章,如出现问题,后果自负。
给公司造成重大损失的,公司将依法追究其法律责任。
【篇三:
公司印章使用管理制度】
公司印章使用管理制度
一、总则公司印章是企业合法存在的标志,是企业权力的象征。
为了保证公司印章的合法性、可靠性和严肃性,有效地维护公司利益,杜绝违法违规行为的发生,特制定本管理制度。
二、公司印章的刻制
(一)公司印章的刻制均须报公司总裁/董事长审批。
(见附件:
表1《印章刻制申请表》)
(二)法人个人名章、行政章、财务章、合同章,由行政管理中心开具公司介绍信统一到指定的公安机关办理雕刻手续,印章的形体、规格按国家有关规定执行,并经北京市公安局备案。
(三)公司各部门的专用章(人事章、生产章等),由各部门根据工作需要自行决定其形体、规格。
(四)未经公司董事长、总裁批准,任何单位和个人不得擅自刻制本部门的印章。
三、公司印章的启用
(一)新印章要做好戳记,并统一在行政管理中心留样保存,以便备查。
表2《印章保管登记表》)
(二)新印章启用前应由行政管理中心下发启用通知,并注明启用日期、发放单位和使用范围。
四、公司印章的使用范围公司的印章主要包括公司行政章、专项业务章(合同章、财务章、人事章、生产章)、董事长(法人)专用个人名章。
公司所有印章必须按规定范围使用,不得超出范围使
用。
(一)公司行政章的使用范围主要为:
1、公司对外签发的文件。
2、公司与相关单位联合签发的文件。
3、由公司出具的证明及有关材料。
4、公司对外提供的财务报告。
5、公司章程、协议。
6、员工调动。
7、员工的任免聘用。
8、协议(合同)资金担保承诺书。
(二)公司合同专用章的使用范围主要为:
1、对外投资、合资、合作协议。
2、各类经济合同等。
(三)公司董事长(法人)个人名章,主要用于需加盖私章的合同、财务及报表、人事任免等各类文件。
(四)财务专用章,主要用于货币结算等相关业务。
(五)公司各职能部门专用章仅限于公司内部工作联系使用,不得对外。
五、公司印章的管理职责
(一)公司董事长、总裁负责行政章的使用审批工作。
(二)行政管理中心总监负责授权范围内的印章使用审批工作。
(三)各部门负责人负责各职能部门专用章的审批工作。
(四)印章管理员
1、负责印章的保管。
2、负责设立印章使用登记台帐。
3、负责印章使用的审核工作。
4、负责制定所保管印章的使用程序。
六、公司印章的管理、使用及保管
(一)印章的管理
1、公司行政章、合同专用章由行政管理中心专人负责管理。
2、专项业务章(财务章、人事章等)由各中心指定专人负责管理。
3、法人个人名章,由公司指定财务管理中心专人负责管理。
4、各部门须将印章管理员名单报行政管理中心备案。
5、印章管理员必须切实负责,不得将印章随意放置或转交他人。
如因事离开岗位需移交他人的,可由部门负责人指定专人代替,但必须办理移交手续,并填写印章移交登记表。
表3《印章移交登记表》)
6、为保证资金的绝对安全,财务专用章、法人个人名章等银行预留印章由两人以上分开保管、监督使用,做到一人无法签发支票、汇票,一人无法提出现金。
(二)印章的使用
1、印章的使用必须严格遵循印章使用审批程序,按照印章的使
用范围,经审批后方可用章。
表4《印章使用申请表》)
2、印章的使用由各管理员设立使用登记台帐,严格审批和登记制度。
表5《印章使用登记表》)
3、公司法人个人名章或部门总监私章由法人或总监本人签字或被授权人签字后方可使用。
4、财务专用章、支票专用章、法人个人名章由财务部门按岗位职责权限使用。
5、严禁员工私自将公司印章带出公司使用。
若因工作需要,确需将印章带出使用,需填写携带印章外出申请表后,由分管领导及总裁/董事长签批后方可带出,印章外出期间,借用人只可将印章用于申请事由,并对印章的使用后果承担一切责任。
表6《携带印章外出申请表》)
6、以公司名义签定的合同、协议、订购单等,由专业人员审核,公司分管领导批准后方可盖章。
(对加盖印章的材料,应注意落款单位必须与印章一致,用印位置恰当,要齐年盖月,字迹端正,图形清晰。
)
7、私人取物、取款、挂失、办理各种证明,需用单位介绍信时,由行政管理中心严格审批,符合要求后办理并执行登记制度。
8、任何印章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖印章。
用章材料必须已经填写完毕,字迹须清晰、正确。
9、对已调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的,必须持有效证件材料,经行政管理中心总监审批后,方可盖章。
(三)印章的保管
1、印章保管须有记录,注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。
2、印章保管必须安全可靠,须加锁保存,印章不可私自委托他人代管。
3、印章管理员如因工作变动,应及时上缴印章,并与新印章管理员办理接交印章手续,以免贻误工作。
4、非印章保管人使用印章盖章与印章保管人承担相应的责任。
5、印章应及时维护、确保其清晰、端正。
6、印章保管有异常现象或遗失,应保护现场,管理员应及时向行政管理中心总监报告,并备案,配合查处。
七、公司印章的停用
(一)有下列情况,印章须停用:
1、公司名称变动。
2、印章使用损坏。
3、印章遗失或被窃,声明作废。
(二)印章停用时须经总经理批准,及时将停用印章送行政管理中心封存或销毁,建立印章上交、存档、销毁的登记档案。
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