外贸跟单的流程.docx
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外贸跟单的流程
外贸跟单的流程
2008-1-2210:
19:
00 来源:
频道:
外贸跟单员
1.客户询盘:
一般在客户下perchaseOrder之前,都会有相关的OrderInquiry给业务部,做一些细节上的了解。
2.报价:
业务部及时回复客人查询,确定货物品名,型号,生产厂家,数量,交货期,付款方式,包装规格及柜型等,peroformaInvoice给客户做正式报价。
3.得到订单:
经过洽谈,收到客户正式的订单perchaseOrder。
4.下生产订单:
得到客人的订单确认后,给工厂下订单,安排生产计划。
5.业务审批:
业务部收到订单后,首先做出业务审核表。
按“出口合同审核表”的项目如实填写,尽可能将各种预计费用都列明。
合同审批需附上客人订单传真件,与工厂的收购合同。
审核表要由业务员签名,部门经理审批,再交管理部人员审核后才能执行。
如金额较大的,或有预付款和佣金等条款的,要经公司总经理审批才行。
合同审批之后,制成销售订单,交给部门进程员跟进。
6.下达生产通知:
业务部在确定交货期后,满足下列情况可下达生产通知,通知工厂按时生产:
6.1:
如果是L/C付款的客户,通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到,收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其他可能的问题,如有问题应立即请客人改证。
6.2:
如果是T/T付款的客户,要确认定金已经到账。
6.3:
如果是放帐客户,或通过银行D/A等方式收汇等,需经理确认。
7.验货:
7.1:
在交货期前一周,要通知公司验货员验货。
7.2:
如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户查货并将查货日期告知计划部。
7.3:
如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间。
确定后将验货时间通知工厂。
8.制备基本文件。
工厂提供的装箱资料,制作出口合同,出口商业发票,装箱单等文件(应由业务跟单员制作,交给单证员)。
9.商检:
如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同,发票等商检所需资料。
而且要告诉工厂将来产品的出口口岸,便于工厂办理商检。
应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
10.租船订仓:
10.1.如果跟客人签定的合同是FOBCHINA条款,通常客人会指定运输代理公司或船公司。
应尽早与货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸,船期等情况,Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前,以及船期能否达到客人要求的交货期。
应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知(INGORDER),通常在开船一周前可拿到定仓纸。
10.2.如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期,运价,开船口岸等。
经比较,选择价格优惠,信誉好,船期合适的船公司,并告诉业务员通告给客人。
如客人不同意时要另选客人认可的船公司。
开船前两周书面定仓,程序同上。
10.3.如果货物不够一个小柜,需走散货时,向货代公司定散货仓位。
拿到入仓纸时,还要了解截关时间,入仓报关要求,等内容。
10.4.向运输公司定仓时,一定要传真书面定仓纸,注明所定船期,柜型及数量,目的港等内容,以避免差错。
11.安排拖柜:
11.1.货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜,装柜。
拖车公司应选择安全可
靠,价格合理的公司签定协议长期合作,以确保安全及准时。
要给拖车公司传真以下资料:
定仓确认书/放柜纸,船公司,定仓号,拖柜委托书,注明装柜时间,柜型及数量,装柜地址,报关行,及装船口岸等。
如果有验货公司看装柜,要专门声明,不能晚到。
并要求回传一份上柜资料,列明柜号、车牌号、司机及联系电话等
11.2.传真一份装车资料给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。
11.3.要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部,列明货柜离厂时间、实际装货数量等,并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。
要求工厂装柜后一定要记住上封条。
12.委托报关:
在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单。
通常要给报关留出两天时间(船截关前)。
委托报关时,应提供一份装柜资料,内容包括所装货物及数量,口岸,船公司,定仓号,柜号,船开截关时间,拖车公司,柜型及数量,本公司的联系人和电话等。
13.获得运输文件:
13.1.最迟在开船后两天内,要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。
补料要按找L/C或客人的要求来做,并给出正确的货物数量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司随同提单出的船证明等。
13.2.督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。
仔细核对样本无误后,向船公司书面确认提单内容。
如果提单需客人确认的,要先传真提单样板给客人,得到确认后再要求船公司出正本。
13.3.及时支付运杂费,付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。
支付运费应做登记。
14.准备其他文件
14.1.商业发票:
L/C要求提供的文件中,对商业发票要求最严格。
发票的日期要确定在开证日之后,交货期之前。
发票中的货物描述要与L/C上的完全相同,小写和大写金额都要正确无误。
L/C上对发票的条款应显示出来,要显示唛头。
如果发票需办理对方大使馆认证,一般要提前20天办理。
14.2.FORMA原产地证书:
FORMA原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。
需注意的是运输日期要在L/C的交货期和开船日之前,在发票日期之后。
未能在发货之前办理的,要办理后发证书,需提供报关单,提单等文件。
经香港转运的货物,FORMA证书通常要到香港的中国商检公司办理加签,证明未在港对货物进行再加工。
14.3.一般原产地证:
一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求低一些。
可在发货之后不太长的时间内补办。
如果原产地证书要办理大使馆加签,也和发票一样要提前20天办理。
14.4.装运通知:
一般是要求在开船后几天之内,要通知客人发货的细节,包括船名,航班次,开船日,预计抵港日,货物及数量,金额,包装件数,唛头,目的港代理人等。
有时L/C要求提供发送证明,如传真报告书,发函底单等,注意按客人要求的时间内办理。
14.5.装箱单:
装箱单应清楚地表明货物装箱情况。
要显示每箱内装的数量,每箱的毛重,净重,外箱尺寸。
按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。
要显示唛头和箱号,以便于客人查找。
装箱单的重量,体积要于提单相符。
15.交单:
15.1.采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交银行议付。
15.2.采用T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付款,确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。
15.3.如果T/T收汇的,要求收全款才能做柜的,要等收款后再安排拖柜。
拿到提单后可立即寄正本提单给客人。
16.业务登记:
每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计等。
17.文件存档:
所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。
18.单证员平时应注意收集运价变动,船期,航线,等信息,为业务员报价提供帮助。
贸易知识
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第一部分 贸易知识
一.国际贸易术语
一).贸易术语及其国际惯例
1.贸易术语的概念
国际贸易术语又称价格术语。
国际贸易中,买卖双方所承担的义务,会影响到商品的价格。
在长期的国际贸易实践中,逐渐形成了把某些和价格密切相关的贸易条件与价格直接联系在一起,形成了若干种报价的模式。
每一模式都规定了买卖双方在某些贸易条件中所承担的义务。
用来表明这种义务的术语,称之为贸易术语。
贸易术语所表示的贸易条件,主要分两个方面:
其一,说明商品的价格构成,是否包括成本以外的主要从属费用,即运费和保险;其二,确定交货条件,即说明买卖双方在交接货物方面彼此所承担的责任、费用和风险的划分。
贸易术语是国际贸易中表示价格的必不可少的内容。
开报价中使用贸易术语,明确了双方在货物交接方面各自应承担的责任、费用和风险,说明了商品的价格构成。
从而简化了交易磋商的手续,缩短了成交时间。
由于规定贸易术语的国际惯例对买卖双方应该承担的义务,作了完整而确切的解释,因而避免了由于对合同条款的理解不一致,在履约中可能产生的某些争议。
2.关于贸易术语的国际惯例
有关贸易术语的国际惯例,主要有三种。
A.(1932年华沙一牛津规则)(W.O.Rule)
由国际货协会制订,本规则共21条,主要说明CIF买卖合同性质。
具体规定了买卖双方所承担的费用、风险和责任。
B.《1941美国对外贸易定义修正本》由美国九大商业团体制订,对以下六种术语作了解释:
(1)SX(pointoforigin)——产地交货价。
(2)FOB——运输工具上交货价。
FOB又分为六种,其中第五种为装运港船上交货价——FOBvessel(namedportofshipment)。
(3)FAS——船边交货价。
(4)C&F——成本加运费(目的港)价。
(5)CIF——成本加保险费、运费〔目的港)价。
(6)EXDOCK——目的港码头交货价。
该惯例在美洲国家影响较大。
在与采用该惯例的国家贸易时,要特别注意与其他惯例的差别,双方应在合同中明确规定贸易术语所依据的惯例。
C.《国际贸易术语解释通则》由国际商会制订,目前通用的是1990年的修订版,称为《1990年国际贸易术语解释通则》(INCOTERMS1990),于199O年7月1日正式生效。
该通则共包含四组13种贸易术语。
见表E组:
启运
EXW工厂交货适用于各种运输方式
F组:
主运费未付
FCA交货承运人适用于各种运输方式
FAS装运港船边交货适用于海运和内河运输
FOB装运港船上交货适用于海运和内河运输
C组:
主运费已付
CFR成本加运费适用于海运和内河运输
CIF成本加保险费、运费适用于海运和内河运输
CPT运费付至适用于各种运输方式
CIP运费、保险费付至适用于各种运输方式
D组:
到达
DAF边境交货适用于各种运输方式
DES目的港船上交货适用于海运和内河运输
DEQ目的港船上交货适用于海运和内河运输
DDU未完税交货适用于各种运输方式
DDP完税后交货适用于各种运输方式
目前,(INCOTERM1990)已被世界各国广泛采纳。
甚至连美国商会等团体也向美国商人推荐使用这一惯例,以取代《美国对外贸易定义修正本》。
二).装运港交货的三种常用贸易术语
1.三种贸易术语及对三种贸易术语的基本解释
三种贸易术语:
《国际贸易术语解释通则》中共有13个贸易术语,其中使用最多的是装运港交货的三种术语;FOB,CFR和CIF。
这三种贸易术语,都只适用于海运和内河运输,买卖双方在货物交接方式和责任、费用、风险划分中所承担的义务基本一致,只是在运输和保险的责任上有所区别。
A.FOB(...namedportofshipment)——装运港船上交货(——指定装运港)
按照《通则》的解释,卖方必须在合同规定的装运期内,在指定的装运港将货物装上买方指定的船上,并及时通知买方。
货物在装运港越过船舷,风险即由卖方转移至买方。
买方负责租船订舱,支付运费,在合同规定的期间到达装运港接运货物,并将船名及装船日期给予卖方充分的通知。
卖方要负责取得出口报关所需的各种证件,并负责办理出口手续。
买方则负责取得进口报关所需的各种证件,并负责进口报关。
卖方应向买方提供通常的单证,证明已完成交货装船的义务。
其中的运输单据则应在买方承担费用和风险的条件下,卖方给予一切协助,取得有关运输合同的运输单据。
买方应接受与合同相符的货物和单据,并按照合同规定支付货款。
B.CFR(...namedportofdestination)——成本加运费(...指定目的港)
CFR与FOB不同之处在于,由卖方负责租船订舱并支付运费。
按《通则》解释,卖方只需按通常条件租船订舱,经习惯航线运送货物。
CFR在货物装船、风险转移、办理进出口手续和交单、接单付款方面,买卖双方的义务和FOB是相同的。
C.CIF(namedportofdestination)——成本加保险费加运费(...指定目的港)
CIF与CFR相比,买卖双方所承担的义务相同。
但以CIF方式成交,卖方还承担为货物办理运输保险并支付保险费的义务。
在FOB和CFR中,由于买方是为自己所承担的运输风险而办理保险,因而不构成一种义务、按《通则》解释,卖方应在不迟于货物越过船舷时,办理货运保险。
在合同无明示时,卖方可按保险条款中低责任的险别投保,投保金额最低为CIF价格的110%。
2.在具体业务中应注意的问题
A.风险和费用的划分界限问题
《通则》以“报过船舷”作为划分买卖双方所承担的风险和费用责任的界限。
这里的风险是指货物灭失或损坏的风险,而费用是指正常运费以外的费用。
但从实际作业来看,装船是一个连续的过程。
从岸上起吊到装船入舱。
不可能在船舷这条界限划分双方的责任。
由于《通则作为惯例并不是强制性的,在买卖合同中,双方可以另行约定。
实际业务中,卖方应向买方提供“已装船提单”,这表明双方约定由卖方承担货物装入船舱为止的一切风险和费用责任。
B.FOB方式中的船贷衔接问题
《通则》规定,买方应给予卖方关于船名、装船地点和所要求的交货时间的充分的通知。
在实务中,为了保证卖方备货和买方派船接货互相衔接。
这一到船通知是必不可少的。
如有需要,可在合同中对买方应在船到港多少时间前通知卖方作出规定。
C.CFR方式中的已装船通知
CFR方式中,卖方向买方发出已装船通知,具有通知买方及时办理保险的作用。
买方办理进口货物保险时,保险公司按有关的装船通知承保。
如果卖方未能及时向买方发出已装船通知。
致使买方未能及时办理保险,则万一货物在运输途中发生灭失或损坏,其风险仍由卖方承担。
所以,CFR方式中,卖方应特别注意及时向买方发出装船通知。
D.《1941年美国对外贸易定义修正本》中的FOB
《修正本》中将FOB分为六种,只有第五种是装运港船上交货。
与《通则》的FOB相近,但该术语的出口报关的责任在买方而不在卖方。
所以我国在与美国、加拿大等国家洽谈进口贸易使用FOB方式成交时,除在FOB后注明Vessel外。
还应明确由对方(卖方)负责办理出口结关手续。
E.关于租船运输时,装卸费用的负担问题
如果使用班轮运输,班轮运费内包括了装卸费用。
但在大宗货使用租船运输时,船方是否承担装卸责任,也即运费中是否包括装卸费用,需由租船合同另行规定。
故买卖双方在商定买卖合同,应明确装卸费用由谁负担。
通常以贸易术语的变形,即在贸易术语后加列字句来加以说明。
A.以FOB方式成交,纪明确装船费用由何方负担。
常见的FOB术语的变形有:
FOBLinerTerms(FOB班轮条件),装船费用按照班轮的做、由支付运费的一方,即买方负担。
FOBUnderTackle(FOB吊钩下交货),卖方负责将货物交至买方指定的船只吊钩所及之处,吊装费用由买方负担。
FOBStowed(FOB理舱费在内),卖方负担将货物装入船仓并承担包括理船费在内的装船费用。
理舱费是指货物入舱后进行安置和整理的费用。
FOBTrimmed(FOB平舱费在内),卖方负担将货物装入船仓并承担包括平舱费在内的装船费用。
平舱费是指对入舱的散装货物平整所产生的费用。
B.以CFR和CIF方式成交。
需明确卸货费用由谁负担。
CFR和CIF术语的变形相类似、以CIF为例,主要有:
CIFLinerTerms(CIF班轮条件),卸货费由支付运费的一方,即卖方负担。
CIFExShip'sHold(CIF舱底交货),买方负担将货物从舱底吊卸到码头的费用。
CIFLanded(CIF卸到岸上),卖方负担将货物卸到目的港岸上的费用。
包括驳船费和码头费。
F.象征性交货
卖方在装运港将货物装至船上以运交买方,然后卖方通过一定程序(比如:
付款交单、信用证)向买方提交包括物权凭证(海运提单)在内的全部合格单据,即完成了交货义务,运输单据上的出单(或装运)日期,即为“交货日期”、这种方式称为象征性交货。
以这种方式订立的合同,卖方只负责装运,无需保证到货,所以又称为装运合同,以区别于交货合同。
FOB、CFR、CIF三种术语,均属于象征性交货,与之相对应,买方是凭单付款,所以装运单据在这类交易中具有特别重要的意义。
三).向承运人交货的三种贸易术语
1.“交货承运人”的概念
向承运人交货的贸易术语有三种,它们是:
FCA(...namedcarrier)——货交承运人(......指定地点)
CPT(......namedplaceofdestination)——运费付至(......指定目的地)
CIP(...namedplaceofdestination)——运费、保险费付至(......指定目的地)
这三种贸易术语不仅适用于海运和内河运输,而且适用于航空运输、铁路运输和公路运输。
它们均属于象征性交货。
《通则》对在不同运输方式下的“货交承运人”这一交货条件,作了具体的规定:
铁路运输中货物够装满一整车或整集装箱,以及内河运输和公路运输中在卖方所在地点交货时,卖方有责任把货物装入运输工具。
在其他情况下,卖方都是在承运人所在地点交货,只需把货物交给承运人照管,即履行了交货义务。
这一规定,对于海上运输来说,明显不同于越过船舷交到船上的船传统方式。
2.和传统贸易术语的比较
FCA、CPT、CIP与传统的FOB、CFR、CIF相比较。
有以下三个共同点:
(1)都是象征性交货,相应的买卖合同为装运合同;
(2)均由出口方负责出口报关,进口方负责进口报关;(3)买卖双方所承担的运输、保险责任互相对应、即FCA和FOB一样,由买方办理运输,CPT和CFR一样,由卖方办理运输,而CPT和CFR一样,由卖方承担办理运输和保险的责任。
由此而产生的操作注意事项,也是相类似的。
这两类贸易术语的主要不同点在于:
(1)适合的运输方式不同、FCA、CPT、CIP适合于各种运输方式,而FOB、CFR、ClF,只适合于海运和内河运输;
(2)风险点不同。
FCA、CPT、CIP方式中,买卖双方风险和费用的责任划分以“货交承运人”为界,而传统的贸易术语则以“船舷”为界;(3)装卸费用负担不同。
FCA、CPT、CIP由承运人负责装卸,因而不存在需要使用贸易术语变形的问题(4)运输单据性质不同。
海运提单具有物权凭证的性质,而航空运单和铁路运单等,不具有这一性质。
所以,除了风险点不同之外,可以把FCA、CPT、CIP看成是FOB、CFR、CIF方式从海运向各种运输方式的延伸。
转]超实用的办公室英语[图片]
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在办公室里免不了要和同事、上司沟通交流,如何用英语简单清楚地表达你所想传达的意思呢?
以下会提到一些大家平时生活中常说的话,看看你自己现在用的句子是否地道;另外还有些职场常用句,希望对你有帮助哦。
1.You'reinthepink!
要想说人气色好,"Youlookfine!
"当然不错,可如果你说"You'reinthepink!
"就妙得多了。
实际上,在英语口语中,巧妙使用一些表示颜色的词能使得句子非常形象生动。
2.Heisbouncy.
要表达"他精力充沛",美国人通常说"Heisbouncy."而不说"Heisenergetic"。
牢记一些日常对话中的句式是你生活中一把必备的钥匙,如:
久仰,"Igetmindofyou."比"Iheardalotaboutyou."轻松得多。
3.Didyougetlost?
有人开会迟到了,你若对他说"Youarelate.",听起来像是废话。
若说"Didyougetlost?
"则更能让他感到歉疚,可千万别说成"Getlost!
",那可是让人滚蛋的意思。
4.Doyouhavethetime?
别人征求你的意见,问能否开窗户等,你要是说"Youcandothat."就有点土了,用一句"Doyouhavethetime?
"就好多了。
实际上,问他人的姓名、地址都可以这么用,"MayIhaveyourname?
"要比"What'syourname?
"礼貌得多,不过警察例外。
5.Iwouldrathernotsay.
别人问你不愿公开的问题,切勿用"It'smysecret,don'tasksuchapersonalquestion."回答,一来显得你没有个性,二来也让对方觉得你气短。
你可以说"Iwouldrathernotsay."(还是别说了吧)。
6.It'sonthetipofmytongue.
有时候,你想说什么,可是想不起来,你可以说"Well…"、"Letmesee."、"Justamoment."或"It'sonthetipofmytongue."等。
相比之下,最后一个句型是最地道的。
7.WhileIremember…
交谈时,你可能会转换话题,不要只说"Bytheway",实际上,"Tochangethesubject"、"BeforeIforget"、"WhileIremember"、"Mindyou"都是既地道又受欢迎的表达。
8.Igotit.
遇到你不懂的问题时可别不懂装懂,"Iknow"可能是被中国人用得最多,而最不被美国人接受的一句话。
当一个美国教师向你解释某个问题时,你如果连说两遍"Iknow",我敢保证他不会再跟你说什么了。
用"Igotit."就顺耳得多,要是不懂就说"I'mnotclearaboutit."。
不过如果你会说"It'spastmyunderstanding."或"It'sbeyondme.",你的教师一定会惊讶不已的。
下面我们再来看几句在办公室经常会用到的句子:
9.Themeetingwasscheduledfortwohours,butitisnotoveryet.
会议原定两个小时,不过现在还没有结束。
10.Wouldyoucaretoseeit/sitdownforawhile?
你要不要看/坐一会呢?
11.I'msupposedtogoonadiet/getaraise.
我应该节食/涨工资。
12.I'mafraidthatit'snotgoingtoworkout.
我恐怕这事不会成的。
13.DoyoumindifItaketomorrowoff?
你介意我明天请假吗?
14.Itreallydependsonwhoisincharge.
那纯粹要看谁负责了。
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