宝安出租屋综合管理信息服务平台.docx
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宝安出租屋综合管理信息服务平台.docx
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宝安出租屋综合管理信息服务平台
宝安出租屋综合管理信息服务平台
操作使用管理办法
宝安出租屋综合管理信息服务平台是我区为实现房屋租赁管理业务一体化解决方案而搭建的信息平台,为了充分发挥好系统平台建设的作用,实现我区房屋租赁业务管理更上一个新台阶,保证系统运行以后各个业务环节、各项管理工作落实到位、不变样,特形成该操作使用管理办法,要求全区各租赁管理业务部门和管理员认真领会、严格执行。
第一部分:
管理办法使用范围
为了统一和规范全区的租赁管理业务,要求各租赁管理所所有业务都在必须在该系统平台上完成,区办将根据各租赁管理所使用系统平台的情况进行工作考核。
第二部分:
管理员岗位规范
根据我区房屋租赁管理业务的组成特点,规范租赁管理过程中各个环节的业务职能和工作范围非常重要。
以下依据租赁业务组成的特点进行了基础的岗位设置,各租赁管理所可以根据自己的实际情况进行适当调整:
1、合同录入员:
将承租双方纸质合同(或口头协议)上约定的各项具体信息要素完整、规范的录入系统中,生成电子档案。
2、业务咨询员:
根据客户咨询的信息,从系统相关模块中查找关联数据,即时回答客户关心的问题。
如房屋租赁情况、税费征收情况等。
3、收税员:
开据税卡、收取代征税、打印缴税发票、打印缴税记录、租金发票、下达欠税催缴通知书以及对应的结算和统计工作等。
4、收费员:
收取管理费、打印管理费发票、打印缴费记录、下达欠费催缴通知书以及对应的结算和统计工作等。
5、发票管理员:
负责管理、监督税(费)票的入库与使用,核对票据使用情况,包括作废与有效票据,进行财务相关统计工作。
6、合同审批员:
对系统中新生成的电子合同进行数据核查,根据实际情况对合同进行审批(包括审批拒绝、审批通过、合同修改等)。
只有审批通过的合同才能对其征收税(费)。
7、档案管理员:
负责合同的归档编号、注销、报停等管理工作。
统计和管理合同详细信息等。
8、基础数据采集员:
详细、规范地采集出租屋所属楼栋、房屋的信息以与出租屋有关的基础信息,如租住人口(包括业主、承租人)等。
9、调查员:
负责现场调查发生在出租屋内的楼栋、房屋信息以及详细租赁情况,协调解决承租双方及房屋租赁部门间的矛盾,监督业主真实有效地签定房屋租赁合同及租赁信息等。
10、内勤管理员:
负责租赁管理部门内部管理员、房管员等岗位的管理、协调和考勤工作,形成工作台帐考核个人成绩。
11、管理员:
负责控制系统平台内核心数据的修改与调整,如租赁面积及合同租金、合同审批后相关信息的修改等。
12、系统管理员:
负责添加、删除、修改系统用户,对不同工作岗位的用户分配相应的操作权限。
规范管理系统用户,维护网络正常运行,保障租赁业务正常运转。
13、联络员:
负责与出租屋综合管理各成员单位进行相关信息的通报与处理,如计生部门、城管部门、工商部门、质监部门等。
说明:
以上岗位设置是系统平台最基础的操作分配,在具体的工作岗位设置中,可以根据需要选择其中的一项或多项岗位设置内容进行任意组合。
如税费征收员,可以包涵上面的“收税员”“收费员”“发票管理员”,这样税费征收员可以完成发票管理,税费收取等工作。
第三部分:
基础名词定义
这里所做的名词释义特指各要素在系统平台中的定义及范围,其目的和作用是规范系统平台中各项数据理解的一致性。
1、房号:
即为某套房屋在该楼栋中的序号,包含有楼层信息和编号信息,当出租的房屋为整幢时可以缺省;
2、楼栋(宇)名称:
即楼栋的名称,可以是一个建筑体的名称,也可以是一幢楼房的名称,当楼栋没有特定名称时可以使用其所在地址代替使用。
所有房屋都被包含在某一楼栋里;
3、房屋详细地址:
即房屋的详细地址,详细地址默认为楼栋名称加上房号,可根据合同约定的具体要求调整;
4、纳入合同:
即被纳入管理的合同类型,系统针对没有签订纸制合同而事实上又履行了合同管理义务的情况自动生成一份电子合同对其租赁行为进行管理,纳入合同可以没有承租方,也支持以后合同类型的转变;
5、合同地址:
即合同约定的出租房屋的地址,默认为出租房屋楼栋名称加房号,这个地址支持在合同签订时进行编辑,不影响楼栋名称和房屋名称;
6、合同转租:
适用于房屋出租后,承租人在租赁期间将其承租房屋的部分或全部再出租的行为,转租合同的转租面积不得大于原合同面积,转租期限必须在原合同约定的期限之内;
7、补差价:
当某份合同缴税租金与实际需要缴税租金不等时,需要对历史差价租金部分进行补收税费的业务情况。
8、合同审批:
合同审批即授权管理员对电子合同真实性、准确性进行再核查的程序,未经审批的合同系统不能对其进行税费征收等操作;
9、税卡:
这是为了便于收费的一个管理环节,每一套房屋都被包含在某一张税卡中,一张税卡可以包含多套房屋,一个业主可拥有多张税卡,收费时按税卡包含房屋的信息进行税费收取并打印记录;
10、房屋状态:
包括:
自住、出租、待租、空置四种状态,为了管理的需要房屋的初始状态默认为“待租”,只有当该房屋被签入合同后,状态才会自动转变为“出租”,四种状态根据实际情况显现;
11、代理人:
即为代理业主或承租方进行租赁行为的自然人或者组织机构,代理人必须获得其代理业主或承租方的代理授权书方可行使代理权;
12、协管员:
即为租赁所管辖下的房屋管理员;
13、费票管理:
这是一个费票管理的功能,由权限管理者在此对前台收费操作员进行费票号段的分配,并对其实际操作情况进行监督管理;
14、税票管理:
这是一个税票管理的功能,由权限管理者在此对前台收费操作员进行税票号段的分配,并对其实际操作情况进行监督管理;
15、租住人员:
即租住在出租屋内的人员,包括承租人;
16、租住单位:
即租住在出租屋里的单位,包括承租单位;
第四部分:
基础数据录入要求
1、业主资料录入要求
(1)业主名称:
为必须录入项。
(2)业主类型:
可选单位业主,个人业主必须录入。
(3)证件类型:
为身份证、港澳台证、暂住证、边防证、营业执照及其他,必须正确填写。
(4)证件号码:
必须录入相应的证件类型正确的号码,如身份证号必须是15位或18位。
(5)性别、出生年月、通信地址、邮政编码、移动电话、固定电话可根据实际情况入录。
2、楼栋资料录入要求
(1)区域:
必须根据实际情况正确录入,至少要选择到所属“站”一级。
(2)名称:
“搂栋名称”必须认真填写,务必统一“搂栋名称”中数字大小写的差异。
(3)建筑来源:
分为“自建”和“非自建”必须录入。
(4)地址、建筑结构、建筑类型、楼层数、代理人、协管员可根据实际情况录入。
3、房屋资料录入要求
(1)楼栋名称:
必须正确录入,录入完毕后必须点击后面的放大镜,如果有该楼栋信息则只需选择即可,如果没有该楼栋信息则需要新增楼栋信息(详细要求见楼栋资料录入要求)。
(2)房号:
必须根据实际情况录入。
(3)面积:
必须根据实际情况录入。
(4)户型、房产证类型、房产证编号、业主、代理人、面积详细情况可根据实际情况录入。
4、合同资料录入要求
(1)合同编号:
系统会自动生成“深(宝)”,操作员只需录入后面的内容。
(2)归档号:
档案管理人员对其分配一个档案号。
(3)合同登记号:
操作员如果不填内容系统会自己分配一个编号,系统也支持操作员也可以硬性录入一个编号。
(4)合同登记类型:
合同登记类型分为登记合同、备案合同、纳入合同,此项操作人员必须入录。
(5)合同类型、出租用途、缴费方式、承租人类型、承租人、租赁方式、底册号等操作人员可根据实际情况录入。
(6)业主:
必须正确录入,录入完毕后必须点击后面的放大镜,如果有该业主信息则只需选择即可,如果没有该业主信息则需要新增业主信息(详细要求见业主资料录入要求)。
(7)出租面积:
系统默认为房屋面积,可根据实际情况修改(修改后的面积必须小于房屋面积大于0)。
(8)合同起始时间、合同截止时间:
必须录入。
(9)计费开始时间:
必须录入,如果不输入时间系统则默认为合同起始时间。
(10)合同面积:
即为出租面积不可以修改。
(11)合同租金:
必须填写。
(12)每平米租金:
系统会根据合同面积和合同租金自动计算出。
(13)税费计算租金:
系统默认为合同租金,操作员可根据时间情况修改(修改后租金必须大于合同租金)。
(14)合同地址:
系统默认为楼栋加房号,操作员可根据实际情况修改。
5、承租人资料录入要求
(1)承租人名称:
为必须录入。
(2)承租人类型:
可选单位业主,个人业主必须录入。
(3)证件类型:
为身份证、港澳台证、暂住证、边防证、营业执照及其他,必须正确填写。
(4)证件号码:
必须录入相应的证件类型正确的号码,如身份证号必须是15位或18位。
(5)出生年月:
如果操作人员填写的是身份证号则系统可根据身份证自动生成。
(6)性别、婚姻状况、户籍地址、政治面貌、入住日期、工作单位、籍贯、犯罪历史、兵役情况、文化程度、宗教信仰、租住房屋、移动电话、固定电话可根据实际情况入录。
6、代理人资料录入要求
(1)代理人名称:
为必须录入。
(2)代理人类型:
可选单位业主,个人业主必须录入。
(3)证件类型:
为身份证、港澳台证、暂住证、边防证、营业执照及其他,必须正确填写。
(4)证件号码:
必须录入相应的证件类型正确的号码,如身份证号必须是15位或18位。
(5)出生年月:
如果操作人员填写的是身份证号则系统可根据身份证自动生成。
(6)性别、通信地址、邮政编码、移动电话、固定电话可根据实际情况入录。
7、选择合同分类的要求
(1)系统平台中合同分为三类:
登记合同、备案合同、纳入合同。
(2)登记合同与备案合同是正式签订纸质合同的合同类型,要求录入合同约定的所有信息资料。
(3)纳入合同的管理相对宽松,除了业主、出租房屋、租金、面积和租赁期限信息外,其它可以根据实际情况填写。
第五部分:
业务流程操作规范
所有操作过程都是根据管理和岗位分配的需要,对每一级操作和管理员进行分工后的结果。
在每一个菜单打开的第一个界面中,界面上方均为“条件查询”和“功能按钮”,而非录入框,请选择相应的“功能按钮”进行操作;
1、数据录入人员的日常工作流程:
◆新增“业主资料”
说明:
业主资料录入过程中支持多个业主名同时录入,但在录入证件号码时只允许选择其中一个的证件号码进行录入,业主证件类型支持多种类型,可选择;
◆新增“房屋资料”
说明:
1.出于管理的需要,每一套“房屋”所归属的“楼栋”信息必须录入,“房屋”是“楼栋”内部的一部分,所以,在录入“房屋资料”前,得先完成“楼栋资料”的录入;
2.在房屋资料录入过程中,首先要判断房屋所属的楼栋是否已经存在,如果存在只需选取即可,如果不存在则需要完成该楼栋资料的添加后,才能继续房屋资料的录入;
3.“房屋资料”中录入的重要项:
房屋所属楼栋、房号、业主资料、产权证信息等,未签租赁租赁合同前房屋默认为“待租”状态。
4.“楼栋资料”中当不知道总楼层时,以当前房屋层数为准;当不知道“建筑面积”时,以当前房屋面积为准,在以后的业务过程中如有增加时,再修改楼栋的基础信息;
5.“房屋资料”中当合同签订的是一幢楼而又没有更详细的资料时,房号记为“楼”,当楼栋里的房屋详细信息录入以后,严格按合同包含的房屋套间数来签订合同;
◆录入“租住人员资料”
说明:
租住人口的范围包括了承租人。
◆录入“租住单位资料”
说明:
租住单位的范围包括了承租单位。
◆录入“代理人资料”
◆录入“协管员资料”
◆“税费参数设置”录入
说明:
税费参数的设置是通过权限严格控制的,只有特定的管理员才有权限进入,并且,所有的参数都是依据国家管理部门的要求录入的;
◆纠纷资料录入
2、合同录入人员的工作流程:
说明:
(1)合同分为:
登记合同(完全按照正常手续登记,而且出租方有房屋产权证)、备案合同、纳入管理合同、转租合同。
(2)合同签订中重要的录入项:
合同编号、归档号、合同登记类型、业主资料、承租方资料、合同签订时间、合同租金等。
(3)当系统中已经存在合同签订的业主和房屋时,只要选择相应的业主(或房屋),并从该业主名下选中目标房屋即可签订合同。
(4)当系统中尚不存在合同中要求的业主和房屋时,首先需要在系统中新增业主资料和相应的房屋资料,只有完成了以上的过程,才可以实现合同的签订;
a)从业主签订合同
存在
不存在
新增房屋
存在楼栋
不存在
b)从房屋中签订合同
房屋管理
选中目标房屋“签订合同”
基础资料录入
根据条件找到目标房屋
c)从合同管理中签订合同
3、合同审批人员的工作流程
(1)合同审批:
必须有该权限的操作员才能操作,经过审批的合同只有有审批权限的操作员才能修改,无该权限的操作员不可以修改。
(2)合同审批中的合同修改:
有该权限的操作员可以在此对审批通过的合同进行修改包括收税租金、收费租金的改小操作。
4、档案管理人员的工作流程:
5、税费收取人员的工作流程:
方式一:
针对单一房屋收取税费时
方式二:
针对一业主多套房屋同时收取税费时
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- 出租屋 综合 管理 信息 服务 平台