档案制度表.docx
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档案制度表
中小学文件材料分类方案、归档范围、保管期限表
类名
序号
归档范围
保管
期限
一党群工作类
1
党总支(支部)会议记录
永久
2
党总支(支部)工作计划、要点、总结、报告
永久
3
关于成立党总支(支部)机构和领导人员组成、分工的报告及上级党委的批复
永久
4
学校党员名册、统计表
永久
5
关于党组织整顿、党员教育、党员考核及开展先进党支部、模范党员所形成的材料
30年
6
表彰先进党组织、优秀党员和对党员的处理决定及证言、证据、谈话记录、检查材料等。
永久
7
先进团支部、少先队和优秀团员、少先队员的典型材料及登记表
永久
8
中学团委、小学团支部、少先队计划、总结及有关材料
30年
9
学校工会工作计划、总结、请示与上级批复
永久
10
党、团、工会组织关系介绍信
永久
二行政管理类
1
上级机关和业务主管部门下发的有关教育工作的指示、决定、制度、计划、通知
30年
2
上级机关召开的教育工作会议文件材料
30年
3
上级机关来校视察、指导工作和调查研究所形成的材料
永久或30年
4
校委会、校长办公会记录
永久
5
教研组长会、班主任会议记录
10年
6
年度或学年度工作计划、总结
永久
7
季度或学期工作计划、总结
10年
8
学校大事记、校史
永久
9
学校在各项工作中形成的决议、决定、布告、制度等
永久
10
学校校刊、简报
10年
11
被评为先进学校、重点学校的报告及主管部门的批复、通知
永久
12
被命名为“文明学校”的通知、奖状或奖牌以及有关的材料
永久
13
各机关、部门、厂矿赠送给学校的贺信、感谢信等
10年
14
处理来信来访的信件、材料(有领导重要批示和处理结果的为永久,其它有处理结果的划定为30年)
永久或30年
15
机构设置、启用印章、人员编制、干部任免的通知、请示与批复
永久
16
教职工的名册、统计报表
永久
17
教职工的转正、定级、晋升职称、调资、退职、退休、伤亡及重大事故的情况报告、通知、批复
永久
18
教职工受到县级以上单位表彰和警告以上处分所形成的文件材料
永久
19
学校师生各类受奖荣誉证件实物及复印件
永久
20
教职工调出、调入行政介绍信
永久
三总务工作类
1
总务工作年度计划、报告、总结
30年
2
总务工作会议记录
30年
3
学校管理工作的各项规章制度
30年
4
关于房、地产权契约、合同、协议书、移交清册、交接凭证
永久
5
校园绿化、美化规划、环境保护等有关文件材料
10年
6
基建工程批准、图纸设计、地勘、招标、合同、决算、验收材料
永久
7
伙食管理工作计划、总结、制度
10年
8
财务工作的报告与批复、会计凭证、报表、帐簿
30年
9
上级财政部门下达的教育经费指标
30年
10
财政部门下发的需本校执行的文件
10年
11
营养计划专项财务
30年
12
蛋奶工程专项财务
30年
四教务工作类
1
上级教育主管机关下达的教学计划、专业和课程设置、学科教学大纲
永久
2
学校教学工作计划、总结、大纲、教材使用(选用)的请示和上级的批复
永久
3
教导(务)处教务工作会议记录
永久
4
关于专业设置、学制、课程安排等报告和上级的批复
永久
5
关于教学工作的规定、制度、办法、条例、守则等
永久
6
关于教改方案、教学改革经验、总结及成果验收材料
永久
7
实验教学计划、总结、成果等
永久
8
自编的教材、讲义和自编的补充教材、乡土教材的定稿、印本
永久
9
上级教育部门和本校关于教学质量检查方面的汇报、办法、规定
30年
10
上级教育部门召开的教学、教研、教改工作会、经验交流会形成的材料
①校领导和教师在会上的发言
30年
②需贯彻执行的材料
30年
③需参考的外地经验材料
10年
11
关于召开教学现场会、观察会的通知、讲话、评议记录等
30年
12
校领导在开学、毕业典礼大会上的讲话、代表发言材料
30年
13
班主任工作计划、总结
30年
14
各教研组长、班主任、科任教师的职责及教师任课一览表、功课表
30年
15
各班学生期中、期末考试题、标准答案、试题、考试成绩册、教学质量分析等
30年
16
关于各学年度举办的各学科学生智力竞赛、比赛活动的意见、总结、试卷、评比结果及名单
30年
17
校文艺队、体育队等各种课外活动小组成员名单
10年
18
教育基本情况统计表
永久
19
每个学年(期)的教学工作综合报表
永久
20
对违纪学生处理的决定、调查材料
30年
五学籍类
1
学龄人口登记、统计表册
永久
2
本校学前三年幼儿、适龄儿童入学通知书存根、花名册
30年
3
本校各级各班学生花名册、登记表
永久
4
毕业生花名册、统计表及毕业证书存根
永久
5
学生毕业去向花名册、统计表
永久
6
学生学籍卡、成长记录袋
永久
学校档案室基本制度建设
档案管理制度
(一)
1、本校所形成的文书、声像、实物等档案,由档案室集中统一管理;档案柜按大小规格,相同样式排列整齐;分门别类、分柜管理,分类编号一致,制作统一标签,便于检索利用。
2、档案室做到清洁、无鼠、无虫蛀、无阳光直射、无丢失事故、无烟火;门柜有锁、室柜整齐。
3、档案室内不得堆放易燃、易腐物品,确保档案安全,与档案无关的材料、杂物不得入室。
4、档案室应设置干湿温度计,高温、潮湿天气应采取措施注意通风干燥,防止档案霉变、老化。
5、档案管理人员工作变动,必须按目录统计办理移交手续,损坏、丢失者,要追究当事人的责任。
档案管理人员岗位职责
(二)
1、学习国家《档案法》、《保密法》,努力钻研档案专业知识,不断提高业务素质,积极做好学校的档案管理工作。
2、负责学校各种门类和载体的档案资料的收集、整理、鉴定、统计及管理工作。
3、负责编制必要的检索工具和参考资料,为学校师生查考、利用提供优质服务。
4、向县级教育主管部门汇报工作,接受指导、检查、监督,办理领导交办的档案业务工作。
5、坚持档案查阅制度,确保档案安全完整。
6、工作变动后、按规定移交档案资料。
立卷归档销毁制度(三)
1、凡是反映本校各项工作活动,以资今后工作查考利用的各种载体的文件材料都应立卷归档,任何个人不得据为己有。
2、凡形成的各种载体的文件材料均应及时填写收、发登记薄,编制填写归档文件目录。
3、应立卷归档的文件材料、照片、录像、录音等材料,应按不同归档范围,保管期限收集齐全,集中专柜管理。
4、做好平时立卷工作,对已形成并完结的专项工作及时整理立卷归档,文书类档案应在次年2月底前立卷归档完毕,归档的材料要符合公文格式,质量要规范。
5、保管到期的档案经鉴定由学校审定,并造册后由主管领导审批后进行集中销毁,销毁时应由学校指派工人现场监督,并在清册上签名。
6、任何个人不得自行处理和随意销毁文件。
档案安全保密制度(四)
1、遵守国家《档案法》、《保密法》。
2、凡查阅档案资料者应办理登记手续。
3、查阅档案时不得划线、圈点、不得涂改、抽页污损档案,借阅档案应按期归还,不得私自转借他人。
4、收到的所有档案资料,应按期归档入柜,不得随意乱丢乱放。
属于密级范围的信件、文件不得找人捎带。
5、属于密级档案的内容,不得随便谈论、不得私自传递、泄露内容。
6、凡经鉴定并被批准销毁的档案资料应通过技术处理,不得作废纸出售。
收文薄
年
收文
总号
来文单位
来文字号
份数
文件标题
处理结果
月
日
字
号
发文登记薄
年
发文字号
发文日期
发往机关
文件标题
份数
备注
字
号
归档文件目录
归档年度:
保管期限:
件号
责任者
文号
题名
日期
页数
盒号
类别
备考表
本卷内的缺点或其他情况:
立卷人:
检查人:
年月日年月日
档案室档案资料逐年登记表
年代
总计卷数
文书档案
信访档案
专门档案
声像档案
图书资料
移交入馆(卷)
备注
小计(卷)
其中
小计(卷)
其中
底图(张)
会计档案
人事档案
永久
长期
短期
永久
长期
档案销毁清册
序号
案卷或文件题名
年代
目录号
卷号或文号
卷页内文件件数
原期限
销毁原因
备注
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- 档案 制度