档案制度.docx
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档案制度
档案库房管理制度
档案库房是保护档案最基本的物质条件,只有做好库房管理工作,才能为整个档案工作的进行创造必要的条件。
1、档案库房必须坚固,镶铁皮门、铁栅、双保险锁、库房通风良好,要和办公室分开。
2、档案库房实行专人负责管理,借阅者和非管理人员需经库房人员许可才能入内。
3、档案库房应备有防火、防盗、防光、防虫、防尘、防鼠、防污染等设备和安全措施。
4、档案库房应保持适宜的温度即14-24℃,相对湿度45~60%,库房备有温湿度计。
5、保持库房内整洁,库房内严禁烟火,不准将易燃、易爆、易腐蚀以及可食物品和雨具等杂物带入库房。
6、每天上下班都要检查库房和档案的安全,发现问题及时向领导汇报,认真处理。
档案借阅利用制度
1、本单位职工在说明利用档案目的和范围后,经办理借阅手续可借阅档案。
2、档案利用需办理登记手续后在档案室查阅,如工作需要,经档案室及主管领导批准后办理借阅手续方可借出,期限5天。
档案原稿一律不借出。
3、借阅人必须遵守保密制度规定,爱护档案,严禁丢失、涂改、勾划、批注、剪裁、拆散或转借,违反者按国家和我处有关规定追究责任。
4、凡单份内容重要,遗失无法补救的档案,只允许在档案室内查阅,不得外借。
5、外单位人员借阅档案,应持介绍信,经主管领导批准,档案室按规定办理手续。
6、借出的档案,借阅人妥善保管、爱护,不得污损、拆散、丢失和转让。
不准擅自复制。
借出档案,如遇急需,档案室可提前催还,借阅者应给予协助。
7、查阅档案和借出档案,归还时填写《档案借阅利用效果登记表》。
8、档案人员对归还的案卷要严格进行检查、核对、注销借阅登记,并及时将案卷送回原址存放,如在验收中发现问题,应立即向有关领导报告,并积极追查责任。
档案安全保密制度
1、档案室是机要部门,非本室人员未经许可不得入内。
2、凡利用档案人员,均要根据档案不同的密级,由不同范围的人员使用,不得擅自扩大范围。
3、维护档案的实体和机密的完整安全,防止丢失和损坏。
4、查阅机密档案材料应经主管领导同意,严格借阅手续。
5、本单位人员外出需借秘密文件的,先填好申请单要经主管领导签字批准,并要有安全措施。
6、摘抄和复制秘密档案材料必须经主管领导批准,在指定的地方复制或摘抄,并标明份数,对摘抄或复制的文件要同正式文件一样,按机要档案管理制度进行管理。
7、外单位需查阅档案,必须持介绍信,要经主管领导批准方可查阅,不得抄、录、照等。
8、外单位由于工作需要摘录者,必须将摘录内容经主管档案的领导审查批准,原件一律不得外借。
9、对违反本制度,造成失密、泄密者,视情节轻重给予批评教育或行政处分,触犯法律、造成严重损失的,依法追究其法律责任。
档案保管制度
1、档案的保管工作就是防止档案损坏,采取有效措施维护档案的完整与安全,最大限度地延长档案的寿命。
2、严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定,确保其系统、完整和安全。
3、档案按档号排放,档案柜编顺序号,库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。
4、借出的档案须按时还,利用后的档案应随即放回原处。
5、不得窃取、出卖和涂改档案,违者追究法律责任。
6、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉等工作。
7、做好库房温湿度的监控和登记工作。
8、每年对库房档案进行全面检查、清点,发现问题及时处理。
档案鉴定销毁制度
1、档案鉴定工作必须纳入机关档案管理制度中,使档案的鉴定工作按照标准和时间要求正常进行。
2、成立档案鉴定销毁领导小组,由主管领导负责,档案管理部门牵头,有关部门兼职档案员组成,共同对所鉴定的材料进行审核和监销。
3、认真填写档案鉴定表,并由鉴定领导逐一审核,确认无误后,签署意见。
4、鉴定工作完成后,由档案管理和鉴定领导小组对所要销毁的档案写出鉴定小结和报告,请求主管领导批准后同档案部门一同销毁。
5、派专人进行销毁,并委派监销人员。
确认销毁后,在销毁清册上分别签名,留底备查。
6、鉴定表、销毁清单、销毁报告等有关文件材料应归档保管。
7、未经审批,任何人不得私自销毁档案材料。
档案统计制度
1、充分认识档案统计工作的重要性,档案人员必须以认真负责的工作态度,实事求是的工作作风进行统计,做到及时、准确、连续。
2、确定专人负责,对档案的收进、移出、保管、销毁、利用等情况进行统计。
3、按规定向上级主管部门报送档案工作基本情况统计表。
4、做好档案的借阅、利用、登记和利用效果反馈登记。
5、对统计数字进行综合分析,找出存在的问题,提出改进措施,进一步提高档案管理水平。
6、遵守保密纪律,注意保守机密,一切统计数字未经领导批准,不得擅自对外提供。
档案收集整理制度
1、凡是本单位工作活动中形成的,具有保存价值的文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的属于归档范围的材料均需及时归档。
2、档案整理的原则是:
遵循形成的自然规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
3、归档的文件材料及相应的电子档案均应齐全完整;每份文件的正件与附件、印件与定稿、转发文件与被转发文等必须分别作为一件进行归档,不得分开。
4、业务档案由业务处理人员按要求整理归档,并于次年一季度前移交档案室。
5、会计、统计工作所形成的报表、帐簿、凭证由会计、统计人员装订成册,在有关人员处保存一年后移交档案室统一管理。
6、科技档案由经办人员按要求将形成的文件、图纸、资料等收集、整理后移交档案室统一管理。
7、声像档案由经办人将在工作中形成的重要活动的照片、录音、录象等按要求收集、整理后移交档案室统一管理。
8、文书档案分类整理采用年度-保管期限的方法进行。
档案人员“五参加”制度
1、参与上级单位领导到我处视察指导等各项活动的组织工作,了解活动内容、组织形式等基本情况。
2、档案人员参加本单位重大活动和有关会议,及时掌握文件材料的形成、积累情况。
3、档案人员参加基建工程项目竣工验收会,审查工程管理、施工、竣工各阶段形成材料,并提出审查意见和归档要求。
4、档案人员参加重要设备到货开箱验收,督促文件材料及时整理归档。
5、单位各部门重大活动或科研成果鉴定验收、基建工程竣工验收、重要设备开箱验收及时通知档案人员参加,掌握文件材料形成整理情况,以便及时归档。
电子档案管理制度
1、电子档案从形成到归档的管理过程,有各科室和档案部门负责。
2、电子档案应按制度严格要求,妥善保管,确保不散失、不损毁、不失真,从而保证电子档案的完整、真实和有效利用。
3、电子档案实行集中统一管理,档案部门配备相应的计算机系统,使归档的电子文件能有效地机读。
档案人员应忠于职守,熟练地掌握计算机系统的使用技能,积极主动提供服务,充分发挥电子档案的作用。
4、电子档案要编制简要检索工具,其基本著录项目为:
序号、题名、责任者、文号,每份机读文件的位置、保管期限、硬件软件环境等著录内容,应符合国家档案著录规则基本要求。
5、档案部门负责电子文件归档前的监督、指导工作,以及档案检查、接收和验收后的统一保管利用。
做到外观完好整洁无损确保上机无病毒和百分之百的准确率。
6、入库的档案每两年要机读抽查一次,发现问题进行及时补救。
保存电子档案的装具要有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备,温度控制在14℃-24℃,相对湿度控制在45%-60%。
7、封存的电子档案不外借,利用时使用复制件,联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。
8、销毁电子档案须有本单位档案鉴定小组、分管领导批准,编制销毁清册,监销人、销毁人签名盖章。
档案库房定期检查制度
为了加强对各类档案的保管和管理,及时发现和解决档案管理中出现的不安全因素,保证档案资料的安全和完整,特制定以下制度:
1、档案人员负责检查档案室库房四角,档案柜的四个角,档案柜内所装档案资料的数量、排架次序、损害情况及其库房安全、防火、防虫、防潮等工作。
除平时不定期抽查外,每年度必须进行一次全面大检查。
2、重大节日、雷雨季节前,档案室统一检查,还应做不定期检查。
3、对检查中所发现的问题应及时进行整改。
4、每次将档案库房的检查情况由档案室负责,做好检查情况记录和整改记录。
5、档案室组织检查出的问题,主管负责人员应及时整改,因不整改或整改不力,导致档案库房不安全和库内案卷资料事故,按职责追究管理人员责任。
档案室工作职责
1、宣传、贯彻执行国家关于档案工作的政策法规,完成上级主管机关下达的档案工作任务。
2、负责规划和协调全处档案工作,并对各部门档案工作进行监督、指导和检查。
3、制定和组织实施全处有关档案工作的规章制度,加强档案工作的规范化、标准化建设,提高档案的综合管理水平。
4、负责接收、整理、分类、鉴定、统计和保管全处各类永久、长期保存的档案及有关资料,努力丰富档案资料。
5、严格执行国家《保密法》和我处保密规章制度,组织做好档案的鉴定和密级调整工作。
6、开展档案开放和利用工作,办理档案的借与阅;编制检索工具,编制档案参考资料。
7、做好档案的安全防范、修复、复制和保护工作,维护档案的完整与安全。
8、组织全处专、兼职档案工作人员业务学习与培训。
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