应用写作大纲.docx
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应用写作大纲
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第一章 公文概述
一、公文的概念、种类和作用
1、公文的概念
公务文书,简称公文,是国家机关在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家政策、方针,发布行政法规和规章,实施行政管理,指示和答复问题,指导、布置和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具。
广义的公务文书包括通用公文、常用公文与专用公文。
2.公文的种类
按照不同的标准,不同角度,公文有多种分类方式。
(1)按照形成和作用的公务活动领域(即通常所说的按公文形成和使用范围)划分,公文分为通用公文、常用公文与专用公文。
通用公文是指《国家行政机关公文处理办法》中规定的十三种公文,是党政机关机关、人民团体、企事业单位都使用的文件,如请示、报告、函等;常用公文是各机关企事业单位经常使用的公文,如简报、调查报告、工作总结等;专用公文是在一定专业机关、部门和业务范围专门使用的文件,如合同、广告、司法公文、军事文书等。
(2)按文件内容所涉及的国家秘密程度划分,公文有对国内外公开文件、限国内公开文件、内部文件、秘密文件、机密文件、绝密文件。
对国内外公开文件,内容不涉及国家秘密,可以直接对外公开发布;限国内公开文件,内容虽不涉及国家秘密,但其内容不宜或不必向国外公布;内部使用文件,内容不涉及国家秘密,但不宜对社会公开,只有在本系统或本机关内部使用;秘密文件,内容含有一般国家秘密,泄露会使国家安全、利益遭受损害;机密文件,是指内容含有最重要的国家秘密,一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害;绝密文件,是指内容含有最重要的国家秘密,泄露会使国家的安全、利益遭受特别严重的损害。
(3)按行文关系来分,公文有上行文、平行文、下行文。
上行文,是向上级领导、指导机关报送的公文;平行文,是指向同级机关或非同一组织系统的任何机关发送的公文;下行文,向所属被领导、指导的下级机关发送的公文。
(行文关系是公文的行文机关和受文机关之间应当如何行文和行文中应当注意的事宜。
)
(4)按内容的性质所划分,公文有规范性文件、领导指导性文件、公布性文件、陈述呈请性文件、商洽性文件、证明性文件。
规范性文件指强制性推行的,用以规定行为规范的法规、规章等;领导指导性文件是指领导机关制发的用于颁布方针政策、法规与规章,指导、布置工作,阐明领导指导原则的文件;公布性文件是指直接向国内外公开发布的文件;陈述呈请性文件指用于汇报工作,陈述情况,提出建议,请求指示或请求批准的文件;商洽性文件是指探讨、协商一般事项的文件;证明性文件是指对某组织或个人的使命、身份、经历或某事件提供证据和对有关各方面权力、义务、责任作出规定的文件。
(5)按公文的紧急程度来分,公文分为平件、急件、特急件。
平件是指没有特殊时限要求,按常规处理的文件;急件是指因为内容重要、紧急而需要优先传递处理的文件;特急件是指内容非常重要并特别紧急,需立即优先迅速传递处理的文件。
(6)按公文的行文方向来分,公文分为收文、发文。
收文指本机关收到的来自外部的文件;发文是指本机关制作的文件。
3.公文的作用
公文主要有以下作用:
(l)领导与指导作用。
公文用于传达贯彻党和国家宾方针政策和各项指令。
在公务活动中发挥领导和指导的作用,是加强集中领导,维护政令统一,保证工作步伐整齐一致的有效形式。
(2)联系作用。
公文是下级机关请示、报告工作,反映情况,沟通自下而上纵向联系的基本手段。
通过公文,使下情上达,为领导机关制定决策提供依据,同时,有利于对发生的问题予以及时处理。
(3)法规和行政作用。
公文用于发布行政法规与规章,在国家行政管理与维护社会主义建设秩序方面发挥着规范作用。
它使国家各项管理活动有法可依,有规可循,从而逐步实现法制化、规范化。
(4)沟通作用。
公文是机关之间沟通上下、联系左右的纽带。
它比其它信息沟通形式具有更强的精确性、权威性与凭证性。
通过公文,机关之间能够相互交流信息、商洽事务,在工作中取得协调与配合。
(5)宣传教育作用。
公文具有较强的政策性、理论性,在各项事业中发挥着阐明事理、启发觉悟和提高认识水平的宣传教育作用,是教育干部和群众的好教材。
(6)凭证作用。
公文是社会活动的真实纪录。
它印证了公文作者的合法身份;记录了各项管理活动的性质、状态;因此,具有重要的凭证作用。
4、公文的特点
公文具有以下特点:
(1)法定作者。
法定作者是依法成立,并能以自己的名义行使权力和承担义务的组织及其领导人。
(2)法定程序。
公文的形成和处理都必须经过规定的程序,从而具有法定效力。
(3)法定效用。
公文在其有效的时间、范围内,有强制阅读、办理、回复等法定执行效用。
4)规范体式。
公文必须严格按照国家规定的统一规范格式印制,才能成为生效合法的公文。
二、公文的文体、稿本
1.公文的文体
公文的文体,指公文的表达方式。
公文属应用文体,应具有应用文体的基本属性,即具有直接应用性,从本质到现象,从总体到细节的全面真实性与严格遵守国家统一规定,保证公文内容完整、标记明显的格式规范性。
但它又不同于一般的应用文,具有其自身的特殊属性。
第一,公文被规定以现代汉语的书面形式(即白话文)作为必须使用的符号系统。
白话文具有通俗易懂、语义确切的优点。
第二,公文兼用说明、叙述、议论三种表达方式。
2.公文的稿本
公文在形成过程中,会有各种文稿、文本产生,它们在内容、外观形式以及效用方面均有很大区别。
草稿。
是公文的原始文稿,包括有讨论稿、送审稿、征求意见稿、草案等多种形式,均供讨论、征求意见和修改审核使用,不具备正式公文的效用。
定稿。
又称原稿,是已经履行法定生效程序的最后完成稿,即经机关领导人审核并签发,
或经正式会议讨论通过或经上级机关审核批准的文稿。
具备正式公文的法定效用,是用以印制正式公文的标准依据。
正本。
是供受文者使用的具有法定效用的正式文本,格式规范并具备各种生效标志。
副本。
再现正本内容及全部或部分外形特征的公文复制本或正本的复份。
备存查、知照使用。
不具备法定效力。
试行本。
法规文件正本的一种特殊形式,在试验推行期间具有法定效用。
暂行本。
法规文件正本的一种特殊形式,在试行期间具有法定效用。
修订本。
对已经发布生效的文件,在实行一定时期后进行修改订正再行发布时使用的文本。
修订本具有法定效用。
不同文字稿本。
同一公文在形成过程中,需要两种或两种以上文字撰制时,不同文字所形成的内容相同的文稿或文本在效用上相同。
三、公文格式
公文格式是指组成公文的各部分文字符号在载体(纸张等)上排列的规定。
分为印刷装订格式和标注格式。
(一)印刷装订格式。
印刷装订格式是对载体的规格尺寸、载体区域划分、公文各组成部分的排列次序和编排式样、文字符号的形体及尺寸等予以规范要求。
目前我国通用公文的印刷装订格式一般为:
1、行政机关公文纸采用国际标准A4型。
供张贴的公文的用纸幅面尺寸,可根据实际需要确定。
2、公文纸分为可用以书写、印刷文字、图形等符号的图文区,与不允许出现任何符号的白边区两个区域。
上白边(天头)和左白边(订口)应分别宽于下白边(地脚)和右白边(翻口)。
3、所有文字符号从上至下,自左而右依次横写横排版)。
正文的行长应与图文区宽度相等(即通栏排)。
少数民族自治地区的公文按照民族文字的书写习惯排列。
4、左侧装订。
(少数民族可按其习惯书写,排版)。
正文的行长应与图文区宽度相等(即通栏排)
(二)标注格式。
标注格式分为眉首格式、主体格式和版记格式。
1、公文眉首格式
(1)秘级、保密期限和紧急程度
①保密等级的标注与编排。
在文稿上,应根据公文的实际涉密程度,用汉字“绝密”、“机密”、“秘密”分别予以标注,并后加“★”,必要时还应注明保密期限(如机密★5年)。
保密等级位于公文首页图文区右上角,一般用3号或4号黑体字印刷。
②紧急程度的标注与编排。
在文稿上,根据情况分别标注“急”或“特急”。
紧急程度位于保密等级的下一行,字体字号与保密等级相同。
(2)发文机关标识和发文号
①发文机关标识又叫文件版头,由发文机关全称或规范简称后加“文件”二字组成。
如国务院文件、云南省人民政府文件。
联合行文的公文,发文机关标识应将主办机关排在首位,“文件”二字位于发文机关右侧,上下居中排列。
联合行文的机关太多,必须保证公文首页显示正文。
②发文号由机关代字、年份号,顺序号组成。
如国务院2007年的一号文件标作:
“国发〔2007〕1号”。
一件公文只有一个发文字号,联合行文时一般只标注主办机关的发文字号。
发文字号位于发文机关标识正下方,居中;如有签发人时,应居左,两者排一行。
(3)签发人
上行文需要标注签发人。
签发人位于发文字号的同一行,居右侧。
排印出“签发人”字样后空一格排发签发人的姓名。
联合发文,主办机关的签发人位于第一行。
2、公文主体格式
(1)公文标题
是本件公文的主题概括,一般由发文机关名称、事由和文种组成。
也可以由事由和文种及文种组成。
标题要求结构完整;语意确切;文字简练、醒目。
(2)主送机关
是对本件公文负有受理、承办责任的机关。
在标注时应使用全称或规范简称。
周知性公文不标注主送机关。
除了普发性公文外,一份公文(特别是上行文)只能以一个机关为主送机关,不能“多头主送”;除非领导者本人曾有要求,否则不能直接主送领导者,更不能同时直接主送几位领导者;应准确界定主送机关与抄送机关的区别,避免仅依据机关的级别而不是办理方面的责任确定受文机关中的主送与抄送机关;应正确标注受文机关的名称,禁止使用不规范的简称或笼统含混的统称,以免无人承担实际办理责任。
主送机关位于标题下,从左至右顶格排列,回行继续顶格,结尾用冒号。
如主送机关不止一个时,应按其性质、级别轻重高低以及有关规定或惯例依次排列,机关名称之间用顿号、逗号或分号分隔。
(3)正文
是公文的主要部分,用来阐述公文内容,表达发文意图。
一般分为原由、主体和结尾三个部分。
正文位于主送机关下,按自然段依次排列,每段起首空两格,回行顶格。
(4)附件
附件是公文的附属文件,应准确标注附件标记,注明其标题、件数、份数。
附件标记必须位于正文以下日期之上,排出附件件号(只一件时不排)、标题、份数。
每件一般占一行,。
(5)成文日期
是公文形成的确切时间,位于正文右下方,右空四个字。
用汉字标注。
成文日期的确定有三种情况:
一般公文以领导签发的日期为准;会议讨论通过的公文以通过日期为准;联合行文以最后的签发人签署的日期为准。
(6)生效标识
印章位于正文的右下方,右空四个字的距离,上距正文2-4mm,下压成文日期。
有下套和中套两种。
两个单位联合行文应将成文时间标注于正文正下方,间距拉开左右各空七个字的距离;三个或三个以上单位联合行文,每排最多排列三个章,最后一排印章右下方右空二个字的距离标注成文时间。
(7)附注
是对公文中某些内容或有关事项的解释和说明。
3、公文版记格式
(1)主题词
是本件公文的主题摘要,起首顶格标“主题词:
”字样,然后排印主题词,词间空一格,用与正文字号相同的黑体字印刷。
(2)抄送机关
是和本件公文内容有关的机关。
应使用全称或规范简称。
抄送机关位于主题词以下,用两条与图文区宽度相等的平行细实线作为界线,形成“抄送栏”。
起首顶格排印“抄送:
”字样,而后,按机关的性质、级别和有关规定或惯例依次排印抄送机关的名称,其间用顿号、逗号或分号等分隔。
常用与正文字体字号相同或小一号的文字印刷。
(3)印发机关和印发时间
位于抄送栏以下公文末页最下端,在图文区与下白边交界处划一条与抄送栏界线等长并平行的细实线,形成“印发说明栏”,在此栏的左边标注印发机关,右边标注印发时间。
四、公文写作的基本要求
公文是一种特殊的文章,其写作过程具有一些特殊的规律性,因此,要写好公文,除了必须遵从诸如文通字顺、观点与材料统一、层次分明、结构合理等文章写作通则之外,还必须遵循下列一些基本要求:
(l)符合党和国家的路线、方针、政策和法律、法规以及有关规定,具有合法性。
(2)实事求是、讲求实效。
(3)主题明确、结构完整、格式规范。
〔4)用语庄重严谨、简明通顺、平实得体。
〔5)正确选用公文文种
选择公文文种的依据主要有三个方面:
一是发文机关与主要受文者间的工作关系;二是发文机关的法定或规定权限;三是行文目的、行文要求和表现公文主题的需要。
五、行文规则
行文规则是公文在形成和处理过程中必须遵守的规定和准则。
行文规则的必要性在于:
加强对文件传递过程的控制,使文件的行文方向正确,传递速度合理,保证文件能够准确、可靠、快捷、有效地到达目的地;使机关之间相互行文有法可依,有规可循,从而维护正常的行文秩序。
防止行文紊乱;精简公文,简化手续,提高机关行政管理的效率。
1.行文规则的基本内容。
(1)根据机关之间的工作关系准确行文。
处于领导、指导地位的上级机关可以向被领导或被指导的下级机关主送下行文;而被领导、指导的下级机关应向上级领导、指导机关主送上行文;具有平行关系或其它不相隶属关系的机关之间相互主送平行文。
(2)选择适宜的行文方式,一般不得越级行文。
在下列特殊情况下才能采用越级行文的方式:
一是由于情况特殊紧急,如逐级上报下达会延误时机造成重大损失;二是经多次请示直接上级机关而问题长期未予解决;三是由上级机关交办并指定直接越级上报的具体事项;四是出现需要直接询问、答复或联系的具体事项;五是需要检举、控告直接上级机关等。
因特殊情况越级行文时,一般应抄送越过的机关。
同级或其他不相隶属的机关之间相互行文时应采取直接行文的方式,即不受系统归属与级别层次的制约而直接向对方机关制发公文。
(3)不得多头主送。
要正确选择主送机关与抄送机关。
除领导直接交办的事项外,不应将公文直接报送领导个人。
(4)党政分开。
党政机关应在各自的系统内制发文件。
行政机关不能向党的组织发布指令性公文,一般也不得以行政机关名义向党的组织报告工作或请示、批准。
党政机关应尽量减少联合行文。
但行政机关的重要的事项应向上级党委报告,上级党委可以向政府机关的党组织行文。
(5)联合行文应是同级机关。
因工作需要,可以以两个或两个以上机关的名义联合行文,但联合行文的机关必须级别层次相同或相近。
(6)协商一致。
如果公文的内容涉及到其它机关单位,行文前必须对有关问题协商一致。
(7)严格控制公文数量,简化行文手续。
第二章公文写作
一、报请类公文
(一)报告
报告适用于下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、报送文件、物品和答复上级机关的查询。
1、报告的特点。
报告有普遍性、汇报性、陈述性三个特点。
2、报告的种类:
工作报告、情况报告、答复报告和报送物品、文件的报告。
3、、工作报告的格式写法
工作报告是用于汇工作过程、总结工作经验、反映工作问题、提出工作意见的报告。
按内容的包容性来分,又可分为综合性和专题性两种。
其格式一般分为标题、正文和结尾三个部分。
(1)标题一般由发文机关名称、事由和文种组成。
如果报告的事项很紧迫,可在文种前加紧急二字,以引起受文机关的注意,得到及时的处理。
(2)正文。
由开头、主要工作、存在的问题和产生问题的原因、解决的办法措施等部分构成。
开头:
写目的、根据和基本情况,有的只写基本情况。
报告的内容不同,基本情况部分的写法也不同。
汇报工作成绩的报告,以典型数字和事实简要说明工作成绩。
反映工作问题
的报告,也要以典型数字和事实说明问题。
开头完了以后,使用现将有关情况报告如下的承启用语。
主要工作:
叙述工作的过程、办法、措施和结果。
存在问题:
找出工作中存在的缺点、不足及其原因,解决的办法和措施。
在写作中正文的内容要根据报告的种类不同而有所侧重。
(3)结尾。
以不同的结语作为结尾。
汇报工作和反映情况的,用特此报告,专此报告,要求上级批转的,写以上报告如无不妥(当),请批转各地执行。
或以上报告如无不妥(当),请批转各地参照执行。
答复报告:
是答复上级机关的查询、提问或汇报执行上级机关的某项指示、意见结果的报告。
其标题和结尾部分和格式写法和工报相同。
正文部分只写答复依据和答复事项两个部分。
答复依据的写法是:
你单位、公文标题,发文号、收悉。
然后写现将有关事项报告如下的承启用语。
答复事项则依据上级的要求和实际情况回答。
报送文件物品的报告,这是向上级机关报关文件物品时随文随物附上的报告。
这种报告写法简单,把事情交待清楚即可。
(二)请示
请示适用于向上级机关请求指示或批准。
1、请示的使用、
对于下级机关来说,不是任何事情都要请示,属于本机关单位的职权范围内,已有明确的方针政策规定的问题,应当自行处理,不必向上请示。
在以下5种情况下需要使用请示:
A、对上级的法令、指示和方针政策有不清楚的地方
B、本机关职权范围内不能决定和解决不了的问题
C、工作中发生比较重大的问题和原来没有规定难以处理的问题
D、因本地区本单位的情况特殊,无法执行统一的规定,需要变通处理的问题。
F、请求批准开展某项工作或要求分配工作等。
2、请示的格式写法:
(1)标题。
有发文机关、事由和文种及事由、文种两种写法。
请示一定要写事由,事由要准确,与正文的内容相符,使上级机关的有关人员一看标题就大体了解所要请示的主要问题,得到及时的处理。
(2)正文:
一般写三个内容,问题的现状及其产生的原因;解决这个问题的合理性和必要性;解决的措施、办法和要达到的目标和时限。
(3)结尾。
根据不同的要求使用不同的结语来结尾。
有两类:
请求上级机关对请示的事项作出答复的:
以上意见当否(妥否),请批复,或当否,请批示;要求上级机关批转的:
此请示如无不当,请批转各地执行。
3、写请示的要求:
(1)凡是向上级请求解决问题的请示,在指出存在的问题的同时,必须指出自己想到的、可行的、中肯的、无遗漏、差错和失误的解决办法和措施,供上级做出正确的判断和选择,给予正确的答复。
(2)要一事一请示。
几事一请示容易造成漏批或误批。
(3)不得多头请示。
结果是被请示者不好答复,如果多方答复,出现矛盾也不好处理。
(4)无特殊情况,不得越级请示。
确有必要越级时应抄报越过的机关。
(5)除领导直接交办的事项外,请示不直接送领导者个人。
(6)请示不抄送给同级和下级机关。
3、报告和请示的区别:
(1)内容重点和行文的长短不同。
报告侧重写情况和意见,行文长。
请示着重写某件事或某个问题,行文短。
(2)时态不同。
报告的内容一般是已经做过或发生过的事情。
请示的内容都是尚未实施的事情。
(3)写作的目的不同。
报告主要向上级汇报工作情况和意见,以取得上级的了解、支持和指导。
除需要上级机关批准转发的报告外,大多数报告属于备案性质,一般不需要上级机关的答复。
请示则是要求上级批准或解决某一事项或某个问题,需要上级机关做出明确的答复。
(4)格式写法不同。
报告在写法上通常以工作情况和工作意见为线索展开,请示一般以所要请示的问题为线索展开,主要说明请示的合理性和必要性,也提出自己的解决意见和措施,供上级批复时参考。
结语也不同。
(5)处理的方式不同。
对于报告,上级一般不作答复,少数以批转的形式行文。
对于请示,上级机关必须及时给予答复,答复都是针对请示的问题以批复的形式行文。
(三)议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
根据我国现行的政治体制,人民代表大会是国家最高的权力机关和各级政府属于权力机关的执行机关,人民代表大会和政府机关之间不存在领导和被领导关系,因此,议案是一种平行文。
1、议案的特点
议案的特点:
(1)法律性。
议案必须由具备议案提出权的政府机关和人民代表按照法律程序提出方能生效。
《中华人民共和国全国人民代表大会组织法》第九条规定:
全国人民代表大会主席团、全国人大常委会、全国人大各专门委员会、国务院、中央军事委员会、最高人民法院、最高人民检察院,可以向全国人民代表大会提出属于全国人民代表职权范围内的议案;一个代表团或30名以上的代表,可以向全国人民代表大会提出属于全国人民代表职权范围内的议案。
《中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法》第十四条也明文规定:
地方各级人民代表大会举行会议时,主席团、常务委员会、各级人民政府和代表(有三人以上附议),都可以提出议案。
(2)人民性。
议案要代表人民的意愿,反映人民的要求。
(3)民主性。
议案是民主政治的产物。
人民代表提出议案是人民参政、议政的具体表现,有利于发扬管理国家的民主精神;国家机关联名向权力机关提出议案是国家机关接受民主监督的具体表现,是正常行使民主权利的保证。
2、议案的种类
按作者来分,有政府机关提出的议案,有全国各级人民代表提出的议案。
按议案的内容和法定属性来分,有立法案、任免案、辞职案、质询案、撤职案、审议案议案。
3、议案的格式和写作要求:
政府部门议案的格式:
由标题、主送机关、正文、署名、成文时间组成。
标题由三部分组成,国务院关于提请审议《中华人民共和国合同法(草案)》的议案。
标题中要注意的是在介词关于后面,要加上提请审议的字样,在提请审议的法规后面要加上草案,并用括号括起来。
主送机关,如第九届全国人民代表大会第二次会议或全国人民代表大会常务委员会。
正文写三方面的内容:
一、审议事项的意义、目的、依据;二、提出审议事项;三是表明审议请求。
署名,标明提案者的职务和姓名全称。
成文时间,议案形成的年月日。
二、指挥类公文
(一)命令(令)
(二)指示
(三)批复
批复适用于答复下级机关的请示事项。
1、批复的特点:
(1)权威性。
批复发布的指导性意见,对受文的下级有约束力。
关于重大问题和重要事项的批复,具有明显的法规作用。
(2)鲜明性。
对下级的请示一定要有明确的态度。
(3)针对性。
批复行文的对象是提起请示的机关,行文机关一般是直接受文机关。
特殊情况由间接受文机关作答,但要说明受何机关委托、经何机关同意。
(4)被动性。
只能在答复下级机关的请示时才能使用。
2、批复的格式写法:
标题:
一般由发文机关、事由和文种构成。
事由部分要有的由回复态度、内容和对象组成。
正文:
由批复依据和批复事项构成。
批复依据也是正文的起首语。
批复事项部分有两种写法,明确表态;具体批示。
3、写批复的要求:
(1)及时复文,不能在对方要求的时限内答复的,要提前说明原因。
(2)要针对请示的内容明确答复,对请示事项部分或全部不同意的,要阐明原因,以利于对方接受。
(3)涉及其它部门和单位的请示,要会签。
(4)几个单位同时请示同一问题,可以一个批复回答几个单位的请示。
(四)决定
(五)决议
(六)意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
意见可以用于上行文、下行文和平行文。
作为上行文,按请示性公文的程序和要求办理。
作为下行文,有明确要求的,下级机关应当遵照执行;无明确要求的,可以参照执行。
作为平行文,提出的意见供对方参考。
1、意见的特点
(1)指导性。
上级机关的意见对下级机关有指导作用。
(2)参考性。
对平级机关的意见有参考作用。
(3)针对性。
意见必须针对问题提出。
2、意见的格式写法
意见的正文一般由原由、和具体措施两部分组成。
3、意见的写作要求
符合党和国家的方针政策、法规,符合实际情况。
三、知照类公文
(一)通知
通知适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理事项和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。
由于它反映的公务活动内容广泛,形式灵活,简便多样,是使用范围最广的公文文种。
通知有指示性、事项性和批示性三种。
1、通知的格式写法
指示性通知:
标题,两种写法;正文由原由、措施和结尾组成。
原由通常写两个内容,提出问题,分析问题。
之后用承启用语:
现将有关事项通知如下:
措施部分写解决问题的方法、要求。
结尾提出
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