四级五级实务技能含部分选择讲解.docx
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四级五级实务技能含部分选择讲解
第二部分秘书实务技能
第一章会议管理
考试题型示例一
(一)单项选择题示例
小型会场内座位安排,常以离会议主持人或主席位置近的座位为上座,而会议的主持人或会议主席的位置应置于D
A、接近入口处、正对门B、远离入口处、背对门
C、接近入口处、背对门D、远离入口处、正对门
(二)多项选择题示例
1、要保证会议在安静的环境中顺利进行就需要考虑以下哪些因素AD
A、会议拥有隔音设施B、谢绝访客参观
C、关闭场内的手机、呼机D、调整会场扩音器的音量
2、提交会议讨论的文件如涉及有关单位和部门事先要AB
A、进行会商B、广泛征求意见
C、由各部门分别提出意见D、由牵头部门提出主要意见
(四)工作实务题示例
背景说明:
你是宏远公司行政秘书钟苗,下面是总经理助理高叶需要你完成的任务。
备忘备
至:
秘书钟苗
自:
总经理助理高叶
主题:
我公司准备召开全国办公用品展销订货会,为了开好这次会议,公司已决定与丽都大酒店签订展销订货会会场的协议。
因该协议的内容关系到会议能否成功举办,所以请你就该协议内容应注意的事项提出一些建议,以便于我们在明天和公司有关人员讨论协议文本时作为参考。
谢谢。
总经理助理:
高叶
2007年3月4日
参考答案:
本题为四级秘书试题。
与酒店签订协议应注意的细节:
1、确定全部会议场地,包括每个房间的名称及可供使用的时间。
餐桌座位安排、视听器材以及其他设备的图表都应将有关内容附于签订的协议书之后。
2、确定保证的客房间数,应列出参会者大多数人员的到达和离去日期、房费起算和退租日期以及不受约束的客房退房日期。
3、确定由旅馆提供的免费商品和服务(例如会议室及其布置,特别装饰,欢迎会的音乐和酒,飞机场接机,特别的娱乐活动,工作人员伙食,电影放映员及其他额外人员)。
4、确定任何特殊设备安装或改装,是否要增加特别人员、服务或设施,并明确开支怎样负担。
5、确定预订和开票手续,包括组织方为宾客承担财务责任的限度。
6、列明应向参加者个人直接收取的费用。
7、指定可以取消预订而不向参会单位收费的一段时间或最后期限。
8、协议还应规定酒店需及时通报重要变动信息的内容。
模拟试题一
(一)单项选择题
一般会议议程的编制应在B
A、日程表编制之后B、日程表编制之前
C、会议筹备方案调整之前D、会议筹备方案编制之前
(二)多项选择题
选择恰当的会议地点要综合考虑以下因素ABCD
A、交通便利B、会场的大小应与会议规模相符
C、良好的设备配置D、场地租借的成本合理
考试题型示例一
(一)单项选择题示例
会议成本公式2A×B×T中的A为(D)
A、召开会议的时间B、参加会议的人数
C、会议的直接成本D、每小时与会者平均工资的3倍
(二)多项选择题示例
会议应急方案的特点应做到ABC
A、留有余地B、有的放矢C、预防为主D、及时应对
模拟试题二
(一)单项选择题
担任会议主持工作的秘书,要努力促成会议形成决议,就应B
A、多提封闭式的问题B、限制具有威胁性和挑衅性的行为
C、及时打断固执已见的人员发言D、多向他人提出积极有益的批评和建议
(二)多项选择题
1、会议记录的要求包括BCD
A、有言必录B、速度要快C、内容真实D、资料性强
2、对会议筹备方案进行全面审核,审核的内容应包括ABCD
A、审核会议的议程和内容是否在法定权力或组织权力之内。
B、审核主持人的条件是否与会议要求相符。
C、审核是否已有专人负责对特殊情况作紧急处理。
D、审核是否有专人负责会议决议整理与处理。
(三)案例分析题
录像
场景:
公司会议室、秘书办公室、经理办公室
时间:
某日上午
人物:
宏远公司总经理办公室秘书:
钟苗、初萌
行政经理:
苏明
总经理:
王成
部门经理:
高经理、崔经理
物品:
几个装计算机的大箱子、装有空调的会议室、消防栓、办文单(文件办理单)、办公用品的箱子、简报的报头、录音机、人名台签
情景一(在公司会议室)
正准备召开总经现办公会,提前10分钟,秘书与初秘书检各座位上的文件和茶水。
钟:
(对初萌)今天的总经理办公会将重点讨论综合楼项目的资金筹措问题,你帮助检查一下,录音机和磁带准备好了没有。
还有我来公司时间不长,认识的人不多,请你把出席人员的座位图给我出一份。
初:
桌上不是有人名台签吗?
钟:
(不悦)我坐在边上,有的人名不是看不见吗?
让你帮点忙怎么话这么多。
(气氛有点紧张)
钟:
(缓和了口气)初秘书,你觉不觉得这屋子有点凉?
初:
是挺凉的,空调温度可能太低了。
钟:
(过去调空调温度)我说这么凉呢,温度在15度以下,以后设在20度左右就行了。
(人们陆续进来入座,王总宣布会议开始,钟秘书桌前有记录本和录音机、磁带)
王总:
下面我们开会,今天的会议内容很重要,关系到我们综合楼项目的建设问题。
(画面淡出钟秘书埋头记录)
情景二(钟秘书办公室)
钟秘书正在起草《情况简报》(电脑屏幕):
宏远信息有限责任公司情况简报
第8期
2006年6月5日
宏远信息有限责任公司办公室
初:
(推门进来)钟秘书,苏经理让我来问总经理办公会下发的文件都收回来了没有。
钟:
(头也不抬)我还没顾上呢,等我把简报打完再说吧。
初:
钟秘书,综合楼项目高经理后天要出差,急需这些文件资料,让我过来取一下。
钟:
会议文件的清通不用那么着急。
高经理要带相关文件我再给出一套。
初:
这是总经理办公会定下的有关第三季度各位领导有关的工作安排,苏经理请你制成一份第三季度的会议时间表。
第三季度领导主要工作安排
(2006年7月——9月)
1、王总:
7月前两周到上海参加客户洽谈会,8月的第二周到香港参加一周的产品订货会。
2、刘副总:
在8月的每个星期三要参加公司内部的销售部门的工作会。
3、赵副总:
每周的周一参加公司的办公会,9月第三周要开一个全公司的分公司销售会议,9月的最后一周安排休假。
情景三(苏经理办公室)
苏经理:
(拿起电话)是钟秘书吗,请到我办公室来一下。
钟:
(推门而进)苏经理,你找我?
苏:
你这份第三季度会议计划表编制得有问题,看不出是哪位领导去开会,第几周去开会,你把7、8、9三个月份的会各放在一个栏目中,既看不出第几周,也不知道是谁去开,领导怎么根据这个计划表安排时间呢?
第三季度会议时间表
(2006年7月——9月)
七月份
八月份
九月份
上海会议
每周的周一参加
公司的办公会
到香港参加一周的产品订货会。
每周的周一参加公司的办公会
每个星期三要参加公司内部的销售部门的工作会
休假
每周的周一参加公司的办公会
(苏经理指着表,会议时间表的大特写,钟秘书不好意思)
钟:
我就是太忙了,没太仔细设计,我回去重新编一下。
(转身欲走)
苏:
你先等一下,上次关于综合楼项目的会议下发文件为什么到现在还没有收齐?
钟:
我收的晚了点,有几个经理不知道文件放在哪儿了,一时半会儿找不到。
苏:
文件清退必须要及时,否则很容易造成丢失,这些文件中涉及到项目投标内容,一旦泄露会给公司带来严重的后果。
钟:
(一脸不高兴)我明天一定收齐,要是没别的事,我回去马上编制会议计划表。
苏:
那就这样吧!
情景四(钟打电话)
钟:
崔经理吗?
你前两天跟我说让我提供一份发文处理的流程图,我做了一份,现在传真给你,你们可以根据这个流程图建立你们相关的文件处理的规定。
发文
登记
用印
审核
撰写
议拟
交拟
→→
(流程表特写,拨打传真电话开始发传真,传真机卡纸,将原稿抽出重发)
钟:
(重新拿起电话)崔经理,传真件收到了吗?
收到了,那再见。
(推门走出办公室看见楼道边有几个计算机的大箱子挡住了她的门口)
钟:
这是哪个部门的大箱子呀?
赶快拿走,别挡在通道上,多碍事呀。
(左右看看没有人回应,自言自语)这是谁干的好事,真缺德,放在别人门口怎么不放自己门口呀?
(将箱子往前使劲推,推离了自己的门口,档在了消防栓前)
参考答案:
1、能够提前10分钟到会议地点检查会议的准备情况。
对
2、能够事先准备好与会人员的文件和茶水。
对
3、能够做好会议记录前的准备工作,准备好了记录本和录音机、录音磁带。
对
4、知道在会议桌上摆放人名台签,以便与会者正确落座和做好记录。
对
5、在对公司情况不熟的前提下,能够为会议事先备好座次表。
对
6、在指导下属工作中,态度比较生硬,不注意语言沟通的技巧。
错
7、在检查会议地点时注意了温度的控制,能够指导下属将室温控制在适度的范围内。
对
8、在进行会议记录时,为了保证记录的准确性,能够同时运用手工记录和录音机记录。
对
9、情况简报的文头不正确,情况简报四字应在单位名称下居中。
错
10、简报的印发日期应写在间隔线的右侧,编印单位应写在与印发日期平行的左侧。
错
11、保密会议下发的文件应及时清退。
错
12、编制领导会议时间表时,应注明不同月份的周次。
错
13、注明参加会议的领导人名。
错
14、缺乏保密意识,在重要的会议文件出现丢失的情况下,不及时加以追回,也未及时汇报。
错
15、发文工作处理的流程图不准确、不完整、缺少签发、印制等重要环节。
错
16、在传真文件时,不能正确地使用传真机,出现卡纸,违反操作规定,硬往外抽。
错
17、注意到办公环境的管理,能够及时将挡在通道上的箱子移开。
对
18、在移动箱子时,忘记了安全隐患的管理规定,将箱子挡了消防栓前造成了隐患。
错
考试题型示例二
(一)单项选择题示例
撰写会议总结应注意B
A、新颖B、及时C、效率D、前蟾性
(二)多项选择题示例
会议总结的目的是ABCD
A、检查会议目标实现情况B、检查小组分工执行情况
C、对比分析自我总结与集体总结D、奖惩相关人员
模拟试题三
(一)单项选择题
1、收集会议文件资料的要求有D
A、确定收集内容B、确定收集人员
C、确定是否归档D、确定收集范围
2、清退会议文件资料时首先应B
A、办理清退手续B、确定清退文件资料的范围
C、整理清退文件资料D、填写“文件清退登记表”
3、会议决定事项的传达要求是D
A、实用B、审核C、建立催办制度D、及时到位
(二)多项选择题
1、会议总结的要求是ABC
A、有理有据B、一分为二C、探求办会规律D、建立规章制度
2、需要收集的会议期间产生的文件有BCD
A、通告B、决定C、议案D、会议记录
3、对会议主持人评估的要素包括BCD
A、领导能力B、业务水平C、对会议进程的控制能力D、对会议时间的控制能力
(三)工作实务题
背景说明:
你是宏远公司行政秘书钟苗,下面是行政经理苏明需要你完成的任务。
便条
钟苗:
为规范公司对于文件的收集和整理的行为,公司拟召开一次座谈会。
请你将会议文件收集的要求和内容、会议文件立卷归档的意义以备忘录形式提供给我。
谢谢。
行政经理苏明
2007年3月15日
参考答案:
备忘录
发自:
秘书钟苗
发给:
行政经理苏明
日期:
2007年3月15日
主题:
会议文件收集整理的要求和内容,会议文件立卷归档的意义
内容:
1、收集会议文件资料的要求
(1)确定会议文件资料的收集范围
(2)收集会议文件资料要及时,确保文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全。
(3)选择收集文件资料的渠道,运用收集文件资料的不同方式方法。
(4)与分发文件资料一样,收集会议文件也要履行严格的登记手续;及时采取措施补救毁损的文件资料。
(5)收集整理过程中要注意保密。
2、需收集的文件资料
(1)会前准备并分发的文件。
包括指导性文件、审议表决性文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理性文件。
(2)会议期间产生的文件。
包括决定、决议、议案、提案、会议记录、会议简报等。
(3)会后产生的文件。
包括会议纪要、传达提纲、会议新闻报导等。
3、会议文件的立卷归档
会议文件资料的立卷归档概念解释。
会议文件立卷归档的意义主要有以下四点:
第一,保持会议文件之间的历史联系,便于查找利用。
第二,保持历史的真实面貌,反映工作的客观进程。
第三,保护会议文件的完整与安全,便于保存和保管。
第四,保证会议秘书工作的联系性,为档案工作奠定基础。
第二章事务管理
考试题型示例一
(一)单项选择题示例
接待规格可分为高规格接待、低规格接待和对等接待,最常用的接待方式是A
A、对等接待B、低规格接待C、正规接待D、非正规接待
(二)多项选择题示例
制定接待计划时,要了解来访者的基本情况,如所在单位的全称、姓名、性别、身份、民族(国籍)、宗教信仰与ABCD
A、业务范围B、来访的目的C、发展态势D、来访者人数
(三)案例分析题示例
录像
时间:
上午10点
地点:
宏远公司营销部办公室
人物:
秘书钟苗,女
某公司公司王经理
经理兆良,男
营销部文员方小姐
物品:
各类文件夹、电话机、笔、留言纸、样品介绍册、订货单、信封、邮票、印泥盒和印章、灭火器、大纸箱
情景一
宏远公司营销部办公室(特写)
钟苗正在打电话,她把电话夹在肩膀与脖子之间,用手在一堆文件里翻:
“王经理您好!
非常感谢您在上个季度对我们销售工作的支持和帮助,我们经理想跟您谈谈今后继续合作的事,您看什么时候方便,咱们一起吃个饭?
”
王经理:
“对不起,你是哪位?
我听不出来。
”
“啊?
我是谁?
我是宏远公司的钟苗呀。
”
此时一位女同事走进来,站在钟苗的办公桌,钟看了她一眼,毫无反应,继续打电话:
“这个周五晚上您方便吗?
我们经理在迎宾楼请您。
……那好,就这么说定了!
周五晚上见。
”
钟苗放下电话后,对同事说:
“有事吗,小方?
”小方:
“我想领A4的打印纸。
印着一半材料没纸了。
”
钟苗:
“你等等。
”转身身走到柜子旁边打开柜门看:
“呀,糟糕!
A4的没有了。
前天打印了好多订货单,用光了。
”小方:
“那怎么办?
我的材料要在下午的会上用,一人一份。
”
钟苗:
“别急,我有办法。
”马上打电话:
“喂!
张民吗?
我是宏远公司的钟苗。
你能马上给我们送两箱A4的纸吗?
急等着用!
好,那就谢谢了。
”放下电话,对小方:
“半个小时内送到,还来得及吧?
”小方:
“那就太好了!
不过我也别白跑一趟,你给我一瓶胶水、两支签字笔,上次发的快用完了。
”
钟苗:
“好。
”打开柜子拿文具,递给小方:
“给你。
过一会儿再来领纸吧。
”小方接过文具:
“好吧。
纸送过来以后你打个电话告诉我吧。
”
钟苗继续在桌子上找东西:
“你没看见我这么多事情!
还是你自己想着点儿吧。
”小方瞥了她一眼,转身走了。
情景二
(周五下午五点)钟苗在打字
经理兆良走进来。
“钟苗,是不是该走了?
约王经理几点到?
”钟苗看表,“跟他约的6点,还有一个小时,来得及吧。
”兆良:
“周末容易堵车,还是早点走吧!
”
钟苗:
“稍等等。
”说着从抽屉里拿出一条丝巾,提起包:
“我去补补妆,两分钟就好。
”
情景三
饭店前,王经理和马秘书走来。
马秘书对饭店领班:
“宏远公司订的房间。
”领班:
“请跟我来。
”领他们来到一个包间门口。
推开门。
王经理和马秘书面面相觑,王经理:
“怎么没人?
几点了?
”马秘书:
“6点过5分。
他们还没到?
咱们进去等吧。
”王经理:
“别,咱们到外面等。
”两人走出饭店大门。
钟苗与经理兆良匆匆赶来,边走边看表。
稍远处,马秘书看见他们,想迎上前去,被王经理拉住:
“等会儿再进去。
”过了几分钟,两人走进饭店。
参考答案:
1、钟苗打电话的姿势不对。
错
2、钟苗打电话没有先告诉对方自己是谁。
错
3、打电话时没向同事点头示意、打招呼。
错
4、请客时主人一方应该提前出发,在时间上留有余地。
错
5、钟苗补妆是对客人的尊重。
对
6、王经理二人作为客人,稍晚几分钟到。
对
7、王经理到外面等候。
对
8、钟苗两人迟到。
错
9、马秘书想迎上前。
错
10、王经理拉住马秘书,让主人不会为迟到尴尬。
对
11、王经理等人稍晚几分钟再进。
对
12、钟苗应该提前到达饭店检查餐厅环境、安排座位。
错
模拟试题一
(一)单项选择题
把上司和其他同事不愿见的或没有必要见的客人挡在门外,这就是秘书工作(A)作用的体现。
A、过滤B、预选C、分流D、预约
(二)多项选择题
在多边性商务活动中,人们经常采用的礼宾次序是:
按来宾所在国或地区的名称的拉丁字母顺序排列ABD
A、按时间顺序排列B、按来宾身份排列
C、按与东道主的关系远近排列D、不排列
(三)案例分析题
录像
人物:
宏远公司秘书钟苗
宏远公司王总经理
宏远公司几位同事
昌和公司的周总经理等几位客人
地点:
宾馆宴会厅、秘书钟苗办公室
物品:
一桌酒席
着装要求:
职业装
情景一(秘书钟苗办公室)
钟秘书:
“红枫宾馆餐厅江经理吗?
我是宏远公司秘书钟苗,今天中午12点我们要订‘枫韵阁’包房,来了几个西北的客人。
没问题吧?
那好,你问订什么菜?
我们王总,你还不知道,爱吃肉呗,什么扒猪脸、烧猪手、藕炖排骨、烧大肠等等,反正以肉菜为主。
就这么说定了,我12点准时到,到时上菜可得快点。
”
情景二(宾馆宴会厅。
楼上正在装修,宴会厅有很多人在吃饭,不时传来包间的歌声)
钟秘书领着几位客人:
“这边请。
”走在客人的左侧引领。
客人中有一两个人悄悄相互说:
“真够乱的。
”
钟秘书:
“大家请入座,周总经理您请这边坐。
”
钟秘书帮客人抽出椅子,钟秘书将周总理等客人安排在了包间门口,让客人坐在一起。
王总等本公司的人坐在一边。
服务小姐沏上茶。
钟秘书说:
“今天,我们在这里为周总一行接风,真是荣幸之至,咱们新朋旧友能坐在一起,真是缘分。
”
王总咳嗽一声,说:
“大家闲话少叙,先端起酒杯,为我们的友谊和合作干杯。
”大家起身举杯。
情景三
服务员小姐不断端上菜来,报菜名:
“扒猪脸、烧猪手、藕炖排骨……”
钟秘书问身边的男士:
“钱先生,您怎么不动筷子?
”钱先生不好意思:
“我……”旁边周总说:
“我忘了介绍,我们钱副总是回民。
”
王总:
“真不好意思,我们考虑不周,钟秘书让餐厅的江经理给我们换几个菜。
”
钟秘书:
“对不起,是我工作不细,我马上去另点几个菜。
”钱先生:
“给你们添麻烦了。
”
情景四
服务员小姐不断端上菜来,报菜名:
“罐焖牛肉、羊肉萝卜盅……”
钟秘书用自己的私筷给客人夹菜:
“周总经现尝尝这道牛肉,……钱先生尝尝这道萝卜盅。
”
过了一会儿,钟秘书开始脱毛背心:
“这屋里太热。
”
王总:
“周总,咱们俩既是老同学,又是合作伙伴,咱们俩得干了这杯。
”两人干完。
钟秘书主动敬酒:
“各位老总,难得大家有缘相聚,又难得周总和王总有着这么深厚的友谊,我敬周总和各位一杯,愿我们的合作顺利。
”
钟秘书一边给旁边的钱先生夹菜,一边问:
“钱副总,你们公司这两年生意这么火,员工的收入一定不错吧,像部门经理级的月薪都能达到5000以上吧。
”
钱先生为难地说:
“你们的公司做得也很不错嘛,彼此彼此啦。
”钟秘书一边听着一边用牙签当人面剔牙。
这时钟秘书的手机响,钟秘书:
“对不起,我要接个电话。
”离座出去,在包房外面,钟秘书:
“你说什么,一车间出事故了,一个工作的手被轧断了,好,你不要离开,我马上向王总汇报。
”拿出便签本,在上面写了几句话,进去到王总身边递给他,然后退出。
王总看完,过了一会儿,说:
“我有个电话,对不起,失陪一下。
”走出来。
钟秘书:
“刚才公司的值班室来电话说一车间一名工人把手给轧断了。
”王总:
“送医院了么?
”钟秘书:
“已经送了,他们主要怕工人的家属来闹怎么办?
”王总:
“我现在一时半会儿也走不开,这样吧,你让在公司留守的马副总经理先处理一下这件事,等送走周总他们,我马上赶回公司处理。
”然后回到包房。
钟秘书继续打电话:
“马总吗,我是钟秘书,王总让我转告您……”过了一会儿,钟秘书回到包房,向王总示意“OK”的手势。
参考答案:
1、宴请订菜,没有考虑客人的情况和饮食习惯。
错
2、宴请选择的地点不合适,不够安静。
错
3、引领客人的动作和手势正确,合乎礼仪要求。
对
4、宴请的座次不正确,不应让客人坐在门口,也不应让客人坐在一起,应与主人相间而坐。
错
5、能主动帮客人抽出座椅,合乎礼仪要求。
对
6、钟秘书抢在上司前说话。
错
7、发现有回民,能主动道歉,并及时调整合适的菜肴。
对
8、用自己的私筷给客人夹菜,不讲卫生。
错
9、当着客人的面脱毛背心,不讲礼貌。
错
10、领导敬酒后,能主动敬酒,注意礼仪。
对
11、谈论不适宜的话题,如向别人打听收入。
错
12、当别人的面剔牙,不文明。
错
13、能用礼貌用语,向客人道歉,然后出去接电话。
处理方式正确。
对
14、能正确使用便条的形式向上司报告不便明言的事情。
对
15、能按上司的要求通过电话处理各种紧急的事务。
对
16、能以暗示的方式向上司报告处理结果,与上司有一定的默契。
对
考试题型示例二
(一)单项选择题示例
弹性工作模式的优点突出表现在B
A、减少了总部的费用支出B、员工能自我控制上下班的时间
C、能有效发挥团队协作精神D、监督、管理员工更加便利
(二)多项选择题示例
企业中可以采用开放式办公室布局的部门通常有BD
A、财务部B、公关部C、经理室D、销售部
(三)案例分析题示例
时间:
某日上午
地点:
公司经理办公室
人物:
四达公司经理秘书初萌,女;维达公司张经理,男
物品:
电脑、各类文件夹、电话机、办公文具、文件柜、沙发、纸笔、手机、暖瓶、茶杯
情景一
初萌身着圆领无袖衫,下身穿牛仔裤,脚上穿着旅游鞋,走进办公室。
办公室桌椅整齐,时钟特写:
7:
50。
初萌打开窗户,调整好百叶窗的光线。
然后坐在办公桌前开电脑。
(动作特写:
先开主机,后开显示器。
)桌面上很零乱地堆放着文件。
初萌一一归入办公桌上的文件夹中。
文件夹特写,有“急件”、“要件”、“密件”等字样。
这时,电话铃响了(电话的位置位于初萌的左手边)。
初萌迅速拿起听筒。
初萌:
“你好!
四达公司。
”
初萌:
“哦,王经理,您有什么指示?
”边说边从电话旁拿起纸笔。
初萌:
“好的,我记一下。
”边说边记,“后天上午九点,在公司第二会议室,开关于新产品研发的会。
好的。
我会通知各部门负责人到场的。
”(画面淡出)
情景二
初萌正坐在电脑前打一份文件。
闪过标题:
新产品开发计划书。
她的手机放在显示器旁。
这时,有人敲门。
初萌:
“请进。
”客人推门而进,同时初萌起身迎接。
初萌:
“您好,我是秘书初萌。
”初萌边说边伸出手。
双方握手。
客人:
“您好,我是维达公司的。
”迷说边递过名片。
初萌双手接过名片,边看边念:
“噢!
维达公司的张经理。
您快请坐。
”说完,拿起暖瓶给客人沏茶。
特写:
茶水较满。
客人:
“谢谢!
”边喝茶边看着电脑屏幕。
(屏幕正对着客人)
初萌:
“不客气!
请您慢用!
”说完,坐回到办公桌前。
客人:
“这次来是想和王经理商讨一些事情的。
”初萌:
“您没有预约吧?
”边说边从文件夹中抽出“秘书工作日志”翻看。
客人:
“是的,我顺路经过这里。
”初萌:
“您看真不巧,我们王经理到工地去了。
您看后天上午行吗,十点钟,王经理会在办公室。
”客人:
“好的,我后天再来。
再见!
”客人起身。
初萌:
“再见!
”在秘书工作日志上写下:
10:
00,会见维达公司张经理。
接着又抽出上司工作日志写下什么。
客人自己拉开门走了。
参考答案:
1、着装不符合职业要求。
错
2、能够提前到办公室做好工作准备。
对
3、办公室通风、光线良好。
对
4、电脑开机顺序错误。
错
5、下班前没有整理办公桌。
错
6、能够将文件进行分类。
对
7、保密文件应锁入文件柜中。
错
8、电话放置位置正确。
对
9、能够及时接听电话。
对
10、电话应答语正确。
对
11、电话旁能事先准备好纸和笔,方便记录。
对
12、能够做电话记录。
对
13、
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