基于Lotus Notes 办公自动化公共信息子系统的设计.docx
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基于LotusNotes办公自动化公共信息子系统的设计
第一章绪论
基于LotusNotes解决方案的******大学办公自动化系统
近年来,******大学的各个部门都普遍配备了微机,并开发出各自的事务处理的应用,在一定程度上提高了各部门的办公效率。
由于受当时的技术限制,这些面向各部门内部事务处理的办公自动化系统相互之间标准不统一,各自为政,难以集成。
随着校园计算机网络的建立,各部门的信息可以发布到Web上,使信息发布的效率和范围得到较大程度的改善,然而,由于校园网仍缺少重要的信息传递和工作流程环节,各部门仍然各自为政,部门之间仍无法实现信息共享和集成,从而难以实现各部门之间的高效率协作。
这样的办公环境劣势至少有三:
一是各部门的信息传递和事务交接仍然由人工完成,容易出现差错;二是上下级和部门之间无法实现协同工作,难以及时沟通;三是信息和工作流程相分离,缺少至关重要的随时记录,使工作监控和评估困难重重。
可以想象,参杂着如此大量人工操作过程的事务处理方式根本无法满足一流大学的需要。
要把*******大学建设成综合性、研究型、开放式的大学,需要具有先进水平的办公与管理机制提供强有力的支持。
随着计算机技术、网络技术的迅速发展以及系统科学、管理科学的引进,在现有的校园计算机网络上建立高效、协调、集成的数字化办公系统已成为可能,这也是能够从根本上变革办公及管理体制的有效途径。
在这种背景下,*******大学决定建设先进的办公自动化信息系统。
建立一流的办公自动化系统,需要先进、功能强大的应用开发平台,也就是说,所采用的应用开发平台应该能够适应计算机网络的发展趋势,有利于提高管理和办公的效率,有利于促进各部门之间的协同工作,有利于创建现代管理制度和工作方式。
LotusNotes作为世界领先的通信处理软件和群件产品,具有诸多优势功能:
首先,它作为文档数据库管理系统,能够高效率处理非结构化信息;作为群件平台,能够支持工作组成员跨越时空界限共享信息;还具有先进的邮件处理和通信机制,便于工作组成员之间的协同工作;融合了Internet和Web的标准,可以将Web浏览器作为Notes的客户机,从而实现与Internet的高效率联接。
基于这些优势功能,LotusNotes成为*******大学办公自动化系统的应用开发平台。
第二章办公自动化技术概述
§2.1办公自动化技术简介
目前,办公自动化技术的内涵及外延都在发生改变。
在企业信息系统中各种综合技术的引用使办公人员可以处理更为广泛的业务和办公信息,并使经营业务与办公事务互相融合,即,根据业务分析形成公文文档和报告或根据办公流程中的公文信息形成或修改业务系统信息。
网络的发展拓展了OA的作用范围,现代意义上的基于网络的OA已经不仅仅是提高像打字录入、编辑排版这样的个人事务处理效率,甚至也不仅仅是实现公文收发、流转、签发、归档这样的群组作业效率。
事实上,网络时代的OA是一种企业级跨部门运作的基础信息系统,可以联结企业各个岗位上的各个工作人员,可以联结企业各类信息系统和信息资源。
OA系统的运行不仅应当适应单位为提高运作效率而进行的机构调整,而且还可能促进企业资源合理配置的进程,甚至改革机构运作的流程。
也就是说,OA在模拟手工作业的同时,还将反作用于传统的办公流程。
因此,在企业信息系统的建设过程中,要改变以往以业务数据为主的管理信息系统(MIS)的观念及陈旧的办公自动化的概念,应用先进的技术及创新的理念,构造一个在企业信息系统中不可或缺的高效的办公运作系统。
因特网的发展孕育着企业管理和经营模式的革命,同时也为办公自动化系统提供了一个广阔的舞台。
可以这样看待办公自动化与其它信息系统之间的关系:
企业的办公系统是所有员工与管理者都必须应用的系统,它结合有强大的通讯技术和工作流技术,它的信息多为文档是上下文关联的信息,主要面向于企业的日常运作和管理。
而企业的信息系统(MIS、ERP等)多处于相对专业的数据集合。
结合两者的优势使企业的信息进行集成和有效地共享,让企业信息能被所有需要信息的管理者和员工及时、有效的获取和应用,充分发挥企业的信息的作用,支持企业的运作管理,提高企业的整体反应能力,使企业在激烈的竞争中处于有利地位。
人类社会正在进入知识经济时代,信息与知识是企业占主导地位的资源。
信息和知识是否充分发挥作用,直接关系到企业的创造能力与生产力和企业的直接效益。
因此我们提出“第三代OA,以知识管理为核心的办公自动化”的概念,旨在在现有信息资源的基础上,加强企业的信息的流转,支援企业工作人员(管理层、业务人员、行政人员等所有员工)有效获取有用的信息资源,提高工作效率,达到提高企业整体运作效率的目的。
§2.2办公自动化的发展趋势
办公自动化的发展过程到现在已经是第三代。
第一代办公自动化是以数据为其处理中心传统的MIS系统。
它的最大特点是,应用基于文件系统或/和关系型数据库系统,以结构化数据为存储和处理对象,强调对数据的计算和统计能力。
其贡献在于把IT技术引入办公领域,比特化纸质文件,提高了文件管理水平。
但是,缺乏对于协作型工作的处理能力,而办公过程主要是群组协作过程,如收发文。
因此,第一代办公自动化系统的“自动化”程度是有限的。
第二代是以工作流为中心的办公自动化系统。
伴随网络技术的发展,软件技术也发生了巨大的变化。
办公自动化已实现了以工作流为中心。
这种方式彻底改变了早期办公自动化的不足之处。
以E-mail、文档数据库管理、复制、目录服务、群组协同工作等技术作支撑,以工作流为中心的第二代办公自动化系统包含众多实用功能和模块,实现了对涉及人、事、文档、会议的自动化管理。
第一代办公自动化相比,第二代系统有三个显著特点:
以网络为基础;以工作流自动化作为主要的技术手段;缺少对知识管理的能力。
第三代办公自动化系统即以知识管理为核心的新一代办公自动化。
在实践中,由于网络的便捷带来的人们对信息共享的需求,使得企业更需要越来越多的外界信息和企业内部知识的积累,并在它们之间不断地交互与碰撞中使知识获得再生和增值。
办公自动化不应只是人际办公的计算机化,而是要融入新的管理方式,要融知识管理于办公自动化中。
通过新系统,办公自动化为领导层,办公室,人力资源部门,业务部门等提供了全新高效的工作模式。
第三代办公自动化系统建立在企业Intranet平台之上,旨在帮助企业实现动态的内容和知识管理,使企业每一位员工能够在协作中不断获得学习的机会和进步。
事实上,现在的办公已经不再是简单的文件处理,不再是单纯的行政事务了。
现代办公的任务是提高整个企业的运作效率,进而提高企业的核心竞争力。
知识管理可以帮助企业解决知识共享和再利用的问题。
知识管理是一个系统工程,目标是帮助企业发现潜在知识、定位拥有专门知识的人、传递知识、和有效利用知识。
知识管理意味着在恰当的时间,将正确的知识传给正确的人,使他们采取最适合的行动,避免重复错误和重复工作。
知识管理关注在如何获取、组织、利用和传播散布在企业信息系统和人们头脑中的知识。
第三代OA的核心是知识。
较第二代相比,第三代OA不仅模拟和实现了工作流的自动化,更模拟和实现了工作流中每一个单元和每一个工作人员运用知识的过程。
以收发文为例。
设想一位主任审核一篇报告的过程。
第二代OA可以在网上自动地将待审报告传递过来,主任在其上签署意见后,单击某个按钮即可将其发送给下一个处理者。
问题的关键在于“签署意见”的过程——“人非圣贤,孰能无过”,主任为了科学决策,可能要就此报告内容征求有关专家的意见或查阅有关文件,甚至进入某个信息系统;可以说这是一个典型的运用知识的过程:
访专家、查资料、找信息。
由于缺乏对知识的处理手段,在第二代办公自动化系统中,这个过程无法自动完成。
然而,从第三代办公自动化系统开始,情况发生了变化。
在网络上给主任传递报告的同时,系统还提供了一个与此待审文件相关的“知识门户”,透过这个门户,主任可以方便地发现与报告相关的专家、资料和信息。
换句话说,系统自动地实现了“访专家、查资料、找信息”的过程。
分析这个例子可以看出,第三代OA系统具有几个突出的特点:
1,实时通信。
主任与专家可以网上实时交流。
2,信息的广泛集成和内容编目。
3,知识门户的构造。
实际上,无论实时交流、信息集成还是门户建设都是指知识管理。
因此第三代办公自动化系统的核心是知识,实现的基础技术是知识管理。
综上所述,办公自动化系统的发展经过三个阶段,两个飞跃过程。
从以数据为核心发展到以信息交流为核心,进而提升为以系统地运用知识为核心。
知识贯穿于各种方式的信息交流,从简单的电子邮件、群件与协作、直至构建Web应用,其核心目的都是在获得与应用知识。
知识是企业网络上传递的最有价值的信息。
对知识的运用效果关系到企业的综合发展实力。
第三代OA帮助企业从HowTo的过程转变到KnowHow的过程,即将办公自动化系统由模拟手工作业向改变并提高手工作业效率过渡。
第三章LotusNotesR5平台概述及优点
§3.1LotusNotesR5平台简介
LotusR5是Lotus公司1999年3月推出的新一代Domino/Notes软件的总称,包括服务器和客户端两条产品线的三个产品:
·LotusNotesR5集成的Internet客户机
·LotusDominoR5,企业级通讯、协作、Internet和Internet应用服务器
·LotusDominoDesignerR5,集成的Web和Internet应用开发客户机
这些产品继承了以往Domino/Notes所有的各种先进功能和性能,并新增加了多种新的特性,为用户简单、高效、迅速的构建企业的通信基础设施,完成网上协同工作,接入Internet,奠定电子合作和电子商务的基础提供了一整套服务。
下面简单介绍一下这三类产品的特性。
3.1.1LotusNotesR5
Notes是世界领先的Internet集成软件,提供了一种易用、开放、功能强大的工作方式。
NotesR5内置了一些Lotus产品中最常用的特性---例如以前版的Notes,cc:
Mail和LotusOrganizer中的某些优秀性能。
因此,e-mail、日历、群组日程安排、Web浏览和信息管理都在一个定制的用户界面中。
让您时刻针对最重要的任务使用NotesR5,您可以轻松地掌握重要信息。
首页会每天发布一次,使您可以挑选所需要的信息类型,并将它们集中在一页中。
从首页中您可以看到重要的邮件信息、日历一览、最新的任务列表或到重要Web站点的连接。
NotesR5是Lotus发布的一个具有战略意义的通讯客户机。
NotesR5支持Internet标准,因此您可以在一个通用的信箱中取得所有e-mail帐号的信息,不论这些帐户是建在Domino服务器之上,还是在其它邮件服务器上。
使用Notes可以有效地管理e-mail,并且获得先进的邮件客户机所拥有的保真性。
会议安排也是轻而易举。
现在您可以在同一时间管理多个日历。
另外,NotesR5可以跟踪任务直至完成,因此是帮助您高效率安排时间的有力工具。
特性一览表
NotesR5----最易于使用的Internet客户机NotesR5将Notes客户机强大的协同工作功能与浏览器的易于使用性结合在一起。
它使您比以往任何时候都能更快地得到您想要的信息,并以您习惯的方式管理它们。
·首页
让您选择希望最先看到的信息和查看的方式。
在首页中可以选择查看重要的e-mail信息,任务,会议,重要的Web站点,这些站点甚至可以由Intranet应用进行更新。
如果收到紧急的e-mail信息,只需鼠标一点即可打开整个文档。
另外,IT部门可以定制首页,将公司的Intranet信息立即传递到用户的桌面,或将公司标识放在首页上。
·书签
使您可以方便地生成到Web页面、Intranet应用、文档、视图和表的各种链接,轻轻一点即可立即访问。
·窗口标记
新的窗口标记帮助您同时追踪多个打开的页面,并可以在其中快速切换。
将窗口标记拖到书签栏即可生成新的书签。
·搜索
NotesR5提供了先进、易用的检索功能,包括可以跨整个网络进行信息检索,甚至在您不能确定确切的用词时也可以完成,使任何情况下寻找所需要的信息都变得更加容易。
·导航
NotesR5采用了浏览器方式的导航,提供用户熟悉的前进、后退、停止、刷新、搜索按钮,使导航变得更加方便、容易。
·E-mail和日历
Notes是功能强大的E-mail,NotesR5为邮件带来了一些全新的革命性的增强特性。
支持签名文件、收件箱管理中生成点击rules、可选的自动拼写检查、完全的HTML编辑器,使Notes成为安全、可靠的Internet邮件的首选。
·所有人的日历
NotesR5中的群组日历视图使您可以立刻生成多位同事日历的专门视图,通晓每个人的空闲时间。
将群组日历作成书签直接访问就可以迅速了解群组成员的时间安排。
现在您可以随身携带它,既可以打印一日、七日、十四日、三十一日的日历视图,也可以与流行的便携式设备如3Com,Palmpilot或IBMWorkPad等同步日历。
·轻量目录
Notes通过轻量目录为偶尔连接的用户提供了强劲功能。
将您公司的整个目录存入轻量、快速的本地目录以便在不连接时方便地进行寻址。
支持LDAP快速查找。
·任何基础设施之上的强大工具
Notes的当前用户可以迅速方便地进行升级,以便享有Notes和DominoR5中所有惊人增强特性带来的益处。
现在,非Domino的标准邮件服务器的用户或使用ISP邮件的用户也可以从NotesR5的强劲功能中得到益处。
NotesR5提供了对以下标准的全面支持:
1.Internet邮件,包括:
POP3,IMAP4和LDAPv3。
2.完全的内容格式支持,包括MIME,S/MIME,HTML,NNTP,Java,Javascript和X.509验证。
3.支持的平台:
Windows95,Windows98,WindowsNT4.0,Workstation,MacPowerPC7.6,8.1.
容易开始或升级
安装NotesR5很简单。
不论您现在已经习惯的e-mail系统是什么,Notes将指导您快速方便的建立已有的ISP邮件帐户。
与拨号网络入口的集成意味着在安装导航中已自动为您生成了帐户。
NotesR5还提供了一些预置的设置用于更快速的安装。
只要用几分钟安装了Notes,您就可以提高您的工作效率。
3.1.2LotusDominoDesignerR5
LotusDominoDesignerR5是一个开放的,集成Web应用开发环境,让您能够将企业数据和关键的业务流程联系在一起,快速建立和布署安全的电子商务应用。
利用现有技术
DominoDesigner将所有您想要的可视化工具都包括在一个一流的Web开发环境中,这些工具包括所见即所得HTML制作、站点/页面设计,框架集设计和应用预览。
您可以在同一环境下使用自选的编程和脚本语言--包括Java,JavaScript和LotusScript等,创建或修改Domino应用。
Domino对Java的支持允许您在您喜欢的Java集成开发环境(IDE)中开发DominoWeb应用,嵌入Java小程序和servlet,并生成Java的服务器代理。
快速开发支持
DominoDesigner为快速开发提供了突破性的创新。
对Domino企业连接服务的支持(DECS)使您不需编程即可实现与企业数据的实时连接。
通过您所选择的编程语言,Domino对象提供了对LotusDomino应用服务器各种服务的直接访问,包括通信、安全机制、工作流等。
DominoDesigner提供了一整套其它Web应用开发环境无法比拟的功能。
它是创建安全、高价值的商务解决方案的最快速、最有效的方法。
特性一览表:
DominoDesigner带给您快速构建电子商务应用所需的一切。
·页面设计器
完全控制页面设计和版面设计的所见即所得HTML制作。
可以在应用中加入样式文本、图像、表格、Java和ActiveX构件。
·框架集设计器
不需HTML编码就可轻易为您的Web应用生成多版块的界面。
自动维护目标链接。
·大纲设计器
设计一个完整的站点,将内容链接到站点设计,管理链接,自动生成个人风格的站点图。
·Domino对象
使用您选择的Java,JavaScript,CORBA/C++或LotusScript,快速构建应用访问各类系统服务,包括安全机制、通讯、工作流等。
·DominoUIJava小程序
利用流行的Notes设计元素----可调整列宽的视图、多文档选择、超文本,不需编程即可增强基于浏览器应用的功能。
·表单设计器
在极短的时间内即可生成专业水准的表单(调查表,访问者注册等)。
·编程窗格
对所有编程语言和脚本提供通用、一致的访问。
·及时预览
在设计的同时,允许用您选择各类客户端进行预览,包括LotusNotes,MicrosoftInternetexplorer,和NetscapeNavigator。
DominoDesigner支持Domino企业连接服务(DECS),使您可以实时访问企业数据和应用。
·全面的连接性
DECS支持绝大一部分企业系统,包括DB2,Oracle,Sybase,ODBC,EDA/SQL,SAP,PeopleSoft,JDEdwards,Oracle应用,MQSeries,CICS,等等。
·高性能,实时连接性
DECS管理Domino与外部数据源之间稳定、并行、集中的连接,可以高效、同步地进行数据访问。
·可选的开发方式
借助简单易用的DECS界面,不需编程即可实现与企业数据的连接,或通过LotusScript编程也可以实现连接。
DominoDesigner使您可以选择流行的Web开发工具进行工作。
·广泛的Java支持
使用您所喜欢的JavaIDE开发DominoWeb应用,如SymantecCafe,BorlandJbuilder或IBMVisualAgeforJava。
您可以嵌入和利用Java小程序,集成servlets,甚至可以用Java生成Domino服务器代理。
·与NetObjectsFusion和MicrosoftFrontpage的集成。
使用您喜欢的站点制作工具生成HTML页面和链接,并直接将它们保存到Domino对象库中。
·使用LotuseSuiteDevPack
DominoDesigner的模板可以很方便地集成一整套已建好并经过测试的Java小程序,包括试算表、字处理、日历、地址簿和CGI网关。
使用DominoGlobalWorkBench,Domino可以生成和维护多语种的Web应用。
·使您的应用多语种化
使您的Web站点采用访问者的本国语言进行工作。
这种方式削减了翻译费用,使您可以用最少的管理费用维护多语种的站点。
·同步翻译出来的内容
在您的站点上跨语种管理文档的版本。
支持的平台
1.MicrosoftWindows95
2.MicrosoftWindows98
3.MicrosoftWindowsNT4.0Workstation
3.1.3LotusDomino服务器
LotusDomino应用服务器是一个开放的、安全的企业系统平台,专门为快速发布协同工作的Web应用而设计,将企业系统和动态商务处理集成在一起。
提高当前投资的回报Domino应用服务器使您可以更好的利用当前的Web投资。
Domino企业连接服务(DECS)提供了与企业数据的快速连接。
对CORBA/IIOP的支持将Domino和您的应用体系集成在一起。
创建高价值的应用。
Domino应用服务器提供了一个全面的开发环境,使您不再局限于创建一个静态的Web站点,而是建立一个包括工作流、内容管理和更灵活的安全机制在内的高价值的商务解决方案。
没有任何其它平台能这样容易地创建自我服务的应用----如电子商务和客户服务等,并将这种应用与后台系统联系在一起。
Domino服务器家族
Domino服务器家族是集成的通信和Web应用软件平台,可使正在发展的企业提高对客户的响应能力和流程化商务处理。
Lotus,IBM及我们遍布全球的商业伙伴网将为您提供值得信赖的顶级全球服务和支持,帮助您最大限度地获得Domino基础建设投资的回报。
特性一览表:
Domino应用服务器是一流的Web应用服务器
·支持CORBA/IIOP
将Domino应用服务扩展到Web客户端,并与您已有的应用体系集成在一起。
为Notes客户机用户和Web浏览器用户提供相同的应用服务。
·灵活深入的安全机制
提供基于个人和群组角色的对数据及应用访问权限。
扩展Domino安全机制,保护HTML文件和其它数据。
不论Web内容如何存放及存放在何处,都可以提供更深入的安全机制。
·增强的HTTP功能
DominoR5的HTTP引擎提供了卓越的性能和对JavaServlet的支持。
Domino应用服务器提供了最全面的行业服务
·最灵活的安全模式
集成的X.509的支持使您可以选择Notes验证或X.509验证注册新的用户。
对S/MIME的支持确保所有类型客户端上信息的完整性。
SSLv3保证了IIOP和LDAP客户端的信息。
通过可信任的第三方目录验证,减少了信息的复杂性和重复性。
·企业级的LDAP目录
支持任意大小的多种企业基础。
通过对开放目录访问标准LDAPv3的完全支持,与其它目录进行集成。
可扩展的纲要允许您存储任何信息。
还可与WindowsNT目录同步帐户。
·世界最好的工作流
您可以很容易的定义流程,工作流自动发送和跟踪文档,帮助您在企业内外进行协同工作。
·增强的搜索服务
提供跨Domino应用和文件系统的全域范围检索,内置搜索安全机制,通用过滤器等。
·集成的开发环境
DominoDesigner是专为Domino应用开发设计的开发版客户机,内置一整套可视化工具,使您可以快速开发和布署安全的电子商务解决方案。
支持您使用所喜欢的工具进行HTML制作,Java开发和编写脚本。
Domino应用服务器包括Domino企业连接服务(DECS),使您可以实时访问企业系统。
·全面的连接性
DECS支持绝大部分企业级系统,包括DB2,Oracle,Sybase,ODBC,EDA/SQL,SAP,PeopleSoft,JDEdwards,Oracle应用,MQSeries,CICS,等等。
(与关系型数据库的连接件已包含在Domino中,与ERP应用和事务处理监控的连接件需要单独购买。
)
·可获得最有效的集成
通过稳定、并行、集中的连接,可以从您的Web应用访问或更新企业数据。
·任选的开发选项
通过简单易用的DECS界面,不需编程即可实现与企业数据的连接。
或者通过Java和LotusScript编程也可以实现连接。
Domino应用服务器提供了无可比拟的可靠性和管理性能
·为Domino数据库生成事务处理日志
支持行业标准,进行数据的稳定存储。
确保修改后全部数据的完整性,使数据库增量备份更加容易,系统崩溃后的恢复更快速。
·备份支持
在所有Domino平台上,包括NT,UNIX,AS/400,S390,API都支持与
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