英语商务信函中礼貌的表现及研究现状.docx
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英语商务信函中礼貌的表现及研究现状
汉英礼貌原则的差异的研究现状及发展趋势
由于汉英文化存在着截然不同的传统和风俗习惯,人们的生活方式、思维方式、价值观念、语言习惯等都有很大的差别,许多日常行为在两种语言的交际活动中也存在明显的文化差异。
本文旨在通过对比分析汉英文化中褒奖行为的异同点及常见的语用失误,使大家进一步了解语言只有在一定的文化背景下及语境中被正确使用,才能体现出它们的交际价值,这对我们的日常交际、英语教学及语言研究有极大的启示和帮助。
[关键词]跨文化交际汉英文化差异褒奖语及应答语用失误
一、引言
语言是文化的载体,是文化的一个密不可分的组成部分,它既反映文化,也受文化的影响。
语言使用除了受到结构规则,即语音、词汇、语法等的制约,还会受到使用规则的制约,这儿的使用规则即指语言所属的社会文化,社会文化决定语言使用是否得体。
由于文化的迁移,外语学习者常常会将自己的文化模式套入新的语言文化中,而“文化既有其统一性、延续性和共有性,又有其差异性和变化性。
”(胡文仲,1985)
褒奖行为这种社会现象存在于每个社会群体,存在于各种不同的语言文化中,不同层面、不同程度地反映着人们的交际活动,它不仅可以缩短交际者之间的距离,而且可以联络感情,巩固和加强交际者之间的团结,起到社会润滑油的作用。
美国语言学家pomerantz指出,褒奖语是一种支撑性行为(supportiveaction),也是一种评价性行为(assessmentaction),也就是说,称赞语不仅有称赞的性质,也有评价的性质。
下面让我们来探讨一下汉英文化在褒奖这一言语行为上的相似点及文化差异,并对由此产生的语用失误作一分析,这样可以使我们更好地了解在跨汉英文化交际时如何恰如其分地称赞对方并知道怎样对对方的称赞做出正确得体的语言回应,这对我们的日常交际、英语教学及语言研究都有极其重要的作用。
二、汉英文化中褒奖行为的相似点
1.注重礼貌待人
言语交际中所体现的礼貌程度,在一定意义上标志着一个社会的文明程度,反映着一个民族的精神风貌。
中国是文明古国,礼仪之邦,在人际交往中,人们极为重视谦虚、恭敬的态度和礼貌的语言。
英语文化中也充分体现了对言语行为中礼貌原则的体现。
利奇(leech,1983)在前人研究的基础上,从语用学和人际交往中修辞的角度
,对交际活动中的礼貌原则进行了新的归纳和分类,即由得体准则(tactmaxim)、慷慨准则(generositymaxim)、赞誉准则(approbationmaxim)、谦虚准则(modestymaxim)、一致准则(agreementmaxim)和同情准则(sympathymaxim)等六个准则构成。
后来的一些东西方学者相继从不同角度对言语交际中的礼貌现象进行了探讨,使礼貌成为语用学研究的重要课题之一。
礼貌原则反映到行为中,在称赞、感谢等表达上,汉语和英语存在着不少相似之处。
如,
(1)你做的饭真好吃
。
(2)thankyouforyourhelp.
2.提倡谦虚态度
一般认为谦虚是中国文化所具有的美德,但是,在英语文化中也是一个重要的内容。
在汉语的谦虚表达中,对于来自对方的称赞和评价,一般不采用全面赞同的应答,而采取“缩小规模”来表示同意的策略。
如,
(1)甲:
你刚才唱歌唱得真好听。
乙:
是吗?
不过我觉得我没大放开。
(2)a:
youhaveaniceone
-roomapartment.
b:
yes.therentisexpensive.itisaburden.
说话人通过赞同、认可来称赞对方的行为,听话人通过谦虚、礼貌的态度来应答,从而创造出“和”的气氛,这是汉英语言在会话中的典型表现。
褒奖行为带上了社交礼节的特点,在日常生活中维持了人们之间的圆满关系。
3.讲究协调和谐
很多东方国家包括中国有史以来在社会结构上一直是家族式的,形成一种聚合模式,其特点是从众意识较强,不想突出个人,注重与他人“和为贵”。
我们不难发现在学校里,有些说话讲究艺术性的老师批评学生时很讲策略,如你的文章写得很好,要是字再漂亮些就更棒了。
老师把批评书法和称赞文章结合起来,减弱了批评的味道,学生容易接受,对维护和谐的师生关系起到了良好作用。
中国有以“和”为轴心的文化,中国人常常无意识地、微妙地运用这种“和”文化来相互理解,彼此达到和谐的关系。
英语国家大都是异族混居的国家,成为一种离散模式,其特征表现为相互疏远,讲究个体独处。
不过,他们的社会也并非没有在“协调”上下功夫。
西方语言哲学家及语用学家格赖斯(grice)在1968年就提出了会话所需要的四个协调原则:
(1)说直话,不要说没有十分把握的话;
(2)掌握信息数量,不要给予超出所需的信息;(3)说有关内容的话,不要离题;(4)说话要明快、简洁、条理清楚。
这四个原则被认为是语言交际的一般会话原则。
三、汉英文化中褒奖行为的差异
1.褒奖方式的差异
一个美国学生和一个中国学生应邀去日本朋友家做客,虽然过后中国学生对美国学生说日本饭菜并不迎合他的口味,但在吃饭及做客后告别时,他却一直不停地在主人面前说饭菜如何地美味可口。
美国学生觉得中国学生说了假话,让人听上去很虚伪。
他认为如果是自己的话,他会说一些感谢的话,但同时也会率直地指出饭菜不合口味。
对此,中国学生的解释是说饭菜可口是感谢的一种表达,并不是虚伪的恭维。
英语文化中,人们习惯把对对方的敬佩和感激用不同的言语行为表现出来,假使要称赞他们,也是采用评论性的、限制性的,而且是高姿态的称赞方式;而中国人面对同一对象时,其称赞、感谢的言辞是不带评价的、全面肯定的、低姿态的,往往被西方人看成过分谦虚了,是虚情假意、恭维奉承的表现。
2.褒奖范围的差异及不同观念
汉英文化中不同的传统和价值观念导致了褒奖范围的差异,在西方的文化背景下,宗教信仰、收入、年龄等都是需要避讳的话题,如我们对此类问题进行称赞会使话题陷入尴尬境地,影响双方的进一步交流。
和英语中的褒奖话语相对比,汉语中出现频率较高的褒奖语涉及到对对方性格、内在品德及精神的赞美和钦佩,如常可以听到以下的寒暄语。
(1)你脾气真好,对孩子这么有耐心。
(2)你起得总这么早!
(3)你学习真努力!
传统和价值观念的不同还体现在对于同一褒奖点人们的不同观念。
一种文化普遍认可或认为是具有价值的行为,在另一种文化中却得不到承认,或加以摈弃;一种文化认为是文明的、适宜的言语,在另一种文化中却被认为是落后的、无礼的行为。
让我们对以下几个方面的话题进行探讨,对此会有比较深刻的理解。
①体重。
这是一个在两种语言中出现频率都很高的话题。
过去,中国人见面如果说对方“发福了”“胖了”是一种恭维,但现在人们的生活水平的提高带来了对健康及审美的需求,很多人反倒愿意听别人说自己“瘦了”,可我们仍不能否认,在传统文化的影响下,说对方“发福了”“胖了”仍含有恭维对方生活条件优越的含义,而说对方“瘦了”一般情况下也表达了对其身体状况的关切;在英语文化中却没有这种含义,人们把体重超标看作是不健康的标志,所以说对方胖会被理解成暗指对方体质下降,而说对方“瘦了”毫无疑问是句恭维话,
②金钱。
对中国人来说,称赞对方的家庭背景、经济状况是一种恭维,在很多情况下这种恭维还会带有羡慕的成分;在英语文化中则不然,人们更看重个人通过努力而得来的财富,这种观念在本杰明·富兰克林(benjaminfranklin)的著作中得到了体现——“godhelpsthosewhohelpthemselves”(自助者天助)。
③友谊。
汉英两种文化背景下的人都重视友情,但中国人的人际关系取向以情感为中心,认为朋友,特别是好朋友之间应该互相帮助,互讲义气,所以我们常常会听到“真够意思”“够哥们”“够义气”这样的恭维,这在英语文化中是听不到的。
以英语文化为背景的人际关系取向以工作、志趣和活动为中心,朋友关系中仍然强调独立、自主和竞争,相互之间没有义务和责任。
所以,一个人如果没有给他身处困境中的朋友提供帮助是很正常、无可厚非的。
④外貌。
中国女性在公开场合或丈夫在场时受到异性对自己外貌的褒奖时,多数人会觉得不好意思,有时甚至会觉得不雅,有失体统;英语中人们对女性外貌、化妆和服装等的称赞是很普遍、很自然的,而且自由度很大,基本上不受年龄、地位、场合和熟识程度的限制。
⑤家庭成员。
中国人倾向称赞对方的家庭成员,尤其是对方的孩子;英语文化背景下的人们倾向家庭成员之间互相称赞。
之所以存在这种差异是因为中国人家庭观念浓厚,认为家庭和个人是一体的,所以家庭成员之间互相称赞有“自我表扬”之嫌,而称赞对方的家人事实上就是在称赞听话者本人;而多数西方人自我观念意识强,这种独立性往往使他们对自己的家庭成员不吝赞美。
如,
(1)你女儿长得真漂亮!
(2)这么短时间不见,你儿子长这么高了!
(3)(母亲对女儿)you
2英语商务信函中礼貌的表现
摘要:
随着全球经济一体化进程的不断发展,世界范围内的经济交流与合作也在不断增多。
人们不可能跟自己的贸易伙伴一一亲自会面协商,同时我们又需要将贸易伙伴做出的各种承诺变成有据可查的文字记录。
这时英语商务信函就成了取代亲自拜会的一种便宜而有效的沟通媒介。
我们给贸易伙伴的每一封信都代表着自己所在公司的形象,显示着公司的水平和实力。
一封礼貌有加、措辞得体的商务信函可以帮助一个公司建构起良好的商业形象,进而做成一笔笔好生意;反之,一封礼貌欠佳、用语不当的信函则会给一个公司带来负面的评价,使之弄砸了生意不说,还有可能毁了公司苦心经营的形象。
可见,礼貌在商务信函中的作用不容忽视。
本文通过大量实例的比较,论述英语商务信函应坚持的礼貌原则,归纳出当代商务英语信函中的礼貌表现。
关键词:
英语商务信函;礼貌;原则
PolitenessinEnglishBusinessLetters
Abstract:
WiththedevelopmentoftheprocessofGlobalEconomicIntegration,theworldwideeconomiccooperationandexchangesareincreasing.Itisimpossiblethatpeoplemeettheirtradingpartnersface-to-face,andweoftenneedtomakeallkindsofthecommitmentsthatourtradingpartnershavemadeawrittenrecordthatcanbechecked.NowEnglishbusinesslettershavebecomeacheapandeffectivemediumofcommunicationandreplacedapersonalvisit.Eachletterthatwewritetoourtradingpartnersrepresentsacompany’simageandshowsitsstrength.Acourtesyanddescentbusinesslettercanhelptobuildafavorablebusinessimageforthecompanyanddobusinessbetter.However,aletterwithoutcourtesycannotonlyleadtothefailureofthebusiness,butalsodestroytheimagewhichthecompanyhasbuiltupforyears.Therefore,thecourtesyofbusinesslettersisveryimportant.ThroughsystematicanalysisandcomparisonofEnglishbusinesscorrespondences,thispaperstatesthattheprinciplesofpolitenessinEnglishbusinesslettersshouldbeinsisted.TheauthoralsopresentsseveralaspectsofpolitenessinEnglishbusinessletters.
Keywords:
Englishbusinessletter;politeness;principle
英语商务信函中礼貌的表现
一、引言
21世纪是经济日益全球化的世纪,中国与世界各国的交往日益频繁,国际贸易事业发展迅猛。
但随着科学技术的发展,国际间的贸易往来更多地使用传真与电子邮件来传递商务信函。
因而,英语商务信函成为一种便宜而有效的沟通媒介。
“一封好的商务信函,可以带来截然不同的效果,使你所要表达的意思焕然一新,给对方深刻的印象,使您的职业道路畅通无阻。
一封好的商务信函有助于促进和发展同客户的关系,在促进达成新的业务方面起着积极的作用。
”
二、英语商务信函的定义
英语商务信函是一种最常见的商业联系媒介,它是一种通过电脑或者打字机“书信”来完成的人际间交往。
实际上商务信函是一种“推销”函,写信人总是在推销着什么,可能是一种产品、一项服务、一项专利、一个观念,甚至是推销自己或树立自己所在公司的形象等。
三、英语商务信函写作原则
1、礼貌原则(courteousness)
商业信件要简洁明了,既要注意信件的措词得体,又要符合商业信件礼貌周到的原则。
写信时要注意礼节,不要盛气凌人,避免出现命令或粗鲁等不恰当的口吻。
写信过程中除了多使用诸如please;yourkindinquiry;Iwouldappreciateitifyouwould等短语外,还需做到以下几点:
语气要真诚、善解人意以及考虑周全;避免使用伤害、贬低的短语,如:
yourneglectfulattitude;impatience;wedenyyourclaim等;避免使用含有性别歧视的词语,如businessman;chairman等。
2、正确原则(correctness)
正确性不仅仅指英语语法、标点符号和拼写,更重要的是书信的内容要叙述正确,不要说过,不宜漏说略述。
避免使用一些语意模糊的词语或短语,如:
majority;agreatoftime;minority等,这些表达易造成混乱、误解,甚至引起不必要的纠纷。
这一点对商务文件、信函等尤为重要。
3、明晰原则(clearness)
信要写得清清楚楚、明明白白,毫无晦涩难懂之处,以至于收信人看了之后不会误解写信人的意图。
信的每段宜一个话题为妥,采用篇幅较短的段落阐述,每段段首以主题句开门见山提出每段的主要观点。
段与段之间应使用过渡语衔接,诸如:
firstly;secondly;however;moreover;incontrast等短语,使整封信自然流畅,明白易懂。
4、简洁原则(conciseness)
一封拖沓冗长、措辞复杂的书信不仅写时费时,对方阅读更浪费时间,有时甚至看不懂。
故撰写商业信件时要长话短说,避免罗嗦,用尽可能少的简单的文字,完整清楚地表达需要表达的意思,这一点符合商务英语简易化的趋势。
5、完整原则(completeness)
信函的内容力求完整,需回答来信所提出的所有问题和要求,或是包括写信人希望收信人作出积极反映的一切问题及情况。
6、具体原则(concreteness)
使所表达的内容准确而又生动。
当涉及到数据或具体的信息时,比如时间、地点、价格、货号等等,尽可能做到具体。
这样会使交流的内容更加清楚,更有助于加快事务的进程。
7、体谅原则(conscientiousness)
体谅原则强调对方的情况而非我方情况,要体现一种为他人考虑、多体谅对方心情和处境的态度。
当撰写商务英语文书时,要将对方的要求、需要、渴望和感情记在心中,寻找最好的方式将信息传递给对方。
以上七个原则是商务信函写作中的指导原则,对于写好一封商务信函起着非常重要的作用。
四、英语商务信函的礼貌
从上述原则中,可以发现礼貌是书面商务信函中最基本的原则,是重中之重。
我们这里所说的礼貌,并不是简单用一些礼貌用语,比如yourkindinquiry;youresteemedorder等就可以的,而是要体现一种为他人考虑,多体谅对方心情与处境,并且在文字表达的语气上应表现出一个人的职业修养,显得客气而得体。
最重要的礼貌是及时回复对方,最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。
商务交往中肯定会发生意见分歧,但礼貌和沟通却可以化解分歧而不影响双方的良好关系。
商务信函中无论是索赔、抱怨及拒绝接受等措辞均要力求客气,委婉、礼貌地作答。
五、英语商务信函中礼貌的表现
1、英语商务信函的首尾
(1)信件开头的问候语
虽说这些都是客套话,但是在商务信函中却是一种礼貌的表现。
如果对方是女士,不论婚否,如无职称,可用“Ms.”。
如对方愿用“Miss”或“Mrs.”,宜尊重对方意见。
如不知对方是男士还是女士,则可根据信的内容,选择一个合适的尊称。
例如:
“DearCustomer”;“DearPersonnelManager”。
如果你不知道对方的姓名,可以用最客气的方式来问候他/她:
DearSirorMadam(尊敬的先生或女士)。
如果你知道对方的名字,则可以标明对方姓名,显得更亲切些:
Dr.Smith(斯密思博士);Mr.Smith(斯密思先生);Mrs.Smith(斯密思夫人);Ms.Smith(斯密思女士);MissSmith(斯密思小姐)。
如果收信人是你的朋友或关系亲密的同事,就直接用名字,不用姓:
DearJames(亲爱的詹姆斯)。
力求避免使用“ToWhomItMayConcern”。
因为据美国一些礼仪专家说,多数使用这样的称呼的信件都被扔进字纸篓,这种信件也许要花上几个星期才能到达负责处理这类信件的有关部门。
然而,现在不少人向外国公司、大学等推荐人员时,他们的推荐信仍使用这种称呼语(当然,国外也有不少人仍然使用这种称呼语),这是不可取的。
如果你向一家外国公司推荐一名求职者,则可把推荐信写给该公司的人事部,使用“DearPersonnelDirector”;“DearPersonnelManager”而不宜使用“ToWhomItMayConcern”。
(2)信件结尾的敬语
结束语与开首的称呼语一样,也是客套语,但是在商务信函中也是一种礼貌的表现。
如果既是你的业务伙伴,又是朋友,则可用非正式的礼貌用语,只要给出最真诚的祝福,所以可以用:
BestWishes或者Bestregard。
如果只是你的业务伙伴,而且是第一次合作时,则要用正式的礼貌用语,既要表现出你真挚的祝福,也要表明你的严肃态度,所以可以用:
Sincerely;Sincerelyyours;Trulyyours;Yourstruly;Yoursverytruly。
有时也用Respectfully或Respectfullyyours。
在所有的结束语中,这是正式程度最高的,在商务信函中使用最少,因为它一般用于写给政府官员或教会神职人员的信中;Best正式程度最低,但常用于比较熟悉的收信人;Sincerely用的最多。
2、英语商务信函的语气
无论何时,只要有必要,别忘了“谢谢”,“请您……”之类的词语,而且既要热情友好,又要审慎仔细。
由于您写的信函都是有其目的性的,所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。
在写之前先不妨仔细考虑一下,您写这封信函是想达到一个什么样的目的,您希望对收信人产生一种怎样的影响呢?
是歉意的,劝说性的,还是坚决的,要求性的。
这完全可以通过信函中的语气语调来表现。
因此,一定要避免以下十种语气:
(1)不信任的语气
“Ifwhatyousayistrue…”;“If…asyouallege”之类的语句往往让人觉得你是在怀疑别人的可信度。
这样不利于激发对方作出对你有益的举动。
试比较下面的例句:
Poor:
Wereceivedtheletterinwhichyouclaimedthatthetimerwasdefectiveatthetimeofpurchase.Ifthegoodsweredamagedinshipment,asyouallege,we…
Better:
Wehavenoticedinyourletterthatthetimerwasdefectiveatthetimeofpurchase.Asyoumentionedthegoodsweredamagedinshipment,we…
(2)指责的语气
无论何时,如果你想激发对方做出对你有益的举动,切忌指责对方,你可能会因为使用“Youneglected”;“Youforget”;“Youomitted”等指责性语句而冒犯对方。
试比较下面的例子,如果你是收信人,你会有什么反应呢。
Poor:
Youobviouslyignoredourrequestthatyoureturnthereportbyregisteredmail.Youdidnotreadtheoperatinginstructionforthenewmachinecarefully.
Better:
Wedidrequestthatyoureturnthereportbyregisteredmail.Toenjoythefullbenefitsofthenewmachine,youshouldfollowtheoperationinstructioncarefully.
(3)自以为是的语气
自以为是,认定对方会按自己的意见去做,是不礼貌的。
例如下述句子就说明了这一点:
Youwouldofcourserathercontinuetodobusinesswithusbecause…
这种自以为是的观点,有一种强加于人的意味,结果往往适得其反,使对方不易接受。
(4)简慢的语气
虽然简明扼要是一种优点,但过分简单会给人一种漠视无礼的感觉。
不论是否有意,简慢地回信是一种对别人的意见或做出的努力不够重视的表现。
DearMrs.Smith,
Thankyouforyourrecentletter.Wearehappytolearnthatyoulikeournewtypewriter.
Yourstruly
SidneyHarmer
TheXingSheenCompany
因此既要简明扼要,又要避免三言两语,草率失礼。
有时该写得详细点,就应写得详细些。
(5)讽刺的语气
很少有人愿意被人讽刺,在书信中几更须注意。
有时写信人用反话讽刺来发泄不满,或强调某一意见,结果往往适得其反。
例如下面这段文字,是商店经理写给全体营业员的,批评他们没有完成营业额,但由于用了讽刺口气,可想而知,结果不仅没有达到鼓励大家今
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