供方评定和采购控制程序HNHSMP10.docx
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供方评定和采购控制程序HNHSMP10.docx
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供方评定和采购控制程序HNHSMP10
文件编号:
HNHS/MP10
版本号:
A/0
生效日期:
2011.09.15
某某港航控股有限公司
质量环境和职业健康安全管理体系
供方评定和采购控制程序
目录
0修改批准页
4职责和权限
1目的
5工作程序
2适用范围
6相关/支持性文件
3术语和缩写
7附录
0.修改批准页
版本号
生效日期
修改页次
修改理由
A/0
2011.09.15
--
新编
A/0
版本号
编写
审核
批准
批准日期
1.目的
为确保外购物资和产品符合规定要求,满足公司经营运作的需要,使采购过程处于受控状态,特制定并执行本程序。
2.适用范围
本程序适用于公司的各类采购活动,包括机电产品、蓄电池、钢丝绳、燃油、润滑油料、轮胎、帆布、工属具、运输带、各种消耗材料和器件、劳保用品及消防器材、计算机信息设备和软件、监视和检测装置等采购。
不适用于外包采购。
3.术语和缩写
3.1本文件采用ISO9001:
2008、ISO14001:
2004、GB/T28001:
2001管理标准和《管理手册》的术语和缩写。
3.2例行采购:
公司及各单位按规定的程序向合格供方实施的采购。
3.3临时采购:
例行采购之外的采购。
3.4合格供方:
责任部门/各单位综合评定且经公司分管领导/各单位领导批准的供方。
3.5招标采购领导小组:
由公司领导、工信部、财务部、审计部、企管部及相关单位领导组成,总裁任组长。
3.6重大物资:
指单件价格在2万元以上,单批总价格在5万元以上,或同类的年采购价格在20万元以上的物资或劳务项目。
3.7一类单位:
3.8二类单位:
3.9三类单位:
4.职责与权限
部门/岗位
职责和权限
招标采购领导小组
1.负责实施公司重大物资采购项目的审批或会签.
工信部
1.负责、参与所采购物资供方调查及供方评定和供方复评;
2.负责港口机械设备、大宗配件及技术性、专业性较强物资的招标、采购、评定及有关技术情报收集等的归口管理;
3.负责组织计算机软件开发、大宗计算机设备、网络设备及其开发相关物资;
4.采购监管工作及其物资合格供方名册、采购计划、采购合同的审核和批准;
5.负责组织所采购物品的验证工作;
6.一二三类单位权限以外至100万的设备设施对外维修(新建)工程、维修保养类劳务外包项目的审核、监督、实施;
7.一二三类单位权限以外至100万的配件、物料、用品等的采购的审核、监督、实施;
8.一二三类单位权限以外至100万的计算机应用系统及配套设备的审核、监督、实施。
人力资源部
1.劳务外包的监管。
企管部
1.负责统管物资计划的汇总、审核、报批、验收工作。
2.对购置合同进行法律咨询,提供法律建议。
3.对购置中出现的法律纠纷提出处理建议。
财务部
1.根据资金状况调节购置计划或进度;
2.按规定支付货物、设备购置款项。
审计部
党委工作部
1.对采购的程序进行监督;
2.对采购的价格等进行监督。
总裁办
1.负责组织办公用车、权限范围内办公用品及低值易耗品的物资采购工作及其所采购物资合格供方名册、采购计划、采购合同的审核和批准;
2.负责组织所采购物品的验证工作。
船舶燃料供销公司
1.负责组织权限范围内劳保用品及油料的物资采购工作及其物资合格供方名册、采购计划、采购合同的审核和批准。
各单位
1.负责提供需要采购物资的技术资料、参数、要求等;
2.负责、参与所采购物资供方调查及供方评定和供方复评;
3.组织权限范围内本单位设备、维修保养类劳务、物资的采购;
4.采购计划、文件制订、合同的审核和批准,组织采购产品的验证。
5.工作程序
供评定及采购控制流程图
5.1采购计划或需求
5.1.1公司应制定短期及长期的采购计划。
短期计划包括临时计划、月度计划、季度计划等;长期计划包括年度计划、3或5年(计划)购置规划等。
5.1.1.1物资购置计划应按公司《资产管理办法》要求,各责任部门、单位应根据公司或各单位的经营情况、库存情况、占用资金等编制年度、月度采购计划,填写《公司年月度采购计划单》(RHNHS/QP08-05),经规定的程序报批。
各单位要根据不同的物资种类分别制订各类物资计划,报工信部;年度计划还应报送企业管理部审批。
5.1.1.2列入固定资产投资与更新改造的设备购置计划应按公司《资产管理办法》的规定及要求报批。
5.1.1.3采购计划中应清楚地说明采购物资的要求,包括:
名称、型号、规格、数量、计量单位、费用、时限等。
5.1.2设备的购置计划应按《设备购置管理规定》由各生产经营单位或部门每年底前向公司提交申请,并经公司研究同意,纳入年度设备投资计划。
申请内容包括设备的名称、规格、技术要求等,所附材料按《固定资产管理办法》要求提供。
5.1.3劳动保护用品的采购计划或需求,由责任部门/单位按照《劳动防护用品采购和配备管理规定》(HNHS/MI21)的要求和规定执行。
5.1.4外包采购的计划,由责任部门/单位按照《外包方评价和外包控制程序》(HNHS/MP18)的要求和规定执行。
5.2供方调查
5.2.1预调查。
采购的责任部门、单位拟定初选供方(同类产品的供应商至少三家,专利产品除外),接着采取电话或电子邮件调查来获取更多的信息。
调查应涵盖下列内容:
主要执行领导、银行信息、信用参考、过去5年的年度销售和利润的历史记录、客户群、员工人数、目前占用厂地、扩张计划(包括资金来源),同类产品当前不良品率、检验员工人数、统计制程占用的时间、用于生产、测试和检验的设备与工具等。
5.2.2访问工厂。
通过访问工厂,可以获得关于厂商的技术能力、生产和发送能力和管理水平的第一手资料。
需要考查的因素有:
高层和中层管理层的稳定性、研发能力、设备的适当性、生产控制的有效性、质量保证和成本控制系统、技术和管理人员的能力、全体员工的士气、是否愿意与买方公司合作、拖欠定单的数量、采购管理和物料管理的有效性、过往绩效、主要客户和资格认证等内容。
5.2.3考核供应商价格的竞争性。
评估供应商的价格的竞争性方式通常有竞价或议价两种。
竞价方式通常用于广泛应用的高度标准化的产品和标准服务;而在涉及到高工程成本、启动和测试成本的采购中,则应使用议价方式。
5.2.4采购的物资或产品是由中间代理商代理的,还应调查以下内容:
1)合法的经营资质、经营状况。
2)提供样品的检验。
3)供方产品单价、及其它采购费用、付款方式。
4)供方产品包装、运输及交付方式。
5)以往业绩及信誉、服务质量(包括产品售后服务)。
6)公司认为需增加的其它事项。
5.2.5责任部门、单位按各自的职责范围负责对供方进行综合调查,并填写《供方能力调查表》(RHNHS/MP10-01)。
5.2.6《供方能力调查表》(RHNHS/MP10-01)需经公司分管领导或责任单位负责人审核,确认拟选择的供方已具备基本的条件,方可实施后续的评价工作。
5.2.7外包采购的调查,责任部门、单位按照《外包方评价和外包控制程序》(HNHS/MP18)的要求和规定实施。
5.3对供方的评价
5.3.1供方评价分类:
1)例行供方评价:
每年对相对稳定的采购物资要进行年度供方评价。
2)专项供方评价:
对规划中采购物资种类应提前做相应的专项供方评价。
5.3.2对供方评价的方法
5.3.2.1根据所采购产品/物资对公司生产的产品质量的影响程度及所购产品/物资的价格等因素,可采取以下一种或几种评价方法对供方进行评价:
1)样品评价:
责任部门/单位向供方提出采购物资的要求,应请供方提供样品,公司对所提供的样品进行检测、评价或试用。
2)供方能力及管理体系现场评价:
责任部门/单位应会同有关人员到供方的生产现场,对其经营状况、生产现场管理水平情况、生产设备技术状况、检测水平、生产能力和供货能力等情况进行现场评价。
3)历史情况评价:
对供方以往提供同类产品的质量状况与信誉,如交验产品合格率、履约能力、服务和支持能力、售后服务情况等进行评价。
4)对比其他使用者的使用经验:
了解其他公司使用同类产品的可靠性经验或供货业绩,评定是否符合本公司的使用要求。
5)产品单价外的其它采购费用:
交付采购产品的方式和运输过程的费用的考虑。
6)属于重大物资及港口机械设备的供方评价必须使用上述三种评价方法中的一种(或多种)进行,一般物资的供方可使用上述方法中的一种进行评价。
5.3.2.2供方评价工作由责任部门按各自的职责范围组织有关人员参加,各单位采购物资的供方评价工作由各单位分管领导组织有关部门和人员参加,参加人员对供方进行评价时填写《供方评价表》(RHNHS/MP10-02)。
5.3.2.3外包采购的评价,责任部门、单位按《外包方评价和外包控制程序》(HNHS/MP18)的规定实施。
5.3.3供方评价结果的确定
1)对已通过ISO9001标准认证的供方,如样品检验合格并在行业排序前列,即可评为合格供方;
2)已有供货业绩的供方,如产品质量稳定,也可评为合格供方,其企业业绩状况应每二年重新评价并保持记录;
3)对新初选供方,根据产品的重要程度和实际情况,由责任部门、单位确定须进行调查或现场评价的名单,报单位分管副部经理或公司分管副总裁批准,由责任部门、单位组织质量、技术等相关部门组成考察小组进行调查或现场评价,如调查结果能满足要求的,则可评为合格供方;
4)若是中间代理商代理的产品,必须是指定的生产企业产品,如产品验证合格,且有等同于质量体系认证和每批进货的质量证明文件,也可评为合格供方;
5)凡一次性购买或购买很少的一般产品/物资,由产品/物资采购部门/单位决定,但必须在送审材料内注明情况,并经产品/物资部门负责人/单位分管领导审批。
5.4选定合格供方
5.4.1责任部门/单位依据《供方评价表》(RHNHS/MP10-02)的评价内容要求,分别对采购产品/物资的供方进行综合分析、比较和供方评价结果的确定后,拟选择出合格的候选供方,同一种物资可选择多个合格候选供方。
5.4.2部门拟选的候选合格供方报公司分管领导批准后,将合格供方列入《合格供方名录》(RHNHS/MP10-03)。
5.4.3单位拟选的候选合格供方报单位分管领导批准后,将合格供方列入《合格供方名录》(RHNHS/MP10-03),并发到各有关部门。
5.4.4对于未选择的其它合格供方,应备留排序作为候选供方,当实施采购的供方无能力履行合同时,可直接按顺序选择候选供方。
5.5采购信息(采购文件)
5.5.1采购文件(包括采购合同)应包括拟采购物资的信息,可包括:
1)应清楚地说明对采购物资的要求,如类别、型号、式样、尺寸、等级、规范、安全性能、验收要求、计量单位以及运输包装、服务等;
2)采购产品的验收依据、准则或标准(包括图样、规范);
3)双方应遵守采购合同、程序及协议(公司在供方现场实施验证时,应规定验证安排和产品放行方法);
4)其他要求(价格、数量、交付情况等);
5)适当时要求:
对供方的产品检测、计量服务及设计开发服务时,对供方的设备、人员提出要求;
6)对供方与采购产品有关的质量管理体系提出要求(如要求通过QMS认证);
7)采购产品对环境的影响满足相关的法律法规要求;
8)必要时,顾客对供方产品的验证要求。
5.5.2由责任部门/单位负责确定采购要求,在与供方沟通前,应确保规定的采购要求是充分与适宜的。
5.5.3按权限,采购文件仅需单位负责人批准的报单位分管副经理审核,总经理批准后发布实施,否则,还需报公司分管副总裁审批,经总裁批准后方可发布实施;部门拟定的采购文件经相关部门人员审定,报公司分管副总裁审批,经总裁批准后方可发布实施。
5.5.4对于需要更改的采购信息,要经双方协商同意并及时发放给供方。
5.6物资/产品的采购
5.6.1计划采购
5.6.1.1选择供方必须从《合格供方名录》(RHNHS/MP10-03)选出最合适的合格供方,所实施的采购项目原则上必须是列入计划的物资/产品或外包项目。
5.6.1.2各部门/单位采购文件应按《某某港航控股有限公司财务事项授权审批管理办法》的要求和规定进行审批,经批准后组织实施。
各类单位权限以外的物资采购要求填写《重大物资采购审批表》(RHNHS/MP10-07)。
5.6.1.3一类单位的资产购置权限为30万元以内,二类单位的资产购置权限为20万元以内,三类单位的资产购置权限为5万元以内。
5.6.1.4一类单位的物资购置权限为30万元以内,二类单位的物资购置权限为20万元以内,三类单位的物资购置权限为5万元以内。
5.6.1.410万元以上的物资采购应按照《报价评议采购作业指导书》(HNHS/MI23)执行。
设备(技术)采购以及100万元以上的物资采购按照《设备购置管理规定》以及《技术设备招标采购作业指导书》(HNHS/MI22)要求和规定执行,工程招标按照《工程项目管理规定》执行。
5.6.1.5劳动保护用品的采购,由责任部门/单位按照《劳动防护用品采购和配备管理规定》(HNHS/MI21)的要求和规定执行。
5.6.1.6外包采购,责任部门、单位按照《外包方评价和外包控制程序》(HNHS/MI18)的要求和规定执行。
5.6.1.7采购合同在签订前应按照《作业合同管理须知》(HNHS/MI24)的要求和规定进行评审。
5.6.2临时采购
1)所有的物资都必须执行例行采购,但出现下列情况可实行计划外临时采购:
a)合格供方缺乏公司所需要的临时应急物资;
b)合格供方发生重大质量问题;
c)合格供方由不可抗的原因不能及时供货。
2)当出现5.6.2条款之1)的情况必需临时采购时,为满足生产需要,对计划外急需生产生活用设备或材料、配件,可参照《设备设施运行和维护管理程序》(HNHS/MP08)中的设备设施维护审批权限的审批程序,由使用单位提出计划,报主管部门和审计部门进行审核,公司分管领导审批。
执行临时采购时也应对供方按本程序的有关要求进行评价和控制。
5.7采购验证
5.7.1采购产品的验证活动包括检验、测量、观察、工艺验证、效用试验以及提供合格证明文件等方式。
5.7.2对需要在供方货源处对所采购的物品进行验证的,实施采购的部门/单位按采购合同约定验证的安排和产品放行方法,派出验证人员在供方现场进行验证。
5.7.3对采购的劳动保护用品的验证,由责任部门/单位按照《劳动防护用品采购和配备管理规定》(HNHS/MI21)的要求和规定执行。
5.7.4外包采购的验证,责任部门、单位按照《外包方评价和外包控制程序》(HNHS/MP18)的要求和规定执行。
5.7.5顾客对供方产品的验证。
当合同规定时,顾客要求对供方的产品进行验证的,顾客本人或其代表应有权在供方或公司供应库房对供方产品是否符合规定要求进行验证。
5.7.6完成验证时填写《外购产品验证记录》(RHNHS/MP10-06)。
验证合格后,才能办理入库、领用或投入使用。
5.7.7不合格品处理:
1)所有不合格产品各部门/单位应按照《标识和可追溯性控制程序》(HNHS/MP11)以及《事件、事故及不合格控制程序》(HNHS/MP15)的要求和规定进行适当标识、隔离等处理。
2)其他物资须使用部门/单位确认,并及时与供应商联系、协调处置,一般包括:
退货、换货、上门服务、降价等。
3)对严重不合格的,将该供方从《合格供方名录》(RHNHS/MP10-03)中剔除。
5.7.8对供方提供产品进行验证的结果是管理评审的输入。
5.8对合格供方的重新评价和确认
5.8.1采购责任部门/单位牵头、组织有关部门每年应进行至少一次对现有供方进行重新评价,并填写《合格供方年度考核表》(RHNHS/MP10-04)并纳入供方档案,评价的内容有:
1)履行采购合同的信誉;
2)采购产品质量、可靠性、售后服务和技术支持能力及设备零部件供应能力和价格;
3)供方交付产品的检验合格率;
4)对异议或纠纷的处理情况;
5)供方技术发展水平和产品升级换代的能力;
6)调查供方的财务状况、服务和支持能力及后勤能力。
5.8.2经重新评价后不合格的供方,且要求其按规定期限采取措施仍未达到要求的,责任部门/单位应报分管副总裁/分管副总经理批准后,将该供方从《合格供方名录》(RHNHS/MP10-03)中剔除。
对此类供方两年内不得重新使用。
5.8.3评价完成后,将其情况记录在《合格供方年度考核表》(RHNHS/MP10-04)中,并保存此记录,以便追溯。
5.8.4候选外包方评价和纳入。
当出现5.8.2条款的情况时,按5.4.4条款的规定,从候选供方名录中将候选供方纳入《合格供方名录》(RHNHS/MP10-03)。
5.8.5对外包采购的外包方的重新评价和确认,责任部门、单位按《外包方评价和外包控制程序》(HNHS/MP18)的规定实施。
6.相关/支持性文件
6.1《记录控制程序》(HNHS/MP02)
6.2《标识和可追溯性控制程序》(HNHS/MP11)
6.3《事件、事故及不合格控制程序》(HNHS/MP15)
6.4《外包方评价和外包控制程序》(HNHS/MP18)
6.5《劳动防护用品采购和配备管理规定》(HNHS/MI20)
6.6《技术设备招标采购作业指导书》(HNHS/MI22)
6.7《报价评议采购作业指导书》(HNHS/MI23)
6.8《作业合同管理须知》(HNHS/MI24)
6.9《资产管理办法》
6.10《计算机及网络管理规定》
7.附录
7.1《供方能力调查表》(RHNHS/MP10-01)
7.2《供方评价表》(RHNHS/MP10-02)
7.3《合格供方名录》(RHNHS/MP10-03)
7.4《合格供方年度考核表》(RHNHS/MP10-04)
7.5《年度/月度采购计划》(RHNHS/MP10-05)
7.6《外购产品验证记录》(RHNHS/MP10-06)
格式号:
RHNHS/MP10-01
供方能力调查表
供方名称
编号:
技术水平
技术水平评价:
高□中□低□
产品通过认证:
是□否□
产品质量
实地验证:
优良□
合格 □
不合格 □
品控体系:
有 □
无 □
历史口碑:
好 □
一般 □
差 □
样品测量:
优良 □
一般 □
差 □
供应能力
产量:
件(套)/月
生产规模:
大□ 中□ 小□
价格
国外进口价国内高价国内中价国内低价
□□□□
地理位置
国外国内 省内 县内
□ □ □ □
可靠性
好较好一般差
□□□□
售后服务
好较好一般差
□□□□
产品对环境及安全的影响
好较好一般差
□□□□
备注
调查单位制表人制表日期年月日
格式号:
RHNHS/MP10-02
供方评价表
评估
指标
指标
权重
初选供方
备注
A
B
C
D
技术水平
0.15
注:
评估指标每项满分100分,综合得分满分为100分。
产品质量
0.20
供应能力
0.10
价格
0.15
地理位置
0.10
可靠性
0.15
售后服务
0.10
产品对环境及安全的影响
0.05
综合得分
100%
格式号:
RHNHS/MP10-03
合格供方名册
编号
供方名称
主要产品/提供服务名称及类别
联系人
通讯地址
联系方式
审批有效期限制表人制表日期
格式号:
RHNHS/MP10-04
合格供方年度考核表
时间年度
供方名称
编号:
得分
履行采购合同
的信誉(10)
对异议或纠纷的处理情况(10)
质量纠纷
有□无□
价格纠纷
有□无□
交货情况纠纷
有□无□
处理结果
□满意□不满意
处理结果
□满意□不满意
处理结果
□满意□不满意
质管水平(10)
高中低
□□□
按时供货能力(10)
强中弱
□□□
产品质量和可靠性(18)
供方交付产品的检验合格率(12)
供方财务
状况(5)
售后服务和技术支持能力(10)
配套产品或零部件价格(10)
产品对环境及安全的影响(5)
考核结论
合格不合格
□ □
考核单位(盖章)日期:
公司年/月度采购计划单格式号:
RHNHS/MP10-05
第页共页
编制日期年月日
名称
规格
单位
数量
计划价格
计划使用时间
采购日期
备注
单价
总值
一季
二季
三季
四季
审批:
采购单位:
负责人:
制表:
格式号:
RHNHS/MP10-06
外购产品验证记录
供方名称
编号
产品名称
编号
观察、测量
或检验
效用试验
工艺验证
提供合格证明文件
合格证生产许可证ISO认证质量检验报告
有□无□有□无□有□无□有□无□
其它
(环保和安全因素)
验证结论
备注
验证小组负责人:
使用或分管单位:
(必要时)工信部:
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