word应用经典Word文档格式.docx
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word应用经典Word文档格式.docx
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设置特大字体:
字体列表中的最大字体只有72磅。
单击字体按钮后再键入你想要的磅数(最大为1638磅),再按回车,可得到更大的字体。
“三色一无”的妙用:
正文或图形等对象如果设为“白色”、“无线条色”、“无填充色”或“无边框”往往有特殊的作用:
代替空格、隐藏、辅助排版(分栏、添加文字等)。
格式刷的妙用:
碰没碰过怎么也无法改变一些文字格式(或者改不成和其他内容相同的格式)的现象?
用格式刷试试,往往奏效。
查看字体、段落格式:
按下Shift+F1组合键后,单击段落中任意文本,可查看该文本正在使用的字体、段落格式。
撤消“自动更正”等自动功能:
用“撤消”(Ctrl+z)来即时撤消由“自动更正”等产生的意外结果(撤消自动功能替你完成的那一步操作)效果奇佳。
快速替换Normail.dot模板:
在“另存为”对话框的文件列表中找到文件~$Normao.dot(前缀为“~$”的临时文件),将已打开编辑好的模板保存为该文件,重新启动Word即可。
用此法也可替换其他正在使用的文件。
无法调整“页面设置”中的项目:
在更改纸张大小、方向时有时会出现错误提示而无法修改的现象,这多半是因为有些段落的栏宽太窄或左右边距太小造成的。
打开“分栏”对话框后复选“栏宽相等”再进行其他设置即可。
段落边框:
选定多个段落后才能设置内部边框;
可以拖动缩进标记调整外部边框的大小,还可以直接拖动边框线修改外部边框的位置。
四、关于快捷键、菜单、工具栏
在主菜单上添加命令或工具按钮:
使用800×
600像素以上的分辨率,主菜单右边有很多空位置,把最常用的命令或图标放在上面,好处多多!
2.快速自定义快捷键:
按下“Ctrl+Alt+Num”组合键后,鼠标指针会变为花朵形,再执行要定义快捷的键盘或鼠标操作后,就会弹出“自定义键盘”对话框让你指定快捷键。
漂移下拉菜单:
单击工具栏中“字体颜色”、“填充色”、“外围边框”等图标右侧的下拉按钮后,再拖动弹出列表的标题条到窗口中,可使该菜单漂移。
五、关于图形(剪贴画、图片文件、自选图形)
图形等“对象”的上下叠放:
插入文档的对象要和正文重叠,必须先设置图片格式中“文字环绕”为“无环绕”(此时图片浮于文字上方),“叠放层次”设为“置于文字下方”就可将图片叠放在文字下面,形成“背景”或“水印”。
编辑环绕顶点:
单击“图片”工具栏上“文字环绕”中的“编辑环绕顶点”,图片周围会出现许多顶点,拖动它们可以调整文字环境位置,按住Ctrl键再单击顶点间连线(顶点)可以增加(或删除)顶点。
图形裁剪后的恢复:
可以用“图片”工具栏中的“裁剪”工具逆向拖动来恢复被裁剪掉的部分。
旋转、编辑:
插入文档中“剪贴画”,如果你先“取消组合”,再“组合”,就可整体旋转了。
“取消组合”还可以修改各组成部分(以文件方式插入的剪贴画可双击后编辑)。
图片的再现:
插入文档的图片,有时在改变显示比例等操作时会不翼而飞,此时,单击“绘图”工具栏上的“选定”按钮,丢失的图片就无处藏身。
图片或其他对象的“选定“:
当图片等置于文字下或其他对象下时,有时再也不能用鼠标选定。
只要单击“绘图”中的“选定”图标后,再移到对象上,就能单击“或划框”选定(选定一个后再按Tab可切换选定不同层次)。
移动或复制对象:
按住Shift后再拖动可按垂直或水平方向移动(同时还按Ctrl则复制)图形等对象到新位置。
六、自动加密Word文档
随着办公自动化的普及,用Word的人越来越多,我作为一家公司的文员,更离不开Word。
公司为了保守商业机密,规定所有的Word文档必须加密,每次在Word菜单“工具”→“选项”的“保存”页中给文档加密不仅麻烦,而且密码常常被遗忘。
为了省事,我用自动宏给Word做了一个通用密码,只要新建一个Word文档它就会自动进行加密工作,很方便!
先录制一个新的宏。
运行Word,在它的菜单中依次选择“工具”→“宏”→“录制新宏”。
这时弹出一个“录制宏”对话框,我们在“宏名”中输入“Autonew”,在“将宏保存在”中选择“所有文档(Normal.dot)”,然后点击“确定”按钮。
选择Word菜单的“工具”→“选项”,在“选项”对话框中选择“保存”页,然后在“打开权限密码”中输入自己定义的通用密码,比如“4rt84f”等,当输入完毕后单击“确定”按钮,
这时会弹出一个“确认密码”的对话框,我们只需再次键入密码就行了,然后单击“确定”按钮。
在Word菜单中依次选择“工具”→“宏”→“停止录制”。
选择Word菜单的“文件”→“退出”,关闭Word,这样宏的录制工作就完成了。
使用自动加密的Word文档。
以后使用Word时,只需点击“新建空白文档”按钮(注:
运行Word后Word自动新建的那个空文档没有被加密,只有手工新建的文档才会自动加密),就可如往常一样工作,根本感觉不出它有什么特殊的地方。
验证加密效果。
当我们完成工作后,照常保存并关闭文档,你同样感觉不到它有什么特殊之处,但如有人想打开这个文档,便会发现必须输入密码才行!
七、巧用“稿纸”格式
在Word2000中,用户可以利用“稿纸向导”生成稿纸格式的文档。
可是,如何生成“小字本”格式的文档呢?
问题的关键在于掌握稿纸格式的制作过程。
Word2000提供的稿纸格式是用绘图工具绘制并插入“页眉”中得到的,因此利用“稿纸”格式也要从这一点下手:
①左击“文件/新建”选单项,选择“稿纸向导”,生成20×
20的稿纸文档;
②左击“视图/页眉和页脚”选单项;
③左击“绘图”工具栏中的“选择对象”按钮;
④右击“稿纸”,选择“组合/取消组合”命令;
⑤拖动方格列,排成31×
20的“小字本”格式;
⑥左击“文件/页面设置”,选择“文档网格”卡;
⑦将每页行数设置为31后确定;
⑧关闭“页眉/页脚”即可。
八、妙用Word中的自动图文集输入个人信息
在使用Word工作、学习过程中,经常要重复的输入自己的个人信息。
如:
姓名、单位、家庭(学校)地址、电话、电子信箱、QQ号码……对于这样重复的劳动你是不是早就厌烦了?
其实有许多办法可以解决这个问题的,比方说使用Word中的“自动图文集”就可以轻松地解决这个问题,帮助您快速地完成这些重复性地操作。
“自动图文集”的使用步骤如下:
①首首先选择需要存储在自动图文集中的文字(可以包括图片、段落格式等,哈,在个人签名中加入个漂亮的图片可真的很不错)。
比方说我选定地就是以下文字:
姓名:
蔬菜
家庭地址:
某某某
电话:
1234567
电子信箱:
abc@
QQ号码:
88888888
②单击菜单项“插入”→“自动图文集”→“新建”。
在弹出的创建“自动图文集”对话框中,输入“自动图文集”的名字,如你的名字。
在本例中假设你输入的是“个人信息”。
③现在,请你在Word中键入“个人信息”。
刚一输入完毕就会弹出一个浅黄色提示框,此时按F3键,预定义的图文格式就会自动输出在光标所在位置。
如果不需要该定义的格式,继续键入其他内容即可跳过。
在你新建了“个人信息”这个“自动图文集”之后,它会出现在“插入”菜单中的“自动图文集”→“正文”中,通过点击该菜单也可以输出您自定义的图文格式。
九、Word的压缩功能
如果你有一台电脑而没有打印机,你一定希望在Word中编辑的文档所占的空间比较小,这样就可以直接将一个文档拷贝到软盘上,再到有打印机的电脑上打印。
一般来说,如果Word文档中没有图片,那么一张软盘足可以容纳下一个文档。
当文档中有图片的时候,这时文档所占的空间就比较大,有时一张软盘装不下。
这种情况通常有两种解决办法。
一是通过压缩软件将文档压缩,将压缩后的文档拷贝到一张软盘上,再到其它的电脑上解压。
二是将一个文档分为几个小文档,将它们分别拷贝到几张软盘上,再到其它的电脑上合并。
我想,这两种办法都是非常不方便的。
笔者经过实践,发现Word本身对于含有图片的文档,有效果极佳的“压缩”功能。
当然,这不同于真正的压缩,只是笔者对这种功能的命名。
“压缩”方法非常简单,步骤如下:
第一、不要通过剪贴板将图片直接粘贴到文档中。
如果需要剪贴板里面的图片,应通过Windows的“画笔”,将其存为一个文档。
第二、再将这些图片文档直接插入到文档的相应位置。
第三、选择Word“编辑”下的“全选”项,选择该图片,再选择“编辑”下的“复制”项。
第四、重新建立一个新文档,选择“编辑”下的“粘贴”项,将图片粘贴到新文档中。
至此,读者可以发现,通过剪贴板将图片直接拷贝所建立的文档,与通过插入图片文档所建立的文档相比,后者所占的空间小得多。
再将后者通过第三、第四步处理得到的文档与未处理者相比,所占的空间又有明显地减小。
十、WORD打印到文件的应用
WORD文件打印时,在打印参数设置窗口中有一个选项,叫打印到文件。
如果用鼠标点一下使其选中,再点确定进行打印,将弹出一个文件保存窗口,让用户选择WORD打印文件的保存位置,再确定,WORD的内容将输出到一个打印文件中,默认的文件扩展名是
.prn。
那么什么情况下需要使用这个功能,又如何使用这个功能呢?
(一)为什么要使用WORD打印文件?
1.普通WORD文件的打印必须要相应版本的WORD的支持,而打印文件不须要WORD的支持,甚至不须要汉字操作系统的支持,这就为WORD文件的异地打印提供了便利。
你只要知道异地打印机的型号,就可以将保存的打印文件传递过去打印,而不必担心是否有相应的操作系统,是否有WORD以及是什么版本。
2.在进行文件传送时,为考虑系统和编辑器的兼容性,常使用文本格式,但文本格式损失了全部的文字格式信息,不能处理图片信息。
而打印文件则克服了这个缺点,其中包含了打印控制、文字、图片等全部相关信息。
3.prn
文件具有较小的体积,为文件交换提供便利。
(二)、生成打印文件
打印操作与正常打印完全相同,在设置打印参数时要将“打印到文件”复选框选上,在弹出的窗口中填好打印文件保存的位置和文件名,确定即可(如图)。
(三)、打印文件的使用
使用打印文件需要先转换到MSDOS方式下,然后用COPY命令将打印文件发送到打印机,命令格式如下:
copy
文件名
prn
/b
命令共四个部分,其中prn
指将输出设备指定为打印机;
/b
指以二进制方式输出,如无此参数,图片等信息可能无法正确打印。
(四)、需要注意的几个问题
1.WORD打印文件生成以后,就不能再用WORD等编辑工具打开和编辑了,只能直接发送到打印机。
2.打印时,打印机必须先打开,并连机。
3.生成WORD打印文件时,必须考虑用什么打印机打印这个文件,打印机的选择可在打印参数设置窗口的打印机名称下拉框中选择。
选择不同的打印机,生成的打印文件是不同的,如果选用其它打印机,可能打印不出正确的文字格式及图片。
4.打印文件的打印质量和打印参数的各项设置有关。
Word应用技巧荟萃
(二)
十一、Word文档加密技巧
文档的安全是我们每个用户都非常关心的话题,尤其是在公共办公场所,如何更加有效地保护我们的文档,更是一个刻不容缓的问题。
Word有着非常强大的文字编辑功能,是我们日常工作生活中十分常用的办公软件,同时Word本身也提供了许多安全和保护功能,下面就让我们来看看给Word文档加密的技巧。
这几种方式,各有玄机,正所谓是“一山还比一山高”啊:
普通加密
首先打开需要加密的Word文档,选择“工具”菜单中的“选项”命令,在弹出的“选项”对话框中选择“保存”标签,分别在“打开权限密码”和“修改权限密码”框中输入密码,然后点击“确定”按钮退出,最后将该文档保存即可。
注意:
“打开权限密码”和“修改权限密码”可以相同也可以不同,设置“打开权限密码”是为了防止别人打开该文档,而设置“修改权限密码”是为了防止别人修改该文档,如果只设置“修改权限密码”,那么别人仍然可以打开该文档,但是如果不知道密码的话,并不能做任何修改
十二、word快捷键(组合效果)
Ctrl
Ctrl+Shift
Alt+Shift
Ctrl+Alt
A
全选all
大写allcaps
显示所有标题
B
粗体bold
粗体bold
C
拷贝copy
格式拷贝copyformat
关闭预览cancel
版权copyright符号
D
字体格式dot
分散对齐distribute
插入日期date
E
居中对齐Center
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编辑邮件合并数据
插入尾注endnote
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查找find
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插入合并域
插入脚注footnote
G
定位goto
H
替换huan
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批注动词margin
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新建new
降级为正文normal
合并文档
普通视图
O
打开open
标记目录项
大纲视图outline
P
打印print
定义字符大小pound
插入页码page
页面视图page
Q
取消段落格式quit
symbol字体quick
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拆分窗口Split
T
首行缩进indent
减小首行缩进
时间time
商标trademark
U
下划线underline
更新域update
更新表格格式
V
粘贴
格式粘贴
插入自动图文集
W
写盘关闭write
只给词加下划线word
X
剪切
标记index
entry
Y
重复
重复查找
Z
撤消
默认字体样式
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0
段前6p切换
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单倍行距
显示“标题
1”
应用“标题
1”
2
双倍行距
2”
2”
3
锁定
3”
3”
5
1.5倍行距
5”
=
下标和正常切换
上标与正常切换
如果上面的功能不能用,请注意是否在英文输入状态。
十三、如何同时打开多个文档?
在使用Word时,为了便于集中编辑或浏览,可以同时打开多个文档,下面就介绍几种方法。
1、
在资料管理器中,选中要打开的多个WORD文档,按下回车键,系统会自动启动WORD97/2000,并将所选文档全部打开。
在选择文档时,如果是要选中多个连续文档,可以按下Shift键再用鼠标单击相应的文件名;
如果要选中多个不连续文档,就按下Ctrl键再用鼠标单击相应的文件名;
、
如果Word已经启动了,可以单击工具栏上的“打开”按钮,在弹出的“打开”对话框中,找到文件所在目录,然后选择要打开的文件,单击“打开”按钮,就可以把选中的文件依次打开了。
文件的选择方法与上面所讲是一致的。
如果文件在不同的目录中,可以在资源管理器中的相应目录中,选中要打开的文档,按下鼠标左键,将文档拖到任务栏中的WORD图标上(注意:
此时的WORD中没有打开的文档),所选文档就被打开了;
再找到其他目录,用同样方法将所选文档拖到WORD图标上。
十四、如何快速关闭多个文档?
在WORD
2000中,每一个打开的文档都会在任务栏上显示一个图标,如果打开了很多个文件,关起来是很费事的,即使单击WORD窗口中的“关闭”按钮,也只能关闭当前激活的文档。
要想将所有打开文档一次关闭,并且不退出WORD,可以按下Shift键,再单击“文件”菜单,从中选择“全部关闭”命令即可。
如果只想关闭其中的几个文档,可以按下Ctrl键再单击任务栏上要关闭的文档的图标,图标都呈凹下状态。
在图标上单击鼠标右键,选择“关闭”命令,可将所选的文档全部关闭。
用这种方法也可以将所选文档最小化、还原或最大化。
上面这些方法同样适用于其他的Office组件,如Excel
2000、PowerPoint
2000等,也适用于WPS
2000。
十五、如何打开WPS文件?
Office
2000中附带了WPS97/WPS
2000转换器,它可以帮助我们将WPS
97或WPS
2000文件导入到Word
2000中进行编辑。
下面主要介绍一下安装WPS转换器的方法。
在安装Office
2000时不会自动安装WPS
97/WPS
2000转换器。
如果要安装这个转换器,可以在第一张安装盘上找到\PFiles\Common\MSShared\TextConv文件夹,双击“Wps2Word.exe”。
这是一个自解压文件,可以自动为Word
2000安装WPS
2000
转换器。
这个WPS
转换器也可以用于Office
97。
当重新启动
Word
并单击“文件”菜单中的“打开”命令时,就会在“文件类型”列表框中找到“WPS
DOS
file
导入”和“WPS
(*.wps)”选项。
利用这一转换器,可以打开WPS
for
DOS,WPS
97和WPS
的所有文档,并且会保留原文件的大部分格式信息和嵌入对象。
注意:
安装了转换器之后,将自动删除以前版本的
WPS
十六、如何一次转换多篇文档?
有时我们需要一次转换多篇文档,比如将HTML文件转为Word文件,或是将Word文件转为Txt格式的文件等,可以用下面的方法,图中的例子是将很多WPS
2000编辑的文件一次转换为Word
2000格式的文件。
将要转换的文件放在同一个文件夹中,然后单击“文件”菜单中的“新建”命令,单击“其他文档”选项卡。
选中“转换向导”图标,单击“确定”。
出现“转换向导”,我们可以按照向导进行文件转换。
选“下一步”。
在这个对话框中,可以看到既可以将其他文件格式转换为Word文档格式,也可以将Word文档转为其他文件格式。
我们选择第一个单选钮,并从下列表框中选择“WPS
file”,再单击“下一步”。
这一步是要求选择源文件夹和目标文件夹。
单击“浏览”按钮,然后存放源文件的文件夹,再确定目标文件夹,点“确定”。
这一步中要我们选择要转换的文件,可以单击“全选”按钮。
单击“下一步”,单击“完成”。
“文件转换过程”可以要等上一段时间,对话框中会显示转进度。
文件转换完后,转向导结束,会问我们是否还要转换其他文件。
选择“否”,文件转换完成,你可以去目标文件夹中看一下了。
注意
如果“新建”对话框中没有“转换向导”,就需要进行安装。
十七、文档中下划线的含义
有时我们并有对文本设置下划线格式,屏幕上却出现了下划线,这可能是由于以下原因:
1.下划线颜色:
红色或绿色波形下划线
原因:
当自动检查拼写和语法时,Word用红色波形下划线表示可能的
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
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