行政部工作职能.docx
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行政部工作职能.docx
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行政部工作职能
行政部各职能明细
行政文员
1,快递、物流一切事宜
a,做好收、发、报销工作
b,单据的核对于报销(私人件和公司件区分)
c,物流单位的寻找、电话、费用、储存记录
d,快递的通知领取及区分(待发、收件、通知)
e,领取快递须有本人签字(未领取的快递上要有单据)
f,快递供应商的联系、沟通、协调、寻找
2,办公(室)用品的采购、收、发、维修保养
a,每日办公用品(其它)的入账、出账,登记记录
b,办公设备设施的维修保养记录(供应商寻找、储备及价格分析)
c,办公用品的领取需要以旧换新(特殊情况除外)
3,车辆管理事宜
a,车辆的安排分派(每日出车根据上报的记录,尽量安排、联系统一出车)
b,每日出车记录的隔日登记(按时登记、不能遗漏或错误)(车号、驾驶员、进出时间、进出公里数),发现不合理项要及时上报。
c,车辆的清洗、维修、保养记录登记(及时和司机核对清楚,严格按照表格进行)
d,各项出车单、相关记录的保存(需要销毁要上报)
4,培训相关事宜
a,新员工入职的培训、劳保防护用品使用人员培训、电工,机修工,模具工人员的培训、反恐安全培训
b,所有培训要根据时间进行,做好签到和培训记录
c,做好其它相关的培训工作及注意事项
5,宿舍相关事宜
a,宿舍水电的核算(退宿、变换宿舍、临时安排入住人员要通知电工及时摘抄宿舍的水电度数,并将其记录好,在月底核算的时候做好加减)
b,根据规定,将每间(每人)应扣款项及金额汇总给工资核算人员。
c,每月将做好的水电扣款明细张贴,如员工有疑问并负责解释。
d,每月定期或不定期要和宿管核对宿舍人员入住情况(房间的入住人员是否相符)
e,员工反映的宿舍维修情况,及时通知宿管进行维修,并做好相关记录。
6,内部及相关方通讯联络工作
a,及时更新公司内部的通讯录(人员的变更、电话的变更、职务的变更)
b,及时更新外部号码的通讯(单位及人员的增加或删除、电话的变更、地址的变更)
7,验厂相关工作
a,劳保防护用品、医疗箱的物品发放及回收(发放前需要将医疗箱内的物品根据规定放全,然后锁上将钥匙交给各楼层的主管,回收的时候要进行物品的检查,有缺失的要及时上报)劳保防护用品派发要叮嘱其佩戴,回收时候如有损坏或缺失要及时上报。
b,离职人员的记录
c,授权区域、授权人员的变更
d,杀虫、喷药记录的登记
e,日报表工作处理、工单的发放
f,社保、银行转账记录
g,每月的手工考勤(LEVIS)
8,饮用水管理事宜
a,小瓶饮用水及饮料要控制好,非相关人员不得食用
b,大桶饮用水要做好每次数量的记录(空桶回收记录)每次送水要送一批到行政大楼一层,私人用水要做好登记及扣款。
9,完成上级交办的其它事项
行政文员
1,员工考勤事宜
a,每日考勤数据的输出(根据考勤数据要将迟到、早退、旷工、请假人员的明细抽出来,并及时张贴公告栏),并根据补卡单(补卡单需经行政主管确认后方可有效)给与相应的补卡,没经过允许不能私自代人补卡。
b,三台电脑考勤系统的台账(主电脑的数据导进其它两台电脑、而后将每日的请假单、补卡、新增或离职、相关数据的输入)
c,每月底4份考勤表的汇总(真实、LEVIS、36小时、60小时),其中36小时需要找员工签字
d,员工考勤卡的发放、更换、回收,要做好记录
e,特殊人员(清洁、食堂、司机、厂长)、出差、陪客户等相关人员的考勤工作。
(代理相关人员打卡)
f,每月底做好手工考勤表(星期六、星期天)的下发和回收(做表之前要确定好本月哪两天休息,哪两天打卡)
g,每月底对迟到、早退、旷工等人员进行汇总扣款
I,每月底将提交本月扣款明细表(含宿舍)
h,请销假管理(请假需按规定,相关人员签字生效<不完成的需要及时更改完毕>,销假需要及时做好变更)
J,各种临时工的办理(首先确认是否纳入编制,而后询问计时还是计件)计时的需要办理考勤卡,所有临时工都需要建立临时工花名册.
2,员工入(离)职、劳动合同的办理
a,入职填写表格要符合规范,(填写日期、到职日期要避开星期天)履历表上的相关内容需要进行审核、签字。
b,入职前要询问厂长安排在什么部门,填好履历表后将人员带到车间部门给主管确认并签字。
而后询问厂长新来人员的工资情况,需要另外做好记录,月底上报财务部。
c,入职人员需提交身份证(复印件)1寸照片2张,如没有照片的,需要及时进行拍照。
d,入职员工入职前没有到警务室进行调查的,要单独进行记录,以便统一进行。
e,离职人员要将厂牌、钥匙等物品收回,宿舍水电扣除清楚后,才能给与办理离厂清单和物品放行条,员工离职后要及时将人员花名册更新、档案另行存放。
f,如有员工到行政部来领取辞职单或辞职,首先要打电话给生产厂长是否同意,而后操作。
g,员工入职后要及时办理相关劳动合同,合同必须本人签字,不可代签(如果不会写字,可以按手指印)
2,工资核算、人员统计、档案管理
a,每月底要做好4份工资表的汇总(levis、next、36、60)
b,中途如有员工职需要工资核算(计时的、并且得到
领导同意的)要将考勤表打印和手工考勤结合,完毕
交予主管审核后,交给财务室。
计件员工,无需核算
工资(生产主管已经将工单交到财务室)只要做好后
勤相关扣款就行。
c,人员花名册要实时更新(根据人员的增减、变动)时
刻保持最新人员信息动向。
同时也要建立好临时工花
名册(根据人员的增减变动,做好更新)
d,验厂之前要做好人员统计(总计人数、男性人数、女
性人数、生产人数、非生产人数、本地人数、外地人
数、各部门人数)
e,所有人事行政资料都要保存好(履历表、劳动合同、
考勤数据、请假单、离职单、等)
3,验厂负责相关事宜
a,重要岗位人事调查表(背景),做好更新
b,根据验厂需要,做好合同的更换、考勤及相关资料准备
c,验厂协助的其它事项
4,钥匙回收、使用、保管,事宜
a,所有钥匙(办公室、车间、零散)都要建立台账,钥匙要区分标记清楚。
b,任何人员领用(借用)钥匙都必须进行登记(规定的表格填写),如没有及时归还,要追踪归还。
c,所有钥匙要定期进行检查,发现问题(缺少、为归还)等情况要及时上报。
d,人员离职(请长假)要先确认是否有配发的钥匙,如有需要上交后,才能办理其它手续,丢失的要进行扣款,并分析安全性。
e,验厂关于钥匙、厂牌发放、回收要及时做好相关记录及更新
5,食堂管理相关事宜
a,每天下午向食堂阿姨提供第二天中午及下午用餐人数(总计人数—不在食堂就餐人数+临时工人数《要向生产
确认》+特殊情况)告知前一定核对好人数。
b,食堂相关情况的联络、告知
6,清洁阿姨的工作协调
由于清洁阿姨是本地方言,所以要协助阿姨清洁工作的安排(卫生区域打扫、临时卫生打扫、语言沟通)等。
7,每周六完成李亚萍相关工作
a,快递的收发、车辆的安排等事宜
b,需要完成的工作,提前要和李亚萍做好沟通和交接
c,周日需要李亚萍完成的工作或相关事项,要做好交接(电话、留言条)
8,完成上级交办的其它事项
行政文员
1,验厂的一切工作
a,协助或独立完成相关方验厂的事项(验厂的客户、验厂的种类、资料的准备、需要整改地方的措施、现场的检查、督促整改)
b,验厂前会议召开(验厂会议资料准备、会议通知、会议召开)验厂前要先召开主管和各部门会议、员工大会的培训(早7点30)
c,验厂工作的分配、协调、安排、接待
d,陪同验厂人员的沟通、协调
2,公司车辆临时驾驶工作
3,协助完成招聘工作
4,负责行政仓库、监控室、会议室,物品摆放及清洁管理工作
a,要定期或不定期对行政部仓库、监控室、会议室的物品摆放及清洁工作进行检查,发现脏、乱等情况,及时安排人员进行整理和打扫。
b,要安排清洁阿姨定期或不定期的对行政仓库、监控室、会议室进行打扫。
c,会议室每次重要会议使用前,要提前做好相关准备(卫生打扫、灯光电源、茶水准备、物品摆放、空调使用)
5,完成上交交办的其它事项
行政主管
1,公司各项规章制度的建立、更新、监督执行
2,负责行政、人事的整体工作(协调、分配)
3,人员的招聘、岗位缺失人员填充(招聘联系)
4,政府相关部门的工作协调、沟通
5,安全、消防、特种作业的主题工作
6,后勤(保安、清洁、宿舍)主题工作
7,验厂相关事宜的配合、完成
8,临时、突发事件的处理
9,培训、考核、绩效、合同、福利,主题工作
10,完成上级交代的各项任务和临时性工作
机修、电工,工作注意事项:
1,整理、归类、分组、统计、备案,各种模具的台账资料。
2,各类模具的加工、制造,需要有记录
3,无论谁领用、借用、使用模具必须要本人签字才能领取,否则有权利不予领取
4,每天需建立工作日记(附表)
5,每天按照材料使用登记表进行登记(附表)
6,做好模具外加工的台账(物品、地点、价格)
7,定期做好设备的保养剂维护,并有相关记录
8,做好模具问题的分析、处理及整改措施
9,做好模具车间的5S环境工作
10,完成上级交代的其它临时工作
二,
1,整理、归类、分组、统计、备案,各种电工及维修用品,做好相关的记录
2,每天需建立工作日记(附表)
3,每天按照材料使用登记表进行登记(附表)
4,做好机器及其它的维修记录(当天、当月)
5,机器更换零件要做好相关记录
6,做好外修物品的记录
7,做好电工房、配电房的5S工作
8,完成上级交代的临时工作
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