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预结算管理办法
五景建筑工程有限公司
预结算管理办法
2011年12月
第一章总则
第一条目的
为合理编制工程造价,规范预结算工作程序,有效控制项目成本,制定本办法。
第二条范围
本办法适用于所有项目预结算工作的管理。
第三条管理责任
项目经理为项目预结算工作的第一责任人;项目预算员为项目预结算的直接责任人,负责本项目的施工预算、施工图预算、竣工结算的编制和复核,参与项目的经营管理。
第二章预结算管理程序
第四条施工图预算
(一)搜集各种编制工程预算依据的资料;
(二)熟悉施工图纸及其说明,熟悉预算定额和当地结算文件、合同或协议,参加图纸会审,提出施工图中的疑难问题,参与各种施工方案的评审,并对影响造价的内容,确定其工程量和造价。
(三)编制工程量计算书,做好分层分项工程量汇总统计,进行工程预算书的套价、取费、汇总,填写编制说明和封面并进行复核;
(四)装订成册上报公司成本合约部复核备案。
第五条施工预算
(一)施工预算编制方法参考成本测算和施工图预算;
(二)预算员应经常进行两算对比,供项目经理进行分析。
第六条工程进度款结算
(一)项目预算员每月编制产值报表,经项目经理审核签字后,按照合同约定的时间,定期(每月或按阶段)报送业主代表签字,作为工程进度款结算依据,并根据合同和已回收工程款情况提出工程款回收计划数额,必要时项目预算员可请公司成本合约部协助;
(二)项目预算员必须积极配合公司的工程款回收工作。
第七条竣工结算程序
(一)收集分析影响工程量差、价差和费用变化的原始资料;
(二)根据收集的资料和预算查对结算,进行分类汇总计算量差、价差、费用调整;
(三)根据查对结果和各种结算依据,进行分部分项工程量汇总统计;
(四)进行工程结算套价,编制竣工工程结算书,经复查复核后填写竣工结算说明书;
(五)进行两算对比分析;
(六)填写工程结算会签单,装订成册;
(七)上报公司成本合约部审核;
(八)对外送审,并办理外报签收手续;
(九)确定审计结果,并办理完结算审计报告,将审计报告报公司成本合约部备案;
(一十)将施工图纸和相关工程资料经成本合约部经理复核后移交工程管理部备案,并办理相应的移交手续。
第八条项目预算员管理责任
(一)认真搜集各种编制工程预结算的资料:
1.包括工程勘察地质报告、工程竣工报告及竣工验收单、经审批的施工设计图纸及说明、建设工程施工合同、各种补充协议;
2.现场勘察记录、图纸会审记录、涉及经济方面的会议纪要、相关标准图集、施工方案、施工组织设计、设计变更与现场签证、施工技术核定单、认价单(涉及经济方面的签证、认价等资料必须保存原件);
3.收集本地区现行建筑安装工程预算定额、费用定额、地区性材料价、信息价、各种收费标准和相关的政策性文件及双方有关工程计价协定等;
4.对招投标项目需收集招投标文件、中标通知书、标书、承诺书及投标用的图纸等原始文件资料。
5.各种资料必须及时分类编号、建立目录清单,并装订成册妥善保管,防止遗漏、丢失。
对于经济方面的签证、设计变更、材料认价手续、索赔清单等必须保存原件。
未能按规定整理、保存的,发现一处罚预算员100元。
(二)熟悉施工图纸及其说明,参加图纸会审,提出施工图中的疑难问题,了解施工方案;熟悉定额、合同或协议,熟练掌握运用工程量计算规则,做好分部分项工程量的汇总统计;合理套用定额及子目,防止出现漏算、错算、错套等现象。
同时还须经常深入施工现场,了解施工工序,并注重市场价格信息,学习新技术、新工艺、新材料、新设备,增长新知识,避免出现重大疏漏。
(三)负责各项经济签证的测算和办理工作(包括索赔等),积极配合并督促项目技术员对设计变更、现场签证、施工技术核定单等手续的办理。
未能及时办理的,对相关责任人罚款200元;造成公司损失的罚款500元,并由责任人承担损失的10%,由成本合约部行使处罚权。
(四)项目预算员必须有计划地分阶段编制工程结算书,结构封顶后45天内必须将主体阶段的结算书编制完;工程竣工后20天内完成整体工程结算书的编制、复核、汇总、对比工作,并按规定要求装订成册,填写工程结算会签单后报送公司成本合约部进行复核。
未按规定时间上报每推迟一天,罚预算员100元,由成本合约部经理行使处罚权。
(五)项目预算员对成本合约部的审核意见应及时进行核实并作出调整,并在接到工程结算会签单的回复后方可外报竣工工程结算书。
未经审核的结算书,不允许报到甲方,发现一份罚相关责任人500~1000元,由成本合约部经理行使处罚权。
(六)项目预算员外报竣工工程结算书后,根据合同约定及时催促甲方或业主进行工程结算的审计审核工作,确保审计工作能保质保量按时完成。
在审计过程中出现不利于我方的问题须及时向成本合约部经理汇报,以便及时处理、解决。
(七)项目预算员在办理完工程竣工结算后,10天内必须将完整的工程结算审计报告(包括结算书并附拷贝的电子版)上报公司成本合约部。
(八)项目预算员向成本合约部上报的竣工工程结算书的资料应包括:
完整的竣工工程结算书(含电子版壹份)、工程量计算书、分部分项工程量明细统计表(含电子版壹份)、工程变更洽商、索赔清单及其他相关的工程结算资料。
(九)预算员因工作需要异地调动后,预算员仍须无条件完成原项目的工程结算审计工作,项目经理、公司成本合约部须全力给予配合和支持。
(一十)中途要求离职的预算员,必须提前3个月向主管领导书面申请,并将完整的工程结算资料整理成册后移交给新任预算员(办理交接手续),且须无条件配合新任预算员的对外结算审计工作,确保工程结算的正确性。
(一十一)对擅自离开公司的,公司将按工资标准额对其进行扣罚处理。
对未办理任何交接手续的,还应承担对公司所造成的损失。
(一十二)若能在规定时间内提前完成结算书的编制工作的,给予预算员每次300元的奖励;若能在合同约定的时间内完成工程结算审计的,给予预算员1000~2000元的奖励;对维护公司利益做出较大贡献的,经成本合约部核定后,给予5000元以上的奖励。
第三章变更签证与索赔管理
第九条签证管理规定
(一)当出现下列原因时,项目部须及时办理延长工期的签证
1.增加合同以外的工作,如增加建筑面积、增加工程量、增加合同以外的工作内容等;
2.业主原因导致停工而引起的工期延期,如施工许可证、规划许可证、征地拆迁未进行、三通一平条件不具备、下发图纸延误或指令错误等;
3.甲供材料拖延时间、业主违约,第三方与业主纠纷而影响工期等;
4.因异常恶劣的气候条件或其他不可抗力因素引起的延期;
5.超过合同工期仍未竣工的,非我方原因必须办理工期顺延签证;
6.其他不可预见的因素导致工期比合同工期延误的。
(二)当发生下列情况,项目部必须及时办理经济签证
1.增加的工作内容未包含在工程建设合同内;
2.因设计图纸变更引起我方额外支付费用和延长工期的;
3.因甲方违约导致我方人力窝工和机械、料具闲置的;
4.非我方原因造成我方的损失;
5.甲方提供的机械设备故障,一次性或累计停止运转超过协议约定时间的,也要办理工期顺延签证及相关经济签证;
6.其他如货币、汇率变化、物价、工资上涨、政策法令变化等原因引起的索赔;
7.其他超出合同约定的内容。
第一十条签证办理要求
(一)不论何种签证,必须先由项目经理、技术员、预算员讨论决定,由技术员或项目经理牵头与业主交涉办理,预算员必须全力提供配合,两者互相补充、互为支持,任何个人不得以任何理由回避或拖延,否则每次罚相关责任人100元以上。
(二)签证办理要及时,签证索赔事项发生后3日内必须将有关签证资料发往业主,不可贻误时机,否则对相关责任人罚款200元;造成公司损失的,罚款500元,并由责任人承担损失的10%。
(三)签证类资料须妥善保管,并按规定以书面形式上报公司成本合约部。
对于超过1万元的经济签证,应及时上报公司成本合约部审核。
(四)由于变更原有结构需要拆除的,要按原设计结构工程量计入取费,拆除部分以估工形式办理签工或签费用。
(五)对分包队伍的零工签证,必须当天派工当天签证,签证单上要写明工作部位、工作内容、完成工作量,并由归口施工员、质量员、技术负责人、项目经理签字,否则不予承认。
第一十一条提出索赔的条件
(一)由于建设单位未按合同规定的时间内发出施工所需的图纸和指令,导致我方延误工程进度,或导致费用加大。
(二)由于我方不能预见并被监理确认的不利的自然条件(如山洪爆发、地震等)和人为障碍所造成的额外费用支出;
(三)应甲方或监理要求,钻设工程量清单未列出的探孔或开挖探坑而支付的费用。
(四)由于其它风险(如战争、暴乱等),使工程遭受损坏,按甲方或监理的要求和制定范围,予以修复或修理所支付的费用。
(五)在施工现场发现文物古迹,为处理这些文物而支付的各种费用。
(六)由于运送大型机械设备,而对可能受损的桥梁、道路进行补强加固,并经监理或甲方同意所支付的费用。
(七)按照监理或者甲方要求,向建设单位雇佣在现场工作的人员提供服务所支付的费用。
(八)凡合同未明确规定提供样品进行检验的材料,按监理或甲方要求提供材料样品并进行检验所支付的费用。
(九)已竣工或部分竣工的工程,需经一定的荷载试验或检测方能确定其是否达到设计要求,但是在合同中未明确规定,若监理或甲方要求进行检测或试验,且试验或检测表明已达到设计要求,因此而支付的费用。
(一十)监理或甲方批准进入下道工序施工的隐蔽工程,又要求再次进行复检,并且查明工程符合合同或规范要求,并再次将复检部分回复原状,由此而支付的费用。
(一十一)由于非我方原因,监理或者甲方要求工程全部或者部分暂停施工并采取妥善保护,因此而导致的额外的费用支出。
(一十二)根据监理或甲方的指令或非我方所能控制的原因,而不能按合同规定的期限内开工所支付的相关费用。
(一十三)甲方未能根据合同规定,按我方提交监理和甲方的施工进度计划的安排,及时提供施工场地,由此造成延误工期或增加费用。
(一十四)由于工程合同未包括的额外增加的工程量、或合同规定的非由于我方违约的其它原因而延长工期,并在上述情况发生后28天内向监理或甲方申明理由,经其审查批准。
(一十五)在工程施工和保修期内,根据监理或甲方要求对工程的缺陷进行调查和维修,而缺陷不是由于我方未遵守合同规定的义务所造成且经监理或甲方确认,由此而支付的费用。
(一十六)在施工过程中,根据监理或甲方的要求,改变工程任何部分的标高、位置和尺寸,改变合同规定的工作量或质量要求,或增加额外的附加工作,由此而增加的费用支出。
(一十七)由于特殊风险(如战争、政治动乱、武装起义等)导致工程、已运至现场及现场附近或运往现场途中的为工程所需的材料或已用于及拟用于工程的属于我方的其它财产遭到破坏或损害时,对这些破坏的工程及财产或对其更换、修复所发生的费用;但不包括特殊风险发生以前已由监理或甲方宣布为不合格的工程重建费用。
(一十八)由于特殊风险或甲方或我方都无法控制的其它情况而导致工程中止合同,我方将施工机械设备撤离现场运至其它目的地所需费用,及我方为该工程所雇职工的遣返费用。
(一十九)按照合同规定,应人工、材料价格上涨而应增加的费用以及因国家法律或者地方法规变更等导致工程费用的增加。
(二十)由于国家或其授权的金融机构变更合同规定支付工程款所用货币的汇率或实行汇兑限额,而使我方造成的损失。
第一十二条索赔依据
(一)合同文件中的条款约定;
(二)经监理工程师认可的施工进度计划;
(三)合同履行过程中的来往函件;
(四)施工现场记录;
(五)施工会议记录;
(六)工程资料照片;
(七)监理工程师发布的各种书面指令;
(八)中期支付工程进度款的单据;
(九)检查和试验记录;
(一十)汇率检查表;
(一十一)各类财务凭证;
(一十二)施工进度计划和实际施工进度表;
(一十三)气象报告;
(一十四)工地交接班记录;
(一十五)建筑材料和设备采购、订货运输使用记录等;
(一十六)市场行情记录;
(一十七)国家法律、法令、政策文件;
(一十八)其他有关资料。
第一十三条索赔工作程序
(一)发出索赔意向通知。
索赔事件发生后,项目部应在索赔事件发生后的3天内(或合同约定的天数内)向业主或监理单位递交索赔意向通知,声明将对此事件提出索赔。
发文、通知等有关书面文件事项由法律顾问负责辅导。
凡牵涉到经济索赔事项,由法律顾问把关并签字。
(二)提交索赔报告。
索赔意向通知提交后的14天内,或监理单位可能同意的其他合理时间,项目部应递送正式的索赔报告。
(三)如果索赔事件的影响持续存在,14天内还不能算出索赔额和工期顺延天数时,项目部应按监理单位合理要求的时间间隔(一般为28天),定期陆续报出每一个时间段内的索赔证据资料和索赔要求。
在该项索赔事件的影响结束后的28天内,报出最终详细报告,提出索赔论证资料和累计索赔额。
(四)项目部发出索赔意向通知后,可以在监理单位指示的其他合理时间内再报送正式索赔报告,此情况是在监理单位由于某种原因不能马上处理索赔事件时,但承包人的索赔意向通知必须在事件发生的14天内提出,否则就失去了该事件请求补偿的索赔权利。
第一十四条索赔报告
索赔报告一般包括以下几个部分:
(一)总论部分。
一般包括以下内容:
序言;索赔事项概述;具体索赔要求索赔报告编写及审核人员名单。
(二)根据部分。
本部分主要是说明自己具有的索赔权利。
根据部分的内容主要来自该工程项目的合同文件,并参照有关法律规定。
该部分中施工单位应引用合同中的具体条款,说明自己理应获得经济补偿或工期延长。
根据部分应包括以下内容:
索赔事件的发生情况;已递交索赔意向书的情况;索赔事件的处理过程;索赔要求的合同根据;所附的证据资料。
(三)计算部分。
在款额计算部分,必须阐明下列问题:
1.索赔款的要求总额;
2.各项索赔款的计算,如额外开支的用工费、材料费、管理费和利润损失;
3.指明各项开支的计算依据及证据资料,注意采用合适的计价方法。
(四)证据部分。
证据部分包括该索赔事件所涉及的一切证据资料,以及对这些证据的说明。
索赔证据资料具体可进行如下分类:
1.政治经济资料:
重大新闻报道,如罢工、动乱、地震以及其他重大灾害等;重要经济政策文件,如税收决定、海关规定、外币汇率变化、工资调整等;政府官员和工程主管部门领导视察工地时的讲话记录;权威机构发布的天气和气温预报,尤其是异常天气的报告等。
2.施工现场记录报表及来往函件:
监理工程师的指令;与建设单位或监理工程师的来往函件和电话记录;现场施工日志;每日出勤的工人和设备报表;完工验收记录;施工事故详细记录;施工会议记录;施工材料使用记录本;施工质量检查记录;施工进度实况记录;施工图纸收发记录;工地风、雨、温度、湿度记录;索赔事件的详细记录本或摄像;施工效率降低的记录等。
3.工程项目财务报表:
施工进度月报表及收款记录;索赔款月报表及收款记录;工人劳动计时卡及工资历表;材料、设备及配件采购单;付款收据;收款单据;工程款及索赔款迟付记录;迟付款利息报表;向分包商付款记录;现金流动计划报表;会计日报表;会计总帐;财务报告;会计来往信件及文件;通用货币汇率变化等。
在引用证据时,要注意该证据的效力或可信程度。
为此,对重要的证据资料最好附以文字证明或确认件,对方未复函确认或修改,按惯例应理解为他已默认。
第四章工程款回收管理
第一十五条管理责任
(一)项目经理为项目部工程款回收的第一责任人,项目预算员为直接责任人;成本合约部经理为公司工程款回收直接责任人,总经理、财务总监为全公司工程款回收管理责任人。
(二)项目预算员编制结算书及进度报表并及时办理与甲方、监理的签字手续,同时协助项目经理参与工程款回收工作,并办理项目收款手续;成本合约部经理对项目工程款回收工作提供必要支持;财务人员负责工程款回收手续办理工作,并负责款项回收。
(三)财务部门建立应收账款帐目,明确应收款、分期应收账款和应收票据的数额、期限、应付款人等内容。
(四)财务部门根据应收账款账目,建立应收账款账龄分析表,将应收账款按账龄分为合同期内、到期、追账期、付诸法律期和坏账期,制订相应的催收措施。
(五)财务部门对应收账款加强日常监督,根据实际情况每周或每月打印出会计账上全部接近到期的应收账款记录,提供并协助公司领导进行分析和诊断,对每笔账款作出处理意见。
(六)财务部每年制订工程款回收责任状,由公司领导与有关责任人员签订到位,针对年终工程款回收、工程结算款、陈欠款等不同款类,明确工程款回收指标及各有关人员的责任,对完成合同应收款的超额部分给予奖励,不足部分进行处罚。
第一十六条进度款工程款回收程序
(一)每月项目预算员编制进度报表,提请监理和业主代表审批,根据合同和已回收工程款情况提出工程款回收计划数额,必要时项目预算员可请成本合约部协助。
(二)项目经理或预算员与业主方主管人员沟通和协商,获取付款承诺;
(三)公司财务部根据项目经理提供的付款信息,委派财务人员到业主办理工程款回收手续,回收资金。
(四)遇业主方工程款严重不到位等特殊情况,项目经理必须及时公司领导汇报,必要时总经理、财务总监亲自或指派成本合约部经理、财务部经理协助办理。
第一十七条年终工程款回收规定
(一)年终根据公司下达的工程款回收指标和计划,公司领导召集项目经理、成本合约部经理、财务经理、专门研究,落实回收责任人;
(二)相关责任人根据分工积极投入工程款回收工作,必须确保工程款回收;
(三)年终工程款回收的操作程序参照进度款工程款回收程序。
第一十八条竣工结算工程款回收规定
(一)项目预算员根据工程审计部审计后的结算书与业主办理完结算手续,需要社会审计的工程完成社会审计后,视为预算员在本项目的工作完成,在此之前调到新的项目后仍须承担原项目的结算办理工作,成本合约部承担领导、协助和协调的责任;
(二)项目经理如未离开本公司,仍为工程结算工程款回收的第一责任人,负责工程尾款和保修金的回收工作;
(三)成本合约部经理为工程款回收直接责任人,要给项目经理提供必要的支持,在项目经理离开本公司情况下直接负责工程款回收工作。
第一十九条陈欠款回收
(一)二年以上陈欠款由成本合约部经理制定工程款回收计划,并亲自组织工程款回收工作;
(二)对正常程序无法回收款项的,必要时要会同法律顾问通过诉讼途径解决。
第二十条工程款回收奖罚
对未能按合同约定收回的款项(进度款、结算款)超过60天的,对成本合约部经理、项目经理进行罚款,数额为未回收款项的0.2%。
第五章附则
第二十一条归口部门
本办法由成本合约部起草并负责解释。
第二十二条生效时间
本办法于X年X月X日发布,经总经理签发后执行。
第六章附件
附件一:
流程图
附件二:
相关表单
工程签证单
工程名称
编号
分部分项工程
部位
施工单位
监理单位
说明:
项次
工程量清单编号
项目名称及工作内容
工程量
单位
计算公式
施工单位签证意见:
项目经理:
年月日
监理单位签证意见:
项目监理:
年月日
建设单位签证意见:
业主代表:
年月日
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