京东方软件企事业单位知识门户系统.docx
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京东方软件企事业单位知识门户系统(EKPS)简介
北京京东方软件有限公司2001-9-16
-32-
目 录
一、概述„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ (3)
1.1前言„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ (3)
1.2企 事 业 单 位 实 务 作 业 需 求面„„„„„„„„„„„„„„„„„(4)
1.2.1现今企事业单位运作之问题分析(作业面)„„„„„„„„„„(5)
1.2.2现今企事业单位运作之问题分析(系统面)„„„„„„„„„„(7)
1.2.3现今企事业单位运作之问题分析(管理面)„„„„„„„„„„(8)
1.3知识入口服务整体解决方案„„„„„„„„„„„„„ (10)
1.3.1EKP系统导入成效(效益面)„„„„„„„„„„„„„(13)
1.3.2EKP系统整体架构(系统面)„„„„„„„„„„„„„(14)
1.3.3EKP系统应用之角色(角色面)„„„„„„„„„„„(15)
1.3.4EKP系统价值层面(价值面)„„„„„„„„„„„„„(17)
1.3.5EKP与知识管理之关系(关连面)„„„„„„„„„„„(18)
二、项目目标„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„(22)
三、功能描述„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„(23)
1、门户管理工具„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„(23)
2、智能化协同办公平台„„„„„„„„„„„„„„„„„(24)
3、知识管理平台„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„(27)
4、人力资源管理系统„„„„„„„„„„„„„„„„„„(28)
四、系统性能„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„(29)
五、功能模块„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„(3 0)
六、技术服务„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„(32)
七、技术培训„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„(32)
八、技术文件„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„(32)
一、概述
1.1前言
随着企事业单位业务的不断增长,公司规模的不断扩大,对于无纸办公和协同作业的要求也越来越迫切。
企事业单位知识门户系统
(EKPS)是一个复杂的项目,它涉及到所有部门,各部门相互之间
的协调配合等问题,它的实施不仅仅是一种软件的应用,甚至会影响到整个企事业单位管理模式的变更。
其实施原则应当是:
“总体规划,分布实施,效益驱动,重点突破。
”
“总体规划、分步实施”就是根据企事业单位目前的工作环境、技能水平和应用等方面,从整体上分成若干阶段,在具体操作中有步骤、有目标、详细地制订执行计划、按照功能和模块化一步一步地推进实施,并且在跟踪考核,建立良性的反馈机制,逐渐完善全部功能。
1.2企事业单位实务作业需求面
企事业单位面对日新月异的竞争的压力,如何利用本身在市场上的相对竞争优势,运用企事业单位获利之核心竞争力,迅速整合出新一代企事业单位团队的运作模式,将可有效确保企事业单位明日的生存利基。
但企事业单位面对外在庞大的竞争压力,又要履行企事业单位对『顾客』,『员工』,『股东』,『伙伴者』之间的承诺,如果无法透过一完整之机制与制度将企事业单位之经验与知识予以妥善传承,那企事业单位必然在一个无止尽的恶性循环下永远在尝试错误,企事业单位核心竞争力必然因此受到侵蚀,企事业单位之市场可将因全球化竞争压力而导致大幅退却,甚至崩盘。
因此,面对十倍速的未来竞争环境,企事业单位已无从选择未来,只有面对竞争,运用知识传承强化本身竞争优势,缩短与客户间『互动距离』提升顾客满意度,以『学习领导』代替『雇佣关系』,并创造『市场伙伴关系』以强化企事业单位市场占有率,而这些都需要有一套回异于以往MIS系统之IT架构来协助企事业单位,让企事业单位可以透过系统大幅整合企事业单位现有之资源并将企事业单位非结构化的知识与资源予以有效统合。
1.2.1现今企事业单位运作之问题分析(作业面):
从企事业单位基层作业观点来审视现阶段企事业单位于实务上作业之盲点:
1.企事业单位基层同仁实务作业往往求实际之形式产出,完成上级交办事项,而未能从自身专业角度出发,思考更具创意之作业方式或idea,让企事业单位可以运用更低成本,更快速服务客户之方式。
2.同仁作业往往因为实务流程未能与线上系统整合,而忽略企事业单位整体知识库建立之优点,更遑论运用企事业单位知识库之便利提升效率。
3.同仁作业往往无法迅速取得跨部门企事业单位信息,使得企事业单位一旦庞大后,企事业单位整体讯息之流动便形成缓慢的讯息流动状态,根本无法顺应全球化客户与网络化交易型态所强调之迅速与响应的本质。
4.信息检索功能过于阳春,无法提供多元查询功能。
5.知识呈现无法提供个人化之设定与选单,使得知识工作者无法活化知识。
6.欠缺知识互动平台,针对成员间互动过少,彼此知识无法真正交流
1.2.2现今企事业单位运作之问题分析(系统面):
1.企事业单位之系统往往呈现内部系统与外部系统需求上之差异,过往信息系统几乎均以系统信息处理作业层面为主,而非以使用者导向为考量要点,往往造成系统导入时,不良的接口友善度形成使用者接受程度低。
2.企事业单位现有系统往往由于时间历史因素,成本环境因素,解决方案技术不同,而呈现于系统架构上的分歧,甚至造成系统整合上之困难,不同系统讯息难以整合。
3.企事业单位过往之信息系统多为2-Tier主从式架构,系统架构以企事业单位内部集中式使用为主,面对网际网络应用服务的兴起,无法担负网络分布式存取应用服务之关键性任务。
4.原本导入之系统无法提供单一接口帐号密码之整合:
如Lotus
Notes无法针对内部相关知识资料进行单一接口帐号密码之整合。
1.2.3现今企事业单位运作之问题分析(管理面):
1.企事业单位现阶段于信息取得上,均有赖定期会议或会报,以及下属定期统整之报表与窗体,然而这种被动式讯息往往流于形式化或过期资料,无法透过线上取得实时性之讯息资料。
2.企事业单位主管往需要介入许多流程上的稽核审批,但由于传统公文,文书或纸上签核所负之资料过于简略,使得主管判断与决策之信息不足,往往需要承办同仁或幕僚单位进一步补足资料,然而这些资料往往都除放于不同系统不同数据库中,整理往往耗时浪费资源,缺乏整合性之背景信息。
3.主管于内部作业管理上,往往需要透过会议进一步掌握下属之作业状况,与进度落后之原因,但是一般会议往往流于工作报告形式,无法真正发挥群策群力,集思广益之效果,让企事业单位会议成为企事业单位之势创新之源。
4.无法组织机关知识流程,欠缺后续自动追踪与稽核
5.对外部知识库之运用欠缺跨数据库系统整合之工具。
6.知识的回馈无法透过订阅主动递送,并提供DataMing以提升知识呈现之品质。
总结以上所言,现阶段面对全球化,信息化之企事业单位竞争压力下,知识企事业单位对于知识入口服务均有以下需求:
n完整分布式线上知识架构之工具平台
n强大而快速之搜寻引擎与知识导引管理方案
n整合各阶段建置之异质数据库资料
n无法体现知识管理之应用价值
n组织资源合理化之管理工具
n随着人才离职,企事业单位重组流失过往所累积之知识
n欠缺知识互动平台得以消化,累积并组织知识
n线上跨部门,跨团队之协同作业平台
n良好线上学习,知识创新,团队协力之平台环境
1.3知识入口服务整体解决方案
知识管理之定义
根据SoftwareMagazine的定义『知识管理』的意涵则在于透过:
对于某一组织环境中所接触到的各项资料,可以表达资料间的关系、需要管理之资料的分类规则与文件化规则,并可以确保资料可以真实且具完整性的表达。
另外在CIO杂志上有一段定义:
知识管理为一将组织内的信息加以分类、选取、权衡及储存的过程,组由此过程获致之信息可用以增进企事业单位的获利率与竞争力。
因此我们可以认为『知识管理』的意涵在于:
有关知识的清点、评估、监督、规划、取得、学习、流通、整合、保护、创新活动,并将知识视同资产进行管理,凡是能有效增进知识资产价值的活动,均属之。
另一方面结合个体与团体,将个体知识团体化,将内隐知识外显化。
结合内部与外部,将外部知识内部化,将组织知识产品化
京东方软件EKPS知识入口解决方案将提供以下架构:
1.存取环境:
网络无限时空存取环境的发展,跨越Intern,etIntranet
与Extrane之t网络存取环境
2.讯息技术:
透过同步与异步之讯息主动递送或是电子邮件系统可有效降低组织内部沟通成本,迅速导入知识管理工具。
3.信息过滤引擎:
全文检索技术的应用与突破
4.流程定义引擎:
运用流程定义可直接线上窗体审批作业
5.资料仓储:
文件档案仓储管理逐渐导入普及
6.数字资料:
对非数字化与数字化文件解决方案成熟
7.通讯工具:
信息传输工具逐渐走向家电化与生活化,有助知识管理生活化
8.Clint端:
使用端具有一致性存取工具与存取入口
9.Server端:
应用程序具有N-Tier程序导入架构,使得程序建置架构简单
1.3.1EKPS系统导入成效(效益面):
京东方软件的EKPS 系统可针对目前企事业单位所急需知识管理需求,提供以下导入效益:
n档案管理以提升知识工作品质
n资料闸门(DataGatewa)y
以整合异质数据库
n计画项目管理适合项目团队之线上管理与互动
n知识树服务以整合个性化知识工作平台
n线上行事历与时程预约可善用昂贵之人力成本
n线上互动论坛以发展组织知识互动
n客户服务系统整合客户前后端流程以提升效能
1.3.2EKPS系统整体架构(系统面):
【京东方软件EKPS解决方案】系统架构如下
1.以企事业单位知识工作平台为整体知识管理解决方案之核心观念
2.以对外往来记录管理,项目计划管理与企事业单位知识库三者为整体解决方案效益之评估面向
3.以企事业单位知识仓储管理,企事业单位知识库与企事业单位专家黄页管理EYP三者为主要知识内涵
4.并透过资源协同管理整合企事业单位整体资源运作,透过专题论坛讨论区互动整合企事业单位隐性知识之互动.
最后整合企事业单位内,企事业单位外,企事业单位组织中之人力资产,时间资产,知识资产之统合管理需求
1.3.3EKPS系统应用之角色(角色面):
京东方软件的EKPS将可担负企事业单位实务运作上以下几种角色:
★EKPS是客户服务支持的虚拟线上助理
EKPS可在企事业单位内部网络上建置了客户服务支持系统,将业务支持信息与咨询直接提供到每一位客服人员的工作站。
当客服人员透过电话与客户交谈或访问潜在客户时,系统会依客服人员所输入的基本资料建议适当的咨询与服务组合推荐给客户,甚至提醒客服人员该说的话与下一步行动。
这套系统将有效协助客服人员创造了非常可观的业绩与顾客满意度。
★EKPS是信息系统及数据库的管理者
EKPS提供企事业单位针对企事业单位网络连结遍布的分公司与员工提供完整行销与业务相关知识库管理者之角色,内容包括上万页有关职务需求、员工手册、新闻布告栏、公司股价信息,以及制药产业的新闻。
业务代表可以在任何时间、地点,由工作站或手提电脑联机使用这些资料。
★EKPS是知识传递与沟通的桥梁
针对如企事业单位内外部会议,使用者可以透过EKPS迅速进行『虚拟会议中心』,未来并整合电子邮件、语音信箱、新闻群组、公告栏、视讯会议等功能。
★EKPS是团队合作中介者
EKPS让工作团队可以利用企事业单位网络联机与群组作业工具,在同一份的文件可以在企事业单位内部传递,作业,达到协力作业的目的。
★EKPS是专家咨询者
EKPS可以帮助企事业单位针对经验教训及最佳实务进行有效整理,特别适合项目与顾问性质的行业,提供其一个整合性的工具将所有有关信息予以有效归类与整合。
例如:
安达信顾问公司的知识交流系统累积了各行各业的最佳经营实务案例及项目经验,供遍布全球的顾问师存取参考。
1.3.4EKPS系统价值层面(价值面):
京东方软件的EKPS将可提供企事业单位于组织发展上,提供另一层面之创新与活力的来源,因为EKPS可提供以下企事业单位组织体质上的改善。
1.增加组织整体知识的存量与价值。
2.应用知识以提升技术、产品、与服务创新的绩效以及整体对外的竞争力。
3.促进组织内部的知识流通,提升成员获取知识的效率。
4.指导组织知识创新的方向。
5.协助组织发展核心技术能力。
6.有效发挥组织内个体成员的知识能力与开发潜能。
7.提升组织个体与整体的知识学习能力。
8.形成有利于知识创新的企事业单位文化与价值观。
1.3.5EKPS与知识管理之关系(关连面):
1)知识存取与【知识仪表版】:
系统将完全使用Web-Browers一致性的资源存取界,将所有计画审议之知识进入点汇集于个人化『知识仪表版』(PersonalKnowledge
Porta)l。
2)知识来源与【XMLGateway】:
透过线上数据库导引系统之XMLGateway『资料网关』接口汇出各异质数据库,提供资料整合整理。
3)知识筛选与【搜寻引擎】:
运用全文检索七大搜寻能力,并透过资料采撷人筛选技术,迅速过滤庞大知识库中之无关连之信息,并进一步组织成个人化知识树。
4)知识传递与【专题知识论坛】:
透过『专题论坛』团对可随时组成一个知识型的知识互动论坛,并透过论坛推荐流程可将『对的信息』于『对的时间』传送给『对的人』。
5)知识储存与【EKM】:
组织整体知识于企事业单位活动进行过程中,所有互动与相关记录档案,均会被记录储存,组织实时掌握最新最完整的信息,并可凝聚出企事业单位最针对之竞争智能。
6)知识运用与【三大关键应用】:
知识的可贵在于实践,透过知识在
【业务推广面】---对-外往来记录管理,
【项目执行面】--计画项目管理,
【客户满意度】--客户服务品质管理
三大模块应用,可进一步直接提升组织知识应用绩效,降低组织无意义之活动。
知识平台导入之效益
1)个体知识团体化:
将可有效使个人之知识与经验于知识管理平台中有效流通,管理,散布与保存,让知识成为虚拟知识团队的重要资产。
2)团体知识内在化:
透过项目计画之经验传承,提供知识互动管理机制,使群体集体经验与共识可以获得传承,强化部门整体服务施政品质。
3)内隐知识外显化:
提供企事业单位知识工作者成员之间互动性知识平台,分享个人知识,贡献个人内隐智能,并进而转化为企事业单位之外显知识。
4)企事业单位知识产品化:
透过此系统将企事业单位相关之知识经验有效予以纪录,保存,并归档,企事业单位将可发现企事业单位之核心优势与竞争智能已经俨然形成。
经过需求调研分析之后,一般初步确定第一阶段开发实施企事业单位知识门户系统建置,并包含以下四大模块:
门户管理工具、
智能型知识管理平台(KM)、智能型协同办公平台(OA)、智能型人力资源管理系统。
二、EKPS实施目标
1、建立一个开放的以web技术为基础的企事业单位信息交换平台。
2、开发一套以企事业单位网为基础、以知识管理为指导思想的办公自动化系统,为企事业单位所有员工提供一个高效、快捷、功能完善的办公平台。
3、提供一个为企事业单位的管理者、员工、合作伙伴和客户提供访问各种信息资源的工具。
4、开发一套能够完成对人员的规划、招聘、培训、考核、管理、等全方位的人力资源信息系统。
5、提供一个企事业单位信息化应用平台,并能够与第三方系统
实现无缝连接。
为企事业单位今后实施ERP系统、CRM系统、SCM系统、电子商务系统等奠定基础。
三、功能描述
企事业单位知识门户系统(EnterpriseKnowledgePortalSystem,EKPS)主要包括门户管理工具、智能化协同办公平台、知识管理平台、人力资源管理系统四大部分。
具体功能描述如下:
1、门户管理工具
EKPS的基础模块,负责创建企事业单位级、部门级、个人级的门户,管理整个门户的资源,创建服务组件和内容,包括用户个性化模板的定制等。
包括:
1.1表单定制工具:
提供公文及其它相关信息(如统计报表等)的结构自定义,设置表单字段,设置各模块和页面的外观。
1.2流程自定义工具:
提供浏览器端的工作流程定制功能,能使用户按规定的步骤或图形化的方法,方便地设定工作流程。
1.3个性化定制工具:
提供用户个性化设置功能,如定制“我的
EKPS”等。
1.4知识分类自定义工具:
提供知识分类的自定义功能。
1.5安全管理工具:
包括系统使用者权限管理、数据安全(包括数据本身和调阅、密级等)管理等相关工具。
1.6其它管理工具。
2、智能化协同办公平台
该平台为企事业单位全体员工提供了一个通过信息发布、交流来实现知识的获得与积累并进行协同办公的平台。
应提供以下功能:
2.1公文管理:
管理企事业单位内部公文信息的处理过程。
包括
2.1.1发文管理:
包括公文的拟稿、审批以及签发的管理,支持发文审批的痕迹保留和附注形式审批功能;
2.1.2收文管理:
包括内部收文和上级来文的管理,包括电子文件和纸介质的扫描处理;
2.1.3流程监控:
对公文流转的流程进行管理,实现催办、督办功能;
2.1.4授权管理:
包括外出授权和秘书授权,避免因处理人外出导致流转过程的中断;
2.1.5公文归档:
提供公文内容及其流转过程的归档处理功
能;
2.1.6调阅管理:
根据公文的密级设置不同的调阅审批流程,并记录调阅相关信息;
2.2办公工具:
主要针对行政资源的管理。
包括
2.2.1会议管理:
包括会议计划、会议通知、人员、时间、场地的安排、会议纪要的撰写/审批/散发/归档、会议费用等会议全过程的网上管理功能;
2.2.2文档管理:
建立企事业单位文档中心,将员工工作文档进行有效的管理,提供灵活的分类和查询方式,方便文档的再利用,形成企事业单位的知识库;
2.2.3资源管理:
包括
2.2.3.1图书管理:
包括图书的入档、借阅、归还等的管理;
2.2.3.2软件管理:
企事业单位拥有的软件资源的管理;
2.2.3.3办公用品管理:
包括办公用品的定价、领用、审批、离职归还的管理;
2.2.3.4员工住宿管理:
包括对宿舍/公寓状态以及员工住宿费用的管理;
2.2.3.5车辆管理:
包括车辆状态、使用费用等相关事项
的管理;
2.2.3.6办公设备管理:
包括办公设备的状态、使用费用等相关事项的管理;
2.2.3.7其它资源管理。
2.3公共信息管理:
提供一定权限范围内对信息随意添加和修改的功能,为信息审批、发布捆绑适当的流程(流程要支持自定义)。
包括
2.3.1组织机构:
提供公司内部单位、部门、岗位/员工的信息及内部通讯录的查询和维护功能;
2.3.2公司新闻:
记录公司发生的重大事情;
2.3.3规章制度:
为员工了解企事业单位规章制度提供一个窗口,并提供办公向导功能;
2.3.4电子刊物:
管理由内部和外部信息组成的企事业单位内部电子刊物的管理和查询;
2.3.5外部公共信息:
提供邮政编码、国家/地区电话区号、列车时刻表、航班信息、公共交通等方面信息的查询,支持从指定网址下载相关指定信息并移植到EKPS中的功能;
2.4网上交流:
为企事业单位全体员工提供一个便捷的沟通平台。
包括
2.4.1公告板:
提供发布通知、通告和消息的功能,信息的
发布可捆绑审批流程,可以设置信息发布的范围和有效时限,支持将超过有效时间的公告内容自动撤消和公告内容自动/手动存档的功能;
2.4.2聊天室:
为所有员工提供信息交流和讨论的虚拟场所,
信息的共享应不局限于同一时间、同一地点;
2.4.3会议室:
提供讨论组功能,同组的人员能够共享信息;
2.5邮件系统:
包括
2.5.1邮件服务器:
支持以标准的邮件客户端软件(支持
POP3、SMTP协议)访问系统邮件服务器,能够连接其它厂商的企事业单位级Mail服务器,实现企事业单位内外电子邮件的互通功能;
2.5.2个人邮件:
能够实现电子邮件的起草、发送、回复、转发等功能,完成各类信息在系统中各部门及个人之间快速、高效的传递。
2.6个人事务管理:
包括
2.6.1个人名片夹:
管理员工个人搜集的名片,便于查询与联系;
2.6.2日程安排:
包括对上级安排和自身工作的安排统一协调管理,提供可设置的提醒功能;
2.6.3待办事宜:
包括催办、待办事项以及交代他人办理的事项,将用户待办的工作推送到用户进入系统的前台。
待办事宜系统应实现与EKPS中所有功能系统的连接,当在其它功能系统中触发某用户的参与行为时,在该用户的待办事宜中会出现一条参与提示,并且可以通过点击提示信息进入相应的功能系统的处理界面。
2.6.4个人文件柜管理:
支持员工对个人文件进行自定义分类管理,提供不同范围和时间的共享功能;
2.6.5个人信息查询:
提供工作内容、个人考勤、办公用品领用等一切与个人相关信息的查询功能;
2.7项目管理:
包括项目相关资料、项目进度监控、项目讨论区等相关事项的管理;
3、知识管理平台
提供一套能够实现知识的自动搜集、分类、管理的工具,允许对知识进行后期“深加工”,从而将知识转化为智能,服务于企事业单位的整体目标,提高组织智商,更好、更快地响应顾客、市场的需求。
具体内容包括:
3.1知识库管理:
提供知识分类自定义功能和强大的全文搜索查询功能,为员工寻找所需要的知识提供最佳的路径;
3.2知识点数管理:
建立一套统计员工知识点数的管理办法,通
过系统进行统计,并作为考核员工的指标之一;
3.3专家黄页:
为有专长的员工提供一个发挥自身优势的平台;
3.4下载专区:
为员工提供知识下载区域,便于员工进行自我培训;
3.5好友在线:
为员工交流提供一个便捷的信道;
3.6外部链接:
提供各种与企事业单位相关的专业网站的信息,为员工工作提供便利;
4、人力资源管理系统
该系统应能根据企事业单位战略目标,制定出符合需要的人力资源计划,根据职位空缺情况安排整体的招聘计划,以帮助企事业单位选择合适人才,建立人才资源库,处理面试、录用等一系列的问题。
包括:
4.1人力资源规划和人才招聘:
能够提供根据企事业单位发展战略制定人力资源规划的功能并据此进行人员的招聘、面试、录用全过程的管理控制;
4.2员工管理
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