EXcel2010.pptx
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第5章电子表格处理软件Excel2010应用,5.1电子表格的基本操作,工作簿、工作表、单元格等基本概念创建、编辑和保存电子表格文件输入、编辑和修改工作表中的数据模板的作用和使用方法*,5.1.1电子表格处理软件的基本概念,1工作簿Excel中用来存储并处理数据的文件叫做工作簿,一个工作簿对应一个磁盘文件。
用户完成Excel操作,退出Excel或保存Excel文件时,一般需要命名工作簿文件。
2工作表工作簿文件由工作表组成。
在一个工作簿文件中,可以建立多个工作表。
工作簿文件默认建立3个工作表,用户可以根据需要增加或减少工作表的个数。
3单元格工作表中行列交叉处的长方形格,叫单元格。
单元格是Excel中数据填充的基本单位,用来存放字符、数值、日期、时间以及公式等数据。
每个单元格均有一个固定的地址,常用的地址编号由列标和行号组成,如A1、B2、B1756、IV65536等。
单元格的地址唯一代表一个单元格。
活动单元格也叫当前单元格,即正在使用的单元格。
用鼠标单击某一单元格后,此单元格四周即呈现粗黑色线。
粗黑色线边框所包围的单元格,就是当前单元格。
实例5.1进入Excel2010计算机中已经安装了Office2010套件,准备使用Excel对计算机的报价情况进行处理,首先要进入Excel2010,对Excel的界面进行简单的操作。
进入Excel进行操作,需要掌握Windows操作系统的基本操作。
对Excel界面的认识和操作,也最好有Word的基础。
1创建新的工作簿文件在Excel中,创建新工作簿文件的最常用方式是建立一个空白工作簿。
此外,还可以利用模板来建立具有固定格式的工作簿。
2保存工作簿文件保存工作簿文件是Excel中非常重要的操作。
在使用Excel的过程中,应养成及时保存文件的习惯;否则,一旦出现断电或死机的故障,没有保存的信息会全部丢失。
5.1.2电子表格文件操作,3打开与关闭工作簿文件打开工作簿文件是将磁盘中的工作簿文件调入内存,并显示在Excel应用程序窗口中。
打开工作簿的常用操作方法是在Excel应用程序窗口中单击“文件”选项卡中的“打开”命令,在“打开”对话框中选择所需的工作簿文件,然后单击“确定”按钮。
实例5.2文件操作在Excel中,熟练地进行新建、保存、打开等操作,对Excel文档进行操作。
图5-2“新建”命令,1选定在工作表中进行输入、编辑等操作时,首先要选定操作的单元格或单元格区域。
选定单个单元格的常用方法是单击需要选择的单元格,该单元格就变成了活动单元格。
2数据输入在单元格中可以存储文字、数字、日期、时间、公式等数据。
一个单元格中只能填充一个数据,即在一个单元格中不管输入了多少内容,也只是一个数据。
5.1.3编辑数据,3编辑单元格中的数据当需要重新输入单元格中的内容时,首先选定需编辑的单元格为当前单元格,直接输入新数据,最后按回车键确认,新输入的数据将替换原有的数据。
当需要在单元格原有数据的基础上编辑修改时,可以双击需编辑的单元格,移动文本光标,确定修改位置后进行插入、删除等操作。
也可以选定需编辑的单元格为当前单元格,在编辑栏中对数据进行插入、删除等操作。
实例5.3数据输入与编辑,图5-4Excel中建立的数据,完成如图5-6所示的Excel表。
课堂训练5.1,图5-6课堂训练,Excel为了简化电子表格的建立过程,提供了很多现成的模板,可以利用模板来建立具有固定格式的工作簿。
图5-7所示为利用模板建立“贷款分期偿还计划表”。
5.1.4使用模板*,图5-7贷款分期偿还计划表,使用模板建立文档,需要选择“文件”选项卡/“新建”命令,在“可用模板”中选择“样本模板”。
图5-8利用可用模板,插入单元格、行、列、工作表等设置单元格、行、列、单元格区域、工作表等格式,能够自动套用格式使用样式保持格式的统一和快捷设置*,5.2电子表格的格式设置,常见的编辑操作主要是插入、删除、移动和复制。
在Excel中,可以针对工作表、行、列、单元格等对象进行编辑操作。
另外,还可以针对单元格中的数据进行编辑操作。
1插入在Excel中插入工作表,是在当前活动工作表前面插入一个空白的工作表,右键单击工作表,在快捷菜单中选择“插入”/“工作表”命令完成操作。
5.2.1编辑工作表及单元格,2清除与删除清除操作的功能是清除选定区域的内容,而不会删除选定区域行、列或单元格。
删除操作的功能是将选定区域的行、列或单元格删除,由其他行、列或单元格来填补空位。
3移动或复制只能在已打开的工作簿中移动或复制工作表。
移动工作表可以改变工作表标签在标签显示区的位置或把工作表从一个工作簿移到另一个工作簿中。
复制工作表可以建立工作表的副本。
实例5.4编辑工作表和单元格为了计算“小超市”中的盈利,需要在成本与售出价格之间进行运算。
在运行前,需要将原始“小超市”中的数据复制到一个新的工作表中,然后对部分数据进行处理。
图5-14选择删除行,1行高和列宽的调整在Excel中,使用鼠标或菜单命令都可以改变工作表中的行高和列宽。
Excel的工作表中,每个单元格的默认宽度为8.38,此时可显示8.38个英文字符或4.19个汉字。
当输入的字符超过默认列宽时,在列的右边没有字符的情况下,字符会“溢出”到下一列。
若需要改变列宽,使其适应列中的字符,可以选定需调整的列,选择“格式”/“列”/“最适合的列宽”命令即可。
该方法可使所选列的列宽正好容纳该列中最长的数据。
5.2.2设置格式,2“单元格格式”对话框在Excel中可以对阿拉伯数字进行多种专用格式的设置,该操作称为数字格式化。
单击“组”的扩展按钮,可以调用相应的对话框,在对话框中对数字进行格式化设置。
3自动套用格式Excel提供了多种用户套用所需表格样式,可以按套用表格式样自动格式化所选定的表格。
选定要格式化的单元格区域,选择“开始”选项卡/“样式”/“套用表格格式”命令,显示如图5-16所示的菜单,在相关的样式中选择需要的样式,可实现套用表格格式的操作。
图5-16“自动套用格式”对话框,4格式的复制和Word一样,Excel也提供了使用格式刷复制单元格格式的功能。
当用户需要设置相同的格式时,可以先选定已设置好格式的单元格区域,再单击或双击格式工具栏上的“格式刷”按钮,光标回到工作表数据区呈刷子状,在目标区域单击或拖动鼠标,即可复制格式。
实例5.5格式设置为“小超市”工作表建立需要打印的副本,并设置格式。
图5-23设置后的效果,完成如图5-24所示的Excel表。
课堂训练5.2,图5-24数字格式效果,完成如图5-25所示的Excel表。
课堂训练5.3,图5-25数字格式效果,选择“格式”/“样式”命令,打开如图5-26单元格样式。
5.2.3使用样式*,图5-26单元格样式,单元格地址及多个工作表的引用使用公式进行计算使用函数能够完成数据的排序、筛选、分类汇总数据的导入与保护*,5.3数据处理,1公式的概念公式是由数据、单元格地址、函数以及运算符等组成的表达式。
公式必须以等号“=”开头,系统将“=”号后面的字符串识别为公式。
2单元格的引用单元格的引用是指在公式中使用单元格的地址作为运算项,在引用时单元格地址代表了该单元格中的数据。
当需要在公式中引用单元格时,可以直接使用键盘在公式中输入单元格地址,也可以用鼠标单击该单元格。
5.3.1公式运算,3运算Excel中主要包含算术、字符、比较运算。
4输入公式并进行计算当需要输入公式,一般先选定需输入公式的单元格,然后输入公式,最后按回车键确定。
在输入计算公式时,必须由键盘输入“=”号开头,再逐个输入公式中的数据与运算符,输入公式结束,按回车键。
在默认状态下单元格内显示计算结果,编辑栏显示公式。
实例5.6使用公式现在需要计算“产品统计”中的“水果和蔬菜罐头”的利润,也就是“列出价格”和“标准成本”之间的差额。
图5-29输入公式,1什么是函数函数是Excel系统已经定义好的、能够完成特定计算的内置功能。
用户需要时,可在公式中直接调用函数。
5.3.2使用函数,2参数的类型Excel函数中的参数可以是以下几种类型之一。
(1)数值:
如-1,20,10.5等。
(2)字符串:
如Excel、工作簿、abc等,字符串应当用西文的双引号括起来。
(3)逻辑值:
即TRUE(成立)和FALSE(不成立),也可以是一个表达式。
(4)错误值:
当一个单元格中的公式无法计算时,在单元格中显示一个错误值。
(5)引用:
如A10,$B$5,$A12,B$6,R1C1等。
引用可以是一个单元格或者单元格区域。
(6)数组:
允许用户自定义在单元格中引入参数和函数的方法。
3在公式中使用函数如果参加运算的单元格是一个区域,可以在函数的参数括号内只输入左上角的单元格地址和右下角的单元格地址,在这两个地址之间用冒号(:
)隔开。
例如“SUM(B3:
E3)”是求B3到E3单元格区域数值的和,“SUM(D2,D3,D5)”是求D2、D3、D5单元格中数值的和,AVERAGE(C2:
C6)”是求C2到C6单元格区域数值的平均值。
实例5.7使用函数现在要根据购买的产品数量,进行相关的折扣。
如果购买量在10个以上,每个商品的单价将打到8折。
由于不能确定购买量是否超过10个,需要对购买量进行条件判断,在公式中应当使用IF函数。
图5-36折叠“函数参数”对话框,选择单元格,课堂训练5.4,图5-42函数计算,图5-43设置视图中显示公式,1排序Excel的排序操作,可以将数据按一定的顺序重新排列。
数据排序通常按列进行,也可以按行进行。
2筛选如果表格中的数据太多,使用“排序”功能来查找数据,还是不太方便。
Excel的数据筛选功能,可使用户在数据中方便地查询到满足特定条件的记录。
3分类汇总使用Excel的分类汇总功能,可以轻松地对数据库进行数据分析和数据统计。
5.3.3数据处理,实例5.8排序、筛选与分类汇总针对“小超市”工作表,对其进行排序,筛选相关的数据,并按照类别进行分类汇总。
图5-54分类汇总结果,1选择性粘贴选择“开始”选项卡/“剪贴板”组/“选择性粘贴”命令,显示如图5-56所示的“选择性粘贴”对话框。
在“选择性粘贴”对话框中,可以根据需要选择要粘贴的有关选项,最后单击“确定”按钮,完成选择性粘贴。
5.3.4数据导入与保护*,图5-56“选择性粘贴”对话框,2数据的锁定与公式的隐藏Excel为用户提供了多种保护数据安全的功能,主要包括数据的锁定与公式的隐藏、工作表的保护与隐藏、工作簿的保护与文件密码的设置等。
3拆分与冻结窗格如果工作表中的表格数据较多,通常需使用滚动条来查看全部内容。
在查看时表格的标题、项目名等也会随着数据一起移出屏幕,造成只能看到内容,而看不到标题、项目名。
使用Excel的“拆分”和“冻结”窗格功能可以解决该类问题。
常见图表的功能和使用方法创建和编辑数据图表使用数据透视表和数据透视图进行数据分析*,5.4数据分析,1图表的种类和类型Excel中可以建立两种图表:
嵌入式图表和独立式图表。
嵌入式图表与建立图表的数据表共存于同一工作表中,独立式图表则单独存在于另一个工作表中。
Excel提供了14种类型的图表,分别是柱形图、条形图、折线图、饼图、XY散点图、面积图、圆环图、雷达图、曲面图、气泡图、股价图、圆柱图、圆锥图和棱锥图,每种图表类型还有若干子类型。
此外还可以根据需要自定义图表类型。
5.4.1图表,2图表向导在工作表上选定要创建图表的数据区域,按F11键可插入一张新的独立式图表。
实例5.9使用向导建立图表现在需要对分类汇总出来的类别数据进行分析比较,虽然已经计算了相关的数据,但是需要将其生成为图表,使数据表现更加直观。
图5-64插入标题,1设计选项卡在“设计”选项卡中,主要进行图表类型、数据选择、图表布局、图表样式等方面的设置。
2布局选项卡在“布局”选项中,主要进行标签、坐标轴、背景等位置的设置。
3格式选项卡在“格式”选项中,主要进行形状、艺术字、排列、大小等方面的设置。
5.4.2图表的简单编辑,实例5.10编辑图表使用图表向导可以快速地创建图表。
但是,生成的图表在大小、文字格式、位置等方面不一定符合要求,需要对图表进行必要的调整。
图5-70添加绘图区背景的图表效果,数据透视表是交互式报表,可快速合并和比较大量数据。
在设计时,可旋转其行和列以看到源数据的不同汇总,而且可显示感兴趣区域的明细数据。
如果要分析相关的汇总值,尤其是在要合计较大的列表并对每个数字进行多种比较时,应当使用数据透视表。
在数据透视表中,源数据中的每列或字段都成为汇总多行信息的数据透视表字段。
数据字段(如“求和项:
销售额”)提供要汇总的值。
5.4.3数据透视表和数据透视图*,根据输出要求设置工作表页面设置打印方向与边界、页眉和页脚、打印属性预览和打印文件,5.5打印输出,1页眉/页脚可在“页眉/页脚”选项卡下设置页眉或页脚的位置,还可在上面添加、删除、更改和编辑页眉与页脚。
2工作表在“工作表”选项卡下,可以进行打印区域、打印标题、打印参数和打印顺序等设置。
该选项卡中的内容如图5-72所示。
5.5.1页面设置,图5-72“工作表”选项卡,1打印预览在使用打印机打印工作表前,可以使用“打印预览”功能在屏幕上查看打印的整体效果,当满意时再进行打印。
选择“文件”/“打印预览”命令,可以进行打印预览操作。
此时窗口上方显示“打印预览”工具栏,根据需要,单击工具栏中所需的按钮可进行所需的其他操作。
2打印输出对于要打印的工作表,经过页面设置、打印预览后,即可进行打印输出操作。
5.5.2预览和打印文件,实例5.11页面设置和打印预览现在需要打印输出“格式数据”工作表中的内容。
为了打印输出效果明显,首先需要进行相关的页面设置,然后进行打印预览,再次调整打印输出的效果,最后才是真正的打印输出。
图5-79调整页边距后的效果,要求:
完成如图5-80所示的学生成绩表,并生成图表。
综合实例,图5-80实训结果,
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