Word编写论文十大技巧.docx
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Word编写论文十大技巧
Word编写论文十大技巧
现在正是大学毕业生完成毕业设计、撰写毕业论文的时候,大家往往要苦熬一个多月才能完成自己的毕业论文。
现在大家主要都是用MicrosoftWord来编辑论文(不论各位用哪个版本,基本功能都是一致的,以下简称Word)。
如果不能充分Word的一些强大功能,大家在撰写和编辑较长篇幅的科技论文的时候,可能经常要为不断地调整格式而烦恼。
在这里我把自己以前使用Word的经验和教训总结一下,以求抛砖引玉。
一篇论文应该包括两个层次的含义:
内容与表现,内容是指文章作者用来表达自己思想的文字、图片、表格、公式及整个文章的章节段落结构等,表现则是指论文页面大小、边距、各种字体、字号等。
相同的内容可以有不同的表现,例如一篇文章在不同的出版社出版会有不同的表现;而不同的内容可以使用相同的表现,例如一个期刊上发表的所有文章的表现都是相同的。
这两者的关系不言自明。
笔者认为,论文“表现”的编辑,是一个非常费时费力的工作。
如果在写论文之前,做了各方面的准备,并按照一定的规律来编写和排列,会起到事半功倍的效果;否则,会给你带来无穷无尽的痛苦。
笔者根据自己写硕士论文的体验,向各位提供如下建议,供大家参考。
1、用好样式 编写论文,一定要使用样式,除了Word原先所提供的标题、正文等样式外,还可以自定义样式。
如果你发现自己是用选中文字然后用格式栏来设定格式的,一定要注意,想想其他地方是否需要相同的格式,如果是的话,最好就定义一个样式。
对于相同排版表现的内容一定要坚持使用统一的样式,这样做能大大减少工作量和出错机会。
如果要对排版格式(文档表现)做调整,只需一次性修改相关样式即可。
使用样式的另一个好处是可以由Word自动生成各种目录和索引。
一般情况下,不论撰写学术论文或者学位论文,相应的杂志社或学位授予机构都会根据其具体要求,给论文撰写者一个清楚的格式要求。
比如,要求宋体、小四,行间距17磅等等。
这样,论文的撰写者就可以在撰写论文前对样式进行一番设定,这样就会很方便的编写论文了。
如笔者用MicrosoftOfficeWord2003进行样式设计如下图:
2、使用交叉引用设置编号一定不要自己敲编号,推荐使用交叉引用,否则手动输入的编号极可能给你文章的修改带来无穷的后患。
标题的编号可以通过设置标题样式来实现,表格和图形的编号通过设置题注的编号来完成。
在写“参见第x章、如图x所示”等字样时,不要自己敲编号,应使用交叉引用。
这样做以后,当插入或删除新的内容时,所有的编号和引用都将自动更新,无需人力维护。
并且可以自动生成图、表目录。
3、对齐 一定不要用手动敲空格来达到对齐的目的。
只有英文单词间才会有空格,中文文档没有空格。
所有的对齐都应该利用标尺、制表位、对齐方式和段落的缩进等来进行。
如果发现自己手动打了空格,一定要谨慎,想想是否可以通过其他方法来避免。
同理,一定不要通过敲回车来调整段落的间距。
4、绘图技巧 论文中会用到很多图表,笔者强烈建议论文撰写者分清论文中的图形和表格,表格可以使用Word提供的工具进行编写,很简单,这里就不再赘述了。
框图和流程图的编辑,笔者强烈建议使用Office2003中绑定的MicrosoftOfficeVisioProfessional2003画。
如果不能忍受Visio对象复制到Word的速度,还可以试试SmardDraw,功能不比Visio弱,使用不比Visio难,速度却快多了。
5、编辑数学公式 在论文中编辑数学公式,个人建议使用MathType5.0,其实Word集成的公式编辑器就是它的3.0版。
安装MathType后,Word会增加一个菜单项,其功能一目了然。
推荐使用MathType的自动编号和引用功能,这样首先有良好的对齐效果,还可以自动更新编号。
Word正文中插入公式的一个常见问题是把上下行距都撑大了,很不美观,这部分可以通过固定行距来修正。
但是要提醒论文撰写者,如果你计算机上安装了MathType5.0后,撰写公式的速度非常快,占用少量的CPU。
但是,当你准备打印论文的时候,要记得找个按照了MathType5.0的计算机打印,不然,我们的公式就“不翼而飞”了。
6、参考文献的编辑和管理 如果你在写论文时才想到要整理参考文献,就已经太迟了,但总比论文写到参考文献那一页时才去整理要好。
应该养成看文章的同时就整理参考文献的习惯。
手工整理参考文献是很痛苦的,而且很容易出错。
Word没有提供管理参考文献的功能,用插入尾注的方法也很不地道。
我建议使用ReferenceManager,它与Word集成得非常好,提供即写即引用(Citewhileyouwrite,简称Cwyw)的功能。
你所做的只是像填表格一样地输入相关信息,如篇名、作者、年份等在文章中需要引用文献的的方插入标记,它会为你生成非常美观和专业的参考文献列表,并且对参考文献的引用编号也是自动生成和更新的。
这除了可以保持格式上的一致、规范,减少出错机会外,更可以避免正文中对参考文献的引用和参考文献列表之间的不匹配。
并且从长远来说,本次输入的参考文献信息可以在今后重复利用,从而一劳永逸。
7、使用分节符 如果希望在一篇文档里得到不同的页眉、页脚、页码格式,可以插入分节符,并给每一节设置不同的格式。
上述七点都是关于排版的建议,还是要强调一遍,作者关心的重点是文章的内容,文章的表现就交给Word去处理。
如果你发现自己正在做与文章内容无关的繁琐的排版工作,一定要停下来学一下Word的帮助,因为Word早已提供了足够强大的功能。
8、使用子文档 学位论文至少要几十页,且包括大量的图片、公式、表格,比较庞大。
如果所有的内容都保存在一个文件里,打开、保存、关闭都需要很长的时间,且不保险。
建议论文的每一章保存到一个子文档,而在主控文档中设置样式。
这样每个文件小了,编辑速度快,而且就算文档损坏,也只有一章的损失,不至于全军覆灭。
建议先建主控文档,从主控文档中创建子文档,个人感觉比先写子文档再插入到主控文档要好。
9、及时保存、多做备份设置自动保存,还有一有空就Ctrl+S。
不但Word不可靠,Windows也不可靠,每天的工作都要有备份才好。
Word提供了版本管理的功能,将一个文档的各个版本保存到一个文件里,并提供比较合并等功能。
不过保存几个版本后文件就大得不得了,而且一个文件损坏后所有的版本都没了,个人感觉不实用。
还是多处备份吧。
另外提醒一下,插入的图片、和公式最好单独保存到文件里另做备份。
否则,哪天打文档时发现自己辛辛苦苦的编辑的图片和公式都变成了大红叉,哭都来不及了。
10、大纲视图与文档结构图 使用大纲视图写文章的提纲,调整章节顺序比较方便。
使用文档结构图让你方便地定位章节。
有人说,硕士写毕业论文就像干一个月苦力搬运工一样,累死累活,写不了多少东西;博士写毕业论文就像生孩子,挑灯夜战也得一个春秋。
上面的建议并不全面,但相信比较管用,希望各位论文撰写者能从中有所收获。
如果还有疑问,自己花些时间研究一下Word的帮助,相信会有事半功倍的效果。
一、标题标题是文章的眉目。
各类文章的标题,样式繁多,但无论是何种形式,总要以全部或不同的侧面体现作者的写作意图、文章的主旨。
毕业论文的标题一般分为总标题、副标题、分标题几种。
(一)总标题总标题是文章总体内容的体现。
常见的写法有:
①揭示课题的实质。
这种形式的标题,高度概括全文内容,往往就是文章的中心论点。
它具有高度的明确性,便于读者把握全文内容的核心。
诸如此类的标题很多,也很普遍。
如《关于经济体制的模式问题》、《经济中心论》、《县级行政机构改革之我见》等。
②提问式。
这类标题用设问句的方式,隐去要回答的内容,实际上作者的观点是十分明确的,只不过语意婉转,需要读者加以思考罢了。
这种形式的标题因其观点含蓄,容易激起读者的注意。
如《家庭联产承包制就是单干吗?
》、《商品经济等同于资本主义经济吗?
》等。
②交代内容范围。
这种形式的标题,从其本身的角度看,看不出作者所指的观点,只是对文章内容的范围做出限定。
拟定这种标题,一方面是文章的主要论点难以用一句简短的话加以归纳;另一方面,交代文章内容的范围,可引起同仁读者的注意,以求引起共鸣。
这种形式的标题也较普遍。
如《试论我国农村的双层经营体制》、《正确处理中央和地方、条条与块块的关系》、《战后西方贸易自由化剖析》等。
④用判断句式。
这种形式的标题给予全文内容的限定,可伸可缩,具有很大的灵活性。
文章研究对象是具体的,面较小,但引申的思想又须有很强的概括性,面较宽。
这种从小处着眼,大处着手的标题,有利于科学思维和科学研究的拓展。
如《从乡镇企业的兴起看中国农村的希望之光》、《科技进步与农业经济》、《从“劳动创造了美”看美的本质》等。
⑤用形象化的语句。
如《激励人心的管理体制》、《科技史上的曙光》、《普照之光的理论》等。
标题的样式还有多种,作者可以在实践中大胆创新。
(二)副标题和分标题为了点明论文的研究对象、研究内容、研究目的,对总标题加以补充、解说,有的论文还可以加副标题。
特别是一些商榷性的论文,一般都有一个副标题,如在总标题下方,添上“与××商榷”之类的副标题。
另外,为了强调论文所研究的某个侧重面,也可以加副标题。
如《如何看待现阶段劳动报酬的差别——也谈按劳分配中的资产阶级权利》、《开发蛋白质资源,提高蛋白质利用效率——探讨解决吃饭问题的一种发展战略》等。
设置分标题的主要目的是为了清晰地显示文章的层次。
有的用文字,一般都把本层次的中心内容昭然其上;也有的用数码,仅标明“一、二、三”等的顺序,起承上启下的作用。
需要注意的是:
无论采用哪种形式,都要紧扣所属层次的内容,以及上文与下文的联系紧密性。
对于标题的要求,概括起来有三点:
一要明确。
要能够揭示论题范围或论点,使人看了标题便知晓文章的大体轮廓、所论述的主要内容以及作者的写作意图,而不能似是而非,藏头露尾,与读者捉迷藏。
二要简炼。
.论文的标题不宜过长,过长了容易使人产生烦琐和累赘的感觉,得不到鲜明的印象,从而影响对文章的总体评价。
标题也不能过于抽象、空洞,标题中不能采用非常用的或生造的词汇,以免使读者一见标题就如堕烟海,百思不得其解,待看完全文后才知标题的哗众取宠之意。
三要新颖。
标题和文章的内容、形式一样,应有自己的独特之处。
做到既不标新立异,又不落案臼,使之引人入胜,赏心悦目,从而激起读者的阅读兴趣。
二、目录一般说来,篇幅较长的毕业论文,都没有分标题。
设置分标题的论文,因其内容的层次较多,整个理论体系较庞大、复杂,故通常设目录。
设置目录的目的主要是:
1.使读者能够在阅读该论文之前对全文的内容、结构有一个大致的了解,以便读者决定是读还是不读,是精读还是略读等。
2.为读者选读论文中的某个分论点时提供方便。
长篇论文,除中心论点外,还有许多分论点。
当读者需要进一步了解某个分论点时,就可以依靠目录而节省时间。
目录一般放置在论文正文的前面,因而是论文的导读图。
要使目录真正起到导读图的作用,必须注意:
1.准确。
目录必须与全文的纲目相一致。
也就是说,本文的标题、分标题与目录存在着一一对应的关系。
2.清楚无误。
目录应逐一标注该行目录在正文中的页码。
标注页码必须清楚无误。
3.完整。
目录既然是论文的导读图,因而必然要求具有完整性。
也就是要求文章的各项内容,都应在目录中反映出来,不得遗漏。
目录有两种基本类型:
1.用文字表示的目录。
2.用数码表示的目录。
这种目录较少见。
但长篇大论,便于读者阅读,也有采用这种方式的。
三、内容提要内容提要是全文内容的缩影。
在这里,作者以极经济的笔墨,勾画出全文的整体面目;提出主要论点、揭示论文的研究成果、简要叙述全文的框架结构。
内容提要是正文的附属部分,一般放置在论文的篇首。
写作内容提要的目的在于:
1.为了使指导老师在未审阅论文全文时,先对文章的主要内容有个大体上的了解,知道研究所取得的主要成果,研究的主要逻辑顺序。
2.为了使其他读者通过阅读内容提要,就能大略了解作者所研究的问题,如果产生共鸣,则再进一步阅读全文。
在这里,内容提要成了把论文推荐给众多读者的“广告”。
因此,内容提要应把论文的主要观点提示出来,便于读者一看就能了解论文内容的要点。
论文提要要求写得简明而又全面,不要罗哩罗嗦抓不住要点或者只是干巴巴的几条筋,缺乏说明观点的材料。
内容提要可分为报道性提要和指示性提要。
报道性提要,主要介绍研究的主要方法与成果以及成果分析等,对文章内容的提示较全面。
指示性提要,只简要地叙述研究的成果(数据、看法、意见、结论等),对研究手段、方法、过程等均不涉及。
毕业论文一般使用指示性提要。
举例如下:
●市场经济条件下的政府,固然应服从上级规划部署的全局,但主要的着眼点应放在对下负责,对本地的经济发展,对本地的人民生活水平提高负责,这才是发展全局经济的前提,从而也自然在根本上符合对上负责。
●变部门“齐抓共管”企业为共同服务于企业,应成为部门工作的主要重点。
(摘自《政府在市场经济中如何定位》一文的内容提要)内容提要的写作要求可以概括为“全、精、简、实、活”。
具体说来:
1.内容提要要求具有完整性。
即不能把论文中所阐述的主要内容(或观点)遗漏。
提要应写成一篇完整的短文,可以独立使用。
2.重点要突出。
内容提要须突出论文的研究成果(或中心论点)和结论性意义的内容,其他各项可写得简明扼要。
3.文字要简炼。
内容提要的写作必须字斟句酌,用精练、概括的语言表述,每项内容不宜展开论证说明。
4.陈述要客观。
内容提要一般只写课题研究的客观情况,对工作过程、工作方法以及研究成果等,不宜作主观评价,也不宜与别人的研究作对比说明。
一项研究成果的价值,自有公论,大可不必自我宣扬。
因而,实事求是也是写作内容提要的基本原则。
5.语言要生动。
提要既要写得简明扼要,又要生动活泼,引人入胜,在词语润色、表达方法和章法结构上要尽可能体现文彩,以求唤起读者阅读正文的欲望。
四、正文正文包括绪论、本论、结论三部分。
这是毕业论文最重要的组成部分,其它章节有专门详细论述,这里不再重复。
五、参考文献参考文献又叫参考书目,它是指作者在撰写毕业论文过程中所查阅参考过的著作和报刊杂志,它应列在毕业论文的末尾。
列出参考文献有三个好处:
一是当作者本人发现引文有差错时,便于查找校正。
二是可以使毕业论文答辩委员会的教师了解学生阅读资料的广度,作为审查毕业论文的一种参考依据。
三是便于研究同类问题的读者查阅相关的观点和材料。
当然,论文所列的参考文献必须是主要的,与本论文密切相关的,对自己写成毕业论文起过重要参考作用的专著、论文及其它资料。
不要轻重不分,开列过多。
列出的参考文献一般要写清书名或篇名、作者、出版者和出版年份。
如:
参考文献1.《马克思思格斯论艺术》,中国社会科学出版社1983年版。
2.马克思:
《政治经济学批判·序言》(1959年版)。
3.《邓小平文选》第1—3卷。
4.仇启华:
《怎样认识当代资本主义》1990年8月27日《人民日报》。
5.毛泽东;《矛盾论》、《毛泽东选集》四卷合订本。
毕业论文的评价
(一)优秀
1.能正确地体现党和国家的有关方针政策,能很好地综合运用所学的理论与本专业的有关知识。
2.能密切联系本系统、本部门、本单位的工作实际。
分析问题正确、全面,具有一定深度或有所创见,对实际工作有一定的指导意义。
3.中心突出,论据较充足,结构严谨,层次分明,表达能力较强。
4.材料丰富,数据可靠,能运用科学方法进行加工整理。
(二)良好
1.能正确体现党和国家有关政策,能较好地运用所学理论与专业有关的知识。
2.能较好地联系工作实际,分析问题比较正确、全面,对指导现实工作有一定的参考作用。
3.中心明确,论据较充足,层次较分明,文句通顺,有较好的表达能力。
4.材料比较丰富,数据基本可靠,能较好地进行加工整理。
(三)及格
1.能正确理解党和国家有关方针与政策,在理论上没有原则性的错误,能基本掌握和运用本专业已学的有关知识。
2.尚能联系工作实际,基本上能表达自己的观点,有一定的分析问题与解决问题能力。
但分析问题较肤浅,或只能罗列现象,中心不够突出。
3.有一定的论据,主要数据基本可靠,文句尚通顺。
4.有一定的原始材料,进行了一定程度的加工整理。
(四)不及格
凡有以下条款之一者,应评为不及格。
1.违背党和国家的有关方针、政策,或在理论上有原则性错误,掌握已学有关专业知识很差。
2.文章无中心,层次不清,.逻辑混乱,文句不通。
3.材料零乱不全或主要数据失真,加工整理差。
4.主要内容基本抄袭他人成果。
(五)凡属抄袭他人成果或属他人代写的论文,一经发现查实,即取消评阅、答辩资格。
以上评阅标准,一要严格掌握,不可降低标准,拔高分数;二要因时因地制宜,但在同一时间、同一批学员中,应“一碗水端平”,不可对不同的人采用不同的标准。
二、评语的写法
毕业论文的评语有两种:
一是指导导师意见,二是答辩委员会意见。
(一)指导导师意见的写法
指导导师意见,主要是从写作角度对全篇论文作出评价。
评价要点是:
1.观点是否正确、鲜明;
2.论据是否充分;
3,分析是否全面;
4.结构是否合理;
5.语句是否通顺;
6.有无现实指导意义。
下面是《对制止中小学乱收费现象的几点思考》一文的评语:
本文能理论联系实际,对当前中小学乱收费现象的表现及其产生原因作了较全面的分析,并提出了制止措施,对实际工作有一定的参考作用。
文章结构合理,条理分明,论据较充分,语句通顺。
(二)答辩委员会意见的写法
1.答辩态度如何;
2.思路是否清晰;
3.回答是否准确;
4.语言是否流畅;
5.对原文不足方面有无弥补。
下面是中央党校函授学院86级学员大专毕业论文《私营企业问题与对策思考》一文的答辩委员会意见,不仅对答辩情况作出了客观评价还肯定了论文选题及创见性。
对指导导师意见作了必要的补充。
本课题系当前理论界一敏感问题,系统、完整的研究成果甚少,作者选题大胆,写作意图明确。
在答辩过程中,思路清晰,逻辑性强,对有些问题的论述有所深化。
毕业论文评语文字要简练,态度要客观,评价要恰当,褒、贬都须注意分寸。
需要指出的是,有些毕业论文的评语(尤其是答辩意见)写得过于简单、草率,这是不可取的。
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