合同管理制度.docx
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合同管理制度.docx
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合同管理制度
和昌地产(集团)
工程类合同管理制度
编制:
集团成本管理部审核:
签发:
执行日期:
2017年月开始执行
第一章总则
1、目的
为加强集团房地产项目的工程类合同管理,规范工作流程,使合同的签订、履行规范化,维护公司权益,制定本理办法。
2、适用范围
本制度适用于和昌地产(集团)所有对外签署的工程类、材料设备类、勘察、监理、造价咨询服务类合同(协议)及其补充协议。
3、岗位职责
责任部门
部门职责
集团成本管理部
对本管理办法的制订、修改、解释、指导、监督检查。
拟定成本管理部权责范围内的标准合同文本。
集团合同及部分城市公司重要合同的商务谈判及审核,保证公司的基本利益,并确保合同的有效约束力。
成本管理部权责范围内合同的起草,合同意见的征集,并根据各专业意见及时修改合同,完善合同内容,并发起合同审批流程,按照集团签批流程报公司相关领导审批,最终完成合同的装订、签订、及合同相关资料的存档。
集团招标采购部
拟定招标采购部权责范围内的标准合同文本
招标采购部权责范围内合同的起草,合同意见的征集,并根据各专业意见及时修改合同,完善合同内容,并发起合同审批流程,按照集团签批流程报公司相关领导审批,最终完成合同的装订、签订、及合同相关资料的存档。
集团合同及部分城市公司重要合同的商务谈判及审核,保证公司的基本利益,并确保合同的有效约束力。
组织城市公司项目部、成本管理部、招标采购部对合同履约方的履约情况进行定期评价,并对评价结果进行汇总,根据汇总结果对合同履约方进行分级管理。
城市公司
成本管理部
组织成本部权责范围内合同的起草,编写合同的商务部分、审核施工界面划分,确保条款的合理性、可操作性,并可满足交易目的。
合同的商务谈判及审核,保证公司的基本利益,并确保合同的有效约束力。
发起成本部起草合同的审批流程,按照集团签批流程报公司相关领导审批;并组织合同的签订,完成合同的装订、执行及合同相关资料的存档。
负责合同的交底,针对合同关键条款、施工界面、付款节点及方式、税务条款、违约处罚、结算办理等对项目公司有关部门进行详细交底。
妥善保存合同履行过程中的各种记录,合同履行过程中的重要文件,包括开工令、施工节点表、各种施工技术方案、初步验收、最终验收书面材料、争议洽谈记录、变更签证通知单、与承包单位往来信函等。
城市公司
招标采购部
协助成本管理部工程类、监理、咨询类合同的起草,并对合同相对方资信、履约能力等相关情况的审核。
组织招标采购部权责范围内的合同起草,组织成本部、工程部对合同的商务部分、施工界面划分等条款进行完善,确保条款的合理性、可操作性,并可满足交易目的。
发起甲供材料设备及精装材料(包括带安装)类合同审批流程,按照集团签批流程报公司相关领导审批;并组织合同的签订,完成合同的装订、执行及合同相关资料的存档。
合同的商务谈判及审核,保证公司的基本利益,并确保合同的有效约束力。
参与合同的审核,并对合同执行单位进行履约评估。
城市公司工程部
协助成本管理部、招采部起草合同,负责组织编制合同工程管理规范、施工界面划分等,针对工程现场施工管理中的安全文明、施工质量、工期要求等明确具体的规范及要求。
当出现对规范要求、工艺做法理解不同,造成对施工范围、质量问题责任划分出现争议时,及时给出专业判断意见。
管理合同的履约方,积极落实合同相关条款的执行,完成合同的履约
参与合同的争议谈判,结合现场管理状况,提供合同履约中的过程资料,作为争议谈判及结算的依据,积极维护公司合法权益。
参与合同的审核,配合招标采购部完成对合同执行单位的履约评估。
城市公司
财务管理部
合同相关财务条款的审核及合同的财务审查工作。
合同付款的形式审核,并按照相关的审批结果办理合同付款事宜。
城市公司
法务部
合同的法律审查工作
协助合同履行部门,参与合同在履行过程中产生的争议或纠纷处理工作以及相关的合同诉讼
城市公司
设计部
协助成本管理部、招采部起草合同,编制合同技术规范及要求、施工工艺节点做法等,按时提供并审核相关图纸等技术资料,确保合同技术标准的规范性合理性、指导性和约束力
当出现对规范要求、工艺做法理解不同,造成对施工范围、质量问题责任划分出现争议时,及时给出专业判断意见。
城市公司
人力行政部
负责合同盖章,合同签订后,及时进行合同的存档,监督过程中的合同执行
第二章合同订立的原则
1、合法性原则:
工程合同管理必须全面符合有关法律法规及行业规定,使得公司的权益能够依法受到保护。
2、合同书原则:
工程施工必须正式签署合同书以明确双方的权利、义务和责任,但金额在一万元以下且能及时结清的零星工程及工程类合同中已经界定清楚归属的变更签证事项可另行办理。
3、事前签订原则:
工程合同应在经济事项发生前签署,禁止工程类业务未签署合同即先行施工。
4、平等自愿原则:
合同应在甲乙双方友好协商、法律平等的基础上签订;
5、公平原则:
合同的签订要求甲乙双方的合同权利、义务对等,双方都享有合同权利,并同时承担相应的义务;
6、诚信原则:
合同双方应实事求是、充分表达各自的真实意愿,并以善意的方式订立合同的权利和义务;
7、审查审批原则:
所有合同应按照集团授权流程进行审批,合同经审批通过前,集团或城市公司不得擅自签订合同。
第三章合同的管理
1、合同起草
1.1、集团成本管理部、招采部联合有关部门逐步建立统一的合同标准文本,各公司应予采用。
1.2、如当地政府部门有强制性规定,可按当地政府部门标准合同执行,但必须通过补充条款等方式充分补充与公司合同标准文本之间存在差异的内容。
1.3、如公司尚未制定合同标准文本,可以延用以往的合同,但经办部门应联系集团成本管理部,尽快制定相应的标准合同文本。
1.4、当客观条件发生重大变化、原有合同标准文本不再适用时,业务部门应及时提出与相关部门共同修改。
1.5、合同条款应全面、完善,合同表达的意思要明确,合同条款至少应包括以下内容:
(1)合同各方的法定名称、住所、法定代表人或代理人、联系方式;
(2)签约目的和依据;
(3)标的、数量及质量标准(包括品质要求、检验检测标准等);
(4)价款或报酬及付款方式、结算方式、交易往来银行账号信息等;
(5)履行期限、地点和方式;
(6)验收方法;
(7)违约责任及解决争议的方式;
(8)变更或解除条件;
(9)双方共同认为必须明确的条款;
(10)生效时间和条件以及签约的时间和地点。
1.6、合同文字应细致、严密,杜绝在合同条款中出现对我方不利的单方面约束性、过于苛刻的责任及权利不平等条款。
1.7、所有合同必须签署履约保证金条款,履约保证金不得低于合同总额的3%,履约保证金可采用保证金或银行保函方式。
针对不同类别的合同,还应订立转移风险的担保、索赔、保险等相应条款。
1.8、施工安装类合同,其质量保修金一般为合同结算额的3%,。
质保期从工程验收合格(主体工程为完成政府工程竣工验收合格)之日起算,基础工程、主体工程按设计文件规定的合理使用年限,供热系统为2个采暖期,防水工程质保期为5年,其他分部分项工程质保期一般为2年,具体保质期由各公司根据实际情况进行相应约定。
质保期内若无保修费用发生,质保金在质保期满后一个月内无息退还;若有保修费用发生,在扣除保修费用之后,剩余质保金于一个月内无息付清。
1.9、对涉及不宜向第三方公开的合同(协议),应在合同中订立保密条款。
1.10、对涉及知识产权的合同,应订明知识产权保护性条款适用范围。
2、合同谈判
2.1、通过非招标方式确定合作单位的,在合同签订前应与意向合作单位进行合同谈判;通过招标方式确定合作单位的,原则上合同签订时合同条款在招标文件的基础上不作更改,不再组织商务谈判,但以下情况除外:
(1)因我司原因造成合同条款存在错误、漏项或隐患;
(2)已确定中标单位在投标过程中提出合同偏离;
(3)其他由我司主动提出的进行合同商务谈判的情况。
2.2、合同谈判是合同法律关系产生前的重要阶段,不得违背双方在招标过程中达成的一致意见。
负责合同事务的当事人和部门负责人在合同谈判前应对合同标的的范围、市场行情有深入了解;
2.3、未经集团或公司具有权限的审批人书面批准,任何人不得向对方发出内容具体确定
的“要约”;对对方发出的“要约”未经同样批准程序,任何人不得向对方做出“确认”答复。
2.4、对合同中的标的物范围描述、合同外费用限制条款和付款条件等重要条款,负责合同事务的当事人和部门负责人应在谈判中予以足够重视,必要时应召集公司相关部门进行讨论确定。
2.5、合同谈判应由招标采购部组织,成本管理部、工程管理部、法务等相关专业人员参与,如有重大变更或最终决策分管领导或公司总经理需参与;
2.6、参与合同谈判的人员应严守商业机密,公司员工不得向参与谈判的人员询问或打听
合同谈判内容、价格等信息,任何人不得将公司标底、预算以及其他单位报价等信息透漏给他人,更不得利用工作之便谋取私利,违反规定给公司造成的损失,因予以赔偿,情节严重的应追究法律责任;
2.7、合同谈判达成的成果应形成《洽谈记录》,并由参与合同谈判各方当场签字确认,作
为合同附件。
3、合同审核
3.1、合同文件在发起线上审批之前须以邮件或其他方式发至各相关人专业人员(包含集团和公司相关人员)进行审核。
根据修改意见及时完成合同的修改,并提交部门负责人进行复审。
合同审核目的在于检查合同条款是否全面、严谨、有效、合法,且符合我司要求。
3.2审核人员在收到合同文件后应在三日内或审核发起人要求的合理审核期限内完成审核意见并反馈,审核意见必须明确、具体,禁止使用模糊性语言;
3.3、合同审核人员具体分工(包括但不限于):
(1)成本管理部:
主要审核合同的商务条款、付款及结算、变更签证、标的范围、施工界面划分是否合理;
(2)招标采购部:
主要审核合同的甲供材/甲指乙供材料范围、种类、管理要求等;
(3)工程管理部/项目部:
主要从承包范围、工期、进度、质量、安全、保修、施工配合、物资材料及设备型号、规格、参数、质量技术标准及要求、违约处罚等方面进行审核,审核是否有遗漏或无法落地内容;
(4)设计管理部:
主要审核技术规范及要求是否合理,能否落地实施等;
(5)财务管理部:
主要审核合同收付款条件、涉税事项、风险控制、约束性条款等内容;
(6)公司法务:
主要审核合同条款设置是否合理、是否存在法律风险等;
以上审核相关人员包含集团及城市公司相关专业人员。
4、合同审批
4.1、合同审核完毕后,由成本管理部将合同谈判、价格磋商、合同审核、洽谈记录等过程文字,连同修改完善的合同文本、会议纪要等资料按照集团最新版《和昌地产组织权责手册》签批流程上线审批;
4.2、合同文件在发起线上审批时,各专业相关审批人员在审批文件到达后三日内完成线上签批。
4.3、合同审批完成后,最终版合同文件(包括工程量清单)须发至集团成本管理部备案。
5、合同签订
5.1、纸质合同必须由我方打印,加盖法务骑缝章后交由对方单位盖章。
骑缝章盖法应详细有效,确保每页都有印记,确实不能做到对方先签署的合同,由公司总经理批准后,可与对方同时签署;成本管理部负责对合同相对方签署后的合同进行审核,以确保与原交其签署的合同文本内容一致;
5.2、所有合同须由公司法定代表人或授权委托人签署,其他人员不得代表公司对外签署
任何合同(协议)。
5.3、作为保护性措施,合同签订时应具备以下事项:
(1)合同中不允许有空白页;
(2)在无正文页盖章时,应当注明“(此页无正文)”的字样;
(3)合同正文中涉及金额的都应以大(小)写的方式表述;
(4)双方在正式合同上加盖印章时应同时加盖骑缝章;
(5)每一合同文本上或留我方的合同文本上必须一一注明合同对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号等信息;
6、合同交底
6.1、合同签订后由公司成本管理部工程部、项目部、施工单位、咨询、监理、客服在合同签订后10日内进行交底,交底内容主要包含下几个方面:
(1)承包范围
(2)合同价款:
计价方式、价格组成、付款方式、付款节点、付款流程、付款资料的申报、发票要求。
(3)变更签证:
变更签证的施工、申报流程、申报及核对时限、资料提交、计算方式、审减扣款约定
(4)价格调整:
价格调整的范围、方式、基准日期、依据
(5)合同工期:
开、竣工日期,总工期,主要的进度节点,工程进度计划的编制、工期延误约定
(6)质量管理要求:
质量标准、隐蔽工程验收、质量评估及管理制度、相关制度处罚措施
(7)安全文明管理要求:
安全文明标准、安全人员配置要求、安全事故应急机制、违约处罚措施
(8)工作界面及工序要求:
与相邻分项工程的工作界面划分、交叉施工、工序施工及上下工序移交要求
(9)现场管理要求:
对承包商组织架构的要求、施工管理要求、深化设计要求、对材料及设备机械的管理要求(包括甲供材/乙供材)、样板管理要求、实测实量要求、劳务管理要求、临时建筑要求、成品保护要求、违约处罚要求、关键技术要求、会议要求、过程资料的保存与存档等
(10)协调配合要求:
与业主、监理、设计单位、外部社会/公共关系的协调配合,针对专业分包的协调照管
(11)合同结算:
结算资料的提交、结算一审时限及集团复审时限(如有)、结算方式、审减扣款约定
(12)工程保修:
保修期限、保修范围、保修相应及处理时限、保修金的退还
(13)其它管理要求:
不可抗力、争议处理等
合同交底须由交底方和被交底方各参与人员针对合同交底事项和各项内容进行现场确认,确认资料由成本管理部负责存档,合同交底记录模板详见附件一《合同交底记录》。
7、合同款支付
项目部的工程管理人员负责合同款支付的经办,填写付款申请单、工程付款审批表等,并按照集团最新版《和昌地产组织权责手册》合同付款审批流程发起并完成审批,付款管理流程及作业指导详见《工程款支付作业指引》。
8、合同的履行
8.1成本管理部每年应定期按已执行完成合同、正在执行合同、未执行合同进行分类清理,对已执行完成合同加签“履行完毕”字样,对未执行合同应查明原因,分析有无对我方构成损害,并将清查结果报公司领导审阅。
8.2发生争议的合同应及时与合作单位协调沟通,若无法解决,应向公司领导汇报解决,如有以下争议情况,需上报至集团:
(1)争议金额大于50万元的事项;
(2)未按合同约定条款执行的事项;
(3)影响项目开发正常运营的事项;
(4)建造标准高于原合同约定标准的事项;
以上需上报集团的争议问题应于争议问题发生后20日进行上报,具体详细报表详见附件二《上报集团的争议事项》。
9、合同变更
9.1、合同变更是指合同签订生效后,由于在合同执行前或过程中出现了一些新的、在合同中未作明确规定的情况,以及因不可抗拒因素,由对方提出的对合同内容进行的修改、补充、中止。
在实际运用中主要表现为补充协议、工程变更申请和合同条款变更申请。
经双方协商变更合同的内容,应作为原合同的附件进行统一归档管理;
9.2、合同虽已签订,但发现显失公平、重大误解或对方有欺诈行为,严重损害我方利益的应及时与对方协商变更或解除合同,并立即采取合法有效的措施,制止危害行为的发生,必要时可请求仲裁机构或人民法院予以变更或撤消;
9.3、我方变更或解除合同应当采用书面形式,并按合同管理的规定,经相关职能部门负责人和公司总经理审核通过后加盖公章或合同专用章。
法务有关部门收到对方要求变更或解除合同的通知后必须在三个工作日内向公司总经理汇报;
9.4、变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力,纳入本制度的管理范围。
10、合同结算
10.1、当合同中约定的承包单位的责任和义务已全部完成,并且通过验收、达到了工程结
算条件,由主办程师协助合作方收集整理结算资料,填写《工程结算申请表》。
10.2、如工程存在质量问题或履约过程中承包单位存在违约情况等,主办工程师应在结算
申请表中作出详细说明及处理意见。
10.3、由成本管理部负责按合同约定的结算方式办理结算,工程结算的具体方法按最新版
集团下发的《合同结算管理办法制度》执行。
11、合同履约评价
11.1、所有合同实施过程中及完成后,由招标采购部负责,工程管理部/项目部、设计管理部、成本管理部等部门每季度对合同相对方履约情况进行评价考核。
11.2、履约情况评价具体实施办法按照《和昌地产(集团)供应商管理制度》执行。
第四章合同档案的管理
合同文本保管应遵循及时整理、分类、归档、保存,以便复查。
1、合同文本原件(包括合同文本、相关补充协议、合同审批表等)应由办公室专人妥善保管;行政部、成本管理部、财务管理部、应备有合同文本等资料的原件,工程部、招采部、项目部应有合同的复印件或PDF文档。
2、城市公司职能部门应全面运用ERP线上系统,设立合同管理台帐,系统地填报合同的签定、履行、结算等动态情况。
3、城市公司成本管理部应建立相应线下合同台账、变更签证台账,确保数据准确性。
合同台账主要包含以下内容:
合同编号、合同名称、合作单位、合同金额、计价方式、签订日期,合同台账详见附件三《***项目合同及变更签证台账》
4、合同编号
4.1、合同应连续统一编号;因主合同的变更、解除等订立的补充协议,按主合同类别编号
(因补充合同中可能涉及其他类别的内容);合同有关部门皆应采用统一编号。
4.2、合同编号的原则为:
主合同:
公司编码+项目编码+项目分期编码+合同分类编码+流水号
(4位)
4.3、合同分类:
◆TD-土地合同(包括土地协议、高压线改造、拆迁改造等、居间咨询服务、股权转让);
◆KF-开发配套合同(包括水、电、气、暖等基础设施配套合同);
◆SJ-设计合同(各类设计、图纸审查、设计优化);
◆JF-缴费(报批报建、环评交评、办证缴费无文本合同)
◆GC-工程合同(包括建筑、安装、装饰、园林景观、市政、临水、临电、临时道路、场地平整、临时围墙、监测类、检测类、勘察类);
◆JGC-甲供材料设备采购合同(包括材料采购、甲方付款乙方收货的三方合同、设备购买及安装、零星材料采购);
◆ZXFW-咨询服务合同(造价咨询、监理类合同,物业前期介入、招标代理);
◆YX-营销包装合同(包括样板间、售楼处、展示区等、户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷等因营销需求发生的合同)。
第五章附则
1、其他说明:
1.1、本管理办法集团所属各房地产公司务必严格执行,如在执行过程中,与实际情况确有不适合之处,执行部门可根据实际情况作修改之请示,报经集团总部成本部核实后经总部分管领导批准后方可实施。
1.2、本制度从批准颁布之日起执行。
2、附件
附件1:
《合同交底记录》
附件2:
《上报集团的争议项表格》
附件三:
《***项目合同及变更签证台账》
附件1:
《合同交底记录》
合同交底记录
工程名称
XXXX
交底时间
XXXX
交底地点
XXXX
建设单位
XXXX有限公司
工程总监/项目经理
XXX
合同名称
承包单位
一、承包范围及界面划分
二、合同价款及计价、付款方式
(计价方式、价格组成、付款方式、付款节点、付款流程、付款资料的申报、发票要求)
三、变更签证
(变更签证的施工、申报流程、申报及核对时限、资料提交、计算方式、审减扣款约定)
四、价格调整
(价格调整的范围、方式、基准日期、依据)
五、合同工期
(开、竣工日期,总工期,主要的进度节点,工程进度计划的编制、工期延误约定)
六、质量管理要求
(质量标准、隐蔽工程验收、质量评估及管理制度、相关制度处罚措施)
七、安全文明管理要求
(安全文明标准、安全人员配置要求、安全事故应急机制、违约处罚措施)
八、工作界面及工序要求
(与相邻分项工程的工作界面划分、交叉施工、工序施工及上下工序移交要求)
九、现场管理要求
(对承包商组织架构的要求、施工管理要求、深化设计要求、对材料及设备机械的管理要求(包括甲供材/乙供材)、样板管理要求、实测实量要求、劳务管理要求、临时建筑要求、成品保护要求、违约处罚要求、关键技术要求、会议要求、过程资料的保存与存档等)
一十、协调配合要求
(与业主、监理、设计单位、外部社会/公共关系的协调配合,针对专业分包的协调照管)
一十一、合同结算
(结算资料的提交、结算时限(含一审,集团复审时间如有)、结算方式、审减扣款约定)
一十二、工程保修
(保修期限、保修范围、保修相应及处理时限、保修金的退还)
一十三、其它管理要求
(不可抗力、争议处理等)
交底确认
交底方
成本负责人
成本经办人
…
被交底方
工程管理部负责人
XX项目项目经理
项目工程师
财务负责人
客服负责人
咨询公司项目负责人
监理单位人员
施工单位人员
…
附件2:
《需上报集团的争议表格》
争议金额分析表
序号
合同名称
合同金额
合作单位
争议问题
合同约定方式
双方协商
解决方案
确认费用
占比合同额
1
2
3
合计
单位:
万元
利润影响分析表
单位:
万元
序号
争议金额(a)
本年度分摊金额
b=a*本年度分摊月份/总分摊月份
原本年度预计利润金额
c
影响利润指标
d=(c-b)/c
备注
1
2
3
合计
注:
分摊月份按照本年度剩余月份计算,15号之前发生的按照整月计算,15号之后发生的不计算本月。
争议事项组价明细表
序号
争议事项
工程量
单位
组价明细(元)
合计
(元)
组价依据
备注
人工费
材料费
机械费及辅材
费率
税金
含税综合单价
1
2
3
4
5
- 配套讲稿:
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