安徽医学高等专科学校.docx
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安徽医学高等专科学校
安徽医学高等专科学校
档案材料立卷归档工作规程
为加强学校档案工作的业务建设,使之日趋完善,逐步实现档案工作规范化,不断提高科学管理水平,有效地为学校各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等文件精神,特制订《安徽医学高等专科学校档案材料立卷归档工作规程》。
一、基本原则
(一)本校在党群、行政、学生、教学、科研、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料,均属学校档案。
(二)本校档案实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用。
(三)严格执行文件材料形成部门和课题组立卷归档制度。
各类文件材料的归档工作应实行“三纳入”,即纳入学校各部门各单位的计划、规划,纳入管理制度,纳入管理人员的职责范围;做到“四同步”管理,即:
在布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作。
(四)各立卷单位(部门)要有一位负责人分管本单位(部门)档案工作,并确定相应的兼职档案人员,认真做好本单位(部门)各类档案的收集、整理、归档工作。
(五)坚持平时立卷制度。
档案(专兼职)工作人员应熟练掌握本部门文件材料的归档范围,负责本部门文件材料的收集、积累和保管,做到文件材料齐全、完整、准确、系统;并根据本部门不同种类文件材料的形成特征,制定案盒(卷)类目,合理分类存放,便于利用和立卷归档。
(六)文件材料的保存价值、保管期限及密级的判定,一般遵循下列原则:
1.凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌,对学校、国家建设、历史研究,有长远利用价值的,列为永久保管。
2.凡反映学校一般工作活动,在一定时期内对学校和社会有查考利用价值的,列为定期(一般分为30年、10年)保管。
3.凡是上级领导机关所发的文件,按照原文件所定的密级执行;凡属本校形成的文件材料的密级,按照国家、省和我校的有关规定执行。
二、归档范围
(一)确定归档范围的原则
1.归档的各类文件材料必须对社会和学校当前与长远建设和发展具有参考作用、凭证作用和研究价值。
2.归档的文件材料必须遵循其自然形成规律,保持彼此间的有机联系。
(二)归档的主要内容和重点
1.归档主要内容包括党群、行政、学生、教学、科研、基建、产品生产与科技开发、设备、出版、外事、财会管理文件和声像载体。
具体范围见《安徽医专档案材料归档范围和保管期限表》。
2.归档的重点以本校形成的、不同载体形式的文件材料为主,特别是全局性、综合性的文件材料。
其次是上级和其他单位的来文、来电及附件。
上级来文中,应以针对学校的指令性、指导性文件为主。
(三)凡属应归档的文件材料,若采用计算机管理而无纸质载体形式的,必须打印成纸质材料,连同光盘或磁盘一起立卷归档。
(四)不归档的文件材料
1.上级机关普发供参阅、不办的文件材料;
2.上级机关下发供参考的抄件;
3.上级机关征求意见未定稿的文件;
4.重份文件;
5.无查考利用价值的事务性、临时性文件;
6.未经会议讨论,未经学校领导审阅、签发的文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿,打印文件的各次校对稿(学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外);
7.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料;
8.无特殊保存价值的信封,一般性表态、咨询一般性问题、提出一般性意见的人民来信。
9.学校内部互相抄送的文件材料,不履行公文的行文、介绍信等;
10.本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料;
11.为参考目的从各方面收集的文件材料;
12.非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。
三、形成积累
1.学校各系、部、处、室、馆、总支、所、中心、工会、团委和直属部门等均为立卷单位,分工归口立卷。
2.各立卷单位根据本单位历年文件材料形成规律,预计新的一年可能产生的新内容,参照《安徽医专档案归档范围及保管期限表》,编制案盒(卷)类目。
3.各立卷归档单位的(专)兼职档案人员,平时应严格按照档案归档制度做好文件材料的收集工作,根据案盒(卷)类目分别归卷。
四、立卷分工
1.上级下达的文、电,综合性的由校长办公室立卷归档,专业性的、具体业务性的和直接发到各部门的,由各承办部门立卷归档。
2.以学校党委名义的发文,由党委工作部立卷归档;以学校行政名义的发文,由学校办公室立卷归档;以部门名义的发文,由各部门立卷归档。
3.学校党委、行政召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会议、办公会议所形成的材料,由校长办公室分别立卷归档。
职能部门以学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料,由主办部门立卷归档。
4.各部门向学校的请示、报告正文及相应的批复、批转的原件,由校长办公室立卷归档;请示、报告的原稿及批转、批复的复制件,则由报文部门立卷归档。
5.学校财会档案由学校财务处立卷归档,校内其他在专业银行开户的以及办有经济实体的部门所形成的财会档案由经办部门立卷。
6.学生类档案由学生处立卷归档。
7.教学类档案由教务处、学生处分别负责各自职责范围内的档案立卷归档。
8. 科研类档案由课题组负责立卷后,交由科研管理办公室统一归档。
9.基本建设类档案由总务处(基建部门)立卷归档。
10.仪器设备类档案由总务处立卷归档。
11.出版类档案中学报档案由负责立卷后,交由科研管理办公室统一归档;校报档案由校报编辑部负责立卷归档。
12.产品生产类档案由产学研部门立卷归档。
13.外事类档案由校长办公室立卷归档。
14.人事类档案由人事处立卷归档。
15.其它:
(1)两个以上部门共同办理的文件,由主办部门立卷归档,非主办部门只保存复制本。
(2)各临时机构、撤消机构形成的材料,应在机构撤销前做好整理工作,移交学校档案室保存,任何人不得带入其他单位。
(3)重要的人民来信来访材料,由承办部门立卷归档。
(4)人员外出(学术交流、参加会议、考察学习等)形成的材料,由外出人员立卷归档。
五、立卷要求
(一)立卷组合要求。
1.文书(党群、行政)、外事、教学、出版等门类的档案材料以件为单位进行整理(“件”的概念参见国家档案局2000年发布的《归档文件整理规则》)。
基建、科研、仪器设备、产品等门类的科技档案材料根据有关文件要求仍以盒(卷)为单位进行整理。
财会、人事、声像等门类的专门档案材料按有关规定执行。
其它文件材料可按照特殊的形式组合。
2.立卷组合一般应以年度——问题为主,兼顾其它特征,使之联系紧密。
(二)分类要求。
1.分年度。
先将文件按其形成或针对的年度分开,要将同一年度的文件放在一起,不同年度的文件一般不要混杂。
一般文件归入文件形成年度,但跨年度的请示和批复,要放在复文的一年,无复文的放在请示年里;跨年度的计划、规划要放在开始的一年;跨年度总结放在最后一年;(年度计划、报表、总结、决算文件放在针对年度立卷)跨年度的会议,放在会议开幕的一年;文件和电报要放在一起;绝密文件要单独存放。
2.分问题(类别)。
将文件按其内容所反映的类别、问题、事物分开。
如:
以件为单的行政类中,将同一问题会议文件,按会议的届次组合,根据文件的数量,可以一会一盒(卷)、一会数盒(卷)或数会一盒(卷);统计、报表、名册等,按照名称组合;学校管理和业务活动形成的文件、材料,按单一问题组合;工作计划、总结等文件,按责任者或名称组合;简报按名称或期号组合;以盒(卷)为单位的科研、基建、设备等类别,按项目组盒(卷),一项一盒(卷)或若干盒(卷),可将管理性文件材料和理论性文件材料综合组盒(卷)后放在各盒(卷)之首,其余可按工作阶段及重要程度或文件性分别组成若干盒(卷)。
3.分期限。
将文件按照规定的不同保管期限分开(文书档案分为永久和定期,定期一般又分为30年、10年;科技、专门档案按有关规定执行)。
(三)盒(卷)内文件的排列。
1.管理性内容的文件材料,按问题、时间或重要程度排列,要注意密不可分的材料排列顺序:
批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;定稿在前,历次重要讨论稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后。
2.专题性、成套性档案(含科研、产品生产与科技开发、基建、设备等档案)按阶段、结构、部件等分别组盒(卷)。
3.准确判断文件材料的保存价值与保管期限及密级,不同保管期限,不同密级的档案,应分别组盒(卷)。
4.盒(卷)内文件排列,一般应文字材料在前,图样在后。
图样按目录或图号排列,配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。
(四)件(页)号编写。
1.案盒(卷)内文件均以件为单位进行整理(已经整理好的文件维持以前做法),并在每件文件材料的中上方空白处加盖档号章(科研、产品、基建、设备等科技档案的档号章与文书档案有所不同)。
2.盒(卷)内(如蓝图、底图)文件材料按顺序编写件号,每份文件从1开始编页号(已有页号的文件可不编写),页号的位置在每面材料非装订线一侧下角。
3.盒(卷)内目录、备考表均不编件号。
(五)填写盒(卷)内文件目录。
盒(卷)内目录位于盒(卷)内文件之前,必须用计算机打印。
1.序(件)号:
以盒(卷)内文件排列先后顺序填写的顺序号(件号)。
2.文号:
文件制发机关的发文字号。
由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成,如“国发[1995]1号”。
其年“[1995]”不得简写成“(95)”。
3.责任者:
形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名。
4.题名:
即文件标题,一般照实抄录。
没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,外加“[]”号,如会议记录应概括出主要内容。
5.日期:
文件的形成时间,例:
19991010。
6.页号:
盒(卷)内文件以件为单位编写页号。
(六)填写盒(卷)内备考表。
以件为单位整理的档案,填写盒内备考表,以卷为单位整理的档案填写卷内备考表。
盒内备考表位于案盒内文件之后,卷内备考表位于卷内文件之后,必须用碳素或兰黑墨水填写。
1.本盒(卷)情况说明:
填写盒(卷)内文件缺损、补充、移出、销毁等情况。
2.立卷人:
由组成本盒(卷)的兼职档案员签名。
3.检查人:
由对案盒(卷)文件质量进行审核的责任者签名。
4.立卷时间:
填写立卷的时间。
(七)案卷(件)装订。
装订前应去掉文件上的金属物,对破损的文件材料及与本卷文件材料不易分割的照片、小字条等要进行加边修补和裱糊,字迹稍模糊的应复制与原件放在一起,较大的图表要按手风琴的样子折叠。
案卷采用三孔一线或加长不锈钢钉装订,不订卷的文件材料,应按标准用细线或不锈钢钉逐件装订。
(八)其他要求。
1.归档的文件材料应质地优良,格式统一。
手写稿字迹工整,图像清晰,签字手续完备。
2.要求用碳素墨水或蓝黑墨水,禁止使用铅笔或圆珠笔书写。
3.一般一卷的厚度不超过2厘米,一盒为一卷的,每盒尽量装满,可根据案卷厚度选择不同厚度的案盒。
(九) 盒(卷)内文件的调整检查:
按归档时间要求,由兼职档案员按案盒(卷)类目将文件收齐归档,并对文件进行调整检查,依照如下程序进行:
1.检查案盒(卷)内文件的成分 文件是否收集齐全完整,同时检查案卷中有无不需立卷归档的文件材料。
2.检查案盒(卷)内文件的联系 依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一,相互混淆重复或拆散文件联系的现象。
3.检查案盒(卷)内文件的保存价值 察看各案卷中文件保存价值是否有差异,各部分之间是否大体一致。
六、归档验收
1.归档验收。
移交档案时,交接双方当面检查,综合档案室根据有关标准进行验收。
凡不符合要求者,综合档案室拒绝接收,并限期改正。
2.移交手续。
移交时填写移交目录,一式三份,一份存档,移交双方各执一份备查。
3.归档时间。
各行政部门的文件材料等,能按自然年度归档的内容(含声像档案),应于次学年4月底前立卷归档;各教学部门须按学年度归档的内容,每学年度结束后整理立卷,于次学年度寒假前归档;基建、科研、产品、设备类档案应当在项目完成后2个月内归档。
财会档案,在会计年度终了后立卷,按综合档案室的统一要求整理编目,暂由财会部门保管一年,期满后的次年6月底前归档。
其他档案可随时归档。
七、档案的补充与修改
(一)需要补充的文件材料整理后应及时向校综合档案室移交。
(二)凡己归档的文件材料需要修改时,必须经所在部门主管领导批准;未经批准,不得修改任何文件材料。
八、立卷归档流程图
安徽医学高等专科学校综合档案室
2010年10月1日
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