word排版毕业设计系统教程.docx
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word排版毕业设计系统教程.docx
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word排版毕业设计系统教程
word排版毕业设计系统教程
之所以写这篇文章,是得益于本论坛对我的帮助,饮水思源,尽我最大能力为论坛作一点贡献。
这个号称80%的人只会用20%的软件,不,很有可能90%的人也许5%的功能。
我试图做到,会用这个软件的50%功能。
和大家一起学习进步。
其次,为那些想学习word和在做毕业设计朋友一点卑微的帮助。
毕竟,当我看到我的同学,做个论文排版都不会,却大言不惭地在简历上写到“擅长office操作”时,于心不忍。
1样式
很多人对样式很陌生,尤其是2003word,样式更是很难找到;也感到很无奈,因为他们觉得word有字体段落等设置格式的方法,为什么还要弄出个样式来了。
Word2007从下图中可看出微软对样式的青睐,样式就直接放在你一打开word的中间处,让你一看便能找到。
1.1什么是样式呢?
很多office专家对样式作了各种各样的解释,比如是格式的集合了。
作为一个工科类的学生,我更愿意把它理解为CAD图层。
各们熟悉CAD的朋友,可能就知道图层的重要作用了。
不错,word的样式和图层有一样功能,甚至更强大。
1.2使用样式的好处
这个年代,是讲究实用的年代。
用进废退,是永世不变的准则。
Word经过这么多版本,最后还是保留着样式,肯定有其不可代替的作用。
1.2.1磨刀不误砍柴功
小时候去砍柴,大人总是要花上10多分钟去磨刀,那时真的不明白,他们为什么要花这么多的时间去磨刀,有这些时间都可以到山上了。
后来上学了才明白,磨刀不误砍柴功就是这个道理。
使用样式也是同样的道理。
各位在写论文时,学校肯定会要求一级标题是如何的格式,二级标题又是如何的格式,三级又…..。
有人说先把一个标题的弄好,然后用格式刷去刷吧!
这种用户已经是入门级的了。
这样做确实是一个看上去不错的选择。
但我还是反对这种做法,其一,你用格式刷再快,能快过我创建样式后用快捷键吗?
我只要分别对不同的样式创建快捷键就能快速输入了。
其二,是下面要讲的。
1.2.2做最快的修改
当你弄完一篇论文时,最后发现你的三级标题字体小了,怎么办?
如果你没设置样式,最好的方法是用格式刷了。
但各位想想,对于一篇40多页的毕业论文,你的三级标题少说也有20多个吧!
这样你就的刷20多次,累死你吧!
如果用样式的话,你不到5秒钟就能搞定。
1.3如何使用样式
我觉得我们只要用好系统自带的样式就能漂亮的完成我们的工作了。
从word样式功能区里就有名为标题1,标题2等已经设置好了的样式,我们只要给们做一些修改就行了。
自带的样式,很多格式是不符合我们的要求的,比如字体。
这时我们也没必要重新去创建一个样式了,只要把这些样式改改就行。
你只要把鼠标放在相应的样式里,右键修改就行了,然后选择相应的格式作修改即可。
当然还可以创建快捷键呵。
如图所示。
2多级列表
多级列表一直是word被受诟病之一,很多人被它弄得晕头晕脑的,到底是我玩word的还是word玩我啊?
于是认为多级列表是word的鸡肋,弃之可惜。
在东北有道风味小吃-------鸡骨架,看到这名字就知道这小吃是什么做的,但吃过的人都说这小吃味道很好,不信你去试试。
Word的鸡肋只要善加烹饪,为什么就不能变成风味小吃了?
2.1如何定义多级列表
开始——段落里有左上角有三排列表的图标,我们这在里只用第三个就行。
点击下拉的三角,然后定义新的多级列表,出现如下图,画圈的地方是一般需要设置的。
需要强调的是,多级列表可以和前面所述的样式捆绑。
这样只要你输入文字,然后按下你设置的快捷键就会自动出现如“2.1如何定义多级列表”,完全不用你去输入2.1等另人混乱的数字编号了。
2009-6-917:
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这样多级列表就定义好了,是不是很简单。
另:
选择视图——显示/隐藏——文档结构图,如图。
你就能一边输入一边看像目录的一样的,很实用。
3分节符、尾注及题注
3.1分节符
可能很多人都不知道分节符,这里我要花些篇幅来说,就是因为很多人忽视它的重要性。
首先,我们常常遇到这样的麻烦,当你输完第一章后,第二章一般要另起一页,很多人会义无反顾的选择回车回车直到新的一页。
可是当你改动第一章(比如增加一行字),第二章的位置可能就变了。
这样你不得不一章章重新按enter或backspace了。
其次,如果你说我们傻人自有傻人的办法,我就一章章重新按enter或backspace。
那么你在下一节讲到的插入页码等问题就不得不考虑分节符的好处了。
其时插入分节符很简单,为什么这么简单的东西,你不用了?
不用白不用啊!
页面布局——页面设置——分隔符——分节符(下一页)
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3.2尾注
记得初中时,语文老师就说过一句经典的话“自古文章一大抄”。
作为一个大学生写论文不应该抄的(对了,不是抄,应该是借签),但如今不论是谁写东西,如果后面不加个7、8页的参考文献,别人就会怀疑你是不是凭空捏造的。
为了不让老师怀疑我们的论文是没根据的,参考文献肯定要写,而且多多益善。
有人说不用尾注也没事啊。
我在引用的地方写上[10]然后,作为上标格式就行了。
但你没遇到过,有时你可能有20个参考文献,但是你发现在第10到第11个之间本应该还有一个的。
这时你不得不,一个个把后面的数值依次加一了。
如果用尾注就不会存在这样的问题了。
你哪个地方要加,直接加,最后参考文献处会自动给你空一处位置的。
应用尾注的方法如下:
引用——脚注——插入尾注
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3.3题注
题注的好处和尾注一样,不过不同的是用来表示图表和公式的。
也在引用菜单下,这里就不再啰嗦。
4目录
前面所有的论述,样式、多级列表和尾注都和目录都有关系,可以说是前面的步骤使得你非常快速的创建目录。
没有前面的步骤,你只能一个个标题去手动创建了,要是word给你玩到这境界,我想盖茨先生会气得吐血。
引用——目录——自动目录,over!
Beatiful!
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4.1修改目录
创建好目录后,有时目录的字体字号不符合规定,也可以改。
引用——目录——插入目录。
会出现如下图:
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点击修改,注意下面圆圈的,就可以改了。
5页码、页眉
5.1插入不同的页码格式
有时论文或书箱里需要用不同的页码格式,比如中英文摘要、目录这些页码用
(一)、
(二)、(三)样式,而正文部分用阿拉伯数字。
哈哈,唬住了吧!
别急。
前面不是要大家使用分节符了吗,还记得吧,看样子你的记性有待改善。
朋友,按照我的步骤,决对会惊奇给你发现!
首先在你要插入目录的第一页,插入——页码——设置页码格式,这里设置你的第一种页码格式。
然后要设置你第二种页码格式。
这里以在正文处创建第二种页码格式为例。
把光标放在你要开始第二种页码格式页面处,然后插入——页码——设置页码格式,注意:
在页码编号里不再是“续前节”而是“起始页码”选上,以及编号格式换成想要的,如图。
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5.2插入不同的页眉
虽然我们都会设置页眉,但很多人不会设置不同内容的页眉。
比如,第一章的纸张以第一章标题为页眉,第二章的纸张以第二章标题为页眉…..
不用急,这也很简单。
跟我来。
插入——页眉和页脚——页眉——创建一个页眉——编辑页眉——设计——文档部件
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文档部件下拉三角,点击域,选择“styleref”,和标题1(或者你想要表现的标题)。
如图
6Word与PDF
如果您按照上面的方法做好了一篇论文,您会很有成就感的。
不是吗?
为了让我们论文更专业,可以把它做成PDF格式。
方法很简单。
在帮助文件处查找pdfpacth,选取“启用对其他文件格式(如PDF和XPS)的支持”之后,选取“安装和使用Microsoft“另存为PDF或XPS”加载项“,如图:
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选择红线圆圈的链接,然后会进入到微软的下载中心,
安装这个软件就行了,这样你的word就能以pdf格式保存了。
Office按键——另存为——pdf就可以了。
7学习word的方法
7.1毕业论文必备——word长篇文档排版技巧教学视频,微软 mvp王宁主讲
7.2word2007宝典
WORD2007宝典.rar
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插公式时经常需要让公式居中对齐、行末的公式编号右对齐。
只要设一个居中制表位和一个右对齐制表位,输入时按TAB即可。
建议居中制表位位置用字符做单位,比如五号字体在缺省A4页面上是每行40字符,居中制表位就可以设在20字符处。
我的公式编号用SEQ域输入,从“插入”菜单选“域”即可。
这样做的好处是如果我有100个公式,在最开始插入一个新的,那么这100个公式的编号都要加1。
如果手工修改会非常耗体,而Ctrl+A全部选定再F9更新域则十分快捷。
参考文献用尾注,也在“插入”菜单里。
缺省的是上标格式,按Ctrl+'+'可以改成正常格式。
好处也是可以自动排号。
图片说明用题注。
一般排版要让题注宽度小于版心距,我用水平标尺上的悬挂缩进加右缩进实现。
Word表格中可以进行简单的计算。
比如我有一个表格,让第三列的值显示第二列比第一列多百分之几,用“表格”菜单的“公式”即可,不用Excel高射炮轰蚊子。
对公式、尾注、图片、表格的引用一概用交叉引用,“插入”菜单下。
好处是可以做成超级链接,而且公式编号改动的话对这个公式的引用会跟着改。
所有的章节标题都用样式,并且用多级项目符号列表。
好处是标题编号(第几章、第几节)可以自动生成,可以在文档结构图(“视图”菜单)中浏览,可以用垂直滚动条下方的定位按钮快速定位,还可以生成目录。
我一般关闭“基于所用格式定义样式”这个自作聪明的功能,所有样式都自己选。
我的图片和表格做成嵌入式的,这样不会乱跑。
表格每个单元格水平垂直均居中对齐(Word2000新增功能)。
表格段落格式选“段中不分页”,这样不会出现表格拆到两页上的恶心局面。
我的正文缺省样式是首行缩进2字符。
输公式的时候要另起一行,但是逻辑上它应该跟前面的文字算作一段(鼠标三击可以选定段),我用Shift+Enter小回车搞定。
每次要输入公式的时候,点到前一个包含公式的段,用格式刷复制即可。
先写这么多,以后有新的再补充,也欢迎大家补充。
用Word编辑论文的几个建议由于各方面的原因,大家主要还是用MicrosoftWord(以下简称Word)编辑论文。
Word在写科技论文方面虽然有一些先天不足,但却提供了非常强大的功能。
如果不能充分利用这些功能,可能经常要为不断地调整格式而烦恼。
我把自己以前使用Word的经验和教训总结一下,抛块砖。
原则:
内容与表现分离一篇论文应该包括两个层次的含义:
内容与表现,前者是指文章作者用来表达自己思想的文字、图片、表格、公式及整个文章的章节段落结构等,而后者则是指论文页面大小、边距、各种字体、字号等。
相同的内容可以有不同的表现,例如一篇文章在不同的出版社出版会有不同的表现;而不同的内容可以使用相同的表现,例如一个期刊上发表的所有文章的表现都是相同的。
这两者的关系不言自明。
在排版软件普及之前,作者只需关心文章的内容,文章表现则由出版社的排版工人完成,当然他们之间会有一定交互。
Word倡导一种所见即所得(WYSIWYG)的方式,将编辑和排版集成在一起,使得作者在处理内容的同时就可以设置并立即看到其表现。
可惜的是很多作者滥用WYSIWYG,将内容与表现混杂在一起,花费了大量的时间在人工排版上,然而效率和效果都很差。
本文所强调的“内容与表现分离”的原则就是说文章作者只要关心文章的内容,所有与内容无关的排版工作都交给Word去完成,作者只需将自己的排版意图以适当的方式告诉Word。
因为Word不仅仅是一个编辑器,还是一个排版软件,不要只拿它当记事本或写字板用。
主要建议如下。
一定要使用样式,除了Word原先所提供的标题、正文等样式外,还可以自定义样式。
如果你发现自己是用选中文字然后用格式栏来设定格式的,一定要注意,想想其他地方是否需要相同的格式,如果是的话,最好就定义一个样式。
对于相同排版表现的内容一定要坚持使用统一的样式。
这样做能大大减少工作量和出错机会,如果要对排版格式(文档表现)做调整,只需一次性修改相关样式即可。
使用样式的另一个好处是可以由Word自动生成各种目录和索引。
1.一定不要自己敲编号,一定要使用交叉引用。
如果你发现自己打了编号,一定要小心,这极可能给你文章的修改带来无穷的后患。
标题的编号可以通过设置标题样式来实现,表格和图形的编号通过设置题注的编号来完成。
在写“参见第x章、如图x所示”等字样时,不要自己敲编号,应使用交叉引用。
这样做以后,当插入或删除新的内容时,所有的编号和引用都将自动更新,无需人力维护。
并且可以自动生成图、表目录。
2.一定不要自己敲空格来达到对齐的目的。
只有英文单词间才会有空格,中文文档没有空格。
所有的对齐都应该利用标尺、制表位、对齐方式和段落的缩进等来进行。
如果发现自己打了空格,一定要谨慎,想想是否可以通过其他方法来避免。
同理,一定不要敲回车来调整段落的间距。
3.绘图。
统计图建议使用Execel生成,框图和流程图建议使用Visio画。
如果不能忍受Visio对象复制到Word的速度,还可以试试SmardDraw,功能不比Visio弱,使用不比Visio难,速度却快多了。
如果使用Word的绘图工具绘图,最好以插入Word图片的方式,并适当使用组合。
4.编辑数学公式建议使用MathType5.0,其实Word集成的公式编辑器是它的3.0版。
安装MathType后,Word会增加一个菜单项,其功能一目了然。
一定要使用MathType的自动编号和引用功能。
这样首先可以有一个良好的对齐,还可以自动更新编号。
Word正文中插入公式的一个常见问题是把上下行距都撑大了,很不美观,这部分可以通过固定行距来修正。
5.参考文献的编辑和管理。
如果你在写论文时才想到要整理参考文献,已经太迟了,但总比论文写到参考文献那一页时才去整理要好。
应该养成看文章的同时就整理参考文献的习惯。
手工整理参考文献是很痛苦的,而且很容易出错。
Word没有提供管理参考文献的功能,用插入尾注的方法也很不地道。
我建议使用ReferenceManager,它与Word集成得非常好,提供即写即引用(Citewhileyouwrite,简称Cwyw)的功能。
你所做的只是像填表格一样地输入相关信息,如篇名、作者、年份等在文章中需要引用文献的的方插入标记,它会为你生成非常美观和专业的参考文献列表,并且对参考文献的引用编号也是自动生成和更新的。
这除了可以保持格式上的一致、规范,减少出错机会外,更可以避免正文中对参考文献的引用和参考文献列表之间的不匹配。
并且从长远来说,本次输入的参考文献信息可以在今后重复利用,从而一劳永逸。
类似软件还有Endnote和Biblioscape。
Endnote优点在于可以将文献列表导出到BibTeX格式,但功能没有ReferenceManager强大。
可惜这两个软件都不支持中文,据说Biblioscape对中文支持的很好,我没有用过,就不加评论了。
6.使用节。
如果希望在一片文档里得到不同的页眉、页脚、页码格式,可以插入分节符,并设置当前节的格式与上一节不同。
上述7点都是关于排版的建议,还是要强调一遍,作者关心的重点是文章的内容,文章的表现就交给Word去处理。
如果你发现自己正在做与文章内容无关的繁琐的排版工作,一定要停下来学一下Word的帮助,因为Word早已提供了足够强大的功能。
我不怀疑Word的功能,但不相信其可靠性和稳定性,经常遇到“所想非所见”、“所见非所得”的情况让人非常郁闷。
如果养成良好的习惯,这些情况也可以尽量避免,即使遇上,也可以将损失降低到最低限度。
建议如下:
7.使用子文档。
学位论文至少要几十页,且包括大量的图片、公式、表格,比较庞大。
如果所有的内容都保存在一个文件里,打开、保存、关闭都需要很长的时间,且不保险。
建议论文的每一章保存到一个子文档,而在主控文档中设置样式。
这样每个文件小了,编辑速度快,而且就算文档损坏,也只有一章的损失,不至于全军覆灭。
建议先建主控文档,从主控文档中创建子文档,个人感觉比先写子文档再插入到主控文档要好。
8.及时保存,设置自动保存,还有一有空就ctrl+s。
9.多做备份,不但Word不可靠,windows也不可靠,每天的工作都要有备份才好。
注意分清版本,不要搞混了。
Word提供了版本管理的功能,将一个文档的各个版本保存到一个文件里,并提供比较合并等功能。
不过保存几个版本后文件就大得不得了,而且一个文件损坏后所有的版本都没了,个人感觉不实用。
还是多处备份吧10.插入的图片、和公式最好单独保存到文件里另做备份。
否则,哪天打文档时发现自己辛辛苦苦的编辑的图片和公式都变成了大红叉,哭都来不及了。
其他建议:
11.使用大纲视图写文章的提纲,调整章节顺序比较方便12.使用文档结构图让你方便的定位章节13.使用文档保护,方便文章的审阅和修改上面的建议并不全面,但相信比较管用。
如果还有疑问,自己花些时间研究一下Word的帮助,相信会有事半功倍的效果。
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