EPC设计施工总承包项目信息与沟通管理程序.docx
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EPC设计施工总承包项目信息与沟通管理程序.docx
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EPC设计施工总承包项目信息与沟通管理程序
XX有限责任公司
XX扩建项目
项目信息与沟通管理程序
XX有限责任公司
XX施工总承包项目部
2013年7月
XX扩建项目
项目信息与沟通管理程序
B
2013.7
供业主审查
A
2013.7
供项目内部审查
版次
日期
文件状态
编制人
核稿人
审核人
批准人
1.定义
以下定义适用于本工程:
本工程:
XX扩建项目。
业主:
XX有限责任公司。
业主项目部:
XX扩建项目部,代表业主负责对总承包项目的监督、管理和协调工作。
监理项目部:
XX工程建设监理公司第一监理部(7)项目部。
总承包商:
XX有限责任公司。
设计施工总承包项目部:
在设计施工总承包商法定代表人授权、支持下,由设计施工总承包商项目经理组建并领导的执行本工程设计施工总承包合同的项目管理组织。
总承包阶段:
设计施工总承包商与业主签订总承包合同中规定的起始之日至截止之日。
供货商:
由设计施工总承包商按照既定程序确定,并经业主确认的物资供应单位。
施工分包商:
由设计施工总承包商按照既定程序确定,并经业主确认的施工单位。
2.项目的管理模式、组织机构和职责
2.1项目的管理模式
本项目按照国家的相关法律、法规实行质量监督制和工程设计施工总承包制。
本项目采用业主加监理加设计施工总承包的管理模式。
2.2管理界面划分
1)XX有限责任公司自行负责建设管理和生产运行,采用工程建设项目部的管理机构模式,项目部代表XX有限责任公司执行项目建设管理职能;
2)工程实行设计施工总承包,XX有限责任公司为本项目的设计施工总承包单位,负责本项目的设计、采购、施工工作;
3)由XX工程建设监理公司以及后续其他标段监理单位负责本工程的监理工作;
4)由质量监督站负责本项目的质量监督工作。
2.3项目管理组织
1)业主项目部组织机构:
项目经理
工程技术组
HSE管理组
物资供应组
财务控制组
市场推广组
档案及联络组
项目副经理
项目副经理
2)各方管理流程:
3)工作接口关系:
XX有限责任公司
2.4设计施工总承包管理组织
XX有限责任公司为本工程设计施工总承包商,针对本工程专门成立了项目管理机构。
领导小组主要负责项目运作过程中重大问题的决策,协调各参建单位之间的关系和利益,保障项目运作所需的人力、物力等资源。
本总承包项目依据《建设项目工程总承包管理规范》(GB/T50358-2005)的规定,根据XX有限责任公司关于本工程项目管理的要求,结合XX有限责任公司的实际情况,实行项目经理负责制,项目组采用矩阵式管理。
项目部人员构成:
项目经理:
XX
项目副经理:
XX、XX、XX
项目总工:
XX
项目HSE总监:
XX
设计部经理:
XX(兼)
控制部经理:
XX
费控部经理:
XX
采购部经理:
XX
质量部经理:
XX
HSE部经理:
XX(兼)
施工部经理:
XX(兼)
综合部经理:
XX
试运部经理:
XX(兼)
2.5设计施工总承包项目部组织机构图
2.6管理职责
2.6.1设计施工总承包项目部职责
XX扩建项目设计、采办、施工、试运行等全过程的组织和管理。
对该项目的投资、进度、质量、HSE进行全过程控制,实施合同管理,全面履行合同。
2.6.2岗位及部门职责
2.6.2.1项目经理职责
1)根据法定代表人的授权,代表公司履行合同规定的权利和义务,对项目的质量、安全、进度、费用承担全部责任,对整个项目实施总负责;
2)负责按合同规定的工作范围、内容和工期、质量标准、投资限额全面完成合同项目建设任务;
3)建立完善的项目运行管理体系,组织制定与内部业务管理流程相适应的管理办法和规章制度,确保设计施工总承包项目部各项管理工作有序开展;
4)负责组建项目管理机构,确定人员,制定各职能部门的职责和权限;
5)贯彻执行党和国家的法律、法规、方针政策和强制性标准,执行上级主管部门和单位的有关管理制度;
6)对项目实行全过程管理,负责对项目的计划、组织、控制和实施,确保各项经济、技术指标的实现;
7)全面负责与地方政府、业主、监理、施工协作方及其他各参建单位间的工作协调;
8)组织合同谈判和合同变更与索赔,监督合同履约并主持资金回收及支付工作;
9)接受有关职能部门、上级单位、地方主管部门等对工程项目的监督、检查,在项目实施过程中自觉接受公司的监督和检查;
10)严格执行国家、地方政府及上级有关部门安全生产法律、法规,对项目的HSE管理负领导责任,组织处理突发事件;
11)负责项目部成员的考核和按项目经理负责制分配劳务费,负责提出对分包商和供货商的支付或奖励、处罚、索赔意见;
12)负责合同规定的工程完工交接、试车考核等工作,组织工程单项验收和编制竣工资料,准备结算资料;
13)负责组织编写项目总结,接受项目审计。
2.6.2.2项目副经理职责
1)在项目经理的领导下,作为执行合同的主要负责人,分管项目的综合管理、费用控制、进度控制、设计、采购、施工、质量、HSE、开车试运等工作;
(1)项目副经理XX主管进度控制部、综合部、费控部,负责项目实施过程中合同控制管理和协调,全面负责项目建设的总体协调工作;
(2)项目副经理XX主管施工部、质量部、HSE部,负责项目建设过程施工管理和协调;
(3)项目副经理XX主管设计部、试运开车部、采购部(一类物资采购)。
2)在项目经理的授权范围内,按照内部的分工,对所分管的工作承担管理责任,并对项目经理负责;
3)在分管的工作范围内,代表项目经理主持或参加内外部各类专业会议,签署有关信函、文件,下达行政指令,协调同业主、地方政府、监理、分包商、其他关联单位以及项目部各部门之间的关系;
4)协助项目经理协调项目管理和地方关系的日常事务处理工作;
5)完成项目经理交办的其它工作。
2.6.2.3项目总工程师职责
1)在项目经理的领导下,行使项目技术质量管理工作;
2)组织技术问题协调和讨论,参加重大专业设计技术方案讨论,审定设计总体技术方案;
3)对项目的工艺技术方案进行把关,负责审查项目工艺流程、控制方案、消防与安全设计、材料选择等;
4)审查、评审设计变更、施工联络和材料改代;
5)参与施工技术方案的审查;
6)负责质量管理体系内外审工作,指导竣工资料的编制。
2.6.2.4HSE总监职责
1)协助项目经理贯彻执行国家有关质量、健康、安全与环境方面的法律、法规,以及项目HSE的管理规定;
2)对整个工程的施工安全、环境保护、职业健康负责;
3)负责编制项目HSE管理手册和程序文件,建立、实施和保持项目HSE管理体系;
4)负责组织编制项目HSE计划,HSE培训教育,应急救援预案,并定期组织开展实战演练工作,监督检查计划的实施情况;
5)组织审定项目质量、健康、安全与环境管理技术规程和大型工程的安全技术措施,并监督检查实施;
6)负责HSE管理工作的考核、总结、评价工作,及时向项目经理汇报HSE管理体系的运行情况;
7)负责竣工资料的组织管理工作;
8)完成项目领导交办的其他工作。
2.6.2.5部门职责
1)设计部职责
(1)组织编制项目的设计程序文件、详细设计计划;
(2)负责开展设计过程的资料交付和校审工作,组织项目详细设计工作;
(3)负责项目的设计管理,制定项目设计管理工作计划、项目设计管理手册;
(4)参加施工分包招标过程的技术部分编写、技术澄清和评标;
(5)组织有关人员熟悉合同的设计条件和相关资料,检查设计输入的有效性。
必要时组织做好测量及其核定工作;
(6)组织各项设计技术资料的收集、验证、使用、整理和归档;
(7)负责向采购部提交经过校审的所有设备、材料的技术规格书、数据表、设备材料汇总表,并对采购部返回的分包设备材料表进行确认;参加采购招标过程的技术部分的编写、技术澄清和评标;参加设备材料的现场开箱检验;协助处置采购不合格品;
(8)根据采购进度计划要求,提前交付长周期设备订货技术规格书和数据表;
(9)参加施工组织设计审查,审查施工方案、措施、工程量是否符合设计要求;
(10)负责接受业主/监理组织的施工图审查工作。
定期召开工程设计进度计划执行情况检查会,检查分析存在的问题,研究处理措施,按月编制设计情况报告;
(11)负责按项目质量计划和HSE计划对设计过程及现场服务、现场设计管理进行控制;
(12)负责绘制竣工图,编制勘察设计总结,并按竣工资料工作组的要求,收集整理有关勘察设计的竣工资料;
(13)组织编制试运投产方案,派员参加工程试压、单机试运、联动试车工作;
(14)配合完成投产、试运、验收等各项工作;
(15)负责项目变更的编制与审查工作;
(16)完成项目领导交办的其他工作。
2)采购部职责
(1)组织编制项目的采办程序文件、采办内部管理规定及采办进度计划,并组织贯彻执行,做好采办的协调工作;
(2)制订与项目采办有关的特定条款和条件,编制询价函、招标书和其他商务文件;
(3)作好物资的采购、催交、催运及驻场监造等工作,做好仓储管理;
(4)坚持质量原则、经济原则、公平与公开原则、效率原则;
(5)保证物资的规格、数量满足项目要求;
(6)保证物资的质量符合设计及有关标准规范的要求;
(7)根据项目进度计划,组织调配工程物资,负责组织施工现场急需材料、配件的采购管理;
(8)保证物资价格控制在合理范围内;
(9)保证物资的发放得到有效控制;
(10)负责采购合同资料的归档、编制竣工资料;
(11)完成项目领导交办的其他工作。
3)施工部职责
(1)组织编制项目的施工程序文件、施工进度计划;
(2)协助项目经理负责项目的工程管理和技术管理工作;
(3)负责工程项目前期准备工作,对施工、试运行进行组织管理及协调;
(4)负责工程项目工程量的分配;审批分包商工程拨款的工程量确认工作;制定施工组织设计的总体施工技术方案;
(5)负责施工技术、施工计划的管理工作;
(6)负责确定项目采用的施工标准、规范,并监督各分包商项目部在施工过程中贯彻执行;
(7)负责编制工程的施工组织设计中工程概况、施工方案、施工工艺等部分,审查关键工程施工方案。
审查分包商项目部编写的施工组织设计、技术方案、施工计划、措施;
(8)对分包商项目进度进行控制和管理,在项目执行过程中对工程项目管理进行指导和监督;
(9)负责项目施工资源的动态管理,对施工过程实施有效的组织、管理、协调和控制;
(10)负责工程现场的调度工作,编制汇总工程进度报表,确保信息传递到位、及时、准确;
(11)负责项目运行过程中各中间环节和阶段性工作的组织工作,包括组织分包商之间的工序交接和验收;设备的开箱检查、验收;组织工程项目的中间验收和参与竣工验收;组织竣工资料的编制工作;
(12)参与项目分包合同的管理、工程索赔、工程结算等有关事宜;负责编审相关的技术和管理文件报送监理审批;
(13)配合其它相关部门进行施工合同进度、质量、安全、费用控制;
(14)组织召开项目部的生产例会,协调和处理问题;
(15)负责项目日报、周报、月报的汇总、编写与制发;
(16)组织编写项目施工完工报告;
(17)完成项目领导交办的其它各项工作。
4)控制部职责
(1)组织项目的进度控制程序文件、项目进度计划的编制、更新与总体进度控制;
(2)组织编制设计、采购、施工详细进度计划并组织实施,监督、检查分包商对进度计划的执行情况,做好进度控制,使工程按预定进度计划实施,对进度偏差根据工程量及资源配置情况提出工程进度纠偏措施;
(3)编制设计、采购、施工和开车分项工作进度计划。
分项进度计划应根据项目各要素活动间的工作逻辑关系确定每项活动的起止时间,并充分考虑人力资源、物资供应等其他保证性因素后综合确定;
(4)在各分项工作进度计划的实施过程中,当出现进度不必要的前提或延误时,应及时进行分析并决定是否调整,同时对未来进度状况作出充分预测;
(5)监督指导设计、采购、施工各计划工程师进行项目运行中的控制工作,并对项目总体计划进行控制监督;
(6)负责项目施工资源的动态管理,检查核实分包单位资源投入及到位情况;
(7)监督检查施工分包单位工作包完成情况,审核工程进度并签发工作包完成单;
(8)组织编写项目进度控制总结报告;
(9)负责编制《项目信息与沟通管理手册》,全面负责与参建各方包括地方关系的联络、沟通和协调;
(10)负责项目管理体系手册、程序、作业等文件的汇总、出版及上报工作;
(11)负责编制《项目文件管理手册》,建立项目文件管理和控制制度,负责项目部内外的所有往来文件管理和控制,印发、传办、出版、汇总、归档及保管项目文件资料;
(12)负责项目部内部管理文件、计划、资质、程序和规定等资料的报审、报验工作;
(13)负责按时向业主、监理、承包商管理委员会以及各相关方提交项目周、月报、专项总结及其它动态报告;
(14)负责建立健全项目例会制度,协调组织各类会议,记录整理归档相关会议纪要;
(15)负责督促完成项目交工资料的填写整理及归档工作,组织完成项目竣工资料的编制等相关工作,参加工程交、竣工验收;
(16)完成项目领导交办的其他工作。
5)费控部职责
(1)组织编制项目的合同、费用控制程序文件;
(2)组织总承包合同及施工分包合同的谈判工作;
(3)负责总承包合同和分包合同的收支款项的申请、办理;
(4)负责合同(包括分包合同)的管理与控制;
(5)负责合同的变更和索赔工作;
(6)负责制订和执行项目费用控制计划,在项目实施全过程中对项目费用实施控制;
(7)运用趋势预测技术,根据发生偏差的原因和性质预测偏差的发展趋势,计算在项目竣工时可能出现的费用偏差;
(8)对采购和施工分包的招标询价进行合同价格的监控;
(9)编制项目实施费用状态报告和项目费用汇总报告,向设计施工总承包项目经理提供费用控制执行情况;
(10)完成项目领导交办的其他工作。
6)质量部职责
(1)负责按照GB/T9001-2008标准要求,编制项目质量管理体系文件、质量程序文件,按项目质量管理体系实施质量管理;
(2)贯彻执行国家、行业以及企业颁布的质量法规、标准、规程、规范;
(3)在项目经理的领导下,组织策划和建立质量管理方针、目标,并提出实现目标的管理措施;
(4)制订质量计划和考核指标,编写和完善工程质量管理规章制度和办法;
(5)开展质量《绩效考核管理办法》的检查活动;组织开展项目质量体系内审、管理评审和质量管理活动;
(6)深入现场,全面掌握整个工程施工质量状况,发现问题及时提出整改措施;
(7)保证质量管理体系整体运行的有效性、适用性并持续改进,开展或参加由各方监督管理机构组织的施工现场实体质量专项检查活动;
(8)参与工程质量开工前检查,定期工程质量检查,负责工程质量施工中检查和隐蔽工程检查签证;
(9)负责组织对承包商的质量培训工作,及时传递质量信息,并协助交工、验收工作;
(10)负责建立项目的标准化管理体系,督促检查标准的贯彻执行情况;
(11)负责监视和测量装置的配备、报批及监督和检查工作;
(12)负责组织施工质量管理资料和设备、材料的报验工作;
(13)完成项目领导交办的其他工作。
7)HSE部职责
(1)负责按照公司的HSE标准要求,编制项目HSE管理手册和程序文件,建立、实施和贯彻项目HSE管理体系;
(2)负责编制项目HSE计划,审核、审批各施工分承包商编制的两书一表一案,并监督检查分承包商HSE计划的实施情况;
(3)组织开展项目健康、安全、环境管理活动,组织策划和建立项目HSE管理目标,并提出实现目标的管理措施;
(4)负责监督检查施工现场HSE管理情况,组织开展HSE体系内审和管理评审活动;
(5)负责处理现场的安全、职业卫生和环境问题,直接向项目经理报告处理情况;
(6)负责审批重大危险源和重要环境因素管理方案,并对其实施情况进行监督检查和验证;
(7)负责事故的调查、处理和上报工作;负责对事故单位按照规定进行处罚;
(8)负责项目员工的健康、安全、环境的培训教育工作,建立员工的健康档案;
(9)负责组织HSE信息的收集、整理和传递工作;
(10)负责组织HSE管理工作的考核、总结、评价工作;
(11)完成项目领导交办的其他工作。
8)试运开车部职责
(1)根据合同所要求的试运投产工作范围,协助业主及运行单位编制试运行方案;
(2)负责按照业主工程进度计划,组织设计人员、供货商及专业技术人员对运行单位人员进行理论、现场操作及维护培训;
(3)负责组织编制或委托编制项目试运行程序文件和试运行操作手册;
(4)负责投产试运前的各项准备工作的检查和指导;
(5)协助运行单位办理试运投产前相关专项验收手续和协议;
(6)配合设计部向运行单位进行管道设计、建设和试运投产技术要求的交底和培训等工作;
(7)负责按照试运投产方案的总体要求编制试运投产保驾方案和应急救援预案,并组织施工部进行应急演练,接受投产条件检查;
(8)负责按照试运投产方案组织施工部组成投产保驾队,落实保驾队伍的人力、物资和资金等资源,做好投产临时设施的施工及投产过程中的保驾工作;
(9)负责按照合同约定配合采购部做好包括两年备品备件及为试运行保驾准备的随机备品备件的准备和移交工作;
(10)完成项目领导交办的其他工作。
9)综合部职责
(1)组织编制项目的综合管理程序文件;
(2)负责本项目的后勤保障、行政管理、项目宣传、接待、庆典及会务工作;
(3)负责项目的宣传报道,按公司企业文化部下发现场形象设计规定,组织制作上墙、公告、警示、指示等图件或标识标牌;
(4)负责建立项目部用车管理制度,负责车辆调度与行车安全管理;
(5)负责贯彻执行保密制度,建立印章使用管理制度并监督执行;
(6)负责制定、完善项目管理工作制度,组织出勤、绩效考核,建立奖惩制度并负责实施;
(7)负责完成项目领导交办的其它任务。
3.项目沟通管理
3.1职责范围和主要任务
设计施工总承包项目部建立本项目沟通管理系统,充分利用各种沟通工具及方法,以计算机、网络通信、数据库作为技术支撑,采取相应的组织协调措施,确保项目部在总承包阶段与业主、监理、设计施工总承包项目部各部门、施工分包商、供货商进行充分、准确、及时的沟通。
3.2工作内容
本项目沟通管理的主要内容包括与本项目建设有关的所有信息,特别是需要在业主、监理、设计施工总承包项目部各部门、施工分包商、供货商之间共享的核心信息。
3.3沟通文件处理流程
3.3.1对外发文
图3-1对外发文管理流程图
1)发文部门从文控模板库中找到正确的模板,按照模板中要求的字号和格式编制文件内容。
2)独立附件发文部门要编号签署(若需);
3)文件会签(若需);
4)提交主管领导审批;
5)由控制部加盖公章、登记、外发;
6)文件由归口管理部门分发相关部门留存;
7)发文部门负责分发本部相关人员;
8)控制部负责对需要回复的文件进行跟踪并催促按时反馈意见.。
3.3.2内部发文处置程序
图3-2内部发文管理流程图
1)发文部门按格式起草文件;
2)发文部门文控负责检查文件格式,编制文件编码;
3)文件会签(若需);
4)提交主管领导审批;
5)发文部门文控负责分发相关部门;
6)原件由部门文控在本部门内留存;
7)发文部门负责对文件的跟踪并催促相关部门按时处理或反馈意见;
8)项目收尾时发文部门整理并提交文件至控制部存档。
3.3.3外部来文处置程序
图3-3外部来文管理流程图
1)在文件收到的第一时间,总文控负责检查文件的完整性和有效性;
2)归口管理部门负责对文件进行分类登记备案;
3)请示相关领导(附上项目文件处理单),根据领导批示发主责部门处理,同时告之其他相关部门;
4)主责部门经理对文件进行审批后,由部门文控按批示分发给相关成员处理;
5)主责部门负责对文件进行跟踪并催促及时向归口管理部门反馈处理结果;
6)归口管理部门负责保存原件并填写最终处理结果;
7)来文的完整性和有效性由归口管理部门负责,并对文件首次审批时效性负责。
主责部门对领导批示意见的执行负责,并及时向归口管理部门返回处理结果;
8)归口管理部门负责将文件(含文控管理用表)分类整理,最终提交总文控存档;
9)总文控督促各部门尽快阅读处理文件,在有效期内进行回复。
3.3.4内部来文处置程序
图3-4内部来文管理流程图
1)在文件收到的第一时间,收文部门文控负责检查文件的完整性和有效性;
2)收文部门文控负责对文件进行分类登记备案;
3)收文部门文控向部门经理请示(附上文控管理用表);
4)收文部门经理对文件进行审批后,由部门文控按批示直接处理或分发相关成员;
5)文件处理完毕后由收文部门文控分类存放;
6)收文部门文控负责对文件进行跟踪并督促本部门按时处理或反馈信息;
7)收文部门文控负责向发文部门文控返回处理意见,发文部门文控负责完成发文封闭。
3.4基本工作程序主要工作内容包括
1)项目沟通管理计划的设计和管理
本项目沟通管理计划由设计施工总承包项目部编制,项目经理批准后发各部门执行,上报业主、监理备案。
2)项目调度会议管理
本项目调度会议包括工程协调会、监理周例会、设计施工总承包项目部例会、分包商工程协调周例会等。
工程协调会会由业主组织召开,监理周例会由监理部组织召开,设计施工总承包项目部例会、分包商工程协调周例会由项目部组织召开。
会议纪要的编写由组织会议单位完成,签署完毕后发相应单位、部门。
3)项目报告系统的设计和管理
设计施工总承包项目部部各部门根据业主、监理或项目部的书面(或口头)通知要求,由项目经理指定部门或专人编写相应的设计总结和相关汇报材料,经审批后由控制部外发。
项目信息与沟通管理表格、编码详见《文件控制与编码程序》。
4.项目信息管理
4.1职责范围和主要任务
设计施工总承包项目部建立本项目信息管理系统,实现数据的共享和流转,对信息进行分析和评估,确保信息的真实、准确、完善和安全。
4.2工作内容
本项目信息管理的主要工作内容包括确定项目信息管理目标、计划;收集项目信息并进行处理和分发;根据项目信息分析,评价本项目管理成效,必要时调整相关计划。
4.3基本工作程序
1)信息分类
本项目信息按设计、采购、施工、试运行等管理过程中形成的所有文件、资料进行分类,文件类型包括传真、信函、通知、报告、会议纪要、备忘录、传送单、电子邮件等。
2)信息收集
设计施工总承包项目部设有专职文件资料管理人员,对来往文件按信息类型进行分类、应扫编码、审批、存档并建立台帐,所有文件均必须建立与纸质版完全一致的电子版本(PDF格式扫描件)。
文件电子版应定期进行备份,或刻录光盘。
3)信息传递、交流与处理
本项目信息传递、交流与处理流程详见本项目《项目文件管理手册》。
4)项目信息管理系统的建立
本项目信息管理系统由设计施工总承包项目部建立,经项目经理批准后发项目部各部门、施工分包商、供货商执行,报业主、监理备案。
5)信息备份、存档
本项目信息分为纸质文件和电子版文档分别进行备份。
纸质文件由专职文件资料管理人员存档、备份管理,电子版文档定期刻录光盘保存。
文件应按照本项目《项目文件存档管理规定》
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