大型超市中心店需处理商品处理规范.docx
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大型超市中心店需处理商品处理规范
大型超市中心店需处理商品处理规范
为提高公司商品的周转率,改善商品结构,明确需处理商品处理的职责分工、标准及流程,特制定本规范。
一、需处理商品的定义:
需处理商品分为以下几种情形:
1、滞销商品
满足下列条件之一的商品为滞销品:
◆食品可销售天数大于60天(其中,散装30天),百货可销售天数大于90天(其中,清洁用品60天);(可销售天数=当前库存量/DMS)
◆食品20天未动销、百货30天未动销(清洁用品20天未动销)
2、“禁下单”商品:
因厂商不再生产、长期销售不佳、流行性商品或其它原因,采购部决定淘汰、不再销售而将出清库存的商品;禁下单商品必须在状态修改后一个月内出清全部库存;[请电脑部尽快开发“商品状态异动表”]
3、“季节性禁下单”商品:
因季节转换采购部决定不再继续后续补单,但可继续销售(包括采取“七天七折”出清动作继续销售)的商品;单季销售商品或非单季销售但原包装的商品必须出清库存(包括退货出清),非单季销售商品且非原包装的可由商品部妥善包装,上季继续销售。
4、临期或过保质期的商品;
5、有质量问题的商品;
6、其它商品部认为需提请采购部处理的商品。
二、需处理商品的确定:
㈠滞销商品的确定
1、商品部每月(盘点结束后)29日,依据滞销商品的确认条件,分大类,在电脑系统中打印出上月的“滞销商品清单”;
2、商品部组织主管(柜组长)对清单进行分析,以确定是否真正滞销以及滞销的原因;分析按下列流程进行:
A、确认是否真正滞销。
下列情形不能认定为滞销:
1串码销售(含一品多码);
2期内缺货,统计期末刚到货;
3临季商品(提前订货、出样、作推介);
4库存为零。
B、分析滞销原因:
滞销商品
↓
检查电脑库存量是否正确
↓OKNO
检查是否已作陈列--------→陈列
↓YESNO
检查商品及货架是否清洁-------→清洁
↓YESNO
检讨陈列位置及方式是否恰当------→调整
↓YES不佳
检讨商品卖相及包装----------→改良或放弃
↓YESNO
商品价格是否具竞争力---------→报采购部调整价格
↓YESYES
同类型商品是否太多----------→减少
↓NO
提出申请,建议处理
3、商品部在排除了上述影响商品销售的情形或采取改善措施后仍然滞销的,方可确认上述商品为滞销商品。
㈡“禁下单”商品的确定
“禁下单”商品由采购部采购经理提出,报采购部督导批准后确定,由采购部内勤将商品状态修改为“禁下单”。
状态修改为“禁下单”后,除非改为“停用”不可逆转为其它状态。
㈢“季节性禁下单”商品由采购经理确定。
确认为“季节性禁下单”的商品,由采购经理掌握处理进度,并在季末处理(退货或折价处理)结束(其中非单季销售且非整包装的商品可留待到季销售)。
㈣新品
商品第一次由总部向商品部配送时状态为“新品”,在商品部订货后改为“正常”。
商品部应关注新品的销售,在商品状态仍然是“新品”,而商品部上市日接近3个月时,应提出申报,进行处理。
商品部应关注库存商品的品质,发现问题及时申请处理;
对有保质期要求的商品,商品部应建立台帐,并按“先进先出”的原则组织商品的“仓储、补货、陈列”。
对临期商品应按下列时限提前申请处理:
序号
商品保质期
提前提报时间(到期之日前向前推算)
1
6个月
不少于1.5个月
2
12个月
不少于3个月
3
18个月
不少于4个月
4
24个月
不少于5个月
5
30个月
不少于6个月
㈤公司向新开商品部配送商品时,商品状态全部维护成“新品”。
新开商品部投运后三个月内,商品部应对库存商品的结构进行分析,及时提出商品结构调整的建议;
㈥对商品状态仍为“新品”,但确认为滞销的,应提请采购处理。
㈦对商品品质有问题的商品,应全部提出申请。
㈧其他情形的需处理商品,商品部亦应在销售过程中予以关注,做好记录、跟踪,及时提报。
三、需处理商品的处理原则:
1、需处理商品的处理应坚持以最大限度地减少公司整体利益的损失为原则,各部门应通力协作,不得为部门或个人利益而损坏公司整体利益,不得相互推诿;
2、必须严格按公司的操作规范进行处理,未按操作流程、操作时限进行操作或明显工作失误造成的损失由责任人全额承担。
3直配商品的处理由商品部自行与供应商联系解决,有困难时,可提请采购经理协助;总部配送商品实行“谁形成,谁负责”的原则,明确职责,分类处理。
4、但无论是任何部门的责任,采购部都应尽可能与供应商争取退货或作变价处理,分公司、采购部应主动进行合理的店间调剂消化库存,以减少公司损失。
无法退货的商品进行店间调剂后,调入商品部销售发生折价损失时,由调出商品部承担。
5、采购经理在处理单一(类别、品项)商品清仓退货时应调阅各商品部库存,确保商品部全部退清。
6、确认为需处理的商品,按下列原则确定处理办法:
1)可退货商品:
A、如同时有整件、散件,商品部应分别申请,采购分别审批。
B、整件原包装商品应批复商品部“可退”,亦可通过“电脑变价”或“授权商品部变价”处理,并由供应商给予补偿。
C、如非原包装或剩余商品数量小于一个包装率或单品总金额小于100元的原则上不退货,由采购部通过“电脑变价”或“授权商品部变价”处理,并由供应商给予补偿;亦可批复商品部“不影响二次销售可退”、“可退”。
2)买断的商品,其折价或报损损失由责任部门或责任人承担,责任部门、责任人依第六条的规定确定。
四、要求处理的原因及定义:
1、质量问题:
1)经国家执法部门强制检验确认存在外观、内在、包装、标识或知识产权等问题的商品;
2)到货时已确认存在质量问题的商品,原则上应当场拒收。
但下列商品除外:
A、冷冻商品原则上不可拒收,应当场与配货中心联系征询处理意见,配货中心应有明确的书面处理意见;
B、采购部或配货中心签署“到期可退”的商品或正采取措施清仓要求商品部协助处理的商品;
上述商品应在到期时或在处理不畅时视同“质量问题”处理。
3)有保质期而在保质期内变质的商品;
4)销售过程中发现的因商品包装、品质问题或缺件而影响正常销售的(商品部保管、陈列等操作不善造成的除外);
5)顾客集中投诉的商品。
2、临近保质期:
按本规范第二(6)款的规定的执行;商品部在申请时,应分析形成原因;
3、到期可退商品:
商品部此前已申报,而采购批复“到期可退”的商品;
4、家电类三包退换货商品:
按国家新“三包”规定界定;
5、订货失误:
因商品部自身订(要)货造成的商品积压;
6、总部订单滞销:
配货中心或供应商依据采购部订单向商品部配送的商品出现滞销,包括新品配送、季节性商品采购经理掌控的配送、开店配送、促销商品的第一单配送;
7、过季商品:
有明显季节性消费特征而不在销售旺季的商品;
8、新品滞销:
商品部商品状态仍然是新品,且确认为滞销的;
9、DM档期后滞销:
DM档期结束后,库存可销天数大于滞销标准的商品;
10、禁下单商品:
商品状态为“禁下单”的商品;
11、样品处理:
开箱出样后无法按正常价销售必须折价处理的商品;
12、残损商品:
包装、商品变形或缺件必须折价处理的商品;
13、同类品项太多:
同类品项超出规定品项数或超出规划陈列面许可的且销售排行靠后的商品。
五、采购部的规范批复为:
1、可退——无条件可退;
2、原包装可退——必须原封包装完好,且外包装上未乱涂乱写(必须同时明确散件的处理办法);
3、不影响二次销售可退——不影响供应商或其它商品部二次销售的散件可退;
4、到期可退——到保质期可无条件退回;
5、授权商品部变价——由经理控制,将库存需处理商品通过后台电脑做变价处理。
原则上适用于正常销售品项中部分商品必须进行处理时。
6、电脑变价——由采购经理通过电脑调价,进行降价处理;原则上适用于清仓商品。
7、自行处理——由商品部自行采取打折、购物赠物等方法进行处理,损失计入商品部损耗(必须是商品部原因造成的不可退货商品);
8、到季后销售——到季后再上柜销售(必须是非单季销售且非原包装的商品)。
六、不可退换的需处理商品的情形及处理时的部门职责分工:
商品部在确认商品需处理后,应对需处理商品的形成原因进行分析,按规定的时间录入“商品部退配货中心商品申请”,原因采取下拉式点击确定。
采购部采购经理对商品部提报的需处理商品应进行分类处理,可退货商品按第三条的规定执行;
无法退换的商品,采购经理应对商品部提出的成因进行审核、确认,并依据成因按下列规定用规范的用语(采取下拉点击确定)进行批复。
1、质量问题:
因质量问题而申请退货的,应批复“可退”;
2、临近保质期:
到期后可退货的批复“到期可退”;因商品部原因形成的临期商品由商品部“自行处理”;由总部原因造成的临期商品由采购采取“授权商品部变价”处理,如属状态异常的清仓品亦可“电脑变价”;
3、到期可退商品:
原批复“到期可退商品”到期后应批复“可退”;
4、家电类三包退换货商品:
按相关规定执行。
应退货的应批准“可退”,按规定应予维修的批复“当地维修”或“退总部维修”。
5、订货失误:
因订货失误造成的不可退货商品由商品部“自行处理”,损失由商品部承担;
6、总部订单滞销:
总部订单滞销应批复商品部“电脑变价”、“授权商品部变价”以出清库存或将库存降低到一个合理的水平;
7、过季商品:
过季商品中的单季销售商品或非单季销售但整包装的商品,应批复商品部“电脑变价”或“授权商品部变价”以出清库存;非单季销售商品且非原包装的可暂留商品部妥善保管,“到季销售”。
过季商品应将商品状态维护成“季节性禁下单”;
8、新品滞销:
商品部商品状态仍为“新品”的商品,三个月试销后确认为滞销的,应由采购批复“电脑变价”、“授权商品部变价”,以出清库存或将库存降低到一个合理的水平;;
9、DM档期后滞销:
采购经理应批复商品部“电脑变价”或“授权商品部变价”,以将库存降低到一个合理的水平;
10、禁下单商品:
“禁下单”商品采购应批复商品部“电脑变价”、“授权商品部变价”,在一个月内出清库存;
11、样品处理:
样品应周期性处理,由采购“授权商品部变价”;出清库存不再经营时,亦可“电脑变价”;
12、残损商品:
残损商品原则上由商品部“自行处理”;
13、同类品项太多:
商品部应“备注”同类品项数、陈列面报采购经理确认,采购经理确认后,可批复商品部“电脑变价”、“授权商品部变价”以出清库存,同时应将商品状态调整为“禁下单”;
七、需处理商品的退货流程:
1、需处理商品的退货分三种情形:
1)每月一次的集中处理
2)有质量问题的商品
商品部发现有质量问题的商品,应及时录入“退配货中心商品申请”,说明存在的质量问题,传真对口的采购经理;采购经理应在三个工作日内回复,商品部按批复装箱,交司机带回;有质量问题的商品退货如退货期与退货周期有冲突时,采购经理应征得配货中心同意。
3)限时退货
采购经理将“限时退货”的商品清单通过电脑发送商品部;商品部在规定的时限内装箱交司机带回;因故在期限内无法退回的,商品部应在期限前与采购经理联系;无故逾期不退的,由商品部责任人承担全额损失;采购确定的退货期限与周期性退货期限有冲突时,应征得配货中心同意;
2、每月一次的集中退货按下列程序进行:
1)商品部每月29日打印出上月的滞销商品清单,并列出其它需处理商品,分柜组合并制作《需处理商品清单》。
各区域主管(柜组长)根据上述分类对形成原因进行分析,提出处理建议;有保质期的应注明到期日;同一单品同时有正常可销售商品和需处理商品的,应分别填写当前库存和需处理数量;经理(A类店部门经理)应对柜组长的分析及处理意见进行确认。
确认后,商品部在次月1日前,分大类将处理申请录入《商品部退配货中心商品申请》
2)采购经理在收到申请后,应在次月的4日前批复完毕,并发送商品部;
3)商品部在收到采购部的批复后,应立即对商品分类进行处理,对退货应按批复在7日前将商品整理装箱。
装箱时要求:
——尽可能用原包装箱包装;
——尽可能单品包装;
——必须拼箱时,应按电脑中的大类划分分类包装,并应避免交叉污染;
——包装箱应装满或填实;
——所有的包装箱均应用封箱带完整封口;
——所有包装箱外均必须有退货标签;
退货标签的格式为:
商品部
大类
联系人
装箱单
商品内码
商品名称
装箱数量
本次退货总箱数:
本箱第箱
本次退货总箱数按本次退货该大类总箱数填写,箱号在大类内连续编号,并且编号应按退货清单上的次序相同。
4)配货中心应根据批复在18日前收回退货。
商品部应将每次退货商品作出退货清单,交配货中心司机签字确认,进行交接。
司机应确认总箱数正确、外包装完好、无渗漏、无霉变、所有包装箱外均已加贴装箱标签,对不符要求的退货,配货中心司机应予拒收。
退货清单的格式为:
序号
商品内码
商品名称
装箱数量
箱号
是否拼箱
店本次退货共箱司机签字:
日期:
年月日
6)司机返回公司后应将退货交退货主管验收;配货中心应在三个工作日内将符合要求的退货开具负调拨单。
对不符合退货条件的商品,经营运部确认后,配货中心书面通知商品部,将不符合退货条件的商品视作赠品处理,不打负调拨;商品部不得将未批复的其它商品混入退货,负责将视作赠品,不打负调拨。
7)需处理商品的退货处理程序及时限
序号
时限
进程
责任部门
1
1日前
商品部将申请发送采购部
商品部
2
2—4日
采购部批复完毕
采购部
3
5—8日
商品部整理商品
商品部
4
9—18日
配货中心收回退货
配货中心
5
19—24日
配货中心退货给供应商
配货中心
八、需处理商品的变价流程:
1、电脑变价
由采购经理确认,报采购部长批准后在电脑内作阶段性调价;调价期为14天,调价后仍销售有困难时,应及时与采购部联系;
2、授权商品部变价
1)采购部批复“授权商品部变价”的商品,由商品部经理组织商品部财务主管、部门经理、区域主管、防损主管(组长)共同确定处理办法,并形成纪要,登记在“报损商品处理台帐”上,参与定价人员均需签字确认;
2)商品部电脑操作员对商品进行变价操作;
3)商品部在上述商品上标注POP,必要时做特殊陈列;
4)关注销售,对一周内销售不畅的,继续按“7天7折”的方法进行处理,直至出清。
3、批复“自行处理”的不可退货商品按《商品报损管理制度》执行。
九、有明确批复意见的需处理商品,商品部必须在一个月内处理完毕。
十、商品部应检查已列入滞销及清仓商品清单的商品是否有订单,如有应予取消。
十一、采购部每月应根据商品部上报的滞销品情况及时调整各商品部的商品结构,同时对各商品部普遍滞销的商品门类进行检讨,研究改进措施;对商品部普遍反映有质量问题的商品要及时查明原因,进行处理。
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