华润万家大超门店年度商品RF盘点流程.docx
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华润万家大超门店年度商品RF盘点流程.docx
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华润万家大超门店年度商品RF盘点流程
文档信息
*文件名称
华润万家大超门店年度商品RF盘点流程
*文件编号
*文件所有者
全国营运标准项目组
*文件属性
营运、全国、商品\供应链、大卖场、指引、技能知识
*关联文件
华润万家大超门店年度商品手工盘点流程
文件密级
机密
批复信息
负责人
日期
意见
*拟制
宋婷婷
2011年12月
*审核
陈硕
2012年1月
文件版本记录
*日期
*作者
版本
变更说明
2011.10
宋婷婷
V1.0(2011)
新建流程;统一全国大超业态门店RF盘点业务操作。
文件说明
*目的
为获得准确的门店整体库存数据;真实汇报门店在一段时期内总体经营盈亏情况;检验店内库存管理和控制损耗能力,及时发现门店各类别的损耗情况并及时采取措施。
*适用范围
1、门店:
全国各大区大超门店(东北、西北、华北、华东、南区)
2、时间:
年度商品盘点
3、盘点方式:
使用RF设备进行盘点。
文件结构
本流程包括三个附件:
“年度RF盘点前工作指引”、“年度RF盘点中工作指引”、“年度RF盘点后工作指引”
名词解释
RF盘点
使用RF无线终端设备进行盘点数据收集,并自动传输到后台系统统计盘点结果的盘点方式。
手工盘点
使用纸制表单记录盘点数据,手工在电脑中录入盘点数据的盘点方式。
注:
*项为必填项
流程规则
1盘点周期
2
2.1一年至少2次,包括:
中期盘点、年终盘点;
2.2
2.3具体实施日期,由大区营运负责安排,结合当年实际情况,尽量避免与大型节假日销售期冲突。
2.4
3盘点时间
4
4.1盘点期间正常营业,一天(24小时)内完成;
4.2
4.3对于人手或盘点设备不足的门店,可以将盘点时间增加至2天,将销售区域分为2天盘点;
4.4
4.5仓库可在盘点当日营业同时开始;销售区则在当天营业结束后到次日正式营业前时段进行盘点;
4.6
4.7销售区夜间盘点,必须在次日营业开始前完成,不能影响次日的正常营业。
4.8
5盘点范围
时间
盘点范围
包括
不包括
盘点当天营业开始至营业结束
仓库区所有自营商品
1、存储区、坏货(不良品)区、冷库、高值商品(精品)库等
生鲜冷库、生鲜常温库、联营及租赁柜台仓库
2、进货暂存区所有商品、出货暂存区所有未清理的商品,必须在盘点前全部转移至存储区货位
盘点当天营业结束后至次日营业开始前
卖场销售区域所有自营商品、58大类商品
1、销售区域内所有自营有商品(货架、堆头等)
生鲜商品、联营专柜商品、租赁柜台商品
2、销售区域内货架顶所有自营商品存货
6盘点人员安排
7
7.1盘点小组:
由门店根据本店人员及设备情况安排,每个盘点小组由2-3人组成,其中主盘人1名,辅盘人1-2名;
7.2
7.2.1主盘人主要为门店商品部正式员工,辅盘人主要为门店促销人员、门店非商品部门员工;
7.2.2
7.2.3主盘人负责清点商品及盘点数据的录入,辅盘人负责整理商品,协助主盘人进行商品的清点,盘点数据的准确率由该区域主盘人负责;
7.2.4
7.3盘点督导组:
由监盘人员及抽盘人员组成;
7.4
7.4.1监盘人员:
7.4.2
●负责对门店商品盘点的全过程进行监督;
●
●每店2人,其中一名组长,一名副组长;
●
●由营运督导、驻店财务组成,具体人员由大区营运负责安排;
●
7.4.3抽盘人员:
7.4.4
●负责对门店盘点数据进行抽盘;
●
●每店10至15人,具体人员由大区营运负责安排,主要由门店管理人员、防损员组成。
●
8盘点模式
9
9.1有RF设备及AP信息点的门店,使用RF枪进行商品盘点;
9.2
9.3没有RF设备或没有AP信息点的门店或区域(例如外租库房),使用手工盘点的方式进行商品盘点;
9.4
10抽盘比率
区域
抽盘率
仓库
抽盘40个货位(货架编码),必须涉及所有部类商品;每个货位(货架编码)抽盘10个单品,共400个SKU。
具体如下:
◆高值烟酒库,抽盘存货商品数的20%,抽盘商品数不得少于20个SKU;
◆
◆化妆库抽盘商品数不得少于20个SKU;
◆
◆冷库、其他仓库,抽盘不得少于存货单品数的10%。
卖场
食品、HBA共抽盘30个货位(货架编码),SL、HL、APP共抽盘30个货位(货架编码),每个货位(货架编码)抽盘10个单品,共600个SKU
11盘点数据有效性
12
12.1现场盘点,见物盘物,任何情况下,不得以白条抵库;
12.2
12.3各项盘点工作中,所有的点数、资料必须是真实、准确;任何因为减少损耗而进行的虚假库存调整都属于严重违纪行为;
12.4
12.5盘点准确率计算公式:
12.6
●盘点准确率=仓库与卖场抽盘准确商品总数÷仓库与卖场抽盘商品总数
●
12.7盘点准确率大于或等于90%,则可确认此次盘点结果;
12.8
12.9盘点准确率小于90%,此次盘点无效,由各大区营运部安排门店重新进行盘点,并按照《员工奖惩制度》对门店店总经理进行处罚。
12.10
13损耗计算及处理
14
14.1商品损耗率计算公式:
14.2
●损耗率=(盘赢成本+盘亏成本)/两次盘点期间销售成本
●
●盈亏成本统计时间段:
从上次盘点确认盘点表次日,至本次盘点自然月最后一天;
●
●销售成本统计时间段:
从上次盘点确认盘点表次日,至本次盘点自然月最后一天;
●
●盈亏成本:
两次盘点期间所有参加盘点商品的盈亏合计(商品日常报损+三级帐调整+盘点期间盘盈盘亏+此次盘点盈亏)
●
●销售成本:
两次盘点期间所有参加盘点商品销售成本合计
●
14.3商品损耗处理,按公司“大超门店存货损耗处理原则”操作。
14.4
15盘点结果确认
16
16.1门店完成盘点,抽盘准确率达标后,由门店库审在系统“盘点结果预览”模块中打印“盘点结果汇总表”,交门店店总、盘点督导组组长、门店防损部经理签字确认后,库审在系统中确认盘点数据;门店店总需将盘点结果向营运区总进行汇报;
16.2
16.3盘点次日中午12点前,门店财务必须在系统中确认盘点表,完成财务过账。
16.4
17盘点单据留存
18
18.1门店财务部负责对所有纸质盘点表单进行封存,任何人不得对盘点数据进行修改;
18.2
18.3纸质盘点表单需至少留存18个月,以备后查。
18.4
流程涉及部门的主要职责
1各大区营运部:
2
2.1确认各门店大盘日期,并提前一个月下发门店;
2.2
2.3总体协调盘点工作各项事务;
2.4
2.5安排督导等人员于盘点前、盘点中到门店进行检查、监督;
2.6
2.7确定各店盘点监督小组组长及组员,安排监督小组工作;
2.8
2.9落实门店对盘点结果的奖惩工作。
2.10
3各大区商品部:
4
4.1协助门店作好盘点前的库存清理工作,避免出现盘点前大量分货到店;
4.2
4.3保证商品资料系统准确性,避免安排类别调整工作;
4.4
5各大区财务部:
6
6.1与营运部共同确认大盘日期,并拟定盘点计划;
6.2
6.3监督门店现场盘点工作;
6.4
7各大区信息部:
8
8.1负责盘点程序(RF程序)及信息数据维护;
8.2
8.3负责盘点前一天到店对盘点用RF设备进行调试;
8.4
8.5负责及时处理盘点工作中发生的IT故障;
8.6
8.7确保盘点日系统数据的正常下传;
8.8
8.9确保门店系统数据的稳定;
8.10
9各大区人力资源部:
10
10.1根据经各级领导审批的各项盘点处理意见,落实盘点赔款工作;
10.2
10.3向营运、财务反馈扣款情况(实扣及未扣部分)。
10.4
11各大区大超门店:
12
12.1按大区整体盘点计划制定本店详细盘点计划;
12.2
12.3完成盘点准备工作;
12.4
12.5实施本店盘点;
12.6
12.7盘点后盈亏原因查找;
12.8
12.9根据盈亏情况制定落实改进措施。
12.10
12.11门店各岗位具体职责
12.12
12.12.1门店总经理,是门店盘点第一责任人。
负责确定全店盘点计划;跟进整体的盘点工作;盘点当晚全程跟进,监督盘点的实施及进度,对异常情况及时跟踪处理;对门店盘点数据及结果负责;
12.12.2
12.12.3门店商品副总,是所分管区域的盘点工作负责人。
职责如下:
12.12.4
●配合盘点经理制定盘点计划,组织盘点人手;
●
●按盘点计划落实本部门各项盘点准备工作;
●
●检查、落实分管区域盘点货位号的张贴;
●
●参与盘点,协助盘点经理调配盘点人手;
●
●监督所分管部门特殊商品的盘点(称重、精品等)的准确性;
●
●跟进盘点后财务核查工作;
●
12.12.5商品部经理/收货部经理,是盘点工作的落实者。
职责如下:
12.12.6
●培训本部门员工并确保本部门执行程序;
●
●负责盘点货位号的张贴,确保所有商品不被漏盘。
●
●做好本部门盘点前的商品整理工作,严格按流程操作;
●
●参与盘点,重点关注分管部门特殊商品的盘点(称重、精品等);
●
●跟进盘点后财务核查工作;
●
12.12.7门店库审,是盘点工作的落实者。
职责如下:
12.12.8
●制作系统盘点申请单;
●
●打印盘点货位编码;
●
●录入盘点系统分组;
●
●制作盘点登录卡;
●
●根据抽盘结果制作盘点准确率报告;
●
●对确认结果对盘点数据进行修改;
●
●对盘点数据进行系统确认。
●
12.12.9支持部经理,是盘点工作的落实者。
职责如下:
12.12.10
●落实盘点所需的各类文具、工具;
●
●落实《货位控制表》的数量,确保盘点时正常使用;
●
●对门店叉车、地牛、梯车使用情况进行检查,确保叉车、地牛、梯车正常使用;
●
●负责落实盘点后勤保障工作
●
12.12.11门店财务部,是盘点工作的监督者。
职责如下:
12.12.12
●根据门店复核数据修改盘点数据,确认盘点表;
●
●出具盘点财务报告;
●
●保管纸质盘点单据
●
12.12.13门店防损部,是盘点工作的监督者。
职责如下:
12.12.14
●协助门店大盘的抽盘;
●
●监督门店现场盘点工作;
●
流程描述
1盘点计划
2
2.1大盘计划安排:
由大超营运部、财务部,确定每年大盘的周期、各店的具体盘点日期;
2.2
2.3大盘人员安排:
门店全员参与,由门店盘点经理,根据工作量需要安排各部门参与员工人数;原则上不需要联营及租赁专柜促销员参与,特殊情况大区营运部与大区商品部沟通确定;
2.4
3营运盘点组织
4
4.1各大区盘点总负责人:
由各大区营运第一负责人担任该大区所有门店盘点工作的总指挥,督导盘点工作的进行及异常事项的裁决。
4.2
4.3门店盘点组织图
4.4
4.5
4.6门店盘点监督小组划分:
4.7
4.7.1由各大区营运组织、安排,具体由防损部人员、营运督导、驻店财务人员组成;
4.7.2
4.7.3负责盘点前检查盘点准备情况、盘点现场监督、抽查门店盘点数据,监督门店盘点数据的真实性。
4.7.4
4.8门店盘点小组划分:
4.9
4.9.1门店按照RF枪分配数量及盘点货位数,确定盘点小组;
4.9.2
4.9.3每个盘点小组由2-3人组成,其中主盘人1名,辅盘人1-2名。
主盘人负责清点商品及盘点数据的录入,辅盘人负责整理商品,协助主盘人进行商品的清点,盘点数据的准确率由该区域主盘人负责。
4.9.4
4.9.5主盘人主要为门店商品部正式员工,辅盘人主要为门店员工或促销人员。
4.9.6
4.9.7主盘人、辅盘人在盘点时,需用不同颜色的帽子或胸卡进行区分。
4.9.8
5门店盘点组织各岗位职责
6
6.1门店盘点经理,是全店盘点工作负责人,由门店店总或有盘点经验的副总担任。
职责如下:
6.2
●负责制定本店盘点工作计划;
●
●检查门店盘点培训效果;
●
●检查商品及物料准备情况;
●
●在盘点当天驻店进行盘点现场的管理,调控整体进度;
●
●跟进盘点后续的财务核查工作;
●
6.3盘点总控台,是盘点当天协助盘点经理管理全场盘点单据的岗位。
构成人员及职责如下:
6.4
●协调员:
负责盘点物料、RF设备的发放;跟进门店整体盘点进度。
●
●录入员:
负责盘点相关单据的录入;协助库审制作相关盘点单据。
●
6.5盘点小组长,是盘点当天每个盘点小区域的盘点工作负责人。
职责如下:
6.6
●关注盘点当晚盘点人员的到岗情况,并及时反馈到总控台
●
●熟悉本人所负责的盘点组别、位置、范围。
●
●小组盘点前关注协盘人员商品的整理情况,商品下架操作是否按照要求。
●
●关注盘点中主盘人使用RF枪扫描商品的情况,是否有异常情况发生。
●
●盘点过程中异常商品及盘点异常事件的处理(无条码、赠品、空包装、串盘、漏盘等)
●
●关注抽盘人员是否按照要求抽盘和修改异常数据,签名是否规范。
●
●填写所负责组别的盘点进度表。
●
6.7主盘人,是盘点当天的盘点工作主要执行者。
职责如下:
6.8
●熟练使用RF枪、熟练熟悉盘点流程;
●
●按流程要求完成盘点前的各项准备工作;
●
●按流程要求清点所负责的商品并正确录入盘点数据;
●
●完成盘点后的各项善后工作。
●
6.9辅盘人,是盘点当天的盘点工作主要执行者。
职责如下:
6.10
●协助主盘人进行各项盘点前的准备工作;
●
●整理盘点货位和商品,协助主盘人清点数量;
●
●完成盘点后的商品整理工作。
●
7盘点监督小组组各岗位职责
8
8.1监盘人员,是全店盘点过程的监督者。
职责如下:
8.2
●对盘点过程实施监督;
●
●检查盘点店的盘点准备工作;
●
●检查门店盘点过程是否符合流程要求;
●
●对盘点中发现的问题及时制止及汇报;
●
●组织督导组人员组员进行商品抽盘;
●
●确认抽盘准确率。
●
8.3抽盘人员,是对全店盘点结果准确性的监督、复核者。
职责如下:
8.4
●负责对盘点结果进行抽查复核;
●
●对盘点过程实施监督;
●
●检查盘点店的盘点准备工作;
●
●检查门店盘点过程是否符合流程要求;
●
●对盘点中发现的问题及时制止及汇报;
●
9盘点准备工作
10
10.1盘点分组及人员准备:
10.2
10.2.1门店盘点经理根据盘点货位数及RF枪数量,负责确定盘点商品分组及参加盘点人员,在盘点前第3周内在店内张贴盘点商品分组、人员分组;分组原则详见“年度RF盘点前工作指引手册”;
10.2.2
10.2.3商品部经理、收货部经理根据盘点货位确定各参盘人员盘点货位,制作《盘点货位划分明细表》。
10.2.4
10.2.5盘点前一周,盘点经理通知各盘点小组长领取《盘点货位划分明细表》,提前熟悉分管区域的货架分布、组别划分情况。
10.2.6
10.3盘点人员培训:
10.4
10.4.1在盘点前第4周至第2周,由门店盘点经理组织对所有人员进行盘点流程的培训及考核。
培训要点详见“年度RF盘点前工作指引手册”;
10.4.2
10.4.3需对所有主盘人员进行RF枪操作的培训及考核。
10.4.4
10.5盘点货位划分:
10.6
10.6.1门店盘点经理组织商品部经理、收货部经理,对未编制货位编码的盘点区域进行货位划分、编码,货架编码原则详见“年度RF盘点前工作指引手册”,由库审打印后按要求进行粘贴。
10.6.2
10.6.3盘点前,门店盘点负责人、商品部经理、收货部经理检查所分管的盘点区域,检查货架编号是否符合货架编码原则,检查粘贴的货架编码是否有缺失,对缺失的货架编码由库审打印后进行粘贴。
10.6.4
10.7业务单据清理:
10.8
10.8.1由收货部在盘点前对与盘点项目有关的未补、未确认单据及时进行补单、审核,确保盘点当天下午17:
00点各项单据处理完毕,清理要点详见“年度RF盘点前工作指引手册”;
10.8.2
10.9物料、后勤:
10.10
10.10.1门店盘点经理负责安排、落实门店盘点的物料、后勤准备工作,准备要求详见“年度RF盘点前工作指引手册”;
10.10.2
10.10.3盘点前一天,盘点经理需联系IT到店对所有RF枪进行调试;
10.10.4
10.11商品整理:
10.12
10.12.1由商品部门在盘点前一周完成整理、核对工作,整理要点详见“年度RF盘点前工作指引手册”;
10.12.2
10.12.3促销部经理负责已转为会员赠品的商品整理(58大类)。
10.12.4
●此类商品在门店盘点日前一天停止赠品调拨操作,盘点当日闭店前完成系统销售操作。
●
●仓库存放的已转为会员赠品的商品,需粘贴“会员赠品”标识,以及对应的会员赠品编码。
●
●存放在服务台的已转为会员赠品的商品,需粘贴对应的会员赠品编码。
●
10.13模拟盘点:
10.14
10.14.1由门店盘点经理在盘点前2周安排模拟盘点;
10.14.2
10.14.3模拟盘点后,对操作过程中发现的问题进行再培训,直至全体参加盘点人员掌握盘点方法;(第一次模拟盘点问题较多的门店,可在盘点前一周安排第2次模拟盘点)。
10.14.4
10.14.5操作要求详见“年度RF盘点前工作指引手册”;
10.14.6
10.15盘点申请
10.16
10.16.1盘点开始前一天,门店库审按照盘点范围,在OMS系统“盘点申请单”模块中,建立盘点申请,并完成盘点分组设置。
操作要求详见“年度RF盘点前工作指引手册”;
10.16.2
10.16.3门店库审根据主盘人信息、盘点申请单号、盘点分组制作盘点登录卡。
10.16.4
11检查盘点准备工作
12
12.1每次大盘前,门店参照“年度RF盘点前工作指引手册”,根据盘点准备工作整体进度安排中的前4周及前7天工作要求,做好盘点工作准备;
12.2
12.3门店根据本店实际情况,制作“盘点部门重点工作计划表”(格式见附件),并按进度进行检查,逐项落实;
12.4
12.5监盘人员(营运督导、防损部、驻店财务),须对门店盘点准备情况进行检查;
12.6
12.7对于不符合要求、盘点准备工作不足的情况,检查人需反馈至盘点总负责人及门店盘点负责人;
12.8
12.9盘点当日,盘点总控台负责提前准备好盘点RF设备、物料及相关单据;
12.10
13正式盘点
14
14.1盘点时间:
14.2
14.2.1存货区盘点,在指定盘点日上午开始,在当天销售区盘点前完成;
14.2.2
14.2.3外租库、临时库等无AP点的区域,提前一天完成手工盘点;
14.2.4
14.2.5销售区盘点,要求在指定盘点日闭店后,方可开始进行;
14.2.6
14.3盘点集合
14.4
14.4.1参加盘点人员,在指定时间及指定地点集合(上午:
仓库;晚上:
销售区);
14.4.2
14.4.3盘点经理在盘点现场设置总控台,安排协调员(1-2名),准备好《盘点货位划分明细表》、《盘点跟踪表》,准备好各盘点小组长的物料,做好收发RF枪的准备工作;
14.4.4
14.4.5盘点经理负责盘点动员、讲解盘点要点、盘点纪律、盘点注意事项;
14.4.6
14.4.7各盘点组长到总控台领取《盘点组长进度登记表》、《货位控制表》及相关物料(笔、空白手工盘点表等);
14.4.8
14.4.9各盘点组长清点所负责的盘点分组人员是否到齐,将盘点人员带到所负责的区域,重点讲解盘点操作要点,发放《货位控制表》、物料;
14.4.10
14.4.11盘点人员将《货位控制表》贴在每个货位的始端,清理整顿即将盘点的区域,准备好梯子、购物篮、电子秤等用具;
14.4.12
14.5盘点当日各部门准备工作
14.6
14.6.1前台部
14.6.2
●闭店后,检查收银台区,将所有散落在收银台的商品送回相关区域;
●
●闭店后,检查退换货区,确认所有的顾客退货操作手续已全部处理完;
●
●闭店后,清理放在本区域内的退换货商品,将商品放回卖场相应区域。
●
14.6.3收货部经理
14.6.4
●盘点开始前,检查系统单据,对遗漏未及时清理的收货、配送、退货、调拨等系统在途单据进行清理。
●
●盘点开始前,封闭不盘点区域,将独立存放的不参盘商品需张贴“不参加盘点”标识,确保商品不流动。
●
14.6.5商品部经理
14.6.6
●盘点当天下午3点开始,由各商品部门经理安排张贴本部门销售区的《盘点区域标识》,注意:
需提前准备一些空白表格,以便修改后张贴;
●
●盘点当日晚上6点,盘点经理需与各商品部门经理对《盘点区域标识》张贴情况进行核实;
●
●闭店后,将所有参加盘点的称重商品(例:
散大米、散粮)在电子秤上称重,并将电子秤签贴在称重商品上;超出电子秤承重范围的使用磅秤称重;如为原厂包装要抽查其标注重量。
称重时同一商品要尽量集中在一起称重,但不能超出电子秤最大称重范围,电子秤必须按规定“去皮”。
盘点时,用电子秤签上的重量作为实盘数(实盘数保留小数点后2位)。
●
●盘点开始前,封闭不盘点区域,将独立存放的不参盘商品需张贴“不参加盘点”标识,确保商品不流动。
●
●盘点开始前3小时内,盘点经理可根据工作量大小及柜台人员情况,安排晚班员工提前对销售区货架陈列商品进行后置陈列,彻底清理掉货架后存货与排面不一致的商品。
●
14.6.7盘点小组长、主盘人、协盘人:
14.6.8
●检查、整理盘点现场商品,确认商品已归类整理好,价签与商品对应正确。
●
●将全部写有商品数量的表单,全部回收、撤出盘点现场。
●
●将非本区域商品送回相应的区域;将游离商品集中放置到指定地点。
●
14.7盘点封库:
14.8
14.8.1存货区开始盘点后,即已封库,门店需安排防损员看守仓库,正常情况下不允许任何人员进仓提取、存放商品。
14.8.2
14.8.3如确实需提取仓库商品,则需上报盘点经理同意,并记录所有提取数量,由提取商品的员工与看守仓库的防损员双人签字确认。
14.8.4
14.8.5盘点经理在仓库盘点完成后,安排专人抄写空白《手工盘点表》减去提货数量(用负数表示),另行录入审核。
14.8.6
14.8.7仓库盘点完成后,如遇特殊情况需要补货,由商品部经理填写补货单,经盘点经理批准后,收货部经理安排专人在防损员的监督下进行商品补货。
14.8.8
14.8.9补货完成后,由防损员将补货单交库审,库审在防损员的监督下按照补货数量核减系统实盘数据,库存核减后库审、防损员在补货单上签字确认。
14.8.10
14.9发放RF枪
14.10
14.10.1主盘人检查每个盘点货位准备情况,确认负责的整个区域盘点货位盘点准备工作已全部完成,在每个《货位控制表》的对应步骤一栏上作标记;
14.10.2
14.10.3盘点小组长检查确认每个货位的商品整理完成后,登记《盘点组长进度登记表》后,通知主盘人领取RF枪;
14.10.4
14.10.5主盘人
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