监理档案管理办法.docx
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监理档案管理办法
青川县竹园镇段防洪堤
工程监理部档案管理办法及要求
目录
第一章总则................................................1
第二章监理档案资料的管理..................................1
第三章归档范围和保管期限..................................3
第四章监理档案资料的整理、编制.............................7
第五章监理档案的移交....................................12
第六章施工单位竣工资料的接收............................13
第七章附则..............................................13
第一章总则
第一条为了切实抓好浙江东洲建设监理咨询有限公司青川县竹园镇段防洪堤工程监理部监理档案资料(以下简称监理档案)管理工作,充分发挥档案资料在工程建设中的工程管理工作,根据《中华人民共和国档案法》《工程建设监理规范》《建设工程质量管理条例》《四川省建设工程监理管理条例》《工程建设各方责任质量管理行为》《水利水电建设工程验收规范》《堤防工程技术标准汇编》等,结合监理项目具体情况,特制定本办法。
第二条监理档案工作是浙江东洲建设监理咨询有限公司青川县竹园镇段防洪堤工程监理工作的重要组成部分,必须将其纳入监理管理工作的全过程。
按统一领导、分级管理的原则,建立相应机构,配专人负责做好本项工作
第三条监理档案是浙江东洲建设监理咨询有限公司青川县竹园镇段防洪堤工程监理档案资料、技术档案、质量资料、安全资料、合同资料的重要组成部分,它产生于监理项目全过程,包括监理活动过程中形成的应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。
第四条本规定适用于浙江东洲建设监理咨询有限公司青川县竹园镇段防洪堤工程监理部所监理的所有施工项目。
第二章监理档案资料的管理
第五条浙江东洲建设监理咨询有限公司青川县竹园镇段防洪堤工程监理部设专人专责进行档案管理,作为专责档案管理人员,认真履行监督、检查和指导各专业部门的档案管理,抓好监理部工程技术档案工作。
第六条监理档案工作的进程与工程监理项目进程同步。
即监理部进场时就开始进行文件材料的收集、积累和整理工作;严格按签订监理(合同)对监理档案包括质量、份数和移交工作提出明确要求;检查工程进度与施工质量时,同时检查监理档案的收集、整理情况;进行单元与分部、分项工程质量等级评定和工程验收(包括单位工程与阶段和竣工验收)时,同时检查监理归档文件材料的完整程度与整理质量,并在验收后,及时整理归档。
整个项目的监理归档工作,应与竣工验收同步完成,项目尾工的监理归档工作,应在尾工完成后的一个月内完成。
第七条在各阶段工程质量评定和竣工时,监理档案达不到规定要求的,不能算完成监理任务。
第八条监理档案的整理质量,是衡量监理工作质量的重要内容。
因此浙江东洲建设监理咨询有限公司青川县竹园镇段防洪堤工程监理部监理部应及时完成归档工作,按期办理移交手续。
第九条各专业监理人员应将本专业工作中形成的有关各专业工程签认材料按工程档案管理的要求及时送交专职工程档案管理人员归档,并做好备存,各部门未完成归档任务的,不算完成工作任务。
工作调动前必须交清有关档案资料,对于可告一段落的监理项目,还应按要求完成有关材料的立卷归档工作并及时送交监理部档案管理人员归档。
第十条监理部专责管档案管理人员,在总监领导下具体对监理档案负责。
各部门专门的档案管理人员,负责集中统一管理部门有关工程监理的全部档案资料,并对部门上交的档案基础资料的整理工作进行指导。
第十一条各部门在部门组建之初,各专业对本专业档案要进行档案管理,包括文件材料、电子文档,并同时为档案保管与利用及监理部的监理档案资料整理创造条件。
第十二条建立监理档案登记制度,监理部专职档案管理人员应每年年底对所管理档案进行全面梳理并向浙江东洲建设监理咨询有限公司上报《监理档案资料管理情况登记表》
第十三条档案资料管理在加强收集、整理档案资料工作的同时,要大力开展编研工作,充分利用现有的手段,完善档案管理措施,努力提高管理水平,积极为监理生产一线提供服务,以充分发挥档案资料的作用。
对于不能或暂不能公开的档案资料,应按有关单位提出的利用范围、做好保密工作;对已超过保管期限的监理档案,应按有关规定进行鉴定、销毁。
第三章归档范围和保管期限
第十四条监理档案资料收集、整理、归档范围:
(一)监理管理文件
1.监理委托合同或补充协议
2.监理规划、(监理大纲)监理资质及授权委托书
3.机构内容管理文件(包括历任领导、制度、规定、办法等)
(二)施工阶段监理资料
1.合同管理文件
(1)施工承包单位及其分包单位资质重新审核情况报告
(2)施工组织设计、施工措施、施工工艺报告及审批意见
(3)开工申请报告审批及开工令、工程暂停令、复工报审表及复工令
(4)设计交底纪要及设计文件、图纸核发审签记录
(5)各类协调会会议纪要
(6)业主指令转发意见
(7)监理工程师现场一般指示单、监理工作联系单、违规警告处罚单
(8)施工单位报告批复意见
(9)物资索赔审查文件
(10)施工索赔处理报告
(11)合同变更审查意见
(12)设计变更审查意见
(13)其他
2.质量控制文件
(1)施工单位质量保证体系审查意见
(2)施工单位试验检测机构资质审核意见
(3)合同项目单元工程划分资料
(4)监理过程抽检试验资料(包括原材料、设备、构件、监理过程各种抽检报告)
(5)测量检验资料
(6)隐蔽工程验收资料
(7)质量专题会议纪要
(8)质量、安全事故处理文件
(9)监理安全监督管理文件
(10)其他质量安全文件
3.进度控制文件
(1)控制性进度计划编制及施工进度计划审查意见
(2)工程进度分析报告
(3)每一阶段工程进度动态控制意见
(4)专题进度协调会纪要
(5)工期核定签证资料及核定意见书
(6)工期索赔意见
(7)其它进度文件
4.投资控制文件
(1)设计变更价格审查意见
(2)工程变更价格审查意见
(3)竣工决算审查
(4)工程计量审核签证单
(5)工程费用补偿及索赔处理审查文件
(6)合同工程量、设计工程量、实际完成工程量核定文件
(7)其它造价文件
5.监理报表
(1)监理月(年)报
(2)监理周(简、日)报
(3)监理工作报告(含监理试验检测报告、竣工测量复核报告、合同工期核定报告、工程量核定报告、质量事故处理报告)
(4)监理工作总结(包括季度、年度、合同项目、阶段性验收及退场前监理总结等)
(5)质量、安全月报
(6)监理日志
(7)其他报表
6.工程信息管理文件
7.合同项目工程面貌、监理控制活动照片和录像带,以及能够反映工程质量、施工工艺的影像资料
(三)工程监理报告和工程监理文件
工程监理报告包括工程中间验收、单位工程交工验收、合同项目完工验收监理报告等。
工程监理文件指主要的施工措施及批复文件、主要工程质量事故处理验收文件和重要会议记录等,其中包括分部(分项)工程验收、工程中间验收、单位工程交工验收、合同项目完工验收内容。
(四)其他监理档案资料
第十五条工程建设期间产生的监理部参与研究的科研成果等档案资料,除依据合同必须向委托或建设单位提供材料和有关成果外,还应纳入公司的档案部门归档范畴。
第十六条监理档案资料保存期限视工程的具体情况分永久、长期和短期三种。
永久性档案作为历史档案无限期保存,长期性档案保存期不低于工程项目的实际寿命,短期性档案保存期不超过20年。
第四章监理档案资料的整理、编制
第十七条监理档案必须完整、准确、系统,并做到字迹清楚、图面整洁、装订整齐、签字手续完备,图片、照片等还要附以有关情况说明,所有归档材料不得使用圆珠笔、铅笔和红墨水等易褪色材料书写(包括拟写、修改、补充、注释或签名)。
第十八条反映监理活动的图片、照片(包括底片)、录音、录像等声像材料,是监理工程档案的重要内容,应按其种类分别整理、立卷,并应对每个画面附以比较详细的语言或文字说明。
各监理部应指定专人负责,认真做好记录并随时加以整理、注释。
大中型建设项目,特别是重点工程的重大事件、事故、必须有完整的文字和声像材料。
第十九条监理竣工档案资料的编制要符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-98)的规定,同时结合各工程的具体要求进行编制。
(一)竣工文件资料的编制
1.管理资料:
一般按主题(问题)分类,如:
质量控制、进度控制、投资控制文件等,涉及几个方面的综合性文件资料,排在最后一类;其次,按文件资料产生的时间排列;然后再按重要程度排列。
2.质量检查资料:
首先就某一单元工程,按成果资料、中间性资料和原始资料依次分类排列;其次按重要资料和次要资料排列。
3.工程验收资料:
在质量检查资料整理的基础上,依次按类排列到相应的扩大单位工程、单位工程、分部工程、分项工程、单元工程。
4.材质证明与质量检验资料:
首先针对某一材料按检验成果、检验原始记录、材质证明排列,再按材料种类、型号、批次排列。
5.工程综合资料:
排列顺序为:
开工令,工程技术交底、图纸会审纪要,施工组织设计(实际执行的施工措施或监理细则),监理大事记,监理记录等。
6.合同及决算资料:
排列顺序为:
合同及变更,索赔资料,设计变更(按专业、部位、时间排序),工程更改洽商函件(按专业、部位、时间排序),材料代用核定审批件(按品种、型号排序),工程量核定资料,完(竣)工决算。
7.完(竣)工验收资料:
排列顺序为:
验收批准书、鉴定书(签证),验收申请,监理报告,档案资料总目录。
(二)案卷标准
卷盒根据国家标准统一制作或按建设单位要求统一购买。
1.卷盒尺寸 卷盒内部尺寸采用长×宽为310mm×220mm,厚度尺寸分别为20、40、60(mm)三种。
形式特殊的档案案卷可与建设单位协商另定。
2.制作材料 卷盒用牛皮纸板双裱压制,且均需为无酸纸板(PH≥7),所用材料应符合国家档案局档发字〔1995〕4号文件关于档案保护的要求。
3.卷盒封面、脊背卷盒外封面的“题名”、“编制单位”、“编制日期”由监理部负责填写(打印);“密级”、“备注”由监理部负责填写(打印)。
卷盒脊背第一格,由监理部负责填写(打印)与封面相同的“题名”内容;卷盒脊背的最下一格,由监理部负责填写(打印)“正本XX-Y”或“副本XX-Y”,XX表示本合同项目档案的总盒数,Y表示本合同项目档案的第几盒;
4.卷内文件格式
(1)纸张幅面 文件资料用纸幅面尺寸采用A4型,大于此标准的折叠成A4型。
图纸必须按GBJ1-86折叠(见附件2)。
(2)页边与文字区尺寸 文件用纸上白边(天头)宽20mm,下白边(地脚)宽17mm,左白边宽25mm,右白边宽15mm。
(3)资料装订 卷内文件不允许用金属物或其它不利文件长期保存的物质装订。
(4)文件标题 文件标题拟写应简明概括文件所论述的主要内容、责任者等。
(5)纸张质量 卷内文件、卷内文件目录、卷内备考表所用纸张应呈中性(PH≥7)或接近中性,耐折度、撕裂度、平滑度、白度等项指标较高,施胶度适中。
5.案卷的编目
(1)编写案卷页号形成案卷后,应按以下方法编写案卷页号。
①卷内资料均应以有书写内容的页面编写页号。
②页号编写位置:
单面书写的资料编写在右下角;双面书写的资料,正面编写在右下角,背面编写在左下角。
③图纸页号一律编写在图标右下方。
④案卷封面、卷内目录、卷内备考表另外编写页号。
(2)卷内目录(首页)的编制 卷内目录由监理部制作。
必须使用A4型纸张,采用打印填写。
①档号、档案馆号、缩微号:
由建设单位档案馆负责用专用印章填写。
②编制单位:
青川县竹园镇段防洪堤工程监理部
③编制日期:
填写卷内文件材料的起止日期。
④案卷题名:
应简明、准确地揭示卷内文件的内容。
题名基本结构:
合同项目名称+扩大单位工程+单位工程+分部工程+分项工程+单元工程+资料类名。
其中资料类名是同一类资料名称的总和,如:
原始记录、材质证明、隐蔽工程记录等。
基本组成规则:
如果合同项目本身是一个扩大单位工程(或单位工程、分部工程、分项工程),则题名中合同项目名称和相应的工程名称不再重复;如果扩大单位工程的某类资料单独组成一卷,则题名中不必要出现单位工程及其以下的工程名称,依此类推。
⑤密级:
依据保密规定编写。
⑥本卷内共、件、页填写本卷内资料总份数及总页数。
⑦序号:
即卷内资料按份数编排的顺序号,用阿拉伯数字从1编起,依次标注。
⑧文件编号:
填写卷内资料的文号或图号。
⑨责任者:
填写资料产生的单位或主要责任者。
⑩文件材料题名:
亦即资料名称。
□日期:
填写资料产生的日期。
□页次:
填写每份资料首页上标注的案卷页号。
□备注:
填写资料需要说明的情况。
□卷内目录排在卷内所有资料的首页之前。
□卷内目录可编制续页。
(3)卷内备考表的编制 卷内备考表由监理部制作。
必须使用A4型纸张打印(参见附件4)。
①卷内备考表案卷题名,由监理部负责填写。
②本卷情况说明:
填写卷内文件材料的编制状况及缺损件、不利长期保存情况及修改、补充、移出、销毁等情况和鉴定性意见。
归档前由监理部填写。
③合同乙方及立卷人:
由监理部立卷人签字、单位盖章。
④监理单位及审核人:
由监理部负责人签字、单位盖章。
⑤卷内备考表排在卷内所有资料尾页之后。
第五章监理档案的移交
第二十条监理档案的移交应履行签字手续,由项目监理部负责收集、整理监理项目范围内的档案资料,然后交监理部档案部门汇总、整理、立卷,再统一向有关单位移交。
第二十一条各监理部应按工程建设单位及工程档案竣工验收的具体要求进行工程档案审查和监理档案的归档,向有关单位移交监理档案时,应同时向公司提交完整的监理竣工资料1套、同版本光碟2套、项目监理管理及技术论文汇编资料若干套。
第二十二条案卷移交清册
监理部向有关单位移交档案时,应该用打印方式编制案卷移交清册填写阿拉伯数字流水号;“归档时案卷号”填写本合同项目的案卷编号,即XX-Y;“案卷起止日期”填写本卷内资料产生的起止日期;其它填写项目与卷内目录相同。
(一)案卷目录把卷内目录集中编制成案卷目录
(二)归档审签单办理归档手续时,应将档案案卷、案卷移交清册、案卷目录、归档审签单,一并交有关单位办理移交手续。
第六章施工单位竣工资料的接收
第二十三条监理部应及时审查施工单位的竣工资料的收集、整理、归档、组卷,等工作,并应及时接收施工单位报送的竣工资料,并妥善保管,与监理竣工资料一并移交给公司。
第七章附则
第二十四条本规定由浙江东洲建设监理咨询有限公司青川县竹园镇段防洪堤工程监理部负责解释。
第二十五条本规定自发布之日起施行。
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