《文献管理集成系统60期刊管理》用户手册.docx
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《文献管理集成系统60期刊管理》用户手册
前言
当今新技术发展、普及之快,恐怕没有能与电脑相比者。
博菲特文献管理集成系统始终紧跟技术发展的步伐,引进前沿技术,不失时机地转换开发平台、改善操作界面、提高系统性能。
博菲特文献管理集成系统6.0版(以下简称6.0版)即是基于客户/服务器模式、数据库采用先进的MicrosoftSQLServer7.0、前台采用MicrosoftVisualFoxPro6.0语言开发的应用软件,因而系统变得更稳定、更易于扩展和维护、更便于进行数据的共享和交换。
如今的文献管理集成系统完全运行在MARC的内核上。
从采购,到编目、典藏和流通,虽然人机界面是表格,但系统内部却全是MARC格式的操作。
用惯MARC格式的用户甚至可以通过窗口按钮直接调用MARC格式进行数据的增删、操作和调度。
博菲特文献管理集成系统借助于MARC,做到充分揭示、描述文献的目录学特征,为读者提供高质量的服务,为全国许许多多图书馆投身于祖国现代化建设发挥了极大的效能。
6.0版不仅继承了以前各版的长处,而且由于采用了新技术,采纳了全国众多客户在实践中遇到的各种问题,不停地进行完善、改进,因而具有了许多新的优点。
它不只是文献管理工作的利器,而且是个庞大的资料库,是图书管理员学习业务的好教材。
你可以用它查阅分类表、主题词(查阅速度非书本能比),还可以用它来学习MARC规则。
6.0版为用户留有许多二次开发的接口,把用户界面、打印格式等许多发挥用户创意的自由交给操作者,照顾了不同的爱好和习惯,虽然大家都在用它,但每个用户的工作界面和流程各不相同,体现了他们不同的个性,而且各个图书馆制作的书标、条码、卡片、证件、新书通报等等也各具特色。
第一章期刊管理系统特点
《期刊管理系统6.0》借鉴前几个版本的特点,综合考虑实用性和智能性将连续出版物的预订管理、验收管理、典藏管理、编目管理及下架过刊管理集成为一单独的综合管理系统,使用户在一个系统中完成多种管理工作。
最大特点是系统的工作流程是按照手工管理模式而设计的,延用了人工管理的工作方式,使用户更容易理解、更快的掌握系统的使用。
《期刊管理系统6.0》新增加如下功能:
1.建立智能“划到表”:
在预订信息输入完毕,系统可根据预订信息自动生成“划到表”;
2.验收时显示该刊的“划到表”,用户可直接在“划到表”中很方便地验收到馆的期刊;
3.以填表方式自动生成标准的期刊CNMARC。
4.智能列表形式的MARC编辑器,用户可以方便地添加、删除、编辑各字段和子字段,每个字段都带有个自的属性,通过设置字段的属性可使编辑字段内容时达到最佳效果;
5.用户界面的人性化,系统提供了界面布局自设置功能,用户根据自己的喜好制订自己使用的界面;
6.装订下架方便,通过“增加装订本”按钮和“减少装订本”按钮可自动选取和舍弃期刊的各期数据;
7.篇目制作、摘要制作和全文制作功能,各馆可根据自己的能力选择其中的一种制作方式,编制二次文献;
8.在数据录入过程中系统提供多种字典功能,并可以在录入数据过程中添加字典内容;
9.重复记录删除工具,可删除各表中重复的记录;
10.MARC格式转换工具,将各种MARC格式的数据进行转换;
11.期刊数据导入功能,可将各馆现有的MARC数据直接装入系统,极大地提高了使用本系统数据转换的效率。
12.期刊预订过程中可直接著录期刊的MARC,无论是哪年的现刊和哪年的合订本某种刊多对应惟一的一条该刊的MARC信息。
第二章系统菜单简介
《期刊管理系统》的菜单命令提供了本系统各项功能的调用,了解各项菜单命令就可以掌握本系统所提供的功能。
本系统提供的菜单栏是标准的Windows式菜单栏。
本系统共提供了九个菜单项它们分别是:
采购编目、验收崔询、下架装订、数据检索、统计报表、二次文献、字典管理、系统工具和系统管理。
每当鼠标点击它们将会弹出一个下拉菜单列表,通过菜单列表选择菜单命令。
§2.1采购编目菜单
菜单命令
功能简述
期刊预订
按采购批号输入下一年度预订期刊的信息,同时建立该刊的“划到表”。
年度续订
按预订批号提取要续订的订购信息,选择下一年度要续订的批号进行续订。
订单打印
按照多种检索方式提取若打印的订单数据,打印订单。
期刊停订
办理停订的期刊。
新刊预告
预览和打印新订期刊预告单。
现刊编目
对现刊进行编目操作。
新刊卡片打印
按照新刊的著录时间打印新刊卡片。
打印校对单
按照编目员或编目时刻打印编目期刊的校对单。
分类查重
按指定的检索点查重期刊数据。
引导分类
浏览、查找中图分类法中分类项目。
套录数据导入
将用于预订期刊的MARC数据装入系统,便于查重套录。
套录数据删除
将不再需要的套路数据删除,以便提高网络运行效率。
采购预分配明细
按批号浏览采购预分配的详细信息。
§2.2验收催询菜单
菜单命令
功能简述
订单验收
对到馆的现刊进行验收,既调出该刊的“划到表”在此表中进行划到。
订单催询
检索未按期到馆的期刊和缺少的现刊期次。
打印验收单
按照划到批号或划到时间打印验收报表。
打印分配明细
打印现刊的分配明细。
编辑现刊架位号
按批号编辑现刊的架位号信息。
打印架位标签
打印架位标签。
打印空白划到表
建立期刊的空白划到表。
现刊财产登记
对已经划到的现刊进行财产登记、分配登录号、条形码和分配地址。
现刊馆藏修改
修改期刊的已经划到的现刊馆藏数据
新刊通报
打印到馆的现刊期次通报。
现刊数据传送
将划到的现刊数据传送到各个阅览室以备各个阅览室验收。
数据传送查询
各个阅览室二次验收现刊期次。
§2.3下架装订菜单
菜单命令
功能简述
装订下架
对过刊进行装订数据设置。
装订单修改
修改已装订期刊的信息。
装订单打印
打印装订单。
装订本验收
对装订好的期刊进行验收。
过刊财产登记
对已验收的装订期刊进行财产登记、分配登录号、条形码和分配典藏地址。
过刊馆藏修改
对已进行财产登记的装订期刊的数据进行修改。
过刊传票打印
打印过刊传票。
过刊编目
对过刊进行编目。
过刊卡片打印
打印过刊卡片。
登录卡打印
打印登录卡片。
刊标打印
打印经过装订、验收和财产登记的合订本刊标。
刊标打印二
对回溯建库的合订本或对全部数据根据某一条件进行批量打印刊标。
书袋片打印
打印书袋片。
过刊登记帐打印
过刊登记帐是当前馆中合订本明细帐,可通过此功能来打印合订本明细帐目。
期刊装订验收浏览
浏览期刊装订验收情况。
未装订期刊单册浏览
生成所有未装订过的期刊期次。
期刊单册调拔
对现刊或合订本单册进行分配地址调拨。
期刊批量调拨
根据条件对满足条件刊的所有期次或合订本进行调拨。
调拨日志查询
浏览或打印调拨清单。
期刊复本剔除
按登录号或条码号剔除期刊复本。
期刊剔除帐目
生成期刊馆藏剔旧明细账。
期刊条码重复
检索重复的条码并进行修改。
§2.4数据检索菜单
菜单命令
功能简述
订单信息浏览
以预订批号为单位浏览订单信息。
订单信息检索
按照系统提供的检索点查阅订单信息。
停订刊检索
检索停止订购的期刊。
未到刊检索
检索预期未到和缺到的期刊。
期刊综合检索
按照MARC字段检索期刊。
现刊条码检索
按照条件检索现刊条形码。
过刊条码检索
按照条件检索过刊条形码。
套录数据检索
检索套路库中的MARC信息。
出版字典浏览
浏览出版社字典内容。
学科类目浏览
浏览学科类目。
通用字典浏览
浏览系统提供的各种字典内容。
§2.5统计报表菜单
菜单命令
功能简述
编目质量统计
生成编目质量统计报表。
单卷期统计
对现刊进行统计。
装订本统计
生成期刊装订本统计报表。
采购价格排行榜
查看采购价格排行榜。
期刊采购统计
按采购批号生成期刊采购统计表。
期刊采购年度统计
生成各年度期刊采购统计表。
期刊划到统计
生成到刊统计表。
打印期内订购目录
打印出某一段时期内或某一个订购批号中订购的全部期刊名称。
打印期内分配目录
打印期内分配目录功能是完成某一时期内或某一订购批号中全部订购的期刊分配的地址。
工作量统计
生成操作员工作量统计表。
运行日志查询
浏览系统运行日志。
年度订购清单比较
比较两个订购年订购综合情况。
§2.6二次文献菜单
菜单命令
功能简述
期刊篇目制作
制作期刊文章篇目。
期刊文摘制作
制作期刊文章摘要。
期刊全文制作一
制作期刊文章内容。
期刊全文制作二
通过导入文件法制作期刊文章内容。
期刊篇目统计
生成制作的篇目统计报表。
期刊文摘统计
生成制作的文摘统计报表。
期刊全文统计
生成制作的全文统计报表。
个人篇目统计
生成作者篇目统计报表。
单位篇目统计
生成作者单位篇目统计报表。
二次文献报表
生成二次文献统计报表。
二次文献检索
检索二次文献。
§2.7字典管理菜单
菜单命令
功能简述
作者号码表
维护作者号码表中内容。
汉语拼音字典
维护汉语拼音字典内容。
汉语排序字典
维护汉语排序字典内容。
职工档案
建立职工档案。
学科类目表
维护学科类目表内容。
分类复分表
维护分类复分表内容。
发行单位字典
维护发行单位字典内容。
分配地址字典
维护分配地址字典内容。
货币单位字典
维护货币单位字典内容。
装订形式字典
维护装订形式字典内容。
版本形式字典
维护版本形式字典内容。
出版频率字典
维护出版频率字典内容。
采购方式字典
维护采购方式字典内容。
付款方式字典
维护付款方式字典内容。
停订原因字典
维护停订原因字典内容。
划到备注字典
维护划到表备注字典内容。
责任方式字典
维护责任方式字典内容。
综合字典维护
维护综合字典内容
Z39.50字典
维护Z39.50字典。
下载服务器字典到本地
将服务器中的字典下载到本地。
上载本地字典到服务器
将本地字典传送到服务器。
上载本地期刊数据到网上图书馆
将本地期刊数据传送到网上图书馆。
上在本地期刊数据到网上图书馆
将本馆的期刊数据上载到网上图书馆数据库。
§2.8系统工具菜单
菜单命令
功能简述
拷贝字块
将选择的字块复制到系统剪贴板中。
剪切字块
将选择的字块移到系统剪贴板中。
粘贴字块
将系统剪贴板中当前保存的字块复制到光标所在处。
撤销文字编辑
撤销当前编辑过的文字,恢复编辑前状态。
字符映射表
调出系统字符映射表。
WINDOWS计算器
调出系统计算器。
通用表浏览器
调出通用表浏览器,浏览扩展名为.DBF表。
远程表浏览器
调出远程表浏览器,浏览服务器数据库中的各表内容。
重复记录删除工具
用于删除数据库中某表中的重复记录。
作者号码计算器
根据作者姓名自动计算出作者号码。
机读目录格式转换
将CNMARC格式转换为USMARC格式,或反之。
机读文件切分器
将大的MARC文件分割成几个小的MARC文件。
机读目录阅读器
阅读MARC文件。
表到机读目录转换器
将表文件转换成机读目录的格式。
期刊中央库记录合并
合并重复的期刊数据。
§2.9系统管理菜单
菜单命令
功能简述
设置系统口令
设置登录系统的口令。
重新登录
重新登录系统。
设置启动参数
设置启动系统时系统要做的动作。
设置编辑器参数
设置编辑字段时该字段的属性。
设置系统参数
设置批号格式、登录号格式、条形码格式和书次号格式。
设置期刊参数
设置产生期刊划到表的参数。
设置核心期刊
设置本馆作为核心期刊的分类号范围。
重定向数据源
系统与开放式数据源(ODBC)重新连接.
索引远程表
对服务器中数据库中的表进行重新索引。
期刊数据导入
将本馆的期刊MARC数据导入期刊信息表中。
期刊数据导出
将期刊信息表中的数据以CNMARC格式导出。
关于系统
介绍本系统版本和版权信息等。
退出系统
关闭系统。
第三章采购编目
§3.1期刊预订
期刊预订功能适用于首次使用本系统和订阅本馆上年度未订阅的新期刊。
对于上年度订阅的连续出版物本年度需要续订的刊物可利用“年度续订”功能简捷方便地完成本年度续订,续订后如果有新刊要预订可以利用此功能对新刊进行补订。
如果要订阅新期刊,请点击系统主窗口上菜单栏中的“采购编目”菜单项,选择下拉菜单中的“期刊预订”菜单命令,打开“输入或选择批号”对话框(见图)。
采购批号说明:
采购批号用于区分不同年度或季节的订单,通常反映订购的年度。
为便于记忆和区分各年度的采购批号,通常采用年份号加流水号形式。
如:
2000年上半年订购的批号可以采用的形式;2000年下半年订购的批号可以采用的形式;2000年年度订购的批号可以采用2000的形式。
批号定义时对于一般图书馆最好采用一个批号,便于记忆后操作。
首次使用本系统或使用新的批号时,可在批号输入框中直接输入新批号或点击“自动”按钮让系统自动产生新批号,系统自动生成批号是根据当前时间生成的,例如:
当前时间为2004.06.30号以前,系统将生成,表示订购本年度下半年年期刊;当前时间大于2004.06.30小与2004.12.31号,系统将生成2005,表示订购下一年的全年期刊。
当然系统生成后你也可以修改批号;如果要使用已存在的批号,请点击“提取”按钮将批号调出到批号列表框中进行选择;如果要继续使用上次使用的批号请点击“上次”按钮。
当采购批号设定正确后点击“确认”按钮进入期刊订购窗口(见期刊订购窗口图)。
预订批号为新批号时此窗口没有数据显示。
此窗口编辑区分为书目编辑和订购信息编辑两个区,这两个编辑区的布置和各编辑框的特性都可以由用户根据自己的喜好自行布置和设定。
我们会在下面“窗口中有关按钮说明”的定做输入区中详细说明。
每个编辑框均可通过点击标题使编辑框变成可编辑或不可编辑状态。
通常对不常用的编辑框设置成不可编辑状态也称为“淡化”。
这样设置的最大优点是当编辑好某一项键入回车键后,光标会跨过不可编辑框立即进入下一个可编辑框中。
当光标进入每一个编辑框时,系统会将该编辑框有关说明信息显示在系统主窗体底部的状态栏中。
例如:
当光标进入“出版频率”编辑框中,系统状态栏中会显示“输入大写汉语拼音首字母或小键盘星号或双击调选单”。
此信息的意义是您可输入该刊的出版频率的拼音首字母(如:
月刊-YK、季刊-JK等)系统会自动转换为对应的出版频率;输入小键盘星号或双击调选单的意义是您可输入小键盘的星号或双击鼠标调出系统提供的出版频率字典供选择。
本系统中提供了大量的字典,借助这些字典可以提高录入数据的速度。
这些字典可以通过调用字典维护来扩充和剔除。
“预定”窗口中有关按钮说明如下:
1.查找:
如果同一预定批号中的订购数据很多,要查找当前批号中某一期刊可点击此按钮进行查找;
2.浏览(数据浏览):
以列表的形式显示当前批号的订阅信息;
3.删除:
删除当前期刊信息;
4.编辑MARC(MARC编辑器):
调出系统提供的标准MARC编辑器对当前期刊进行MARC编辑。
有关标准MARC编辑器的使用方法请参见现刊或过刊编目;如果希望到某一联合目录中心使用Z39.50控件下载期刊MARC数据,请点击此按钮进入标准MARC编辑器进行下载。
5.定做输入区:
如果用户对系统提供的缺省输入区不满意可以自己定做输入区。
当点击该按钮后系统提示选择定做书目信息编辑区和选择期刊信息编辑区,指定编辑区,将进入编辑区设置窗口(见定做书目信息编辑区窗口图)。
每个编辑框的左侧都有三个复选按钮,它们分别表示该编辑框是否可以淡化、隐藏和屏蔽。
如果选中淡化复选框,该编辑框为淡化状态,可以双击它的标题或点击“淡化开关”按钮改变该编辑框淡化状态,如果未选中此复选框,“淡化开关”按钮对该编辑框不起作用。
如果选中隐藏复选框,系统进入预订窗口时该编辑框不可见。
点击“隐藏开关”按钮,可以显示或隐藏该编辑框。
如果选中“屏蔽”复选框,该编辑框被淡化,“淡化开关”按钮对它不起作用。
要想改变编辑框标题文字,请双击该编辑框。
通过拖动编辑框改变其位置。
当编辑区设定后,可以将它存为模板以备后用,也可以装入模板立即启用。
定做期刊编辑区的使用方法与此类似。
6.布置模版(屏幕布置模板):
点击此按钮将弹出可用编辑区模板列表框选择您需要的编辑区。
7.查看本刊其它情况(查看本刊的其他订阅信息):
显示该刊以前的订阅信息,如果该刊是新刊,则没有其他订阅信息。
8.看卡片(激活多功能查看器):
以卡片形式、标准MARC格式或规范MARC格式显示该刊数据。
9.自动键盘:
如果设置了该编辑框的“自动进入汉字输入状态”属性,通过该按钮可以禁止或启用此属性。
说明:
每个编辑框都有一组属性,可以通过右击鼠标调出属性设置窗口修改属性,具体操作方法请参见《系统管理菜单》的“设置编辑器参数”。
新增加订刊操作步骤:
1.点击“增加”按钮,系统弹出“期刊信息查重”对话框(见期刊信息查重对话框图)。
在查重对话框中可以选择单个查重点,也可以选择查重点组合。
系统将会在三个不同数据库中进行查找,它们分别为采购库、套录库和期刊MARC库。
如果您手中有供应商提供的期刊信息MARC数据,就可以通过套录数据装入菜单装入套录数据以供套录数据。
如果您手中有供应商的定购数据库,可以借助系统提供的“表到机读目录转换器”工具生成MARC数据。
如果查重到数据,系统会提示您所要增加的期刊在那个数据库存在。
如果要采用“查不到时直接添加新记录”方式请选中“查不到时直接添加新记录”复选框;如果允许重复订购,请选中“允许重复订购”复选框。
注意:
查重时请不要选择“允许重复订购”选项,如果选择了他系统不会对期刊MARC库和采购库进行查重,这用同一种刊或造成多条订购信息,划到时也不好判断同名的刊到底应该划到哪个。
2.如果系统查到会进入下图所示的窗口。
例如:
在查重对话框中的正题名检索点中输入“小说月报”,选中“查不到时直接添加新记录”选项,不选“允许重复订购”选项,点击“查重”按钮,查重结果见上图所示。
这个窗口显示了一条正题名为“小说月报”的记录,它表示我要与订的刊已经查到。
在列表中“位置”列显示“期刊库”表示该刊已有自己的MARC数据,可以点击“详细信息”按钮(右数第二个按钮)打开MARC查看器查看具体信息,看看到底是不是要订购的刊。
这条记录在窗口中的背景颜色是绿色的说明此刊在此批号中已经订购过无需再订购了,你可以点击“显示采购情况”按钮(右数第三个按钮)看看他的订购信息点击“返回”按钮(右数第一个按钮)退出。
如果该刊记录的背景颜色是白色表示本预订批号中没有查到预订信息,点击“显示采购情况”按钮查看订购起止日期是否是希望订购年度的其他批号数据,如果不是,点击“详细信息”按钮看看查到刊的MARC数据是不是与要订购刊的信息一致,是点击“相同”按钮,否可点击“类似”按钮套录这条数据或点击“无关”自己编辑。
3.当系统没有查到所要订购的信息将会关闭“查重信息”对话框返回到订购窗口,在订购窗口中参照状态栏中显示的信息输入对应的数据。
期内单价是指的订购期内总价格,录入时可输入每期的单价,键入星号键(*表示乘号),如入订购期次回车后系统会自动算出总价。
注意不要忘记输入订购份数。
这时的“保存”按钮仍然是灰色无法使用的,它说明还有一步最主要的工作没做,就是没有生成划到表。
4.点击“划到表”按钮,进入“生成该刊划到表”窗口(见建立期刊划到表窗口图)。
建立期刊划到表有两种模式,一种为手动,第二种为自动。
手工模式一般在自动模式无法实现的情况下采用或者自动生成后手工增加时采用。
通过“增加”按钮添加划到记录,录入各列信息。
通过“删除”按钮删除不要的划到记录。
自动建立划到表的操作方法:
在“建立期刊划到表”窗口右侧为生成划到表的参数设置区,这些参数直接影响生成的划到表。
当参数设置正确后,点击”自动建立期刊划到表”按钮,系统将自动生成该刊的划到表。
如果需要重新生成划到表,可以修改划到表参数后重新生成。
各参数的意义说明如下:
每期估价:
如果在订购窗口中输入了期内总价系统会自动均分每期价格,如果价格不对请修改期内总价,再次进入此窗口单价将改变。
卷期模板:
期刊的卷期标识用于唯一标识一种期刊的每期期次。
卷期模板用于预测一个期刊单册的卷期标识号。
以下符号具有特殊含义(鼠标双击卷期模板编辑框可调出卷期模板说明):
设置了卷期模板后生成的各期卷期标识将按照模板生成。
如果模板的卷期标识采用XX则每卷期数框变为可用输入每卷期数后系统生成的卷期标识为卷。
YYYY 系统将自动替换为出版年份
MM 系统将自动替换为出版月份
DD 系统将自动替换为出版日期
XX 系统将自动替换为卷数
## 系统将自动替换为单册的期数
卷期次编号格式举例:
YYYY,No.## 如:
1998,No.5
YYYY年MM月DD日 如:
1998年05月10日
YYYY.MM.DD 如:
1998.5.10
YYYY,V.MM,No.DD 如:
1998,V.5,No.10
V.XX,No.##(YYYY,MM)如:
V.1,No.5(1998,5)
新V.XX,No.## 如:
新V.2,No.5
总##期 如:
总320期
注意:
模板参数一定要大写字母。
出版频率:
设置出版频率有两种格式,规范格式和特殊格式。
规范格式可以选择该刊的每期出版日期,如该刊是月刊,估计每月5号出版,可以点击规范格式组合框按钮,在下拉出的列表中选择“每月”,在下方的编辑框中输入5。
表示该刊每月的5号出版。
如果该刊为特殊格式,可以点击“采用特殊格式”页表前来设置。
系统提供设置每年、每月、每季度或每周出版的期数和首期出版的日期。
系统会根据该刊的出版频率(326a字段-出版周期附注)自动对应。
订期内首期卷次或期次:
次参数用于生成卷标识。
如果模板的卷期标识采用XX则每卷期数框变为可用输入每卷期数后系统生成的卷期标识为卷。
出版多少天后到刊:
预计该刊出版多少天能够到馆。
出版多少天后催缺:
该刊出版多少天后作为计算应该催缺的计算依据。
5.点击“保存”按钮保存生成的划到表,点击返回按钮回到期刊预订窗口。
6.点击“预分配”按钮,进入地址分配对话框(见采购预分配对话框图)。
馆藏地址列表框中的地址名称是来自典藏地址字典,可通过字典管理菜单对该字典进行维护。
地址分配方法:
按上下键或鼠标点击将红色光带移到某一地址上,键入数字键为该地址分配复本量。
如果复本量大于9本键入加、减号键递增或递减复本数。
点击“确认”按钮返回“预定”窗口。
说明:
如果进行了预分配,在验收划到时系统会显示分配去向,便于为各个阅览室分配。
7.点击“保存按钮”保存订购数据。
§3.2年度续订
年度续订是指将本馆以前订阅的期刊本年继续订阅,此功能会很方便地完成本年度的订购工作。
如果进行年度续订,请点击系统主窗口上菜单栏中的“采购编目”菜单项,选择下拉菜单中的“年度续订”菜单命令,调出“年度续订”对话框(见年度续订对话框图)。
要续订采购批号:
调用以前的定购批号,从此批号中选择本年要继续订购的期刊数据;
本年度采购批号:
本年度订购的批号。
年度续订步骤:
1.点击“要续
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