Word 总结笔记.docx
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Word总结笔记
Word2003总结笔记
提要:
1.***表示非常重要,**表示重要,*表示需要注意。
2.红字表示容易出填空题或者作为一个基本概念的核心。
3.加下划线或者以“引号”包裹表示容易以填空题形式考察。
4.加粗表示关键。
5.突出显示表示要讲解
一、概述
1.office2003简介
(1)日常办公软件套装包含:
(字处理软件Word2003、电子表格处理软件Excel2003、演示文稿软件PowerPoint2003、数据库管理软件Access2003、动态表单软件InfoPath2003、电子邮件管理软件Outlook2003、桌面排版软件Publisher2003。
)
其他版本的Office2003还包含:
网页制作软件FrontPage2003、电子记事本软件OneNote2003、项目管理软件Project2003、流程图管理软件Visio2003等不同组件
2.word2003概述
(1)其他字处理软件:
文字处理系统WPS、字表编辑软件CCED、文书编辑系统WordStar等。
这些字处理软件是基于DOS环境下的,操作命令复杂,且排版效果不能直观地显示在屏幕上。
(2)WPS—金山公司,功能类似WORD,兼容MSOFFICE。
(3)WORD—通用办公,用于文档,如信函、传真、公文、报刊、书刊和简历。
(还能制作网页)
(4)永中集成Office—国产,功能类似WORD。
可以运行的windows、linux、MacOS
等操作系统上。
3.功能:
创建、编辑和格式化文档、图文混排、表格处理、版式设计与打印、Word2003新增功能。
(1)文档:
空白文档、XML文档、网页的创建……
(2)图文混排:
剪贴画、图片、艺术字、自选图形、组织结构图等,并对这些图形进行编辑处理,实现图文混排,美化文档。
(3)表格:
建立、编辑、格式化、嵌套表格,还可以进行表格内数字的计算,以及表格与文字、表格与图表间的转换。
(4)排版打印:
包括页面设置、页码、分栏排版、页眉和页脚的设置等。
4.新增功能
(1)支持XML文档。
(2)版式视图。
——(多种版式)
(3)支持手写设备——(可以手写批注和注释标记文档或者将手写内容写入Word文档)。
(4)改进的文档保护——(可以限制格式设置和有选择地允许编辑受限制内容)。
(5)并排比较文档功能——(可以同时查看多个用户对同一篇文档的更改)。
(6)文档工作区——(可以使多人简化、实时地共同写作、编辑和审阅文档)。
(7)信息版权管理IRM——(有助于避免敏感信息落入没有权限的用户手中)。
(8)增强的国际功能——(为创建和使用其他语言编辑的文档提供了便利)。
(9)“信息检索”——(可提供一系列参考信息和扩充资源)。
5.标题栏
位于窗口的最上方,默认为蓝色。
它包含应用程序名、文档名和控制按钮。
当窗口非最大化时,用鼠标按住标题栏拖动,可以改变窗体在屏幕上的位置。
双击标题栏可以使窗口在最大化与非最大化间切换。
***6.菜单栏——9项菜单。
不常用的命令被自动隐藏起来,并在菜单的下方出现按钮
,单击此按钮,将展开所有的命令。
(1)快捷键,例如Ctrl+O=打开……
**7.工具栏
(1)位于菜单栏的下方,工具栏上以图标的形式显示常用的工具按钮,用户不用通过菜单命令,直接单击工具按钮即可执行某项操作,更加方便、快捷。
(2)用鼠标拖动工具栏左侧的虚线,可以改变工具栏在窗口中的位置。
工具栏占用屏幕的空间,所以不宜显示太多,通常只显示“常用”工具栏和“格式”工具栏就基本可以满足用户的需要。
(3)工具栏的显示或隐藏的方法:
(1)单击“视图”菜单中的“工具栏”命令,从其级联菜单中选择需要的工具栏。
(2)右击工具栏或菜单栏的任意位置,从弹出的快捷菜单中选择需要的工具栏。
*8.标尺
有水平标尺和垂直标尺两种,用来确定文档在屏幕及纸张上的位置。
也可以利用水平标尺上的缩进按钮进行段落缩进和边界调整。
还可以利用标尺上制表符来设置制表位。
标尺的显示或隐藏可以通过单击“视图”菜单中的“标尺”命令来实现。
9.编辑区
(1)编辑区就是窗口中间的大块空白区域,是用户输入、编辑和排版文本的位置,是我们的工作区域。
(2)闪烁的“I”形光标为插入点,可以接受键盘的输入。
10.滚动条
如果文本内容过多,无法完全显示在文档窗口中,则可以利用滚动条来查看文档。
滚动条分垂直滚动条和水平滚动条。
用鼠标拖动滚动条可以快速定位文档在窗口中的位置。
11.视图切换按钮
位于编辑区的左下角,水平滚动条的左端,单击各按钮可以切换文档的五种不同的视图显示方式。
**12.状态栏
位于窗口的底部,显示当前窗体的状态,如当前的页号、节号、当前页及总页数、光标插入点位置、改写/插入状态、当前使用的语言等信息。
(1)改写/插入状态——insert键
13.联机帮助
(1)通过Office助手提供帮助——(是否现实,从帮助菜单选择,提供了11个小助手);
(2)从“帮助”菜单获取帮助;(F1)
(3)从MicrosoftOfficeOnline网站获取联机帮助;
二、基本操作
1.启动Word2003的常用方法有3种:
(1)单击“开始”→“程序”→“Microsoftoffice”→“MicrosoftOfficeWord2003”。
(2)双击桌面已建立的Word快捷方式图标。
(3)双击已建立的Word文档。
2.退出Word2003的常用方法主要有3种:
(1)单击Word窗口右上角的“关闭”按钮。
(2)单击“文件”菜单中的“退出”命令。
(3)双击Word窗口左上角的控制图标或使用快捷键Alt+F4。
3.创建文档
(1)新建空白文档——工具栏相关按钮或者从文件菜单或者CTRL+N,选择新建文档任务窗格下——(空白文档、XML文档、网页、电子邮件、根据现有文档)
(2)利用模板和向导创建文档——(本机上的模板、网站上的模板、officeonline模板)
4.文档的保存
(1)保存新建文档——点击文件菜单下命令、ctrl+s或者常用工具栏相关按钮,第一次会弹出另存为对话框。
(2)保存修改的旧文档——ctrl+s不会弹出对话框,直接覆盖旧的内容。
(3)另存文档——单击工具栏上的“保存”按钮或单击“文件”菜单中的“保存”命令,不需要设定路径和文件名,以原路径和原文件名存盘,不再弹出“另存为”对话框。
**(4)全部保存——在按下Shift键的同时单击“文件”菜单,“文件”菜单下将增加一个“全部保存”命令。
单击“全部保存”命令,可以将所有已经打开的Word文档逐一进行保存。
**(5)自动保存——可以根据设定的时间间隔定时自动地保存文档。
这样可以避免因“死机”、意外停电、意外关机造成文档的损失。
单击“工具”菜单中的“选项”命令,在弹出的对话框中单击“保存”选项卡,选中“自动保存时间间隔”复选框并设定自动保存时间间隔,就可以自动保存。
5.文档的打开与关闭
(1)单击“文件”菜单中的“打开”命令
(2)单击“常用”工具栏上的“打开”工具按钮
(3)使用Ctrl+O快捷键。
(4)单击“文件”菜单下方通常会列出最近使用过的4个文档之一(选择“工具”菜单中的“选项”命令,在对话框中单击“常规”选项卡,在“列出最近所用文件”文本框中可以设置“文件”菜单下列出的文档个数)。
(5)单击“开始”按钮,“开始”菜单中的“文档”子菜单下列出了最近使用的15个文档,可以选择并打开使用。
(6)单击“文件”菜单中的“关闭”命令可以关闭当前正编辑的文档。
(和退出相对比)
(7)单击文档窗口右上方的“关闭”按钮,可以关闭当前正编辑的文档。
6.输入法的选择
(1)通过鼠标单击任务栏右边的输入法指示器进行选择。
(2)利用Ctrl+Shift快捷键在安装的各种输入法之间进行切换。
(3)鼠标单击输入法指示栏上的半角按钮和全角按钮进行切换。
(4)使用Shift+空格键在全角/半角之间进行切换
(5)使用Ctrl+.(句号)组合键切换。
——中英文标点
(6)单击输入法指示栏上的按钮
进行切换。
**7.特殊符号和难检字的输入
(1)插入符号——单击“插入”菜单中的“符号”命令,在弹出的“符号”对话框中选择需要的字体以及相应的符号,单击“插入”按钮或者直接双击要插入的符号即可。
(2)使用软键盘——Office2003提供了13种软键盘符号项,通过这些符号项可以方便地输入各种符号。
右击输入法指示栏上的软键盘按钮,弹出如图所示的软键盘菜单,单击需要的符号项,软键盘显示该项的所有符号。
用户可以使用键盘或鼠标单击屏幕上软键盘的各按钮。
(3)插入特殊符号——单击“插入”菜单中的“特殊符号”命令,弹出“插入特殊符号”对话框,如图所示,系统提供了六大类几百种符号供用户选择使用。
文档的定位
8.文档的定位
(1)使用鼠标进行定位:
用鼠标在任意位置单击,可将插入点定位在该处。
(2)使用滚动条定位:
可以用鼠标拖动垂直滚动条或水平滚动条来上、下、左、右快速移动文档的位置。
(3)使用菜单命令定位:
使用“编辑”菜单中的“定位”命令来进行文档相关目标的定位。
(4)使用键盘命令或快捷键:
按Home键和End键可以快速将插入点移动到文档行首、行尾;按Ctrl+Home和Ctrl+End可以快速将插入点移动到文档开头和结尾。
9.录入状态
两种录入状态:
“插入”和“改写”状态。
“插入”状态是指键入的文本将插入到当前光标所在的位置,光标后面的文字将按顺序后移;“改写”状态是指键入的文本将光标后的文字按顺序覆盖掉。
“插入”和“改写”状态的切换可以通过以下方法来实现:
(1)按键盘上的“Insert”键,可以在两种方式间进行切换。
(2)双击状态栏上的“改写”标记,可以在两种方式间进行切换。
***10.选定文本
(1)小块文本——鼠标左键从起始位置拖动到终止位置,鼠标拖过的文本即被选中。
这种方法适合选定小块的、不跨页的文本。
(2)大块文本:
先用鼠标在起始位置单击一下,然后按住Shift键的同时,单击终止位置,起始位置与终止位置之间的文本就被选中。
这种方法适合选定大块的、尤其是跨页的文档,使用起来既快捷又准确。
(3)选定一行:
鼠标移至页左选定栏,鼠标指针变成向右的箭头,单击可以选定所在的一行。
(4)选定一句:
按住Ctrl键的同时,单击句中的任意位置,可选定一句。
(5)选定一段:
鼠标移至页左选定栏双击可以选定所在的一段,在段落内的任意位置快速三击也可以选定所在的段落。
(6)选定整篇文档:
鼠标移至页左选定栏,快速三击;鼠标移至页左选定栏,按住Ctrl键的同时单击鼠标;使用Ctrl+A组合键。
(7)选定矩形块:
按住Alt键的同时,按住鼠标向下拖动可以纵向选定矩形文本块。
(8)用键盘选定文本
Shift+()方向键:
分别向左(右)扩展选定一个字符。
Shift+()方向键:
分别扩展选定由插入点处向上(下)一行。
Ctrl+Shift+Home:
从当前位置扩展选定到文档开头。
Ctrl+Shift+End:
从当前位置扩展选定到文档结尾。
Ctrl+A:
选定整篇文档。
(9)撤消选定的文本,用鼠标单击文档中的任意位置即可。
11.文本的删除:
(1)按BackSpace键,向前删除光标前的字符;按Delete键,向后删除光标后的字符。
(2)如果要删除大块文本,可采用以下方法:
——选定文本后,按Delete键删除或选择“编辑”菜单中的“清除”命令。
——选定文本后,单击“常用”工具栏上的“剪切”按钮或单击右键从快捷菜单中选择“剪切”命令,还可以使用Ctrl+X快捷键。
12.移动文本
(1)用鼠标
①选定要移动的文本;
②鼠标指针指向选定的文本,鼠标指针变成向左的箭头,按住鼠标左键,鼠标指针尾部出现虚线方框,指针前出现一条竖直虚线;
③拖动鼠标到目标位置,即虚线指向的位置,松开鼠标左键即可。
(2)用剪贴板
①选定要移动的文本;
②将选定的文本移动到剪贴板上(可使用“编辑”菜单中的“剪切”命令,或单击“常用”工具栏的“剪切”按钮,或使用Ctrl+X组合键);
③将鼠标指针定位到目标位置,从剪贴板复制文本到目标位置(使用“编辑”菜单中的“粘贴”命令,或单击“常用”工具栏的“粘贴”按钮,或使用Ctrl+V组合键)。
13.复制文本
(1)用鼠标拖放复制文本
①选定要复制的文本;
②鼠标指针指向选定的文本,鼠标指针变成向左的箭头,按住Ctrl键的同时,按住鼠标左键,鼠标指针尾部出现虚线方框和一个“+”号,指针前出现一条竖直虚线;
③拖动鼠标到目标位置,松开鼠标左键即可。
(2)使用剪贴板复制文本
①选定要复制的文本;
②将选定的文本复制到剪贴板上(可使用“编辑”菜单中的“复制”命令,或单击“常用”工具栏的“复制”按钮,或使用Ctrl+C组合键中的任意一种);
③将鼠标指针定位到目标位置,从剪贴板复制文本到目标位置(可使用“编辑”菜单中的“粘贴”命令,或单击“常用”工具栏的“粘贴”按钮,或使用Ctrl+V组合键)。
***14.选择性粘贴
进行一般性粘贴操作时,会对原文本及所有包含的格式进行粘贴。
如果只想复制不带格式的文本或表格中的纯文字,就需要用到选择性粘贴。
使用方法如下:
(1)选定要复制的网页内容或其他多格式文本,按Ctrl+C快捷键将其复制到剪贴板中;
(2)定位到目标位置,单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令,弹出“选择性粘贴”对话框,从中选择“无格式文本”项,单击“确定”按钮即可。
15.查找和替换
(1)查找——单击“编辑”菜单中的“查找”命令,或使用快捷键Ctrl+F,在弹出的对话框中的“查找内容”文本框内输入相应字符串,然后单击“查找下一处”按钮,Word2003会帮助你逐个地找到要搜索的内容。
(2)替换——①单击“编辑”菜单中的“替换”命令,或使用Ctrl+H快捷键,弹出“查找和替换”对话框,如图所示;②在“查找内容”文本框中输入“Word”,在“替换为”文本框中输入“Word2003”,然后单击“全部替换”按钮,就可以将文档中的全部“Word”替换为“Word2003”;如果使用“查找下一处”按钮,可以有选择地替换其中的部分。
16.撤销
(1)单击“编辑”菜单中的“撤消键入”命令。
(2)单击“常用”工具栏上的“撤消”按钮。
(3)使用Ctrl+Z组合键。
17.恢复
在经过撤消操作后,“撤消”按钮右边的“恢复”按钮将被置亮。
恢复是对撤消的否定,如果认为不应该撤消刚才的操作,可以通过下列方法之一来恢复:
(1)单击“编辑”菜单中的“恢复”命令。
(2)单击“常用”工具栏上的“恢复”按钮。
(3)使用Ctrl+Y组合键。
单击工具栏上的“撤消”或“恢复”按钮右边的下拉箭头,系统将显示最近执行的可撤消或恢复操作的列表,撤消某项操作的同时,也将撤消列表中该项操作之上的所有操作。
**18.拼写和语法检查功能
(1)设置的方法是:
单击“工具”菜单中的“选项”命令,打开“选项”对话框,在“拼写和语法”选项卡中(如图所示)分别进行拼写检查和语法检查的设置,选中“键入时检查拼写”和“键入时检查语法”后,单击“确定”按钮即可。
(2)当Word2003检查到拼写和语法错误时,就会用红色波浪线标出拼写的错误,用绿色的波浪线标出语法的错误。
这些标出的波浪线不影响文档的打印,属于非打印字符。
当然,有些特殊写法,如“Ctrl+N”也会被Word2003认为是错误的,可以不用理会。
(3)单击“工具”菜单中的“拼写和语法”命令或单击工具栏上的“拼写和语法”按钮或按F7键,均可打开“拼写和语法”对话框,对话框中会标出系统认为错误的地方并提出修改建议。
***19.自动更正
(1)单击“工具”菜单中的“自动更正选项”命令,打开“自动更正”对话框;
(2)根据需要选定“自动更正”选项卡下的选项。
20.创建自动更正词条
在“自动更正”对话框中的“自动更正”选项卡中创建。
——Word不但可以自动替换为词条,还可以替换为图片或MP3乐曲。
即可以将一幅图片或一首乐曲作为自动更正的词条,然后赋予几个简单的字符作为词条名,以后插入该图片或乐曲时,只需输入这几个简单的字符即可。
例子:
(1)单击“插入”菜单中的“对象”命令,打开“对象”对话框,选择“由文件创建”选项卡,在对话框中通过“浏览”选择一首乐曲,单击“确定”按钮即可。
注意:
将“链接到文件”和“显示为图标”选中。
(2)选中插入到文中的乐曲图标后,单击“工具”菜单中的“自动更正选项”命令,乐曲图标自动出现在“替换为”文本框中,如图3-19所示;在“替换”文本框中输入“魂曲”,单击“添加”和“确定”按钮即可。
注意:
乐曲是带格式的,所以“替换为”后面的“带格式文本”单选项会自动选中,一定不要更改为“纯文本”,否则将替换为“*”。
(3)当你感到工作枯燥时,在文档中输入“魂曲”文字时,乐曲图标便会自动插入到文档中,双击乐曲图标就可以播放你该乐曲了。
***21.如果需要对原有的自动更正词条进行重新定义,可以对原有词条进行修改。
方法如下:
(1)打开“自动更正”对话框并选择“自动更正”选项卡,在“键入时自动替换”选项组的列表框中选择需要修改的自动更正词条,在“替换”框中输入新的自动更正词条名;
(2)单击“添加”按钮,这样就添加了一个新的自动更正词条名;
(3)选中原来的词条,单击“删除”按钮即可把原来的词条删除。
22.设置自动更正的例外项
如果有例外项不需要更正,如某些字母需要句首小写,有些单词术语需要前两个字母连续大写,希望Word能够予以辨认和忽略,此时可以单击“例外项”按钮,打开“自动更正例外项”对话框,在该对话框中输入不需要更正的词条,单击“添加”按钮即可。
三、基本操作
(2)——7种视图(前五种有按钮)
1.普通视图
2.页面视图
3.Web版式视图
4.大纲视图
5.阅读版式视图
6.文档结构图
7.缩略图
(1)普通试图——是适合文本录入和编辑的视图方式,占用计算机内存少、处理速度快。
页与页之间用一条虚线(分页符)分隔,节与节之间用双行虚线表示,虚线中间注明分节符的类型,在这种视图方式下不显示页边距、页眉和页脚、背景等信息。
(2)页面视图——文档的显示效果与打印机打印输出的结果完全一样。
在这种视图方式下,页与页之间是不相连的,可以看到文档在纸张上的确切位置。
页面视图可正确显示页眉和页脚、分栏、批注等各种信息及位置,是Word默认的视图方式,也是使用最多的视图方式。
(3)Web版式视图——可以创建能显示在屏幕上的Web页或文档,可看到背景和为适应窗口大小而自动换行显示的文本,且图形位置与在Web浏览器中的位置一致,即模拟该文档在Web浏览器上浏览的效果。
(4)大纲视图——在大纲视图下,适合编辑长文档。
大纲视图中增加了“大纲”工具栏,可以利用工具按钮方便地编辑和查看文档的大纲,也可以通过拖动标题来移动、复制和重新组织大纲。
大纲视图中不显示页边距、页眉和页脚、分页和背景等文档信息。
(5)阅读版式试图——单击“常用”工具栏上的“阅读”按钮或在任意视图下按Alt+R组合键,就可以切换到阅读版式视图下。
要停止阅读文档时,单击“阅读版式”工具栏上的“关闭”按钮或按Alt+C组合键,均可以从阅读版式视图切换回来。
阅读版式视图是新增的视图方式,优化了阅读体验,隐藏了除“阅读版式”和“审阅”工具栏以外的所有工具栏,使文档窗口变得简洁明朗,特别适合阅读。
阅读版式视图增加了文档的可读性,文本采用MicrosoftClearType技术自动显示,可以方便地增大或减小文本显示区域的尺寸,而不会影响文档中实际字体的大小。
阅读版式视图中显示的页面设计是为适合用户的屏幕,并不代表在打印文档时所看到的页面。
(6)文档结构图——单击“视图”菜单中的“文档结构图”命令,显示出该文档的结构图。
文档结构图分为左、右两栏,左栏显示文档的大纲结构,右栏显示文档的内容。
当单击左栏中某个大纲标题时,右栏自动显示出该标题下的内容。
在右窗口修改大纲结构,左窗口会马上进行大纲调整。
使用该功能,可以快速浏览、编辑长文档。
需要说明的是:
在文档结构图中只能显示文档大纲,不能编辑文档大纲,要编辑文档大纲必须切换到大纲视图下。
(7)缩略图——单击“视图”菜单中的“缩略图”命令,进入缩略图视图方式。
在这种视图方式下,文档分为左、右两栏,左栏显示文档的缩略图,右栏显示文档的具体内容。
当单击左栏中某缩略图页面时,右栏自动显示出该页的内容。
左栏每屏同时显示5页缩略图,可以方便用户调整文档结构或浏览长文档。
(退出方式为再次点击命令)
四、文档的格式化和排版
1.字体设置——“格式”>>“字体”或者工具栏。
(字体、字符间距、文字效果)
(1)可以设置包括字体、字形、字号、颜色、下划线、加粗、倾斜、下划线、特殊效果等。
(2)字号大小有两种表示方式,分别用“号”和“磅”为单位。
以“号”为单位的字号中,初号字最大,八号字最小;以“磅”为单位的字体中,72磅最大,5磅最小。
我们还可以输入比初号字和72磅字更大的特大字,根据页面的大小,文字的磅值最大可以达到1638磅。
格式化特大字的方法是:
选定要格式化的文本,在“格式”工具栏的“字号”文本框中输入磅值后,按回车键即可。
2.段落设置——“格式”>>“段落”或者标尺、格式刷、工具栏。
(缩进和间距、换行和分页、中文版式)
(1)段落格式主要是指段落中行距的大小、段落的缩进、换行和分页、对齐方式等。
(2)对齐方式——5种(左对齐、居中对齐、右对齐、两端对齐、分散对齐)
(3)间距——可以在段前、段后分别设置一定的空白间距,通常以“行”或“磅”为单位。
(4)缩进——可以将选定的段落左、右边距缩进一定的量。
(5)特殊格式——“无”、“悬挂缩进”和“首行缩进”三种形式。
(无,是指无缩进形式;悬挂缩进,是指段落中除了第一行之外,其余所有行缩进一定值;首行缩进,是指段落中的第一行缩进一定值,其余行不缩进。
)
(*6)格式工具栏设置段落——从左到右分别是:
两端对齐、居中、右对齐和分散对齐。
(*7)格式工具栏上的工具按钮来减少和增加缩进量,每按一次减少或增加一个字符。
3.格式刷——是实现快速格式化的重要工具。
格式刷可以将字符和段落的格式复制到其他文本上。
使用方法是:
①先将鼠标指针定位在格式化好的标准文本块中;
②单击“常用”工具栏上的“格式刷”工具按钮,鼠标指针变成一个“带I字的小刷子”;
③按住鼠标左键刷过要格式化的文本,所刷过的文本就被格式化成标准文本的格式。
同时,鼠标指针恢复原样。
双击“常用”工具栏上的“格式刷”工具按钮,就可以在多处反复使用。
要停止使用格式刷,可单击“格式刷”工具按钮或按Esc键取消。
4.制表符和制表位
(1)制表位是指按下键盘上的Tab键后光标向右移动的位置。
常见制表符有:
左对齐式制表符、右对齐式制表符、居中式制表符、小数点对齐式制表符和竖线对齐式制表符。
Word中默认的制表位是两个字符。
(2)设置制表位的方法是:
①单击水平标尺左端的制表符可以切换各种制表符,直到出现所需要的制表符类型。
②例如选择小数点对齐制表符,在水平标尺上,单击要插入制表位的位置,水平标尺上就会出现小数点对齐制表符。
按照这种方法依次在标尺上相应位置设定其他需要的制表符。
③在文档中输入需要设置小数点对齐的数据,该数据要有小数点,否则就要按最后面的字符对齐。
把光标移到数值的前
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