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内审员培训教材审核版
内部审核
(内审员培训提纲)
闫维梓编
2009.10.12
内部审核
1.审核(audit)
定义:
为获得审核证据(3.9.4)并对其进行客观的评价,以确定满足审核准则(3.9.3)的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程(3.4.1)。
注1:
内部审核有时称第一方审核,由组织自己或以组织的名义进行,用于管理评审和其他内部目的,可作为组织自我合格声明的基础,在许多情况下,尤其在小型组织内,可以由与正在被审核的活动无责任关系人员进行,以证实独立性。
注2:
外部审核包括通常所说的“第二方审核和”和“第三方审核”。
第二方审核由组织的相关方,如顾客或由其他人员以相关方的名义进行。
第三方审核由外部独立的审核组织进行,如提供符合GB/T19001或GB/T24001要求认证的机构。
注3:
当两个或两个以上的管理体系,被一起审核时,称“多体系审核”。
注4:
当两个或两个以上审核组织合作,共同审核同一个受审核方时,这种情况称为“联合审核”。
2.审核的目的
主要目的是确定满足审核准则的程度,如:
2.1确定受审核方的管理体系对规定要求的符合性;
2.2评价对法律法规要求的符合性;
2.3确认所实施的管理体系满足规定目标的有效性。
3.审核准则(auditcriteria)
定义:
一组方针、程序(3.4.5)或要求(3.1.2)。
注:
审核准则是用于与审核证据(3.9.4)进行比较的依据。
“审核证据(auditevidence)”定义:
与审核准则(3.9.3)有关并能够证实的记录(3.7.6)、事实陈述或其他信息(3.7.1)。
注:
审核证据可以是定性的或定量的
3.1GB/T19001-2008、GB/T24001-2004、GB/T28001-2001标准;
3.2管理手册、形成文件的程序和其他相关管理体系文件;
3.3适用于公司产品、环境管理和职业健康安全管理的法律、法规和其他要求;
其他要求客包括:
a.行业规范;b.与有关机构的协定;c.非法规性指南。
4.审核的原则
4.1客观性:
A.所获得的审核证据(3.9.4)必须是与审核有关的并且能够证实的记录、事实陈述或其他信息;
B.审核应对收集到的审核证据(3.9.4)根据审核准则进行客观评价;
C.审核是一个形成文件的过程,包括年度审核计划、审核实施计划、内审检查表、现场审核记录、不符合项报告、审核报告、首末次会议等。
4.2独立性:
A.审核是被授权的活动;
B.审核员不能审核与自己有责任关系的工作;
C.在公正的立场上作出的客观评价;
D.遵守相应的职业道德。
4.3系统性:
A.是一项系统工作;
B.审核应形成文件(程序、计划、记录、报告)。
5.审核的分类
从审核的方式分:
A.第一方审核:
内审;
B.第二方审核:
顾客(或相关方)的审核(或代表顾客(或相关方)的审核);
C.第三方审核:
认证组织。
6.内部审核的策划
6.1年度审核计划:
例:
集中式审核计划:
由体系推进部门编制,管理者代表批准。
详见例1。
审核计划:
对审核(3.9.1)活动和安排的描述。
审核范围:
审核(3.9.1)的内容和界限。
注:
审核范围通常包括对受审核组织的实际位置、组织单元、活动和过程(3.4.1),以及审核所覆盖的时间的描述。
年度审核计划可分为:
集中式和滚动式两种。
6.2建立审核小组
选定审核小组组长,建立审核小组。
6.3审核实施计划:
由审核组长编制,管理者代表批准。
详见例2。
6.4编制检查表:
由各组审核员根据审核计划分工编制,组长批准。
详见例3。
7.内部审核实施
7.1首次会议:
由审核组长主持,参加会议人员签到。
A.人员介绍;
B.申明审核目的、准则和范围;
C.传达审核计划;
D.强调审核原则;
E.确定末次会议时间、地点和出席人员等;
F.会议结束,审核组长以致谢词结束会议。
7.2现场审核:
A.审核原则
●以客观证据为依据;标准和实际核对;
●独立、公证;
●坚持“三要三不要”即要讲客观证据、要追溯到实际、要按审核计划如期进行,不要停留在文件和嘴巴上、不要凭感情、感觉、印象办事、不要“不查出问题非好汉”。
B.审核证据的收集
●审核准则:
一组方针、程序(3.4.5)或要求(3.1.2)。
C.现场审核记录
D.审核证据和审核发现
●审核证据:
与审核准则(3.9.3)有关并能够证实的记录(3.7.6)、事实陈述或其他信息(3.7.1)。
●审核发现:
将收集的审核证据(3.9.4)对照审核准则(3.9.3)进行评价的结果。
注:
审核发现能表明符合(3.6.1)或不符合(3.6.2)审核准则,或指出改进的机会。
E.不合格项报告
a.不合格项的分级与评定
●严重不合格项:
a)质量管理体系与标准、文件严重不符;b)造成系统性不合格;c)造成区域性失效得不合格;d)可能造成严重后果的不合格;e)违反法律法规的不合格。
●一般不合格项:
a)不是偶然的,明显不符合文件要求的不合格;B)造成质量活动失效的不合格。
●轻微不合格项:
是指孤立的、偶发性的、并对产品质量无直接影响的问题。
●观察项:
a)证据不足,但存在问题,需提醒的事项;b)已发现问题,但构不成不合格,发展下去就有可能构成不合格;c)其他需提醒注意的问题。
b.不合格报告的填写:
(1)、(3)栏由审核员填写,
(2)栏由责任部门填写。
例:
1
不合格项报告
编号:
AB-QT-8224序号:
受审部门:
销售部
部门负责人:
阎维梓
审核员:
张小东李媛媛
审核日期:
不合格事实描述:
(1)
6月初,公司发出顾客满意度调查表70份,收回52份,其中有两家客户对产品质量不太满意,并提出了5个不满意项。
对客户提出的不满意项,销售部至今(8月28日)未进行处理、没有提出改进措施。
不符合要素:
GB/T19001:
20088.5.2的要求(审核员)签名:
张小东、李媛媛
不合格类型:
1□2√□3□4□日期:
原因分析及采取的纠正措施:
(2)
原因分析:
1.销售部主管因公出差时间较长,该项工作没有及时安排;
2.质量意识不高。
纠正措施:
1.4月2日前针对客户提出的5项不满意事项采取补救措施,上门走访两家客户,确定不满意事项原因;
2.针对5项不满意事项原因,确定责任部门,并制订出相应纠正措施;
3.此纠正措施计划4月10日完成;
4.加强对体系文件的学习,提高认识水平,合理安排工作,杜绝类似问题出现。
(部门负责人)签名:
阎维梓
(审核员)确认:
张小东李媛媛
日期:
纠正措施的验证:
(3)
经现场验证,该部门已于4月7日前对客户进行了走访,写出调查报告,根据原因责成生产部、品倥部制订了纠正措施并实施(详见记录)并征得客户满意,销售部主管先后两次组织职工对体系文件进行学习(详见记录)。
(审核员)签名:
张小东李媛媛
日期:
注:
不合格类型有:
1.严重不合格;2.一般不合格;3.轻微不合格;4.观察项。
例:
2
不合格项报告
编号:
AB-QT-8224序号:
受审部门:
计量中心
部门负责人:
阎维梓
审核员:
张小东李媛媛
审核日期:
不合格事实描述:
滚刀检查仪无校准记录,并回答“计量中心无法校准,由厂家每年来厂看一看”。
不符合要素:
ISO9001:
20007.6a的要求(审核员)签名:
张小东李媛媛
不合格类型:
1√□2□3□4□日期:
原因分析及采取的纠正措施:
原因分析:
对体系文件要求和国家相应法律法规要求不熟。
纠正措施:
1.两周内纠正;
2.制订滚刀检查仪校准办法,9月15日开始自行校准;
3.此纠正措施计划9月10日完成;
4.加强对体系文件和法规的学习,举一反三检查是否还存在类似问题。
(部门负责人)签名:
阎维梓
(审核员)确认:
张小东李媛媛
日期:
纠正措施的验证:
经现场验证,已制订滚刀检查仪校准办法,并于4月15日开展自行校准。
(审核员)签名:
张小东李媛媛
日期:
注:
不合格类型有:
1.严重不合格;2.一般不合格;3.轻微不合格;4.观察项。
c.不合格项统计:
由审核组长组织进行。
例:
不合格项分布表
编号:
AB-QT-8225序号:
标准
章节
内容
管理层
部
部
部
部
部
部
合计
4.2.2
管理手册
4.2.3
文件控制
4.2.4
记录控制
5.1
管理承诺
5.2
以顾客为关注焦点
5.3
质量方针
5.4.1
质量目标
5.4.2
质量管理体系策划
5.5
职责权限与沟通
5.6
管理评审
6.1
资源提供
6.2
人力资源
6.3
基础设施
6.4
工作环境
7.1
服务实现的策划
7.2
与顾客有关的过程
7.3
设计和开发
7.4
采购
7.5.1
服务提供
7.5.2
服务过程确认
7.5.3
标识和可追溯性
7.5.4
顾客财产
7.5.5
产品防护
7.6
监视和测量设备控制
8.1
测量、分析和改进
8.2.1
顾客满意
8.2.2
内部审核
8.2.3
过程的监视和测量
8.2.4
产品的监视和测量
8.3
不合格品控制
8.4
数据分析
8.5.1
持续改进
8.5.2
纠正措施
8.5.3
预防措施
合计
编制:
日期:
7.3末次会议:
A.签到;
B.重申审核目的和范围;
C.审核情况综述;
D.宣读不合格报告;
E.说明抽样的风险;
F.提出整改要求;
G.总经理或管理者代表讲话。
7.4审核报告:
由审核组长编写,管理者代表批准。
审核结论:
审核组(3.9.10)考虑了审核目标和所有审核发现(3.9.5)后得出的最终审核(3.9.1)结果。
例:
内部审核报告
编号:
AB-QT-8225序号:
审核目的:
检查公司质量体系是否正常运行,评价质量管理体系运行的符合性、有效性。
审核范围:
GB/T19001-2000/GB/T24001-2004/GB/T28001-2001所要求的各要素及所涉及的相关部门和区域。
审核依据:
GB/T19001/GB/T24001/GB/T28001标准、体系文件、相关的法律、法规和其他要求、合同等。
审核日期:
受审核部门:
公司各部门
部门负责人:
审核组组长:
审核员:
审核计划实施情况:
(可附页)
存在的主要问题:
(可附页)
体系运行情况总结及有效性、符合性结论:
(可附页)
(审核组长)签名:
(管理者代表)批准:
日期:
注:
附不合格项分布表及不合格报告。
7.5纠正措施的制订、实施和跟踪。
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